Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia 17.07.2013, Wystosowanego w ramach realizacji przez firmę Fabryka Sprzedaży Piotr Nowocień projektu Wdrożenie nowego systemu ERP wraz z automatyzacją procesów biznesowych B2B dla firmy Fabryka Sprzedaży w ramach programu PO IG 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Specyfikacja systemu Celem wdrożenia systemu jest zwiększenie efektywności kilku podstawowych procesów biznesowych realizowanych między Wnioskodawcą a jego Partnerami. Przekazywanie danych umów Zadaniem procesu będzie zautomatyzowane przekazywania danych. W przypadku, gdy zamówienie składane jest przez telefon automatyzacja będzie polegała na zintegrowaniu systemu Wnioskodawcy z systemem CallCenter. W przypadku zamówienia złożonego na witrynie internetowej, użytkownik samodzielnie wypełnia odpowiedni formularz zlecenia, który zostanie elektronicznie przetworzony system Partnera i Wnioskodawcy dzięki ich zintegrowaniu. Następnie automatycznie zostaje uruchomiona realizacja zlecenia nadzorowana przez Centrum Obsługi w całości realizowane przez Wnioskodawcę. W Centrum Obsługi następuje na podstawie otrzymanych danych wydruk umów według wcześniej ustalonych szablonów oraz ewentualne zapakowanie do nich zamówionych przedmiotów (np. modem, telefon, itp.). Przekazywanie danych do firmy kurierskiej Zautomatyzowanie procesu nadawania przesyłek ma polegać na integracji z systemem firmy kurierskiej UPS oraz Centrum Obsługi Wnioskodawcy. Nadanie przesyłek wymaga wygenerowania etykiet oraz książki nadawczej. Dzięki wdrażanemu systemowi będzie odbywało się to w pełni automatycznie na podstawie danych Klientów, które wcześniej trafiły z Call Center i zostały wygenerowane z umowy. Nieruchomość posiadana przez Wnioskodawcę, w której prowadzony będzie projekt znajduje się w centralnym miejscu Polski przy kilku trasach międzynarodowych, dzięki czemu w krótkim czasie przesyłki docierać będą bezpośrednio do centralnego magazynu firmy kurierskiej, co umożliwi maksymalnie późną godzinę nadań. Następnego dnia roboczego przesyłki z umowami do podpisu będą już doręczane przez kurierów do Klientów w docelowych miastach.
Automatyczne przekazywanie danych przyśpieszy cały proces oraz wyeliminuje błędy ludzkie, które są nieuniknione przy ręcznym wpisywaniu danych odbiorców przesyłek. Śledzenie przesyłek W systemie zostanie dodana możliwość stałego śledzenia przesyłek z umowami przez kuriera przez Centrum Obsługi Wnioskodawcy. Innowacyjny system IT zintegrowany będzie z systemem firmy kurierskiej UPS. Umożliwi to otrzymywanie statusów przesyłek zaraz po odebraniu przesyłki przez Klienta tuż po podpisaniu przez niego umów. W przypadku, gdy nie uda się doręczyć przesyłki do Klienta, np., gdy kurier nie zastanie klienta, bądź klient odmówi odebrania przesyłki, system będzie w stanie pobrać to zdarzenie z systemu firmy kurierskiej. Następnie dzięki integracji z Call Center, pracownik będzie w stanie wykonać błędne przesyłki a następnie podczas rozmowy telefonicznej z Klientem wyjaśni i umówi kuriera na inny termin lub w innym miejscu (np. w miejscu pracy). Celem tej optymalizacji jest znaczące zwiększenie skuteczności doręczeń oraz kontrolę na pracą kurierów. System będzie mógł również wysyłać do Klientów powiadomienia o błędzie dostarczenia przesyłki za pośrednictwem SMS, kiedy pracownikowi Call Center nie uda się z nim skontaktować. Zakłada się, że wyżej opisane procesy będą mogły być zastosowane także w przykładu innych, zainteresowanych współpracą z Wnioskodawcą podmiotami. Sprzedaż Dzięki integracji systemu informatycznego Call Center generującego leady sprzedażowe z systemem Wnioskodawcy, dane Klienta który zamówił przez telefon produkt lub usługę będą natychmiast automatycznie dostępne w systemie Wnioskodawcy, gdzie generowana też będzie spersonalizowana umowa z danymi warunkami, jakie zamówił Klient (np. wysokość abonamentu, czas trwania umowy). Obecnie Call Center przesyła raz dziennie raporty w formie pliku Excel, co wymaga personalizacji umów przez pracowników i wydłuża proces sprzedaży o przynajmniej jeden dzień roboczy. Dzięki wdrożeniu projektu umowy będą generowane natychmiast i przesyłane bezpośrednio do druku. Dzięki zintegrowaniu z systemem IT firmy kurierskiej, Klient który odebrał przesyłkę i podpisał umowę może mieć aktywowaną zamówioną usługębez konieczności czekania na zwrot podpisanych dokumentów. Kurier po podpisaniu umów przez Klienta zmienia status na przenośnym terminalu, co będzie natychmiast widoczne w systemie Fabryki Sprzedaży i przekazane do Firmy, której zamówienie dotyczy (np. firma telekomunikacyjna). W przypadku sytuacji odwrotnej, gdy Klient odmówi przyjęcia/podpisania umowy lub Klient jest nieobecny kurier zmienia na terminalu status doręczenia na błąd doręczenia. Przesyłka zostaje zawieszona w doręczeniu, a w systemie Fabryki Sprzedaży
natychmiast pojawia się alert z danymi Klienta, któremu Kurier nie może doręczyć umowy. Dane przekazywane są do systemu Call Center, którego konsultant w ciągu maksymalnie 30 minut kontaktuje się z klientem telefonicznie. Konsultant informuje klienta o problemie w doręczeniu umowy i po rozmowie z Klientem przekazuje do systemu wytyczne dla kuriera (np. prośba o doręczenie w dniu następnym, zmiana adresu doręczenia). Logistyka W ramach realizacji projektu integracji systemów IT Wnioskodawcy i Partnerów, wykorzystany zostanie interfejs Elektronicznej Wymiany Danych (standard EDI) w komunikacji pomiędzy Fabryką Sprzedaży a UPS w zakresie synchronizacji danych adresowych wykorzystywanych w procesie fizycznej dystrybucji dokumentów. Obecnie stosuje się ręczne dzielenie kodów pocztowych nadawanych przesyłek. Po integracji będzie działo się to w pełni automatycznie do UPS w standardzie EDI przekazywana będzie książka nadawcza oraz system udzieli automatycznej informacji zwrotnej o przesyłkach przyjętych do realizacji i odrzuconych. System będzie automatycznie walidował również poprawność przekazywanych adresów. Wdrożenie EDI znacząco zwiększy poziom jakości danych wykorzystywanych w obrębie procesu dystrybucji umów, wpływając tym samym na zwiększenie jego skuteczności (mniejsza liczba reklamacji) i obniżenie kosztów masowej wysyłki dokumentów przez firmę Fabryka Sprzedaży. W ramach wdrożenia do implementacji wybrany został interfejs EDI w standardzie UN/EDIFACT. Dzięki integracji systemu wnioskodawcy z systemem UPS automatycznie generowane będą książki nadawcze z danymi odbiorców oraz generowane będą etykiety na przesyłki według wytycznych UPS. Obecnie wpisywanie danych do systemu UPS oraz generowanie etykiet odbywa się ręcznie i zajmuje co najmniej jeden dzień roboczy. Dzięki wdrożeniu projektu będzie się to działo automatycznie i natychmiastowo, dzięki czemu wygenerowane przez Call Center zamówienie tego samego dnia zostanie nadane i już następnego dnia roboczego umowa będzieu Klienta. Skrócenie czasu, o co najmniej 2 dni robocze znacznie poprawia skuteczność sprzedaży oraz satysfakcję Klientów. Integracja z UPS umożliwi również przesyłanie do Wnioskodawcy informacji ze statusami doręczeń przesyłek. Księgowość System będzie automatycznie generował faktury na podstawie zrealizowanych przesyłek. Faktury będą podpisywane elektronicznie a następnie wysyłane do przesyłki były realizowane.
Opis poszczególnych prac przewidziany w trakcie tworzenia systemu 1. Licencja podstawowa W skład licencji podstawowe wchodzą poniższe moduły, stanowiące rdzeń systemu ERP. Są to następujące funkcjonalności: Podstawowa księgowość Kadry Płace Podatki Inwentaryzacja i magazyn Kluczowym jest, by podstawowa licencja mogła być zintegrowana oraz była kompatybilna z modułami dodatkowymi. 2. Dodatkowe moduły, które mają być stworzone zgodnie z instrukcjami Wnioskodawcy a) Moduł handlowo-logistyczny Moduł wymiany danych magazynowych on-line, z opcją Dropshipping, czyli zamówienia i wysyłka z dowolnego zintegrowanego magazynu w kraju. Integracja z kurierami wraz z funkcją wydaj/zdaj. Automatyczne wystawianie listów przewozowych. Automatyzacja przesyłu danych magazynowych pomiędzy wybranymi magazynami, wraz z automatycznym uaktualnieniami stanów zapasowych. Tracking przesyłki. Wersja mobilna b) Moduł rozliczeniowy System elektronicznej faktury System obiegu dokumentów 3. Testy wdrożeniowe, włączone w prace licencyjne i integralne z wdrożeniem
Dodatkowe warunki, które musi spełniać projektowany system: Konieczność posiadania przez system platformy rozwoju aplikacji. Funkcjonowanie w systemie tzw. funkcjonalności, nie tylko modułów. Zdolność do synchronizacji z systemami Partnerów. Zdolność do implementacji do systemu EDI w opisanym we Biznes Planie zakresie. Zdolność do implementacji kwalifikowanego (bezpiecznego) podpisu elektronicznego. Zdolność do dokonywania obliczeń w oparciu o metodę agregacji danych. Zdolność do tworzenia wieloczynnikowych analiz z rozbiciem na poszczególne punkty handlowe, poprzez implementację danych historycznych dotyczących sprzedaży oraz danych kadrowych i księgowych. Zatwierdzam.