Zapytanie ofertowe. nr POIG Dotyczy Zakupu Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B w ramach projektu pod

Transkrypt

1 Łódź, Zapytanie ofertowe nr POIG Dotyczy Zakupu Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B w ramach projektu pod nazwą Wdrożenie systemu B2B w celu integracji FAST i partnerów biznesowych w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B realizowanego przez FAST Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Projekt jest dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Numer projektu: WND-POIG /12 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 3. Zleceniodawca dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. 4. W razie złożenia więcej niż jednej oferty przez Wykonawcę, wszystkie złożone przez niego oferty podlegają odrzuceniu. 2. Zamawiający FAST Sp. z o.o. ul. Drewnowska 43/ Łódź NIP: Telefon: Fax: Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest Zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B. 2. W ramach realizacji tego zadania zostanie dostarczony zintegrowany system informatyczny B2B obejmujący sześć modułów. Zakres funkcjonalny systemu zawarty jest w Załączniku nr 1. str. 1

2 4. Warunki stawiane Wykonawcom 1. O składanie ofert do niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi, b) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia, c) nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 2. Wykonawca jest związany złożoną ofertą co najmniej 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert do Zamawiającego. 5. Kontakt Wykonawców z Zamawiającym. 1. Wykonawca może kontaktować się z Zamawiającym w formie telefonicznej, pisemnej lub elektronicznej. Zamawiający wyznaczył następujące osoby do kontaktów z Wykonawcami: Sławomir Zieliński SZielinski@fast.com.pl numer kontaktowy : Wszelkie zapytania wyjaśniające należy kierować do Zamawiającego najpóźniej 5 dni przed upływem terminu składania ofert. 3. Odpowiedzi Zamawiającego na zapytania o wyjaśniające zostaną rozesłane do wszystkich zgłoszonych Wykonawców, a także opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego ( 6. Opis warunków przyjęcia przez zlecającego ofert oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej (na płycie CD/DVD). Termin składania ofert upływa w dniu r. do godz Każda oferta powinna zawierać następujące wymagane, pod rygorem wykluczenia z postępowania, załączniki: a) oświadczenie o spełnianiu warunków wzięcia udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 4 niniejszego zapytania, b) pełnomocnictwo do złożenia oferty w niniejszym postępowaniu, jeśli Wykonawca posługuje się w celu złożenia oferty pełnomocnikiem, Dokumenty należy złożyć w oryginale albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę z wyjątkiem ewentualnego pełnomocnictwa, które składa się w oryginale albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Oferty należy składać na adres: FAST Sp. z o.o. str. 2

3 Drewnowska 43/ Łódź 7. Otwarcie ofert 1. Wszystkie zgłoszone oferty zostaną otwarte r. o godz w siedzibie Zamawiającego. 8. Kryteria oceny ofert 1. Cena netto za całość zamówienia waga 100%. 9. Przesłanki odrzucenia ofert 1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: będzie zawierać rażąco niską cenę, zostanie złożona po terminie składania ofert, jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, zostanie złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 10. Powiadomienie Wykonawcy 1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w danej części zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. 11. Istotne postanowienia umowy 1. Zamawiający będzie naliczał Wykonawcy kary umowne za opóźnienie w realizacji zamówienia w wysokości 0,5% wartości netto zamówienia za każdy dzień opóźnienia w realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zgodzi się na zwiększenie zakresu zamówienia na warunkach cenowych przedstawionych w jego ofercie. 3. Spory wynikłe w związku z realizacją umowy będą podlegać rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. str. 3

4 Załącznik nr 1 Zakres funkcjonalny zintegrowanego systemu B2B 1. ETAP III - Zakup zintegrowanego systemu informatycznego B2B Moduł I i II 1.1. Moduł I będzie stanowił jądro systemu, pozwalające na funkcjonowanie pozostałych modułów oraz dodatkowo implementujący w systemie B2B elementy gospodarki magazynowej. Podstawowymi elementami składowymi Modułu I będą: Administrowanie systemem Zarządzanie bezpieczeństwem danych Zarządzanie użytkownikami systemu Baza danych użytkowników, towarów, klientów, zleceń serwisowych Baza wiedzy tworzona na podstawie danych wprowadzanych przez użytkowników i zrealizowanych zleceń serwisowych Interfejs graficzny Integracja z platformą sprzętową Moduł ten jest niezbędny, ponieważ będzie stanowić trzon całej aplikacji. Zawierać będzie elementy i dane niezbędne do funkcjonowania całej aplikacji. Jednocześnie zapewni bezpieczeństwo danych oraz stabilną i wydajną pracę całego oprogramowania Moduł II będzie składał się z elementów: Baza aktualnie obsługiwanych przez podwykonawcę umów serwisowych Baza klientów z podpisanymi umowami serwisowymi Niezbędna w celu zautomatyzowania dostępu do aktualnych danych kientów i warunków umów serwisowych. Baza zawierać będzie niezbędne dane (imię nazwisko / nazwa, adres, dane kontaktowe itd.) Moduł Kalendarz Planowane wyjazdy zgodnie z harmonogramem przeglądów okresowych u klienta Aktualnie realizowane zgłoszenie serwisowe i instalacyjne Aktualna dostępność serwisantów Moduł historii obsługi zgłoszeń dla danego klienta Moduł aktualnie otwartych zleceń serwisowych Raportowanie o efektywności współpracy z poszczególnymi partnerami Wnioskodawcy 2. ETAP IV - Zakup zintegrowanego systemu informatycznego Moduł III i IV Na tym etapie projektu zakupione zostaną kolejne dwa moduły Systemu B2B: Moduł III i IV, zawierające kolejne elementy docelowego systemu B2B. Modułu III będzie wspierał zarządzanie i kontrolę realizacji usług serwisu, jak również częściowo zautomatyzuje obieg dokumentów magazynowych i sprzedażowych. Moduł ten jest konieczny do wdrożenia, ponieważ pozwoli na przyspieszenie realizacji usług serwisu dla klientów, zminimalizuje koszt obsługi i zminimalizuje ilość błędów w procesie realizacji naprawy. Moduł będzie służył do pracy nad dotrzymaniem zobowiązań wynikających z umów gwarancyjnych i umów serwisowych: Moduł zarządzający terminowymi przeglądami u klientów Obieg dokumentów do zgłoszeń serwisowych Automatyczne rozsyłanie powiadomień str. 4

5 Eskalacja błędnej realizacji warunków zawartych w umowach Zarządzanie czasem trwania umów oraz przypominanie o konieczności odnowienia kończących umów Moduł IV będzie składał się z dwóch podstawowych elementów: Moduł magazynowy moduł służący do obsługi magazynu części zapasowych, obiegu części pomiędzy magazynami podręcznymi, serwisantami i klientami. Dane gromadzone i przetwarzane w systemie pozwolą na szybką aktualizację stanów magazynowych, inwentaryzację urządzeń, zaczytywanie zleceń zakupu i montażu u klienta. Moduł rozliczeń moduł ten będzie w sposób automatyczny generował dokumenty finansowe, stanowiące rozliczenie finansowe zrealizowanych zleceń. Dzięki temu modułowi będzie możliwe rozliczenie należności między firmą FAST Sp. z o.o. a partnerami. 3. ETAP V - Zakup zintegrowanego systemu informatycznego B2B: Moduły V i VI Moduł V - moduł integracji z systemami zewnętrznymi, będzie obejmował następujące elementy: Moduł integrujący System B2B z systemami partnerów automatyzacja przesyłania danych. Implementacja zaawansowanego podpisu elektronicznego Implementacja standardu EDI Integracja z systemem RAKS użytkowanym przez Wnioskodawcę Moduł VI repozytorium aktualnie funkcjonujących urządzeń i aplikacji u klientów, będzie obejmować następujące funkcje: Moduł ten ma być wykorzystywany do symulowania powstałych błędów u klienta w celu jak najszybszej reakcji działu serwis. Moduł ten będzie również odpowiedzialny za wsparcie inwentaryzacji urządzeń i licencji na rzecz klienta. Powyższy moduł stanowi ostatnie ogniwo systemu B2B. Po zainstalowaniu wszystkich modułów ich przetestowaniu i parametryzacji wykonawca nieodpłatnie przeszkoli użytkowników systemu. Od tego momentu wymiana danych z firmami serwisowymi, będącymi partnerami w realizacji projektu będzie odbywać się według nowych standardów opartych na elektronicznym przepływie informacji. Dostępne będą w formie elektronicznej (dla firmy FAST i jej partnerów) informacje o bazie Klientów firmy FAST i interakcji z nimi. Po zakończeniu ostatniego etapu projektu działalność FAST Sp. z o.o. oraz współpracujących przedsiębiorstw będzie się opierała w pełni na innowacyjnych rozwiązaniach elektronicznego obiegu informacji i dokumentów oraz zoptymalizowanych procedurach. W tym momencie w pełnym zakresie uwidocznią się korzyści płynące z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B. str. 5

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr POIG dotyczącego Zakupu zintegrowanego systemu informatycznego B2B w ramach projektu pod nazwą Wdrożenie systemu B2B w celu integracji FAST i partnerów biznesowych w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B realizowanego przez FAST Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Numer projektu: WND-POIG /12) Nazwa firmy: Adres: Telefon: Fax: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia w imieniu reprezentowanego przeze mnie Wykonawcy oświadczam, że: 1. Wykonawca jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymogami ustawowymi oraz posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, 2. Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także zatrudnia pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 3. Sytuacja finansowa Wykonawcy zapewnia wykonanie zamówienia. Miejscowość i data imię, nazwisko, podpis, pieczątka str. 6

7 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr POIG dotyczącego Zakupu zintegrowanego systemu informatycznego B2B w ramach projektu pod nazwą Wdrożenie systemu B2B w celu integracji FAST i partnerów biznesowych w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B realizowanego przez FAST Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Numer projektu: WND-POIG /12) Pełna nazwa Wykonawcy: Adres: Telefon: Osoba reprezentująca: Ja niżej podpisany OFERTA w odpowiedzi na zapytanie ofertowe FAST Sp. z o.o. nr POIG reprezentujący.. w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe, zgodnie z zasadami konkurencyjności oferuję realizację zamówienia za cenę: Przedmiot zamówienia Zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B moduł I i II Zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B moduł III i IV Wartość netto (bez VAT) Wartość brutto (z VAT) Zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego B2B moduł V i VI RAZEM Data ważności oferty (minimum 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert). data i podpis Wykonawcy str. 7