7.9. Ochrona danych Ochrona i zabezpieczenie arkusza. Pole wyboru

Transkrypt

1 Pole wyboru Pole wyboru może zostać wykorzystane wtedy, gdy istnieją dwie alternatywne opcje. Umożliwia wybranie jednej z wzajemnie wykluczających się opcji przez zaznaczenie lub usunięcie zaznaczenia pola wyboru. Przykład 7.28 Otwórz plik Sprzedaż towaru.xlsx, arkusz Sprzedaż. Skopiuj dane z kolumn Nazwa towaru, Ilość sztuk, Cena jednostkowa, Podatek VAT do nowego arkusza Pole wyboru. Dodaj nową kolumnę Wartość towaru. Zdefiniuj formuły obliczające wartość towaru z VAT-em lub bez VAT-u, w zależności od ustawień utworzonego pola wyboru. Gdy pole zostanie zaznaczone, obliczenia będą realizowane z uwzględnioną wielkością podatku VAT. Gdy zaznaczenie zostanie usunięte, obliczenia nie będą uwzględniały podatku VAT. Formuła do obliczeń wartości towaru to: =B5*C5. Formuła do obliczeń wartości towaru z podatkiem VAT to: =B5*C5+B5*C5*D5. Na karcie Deweloper w grupie Formanty kliknij polecenie Wstaw, a następnie w obszarze Formanty formularza wybierz ikonę Pole wyboru. Na arkuszu kliknij miejsce, gdzie ma być wstawiony formant. Zmień nazwę formantu na Podatek VAT. Aby określić parametry formantu, kliknij utworzone pole prawym przyciskiem myszy i z listy wybierz polecenie Formatuj formant. Zostanie otwarte okno dialogowe, w którym najważniejsza dla realizowanych ustawień jest karta Formant. Po jej wybraniu w polu Łącze komórki należy określić, która komórka arkusza ma być powiązana z polem wyboru. W tej komórce będzie wyświetlany wynik zaznaczenia opcji wyboru (PRAWDA) lub usunięcia zaznaczenia (FAŁSZ). Do zdefiniowania łącza wybierz komórkę J2. Zamknij okno, klikając przycisk OK. Sprawdź, klikając pole opcji, czy zdefiniowane połączenie działa. Teraz należy tak zdefiniować formułę w komórce G5, aby wynik obliczeń ulegał zmianie, w zależności od zaznaczenia lub usunięcia zaznaczenia pola wyboru. Postać formuły to: =Jeżeli($J$2; B5*C5+B5*C5*D5; B5*C5). Przekopiuj formułę do wszystkich komórek zakresu w kolumnie Wartość towaru. Sprawdź jej działanie Ochrona danych Ochrona i zabezpieczenie arkusza W programie Excel istnieją narzędzia, które pozwalają chronić dane zapisane w arkuszu przed przypadkowym lub umyślnym usunięciem albo zmodyfikowaniem. Aby chronić cały arkusz, należy na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki kliknąć strzałkę przy poleceniu Format. W sekcji Ochrona trzeba wybrać polecenie Chroń arkusz (rysunek 7.68). 226

2 7.9. Ochrona danych Rysunek Funkcje ochrony arkusza Zostanie otwarte okno dialogowe Chronienie arkusza, w którym można ustawić opcje ochrony arkusza (rysunek 7.69). Na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na: można zaznaczyć elementy, które będzie mógł zmieniać każdy użytkownik Rysunek Opcje ochrony arkusza Po wybraniu polecenia Chroń arkusz i ustawieniu opcji ochrony modyfikowanie, usuwanie i dodawanie danych oraz formatowanie komórek będzie niemożliwe. Najbardziej restrykcyjne ograniczenia nie pozwalają na wykonanie na arkuszu jakiegokolwiek działania. Ochronę arkusza można również włączyć na karcie Recenzja w grupie Zmiany, wybierając ikonę Chroń arkusz. Po włączeniu ochrony arkusza polecenie Chroń arkusz zostaje zmienione na polecenie Nie chroń Aby usunąć ochronę arkusza, należy wybrać polecenie Nie chroń Jest ono dostępne na karcie Recenzja w grupie Zmiany lub po kliknięciu strzałki przy poleceniu Format (sekcja Ochrona na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki). Jeżeli w trakcie włączania ochrony arkusza zostało ustawione hasło, należy je wprowadzić, aby zdjąć ochronę Gdy jest włączona ochrona arkusza, wszystkie komórki arkusza są zablokowane. Aby umożliwić edycję niektórych komórek, można zablokować tylko wybrane elementy Ochrona elementów arkusza Aby chronić tylko wybrane elementy arkusza, należy wybrać arkusz, którego elementy mają być chronione. Jeśli dla arkusza była włączona ochrona, trzeba ją zdjąć, wybierając na karcie Recenzja w grupie Zmiany polecenie Nie chroń Następnie należy zaznaczyć cały arkusz, 227

3 wybierając przycisk Zaznacz wszystko znajdujący się w górnym lewym rogu arkusza (rysunek 7.70). Zaznacz wszystko Rysunek Przycisk zaznaczania arkusza Po zaznaczeniu całego arkusza trzeba otworzyć okno dialogowe Formatowanie komórek (rysunek 7.71). W tym celu na karcie Narzędzia główne należy kliknąć strzałkę w dolnym prawym rogu grupy Czcionka. Rysunek Okno dialogowe Formatowanie komórek Na karcie Ochrona trzeba wyczyścić opcję Zablokuj i kliknąć przycisk OK. Takie ustawienie spowoduje odblokowanie wszystkich komórek arkusza po włączeniu jego ochrony. W następnym kroku należy zaznaczyć w arkuszu tylko te komórki, które będą zablokowane. I ponownie na karcie Narzędzia główne kliknąć strzałkę w dolnym prawym rogu grupy Czcionka, aby otworzyć okno dialogowe Formatowanie komórek. Teraz na karcie Ochrona należy zaznaczyć opcję Zablokuj i kliknąć przycisk OK, a następnie na karcie Recenzja w grupie Zmiany wybrać ikonę Chroń arkusz. W oknie dialogowym Chronienie arkusza na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na: trzeba zaznaczyć elementy, które będą mogli zmieniać. Następnie należy wprowadzić hasło, którego wpisanie umożliwi usunięcie ochrony arkusza, i zatwierdzić wszystko przyciskiem OK. Wybrane elementy arkusza zostaną zablokowane i użytkownicy arkusza nie będą mogli ich edytować. Edycja będzie dozwolona po wprowadzeniu poprawnego hasła. Gdy użytkownik zapomni hasła, nie będzie mógł uzyskać dostępu do chronionych elementów Blokowanie zawartości zewnętrznej Pakiet Office 2007 dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom został skonfigurowany tak, aby zawartość zewnętrzna (obrazy, połączone pliki multimedialne, hiperłącza i połączenia danych) w skoroszytach była blokowana. Zawartość zewnętrzna to każda informacja pochodząca z zewnątrz, która została połączona ze skoroszytem. Jeżeli w skoroszycie znajduje się zawartość zewnętrzna, podczas otwierania pliku poniżej wstążki na pasku komunikatów zostanie wyświetlone powiadomienie o tym, że zawartość zewnętrzna została zablokowana (rysunek 7.72). 228

4 7.9. Ochrona danych Rysunek Pasek komunikatów Po kliknięciu przycisku Opcje zostanie wyświetlone okno dialogowe Opcje zabezpieczeń pakietu Microsoft Office, w którym można odblokować zawartość zewnętrzną (rysunek 7.73). Zawartość zewnętrzna powinna być udostępniona tylko wtedy, gdy użytkownik jest pewny, że pochodzi z pewnego źródła. Aby odblokować tę zawartość, należy zaznaczyć opcję Włącz tę zawartość. Rysunek Opcje zabezpieczeń Udostępnianie skoroszytów Udostępnianie skoroszytu innym osobom wiąże się z możliwością usunięcia lub zmodyfikowania w niezamierzony sposób danych umieszczonych w arkuszu. W celu zabezpieczenia danych można użyć polecenia Oznacz jako wersję ostateczną, a wtedy skoroszyt będzie wyświetlany w trybie tylko do odczytu. Należy pamiętać, że polecenie Oznacz jako wersję ostateczną nie jest funkcją zabezpieczeń. Aby użyć tego polecenia, należy otworzyć odpowiedni skoroszyt, wybrać przycisk pakietu Office i kliknąć polecenie Przygotuj, a następnie polecenie Oznacz jako wersję ostateczną (rysunek 7.74). Rysunek Przygotowanie dokumentu do dystrybucji Udostępnianie skoroszytu w sieci Skoroszyt może zostać udostępniony innym użytkownikom sieci. Jeżeli zostanie udostępniony w sieci, kilka osób może jednocześnie edytować jego zawartość. Właściciel skoroszytu może nim zarządzać, usuwając z niego użytkowników oraz rozwiązując konflikty spowodowane wprowadzanymi zmianami. Po udostępnieniu skoroszytu nie wszystkie funkcje programu Excel są obsługiwane. Aby udostępnić bieżący skoroszyt, należy na karcie Recenzja w grupie Zmiany kliknąć przycisk Udostępnij skoroszyt. Zostanie otwarte okno dialogowe Udostępnianie skoroszytu. Na karcie Edycja trzeba zaznaczyć pole wyboru Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników. To również pozwala scalać skoroszyty (rysunek 7.75). 229

5 Rysunek Opcje udostępniania skoroszytu Na karcie Zaawansowane należy zaznaczyć opcje, które zostaną wykorzystane do śledzenia i aktualizacji zmian, i kliknąć przycisk OK (rysunek 7.76). Tak skonfigurowany skoroszyt zapisujemy, wybierając polecenie Zapisz jako. W oknie dialogowym w polu Zapisz w należy wybrać lokalizację sieciową, która jest dostępna dla wybranych użytkowników. Rysunek Opcje blokowania skoroszytu Wszyscy użytkownicy wybranego udziału sieciowego będą mieli nieograniczony dostęp do skoroszytu, chyba że dostęp ten zostanie ograniczony przez zablokowanie komórek i włączenie ochrony. Aby chronić udostępniony skoroszyt, należy kliknąć ikonę Chroń i udostępnij skoroszyt znajdującą się na karcie Recenzja w grupie Zmiany. Po otwarciu udostępnionego skoroszytu można w nim edytować dane, tak jak w zwykłym skoroszycie. 230