OBÓZ HARCERSKI obsługa finansów (książka finansowa) i gospodarki żywieniowej (jadłospisy, karty magazynowe i raporty żywieniowe)

Transkrypt

1 OBÓZ HARCERSKI obsługa finansów (książka finansowa) i gospodarki żywieniowej (jadłospisy, karty magazynowe i raporty żywieniowe) 1. Aplikacja pracuje na bazie programu Access Jeżeli nie posiadasz programu Access, wykonaj p. 2 i przejdź od razu do p Na dysku swojego komputera utwórz nowy folder (np. HAL) Zapisz plik obóz harcerski w tym folderze 3. Uruchom program Access 2007 (ze względu na zabezpieczenia w programie Access, w celu prawidłowego działania naszej aplikacji obóz harcerski należy wykonać poniższe czynności. Wykonujemy to tylko raz, chyba, że zmienimy folder, w którym jest nasza aplikacja obóz harcerski 3.1. Kliknij w lewym górnym rogu logo Microsoft Office, a następnie na dole ramki Opcje programu Access 3.2. Otworzy się nowe okienko Opcje programu Access. Po lewej stronie wybrać Centrum zaufania, a następnie po prawej stronie Ustawienia centrum zaufania 3.3. Otworzy się nowe okienko Centrum zaufania. Po lewej stronie u góry wybieramy Zaufane lokalizacje, następnie po lewo u dołu zaznaczamy Zezwalaj na zaufane lokalizacje w mojej sieci. Po prawej stronie klikamy dodaj nowa lokalizację

2 3.4. Otworzy się kolejne okienko Zaufana lokalizacja pakietu Microsoft Office. Klikamy na przycisk Przeglądaj i wybieramy lokalizację (np. folder HAL, w którym zapisaliśmy naszą aplikację obóz harcerski). Po wybraniu zaufanej lokalizacji akceptujemy OK 3.5. Wybrana lokalizacja pojawi się w górnej części okienka jako zaufana lokalizacja i zamykamy wszystkie otwarte okienka naciskając OK W celu zwiększenia widoku, można wyłączyć pasek narzędzi (nie jest potrzebny do obsługi bazy). W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na pasek nad narzędziami i włączamy minimalizuj wstążkę 4. Jeżeli nie masz na komputerze programu Access, możesz używać aplikacji obóz harcerski. W tym celu należy ze strony Microsoftu zainstalować darmowy program Access Runtime, który pozwala na korzystanie z tej aplikacji. Po zainstalowaniu programu klikamy na plik obóz harcerski. Nastąpi otwarcie aplikacji. Przechodzimy do p Klikamy ponownie na logo, wybieramy Otwórz, wybieramy bazę obóz harcerski przy pierwszym uruchomieniu pojawi się formularz, w który należy wpisać dane organizatora (formularz ten nie pojawi sie przy następnych uruchomieniach bazy) Chorągiew i hufiec wybieramy z rozwijanej listy, pozostałe dane należy wprowadzić na klawiaturze

3 wybór chorągwi wybór hufca 5.2. po zamknięciu formularza z danymi organizatora otworzy się formularz OBÓZ HARCERSKI umożliwiający otwarcie książki finansowej lub listy kart magazynowych 6. Praca z książką finansową obozu 6.1. Po naciśnięciu przycisku KSIĄŻKA FINANSOWA otworzy się folder KSIĄŻKA FINANSOWA OBOZU widok pustej książki widok książki z wprowadzonymi danymi 6.2. rozpoczynamy od wprowadzenia przychodu najczęściej jest to zaliczka gotówkowa z komendy hufca. Program nie pozwoli w pierwszej pozycji w prowadzić rozchodu. W celu wprowadzenia przychodu naciskamy przycisk przychód. Otworzy się wtedy formularz wprowadzania przychodu. Wszystkie pola muszą być wypełnione.

4 6.3. W ostatniej pozycji wybieramy z listy rodzaj przychodu 6.4. W celu wprowadzenia rozchodu (wpisania faktury) naciskamy przycisk rozchód. Otworzy się wtedy formularz wprowadzania faktury. Wszystkie pola muszą być wypełnione. Program nie pozwoli wprowadzić większego rozchodu niż wynosi saldo kasy, o czym zostaniemy poinformowani W ostatniej pozycji wybieramy z listy rodzaj rozchodu 6.6. W przypadku pomyłki przy wprowadzaniu danych rozchodu lub przychodu istnieje możliwość wprowadzenia korekty. W tym celu należy przy danej pozycji nacisnąć przycisk edytuj i wprowadzić prawidłowe dane.

5 6.7. Przycisk RAPORT KSIĄŻKA FINANSOWA służy do wyświetlenia wszystkich operacji, jakich dokonaliśmy. Można również wydrukować wersję papierową książki finansowej. Po naciśnięciu przycisku drukuj istnieje możliwość wyboru drukarki. Uwaga: w trakcie wprowadzania danych RAPORT musi być zamknięty 6.8. Przycisk RAPORT RODZAJ KOSZTÓW służy do wyświetlenia kosztów w poszczególnych grupach rodzajowych. Można go wydrukować. Po naciśnięciu przycisku drukuj istnieje możliwość wyboru drukarki. Uwaga: w trakcie wprowadzania danych RAPORT musi być zamknięty 6.9. Po zakończeniu pracy z książką finansową obozu zamykamy folder. 7. Praca z rozchodem żywności 7.1. W folderze OBÓZ HARCERSKI naciskamy przycisk LISTA JADŁOSPISÓW. Otworzy się formularz Jadłospis. Wypełniamy wszystkie pola. Możemy go wydrukować i powiesić w stołówce. Doda się on również do raportu żywieniowego z danego dnia. Zamykamy jadłospis i listę jadłospisów.

6 7.2. W folderze OBÓZ HARCERSKI naciskamy przycisk LISTA KART MAGAZYNOWYCH 7.3. Po otwarciu folderu LISTA KART MAGAZYNOWYCH naciskamy na przycisk utwórz nową kartę magazynową. Po otwarciu nowej karty magazynowej wprowadzamy nazwę artykułu, jednostkę miary oraz cenę jednostkową brutto (z wyjątkiem nr artykułu, który nadawany jest automatycznie po wypełnieniu karty) 7.4. Rozpoczynamy od wprowadzenia przychodu. W tym celu naciskamy przycisk PRZYCHÓD i wypełniamy formularz przychodu i zapisujemy. W ten sposób zakładamy karty magazynowe na wszystkie zakupione artykuły żywnościowe. W celu otwarcia istniejącej karty magazynowej z formularza LISTA KART MAGAZYNOWYCH wybieramy właściwą i ją edytujemy przyciskiem karta Jeżeli już w danym dniu wpisaliśmy przychód wszystkich zakupionych art. żywnościowych, przechodzimy do rozchodowania wydanych art. żywnościowych w danym dniu do kuchni. W tym celu otwieramy z listy karty magazynowe właściwych art. żywnościowych i dokonujemy rozchodu naciskając przycisk ROZCHÓD przychód art. żywnościowych przychód art. żywnościowych Operacje przychodu i rozchodu są zapisywane w karcie magazynowej, a na dole karty wyświetlany jest aktualny stan w magazynie. Przy dokonywaniu rozchodu należy zwracać uwagę na skrupulatne wpisywanie numeru raportu, ponieważ program przyporządkuje rozchodowany artykuł do podanego raportu żywieniowego.

7 7.5. Po dokonaniu rozchodu art. żywnościowych w danym dniu zamykamy kartę magazynową i listę kart magazynowych. W folderze OBÓZ HARCERSKI naciskamy przycisk LISTA RAPORTÓW, wybieramy raport z danego dnia i wyświetla się gotowy efekt naszej dotychczasowej pracy. Możemy go wydrukować i wpiąć do teczki. Życzymy miłego korzystania z aplikacji e-obóz harcerski. hm. Krzysztof Napierała hm. Janusz Wolski ZHP Choragiew Wielkopolska