Poznań, dzień Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Poznań, dzień Zapytanie ofertowe Beneficjent: Limon Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Program: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Działanie: 8. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu BB Tytuł projektu: Stworzenie platformy klasy BB w przedsiębiorstwie Limon Sp. z o. o. w celu automatyzacji procesów biznesowych z partnerami. Umowa nr: UDA-POIG /4-00 W związku z realizacją wskazanego projektu dofinansowanego ze środków EFRR beneficjent składa poniższe zapytanie ofertowe dotyczące: I. Przygotowania aplikacji BB obejmującej moduły:. modułu archiwizacji.. modułu raportowania. 3. Zakup licencji na oprogramowanie do obsługi platformy EDI i automatyzacji procesów. 4. modułu ofertowania i kosztorysowania. 5. modułu bezpieczeństwa obrotu danych klientów i dokumentacji nieruchomości. 6. modułu importu ofert z internetowych serwisów ogłoszeniowych. 7. modułu zarządzania. 8. modułu rozliczeń z partnerami 9. modułu windykacji

2 Szczegóły dotyczące poszczególnych modułów w odniesieniu do zapytania:. Licencja na oprogramowanie do obsługi platformy EDI i automatyzacji. Opis: rozwiązanie ma umożliwić zapisanie i przetwarzanie danych dotyczących procesów zachodzących w firmie Wnioskodawcy, będących podstawą przekazywania bieżącej informacji stanowiących bazę dla realizacji i integracji wspólnych procesów w ramach BB z partnerami biznesowymi. Licencja ma zredukować koszty oraz zoptymalizować procesy biznesowe w krótkim czasie, zapewnić transmisję wszelkich informacji handlowych, jakie tylko chcą między sobą przekazywać partnerzy biznesowi. Licencja powinna spełnić funkcję systemu komunikacji z wszystkimi partnerami biznesowymi, dzięki szybkiemu i bezpiecznemu przesyłowi dokumentów o wysokiej jakości danych. Rozwiązanie koniecznie opierać się musi na standardach komunikacyjnych EDI, aby w prosty sposób odbierać, generować elektroniczne dokumenty, zapisywać je oraz bezpiecznie przesyłać do wskazanego kontrahenta.. modułu ofertowania i tworzenia kosztorysu: Opis: przedkładanie oferty zainteresowanym stronom oraz sporządzenie kosztorysu całej inwestycji w oparciu o wybrane przez partnera priorytety. W oparciu o najważniejsze komponenty moduł wyszuka i przedstawi ofertę nieruchomości. Kolejnym krokiem będzie stworzenie kosztorysu wyceniającego wynajem biura, przybliżoną wartość wydatków, takich jak: prąd, woda, Internet i innych, z którymi liczyć się będzie wynajmujący (np. wyposażenie w regały eksponujące towary, oświetlenie, miejsce parkingowe na terenie nieruchomości). 3. modułu archiwizacji: Opis: archiwizacja dużej liczby eksploatowanych nieruchomości generujących ogromne ilości złożonej dokumentacji (faktury, rachunki, czynsz). Zaimplementowany moduł będzie wyposażony w funkcjonalność archiwizacji takie rozwiązanie ma ułatwić logiczne przechowywanie informacji, dokumentów, raportów i korespondencji przypisanych do określonego partnera i wynajmowanej przez niego nieruchomości. 4. modułu raportowania Opis: Jest to kluczowy moduł pod kątem generowania statystyk, raportów i informacji zbiorczych. Dzięki otrzymanym wynikom analiz osiągniętych dzięki działaniu tego modułu Wnioskodawca będzie w stanie w efektywniejszy sposób zarządzać wynajmem i wyposażaniem nieruchomości oraz zoptymalizować swoje koszty pracy z uwzględnieniem zapotrzebowania aktualnego partnera, którym będzie wynajmujący daną nieruchomość.

3 5. modułu zarządzania. Opis: centrum systemu, odpowiedzialny za prawidłowy przebieg wszystkich relacji w ramach niniejszego systemu. Moduł ma czuwać nad wydajnością systemu, będzie monitorować jego procesy i w razie problemów będzie wysyłać powiadomienia do administratorów. Moduł ma spełnić także rolę monitora kondycji całego systemu. Pozwoli na definiowanie odpowiednich relacji biznesowych w oparciu o aktualne potrzeby Partnerów i Wnioskodawcy. Z jego poziomu będzie można zarządzać posiadanymi nieruchomościami. Moduł umożliwi przede wszystkim przypisanie konkretnego klienta do wynajmowanej przez niego nieruchomości klient będzie posiadał konto. Z poziomu tego panelu można będzie definiować termin płatności za wynajmowane powierzchnie, dokumenty, aneksy do umów najmu dostęp do dokumentacji zostanie zapewniony klientowi z poziomu interfejsu użytkownika. Po stronie wnioskodawcy system będzie wyświetlał stan nieruchomości/ lokalu (wynajęta/ niewynajęta,itp). Będzie można oznaczać, które nieruchomości wymagają przeprowadzenia prac remontowych, czy innych inwestycji. 6. Moduł bezpieczeństwa obrotu danych klientów i dokumentacji nieruchomości Moduł, którego zadaniem będzie ochrona przetwarzanych przez system BB danych osobowych oraz ochrona przed wykorzystywaniem opisów, zdjęć czy innych danych odnośnie zarządzanych przez Wnioskodawcę nieruchomości. Zabezpieczy on dane osobowe będące przedmiotem archiwizacji przed możliwością dostępu do nich przez niepowołane osoby oraz dane biznesowe odnośnie posiadanych nieruchomości, dokumentacje, zdjęcia opisy przed nieprawnym wykorzystaniem do celów komercyjnych, oszustw itd. Zabezpieczenia będą spełniać standardy wyznaczone przez GIODO w zakresie danych osobowych, określone na podstawie ustawy z dnia 9 sierpnia 997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 00 r. Nr 0, poz. 96 ze zm.). 7. Moduł importu ofert z internetowych serwisów ogłoszeniowych moduł, którego zadaniem będzie wyszukiwanie i importowanie ogłoszeń ofert nieruchomości z większości popularnych internetowych portali ogłoszeniowych do bazy danych serwera. Jego implementacja w systemie ma skrócić znacząco czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego ogłoszenia pod inwestycję, poprawić sukcesywność nabywania opłacalnych pod kątem inwestycji nieruchomości. Z uwagi na to, że moduł będzie obsługiwał m.in. takie serwisy ogłoszeniowe jak: gratka.pl, domiporta.pl, nportal.pl, otodom.pl, krn.pl, nieruchomosci.com.pl, domoklik.pl, tabelaofert.pl, szybko.pl, wynajem.pl, n-tyskie.pl, autogielda.pl, oferty.net, ofertymieszkan.pl, REW.com, domygrunty.pl, tuznajdziesz.pl, regiodom.pl, fotodom4.pl, stworzyć ma obszerną bazę ofert, do których dostęp będzie możliwy z dowolnego komputera podłączonego do sieci Internet. Nie trzeba będzie monitorować ogłoszeń na kilku portalach jednocześnie, ponieważ 3

4 moduł zgromadzi je w jednym miejscu w systemie Wnioskodawcy. Moduł powinien zawierać filtry pozwalające na zawężenie lub poszerzenie wyników wyszukiwania ofert. Będzie pozwalał na filtrację ogłoszeń względem określonych przez Wnioskodawcę kryteriów. Dzięki tej funkcji systemu skróci się czas potrzebny na znalezienie interesującego ogłoszenia, ogłoszenia publikowane na kilku portalach internetowych w tym samym czasie będą wyświetlane jako jedna oferta, co usprawni sam proces poszukiwań. 8. Moduł rozliczeń z partnerami moduł odpowiedzialny za naliczanie czynszów, opłat administracyjnych oraz wyliczanie prowizji. Moduł umożliwi agregowanie rozliczeń z partnerami Wnioskodawcy. Dzięki temu modułowi dane dotyczące należności na bieżąco zbierane będą od partnerów. Jednocześnie moduł służyć będzie do wystawiania faktur partnerom za ich czynsz i opłaty administracyjne wraz z dołączonymi raportami. Będzie to centrum rozliczeniowe i generator dokumentów księgowych dla Wnioskodawcy. Moduł umożliwi agregowanie danych odnośnie rozliczeń z partnerami Wnioskodawcy, a tym samym zautomatyzowanie procesu rozliczania (należności) z partnerami. Dzięki temu modułowi dane dotyczące należności będą przesyłane przez partnerów za pośrednictwem interfejsów użytkownika. Jednocześnie moduł służyć będzie do wystawiania faktur partnerom przez Wnioskodawcę wraz z dołączonymi raportami rachunkami dotyczącymi opłat typu: prąd, woda, Internet. Moduł ten stanowić będzie centrum rozliczeniowe i generator dokumentów księgowych dla partnerów Wnioskodawcy. Moduł pozwoli także wizualizować dochodowość transakcji od wynajmu powierzchni poszczególnych partnerów za pomocą wykresów, wykorzystując przy tym specyfikację danej nieruchomości, którą zajmować będzie partner. 9. Moduł windykacji moduł, który będzie miał za zadanie generowanie upomnień adresowanych do partnerów, którzy w ustalonym wcześniej terminie nie zapłacą należności względem Wnioskodawcy. W przypadku niedokonanej zapłaty na czas moduł będzie wysyłał cykliczne upomnienia do kontrahenta. Moduł będzie także przygotowywał bazę zaległych płatności, z których to, w ramach niniejszego systemu BB, korzystać będzie firma windykacyjna w celu podjęcia dalszych działań prawno-administracyjnych. Powyższy moduł zapewni sprawniejsze funkcjonowanie Wnioskodawcy jak również firmie windykacyjnej, gdyż upomnienia o należności będą generowane samoistnie na bazie nieuregulowanych płatności klientów, zaś informacja, która dotrze do klientów będzie natychmiastowa, co skutkować będzie wydłużeniem dla nich czasu na spłatę zaległości. 4

5 ) przeprowadzenia działań wdrożeniowych, konfiguracyjnych, instalacyjnych i testowych poszczególnych modułów: parametryzacji platformy EDI i automatyzacji procesów. parametryzacji modułu: ofertowania i kosztorysowania. parametryzacji modułu: archiwizacji. parametryzacji modułu: raportowania. parametryzacji modułu: zarządzania parametryzacji modułu: importu ofert z internetowych serwisów ogłoszeniowych parametryzacji modułu: bezpieczeństwa obrotu danych klientów i dokumentacji nieruchomości parametryzacji modułu: rozliczeń z partnerami parametryzacji modułu: windykacji ) Przeprowadzenie działań wdrożeniowych, konfiguracyjnych i testowych całego systemu BB : dotycząca parametryzacji całej aplikacji informatycznej Testy wydajnościowe oraz obciążeniowe całego systemu. Wszelkie uwagi i pytania prosimy kierować do: Pana Sławomira Zdybał telefon:

6 Uwagi: Beneficjent nie przyjmuje ofert częściowych. Składana oferta musi obejmować realizację całości wskazanych w zapytaniu działań. Wybór najkorzystniejszej oferty względem kryterium: 00% cena. Elementy, jakie musi zawierać oferta: - nazwa i adres oferenta, - data sporządzenia oferty, - termin ważności oferty, - podpis oferenta wraz z pieczątką firmową, - cenę netto oraz cenę brutto w odniesieniu do każdej pojedynczej pozycji przedstawionej w poniższej tabeli Harmonogram działań załączonej do przedmiotowego zapytania ofertowego. Termin składania ofert upływa: 4 lipca 04 r. do godziny 3:59. 6

7 Tabela: Harmonogram działań LP Nazwa Termin realizacji Cena netto (zł) Etap I: Cena brutto (zł) Licencja na oprogramowanie do obsługi platformy EDI i automatyzacji. parametryzacji platformy EDI i automatyzacji procesów. modułu ofertowania i tworzenia kosztorysu parametryzacji modułu: ofertowania i kosztorysowania. modułu archiwizacji parametryzacji modułu: archiwizacji. modułu raportowania Etap II: 7

8 parametryzacji modułu: raportowania. Etap III: Zakup licencji na aplikacje typu BB: Stworzenie modułu bezpieczeństwa obrotu danych klientów i dokumentacji nieruchomości Zakup licencji na aplikacje typu BB: Stworzenie modułu importu ofert z internetowych serwisów ogłoszeniowych Zakup licencji na aplikację modułu zarządzania parametryzacji modułu: zarządzania parametryzacji modułu: importu ofert z internetowych serwisów ogłoszeniowych parametryzacji modułu: bezpieczeństwa obrotu danych klientów i dokumentacji nieruchomości 8

9 modułu rozliczeń z partnerami parametryzacji modułu: rozliczeń z partnerami modułu windykacji parametryzacji modułu: windykacji Testy wydajnościowe oraz obciążeniowe całego systemu dotycząca konfiguracji oraz parametryzacji całej aplikacji informatycznej Cena całkowita podpis 9