Spiżarnia 3.2 System magazynowy wspomagający pracę intendenta ul. Chrzanowskiego 15 81-338 Gdynia NIP: 586-132-94-31 INFOLINIA tel. tel./fax Pomoc techniczna 801-005-095 58 669-83-22 58 669-83-23 58 661-74-21 email: biuro@netkomp.com.pl www.netkomp.com.pl www.wikt.pl Copyright 2010 Net-Komp Usługi informatyczne. All rights reserved.
Spis treści 1.Licencja...4 2.Wymagania systemowe...5 3.Instalacja...5 4.Uruchamianie programu...8 5.Przychody...10 5.1.Numeracja dokumentów...10 5.2.Bilans otwarcia - wprowadź...11 5.3.Bilans otwarcia popraw...14 5.4.Przychód...14 5.5.Scalanie PZ...18 5.6.Nowa kartoteka...19 5.7.Wprowadzanie towaru...20 5.8.Faktura VAT - korekta...21 6.Rozchody...24 6.1.Raport Żywieniowy...24 6.2.Pozostałe rozchody...27 7.Kartoteki...28 7.1.Dostawcy...29 7.2.Towary stan aktualny...31 7.3.Towary - historia...32 7.4.Informator i wydruk kartoteki...34 8.Przegląd...34 8.1.(Przegląd) Przychody...34 8.2.(Przegląd) Rozchody...36 8.3.Przegląd) Raporty żywieniowe...37 8.4.Faktury korekty...38 9.Zestawienia...39 9.1.(Zestawienia) Stan magazynowy...39 9.2.(Zestawienia) Zużycie z magazynu...40 9.3.(Zestawienia) Przychodów i rozchodów...41 9.3.1.Zamówienia publiczne...42 9.4.(Zestawienia) Zestawienie raportów żywieniowych...43 9.5.Remanent...44 10.Wydruki...46 11.Opcje...48 11.1.Wartości procentowe posiłków...48 11.2.Ustawienia...50 12.Administracja...50 12.1.Archiwizacja- kopiuj, wczytaj dane...51 12.2.Autokontrola danych...52 12.3.Ustawienie hasła...53 12.4.Zamknij rok...54 12.5.Import z wersji poprzedniej...54 13.Zdalna pomoc...55 14.Kontakt...56 3
1. Licencja UMOWA LICENCYJNA Produkt softwarowy chroniony jest przez ustawodawstwo o ochronie praw autorskich oraz przez umowy międzynarodowe o prawach autorskich, jak i przez inne ustawy i umowy o ochronie praw własności intelektualnej. 1. Niniejszy dokument jest potwierdzeniem zawarcia umowy licencyjnej na program Spiżarnia. Umowę uważa się za zawartą z chwilą zainstalowania lub użycia programu. 2. Stronami umowy są NET-KOMP Usługi informatyczne i każda osoba, firma lub instytucja, która zakupiła program zwana dalej Użytkownikiem. Właścicielem programu Spiżarnia jest firma NETKOMP Usługi informatyczne, która nie sprzedaje programu, lecz jedynie udziela Użytkownikowi prawa do użytkowania programu zgodnie z warunkami niniejszej umowy. 3. Firma NET-KOMP Usługi informatyczne jest jedynym właścicielem praw autorskich do programu. NET-KOMP Usługi informatyczne udziela licencji na użytkowanie programu osobie lub instytucji na jednym stanowisku komputerowym (zastrzega, że nie może być to serwer sieciowy). Uzyskanie większej liczby licencji wymaga zakupu i pisemnej zgody NET-KOMP Usługi informatyczne. 4. Użytkownik zobowiązuje się do nie używania programu na większej liczbie stanowisk niż to wynika z licencji, do nie odstępowania osobom trzecim programu ani żadnej jego części, jak również do nie wykorzystywania programu w innym celu niż wynikający z zastosowania programu. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy kodu aktywacyjnego i do nie udostępniania go osobom trzecim. Użytkownik nie będzie dokonywał przeróbek programu, dekompilacji ani innych czynności zmierzających do zmiany działania programu lub wywołujących podobny skutek. 5. Użytkownik ma prawo do sporządzania kopii plików programu wyłącznie w celach związanych z bezpieczeństwem danych. Na Użytkowniku spoczywa obowiązek zabezpieczenia programu przed nieprawnym kopiowaniem. 6. NET-KOMP Usługi informatyczne udostępnia Użytkownikowi możliwość dokonywania automatycznej aktualizacji oprogramowania. Nie gwarantuje jednak dostępności tej usługi, jak również żadnej częstotliwości aktualizacji. Całkowita odpowiedzialność, koszty i ryzyko z tytułu używania tych funkcji obciążają Użytkownika. 7. Umowa, a wraz z nią wszystkie prawa przysługujące Użytkownikowi tracą moc, jeśli Użytkownik nie spełni któregokolwiek z postanowień niniejszej umowy. Firma NET-KOMP Usługi informatyczne zażąda naprawienia szkody w przypadku bezprawnego działania Użytkownika. 8. Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzania swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy i wszelkich innych umów wynikających z tej umowy. Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie od NET-KOMP Usługi informatyczne informacji o nowościach i uaktualnieniach, o ile nie wyrazi sprzeciwu na piśmie. 9. NET-KOMP Usługi informatyczne nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody wynikające bezpośrednio lub pośrednio z użycia programu. NET-KOMP Usługi informatyczne gwarantuje, że 4
płyta zawierająca wersję instalacyjną programu Spiżarnia oraz dokumentacja są wolne od wad materiałowych. W razie stwierdzenia wad przez Nabywcę firma NET-KOMP Usługi informatyczne zapewnia wymianę na egzemplarz wolny od wad. Okres ważności tej gwarancji wynosi 1 miesiąc od daty zakupu. 2. Wymagania systemowe System operacyjny: Windows 95/98/Me/2000/XP/Vista/7 Komputer: Napęd CD-ROM, 20 MB wolnego miejsca na dysku twardym, drukarka. 3. Instalacja Wkładamy płytę CD-ROM do komputera, automatycznie uruchomi się okno instalatora (jeżeli okno nie uruchomi się automatycznie, należy wejść przez Mój Komputer na dysk CD-Rom i kliknąć na niego dwa razy). Następnie wyświetli się okno z dostępnymi programami na płycie, należy przy nazwie programu kliknąć na "Instalacja", wówczas pokaże się okno instalatora wybranego programu. W wyświetlonym oknie instalatora klikamy przycisk Dalej. Uruchomi się okno, w którym wyświetlona zostanie umowa licencyjna. Należy zapoznać się z treścią umowy i jeżeli zgadzamy się z nią, wówczas zaznaczamy pozycję Akceptuję warunki umowy i klikamy przycisk Dalej. 5
W następnym etapie należy pozostawić domyślną lokalizację lub wybrać inną, w której ma być zainstalowany program oraz kliknąć przycisk Dalej, aby kontynuować instalację. Następnie instalator stworzy skróty do programu w folderze Menu Start. Pozostawiamy domyślną nazwę lub możemy wybrać inny folder, wówczas klikamy przycisk Przeglądaj. Następnie klikamy przycisk Dalej. 6
Jeżeli chcemy aby instalator utworzył skrót do programu na pulpicie, pozostawiamy zaznaczoną opcję Utwórz ikonę na pulpicie i klikamy przycisk Dalej. Program jest gotowy do instalacji, tak więc klikamy przycisk Instaluj. 7
Po zakończonej instalacji wrócimy do okna głównego instalatora i tam przyciskamy Zakończ. 4. Uruchamianie programu Na pulpicie pojawi się ikona Spiżarnia 3.0, w celu uruchomienia programu, klikamy na tą ikonę. Podczas pierwszego uruchamiania programu po instalacji pojawi się okno autoryzacji programu, w celu otrzymania numery licencji Odpowiedzi należy zadzwonić do firmy NET-KOMP Usługi informatyczne, podać nazwę i adres placówki, która zakupiła program, oraz numer wyświetlony w oknie. Następnie po wpisaniu otrzymanej odpowiedzi klikamy Zatwierdź. 8
Po wpisaniu numeru licencji pojawi się okno, w którym należy wprowadzić nazwę oraz adres Państwa placówki. Następnie klikamy Zapisz. Następnie pojawi się okno programu, w którym wybieramy magazyn, w którym chcemy pracować. W celu zmiany magazynu należy zamknąć otwarty magazyn, wówczas wrócimy do okna z przyciskami wyboru magazynu i wybieramy inny magazyn. 9
Instrukcja obsługi zawiera szczegółowy opis użytkowania magazynu spożywczego. Obsługa pozostałych magazynów jest analogiczna. W sytuacji, gdy w komputerze zainstalowana jest wcześniejsza wersja programu czyli: Spiżarnia 1.0, 1.3, 1.6, 2.0, 2.1, możemy zaimportować wszystkie dane do nowej wersji programu (szczegóły patrz pkt 12.5 Import z wersji poprzedniej). 5. Przychody W tym menu dostępne są opcje pozwalające na wprowadzenie towarów do magazynu (w tym bilans otwarcia) na podstawie dokumentów przychodu takich jak: faktura, paragon, pz, inne. Ponadto występuje tu opcja, która umożliwia scalanie dokumentów PZ w fakturę. 5.1. Numeracja dokumentów Wszystkie numery dokumentów są nadawane automatycznie przez program. Numery posiadają numery kolejne od 1. W po zamknięciu roku (szczegóły patrz pkt 12.4 Zamknij rok), numeracja wszystkich dokumentów rozpocznie się ponownie od numeru 1. Wyjątkiem jest dokument bilansu otwarcia, gdyż on we wszystkich zestawieniach widnieje jako numer 0/rok. Zarówno w przychodach jak i rozchodach możliwe jest nadanie kolejnego numeru ręcznie lub wybranie opcji, aby program wyszukał luki w numeracji i nadał pierwszy z wolnych numerów. W tym celu należy przycisnąć prawym przyciskiem myszy na polu z numerem automatycznym i wybrać odpowiednią opcję. Opcja "Pierwszy wolny" wyszukuje luki w numeracji które powstaną w sytuacji, gdy usuniemy dokument ze środka, czyli dokument nieostatni. Opcja "Ręcznie" pozwala na wpisanie dowolnego numeru, ale jeżeli wprowadzony numer już istnieje, program poinformuje, że taki numer już jest i nie pozwoli na zapisanie dokumentu. 10
5.2. Bilans otwarcia - wprowadź Jeżeli posiadamy towary na stanie magazynowym przed rozpoczęciem pracy w programie Spiżarnia, należy wprowadzić je na stan magazynowy do programu poprzez bilans otwarcia. Aby wprowadzić bilans otwarcia z menu wybieramy Przychody ->Bilans otwarcia -> Wprowadź. Otworzy się wówczas dokument bilansu otwarcia. Jeżeli bilans otwarcia już istnieje, program nam to zakomunikuje i nie pozwoli wprowadzić ponownie. Jeżeli chcemy poprawić lub zmienić bilans otwarcia, należy wybrać Bilans otwarcia -> Popraw. Uwaga!!! Bilans otwarcia możemy wprowadzać etapami szczególnie gdy mamy bardzo dużo pozycji. Wprowadzamy bilans przez "Wprowadź", zapisujemy wprowadzone pozycje i następnie jeżeli chcemy coś dopisać, wchodzimy do niego np. następnego dnia przez "Popraw" i kontynuujemy wprowadzanie towarów. W polu "Data" należy ustawić datę bilansu otwarcia, natomiast zalecane jest aby data ta była ostatnim dniem z poprzedniego miesiąca. Czyli jeżeli zaczynamy prowadzenie magazyn od października, to datę bilansu ustawiamy na 30 wrzesień. Towar wprowadzamy poprzez kliknięcie na Wybór towaru. Pojawi się okno Produkty przychód. W oknie tym zaznaczamy na liście towar i wpisujemy jego ilość i 11
wartość lub klikamy Nowa kartoteka gdy nie posiadamy kartoteki. (Szczegóły patrz pkt 5.6 Nowa kartoteka i 5.7 Wprowadzanie towaru). Uzupełniamy ilość i wartość brutto (Uwaga, wartość nie cenę Szczegóły patrz pkt 5.7 Wprowadzanie towaru). Następnie naciskamy przycisk Dodaj. Po wprowadzeniu wszystkich produktów zamykamy te okno klikając na przycisk Wyjdź. Po zamknięciu okna wprowadzania towarów w oknie Bilans otwarcia zostanie wyświetlona lista towarów, które wybraliśmy. Na dole okna wyświetlone zostanie podsumowanie dokumentu z podziałem na stawki VAT oraz ceny netto i brutto. Możemy zmienić, dodać lub usunąć pozycję z bilansu - w tym celu na towarze, który chcemy zmienić, przyciskamy prawy przycisk myszy i z wyświetlonego menu wybieramy dostępną opcję. Jeżeli chcemy usunąć towar, klikamy na opcję Usuń. Gdy chcemy poprawić ilość lub wartość brutto, 12
klikamy na opcję Popraw. W wyświetlonym oknie zmieniamy wartość brutto lub ilość i po dokonaniu zmian naciskamy Popraw. Dostępna jest również pozycja "Informator", (szczegóły patrz pkt 7.4 Informator). Uwaga!!! By poprawić jednostkę miary, nazwę towaru, SWW, PKWiU, należy przejść do menu Kartoteki, Towary - stan aktualny (szczegóły patrz pkt 7.2 Towary - stan aktualny). Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przyciskając na Podgląd wydruku możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski na wydruku (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. 13
5.3. Bilans otwarcia popraw Aby poprawić lub uzupełnić istniejący bilans otwarcia z menu wybieramy Przychody ->Bilans otwarcia -> Popraw. Otworzy się wówczas dokument bilansu otwarcia. W tym momencie możemy zmienić, dodać lub usunąć pozycję z bilansu - w tym celu na towarze, który chcemy zmienić, przyciskamy prawy przycisk myszy i z wyświetlonego menu wybieramy dostępną opcję. Jeżeli chcemy usunąć towar, klikamy na opcję Usuń. Gdy chcemy poprawić ilość lub wartość brutto, klikamy na opcję Popraw i po dokonaniu zmian naciskamy Popraw". Dostępna jest również pozycja "Informator" (szczegóły patrz pkt 7.4 Informator). Uwaga!!! By poprawić jednostkę miary, nazwę towaru, SWW, PKWiU, należy przejść do menu Kartoteki, Towary - stan aktualny (szczegóły patrz pkt 7.2 Towary - stan aktualny). Jeżeli chcemy zatwierdzić wprowadzone zmiany klikamy Zapisz. 5.4. Przychód Aby wprowadzić towary do magazynu na podstawie otrzymanego dokumentu zakupu np. faktura, PZ, paragon, z menu wybieramy Przychody -> Przychód. Wówczas pojawi się okno, w którym pozostawiamy nr automatyczny lub nadajemy własny (szczegóły patrz pkt 5.1 Numeracja dokumentów) oraz pozostawiamy datę domyślną lub ustawiamy inną datę. 14
Następnie wpisujemy dane z dokumentu obcego, czyli dokumentu, który wprowadzamy np. faktura. Wpisujemy numer dokumentu obcego a z rozwijanego menu wybieramy rodzaj tego dokumentu: PZ - gdy otrzymujemy towar bez otrzymania dokumentu zakupu czyli gdy na bieżąco otrzymuje się np. chleb a zbiorczą fakturę otrzymuje się na co jakiś czas, Faktura - gdy posiadamy fakturę zakupu, Paragon - na podstawie paragonu, Inne; Możliwe jest dodanie innych typów, w tym celu należy edytować plik stale.ini znajdujący się w katalogu programu. Następnie wybieramy datę wystawienia dokumentu obcego. Wprowadzamy nazwę dostawcy, w tym celu przyciskamy przycisk ze strzałkami >> znajdujące się obok Nazwa dostawcy, dzięki czemu pojawi się okno Dostawcy. Zaznaczamy dostawcę na liście lub dopisujemy jeżeli dostawcy nie posiadamy jeszcze w bazie (szczegóły patrz pkt 7.1 Dostawcy). Po zaznaczeniu dostawcy, zostanie podświetlony na niebiesko i przyciskamy Wybierz. 15
Następnie należy wprowadzić towary, w tym celu klikamy na Wybór towaru. Wyszukujemy towar na liście (szczegóły patrz pkt 5.7 Wprowadzanie towaru), lub zakładamy kartotekę (szczegóły patrz pkt 5.6 Nowa kartoteka). Wpisujemy ilość, wartość brutto lub wartość netto. Następnie naciskamy przycisk Dodaj. Po uzupełnieniu wszystkich produktów zamykamy okno klikając na przycisk Wyjdź. Po wprowadzaniu towarów w oknie Przychody zostanie wyświetlona lista towarów, które wybraliśmy. 16
Na dole okna wyświetlone zostanie podsumowanie dokumentu z podziałem na stawki VAT oraz ceny netto i brutto. Możemy zmienić, dodać lub usunąć pozycję z dokumentu, w tym celu na produkcie, który chcemy zmienić, przyciskamy prawy przycisk myszy i z wyświetlonego menu wybieramy dostępną opcję. Jeżeli chcemy usunąć towar, klikamy na opcję Usuń. Gdy chcemy poprawić ilość lub wartość brutto, klikamy na opcję Popraw następnie zmieniamy wartość brutto lub ilość i naciskamy Popraw. Uwaga!!! By poprawić jednostkę miary, nazwę towaru, PKWiU, należy przejść do menu Kartoteki, Towary - stan aktualny patrz pkt 7.2. Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to ten dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. 17
Przyciskając na Podgląd wydruku możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski na wydruku (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. 5.5. Scalanie PZ Scalanie dokumentów służy do łączenia dokumentów PZ, w przypadku gdy wprowadzamy towary do magazynu na podstawie dostawy, natomiast fakturę za towar otrzymujemy dopiero po jakimś czasie. Dzieje się tak najczęściej przy cyklicznych dostawach pieczywa, mleka, gdzie towar otrzymujemy codziennie a fakturę co jakiś czas. Uwaga!!! należy pamiętać aby faktura i dokumenty PZ były z tego samego miesiąca, nie wcześniejszego ani późniejszego miesiąca. W przypadku niezgodności miesięcy "Zestawienie", "Zużycie z magazynu" nie będzie bilansowało się. Wybieramy Przychody ->Scalanie PZ. W wyświetlonym oknie wybieramy nazwę dostawcy, od którego towar zakupiliśmy, w tym celu klikamy przycisk. znajdujące się obok Nazwa dostawcy. W oknie z listą dostawców wybieramy nazwę firmy, klikając na nią i przyciskamy Wybierz, dzięki czemu wyświetli się lista dokumentów PZ od wybranego dostawcy. Zaznaczamy po kolei dokumenty, które chcemy scalić: klikamy na dany dokument i zatwierdzamy go przyciskiem > (dokument przejdzie na prawą stronę okna), po czym klikamy na kolejny dokument do scalenia i znów zatwierdzamy go >. 18
Gdy chcemy scalić wszystkie wyświetlone dokumenty, naciskamy >> zostaną wszystkie od razu przeniesione na prawą stronę okna. Dokumenty możemy wycofać pojedynczo, klikamy wówczas na dokument, który chcemy wycofać (podświetli się na niebiesko) i naciskamy przycisk <. Jeśli chcemy wycofać wszystkie dokumenty od razu, naciskamy przycisk <<. Po wybraniu dokumentów przyciskamy przycisk Dalej na dole okna. Wyświetli się okno z towarami z wybranych dokumentów. W oknie tym należy sprawdzić i uzupełnić dane dotyczące nr dokumentu obcego oraz daty. Nie można zmienić rodzaju dokumentu, będzie on ustawiony automatycznie na "Faktura" i pole to będzie nieaktywne. Możemy analogicznie jak w dokumencie przychodu dodawać, zmieniać i usuwać pozycje. Aby cofnąć się do poprzedniego okna scalania należy wcisnąć przycisk Wstecz. Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przyciskając na Podgląd wydruku możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. Uwaga!!! Po scaleniu dokumentów nie ma możliwości rozdzielenia tych dokumentów. W celu rozdzielenia dokumentów należy kontaktować się z producentem programu. 5.6. Nowa kartoteka. W wyświetlonym oknie wprowadzamy nazwę towaru, możemy wprowadzić numer PKWiU, Indeks oraz opis. Z menu rozwijalnego wybieramy stawkę VAT i jednostkę miary. Po wprowadzeniu danych klikamy Zapisz. Pola Indeks, PKWiU oraz Opis nie są polami obowiązkowymi. W sytuacji gdy chcemy dopisać dodatkowe jednostki miary lub stawki VAT, należy edytować plik stale.ini znajdujący się w katalogu programu. 19
Uwaga, w wielu placówkach intendenci wprowadzają wszystkie towary z stawką VAT 0% ponieważ prowadzą magazyn w cenach brutto. Jest to oczywiście prawidłowe działanie, należy wówczas pamiętać, iż ceny netto i brutto będą sobie równe. 5.7. Wprowadzanie towaru Jeżeli już wcześniej utworzyliśmy kartotekę danego towaru i chcemy ponownie dodać towar do kartoteki, w wyświetlonym oknie w polu Szukaj wpisujemy nazwę towaru lub jego początkowe litery, gdy znajdziemy towar (zostanie podświetlony), z prawej strony okna wpisujemy ilość towaru oraz wartość brutto, następnie przyciskamy Dodaj w celu zatwierdzenia tego towaru. Na górze okna możemy zaznaczyć "Nazwa" lub "Indeks", jest to kryterium, wg którego chcemy wyszukiwać towary. Uwaga, wprowadzamy wartość brutto towaru a nie cenę jednostkową towaru. Wprowadzając towary w niektórych sytuacjach towar zostanie rozbity na dwie pozycje np. gdy wprowadzimy chleb 10 szt. z wartością 10,11 zł to program rozbije ten towar na: 9 szt w cenie 1,01 zł i 1 szt. w cenie 1,02 zł. Jest to zachowanie programu jak najbardziej celowe i prawidłowe. Wynika to z faktu, że niektóre faktury wystawiane przez dostawców są wystawiane wg cen jednostkowych netto a niektóre wg cen jednostkowych brutto, natomiast program prowadzi ewidencję wg cen jednostkowych brutto. W skrajnych sytuacjach program rozbije towar na 3 linie. Rozbijanie towaru na różne ceny jest operacją niezbędną aby nie trzeba było księgować odchyleń od cen a stan magazynu w programie mógł się bilansować. W przypadku gdy mamy na dokumencie towar i chcemy go poprawić po razu drugi, program pokaże 20
komunikat, że jest to niemożliwe, że można tylko raz poprawić towar "Ten towar był już przed chwilą poprawiany, nie można towaru poprawiać dwukrotnie". W takiej sytuacji możemy porzucić zmiany przez przycisk "Wyjdź" i jeszcze raz wejść w poprawę dokumentu aby poprawić prawidłowo. Inny sposobem jest zapisanie dokumentu i ponowne wejście w poprawę dokumentu. Wówczas możliwa będzie ponowna poprawa towaru, ponieważ możliwe jest tylko jednorazowe poprawianie pozycji na dokumencie ale przy jednym wejściu w niego. 5.8. Faktura VAT - korekta "Faktura korekta" służą do wprowadzania Faktur korygujących VAT otrzymanych od dostawcy i nie służą one do zmiany błędnie wprowadzonego dokumentu przychodu. Aby poprawić tylko dokument wystarczy wybrać "Popraw dokument". Gdy chcemy wprowadzić "Fakturę korektę", wchodzimy w Przegląd -> Przychody i zaznaczamy dokument do którego wystawiono korektę czyli przychód i klikamy na "Faktura korekta". Należy pamiętać, że towary z tego przychodu nie mogą być rozchodowane, jeśli zostały rozchodowane, należy je usunąć z rozchodów. 21
W oknie faktury korekty są trzy zakładki takie jak Dokument, Przed korektą i Po korekcie. W zakładce Dokument należy uzupełnić dane z dokumentu obcego, czyli numer oraz podstawę korekty, a także datę, oraz rodzaj dokumentu. Pola z danymi dostawcy są uzupełnione i nieaktywne, nie można zmienić dostawcy. Nr dokumentu, do którego wprowadzamy korektę wyświetli się automatycznie, będzie to nr dokumenty, który zaznaczyliśmy. W zakładce "Przed korektą", znajdują się towary z dokumentu przychodu. tych towarów nie można usuwać ani poprawiać. 22
W zakładce "Po korekcie", wyświetlona jest lista towarów, która musi być zgodna z tym, co mamy na fakturze po skorygowaniu. 23
W tej zakładce możemy zmienić, dodać lub usunąć pozycję z dokumentu, w tym celu na produkcie, który chcemy zmienić, przyciskamy prawy przycisk myszy i z wyświetlonego menu wybieramy dostępną opcję. Jeżeli chcemy usunąć towar, klikamy na opcję Usuń. Gdy chcemy poprawić ilość lub wartość brutto, klikamy na opcję Popraw następnie zmieniamy wartość brutto lub ilość i naciskamy Popraw. Uwaga!!! By poprawić jednostkę miary, nazwę towaru, PKWiU, należy przejść do menu Kartoteki, Towary - stan aktualny patrz pkt 7.2. Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przyciskając na Podgląd wydruku możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. 6. Rozchody W tym menu dostępny jest raport żywieniowy, który automatycznie tworzy dokument RW oraz sam dokumentu RW bez raportu żywieniowego, który służy do rozchodów niezwiązanych z żywieniem np. towar zepsuty, uszkodzony itp. 6.1. Raport Żywieniowy Klikamy na Rozchody -> Raport żywieniowy. W wyświetlonym oknie ustawiamy datę oraz jeżeli jest taka potrzeba zmieniamy nr automatyczny na inny (szczegóły patrz pkt 5.1 Numeracja dokumentów). Wybieramy stawkę żywieniową (stawkę ustawiamy w "Opcjach", (szczegóły patrz pkt 11.1 Wartości procentowe posiłków), a następnie kolejno wypełniamy jadłospis: wpisujemy potrawy na poszczególne posiłki (możemy przesuwać się pomiędzy linijkami za pomocą myszki lub strzałek na klawiaturze). Następnie wpisujemy liczbę osób korzystających z żywienia i tu wypełniamy pola, strzałkami na klawiaturze lub myszką przechodzimy do kolejnych linijek tabeli. Liczbę wszystkich osób program oblicza nam automatycznie. Możemy wpisać dodatkowy opis, który będzie widoczny na wydruku. 24
Następnie klikamy na przycisk Dalej. W kolejnym oknie klikamy na Wybór towaru aby wybrać towar, który chcemy wstawić na ten rozchód. 25
Wyszukujemy i zaznaczamy odpowiedni towar a następnie wpisujemy ilość wydanego towaru, w prawym górnym rogu wybieramy rodzaj posiłku i klikamy na Dodaj w celu zatwierdzenia produktu do dokumentu. Po wprowadzeniu wszystkich produktów przyciskamy Wyjdź. Pole "Rodzaj posiłku" nie jest obowiązkowe. W polu "Odbiorca" możemy dodatkowo wpisać ręcznie lub wybrać z listy osobę, której wydajemy towar np. nazwisko jednej z kucharek. Uwaga!!! Program pokazuje towar w rozbicie wg cen i dostaw lub towar jest rozchodowany na zasadzie kolejki FIFO, czyli pierwsze przyszło pierwsze wyszło. Sposób rozchodowania ustawiamy w opcjach programu (szczegóły patrz pkt 11.2 Ustawienia). Po wprowadzeniu wszystkich produktów w głównym oknie raportu żywieniowego wyświetlone zostanie podsumowanie produktów wg cen netto, brutto, stawek VAT. 26
W oknie tym możemy również dodawać, usuwać lub modyfikować ilości produktów. W tym celu na produkcie, który chcemy zmienić, przyciskamy prawy przycisk myszki i z wyświetlonego menu wybieramy opcję. Jeśli np. chcemy poprawić ilość produktu, wybieramy opcję Popraw, wyświetli się wówczas oko Produkty rozchód i tu w polu Ilość zmieniamy ilość, po czym klikamy Popraw. Na dole okna znajdują się przyciski Podgląd rozchodu oraz Podgląd raportu. Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku zostanie wyświetlony podgląd wydruku danego dokumentu. Dodatkowo przy podglądzie raportu istnieje możliwość wyboru rozmiaru czcionki, jaką zostanie wydrukowany raport. Znajduje się tam także przycisk, który pozwala ograniczyć zmianę czcionki tylko do górnej części raportu (pomijając listę produktów). Jeżeli przycisk jest podświetlony na niebiesko, to opcja jest włączona i zostanie zmieniona czcionka tylko górnej części raportu, w przeciwnym wypadku zmiana rozmiaru czcionki dotyczyć będzie całego raportu. Znajduje się tu również przycisk Wstecz, który pozwala wrócić do okna z jadłospisem oraz ilością osób. Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przyciskając na Podgląd rozchodu lub "Podgląd raportu" możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski na wydruku (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. Na wydrukowanym raporcie żywieniowym przedstawiony jest jadłospis, liczba osób na poszczególnych posiłkach, stawka żywieniowa ogółem oraz w przeliczeniu na jedną osobę i poszczególne posiłki. Uwaga!!! Procentowy podział stawki żywieniowej na poszczególne posiłki należy ustawić w "Opcjach", (szczegóły patrz pkt 11.1 Wartości procentowe posiłków). 6.2. Pozostałe rozchody W celu dokonania rozchodu towaru z magazynu, który nie został zużytkowany do przygotowania posiłku klikamy Rozchody, Pozostałe rozchody. Aby wprowadzić towar na dokument RW, klikamy na przycisk Wybór towaru. 27
Wyszukujemy i zaznaczamy odpowiedni towar a następnie wpisujemy ilość wydanego towaru, w prawym górnym rogu wybieramy rodzaj posiłku i klikamy na Dodaj w celu zatwierdzenia produktu do dokumentu. Po wprowadzeniu wszystkich produktów przyciskamy Wyjdź. Pole "Rodzaj posiłku" nie jest obowiązkowe. W polu "Odbiorca" możemy dodatkowo wpisać ręcznie lub wybrać z listy osobę, której wydajemy towar np. nazwisko jednej z kucharek. Program pokazuje towar w rozbicie wg cen i dostaw lub towar jest rozchodowany na zasadzie kolejki FIFO, czyli pierwsze przyszło pierwsze wyszło. Sposób rozchodowania ustawiamy w opcjach programu (szczegóły patrz pkt 11.2 Ustawienia). Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie dane do dokumentu, to dokument zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przyciskając na Podgląd rozchodu możemy zobaczyć dokument przed wydrukowanie lub wydrukować go. Po zapisaniu dokumentu pojawi się okno z podglądem wydruku, gdzie możemy kliknąć Wydruk, Zamknij lub inne przyciski na wydruku (szczegóły patrz pkt 10. Wydruki). Jeżeli chcemy zamknąć okno bez zapisania zmian naciskamy Wyjdź. 7. Kartoteki W menu kartoteki dostępne są opcje dotyczące zarządzania kartotekami czyli bazą danych dostawców oraz towarów. Możliwa jest ich modyfikacja, dodawanie i usuwanie, drukowanie. 28
7.1. Dostawcy Aby przejść do kartoteki dostawcy, należy kliknąć Kartoteki, Dostawcy. Okno to pokaże nam listę wszystkich dostawców, których wprowadziliśmy do programu. W wyświetlonym oknie możemy wyszukać wpisanego dostawcę poprzez wpisanie początkowych liter nazwy dostawcy, miejscowości czy NIP w polu Szukaj. Nagłówek kolumny zaznaczony na niebiesko oznacza, że wyszukiwać będziemy wg tej zaznaczonej kolumny. Możemy kliknąć myszką inną kolumnę, zostanie ona zaznaczona na niebiesko i wówczas będziemy wyszukiwać wg tej kolumny. Dodatkowo kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje posortowanie danych w tabeli wg tej kolumny, rosnąco, lub malejąco gdy klikniemy ponownie. W celu dodania nowego dostawcy klikamy na Dopisz, następnie w wyświetlonym oknie Dane firmy wpisujemy kolejno nazwę, adres, miasto, NIP. Po wypełnieniu pól naciskamy Zapisz lub gdy chcemy wyjść bez zapisania zmian "Wyjdź". Pola: nazwa, ul, miejscowość, kod i nip są obowiązkowe, jeżeli nie posiadamy nr nip można wpisać kropkę lub dowolny znak. Aby zobaczyć dane szczegółowe lub zmodyfikować dane dostawcy, klikamy nazwę dostawcy zostanie podświetlony na niebiesko, a potem na przycisk Popraw. Dostępny jest również przycisk "Drukuj", który pozwala na wydrukowanie listy firm z widocznego okna. Przycisk "Wybierz" widoczny jest, gdy okno to wyświetlimy z poziomu dokumentu przychodu lub przeglądu dokumentów przychodu. Zamykamy okno Dostawcy, przyciskiem Wyjdź 29
30
7.2. Towary stan aktualny Okno to pokaże listę wszystkich towarów, które wprowadziliśmy do programu, wraz z ich aktualnym stanem magazynowym oraz informacją posiadanego towaru na stanie np. cena, wartość, data przychodu, nr przychodu. By przejść do kartoteki towaru, wybieramy Kartoteki, Towary - stan aktualny. W wyświetlonym oknie możemy wyszukać towar poprzez wpisanie początkowych liter nazwy, indeksu w polu Szukaj. Nagłówek kolumny zaznaczony na niebiesko oznacza, że wyszukiwać będziemy wg tej zaznaczonej kolumny. Możemy kliknąć myszką inną kolumnę, zostanie ona zaznaczona na niebiesko i wówczas będziemy wyszukiwać wg tej kolumny. Dodatkowo kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje posortowanie danych w tabeli wg tej kolumny, rosnąco, lub malejąco gdy klikniemy ponownie. Gdy klikniemy na nazwę towaru, w dolnej części okna zostanie wyświetlony stan towaru, ceny, data i numer dokumentu przychodu (dane są widoczne tylko dla towarów o stanie niezerowym). W prawej dolnej części okna w polu Razem towaru zostanie wyświetlony obecny całkowity stan zaznaczonego towaru. By dodać nową kartotekę towaru do magazynu, przyciskamy Dopisz. Wyświetlone zostanie okno Dodaj towar, w którym w odpowiednich polach wpisujemy kolejno nazwę, opcjonalnie SWW, PKWiU dodawanego towaru. Po uzupełnieniu pól naciskamy Zapisz. 31
Po zaznaczeniu towaru i przyciśnięciu Popraw możemy zmienić dane towaru np. jego nazwę, jednostkę miary, SWW, PKWiU itp. Gdy chcemy wyjść bez zapisywania zmian klikamy na Wyjdź. Uwaga, w istniejącej już kartotece nie można zmienić stawki VAT. Przycisk "Usuń" służy do usunięcia/skasowania kartoteki z programu. Natomiast jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy ta kartoteka nie była wykorzystywana nigdy na żadnym z dokumentów. Możemy również przycisnąć na wybranym towarze prawym przyciskiem myszy w celu wyświetlenia dodatkowego menu. Dostępne jest tam "Popraw", "Informator" (szczegóły patrz pkt 7.4 Informator) oraz opcja "Drukuj zaznaczony", które powoduje wydrukowanie zaznaczonej kartoteki wraz z informacją o aktualnym stanie towaru. Mamy też możliwość wydrukowania listy kartotek za pomocą przycisku "Drukuj" umieszczonego z prawej strony okna. Okno zamykamy przyciskiem "Wyjdź". 7.3. Towary - historia Okno to przedstawia historię towarów, ich przychodów, rozchodów oraz stanu. Aby przejść do historii towaru, wybieramy Kartoteki, Towary - historia. W wyświetlonym oknie możemy wyszukać towar poprzez wpisanie początkowych liter nazwy, indeksu w polu Szukaj. Nagłówek kolumny zaznaczony na niebiesko oznacza, że wyszukiwać będziemy wg tej zaznaczonej kolumny. Możemy kliknąć myszką inną kolumnę, zostanie ona zaznaczona na niebiesko i wówczas będziemy wyszukiwać wg tej kolumny. Dodatkowo kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje posortowanie danych w tabeli wg tej kolumny, rosnąco lub malejąco gdy klikniemy ponownie. W górnej tabeli wyświetlona jest lista towarów z podziałem na dostawy towaru. Widoczne są kolumny z nazwą, indeksem, cenami oraz datą i nr przychodu, z którego pochodzi ten towar. Gdy klikniemy na nazwę towaru w górnej tabeli to w dolnej tabeli zostaną wyświetlone rozchody zaznaczonego towaru, czyli ilość, wartość brutto, data i numer dokumentu rozchodu. 32
Zaznaczając dany produkt prawym klawiszem myszy oraz klikając na pozycję Drukuj zaznaczone mamy możliwość wydrukowania zaznaczonego towaru wraz z rozchodami tego towaru. Dostępne jest tam również "Informator" (szczegóły patrz pkt 7.4 Informator). Przycisk "Drukuj" w prawej części okna umożliwia jednoczesne wydrukowanie wszystkich kartotek wraz z historią rozchodów. Możliwe jest wydrukowanie wszystkich kartotek lub określonej kartoteki, np. w polu "Szukaj" wpisujemy mleko, wówczas w oknie pokażą się wszystkie przychody ale tylko mleka i przyciskając na "Drukuj" możemy wydrukować całą historię przychodów i rozchodów towaru mleko. Klikamy na przycisk Wyjdź aby zamknąć okno.. 33
7.4. Informator i wydruk kartoteki Aby przejść do informatora należy w dowolnym miejscu w programie, gdzie widoczna jest nazwa towaru, kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy i wybrać Informator. Okno Informator pokazuje informacje o przychodach, rozchodach oraz aktualnym stanie danego towaru. Na górze okna możemy ustawić zakres dat okresu, który nas interesuje. Uwaga, numer 0 oznacza że jest to bilans otwarcia. Aby wydrukować kartotekę należy kliknąć przycisk Drukuj kartotekę 1 lub Drukuj kartotekę 2. 8. Przegląd W tym menu istnieje możliwość przeglądania wprowadzonych dokumentów przychodu oraz dokumentów rozchodu i raportów żywieniowych. 8.1. (Przegląd) Przychody Aby przejść do przeglądania dokumentów przychodu, wybieramy Przegląd -> Przychody. W wyświetlonym oknie możemy przeglądać wszystkie dokumenty przychodu, które wprowadziliśmy. W prawej części okna możemy ustawić kryteria do pokazywanie, tylko niektórych dokumentów: dokumenty "Scalone lub nowe" oraz "PZ - które zostały scalone", zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wybieramy rodzaj dokumentów np PZ, faktura itp, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i określamy zakres dat, który nas interesuje, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wpisujemy nr dokumentu, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wpisujemy nr dokumentu obcego czyli np. nr faktury, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wybieramy za pomocą przycisku "..." dostawcę, od którego dokumenty chcemy zobaczyć. Uwaga, używanie powyższych kryteriów i filtrów nie jest konieczne ale ma na celu przyśpieszenie wyszukiwania potrzebnych dokumentów przychodu. Przycisk "Drukuj wszystkie" powoduje wydrukowanie listy dokumentów widocznej w oknie, czyli możemy np. wybrać dokumenty za jakiś okres lub jakiegoś dostawcy i wydrukować je wszystkie. 34
Po kliknięciu myszką na wybranym dokumencie w dolnej części okna zostaną wyświetlone produkty zawarte na dokumencie wraz z ceną i ilością. W oknie dostępne są przyciski "Drukuj zaznaczony", który powoduje wydrukowanie zaznaczonego dokumentu wraz z towarami i nagłówkiem dokumentu. Możemy również modyfikować wprowadzone dokumenty, w tym celu należy kliknąć na dokument, który chcemy zmienić, a potem na przycisk Popraw dokument, otworzy się dokument przychodu i zmienić towary na dokumencie. Istnieje możliwość modyfikacji dowolnego dokumentu, ponieważ nie ma żadnego zamykania miesięcy i blokowania dokumentów. Istnieje jednak pewne naturalne ograniczenie, mianowicie nie można usunąć lub zmienić towaru na przychodzie jeżeli towar został już rozchodowany, musimy najpierw usunąć ten towar z rozchodu a następnie możemy go usuwać z przychodu. "Popraw dokument" nie jest dostępne gdy zaznaczymy dokument "PZ - który został scalony", ponieważ dokumentów scalonych nie można już rozdzielić i tym samym nie można zmieniać dokumentów PZ, które zostały scalone. Zaznaczony dokument możemy również usunąć przez "Usuń dokument" i nie ma limitu ani ograniczeń w usuwaniu przychodów, należy jednak pamiętać, że towary z wybranego przychodu nie mogą być jeszcze rozchodowane, jeżeli tak jest to trzeba usunąć je z rozchodów. Jeżeli usuniemy dokument ze środka powstanie luka, ale pod ten numer możemy wstawić nowy dokument, wybierając ręcznie numer w trakcie wprowadzania dokumentu (szczegóły patrz. pkt 5.1 Numeracja dokumentów). Gdy chcemy wprowadzić "Fakturę korektę", towary nie mogą być rozchodowane, jeśli zostały rozchodowane, należy je usunąć z rozchodów. Następnie zaznaczamy dokument do którego wystawiono korektę i klikamy na "Faktura korekta". Szczegóły wprowadzania faktur korygujących VAT patrz pkt 5.8 Faktura korekta VAT. Uwaga, "Faktury korekty" służą do wprowadzania Faktur korygujących VAT otrzymanych od dostawcy i nie służą one do zmiany błędnie wprowadzonego dokumentu przychodu. Aby poprawić tylko dokument wystarczy wybrać "Popraw dokument". Okno przeglądu dokumentów zamykamy przyciskiem Wyjdź. 35
8.2. (Przegląd) Rozchody Aby przejść do przeglądania dokumentów rozchodu, klikamy Przegląd, Rozchody. Po kliknięciu na wybranym dokumencie w dolnej części okna zostaną wyświetlone towary zawarte w tych dokumentach wraz z ilością, cenami brutto, netto, VAT. W wyświetlonym oknie możemy sortować wyświetlone dokumenty rozchodu na podstawie kryteriów umieszczonych w prawej części okna. Istnieje możliwość sortowania na podstawie zakresu dat oraz numeru rozchodu. Aby wybrać sortowanie według którejkolwiek z opcji, należy kliknąć (zaznaczyć ptaszkiem ) kwadracik przy opcji, według której chcemy sortować, a następnie ustawić kryterium z rozwijalnej listy opcji. Wybrany dokument możemy wydrukować, klikając Drukuj zaznaczony. Możemy również wydrukować zestawienie wszystkich wyświetlonych dokumentów, w tym celu przyciskamy Drukuj wszystkie. Ponadto możemy wybrany dokument modyfikować, klikając na wybrany dokument, a potem na przycisk Popraw dokument, zostanie wówczas wyświetlone identyczne okno jak przy tworzeniu dokumentu rozchodu. Zaznaczony dokument możemy również usunąć przez "Usuń dokument" i nie ma limitu ani ograniczeń w usuwaniu rozchodów. Jeżeli usuniemy dokument ze środka powstanie luka, ale pod ten numer możemy wstawić nowy dokument, wybierając ręcznie numer w trakcie wprowadzania dokumentu 36
(szczegóły patrz. pkt 5.1 Numeracja dokumentów). Okno przeglądu rozchodów zamykamy przyciskiem Wyjdź. 8.3. Przegląd) Raporty żywieniowe W celu przeglądania raportów żywieniowych należy wybrać Przegląd, Raporty żywieniowe. W wyświetlonym oknie zostanie wyświetlona lista dokumentów, które możemy sortować według daty. Aby sortować dokumenty według tej opcji, należy kliknąć (zaznaczyć ptaszkiem ) kwadracik obok Uwzględnij daty i wybrać zakres dat Od Do, dodatkowo możemy szukać wg numeru lub odbiorcy. Wyświetlone dokumenty możemy zmieniać, przeglądać, drukować poprzez kliknięcie na dany raport żywieniowy, a potem na przycisk Popraw dokument. Wybrany dokument możemy wydrukować, klikając Drukuj zaznaczony. Istnieje możliwość wyboru rozmiaru czcionki, jaką zostanie wydrukowany raport. Znajduje się tam także przycisk, który pozwala ograniczyć zmianę czcionki tylko do górnej części raportu (pomijając listę produktów). Jeżeli przycisk jest podświetlony na niebiesko, to opcja jest włączona i zostanie zmieniona czcionka tylko górnej części raportu, w przeciwnym wypadku zmiana rozmiaru czcionki dotyczyć będzie całego raportu. 37
Możemy również wydrukować zestawienie wszystkich wyświetlonych dokumentów, w tym celu przyciskamy Drukuj wszystkie. Ponadto możemy wybrany dokument modyfikować, klikając na wybrany dokument, a potem na przycisk Popraw dokument, zostanie wówczas wyświetlone identyczne okno jak przy tworzeniu raportu żywieniowego. Zaznaczony dokument możemy również usunąć przez "Usuń dokument" i nie ma limitu ani ograniczeń w usuwaniu rozchodów. Jeżeli usuniemy dokument ze środka powstanie luka, ale pod ten numer możemy wstawić nowy dokument, wybierając ręcznie numer w trakcie wprowadzania dokumentu (szczegóły patrz. pkt 5.1 Numeracja dokumentów). Okno przeglądu raportów żywieniowych zamykamy przyciskiem Wyjdź. 8.4. Faktury korekty W wyświetlonym oknie możemy przeglądać wszystkie faktury korekty, które wprowadziliśmy. W prawej części okna możemy ustawić kryteria do pokazywanie, tylko niektórych dokumentów: zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i określamy zakres dat, który nas interesuje, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wpisujemy nr dokumentu, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wpisujemy nr dokumentu obcego czyli np. nr faktury, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wpisujemy nr dokumentu podstawowego czyli nr naszej PZ, zaznaczamy kwadracik ptaszkiem i wybieramy za pomocą przycisku "..." dostawcę, od którego dokumenty chcemy zobaczyć. Uwaga, używanie powyższych kryteriów i filtrów nie jest konieczne ale ma na celu przyśpieszenie wyszukiwania potrzebnych dokumentów przychodu. Przycisk "Drukuj wszystkie" powoduje wydrukowanie listy dokumentów widocznej w oknie, czyli możemy np. wybrać dokumenty za jakiś okres lub jakiegoś dostawcy i wydrukować je wszystkie. 38
W oknie dostępne są przyciski "Drukuj zaznaczony", który powoduje wydrukowanie zaznaczonego dokumentu wraz z towarami i nagłówkiem dokumentu. Możemy również modyfikować wprowadzone dokumenty, w tym celu należy kliknąć na dokument, który chcemy zmienić, a potem na przycisk Popraw dokument, otworzy się okno z korektą faktury i możemy zmienić towary na dokumencie. Istnieje możliwość modyfikacji dowolnego dokumentu, ponieważ nie ma żadnego zamykania miesięcy i blokowania dokumentów. Istnieje jednak pewne naturalne ograniczenie, mianowicie nie można usunąć lub zmienić towaru na przychodzie jeżeli towar został już rozchodowany, musimy najpierw usunąć ten towar z rozchodu a następnie możemy go usuwać z przychodu. Zaznaczony dokument możemy również usunąć przez "Usuń dokument" i nie ma limitu ani ograniczeń w usuwaniu przychodów, należy jednak pamiętać, że towary z wybranego przychodu nie mogą być jeszcze rozchodowane, jeżeli tak jest to trzeba usunąć je z rozchodów. Jeżeli usuniemy dokument ze środka powstanie luka, ale pod ten numer możemy wstawić nowy dokument, wybierając ręcznie numer w trakcie wprowadzania dokumentu (szczegóły patrz. pkt 5.1 Numeracja dokumentów). Gdy chcemy wprowadzić "Fakturę korektę", towary nie mogą być rozchodowane, jeśli zostały rozchodowane, należy je usunąć z rozchodów. Następnie zaznaczamy dokument do którego wystawiono korektę i klikamy na "Faktura korekta". Szczegóły wprowadzania faktur korygujących VAT patrz pkt 5.8 Faktura korekta VAT. Uwaga, "Faktury korekty" służą do wprowadzania Faktur korygujących VAT otrzymanych od dostawcy i nie służą one do zmiany błędnie wprowadzonego dokumentu przychodu. Aby poprawić tylko dokument wystarczy wybrać "Popraw dokument". Okno przeglądu dokumentów zamykamy przyciskiem Wyjdź. 9. Zestawienia W tym menu znajdują się zestawienia, które przedstawiają stan magazynowy, zużycie z magazynu, zestawienia przychodów i rozchodów, raportów żywieniowych. 9.1. (Zestawienia) Stan magazynowy Aby przejść do zestawienia stanu magazynowego, należy kliknąć menu Zestawienia. W wyświetlonym oknie przedstawiony jest stan magazynowy na dzień, w którym wykonujemy to zestawienie. W polu "Stan magazynu na dzień" możemy ustawić datę na dowolnie wybrany dzień i tym samym zobaczyć zestawienie towarów, które były na stanie magazynowym w tamtym dniu. W prawym górnym rogu okna znajduje się pole Sortuj wg, w którym możemy ustawić sposób sortowania stanu magazynowego. Ponadto możemy z prawej strony okna ustawić inne kryteria wyświetlania towarów. Należy kliknąć (zaznaczyć ptaszkiem ) kwadracik przy opcji, a następnie w polu poniżej wpisać wartość. Można również wyświetlić tylko stany zerowe poprzez zaznaczenie kwadracika przy Pokaż tylko stany zerowe. Na dole okna znajduje się podsumowanie całkowitej wartości magazynu. Przedstawione zestawienie możemy wydrukować, w tym celu przyciskamy przycisk Drukuj. Okno zamykamy przyciskiem "Wyjdź". 39
9.2. (Zestawienia) Zużycie z magazynu Zestawienie to jest najważniejszym zestawieniem dla wszystkich intendentów i magazynierów, które jest wykonywane na koniec miesiąca. Dzięki temu zestawieniu w bardzo szybki sposób zobaczymy stan początkowy towarów w danym dniu/miesiącu, następnie ich przychód i rozchód oraz saldo końcowe. Aby zobaczyć zużycie z magazynu, należy kliknąć menu Zestawienia, Zużycie z magazynu. Na górze okna w polach "Od" i "Do" ustawiamy zakres dat okresu, który nas interesuje. 40
Poprzez zaznaczenie opcji w prawym górnym rogu Cena średnia uzyskamy uśrednione ceny poszczególnych produktów. Przycisk "Drukuj" spowoduje wydrukowanie zestawienia, które widzimy w oknie. Istnieje także możliwość wydrukowania krótkiego podsumowania dotyczącego zużycia magazynu poprzez kliknięcie przycisku Druk krótki, które pokazuje tylko podsumowania bez towarów. 9.3. (Zestawienia) Przychodów i rozchodów W celu wyświetlenia zestawienia przychodów i rozchodów przechodzimy do Zestawienia -> Przychody -> rozchody. W danym oknie mamy możliwość wyświetlenia dokumentów za wybrany okres Wg towaru, Wg cen, Wartościowe przychodów, Wartościowe rozchodów. Gdy chcemy zobaczyć zestawienie według towaru, naciskamy zakładkę Wg towaru, następnie z prawej strony ustawiamy daty "Od" i "Do", które będą obejmować okres za jaki robimy zestawienie, potem przyciskamy Oblicz. Na zestawieniu będzie widoczna ilość towarów, które zostały przyjęte oraz wydane z magazynu w określonym przez nas okresie. 41
Zestawienie to możemy wydrukować za pomocą przycisku Drukuj. Kolejnym zestawieniem jest Wg cen, również ustawiamy daty Od i Do, po czym przyciskamy Oblicz. Wyświetlona zostanie suma dokumentów rozchodu i przychodu za wybrany okres z podziałem na poszczególne dni. Zestawienie to możemy wydrukować, klikając przycisk Wydruk. Kolejnym zestawieniem jest Wartościowe przychodów tu także ustawiamy daty Od i Do, po czym przyciskamy Oblicz. Wyświetlona zostanie kwota netto i brutto przychodów za wybrany okres z podziałem na poszczególne towary, ich ilość, wartość netto i brutto. Zestawienie Wartościowe przychodów jest bardzo przydatne szczególnie gdy chcemy sprawdzić do celów przetargowych, wartość przychodów towarów np. w ciągu roku. Kolejnym zestawieniem jest Wartościowe rozchodów tu także ustawiamy daty Od i Do, po czym przyciskamy Oblicz. Wyświetlona zostanie kwota netto i brutto rozchodów za wybrany okres z podziałem na poszczególne towary, ich ilość, wartość netto i brutto. Okno zestawienia zamykamy przyciskiem Wyjdź. 9.3.1. Zamówienia publiczne Począwszy od wersji 3.2 program Spiżarnia umożliwia zrobienia zestawienia przychodów z dowolnego okresu dla określonej grupy towarów. A by z tego skorzystać najpierw należy przypisać do kartotek odpowiadające im numery PKWiU. (patrz rozdział: "Towary stan aktualny") Mogą to być także inne numery, nie koniecznie zgodne z PKWiU. Ważne aby były wpisane w pole PKWiU w kartotece i umożliwiały jednoznaczne określenie grupy produktów. Kiedy już kartoteki mają przypisane numery można wejść w: Zestawienia->Przychodów i Rozchodów->Wartoścoiwe przychodów i wpisując początek numeru PKWiU ograniczamy wyświetlane wyniki wedle potrzeby. 42
Przykład wykorzystania filtra PKWiU obrazuje poniższy rysunek: Wyświetlane wyniki można bardziej uszcegółowić wpisując dalszą część numeru 9.4. (Zestawienia) Zestawienie raportów żywieniowych W celu wyświetlenia zestawienia raportów żywieniowych przechodzimy do Zestawienia, Zestawienie raportów żywieniowych. 43
Z prawej strony mamy także możliwość wyboru stawki żywieniowej. W polach "Od" i "Do" ustawiamy zakres dat okresu, który nas interesuje. W oknie wyświetli się lista raportów żywieniowych wraz obliczonymi wartościami. Z prawej strony wyświetli się podsumowanie łącznej ilości poszczególnych posiłków, natomiast na dole okna program podsumuje rozchody oraz obliczy średni koszt posiłku na osobę. Dane zestawienie możemy wydrukować, klikając na Drukuj. Okno zestawienia zamykamy przyciskiem Wyjdź. 9.5. Remanent W celu wykonania remanentowego wchodzimy w Zestawienia, Remanent. 44
W wyświetlonym oknie wybieramy poprzez zaznaczenie rodzaj arkusza remanentowego, który nas interesuje, następnie klikamy przycisk Drukuj. Mamy tu możliwość wyboru arkusza: - ze stanem magazynowym, - bez stanu magazynowego, - oraz puste druki, które dają nam możliwość samodzielnego wypełniania dokumentu. 45
Okno zamykamy przyciskiem Wyjdź. 10. Wydruki W każdym oknie, gdzie znajduje się przycisk "Podgląd wydruku", "Drukuj" lub podobny przycisk, zawsze najpierw przed wydrukowaniem się dokumentu pokaże się okno podglądu tego wydruku. Wszystkie okna podglądu wydruku mają identyczny pasek z przyciskami, dostępnymi na górze tego okna. Przycisk "Wydruk" powoduje wydrukowanie widocznego dokumentu, natomiast przed samym drukowaniem pojawi się okno, w którym możemy ustawić następujące parametry: ilość kopii, zakres stron do wydrukowania, drukarkę na którą wyślemy wydruk itp. Aby rozpocząć drukowanie w widocznym oknie klikamy na "Ok". Przycisk "Otwórz" służy do wczytania wcześniej zapisanego podglądu wydruku. Po kliknięciu tego przycisku pokaże się okno, w którym znajdujemy, zaznaczamy plik i klikamy na "Otwórz", aby wczytać plik. 46
Przycisk "Zapisz" umożliwia zapisanie podglądu wydruku w dowolnej lokalizacji i pod dowolną nazwą. Aby zapisać plik postępujemy podobnie jak przy otwieraniu pliku. Przycisk "Eksport" daje nam możliwość eksportu pliku do najczęściej spotykanych rodzajów dokumentów tj..pdf,.rtf,.gif itp. Funkcja eksportu okaże się niezbędna gdy będziemy musieli wysłać jakikolwiek dokument, zestawienie za pomocą poczty e-mailowej np. do księgowości lub urzędu gminy. Po wybraniu odpowiedniego typu dokumentu pojawi się okno eksport. W oknie tym zalecane jest jedynie kliknięcie na przycisk "Ok", chyba, że użytkownik dokładnie orientuje się w dostępnych opcjach. Przycisk "Znajdź" służy do wyszukiwania tekstu na podglądzie wydruku. Po kliknięciu na ikonkę Znajdź pojawi się okno wyszukiwania tekstu, które po wpisaniu szukanego słowa, znajdzie je i zaznaczy na czarno. 47
Przyciski "Przybliż" i "Oddal" służą do powiększania i pomniejszania podglądu wydruku, oraz lista z gotowymi procentami wielkości strony. Przyciski "Początek", "Poprzednia", "Następna", "Koniec" służą do przechodzenia do następnej, poprzedniej, początkowej lub ostatniej strony podglądu wydruku. Istnieje także możliwość wpisania w białym oknie numeru strony, do której chcemy przejść. Przycisk "Zamknij" powoduje zamknięcie podglądu wydruku jeżeli nie chcemy drukować dokumentu. 11. Opcje Menu te pozwala na określenie wartości procentowych posiłków, niezbędnych do obliczenia stawki żywieniowej na poszczególne posiłki a także rozchodowania towarów wg kolejki FIFO bądź z wyborem ceny i dostawy. 11.1. Wartości procentowe posiłków W celu ustalenia wartości procentowych posiłków klikamy na menu Opcje, Wartości procentowe posiłków. W wyświetlonym oknie nadajemy dowolne nazwy poszczególnym grupom, dla których mają być obliczane stawki żywieniowe. 48
Następnie należy ustawić stawki żywieniowe, zaczynając od pierwszej. Ustawienie stawek i współczynników dla posiłków nie jest konieczne. Natomiast służy obliczeniu stawek żywieniowych na raportach żywieniowych. Kolejne zakładki ze stawkami czyli Stawka 2, Stawka 3 itd. służą do wpisania stawek przez placówki, które prowadzą więcej niż jeden rodzajów posiłków np. prowadzą żywienie wychowanków oraz żywienie osób dochodzących, które otrzymują zupełnie inny posiłek. Mamy do dyspozycji 5 różnych stawek żywieniowych, które będziemy wybierać w trakcie tworzenia raportu żywieniowego. W oknie tym uzupełniamy współczynniki wag odpowiednio dla poszczególnych posiłków. 49
Należy pamiętać, aby suma wartości z pól: I Śniadanie, II Śniadanie, Obiad, Podwieczorek, Kolacja wynosiła 1, czyli 100%. Dodatkowo możemy wprowadzić własną stawkę żywieniową i zaznaczyć, aby była ona liczona na raportach żywieniowych. Stawka ta będzie obliczana na podstawie wprowadzonej ilości osób oraz posiłków. Zobaczymy porównanie ze stawką, która wyszła na podstawie wprowadzonych produktów a planową stawką. Czyli mamy możliwość porównania stawki żywieniowej, jaka powinna być, a jaka wyszła. Zmienione wartości zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Jeśli chcemy zamknąć bez zapisywania, klikamy Wyjdź. Począwszy od Spiżarni 3.2 program posiada możliwość korzystania z 10 stawek żywieniowych. 11.2. Ustawienia W programie możemy wybrać sposób rozchodowania towarów. Do wyboru mamy dwa rodzaje rozchodowania. Opcja "Wg kolejki FIFO" to rozchodowanie na podstawie kolejki FIFO czyli kolejność rozchodowania towaru z kartoteki jest "co pierwsze przyszło to pierwsze wychodzi". Innym rozwiązaniem jest kolejka LIFO "co pierwsze przyszło to ostatnie wyszło" ale ten sposób nie został uwzględniony w programie, ze względu na brak takiego zapotrzebowania. Opcja "Z wyborem cen i dostawy" to taki sposób, który pozwala w trakcie wybierania towaru do rozchodu wybranie z tej samej kartoteki towaru konkretnej ceny, czyli jeśli posiadamy na stanie chleb w cenie 1,20 zł i 1,50 zł to mamy możliwość wyboru, który chleb chcemy rozchodować. 12. Administracja Menu te pozwala na przeprowadzanie bardzo ważnych czynności programowych takich jak: archiwizacja, kopiowanie, wczytywanie i autokontrola danych 50
12.1. Archiwizacja- kopiuj, wczytaj dane Archiwizacja służy do tworzenia kopii danych programu czyli dokumentów, towarów itp. aby można było wczytać to archiwum w przypadku awarii, pomyłki itp. Aby utworzyć kopię zapasową należy wejść w Administracja, Archiwizacja, Kopiuj dane. Pojawi się okno, w którym trzeba będzie wybrać lokalizację, gdzie zostanie utworzone archiwum z dzisiejszą datą. Jeżeli chcemy archiwum utworzyć w lokalizacji innej, niż domyślna, klikamy na znak >>, następnie wskazujemy to miejsce. Aby rozpocząć kopiowanie klikamy Wykonaj. Zalecane jest jednak pozostawienie domyślnej ścieżki. Domyślnie jest to dysk C, katalog ArchSpizarnia, następnie katalog o nazwie magazynu, czyli dla magazynu spożywczego jest to MSpozywczy. Możliwe jest utworzenie archiwum na dyskietce lub pen drive, ale nie na płycie CD. Aby zapisać archiwum na płycie CD należy wykonać archiwum za pomocą programu na dysk a następnie te pliki nagrać na płytę za pomocą innego zewnętrznego programu. Podobnie postępujemy, gdy chcemy wczytać kopię zapasową. Wchodzimy w Administracja, Archiwizacja, Wczytaj dane. Następnie klikamy na przycisk ">>" i wybieramy katalog i plik w którym uprzednio została zapisana kopia zapasowa, a następnie klikamy Wykonaj. Zostanie przywrócona baza z datą taką jak data utworzenia archiwum. Możliwe jest zapisanie archiwum i wczytanie archiwum z innej lokalizacji np. dyskietki lub pen drive wówczas musimy wskazać odpowiednią lokalizację. 51
12.2. Autokontrola danych funkcje dostępne w autokontroli pozwalają na zweryfikowanie danych pod względem prawidłowości, bilansowania się, spójności danych i dokumentów. Funkcji tych należy użyć szczególnie w sytuacji gdy w trakcie pracy w programie nastąpił zanik prądu lub komputer zepsuł się lub zawiesił. W przypadku nieprawidłowości w poniższych testach zalecany jest kontakt z producentem programu. Aby rozpocząć autokontrolę należy wejść w "Administracja", "Autokontrola danych". Pojawi się następujące okno. 52
Po przyciśnięciu każdego z przycisków wyświetli się okno z wynikami testu. Jeżeli jakaś pozycja będzie niepoprawna, będzie zaznaczona na czerwono. Poniżej zanjaduje się opis prawidłowych wyników dla poszczególnych okien: 1. Nieprawidłowe wartości będą wyświetlone na czerwono a prawidłowe na czarno. 2. Okno powinno być puste. 3. Okno powinno być puste. 4. Okno powinno być puste. 5. Nieprawidłowe wartości będą wyświetlone na czerwono a prawidłowe na czarno. 6. Okno powinno być puste. 7. Okno powinno być puste. 8. Okno pokaże wartość początkową, przychody, rozchody, stan końcowy i informację czy magazyn bilansuje się. 9. Okno powinno być puste. 10. Przelicza wszystkie przychody i rozchody. Należy ją wykonać w sytuacji gdy nie bilansuje się magazyn. Operacja ta trwa długo, zależnie od ilości dokumentów. Przed wykonaniem tej operacji należy koniecznie!!! wykonać archiwizację danych, ponieważ operacja ta jest na tyle poważna, że może zmienić minimalnie wartości rozchodów. Okno to zamykamy przyciskiem "Wyjdź". 12.3. Ustawienie hasła Aby zabezpieczyć dostęp do programu hasłem wchodzimy w "Administracja", "Ustawienia hasła". Zaznaczając opcję "Tak", uaktywni się pole, w którym wpisujemy wymyślone przez siebie hasło do programu. Należy je jednak potwierdzić poprzez powtórne wpisanie w polu poniżej. Następnie klikamy Zapisz. Jeśli jednak nie chcemy chronić dostępu do programu hasłem zaznaczamy pozycję Nie i Zapisz lub po prostu opuszczamy okno poprzez Wyjdź. 53
12.4. Zamknij rok W celu zamknięcia roku klikamy menu Administracja, Zamknij rok. Opcję tą należy użyć przy zamykaniu roku. Funkcja zamykania roku służy do usunięcia wszystkich dokumentów przychodu i rozchodu i rozpoczęcia numeracji dokumentów od 1. Operacja zamknięcia nie usuwa kartotek towarów oraz kartotek dostawców. Ponadto z towarów, które są na stanie magazynowym w dniu zamykania roku, program tworzy automatycznie bilans otwarcia. W celu wykonania zamknięcia roku konieczne jest wcześniejsze wykonanie archiwizacji danych. W wyświetlonym oknie należy przeczytać komunikat i przycisnąć Tak, jeżeli chcemy dokonać zamknięcia roku lub kliknąć Wyjdź, jeżeli rezygnujemy z zamknięcia roku. Zamykanie roku nie jest konieczne lecz mocno zalecane. Zamknięcie roku można wykonać w dowolnej chwili ale należy pamiętać o skutkach tej operacji. Zamknięcie roku jest operacją nieodwracalną, dlatego należy wcześniej wykonać archiwizację. 12.5. Import z wersji poprzedniej 54
Pracę na nowej wersji możemy wykonać w dowolnym dniu czy miesiącu w ciągu roku, ponieważ wszystkie dokumenty, kartoteki i numeracja zostaną przeniesione do nowej wersji. Aby przenieść dane z wcześniejszej wersji Spiżarni, wchodzimy do Administracja, Import z poprzedniej wersji. W oknie Import danych wybieramy lokalizację z poprzednią wersją programu oraz lokalizację z nową wersją programu. Aby wybrać poszczególne lokalizacje klikamy na przycisk " ". Uwaga, w poniższych polach wyświetlone są domyślne lokalizacje starej i nowej wersji programu, tak więc jeśli program stary i nowy zostały zainstalowane w domyślnych lokalizacjach nie trzeba nic zmieniać, wystarczy jedynie kliknąć Wykonaj. Operacja ta może potrwać kilka minut, w tym czasie nie należy nic ruszać w programie. Po skopiowaniu da nych pojawi się komunikat, że poprawnie przeniesiono dane. Po wykonaniu importu danych możemy rozpocząć pracę w nowej wersji. 13. Zdalna pomoc Opcja ta służy do połączenia się z producentem programu w przypadku problemów lub niejasności w programie. Niezbędne do połączenia się jest posiadanie dostępu do internetu w komputerze, z którego będziemy się łączyć. Typ łącza internetowego i szybkość nie mają znaczenia. dzięki połączeniu zdalnemu producent ma możliwość połączenia się z użytkownikiem i zobaczenia jego pulpitu na komputerze, dzięki czemu oboje widzą to samo. Aby uzyskać pomoc zdalną wchodzimy w Pomoc, Zdalna pomoc. Następnie pojawi się okno w którym zamieszczone są informacje jak poniżej. Przed połączeniem się należy skontaktować się z producentem telefonicznie na jeden z podanych numerów telefonów. Kontakt telefoniczny jest niezbędny. Pracownik firmy Net-Komp wskaże, który nr pomocy należy kliknąć aby się z nim połączyć. 55