1 Konferencja "Bezpieczny Projekt" Wrocław 22 czerwca 2010

Transkrypt

1 Od kartki i ołówka do systemu informatycznego, czyli jak wdrażano zarządzanie projektami u klienta Rinf Sp. z o.o. 1

2 Co my rozumiemy pod pojęciem: PROJEKT Projekt: Ciąg zadań nastawionych na osiągnięcie określonego celu Określony w czasie ( ma zdefiniowany początek i koniec ) Organizuje swoje potrzebne zasoby Posiada swoją strukturę Posiada swój budżet Jest rozliczany 2

3 Case Study CASE STUDY Problem Klienta: Bardzo duża konkurencja na rynku, wymusza realizacjęprojektów na granicy opłacalności Oczekiwania Klienta: Chcielibyśmy nasze projekty realizowaćsprawniej, czyli szybciej, taniej, dokładniej. Co możemy zrobić żeby tak się stało? 3

4 Audyt u Klienta Pytania diagnozujące sytuację zadane pracownikom oraz kierownikom projektów: Co przeszkadza w tym, żeby SPRAWNIEJ realizować projekty? Z jakimi codziennymi problemami spotykająsiękierownicy projektów oraz podlegli im pracownicy? 4

5 Powiedz co Cię boli Kierownicy projektów i pracownicy spotykają się z następującymi problemami: Brak jednoznacznego wydzielenia struktury projektowej ze stałej, funkcjonalnej struktury firmy Skutek: Walka o zasoby projektowe, konflikty interesów pomiędzy działami, problem dwóch panów Nieprecyzyjne przełożenie celów i produktów projektu na niezbędną do wykonania pracę Skutek: Niejasna odpowiedzialność za poszczególne procesy i zadania Brak czynnego zaangażowania ze strony najwyższego kierownictwa firmy Skutek: Niejasna odpowiedzialność za decyzje podejmowane na poziomie strategicznym Słaba komunikacja w zespole projektowym oraz z jego otoczeniem Skutek: Częste poprawki, długi czas podejmowania decyzji, szum informacyjny a w efekcie przedłużanie się czasu realizacji projektów Brak ustandaryzowanych dokumentów projektowych Skutek: Decyzje podejmowane na gębę, brak standardów raportowania, tzw. pełzanie zakresu projektów Nieczytelne raporty, bądź ich brak Skutek: Nieświadomośćkierownictwa odnośnie faktycznego standu realizacji zaplanowanych działań. Brak odpowiednich danych niezbędnych do podejmowania decyzji 5

6 Powiedz co Cię boli Niestety okazało się, że to nie wszystko. Mało precyzyjne szacunki odnośnie czasu realizacji projektu Skutek: Niespodziewany wzrost kosztów projektu Mało precyzyjne szacunki odnośnie kosztów w projekcie Skutek: Brak przygotowanych środków pieniężnych na realizację projektu Słaba koordynacja zasobów przydzielanych do projektu Skutek: Niespodziewane absencje pracowników, przestoje w pracy, wydłużanie się czasu realizacji Brak jednolitych i jednoznacznych standardów i procedur Skutek: Liczne nieporozumienia, wady w dostarczanych produktach, dodatkowa ilość czasu przeznaczona na poprawki i sprostowania Mało przejrzyste plany projektowe Skutek: Chaos informacyjny, brak rzetelnych danych do podejmowania decyzji, niejednoznaczne wymagania odnośnie celów i produktów projektu, spowolnienie czasu realizacji projektów Brak ujednoliconych standardów zarządzania ryzykiem Skutek: Zarządzanie ryzykiem dopiero w momencie realizacji zagrożenia 6

7 Rozwiązanie połowiczne (PMI, IPMA, PRINCE 2) Pierwsze rozwiązanie zaproponowane przez naszych analityków Skorzystanie ze sprawdzonych rozwiązań prezentowanych przez międzynarodowe standardy zarządzania projektami, które pomogło: Skuteczniej komunikować się wewnątrz firmy oraz z interesariuszami projektu (klienci, zarząd, inne działy ) Czytelniej określać cele i produkty projektu, a tym samym dokładniej precyzować jego zakres Sprawniej zarządzać zespołami projektowymi oraz wspierać je innymi jednostkami Dokładnie i jednoznacznie dekomponować zakres projektu na pakiety zadań oraz przydzielać do nich zasoby Precyzyjniej rozliczać ludzi z powierzanych im zadań Dokładniej szacować zakres oraz koszty projektu Wprowadzać standardy i jednoznaczne procedury Efektywniej zarządzać ryzykiem 7

8 Rozwiązanie połowiczne (PMI, IPMA, PRINCE 2) Kierownicy projektów byli zachwyceni Znam metodologie, wiem dużo na temat tego czym jest projekt i jak nim zarządzać, jednak grzęznę w papierach 8

9 Rozwiązanie połowiczne (PMI, IPMA, PRINCE 2) Natomiast oczekiwali 9

10 Jest lepiej ale jeszcze nie osiągnęliśmy celu Należy zmierzyć się z Wolniejszym odpowiadaniem na zapytania ofertowe Znacznym wydłużeniem się czasu przeznaczanego na zarządzanie projektem Zbyt dużym czasem poświęcanym na modyfikację planów Brakiem szybkiego i łatwego dostępu do informacji o zasobach Koniecznością zarządzania dużą ilością informacji pochodzących z różnych źródeł 10

11 Jest lepiej ale jeszcze nie osiągnęliśmy celu Zadaliśmy pytanie Jak wdrożyć standardy zarządzanie projektami w firmie, czyli zastosować teorię w praktyce z sukcesem 11

12 Czego oczekująużytkownicy? Zaowocowało to zebraniem wymagań odnośnie oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami: Przyjazny i intuicyjny interfejs prostota obsługi, krótszy czas realizacji projektów Skrócenie czasu planowania, a przez to redukcja kosztów zarządczych Usprawnienie komunikacji narzędzia pracy grupowej (cyfrowy obieg dokumentów, system rezerwacji zasobów, praca na kalendarzach...) Efektywne zarządzanie zasobami projektowymi Dostosowanie do naszych specyficznych potrzeb Dokładniejsza i łatwiejsza kontrola nad realizacją zaplanowanych działań Zarządzanie portfelem projektów Wygodne i efektywne narzędzia planistyczne Struktura Podziału pracy, Diagram Sieciowy, Wykres Gantta) Automatyzacja (szablony, autouzupełnianie treści, wartości domyślne) Możliwość pracy on-line Narzędzia do analizy ryzyka Różne poziomy uprawnień Generowane jednym kliknięciem przejrzystych i rzetelnych raportów ERP (EnterpriseResources Planning) zorientowany na projekty a nie na procesy 12

13 SYSTEM ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI OTOCZENIE PROJEKTU 13

14 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze

15 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze

16 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze

17 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze

18 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze

19 Jeśli chcesz Ŝeby coś było zrobione dobrze.. Reasumując: Na podstawie naszego klienta pokazaliśmy jak dużo niebezpieczeństw czeka na każdy projekt, jak ważne jest poszukiwanie rozwiązań i pogłębianie swoich umiejętności ale tym samym posiadanie niezbędnych narzędzi które nam organizują i ułatwiają pracę. Odłóż książkę na bok i przejdź do bezpośredniego zarządzani projektem. 19

20 Dziękujemy za uwagę RINF Sp. z o.o. Legnicka Wrocław RINF CZECH, s.r.o RINF SLOVAKIA s.r.o. RINF ROMANIA - OUTSOURCING SOLUTIONS SRL 20