TABELA ŻYWIENIOWA Od wersji 1.08

Transkrypt

1 Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu Instrukcja użytkownika Systemu rejestracji wpłat za żywienie i pobyt w jednostce TABELA ŻYWIENIOWA Od wersji 1.08 Wrocław, dnia r.

2 TABELĘ ŻYWIENIOWĄ ZAWSZE OTWIERAMY W PRZEGLĄDARCE MOZILLA FIREFOX Link do tabeli: W nowej tabeli znajdują się dane przeniesione ze starej tabeli żywieniowej obowiązującej do końca miesiąca sierpnia 2015 takie jak: nazwiska dzieci i opiekunów oraz kwoty zaległości, nadpłat i odpisy za miesiąc sierpień Należy zalogować się do tabeli, następnie zmienić hasło poprzez wciśnięcie przycisku zmień hasło, postępując zgodnie z pojawiającymi się krokami (hasło musi składać się min. z 6 znaków). 1

3 2. Wprowadzamy rachunek bankowy dochodów gminy, najlepiej wprowadzić go w formacie z odstępami, będzie czytelniejszy dla odbiorcy. Numer rachunku jednostki drukować się będzie na paskach oraz wyświetlał w mailach do rodziców informujących o wysokości opłat za świadczone usługi. 2

4 3. Ustawiamy ilość dni zgodnie z zasadami naliczania odpłatności w jednostce poprzez przycisk zmień. Zmieniając ilość dni na stronie głównej tabeli, program zmienia tę liczbę dla wszystkich dzieci, o co zawsze pyta: Czy zmienić ilość dni wszystkim podopiecznym w tym miesiącu?. Wciskamy ok, program ustawia obowiązującą liczbę dni dla wszystkich dzieci. W przedszkolach ilość dni w miesiącu jest uśredniona i zawsze jest to 21 dni, w pozostałych jednostkach reguluje to wewnętrzny regulamin. W miesiącach wakacyjnych wystarczy ilość dni w miesiącu zmienić na "0", wtedy program nie naliczy opłaty bieżącej dla wszystkich dzieci. 3

5 4. Ustawiamy aktualną stawkę żywieniową dla każdego rozdziału występującego w jednostce, poprzez przycisk zmień, gdzie wpisujemy obowiązujące stawki dla każdego z poszczególnych posiłków. Kwotę Razem wynikającą z poszczególnych posiłków program wylicza sam. Zapisując zmiany program zawsze pyta: Czy przeliczyć stawkę wszystkim podopiecznym w tym miesiącu?. Wciskamy ok, program ustawia obowiązującą stawkę dla wszystkich dzieci/personelu. 4

6 5. Poprzez zakładkę grupy/klasy możemy dodać nowe grupy, 5

7 wciskając przycisk Dodaj grupę/klasę. 6

8 Chcąc zmienić nazwę całej grupie/klasie bez potrzeby wchodzenia w każde dziecko z osobna, należy wcisnąć przycisk Grupy/klasy. Zaczynamy od grup/klas dzieci kończących edukację. Wciskamy popraw. 7

9 Najstarszym grupom/klasom zmieniamy nazwę na zakończone, natomiast klasa, która była np. II f zmieniamy na III f i wciskamy ok, klasa która była I f zmieniamy na II f i wciskamy ok, itd. Wszystkie dzieci, które zakończyły edukację w jednostce i nie posiadają żadnych należności ani zobowiązań należy przenieść do "Archiwum". W przypadku, gdy w danym miesiącu np. we wrześniu wypłacamy rodzicowi nadpłatę i nie naliczamy nowej opłaty dla dziecka, takie dziecko możemy przenieść do "Archiwum" dopiero w miesiącu kolejnym czyli w październiku. 8

10 Aby powrócić do strony startowej należy wcisnąć przycisk Strona główna. 9

11 6. Poprzez zakładkę Podopieczni możemy dodać nowe dzieci. 10

12 Chcąc wyszukać np. dziecko, rodzica czy kwotę wystarczy na klawiaturze wcisnąć klawisze Ctrl+F, w prawym górnym rogu lub w lewym dolnym rogu pojawi się ramka, w którą należy wpisać wyszukiwany tekst, wcisnąć ENTER lub strzałkę znajdującą się obok ramki. Ten sposób wyszukiwania działa we wszystkich zakładkach. Poprzez wciśnięcie Dodaj podopiecznego dodajemy nowe dziecko. W przypadku, gdy rodzic wpłaca za dziecko (robi nadpłatę), które będzie korzystało z usług jednostki dopiero w kolejnym miesiącu, takie dziecko należy dopisać do listy podopiecznych w miesiącu w którym zacznie korzystać ze świadczeń, natomiast wpłatę przypisać dziecku w miesiącu w którym została dokonana czyli bieżącym. 11

13 Należy wypełnić: Nazwisko i imię dziecka, PESEL dziecka, Nazwisko i imię opiekuna/rodzica (poprzez funkcję dodaj dodajemy nowego rodzica- wystarczy nazwisko i imię), Formę płatności, Grupę/klasę (poprzez funkcję dodaj dodajemy nową grupę/klasę), Aktualną stawkę żywieniową. Poprzez funkcję Zmień zaznaczamy od kiedy obowiązuje umowa oraz zaznaczamy wszystkie posiłki z których będzie korzystało dziecko (niezależnie od ilości płatników). Kolumna wszystkie daje możliwość zaznaczenia jednym kliknięciem wszystkich posiłków. Aktualną ilość godzin płatnych poprzez funkcję Zmień. 12

14 Dodatkowy płatnik (żywienie). W przypadku, kiedy dziecko jest współfinasowane przez dodatkowego płatnika, przy rodzicu należy zaznaczyć wszystkie posiłki, z jakich dziecko będzie korzystało wg umowy, natomiast w okienku poniżej Dodatkowy płatnik wchodząc w opcję Zmień należy zaznaczyć, od kiedy i do kiedy oraz które posiłki będą dofinansowane i przez jakiego płatnika (nie "kasujemy" przy rodzicu posiłków, które są dofinansowane przez dodatkowego płatnika). Dodatkowy płatnik (godziny płatne). W przypadku, kiedy dziecko jest współfinasowane przez dodatkowego płatnika, przy rodzicu należy wpisać sumę ilości godzin płatnych z których korzysta dziecko wg umowy, natomiast w okienku poniżej Dodatkowy płatnik wchodząc w opcję Zmień należy zaznaczyć, od kiedy i do kiedy oraz ile godzin będzie dofinansowanych. 13

15 7. Poprzez zakładkę Personel możemy dodać nowych pracowników. 14

16 8. Zakładka Wpłaty. Po wejściu w zakładkę w kolumnie Edycja, wciskamy Wpłaty przy wybranym dziecku, wybieramy datę wpłaty, wpisujemy kwotę z wyciągu bankowego lub raportu kasowego oraz wybieramy płatnika, jeżeli przy dziecku występuje więcej niż jeden płatnik. 15

17 9. Zakładka Nieobecności. Po wejściu w zakładkę w kolumnie Edycja, wciskamy Nieobecności przy wybranym dziecku i wpisujemy ilość dni nieobecnych w poprzednim miesiącu. W MIESIĄCU WRZEŚNIU NIE UZUPEŁNIAMY NIEOBECNOŚCI Z MIESIĄCA SIERPNIA (odpisy za miesiąc sierpień zostały zaczytane ze starej tabeli). 16

18 10. Zakładka Korekty. Po wejściu w zakładkę w kolumnie Edycja, wciskamy Korekty i wówczas jest możliwość wprowadzenia korekty (funkcjonuje na tej samej zasadzie jak dotychczas). Chcąc skorygować opłatę bieżącą i odpisy, wpisujemy w kolumnie Korekta opł. bieżącej kwotę korekty oraz liczbę dni nieobecnych/liczbę dni naliczonych w okresie korygowanym w odpowiednich okienkach (kwotę wylicza program z wpisanych danych). Natomiast chcąc skorygować same odpisy, wtedy wyliczoną kwotę odpisu z odpowiednim znakiem wpisujemy w kolumnę Korekta odpisu. W kolumnie Uwagi należy wpisać, za jaki okres i z jakiej przyczyny dokonywana jest korekta. 17

19 11. Zakładka Odsetki i Umorzenia. Po wejściu w zakładkę w kolumnie Edycja, wciskamy Odsetki i Umorzenie przy odpowiednim dziecku wprowadzamy wyliczoną kwotę odsetek lub kwotę, którą Dyrektor jednostki umarza. 18

20 12. Zakładka Ilość Dni Pobytu. W przypadku, gdy w umowie dziecko ma inną liczbę dni w danym miesiącu niż pozostali, należy po wejściu w zakładkę Ilość Dni Pobytu i w kolumnie Edycja, wcisnąć Dni Pobytu i wpisać odpowiednią liczbę. 19

21 13. Zakładka "Opłaty e za m-c...". W przypadku, gdy wypełniając dane rodzica uzupełniliśmy jego adres mailowy, system daje nam możliwość wysłania wiadomości z informacją o wysokości opłat w danym miesiącu. 20

22 Poprzez odpowiednie zaznaczenie możemy wysłać wiadomości wszystkim znajdującym się na liście lub wybranym osobom. Informacja kiedy mail został wysłany znajduje się przy nazwisku dziecka. 21

23 14. Zakładka "Wydruk zwrotów za m-c...". W przypadku, gdy chcemy wypłacić rodzicowi nadpłatę nie musimy tworzyć tabeli w exel-u do zwrotów z dochodów gminy. 22

24 Zaznaczamy, którym dzieciom należy dokonać zwrotu. Wciskając "Podgląd wydruku" drukujemy gotową listę zwrotów, należy ją opieczętować, podpisać i wraz z pismem przewodnim złożyć w ZOJM. 23

25 15. Zakładka "Wydruk pasków za m-c...". Po wprowadzeniu w bieżącym miesiącu nieobecności za poprzedni miesiąc, możemy wydrukować paski dla rodziców. 24

26 Na liście Pasków z opłatami widoczne są wszystkie dzieci i te z kwotą do zapłaty i te z nadpłatą. Należy zaznaczyć którym dzieciom chcemy wydrukować paski, możemy również drukować listy z wybranej grupy/klasy. 25

27 16. Raport zbiorczy za m-c. Raport ma wygląd starej tabeli żywieniowej, można w nim zobaczyć wprowadzone poszczególne pozycje składające się na kwotę należną do zapłaty w danym miesiącu. 26

28 Najeżdżając kursorem myszki komputerowej na dowolną kolumnę lub wiersz w tym raporcie, pojawi się ramka informująca jakiej kolumny, jakiego podopiecznego oraz jakiego płatnika dana kwota dotyczy. Z poziomu tego raportu możemy wejść w zakładki: Ilość dni pobytu (kol. 11), Ilość dni nieobecności w poprzednim miesiącu (kol.14), Odsetki (kol. 17), Umorzenia (kol.18), Wpłaty (kol. 20) oraz w korektę (kol ). 27

29 17. Zakładka Wydruk wg osób za m-c. Zakładka jest Listą wpłat za świadczone usługi i ma dokładnie taki sam wygląd jak dotychczas. Po wprowadzeniu zmian należy odświeżyć prezentowane dane wciskając przycisk Aktualizuj. 28

30 Dane prezentowane na tym wydruku możemy posortować wg trzech kryteriów: grupy, nazwiska lub daty wpłaty. 29

31 Wchodząc w zakładkę możemy poprzez odpowiednio ustawiony filtr wyświetlić np. wszystkich zalegających z wpłatą za świadczone usługi. 30

32 W tym zestawieniu również najeżdżając kursorem myszki komputerowej na dowolną kolumnę lub wiersz, pojawi się ramka informująca jakiej kolumny dana kwota dotyczy. 31

33 18. Zakładka Wydruk wg rozdziałów za m-c. Zakładka jest Zbiorczym zestawieniem wpłat za świadczone usługi i ma dokładnie taki sam wygląd jak w starej tabeli żywieniowej. Zamykanie miesiąca dokonujemy w tej zakładce. 32

34 Po ostatecznym sprawdzeniu wprowadzonych danych, wciskamy przycisk Aktualizuj, jeżeli wszystko się zgadza wciskamy przycisk Zamknij miesiąc. Pojawia się na czerwono komunikat: Czy kontynuować, wciskamy: Wykonaj. Po wykonaniu tej czynności automatycznie otwierają się dwa kolejne miesiące. Wciskając "Podgląd wydruku" drukujemy zestawienie. 33

35 Po zamknięciu miesiąca pojawia się na czerwono komunikat: Zamknięty. W momencie zamknięcia miesiąca nie ma możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian, ponieważ wszystkie przyciski stają się nieaktywne. Zamkniętą tabelę otworzyć może upoważniony pracownik ZOJM i tylko pod warunkiem, że nie będzie to miało wpływu na złożone sprawozdanie. 34