1/ Nazwa zadania: Dostawa, wdrożenie i serwis informatycznego systemu zarządzania projektami dla Urzędu Miejskiego Wrocławia wraz ze szkoleniem.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "1/ Nazwa zadania: Dostawa, wdrożenie i serwis informatycznego systemu zarządzania projektami dla Urzędu Miejskiego Wrocławia wraz ze szkoleniem."

Ludwika Monika Kowalska
8 lat temu
Przeglądów:

2 1/ Nazwa zadania: Dostawa, wdrożenie i serwis informatycznego systemu zarządzania projektami dla Urzędu Miejskiego Wrocławia wraz ze szkoleniem.

3 2/ Wykonawcy: Konsorcjum: Netline Group wraz z Premium Technology Sp. z o.o. (członek konsorcjum) z siedzibą w Warszawie.

4 3/ Opis projektu: Wdrożenie nowego zintegrowanego narzędzia do zarządzania projektami klasy EPM (Enterprise Project Management) w Urzędzie Miejskim Wrocławia to nie tylko implementacja nowego narzędzia informatycznego. Przedsięwzięcie to miało przede wszystkim wymiar organizacyjny. Instytucje należące do administracji centralnej czy samorządowej (jak zamawiający) są zarządzane w sposób hierarchiczny gdzie pracownicy podlegają kierownikowi działu, Ci kierownikom wydziału itd., a zatem obowiązuje tu sztywna struktura organizacyjna.

5 3/ Opis projektu: Urząd Miejski Wrocławia, w obliczu masy złożonych projektów, związanych m.in. z organizacją Euro 2012, postanowił zastosować całkowicie nową jakość w realizacji tych inwestycji - a mianowicie wprowadzić do organizacji (na początek dla określonej grupy pracowników) podejście projektowe, w którym kierownik projektu powinien decydować o zadaniach realizowanych przez pracowników różnych departamentów. Do tego osoby zaangażowane w całe przedsięwzięcie dodatkowo zdecydowały się na wprowadzenie metodyki zarządzania łańcuchem krytycznym.

6 3/ Opis projektu: Metodyka ta różni się już w samym podejściu do koncepcji zarządzania projektami od metodyk stosowanych dotychczas w sektorze publicznym. Wybór tej metodyki ma zapewnić sprawne i terminowe wykonanie wszystkich zaplanowanych inwestycji. Zamawiający wspólnie z Wykonawcą przeprowadzili najpierw wnikliwą analizę potrzeb Zamawiającego w zakresie obsługi procesów, integracji z innymi istniejącymi systemami itp. Wdrożenie zostało podzielone na etapy zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania projektami. Trwało dokładnie 8 miesięcy (przewidywany czas realizacji projektów o tym stopniu trudności i złożoności jest znacznie dłuższy). System spełnił oczekiwania wymagającego klienta i skutecznie rozwiązał jego problemy związane z zarządzaniem projektami.

7 4/ Cel projektu: Urząd Miejski Wrocławia zarządza jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się miast w Polsce. Prowadzi wiele spektakularnych projektów związanych z organizacją Euro 2012, a także rozwojem infrastruktury Wrocławia. Tak więc omawiany projekt miał na celu w szczególności: 1. Stać się efektywnym narzędziem w zarządzaniu projektami dla użytkowników na każdym szczeblu w strukturze organizacji zamawiającego; 2. Usprawnić zarządzanie dokumentami związanymi z projektami; 3. Spowodować przejrzystość w zarządzaniu problemami i ryzykiem w projektach; 4. Stać się bazą wiedzy dla inwestorów i upowszechniać najlepsze praktyki w zakresie zarządzania projektami.

8 5/ Główne założenia projektu to likwidacja: 1. problemów przy budowaniu planów i budżetów projektów. 2. trudności w standaryzacji procesu zarządzania projektami. 3. niemożliwości śledzenia w czasie rzeczywistym odchyleń pomiędzy parametrami zakładanymi a rzeczywistymi. 4. niedostępności alertów/powiadomień o projektach z przekroczonymi terminami i budżetem. 5. braku możliwości efektywnego zarządzania zależnościami pomiędzy projektami. 6. braku odpowiednich narzędzi do kontroli nad projektami. 7. trudności w doborze najbardziej odpowiednich zasobów do projektów. 8. pracochłonnego uaktualniania informacji i statusów w projektach. 9. nieaktualnych harmonogramów. 10. czasochłonnej pracy związanej z administrowaniem projektem. 11. pracochłonnego sporządzania raportów. 12. trudności w zarządzaniu problemami. 13. spóźnionego informowania o przekroczeniu terminów i budżetu. 14. kłopotów z raportowaniem prac przez członków zespołu projektowego. 15. trudności z wprowadzaniem zmian.

9 6/ Tryb postępowania: Postępowanie przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego. Kryteria oceny ofert: a/ cena 100 %

10 7/ Warunki udziału wykonawców w postępowaniu: O udzielenie zamówienia publicznego ubiegać sie mogą Wykonawcy, którzy: 1. Spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2. Zrealizowali w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 zamówienia, których przedmiotem było wdrożenie (instalacja, konfiguracja, przeszkolenie użytkowników) systemu Zarządzania Projektami, o łącznej wartości min złotych brutto oraz udokumentują, że usługi te zostały wykonane należycie.

11 7/ Warunki udziału wykonawców w postępowaniu: 3. Dysponują zespołem min. 3 osób, o odpowiednim doświadczeniu i kwalifikacjach tj.: kierownikiem projektu spełniającym poniższe wymagania: wykształcenie wyższe, co najmniej 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu zespołu projektowego, doświadczenie zawodowe potwierdzone udziałem w co najmniej 3 projektach w roli kierownika projektu w organizacjach powyżej 200 osób, posiadanie certyfikatu potwierdzającego znajomość oferowanego systemu na poziomie profesjonalisty. konsultantem (co najmniej 2 osoby) spełniającym (każdy z nich), poniższe wymagania: doświadczenie zawodowe potwierdzone udziałem w co najmniej 2 projektach w roli konsultanta projektu w organizacjach powyżej 200 osób, posiadanie certyfikatu potwierdzającego znajomość oferowanego systemu na poziomie profesjonalisty. 4. Posiadają środki finansowe lub zdolność kredytowa w wysokości co najmniej PLN. 5. Są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę PLN.

12 8/ Na czym polegała realizacja zamówienia: 1. Analiza wielowymiarowa projektów. 2. Analizowanie danych z wielu projektów. 3. Odzwierciedlenie aktualnej struktury organizacyjnej Zamawiającego. 4. Efektywny system raportowania z wykorzystaniem identyfikatorów graficznych (światła drogowe). 5. Raporty typu drill down. 6. Wspólne repozytorium dla wszystkich dokumentów, problemów, ryzyk oraz innych obiektów przypisanych do projektów. 7. Prognozowanie zapotrzebowania na zasoby. 8. Zarządzanie wspólną pulą zasobów dla wszystkich projektów organizacji. 9. Substytucja zasobów. 10. Przypisywanie zasobów spoza organizacji.

13 8/ Na czym polegała realizacja zamówienia: 11. Ustanawianie priorytetów. 12. Wspólny obszar działania dla osób pracujących w danym projekcie. 13. Otrzymywanie zadań do realizacji. 14. Raportowanie postępu prac. 15. Wspólne repozytorium dla wszystkich dokumentów, problemów, ryzyk oraz innych obiektów przypisanych do projektów. 16. Biblioteki grupujące dokumentację projektową. 17. Powiązanie z dokumentami utworzonymi w innych aplikacjach. 18. Przypisanie dokumentu do projektu i/lub zadania. 19. Prowadzenie notatników dla całego projektu, fragmentów projektu i zadań różne typy notatek. 20. Powiadomienie o problemie. 21. Rejestrowanie komentarzy dotyczących rozwiązania problemów.

14 8/ Na czym polegała realizacja zamówienia: 22. Zidentyfikowanie ryzyka dla projektu. 23. Definiowanie potencjalnego wpływu ryzyka na realizację zadań. 24. Kalkulowanie wpływu ryzyka na cały projekt. 25. Definiowanie możliwych sposobów zmniejszenia ryzyka. 26. Śledzenie kosztów, przypisanie kosztów do realizowanych projektów, zasobów. 27. Zdefiniowanie szablonów projektów dla organizacji. 28. Proces akceptacji projektów przed ich aktywowaniem. 29. Analizowanie danych z wielu projektów. 30. Raportowanie urlopów, szkoleń oraz wszelkich innych dni wolnych dla całej organizacji Zamawiającego. 31. Polska wersja językowa.

15 Dziękujemy za uwagę

Podobne dokumenty

Leszek Dziubiński Damian Joniec Elżbieta Gęborek. Computer Plus Kraków S.A.

Leszek Dziubiński Damian Joniec Elżbieta Gęborek Computer Plus Kraków S.A. Wykorzystanie Microsoft Project Server w procesie zarządzania projektami Kompetencje partnerskie Gold: Portals and Collaboration