SKUTECZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Przeznaczenie zajęć, podstawowe cele i korzyści dla studentów: Celem cyklu wykładów i ćwiczeń jest opanowanie wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania projektami przy efektywnym wykorzystaniu zasobów. Przedstawione podczas warsztatów techniki i narzędzia będą miały zastosowanie w zarządzaniu na każdym etapie cyklu życia projektu, w ramach ustalonych uwarunkowań organizacyjnych i finansowych oraz przy optymalnym wykorzystaniu zespołu projektowego. Jednocześnie program ukierunkowany jest na wykorzystanie i rozwój umiejętności zarządzania przez cele. Kładzie nacisk na indywidualną rolę menedżera jako realizatora założeń i gwaranta wykonania projektu. Pokazuje, jak złożonym procesem jest zarządzanie projektem celowym, na jakie niebezpieczeństwa i pułapki narażony jest menedżer projektu i co decyduje o powodzeniu lub fiasku przedsięwzięcia. Proponowane zajęcia przygotowują słuchaczy do roli przyszłych przedsiębiorców czy uczestników gry rynkowej, których działalność biznesowa będzie polegać na podejmowaniu decyzji o uruchomieniu projektu oraz korzystaniu z jego wyników, jak również dla tych, którzy bezpośrednio będą brali udział w planowaniu i realizacji prac. Cykl pozwoli na zdobycie umiejętności określania celów biznesowych przedsięwzięcia, nadzór nad jego realizacją oraz odbiór wyników prac. Tematy zajęć: 1. Wprowadzenie do zarządzania projektami Sukces każdej inicjatywy opiera się na klarownej i jednakowej interpretacji tego, co organizacja chce osiągnąć. Istotne jest również ustalanie strategii postępowania na wypadek zmian, których doświadcza przedsiębiorstwo podczas swojego codziennego funkcjonowania. Aby ułatwić porozumienie decydentów firmy z wykonawcami prac ważne jest ustalenie wspólnego języka, specyficznego dla środowiska projektowego Zagadnienia części 1: Czym jest projekt, podstawowe definicje dlaczego to takie ważne Parametry przedsięwzięć projektowych ustalanie strategii Projekt a proces, Misja firmy a koncepcja zarządzania projektami 2. Metodyki projektowe Obszar tematyczny zarządzania projektami to zapis najlepszych praktyk stosowanych przez menedżerów całego świata. Opieranie działań na sprawdzonych, zestandaryzowanych metodach 1
pracy jest nie tylko uzasadnione, lecz także optymalne z punktu widzenia wydajności, bowiem metodyki zarządzania projektami wskazują jak dojść do sukcesu w sposób najbardziej zorganizowany Zagadnienia części 2: Korzyści ze stosowania metodyki PMI, Prince 2, IPMA podstawowe założenia, porównanie Dopasowanie metodyki do specyfiki organizacji 3. Organizacja projektu Działalność projektowa powiązana jest bezpośrednio z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa. Z racji tego konieczne jest rozpatrzenie wszelkich powiązań środowiska projektu z uczestnikami procesowej gry biznesowej, a także sprawdzenie w jaki sposób tymczasowe inicjatywy oddziałują na otoczenie organizacji. Wpływ różnych osób czy podmiotów może być nie tylko zagrożeniem dla planów, ale również szansą, by projekt realizować sprawniej, lepiej i precyzyjniej. Zdefiniowanie ról dla uczestników projektu pozwala zmniejszyć ryzyko związane z nieodpowiednią komunikacją. Projekt to również czas podejmowania ważnych często strategicznych decyzji, a każde wahanie, każde opóźnienie, każde niedomówienie, bezpośrednio wpływa na koszty przedsięwzięcia, a co za tym idzie jego opłacalność Zagadnienia części 3: Analiza interesariuszy i strategia postępowania Struktura organizacyjna projektu Poziomy decyzyjne i poziomy zarządzania Role i odpowiedzialność w projekcie - Komitet Sterujący/Sponsor - Kierownik Projektu - Role wspierające Wybór najlepszych kandydatów do poszczególnych ról 4. Przygotowanie i inicjowanie projektu Popularność projektowego podejścia do działalności biznesowej wynika z uwypuklenia znaczenia, jakie przypisuje się dobremu transponowaniu idei na konkretne cele. Jeszcze ważniejsze okazuje się skupienie na korzyściach inicjatyw projektowych. Z racji tego, że przedsięwzięcia są aktywnością wysoce kosztochłonną, tak bardzo ważne staje się dokładne określenie przyszłego wykorzystania osiągniętych rezultatów, gdzie jako naczelny miernik stawia się rachunek ekonomiczny 2
Zagadnienia części 4: Formułowanie celu techniki i problemy Uzasadnienie biznesowe korzyści, korzyści, korzyści Karta projektu punkt odniesienia 5. Planowanie projektu Mimo dość oczywistego przeznaczenia planów, ich istotność często się bagatelizuje. Tymczasem dzięki planowaniu rośnie świadomość zakresu spraw, których musi doświadczyć zarządzający projektem. To planowanie przynosi odpowiedź na temat skali kosztów, czasu czy ryzyk, będących nieodzownym czynnikiem prac. Wreszcie dzięki dobremu planowaniu nie powinno być problemów z podziałem odpowiedzialności za poszczególne elementy projektu pomiędzy jego uczestnikami. Jedynie plan pokaże nam skutki zmian i korekt, które z pewnością będą wprowadzane w cyklu życia projektu Zagadnienia części 5: Planowanie wg produktów pożądane wyniki Planowanie wg działań Harmonogramy jak zdążyć na czas (ścieżka krytyczna, metody PERT/CPM) Planowanie kosztów 6. Elementy sterowania Każdy menedżer potrzebuje sposobów, narzędzi dzięki którym zdoła skutecznie egzekwować to, co polecił do wykonania. Jednocześnie ze względu na złożoność struktury projektowej (różnorodność stref wpływów ) powstaje zagrożenie nadmiaru jedynie słusznych decyzji. Dlatego tak ważne jest ustalenie granic, bądź momentów, w których pożądana jest elastyczność wykonawców prac oraz zdefiniowanie sytuacji, gdy konieczne będzie podjęcie strategicznych decyzji. Obszar tychże narzędzi metodyki nazywają elementami sterowania, czyniąc z nich nieodzowny warsztat pracy menedżera projektu oraz decydentów organizacji Zagadnienia części 6: Strategiczna rola Etapów Zarządzanie przez tolerancje decyzja tylko wtedy, gdy trzeba 7. Komunikacja Informacja jest absolutnie niezbędna do utrzymania projektu przy życiu, zaś efektywne jej przekazywanie właściwym osobom jest kluczem do końcowego sukcesu. Dlatego też w projektach równie wiele pracy wkłada się w komunikację i koordynację, co w realizację poszczególnych działań. 3
Ze względu na centralną rolę zespołów w projektach, warto poświęcić trochę czasu ich analizie, co pozwoli lepiej zrozumieć, czym w istocie jest zespół, w jaki sposób przyczynia się do sukcesu i jak budować jego strukturę w taki sposób, by w możliwie największym stopniu zwiększyć szansę efektywnej realizacji projektu Zagadnienia części 7: Plan komunikacji Fazy rozwoju zespołu projektowego kiedy będą wyniki? 8. Zarządzanie zmianami w projekcie Zmiany w projekcie są praktycznie nieuniknione, a skłonność do zmieniania wielu elementów przedsięwzięcia w różnych stadiach jego rozwoju jest dość powszechna. Tymczasem to nie zmiany, same w sobie, są problemem w zarządzaniu, lecz umiejętne nimi sterowanie. Metodyki w swych rozważaniach odwracają perspektywę postrzegania tego tematu, wskazując korzyści ze zmienności działalności projektowej, kładąc jednocześnie nacisk na uwzględnianie wpływu potencjalnych korekt na zasadność projektu, a przede wszystkim na korzyści jakie ma przynieść. Techniki sterowania zmianą kanalizują intuicyjne podejście kierowników w zestandaryzowane, klarowne procedury, jasne dla wszystkich, których w jakikolwiek sposób zmiana dotyczy Zagadnienia części 8: Zarządzanie zmianą i zarządzanie konfiguracją Idea zagadnień projektowych 9. Zarządzanie ryzykiem w projekcie Powszechność tematu ryzyka w działalności biznesowej zmniejszyła czujność wielu menedżerów. Z drugiej strony zjawisko ryzyka stało się jedną z najlepiej opisanych dziedzin funkcjonowania organizacji, a tym samym dzięki znanym technikom szacowania, projekty można realizować efektywniej. Mimo często bardzo trudnej sytuacji, ustalona strategia postępowania wobec ryzyka, pozwala uniknąć wielu niepożądanych niespodzianek w przyszłości Zagadnienia części 9: Analiza ryzyka (idea ryzyka i rodzaje analizy, sposoby szacowania) Reakcje na ryzyko sposób na problemy 10. Realizacja i raportowanie postępu prac Kontrolować w projekcie można wszystko pod warunkiem, że wcześniej zostało to zaplanowane. Zagadnienie kontroli jest więc ściśle związane z planowaniem, a narzędzia stosowane w zarządzaniu projektami są tak skonstruowane, by ułatwić sprawną korektę planów 4
oraz pozwolić na podjęcie niezbędnych decyzji. Złożoność przedsięwzięcia często utrudnia jego kontrolę, metodyki więc wskazują sposób na integrację oraz dają narzędzia adekwatne nie tylko dla rodzaju analizowanych czynników (np. czas, koszt czy zakres), ale również dla poziomu zespołu zarządzania projektem (np. kierownik projektu czy sponsor/komitet sterujący) Zagadnienia części 10: Wybrane techniki kontroli prac Problemy w realizacji projektu 11. Rozliczenie i zamknięcie projektu. Zamykanie projektu to nie jeden moment pod koniec prac, lecz etap o bardzo istotnym znaczeniu, którego złożoność przerasta czasem intensywność prac w poszczególnych fazach realizacyjnych przedsięwzięcia. To tu odbywa się podsumowanie działań, osiągniętych rezultatów w kontekście zdefiniowanych wcześniej celów, ale zakończenie projektu to przede wszystkim czas na wyznaczenie planów przyszłego sprawdzenia, czy osiągnięto korzyści, jakich organizacja pożądała i jakie szacowała. Rozliczenie przedsięwzięcia to duża odpowiedzialność ze względu na konieczność wskazania tych aspektów, które w minionym projekcie trudno uznać za sukces, a których uwzględnienie w nowych inicjatywach będzie stanowić o mocnych stronach firmy Zagadnienia części 11: Kryteria sukcesu Nauka na bazie doświadczeń.. Cykl ma w dużym stopniu charakter warsztatowy, uczy praktycznego podejścia do zarządzania projektami, a ćwiczenia bazują na przedsięwzięciach definiowanych przez samych studentów. Wiedza przekazywana na wykładach oparta jest o sprawdzone najpopularniejsze metodyki, standardy i techniki zarządzania projektami: standard PMBoK (organizacji PMI), metodyka Prince2 oraz IPMA. Opracował: dr Piotr Pinoczek 5