I ETAP zmiana cen urzędowych, limitów itd. 29 grudnia 2010 po zakończeniu sprzedaży (lub przed rozpoczęciem sprzedaży 30 grudnia 2010r.

Transkrypt

1 sp. z o.o. Nr tel./fax w godz. od 8 do 16, całą dobę Zmiany na podstawie BLOZ obowiązujące od 30 grudnia 2010 r. UWAGA! Zmiany w bazie BLOZ zostały przygotowane na podstawie rozporządzeń udostępnionych przez Ministerstwo Zdrowia na stronie internetowej. Źródłem prawa są jednak wyłącznie Dzienniki Ustaw, których numery w chwili publikacji bazy BLOZ nie były jeszcze znane. Operacja zatwierdzania zmian może być przeprowadzona wyłącznie wtedy, gdy ukażą się odpowiednie Dzienniki Ustaw. I ETAP zmiana cen urzędowych, limitów itd. 29 grudnia 2010 po zakończeniu sprzedaży (lub przed rozpoczęciem sprzedaży 30 grudnia 2010r.) 1. Bufor. W celu utworzenia bufora proszę wejść do programu 14 Magazyn CTRL+4 i uruchomić automatyczną poprawę na podstawie BLOZ - naciskając F5 (proszę upewnić się, że baza BLOZ pochodzi co najmniej z 27 grudnia 2010 r. - data w symbolu bazy BLOZ w pajączku ) Jeśli program poinformuje, że na dysku istnieją już bufory i zapyta czy je skasować - odpowiedzieć TAK. 2. Wstawić ptaszki zgodnie z poniższym rysunkiem naciskając spację (lub klikając myszką). Zatwierdzić zaznaczone opcje klawiszem F2. 3. Po utworzeniu buforów można do nich wejść w celu sprawdzenia i ewentualnej poprawy. Do bufora leków wchodzimy naciskając klawisz F4 a do bufora przeceny F3. Sugerujemy sprawdzenie proponowanych zmian z rozporządzeniami. Dobrze jest również zadbać, by faktury z hurtowni na towar, który dotrze do apteki 30 grudnia 2010 r. lub później, były wystawione już w nowych cenach urzędowych. 4. Zatwierdzenie zmian po zakończeniu pracy 29 grudnia lub przed rozpoczęciem 30 grudnia 2010 r: a. usunąć pozycje z kolejki w programie Sprzedaż - APW11 b. przyjąć (jeżeli są) do magazynu faktury znajdujące się w buforze programu 13 - Zakupy. c. wejść do programu 14 Magazyn, CTRL+4 (z menu: Operacje - Popr. Bazy leków i zakupów). 1 Strona 1 z 7

2 d. Jeżeli chcemy pozostawić niezmienione ceny leków, które w aptece są niższe niż obowiązujące urzędowe, wchodzimy do poprawy bufora przeceny naciskając klawisz F3 przecena leków. Kolor zielony oznacza, że nowa cena detaliczna jest niższa od obecnej a kolor czerwony, że nowa cena detaliczna jest wyższa. Aby nie podwyższać obniżonych cen, należy: wybrać F9 Filtr - "Wyświetlanie pozycji z nową ceną wyższą od aktualnej". Nacisnąć Alt+F8 i na pytanie "Czy chcesz anulować przecenę pozycji z nową ceną wyższą od aktualnej?" odpowiedzieć Tak (Enter). Wyjść do pajączka z bufora przeceny leków klawiszem ESC. e. nacisnąć F9 korekta łączna, Czy zatwierdzić zmiany? odpowiedzieć TAK. Na pytanie: Czy na pewno zatwierdzić zmiany na kartach leków oraz na kartach zakupów potwierdzamy Tak. Jeśli nie mamy uwag potwierdzamy Enterem OK. Jeśli pojawi się informacja, że na dysku znajduje się symulacja na pytanie Czy usunąć po zatwierdzeniu bufora? odpowiadamy TAK. Wydruk protokołu zmian cen detalicznych zazwyczaj nie jest konieczny i można go wydrukować po zatwierdzeniu zmian. f. Protokół z przeceny można wydrukować teraz lub później (opis poniżej). W razie potrzeby wydrukowania raportu z przeceny należy: wejść do programu 14 - menu Operacje Raporty z przeceny. Na ekranie pojawi się lista przecenionych pozycji. W przypadku gdy chcemy anulować jakieś pozycje przeceny można podświetlić daną pozycję i nacisnąć klawisz F8. Spowoduje to anulowanie zmian na karcie zakupu (przywrócenie starej ceny). Proszę pamiętać o tym, że anulowanie pozycji przeceny zmieni nam cały raport z przeceny. II ETAP zmiany VATu, PKWiU itd. po zakończeniu sprzedaży 31 grudnia 2010 r. Po ostatniej sprzedaży 31 grudnia 2010 roku należy wykonać operacje podane poniżej: 5. Zrobić archiwum bazy danych Wykonanie kopii bazy jest bardzo ważne, ponieważ w przypadku niepowodzenia podczas przeprowadzenia aktualizacji stawek VAT będzie można przywrócić bazę sprzed zmian. Archiwizację można zrobić w module APW43. Zalecane jest, aby w trakcie jej wykonywania nie były prowadzone żadne operacje w systemie aptecznym (sprzedaż, zakupy itp.). 6. Wykonanie wydruków zestawień zawierających dotychczasowe, stare stawki podatku VAT Zanim przełączymy program na pracę z 5%, 8% i 23% stawką podatku VAT, należy wykonać wszystkie niezbędne wydruki, na których pojawia się stawka podatku VAT. Po zmianie stawek odpowiednio w miejscu stawki 3%, 7% i 22% na wszystkich wydrukach pojawi się 5%, 8% i 23%. Do takich wydruków należą między innymi: wydruk remanentowy, stany magazynu, dostawy w cenach zakupu, rejestry dokumentów zakupu, rejestry dokumentów sprzedaży, całość sprzedaży ekspedycyjnej, itp. 7. Jeśli potrzeba - wykonać wydruk remanentowy zamykający 2010 rok W programie APW14 MAGAZYN istnieje kilka wzorów takich wydruków. Może to być Wydruk remanentowy w cenach detalicznych i zakupu. Każda apteka powinna wybrać wydruk dostosowany do własnych potrzeb, określonych przez np. biuro finansowe, które prowadzi księgowość apteki. 8. Przełączenie na pracę z nowymi stawkami VAT i programowanie drukarek fiskalnych Przed wykonaniem zmiany stawek VAT proszę zatwierdzić ewentualne faktury zakupu znajdujące się w buforze oraz usunąć pozycje z kolejki (program Sprzedaż - APW11) i rezerwacji. UWAGA! W przypadku, gdy operacje będą wykonywane przez pracownika apteki, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia: 14_0010 Zmiany w liście leków i przecena na podstawie bazy KS-BLOZ. 41_0011 Definiowanie programowych stawek podatku VAT, 42_0042 Zmiana stawek VAT na rok 2011, 42_0043 Test przygotowania programu do stawek VAT w roku 2011, 9. Aby wykonać operację zmiany stawek podatku VAT należy włączyć wszystkie stanowiska komputerowe posiadające drukarkę fiskalną. Opisane operacje należy wykonać kolejno na każdym stanowisku z drukarką fiskalną, a w trakcie ich wykonywania musi być włączona drukarka fiskalna. 10. Uruchomić program KS - APTEKA WINDOWS Uruchomić moduł APW42 SERWIS na pierwszym stanowisku (pozostałe komputery są na planszy głównej, wszystkie drukarki fiskalne są włączone, a raporty dobowe wcześniej wykonane). 2 Strona 2 z 7

3 12. Wybrać funkcję ZMIANA VAT 2011 w głównym oknie programu APW42 SERWIS. 13. Odpowiedzieć TAK na pytanie, czy wykonać operację zmiany stawki VAT 14. W oknie ZMIANA STAWEK VAT NA ROK 2011 należy wybrać klawisz [F2] WYKONAJ. Po wybraniu tej funkcji program kolejno wykona operacje przedstawione na rysunku poniżej 15. Jeżeli operacja zakończy się powodzeniem drukarka wydrukuje raport ze zmiany stawek potwierdzający jej programowanie. Wydruk należy zachować włożyć do książki serwisowej i odnotować fakt zmiany stawek w książce drukarki fiskalnej. 3 Strona 3 z 7

4 16. Zmianę stawek VAT trzeba przeprowadzić na każdym stanowisku z podłączoną drukarką fiskalną. 17. Jeśli w aptece znajduje się rezerwowa drukarka fiskalna należy ją również przeprogramować. Można to zrobić później np. w czasie wizyty serwisu w aptece. Drukarkę można podłączyć chwilowo do stanowiska ekspedycyjnego (odłączając zaprogramowaną już wcześniej normalnie pracującą tam drukarkę) i wykonać kolejno opisane powyżej czynności w module APW 42 SERWIS. 18. Utworzyć bufor zmian PKWiU w programie APW14 MAGAZYN. Przeprowadzając aktualizację w tzw. pajączku wybieramy klawisz F5, a w wyświetlonym oknie zaznaczamy punkt, jak na poniższym rysunku i potwierdzamy klawiszem [F2] ZATWIERDŹ. Zaznaczenie opcji PKWiU wprowadza zmiany tylko na kartach leków. Zostanie utworzony tylko BUFOR LEKÓW. Po utworzeniu bufora leków należy sprawdzić poprawność dokonanych zmian za pomocą klawisza [F4] RĘCZNA POPRAWA. Następnie po sprawdzeniu i wyjściu do tzw. pajączka zatwierdzić utworzony bufor klawiszem [F6] KOREKTA LEKÓW. 19. Utworzyć bufor leków i bufor przeceny w celu zmiany stawek VAT UWAGA! Przed zmianą stawek VAT w buforze przeceny należy za pomocą opcji w programie APW41 Administrator - Opcje modułów APW Obliczanie nowej ceny detalicznej przy zmianie stawki VAT ustalić, czy program ma obliczyć nowe ceny detaliczne według nowych stawek (podnieść cenę o różnicę w podatku VAT), czy kosztem zysku apteki pozostać przy starych cenach detalicznych. Domyślnie program obliczy nową (wyższą) cenę z nową stawką VAT. UWAGA! Przed przystąpieniem do tworzenia buforów do zmiany stawek VAT, należy w module APW11 Sprzedaż usunąć wszystkie pozycje z kolejki oraz rezerwacji. Jeżeli tego nie wykonamy stawki VAT w rezerwacji i kolejce nie będą zaktualizowane i apteka wydając towar z kolejki/rezerwacji będzie się posługiwać nieaktualnymi stawkami VAT. 20. Aby zmienić STAWKI PODATKU VAT w BAZIE TOWARÓW i BAZIE ZAKUPÓW trzeba ponownie utworzyć bufory - BUFOR LEKÓW oraz BUFOR PRZECENY. a. Należy wybrać klawisz F2 - TWORZENIE BUFORA b. a potem ALT+F2 TWÓRZ PRZECENĘ. Utworzą się: BUFOR LEKÓW i BUFOR PRZECENY. Następnie wybrać w tzw. pajączku klawisz F3 PODGLĄD PRZECENY. Należy skorzystać z funkcji [ALT+F3] 22->23, 7->8, która spowoduje automatyczną zmianę stawek podatku VAT z 3% na 5%, 7% na 8% oraz 22% na 23%. Nie ma znaczenia czy wybierzemy klawisz [ALT+F3] 22->23, 7->8 w oknie BUFOROWANA LISTA LEKÓW czy BUFOR PRZECENY - stawka podatku VAT zostanie zmieniona w obu buforach jednocześnie. 4 Strona 4 z 7

5 21. Buforowana poprawa listy leków 22. Bufor przeceny kart zakupów 23. W przypadku gdy utworzony zostanie tylko jeden bufor a użytkownik wybierze klawisz [ALT+F3] 22->23, 7->8, niezależnie w którym oknie podglądu utworzonych buforów (klawisz F3 lub F4) - wyświetli się informacja, że nie utworzono bufora zakupów lub bufora towarów. Aby wykonać operację aktualizacji stawek VAT muszą być utworzone obydwa bufory. Dokładna treść komunikatu przedstawiona jest na rysunku poniżej. 5 Strona 5 z 7

6 24. Zatwierdzenie bufora zmian i wydruk protokołu zawierającego zmiany stawek VAT Jest to kluczowa funkcja wykonywana tego dnia (31 grudnia 2010 r.) Spowoduje ona, że przygotowany bufor zmiany stawek VAT zostanie przeniesiony na karty leków i karty zakupów. Aby tego dokonać należy w module APW14 MAGAZYN wybrać funkcję POPRAWA LEKÓW I ZAKUPÓW. Zatwierdzenia buforów dokonujemy klawiszem [F9] KOREKTA ŁĄCZNA. Po zatwierdzeniu można wydrukować protokół przeceny. 25. Wykonanie testu przygotowania systemu na 2011 rok Po wykonaniu wszystkich operacji proszę wykonać test sprawdzający -> program APW42 SERWIS -> VAT -> TEST PRZYGOTOWANIA SYSTEMU NA ROK Test przygotowania programu do stawek VAT w roku Strona 6 z 7

7 27. W przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas wykonania testu wyświetli się okno przedstawione na poniższym rysunku. W tym oknie przy operacjach, które nie zostały wykonane poprawnie wyświetla się czerwony trójkąt z wykrzyknikiem. Aby rozwiązać problem należy skorzystać z podpowiedzi umieszczonej w dolnej części okna. W przypadku gdyby w bazie towarów lub zakupów pozostały stawki nieobowiązujące w nowym roku klawiszem F10 można je wydrukować. 28. Test przygotowania programu do stawek VAT w roku Dostosowanie systemu do indywidualnych preferencji Po zakończeniu wymienionych wyżej operacji proszę wyłączyć drukowanie nieużywanych stawek VAT w module APW41 ADMINISTRATOR > OPCJE MODUŁÓW > APW W module APW41 ADMINISTRATOR proszę włączyć opcję APW , która spowoduje, że podczas sprzedaży po w starych stawkach VAT (22,7,3) program wyświetli stosowne ostrzeżenie. Praca z programem KS-APTEKA WINDOWS 2011 po zmianie stawek VAT w 2011 roku Jak należy postąpić w sytuacji, gdy dostaniemy fakturę zakupu w nowym 2011 roku z datą wystawienia (2010 rok) sprzed zmiany stawek podatku VAT (ze starymi stawkami VAT).W takim wypadku należy w module APW13 ZAKUPY wprowadzić ją ze starymi stawkami, a po przyjęciu na magazyn przeprowadzić przecenę tych pozycji w module APW14 MAGAZYN -> POPRAWA LEKÓW I ZAKUPÓW. W tzw. pajączku należy wybrać klawisz ALT+F2 TWÓRZ PRZECENĘ, następnie wybrać klawisz [F3] PODGLĄD PRZECENY, a w wyświetlonym oknie klawisz [ALT+F3] 22->23, 7->8. Następnie sprawdzić zmianę i zatwierdzić klawiszem F7 ZATWIERDŹ PRZECENĘ. Jak należy postąpić w sytuacji gdy, np. sprzedaż była 30 grudnia 2010 towaru ze starą stawką VAT a 02 stycznia 2011 roku pacjent chce zwrócić towar. W takiej sytuacji wykonujemy korektę ujemną przez ALT+K. Jeżeli na karcie zakupu tego towaru była ilość zero należy w module APW14 MAGAZYN -> POPRAWA LEKÓW I ZAKUPÓW. W tzw. pajączku należy wybrać klawisz ALT+F2 TWÓRZ PRZECENĘ, następnie wybrać klawisz [F3] PODGLĄD PRZECENY, a w wyświetlonym oknie klawisz [ALT+F3] 22->23, 7->8. Następnie sprawdzić zmianę i zatwierdzić klawiszem F7 ZATWIERDŹ PRZECENĘ. Jeżeli na karcie zakupu tego towaru była ilość np. 2 op. powyższej operacji nie wykonujemy. 7 Strona 7 z 7