Syriusz Rzeszów ul. Sportowa 3 tel. (017) fax: (017)

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Syriusz 35-111 Rzeszów ul. Sportowa 3 tel. (017) 8631555 fax: (017) 8566020"

Transkrypt

1 Syriusz Rzeszów ul. Sportowa 3 tel. (017) fax: (017) Instrukcja użytkownika

2 Spis treści: 1. Instrukcja użytkownika 1.1 Logowanie do systemu 1.2 Ogólny wygląd systemu 1.3 Opcja CENNIK 1.4 Opcja KOSZYK 1.5 Opcja FAKTURY 1.6 Opcja ZAMÓWIENIA 1.7 Opcja MOJE KONTO (Zmiana hasła) 1.8 Opcja WIADOMOŚCI 1.9 Szukanie produktu w systemie B2B 1.10 Wylogowanie z systemu

3 1. Instrukcja użytkownika 1.1 Logowanie do systemu Pracę z systemem Hermes B2B rozpoczynamy od zalogowania się do systemu. Po wpisaniu odpowiedniego adresu internetowego systemu, w okienku przeglądarki pojawia się strona logowania do systemu. W tym momencie musimy wpisać nazwę firmy, użytkownika i jego hasło. Wszystkie te informacje należy uzyskać od administratora systemu firmy, do której systemu się logujemy. Należy pamiętać, by nie udostępniać osobom niepowołanym tych informacji. W przypadku powodzenia logowania pojawi się odpowiedni komunikat i strona przeglądarki zostanie odpowiednio przekierowana. W przeciwnym przypadku należy ponownie wprowadzić dane. Uwaga!!! System nie rozróżnia dużych i małych liter, dlatego też istnieje dowolność wpisywania wielkości liter loginu i hasła. 1.2 Ogólny wygląd systemu Po pomyślnym zalogowaniu pojawia nam się okno systemu Hermes B2B. Okno systemu możemy podzielić na 3 funkcjonalne części.

4 Pierwsza z nich to menu znajdujące się po lewej stronie okna przeglądarki. Zawiera ono najważniejsze opcje dotyczące systemu takie jak: Cennik, zestawienie nierozliczonych faktur, zestawienie zamówień z systemu B2B, opcje użytkownika, Zawartość koszyka z zamówionymi towarami, oraz opcje wiadomości z systemu HermesNG. Druga część to opcje wyszukiwaki. W tym miejscu możemy zdefiniować, w jaki sposób będziemy wyszukiwać informacji w systemie. Możemy wyszukiwać danych artykułów przeszukując grupy towarów, producentów, wpisując indeks towarowy, lub też wpisując nazwę artykułu. Trzecia część to główne okno, w którym będą wyświetlane wyniki szukania w bazie, a także wszelkie informacje wyświetlane przez system Hermes B2B. Poniżej menu po lewej stronie okna znajduje się informacja o tym, kto aktualnie zalogowany jest do systemu. 1.3 Opcja CENNIK Aby w prosty sposób zorganizować poruszanie się po strukturze bazy kontrahenta, system Hermes B2B udostępnia opcję cennik. Zadaniem tej opcji jest usystematyzowanie grup towarowych występujących w ofercie właściciela systemu B2B.

5 Cennik ma strukturę drzewiastą. Oznacza to, że po wybraniu danego działu, np. Płytek ceramicznych, mogą (ale nie muszą) pojawić się poddziały zawierające np. płytki poszczególnych producentów. Innym przykładem może być dział: Drukarki, oraz poddziały: laserowe, atramentowe, igłowe. Po wybraniu kolejnego poddziału np. drukarki atramentowe pojawia nam się poddział zawierający producentów: Canon, HP, itd. Po wybraniu ostatniego węzła naszego cennika pojawia nam się tabelka, zawierająca znalezione produkty z oferty firmy.

6 Tabelka zawiera następujące pola: Lp. - liczba porządkowa Mag. - Magazyn w programie Hermes NG, w którym znajduje się dany produkt. Indeks Indeks danego produktu w programie HermesNG. Artykuł nazwa danego artykułu w programie HermesNG. Ilość dostępna ilość w programie magazynowym. Zależnie od ustawień systemu B2B pojawiają się tutaj ilości, lub też graficzne oznaczenie dostępności danego produktu. Ikonka oznacza, że towar jest dostępny, natomiast ikonka oznacza, że chwilowo brakuje tego towaru w magazynie. Jm - jednostka miary towaru Cena netto Cena netto z grupy cenowej danego kontrahenta po uwzględnieniu jego systemu rabatowego. VAT wartość VAT na dany produkt. Cena brutto - Cena brutto z grupy cenowej danego kontrahenta po uwzględnieniu jego systemu rabatowego. Sugerowana cena spr. brutto podstawowa cena katalogowa danego produktu. Zamów przycisk za pomocą którego zamawiamy dany towar. Po wybraniu interesującego nas produktu naciskamy na przycisk Zamów, który przenosi nas do okienka, w którym znajdują się szczegóły danego produktu.

7 W tym miejscu wpisujemy ilość produktu, którą chcemy zakupić. Po poruszeniu myszką, w polu Suma brutto zostanie automatycznie przeliczona wartość zamówionego towaru. W okienku widoczna także jest dostępna ilość towaru, ewentualnie graficzna reprezentacja dostępności towaru. Po wprowadzeniu ilości należy nacisnąć przycisk Dodaj do koszyka. W tym momencie dany towar zostanie przeniesiony do koszyka. Powrót do ostatnio przeglądanego działu następuje po kliknięciu napisu: Powrót do zakupów. 1.4 Opcja KOSZYK Opcja koszyk jest miejscem, w którym widoczne są produkty dodawane przez nas do zamówienia. Dopiero po skompletowaniu całego zamówienia i zaakceptowaniu go zostaje ono wysyłane do systemu HermesNG. W koszyku widoczne są następujące informacje: ilość pozycji w koszyku lista produktów, wraz z cenami i ilościami suma zamówienia netto suma zamówienia brutto określenie typu transportu (odbioru danego zamówienia)

8 Przy każdej pozycji widoczna jest opcja usuń, oraz popraw. Pierwsza z nich natychmiast usuwa dany towar z zamówienia, druga pozwala na poprawienie zamawianej ilości towaru. Po naciśnięciu przycisku popraw pojawia nam się dokładnie to samo okienko pozwalające na dodanie ilości, które pojawia się po naciśnięciu przycisku Zamów. W dolnej części okna zamówienia znajduje się przycisk złóż zamówienie. Po naciśnięciu tego przycisku następuje natychmiastowe wysłanie zamówienia do bazy programu HermesNG. W tym momencie zawartość koszyka zostaje wyczyszczona i system jest gotowy do złożenia następnego zamówienia. 1.5 Opcja FAKTURY Opcja faktury służy do kontrolowania nierozliczonych faktur znajdujących się w systemie HermesNG. Wyświetlane są tutaj numery faktur i korekt, które w systemie nie zostały rozliczone. Poniżej wyświetlone zostaje saldo kontrahenta, oraz saldo po terminie. Opis danej faktury zawiera: numer faktury data dokumentu termin płatności stronę winien i ma saldo dokumentu

9 opóźnienie w płatnościach (w przypadku przekroczenia terminu widoczna jest ilość dni opróźnienia) Opcja faktury ma wyłącznie znaczenie informacyjne, pozwala na kontrolowanie rozliczeń, terminów płatności i zadłużenia. 1.6 Opcja ZAMÓWIENIA Opcja zamówienia zawiera informacje dotyczące złożonych przez nas zamówień za pomocą systemu Hermes B2B. W kolejnych polach tabeli widoczne są zamówienia oraz informacje: dokument numer zamówienia data data zamówienia suma netto suma zamówienia netto suma brutto suma zamówienia brutto szczegóły po naciśnięciu na napis pokaż szczegóły, pojawia nam się treść zamówienia.

10 Opcja zamówienia ma znaczenie informacyjne, pozwala na przeglądanie zamówionych przez nas towarów w danym zamówieniu, kontroli wartości zamówienia. 1.7 Opcja MOJE KONTO (Zmiana hasła) Opcja moje konto pozwala na modyfikację ustawień dotyczących użytkownika. Dla kontrahenta dostępna jest wyłącznie opcja Zmiana hasła. Po wybraniu tej opcji pojawia nam się okienko, w którym musimy wpisać dotychczasowe hasło, oraz dwukrotnie nowe hasło do systemu Hermes B2B. 1.8 Opcja WIADOMOŚCI Opcja wiadomości pozwala na odbieranie informacji wysłanych do kontrahenta z poziomu systemu HermesNG. Informacje te mogą zawierać krótkie uwagi, informacje handlowe, lub też ponaglenia do zapłat zaległych faktur. 1.9 Szukanie produktu w systemie B2B Przeglądanie zawartości sklepu za pomocą opcji Cennik, w niektórych przypadkach może okazać się nieefektywne. Przeszukiwanie licznych kategorii produktów czasami ułatwia, a czasami utrudnia pracę z systemem. Dlatego też system został wyposażony w możliwość wyszukiwania produktów w bazie. W systemie Hermes B2B pole szukania znajduje się w górnej, prawej części okna.

11 Rozróżniamy 4 typy szukania: szukanie grup towarów szukanie po producentach szukanie wybranego indeksu towarowego szukanie po nazwie Zaraz po zalogowaniu się do systemu B2B pole szukaj nie jest ustawione na żadną z powyższych wartości. Po wybraniu opcji Grupa system odczytuje z programu Hermes NG grupy towarowe i tworzy z nich listę rozwijaną: W tym momencie możemy wybrać dana grupę towarową (o ile zostały one zdefiniowane i przypisane do kartotek w programie HermesNG), lub też wybrać opcję - Dowolny-- (spowoduje wyświetlenie całego magazynu). Wyświetlone zostaną produkty z danej grupy towarowej. Opcja ta jest przydatna, gdy chcemy wyświetlić wszystkie produkty danej grupy towarowej wszystkich producentów. Znacznik Dostępne pozwala nam na pokazywanie wyłącznie produktów, które są w danym momencie dostępne w magazynie. Po wybraniu opcji Dostawca system odczytuje z programu Hermes NG producentów i tworzy z nich listę rozwijaną:

12 Po wskazaniu danego producenta, system wyświetli nam wszystkie produkty danego producenta (o ile w opcjach kartoteki w systemie HermesNG jest on przypisany do produktu). Znacznik Dostępne pozwala nam na pokazywanie wyłącznie produktów, które są w danym momencie dostępne w magazynie. Po wybraniu opcji Indeks mamy możliwość wyszukania określonych indeksów towarowych. W polu, po lewej stronie przycisku OK wpisujemy fragment, lub tez cały indeks towarowy, po czym naciskamy szukaj. W tym momencie system wyszuka w bazie wszystkie towary, w których w polu indeks znajduje się wpisana fraza. Należy pamiętać, że po wpisaniu np. EL system wyszuka nam indeksy takie jak np.: ELZ, ELK, ale także indeksy takie jak: CEL. System sprawdza pojawienie się frazy, nie tylko od początku ale także w środku pola indeks. Znacznik Dostępne pozwala nam na pokazywanie wyłącznie produktów, które są w danym momencie dostępne w magazynie. Po wybraniu opcji Artykuł mamy możliwość wyszukiwania w systemie konkretnego produktu po nazwie. Nazwę szukanego przez nas produktu wpisujemy w pole znajdujące się po lewej stronie przycisku OK. Znacznik Dostępne pozwala nam na pokazywanie wyłącznie produktów, które są w danym momencie dostępne w magazynie. System podobnie jak w przypadku wybrania opcji indeks przeszukuje bazę danych w poszukiwaniu wystąpienia określonej frazy. Oznacza to, że możemy wpisać pełną nazwę produktu, jak np. DRUKARKA lub też jej fragment np.: DRUK. Należy jednak pamiętać, że w drugim przypadku

13 znalezione zostaną także produkty zawierające frazę DRUK wewnątrz nazwy produktu. Zatem znajdziemy drukarki ale także możemy wyszukać w ten sposób papier do drukarki. Należy poruszyć jeszcze jedna istotną kwestię: system Hermes B2B wyszukuje bezpośrednio w bazie HermesaNG. Co za tym idzie, ewentualne pomyłki w nazwach produktów w systemie HermesNG będą widoczne również w systemie B2B. Przykładem może być błędne wprowadzenie np. nazwy DLUGOPIS zamiast DŁUGOPIS. Po wpisaniu w pole wyszukiwania artykułu frazy DŁUGOPIS, nie znajdzie on już produktów opisanych jako DLUGOPIS. Kwestia porządku w nazwach kartotek należy wyłącznie do zadań pracowników firmy korzystającej z systemu HermesNG, ale należy mieć na uwadze, że gdy szukanie danego produktu nie przynosi oczekiwanych rezultatów, należy zastanowić się czy nie należy powtórzyć wyszukiwania danej frazy, ale bez polskich liter, lub też w wersji skróconej Wylogowanie z systemu Kliknięcie na przycisk Wylogowanie spowoduje zamknięcie sesji użytkownika i zakończenie pracy z systemem Hermes B2B. Ponowne zalogowanie należy przeprowadzić w sposób opisany w punkcie Logowanie do systemu.