Marcin Ciesielski MASTERGRUPA

Transkrypt

1 Marcin Ciesielski MASTERGRUPA Busko Zdrój, dnia r. SPECYFIKACJA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr POIG82/01 Dotyczy umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG /13-00 zawartej w dniu roku w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8. osi priorytetowej Społeczeostwo informacyjne - zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na realizację projektu inwestycyjnego pt. Platforma B2B integrująca systemy informatyczne pizzerii franczyzowych z franczyzodawcą - firmą Mastergrupa 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: Częśd I Zakup analizy systemowej 32 rbd Zakup analizy przedwdrożeniowej 32 rbd Częśd II Zakup doradztwa przy wdrożeniu modułów, 35 rbd (stawka) Zakup oprogramowania - Moduł zarządzania klientami Zakup oprogramowania - Moduł zarządzania dokumentami Zakup oprogramowania - Moduł workflow oraz zarządzania zadaniami Zakup oprogramowania - Moduł fakturowo rozliczeniowy Zakup oprogramowania - Moduł umów Zakup oprogramowania - Moduł programu lojalnościowego Częśd III Zakup doradztwa przy wdrożeniu modułów, 35 rbd Strona 1 z 5

2 Zakup oprogramowania - Moduł windykacji miękkiej Zakup oprogramowania - Moduł reklamacji Zakup oprogramowania - Moduł Konfiguracji sprzętu gastronomicznego Zakup oprogramowania - Moduł integracji z systemem epizza 105 Zakup oprogramowania - Moduł integracji z systemem BISTRO Zakup oprogramowania - Moduł integracji z systemem HURTOWNI Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego: Częśd I nie później niż do dnia Częśd II od dnia , nie później niż do dnia Częśd III od dnia , nie później niż do dnia Specyfikacja funkcjonalności i oczekiwao względem modułów i analiz: Projekt zakłada współpracę z 7 firmami - kluczowymi partnerami Wnioskodawcy. W przyszłości planowane jest zwiększenie ich ilości Moduł Zarządzania Klientami W module zarządzania klientem będą przechowywane dane o franczyzobiorcach, kontrahentach, partnerach, hurtownikach. Moduł zarządzania Klientami oprócz standardowych możliwości przechowywania kompletnego rekordu informacyjnego o Kliencie ma zapewnid szereg mechanizmów takich jak możliwośd dodawania załączników, śledzenia zmian rekordu (historia). Każdy z tych rekordów ma posiadad odwołania (referencję) do innych modułów np. modułu reklamacji, windykacji, itd. co zapewni kontekstowośd przejścia do innych funkcjonalności (opisanych niżej). Moduł Zarządzania Dokumentami Moduł ma wyeliminowad kwestie związane z przechowywaniem dokumentów, i udostępnianie ich dla Klientów. Dokumentami mogą byd ulotki marketingowe, banery, szablony dokumentów itd. Moduł zarządzania dokumentami ma zapewnid centralne miejsce zarządzania tymi dokumentami oraz dostęp dla wszystkich Klientów (którzy będą mieli odpowiednie prawa dostępu). Moduł ma zapewnid wersjonowanie dokumentów (np. kilka wersji ulotek, banerów). Moduł workflow oraz zarządzania zadaniami Moduły te zostały połączone, gdyż moduł WORKFLOW stanowi wyodrębniony element technologiczny który stanowi podwaliny pod budowanie rozwiązao, modelując procesy biznesowe jakie zachodzą w firmie np. procesy obsługi i zarządzania zadaniami. Moduł Workflow swoim zasięgiem ma objąd inne moduły takie jak np. moduł Fakturoworozliczeniowy, moduł Umów itd. Każdy kluczowy obiekt danego modułu ma posiadad możliwośd zdefiniowania dedykowanych stanów (np. Umowa: Wprowadzona, Zatwierdzona, Aktywna, Zakooczona) i zdefiniowania przejśd pomiędzy tymi stanami. Strona 2 z 5

3 Moduł Fakturowo-Rozliczeniowy Moduł ma zautomatyzowad proces obiegu faktur w firmie, który może byd wieloetapowy. Etapy faktury mogą byd elastycznie definiowane za pośrednictwem opisanego wyżej modułu Workflow Moduł ma przechowywad w systemie wszystkie faktury gdyż pozwoli to innym modułom (np. windykacyjnym, raportowym, zdarzeniowym, itd.) na spójny dostęp do danych zasilających te moduły. Moduł ma wykorzystywad bezpieczny podpis elektroniczny. Moduł Umów Moduł ma generowad umowy na podstawie szablonów oraz ich personalizację dla wybranego klienta wraz z uwzględnieniem indywidualnych warunków realizacji umowy franczyzowej (definicja warunków finansowych). Stworzona umowa poprzez moduł ma byd wysłana w formie elektronicznej do zapoznania się klienta. Tak stworzona umowa będzie automatycznie korelowana z danym Klientem i widoczna w odpowiedniej zakładce na panelu Klienta. Moduł Programu Lojalnościowego Moduł ma operowad na poniżej przedstawionych pojęciach: - Zdarzenie lojalnościowe zdefiniowane zdarzenie, np. zakup przez franczyzobiorcę produktów w hurtowni w której Wnioskodawca ma podpisaną umowę, - Punkty programu lojalnościowego za zdefiniowane zdarzenia, według odpowiednich kryteriów zostaną przydzielane punkty, np. za zakup w hurtowni powyżej pewnej kwoty może zostad przydzielona odpowiednia liczba punktów, - Bonusy programu lojalnościowego w ramach zdobytych przez partnera (franczyzobiorcę) punktów, będzie możliwośd wymiany punktów na zdefiniowane w programie bonusy, promocje np. przyznanie rabatu na zakup pewnych produktów, darmowe gadżety promocyjne, czy inne zdefiniowane bonusy. Moduł Windykacji Miękkiej Dane o płatnościach będą zaciągane z systemu bankowego (poprzez pliku udostępnione przez system bankowy). Integracja z modułem Fakturowo Rozliczeniowym oraz z modułem Workflow zostanie zamodelowane akcje związane z powiadamianiem partnerów o zaległościach w płatnościach. Powiadomienia mają byd kilkuetapowe. W pierwszym etapie może byd to wiadomośd , w kolejnym SMS, a następnym zostanie utworzone zadanie dla pracownika w celu wykonania telefonu do nierzetelnego partnera. Moduł Reklamacji Każda reklamacja ma byd widoczna na karcie klienta i podobnie jak zadania objęta będzie odpowiednim procesem Workflow. Moduł ma zapewnid centralne miejsce gromadzenia wszystkich reklamacji oraz odnalezienie Partnerów którzy w ostatnim czasie zgłosili wiele uznanych reklamacji. Moduł Konfiguracji Sprzętu Gastronomicznego Strona 3 z 5

4 Moduł ten ma konfigurowad i zamawiad sprzęt zależnie od potrzeb oraz konkretnych potrzeb partnera (franczyzobiorcy). Po stworzeniu wyczerpującej konfiguracji partner ma mied możliwośd wysłania konfiguracji do firmy Mastergrupa celem otrzymania dokładnej oferty cenowej. Moduł Integracji z Systemem Zamówieo Epizza 105 Mastergrupa utrzymuję system zamówieo oferowanych produktów (np. pizza) przez WWW. System jest dostępny dla wszystkich partnerów (franczyzobiorców). Moduł ma zintegrowad platformy tak, aby zamówienia przechodziły przez centralny system oraz kontrolowad ilośd zamówieo spływających drogą elektroniczną oraz tworzyd kampanię marketingowe dla Partnerów oraz również dla klientów koocowych. Moduł Integracji z Systemem Bistro Moduł integracji z systemem Small Business Bistro (używanym przez wszystkich franczyzobiorców Mastergrupy) ma umożliwid przepływ procesów biznesowych przez centralny serwer, polepszając przez to analizę wyników całej grupy jak również umożliwiając śledzenie pewnych kluczowych procesów biznesowych. Moduł Integracji z Systemem Hurtowni Moduł ma automatyzowad procesy wymiany danych na linii Wnioskodawca-Hurtownia, jak również na linii: Partnerzy(franczyzobiorcy) Wnioskodawca Hurtownia. Z punktu widzenia Franczyzobiorców moduł ma oferowad: - W trybie on-line śledzenie stanów magazynowych w Hurtowni na wybrane kluczowe pozycja w asortymencie (np. ciasto do pizzy, ser, itd.), - Składanie zamówieo w trybie on-line i monitorowanie ich statusu, - Uczestniczenie w programie lojalnościowym Wnioskodawcy Z punktu widzenia Hurtowni moduł ma oferowad: - Automatyzację procesu zamówieo oraz eliminację ręcznego uzgadniania kluczowych aspektów zamówienia (ilośd, cena, termin), - Automatyzację tworzenia zamówienia Z punktu widzenia Wnioskodawcy moduł ma oferowad: - Wieloaspektową analizę działania całej grupy - Analizę wywiązywania się partnerów z umów franczyzowych Analiza systemowa Analiza systemowa ma stanowid odpowiedź na potrzebę przygotowania opisu zmian systemowych, których należy dokonad w celu dostosowania wdrażanego systemu B2B do modelu działania firmy Mastergrupa i jego partnerów. Analiza systemowa ma zawierad szczegółowy plan wdrożenia obejmujący zadania do wykonania. Harmonogram będzie Strona 4 z 5

5 zawierad: listę zadao koniecznych do wykonania, ich przewidywaną pracochłonnośd, terminy realizacji, jak również przypisanie zadania do poszczególnych ról (osób) projektowych. Analiza przedwdrożeniowa Techniczna analiza przedwdrożeniowa, będąca studium wykonalności całego systemu, ma pozwolid odpowiednio zaplanowad prace programistyczne w kolejnych etapach. Ma umożliwid przygotowanie projektu do realizacji. Będzie zawierad wyczerpujący opis zakresu integracji oraz metod wymiany danych (standard, format), które zostaną wdrożone w celu wydajnego działania systemu B2B. Usługi doradztwa przy wdrożeniu modułów (II i III etap projektu) Wdrażanie nowego, szytego na miarę systemu zawsze składa się z dwóch głównych elementów: zadao programistycznych oraz zadao koordynacyjno-nadzorczych. W trakcie trwania projektu po stronie firmy produkującej system B2B do dyspozycji ma byd kierownik projektu. 3. Oczekiwane cele zastosowania Elektronicznej Wymiany Danych: W ramach realizacji projektu ma nastąpid wdrożenie zarówno technologii bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym, jak i elektronicznej wymiany danych. Bezpieczny podpis elektroniczny zostanie zastosowany do autoryzacji procesu przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz do podpisywania umów. Elektroniczna wymiana danych pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami obejmie wszystkie dokumenty związane z procesami księgowymi oraz zgłoszeniowymi. Zastosowany zostanie standard EDIFACT. Do procesów biznesowych, w których technologie te zostaną wykorzystane należą: 1. automatyczna wymiana informacji między bazami danych wnioskodawcy i partnera, 2. elektroniczny obieg dokumentów, 3. umożliwienie elektronicznego składania zamówieo przez partnerów Wnioskodawcy, 4. wprowadzenie elektronicznego kanału komunikacji między partnerami, 5. rozliczanie, 6. fakturowanie, 7. windykacja, 8. przyjmowanie reklamacji, 9. elektroniczne generowanie umów. Strona 5 z 5