Rekomendacja D w obszarze zarządzania projektami na przykładzie rozwiązań w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A.

Transkrypt

1 Rekomendacja D w obszarze zarządzania projektami na przykładzie rozwiązań w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A.

2 Rekomendacja D UKNF SPIS TREŚCI Rekomendacja Nr 4: Zasady współpracy obszarów biznesowych i technicznych (treść Rekomendacji oraz rozwiązania przyjęte w BPS) Określenie płaszczyzny współpracy Biznes - IT Zasady i zakres odpowiedzialności stron Rekomendacja Nr 6: Projekty w zakresie środowiska teleinformatycznego (treść Rekomendacji oraz rozwiązania przyjęte w BPS) Metodyka zarządzania projektami Definicja projektu Klasyfikacja inicjatyw biznesowych Fazy procesu zarządzania projektem Uczestnicy procesu (role, uprawnienia, odpowiedzialności) Dokumentacja projektu Zasady współpracy i komunikacji w projekcie Zasady zarządzania w projekcie (budżet, harmonogram, ryzyko, jakość, odbiór produktów) Zaniechanie realizacji projektu Wsparcie Banków Spółdzielczych w dostosowaniu do wymogów Rekomendacji D 2

3 Domeny Rekomendacji D (4 i 6)* STRATEGIA I ORGANIZACJA ROZWÓJ UTRZYMANIE I EKSPLOATACJA ZARZĄDZANIE BEZPIECZEŃSTWEM Planowanie strategiczne w obszarze IT i bezpieczeństwa Prowadzenie projektów* Zarządzanie danymi Proces zarządzania ryzykiem IT Zasady współpracy obszarów biznesowych i technicznych* Zarządzanie zmianami Współpraca z zewnętrznymi dostawcami Klasyfikacja informacji i systemów IT System informacji zarządczej obszarów IT i bezpieczeństwa Wdrażanie nowych rozwiązań Przetwarzanie w chmurze (CC) Incydenty bezpieczeństwa Wycofywanie rozwiązań Wykorzystanie narzędzi pracownika (BYOD) Zgodność Edukacja klientów Aplikacje tworzone oddolnie (EUC) 3 *Największy brak zgodności wykazany po przeprowadzonej analizie luk w Bankach Spółdzielczych, został rozpoznany w stosunku do rekomendacji szczegółowych o numerach 4 i 6

4 Rekomendacja 4: Współpraca Biznes IT Bank powinien określić zasady współpracy oraz zakresy odpowiedzialności obszaru biznesowego, technologii informacyjnej i bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, pozwalające na efektywne i bezpieczne wykorzystanie potencjału środowiska teleinformatycznego w działalności banku. Płaszczyzna współpracy Zasady i zakres odpowiedzialności stron Potencjał środowiska IT 4

5 Rekomendacja 4: Współpraca Biznes IT : działania Płaszczyzna współpracy Zasady i zakres odpowiedzialności stron Stworzenie struktury organizacyjnej (Komitet, Komisja ds. Projektów, Zespół ds. Projektów) na poziomie strategicznym (Zarząd) i na poziomie operacyjnym (Departamenty/Działy i IT) Uprawnienia do podejmowania decyzji, określenie ról po stronie Biznesu i IT, zakres decyzji, częstotliwość spotkań Potencjał środowiska IT Strategia informatyzacji jako ogólnodostępne źródło wiedzy o możliwościach śodowiska IT 5

6 Rekomendacja 4: Współpraca Biznes IT : rozwiązanie BPS Stworzenie płaszczyzny współpracy do zarządzania projektami i zmianami: Komitet Innowacji do zatwierdzania nowych projektów i podejmowania decyzji w zakresie budżetów projektów oraz wysokości nakładów i kosztów na realizację projektów w planie finansowym Banku Komisje ds. Projektów Domen Biznesowych do akceptacji zgłaszanych zmian do systemów oraz rekomendowania realizacji nowych projektów Stworzenie struktury organizacyjnej wspierającej proces zarządzania projektami w Departamencie Zarządzania Informatyką i Projektami Zespół Projektów i Zmian (prowadzenie projektów) Zespół Kontrolingu Projektów (centrum kompetencyjne w zakresie zarządzania projektami) Określenie ról i odpowiedzialności dedykowany zespół Kierowników Projektów i osób odpowiedzialnych za proces realizacji zmian (Opiekunowie Domen Biznesowych) Wyznaczenie osób po stronie Biznesu odpowiedzialnych za prowadzenie projektów i definicję wymagań Biznes IT Strategia Banku 6

7 Współpraca Biznes IT w BPS: powołanie Komitetów i Komisji ds. Projektów KOMITET INNOWACJI Przewodniczący: Prezes Zarządu Projekt 1 Projekt 3 Projekt 2 PORTFEL PROJEKTÓW Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej Zarządzanie Bankiem i Bankowość Spółdzielcza KDB_ZBBS Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej Wsparcie, Produkty i Sprzedaż KDB_WPS Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej Finanse i Ryzyko KDB_FR Pion Zarządzania Bankiem Pion Bankowości Spółdzielczej Pion Wsparcia Pion Bankowości Komercyjnej Departament Skarbu Pion Finansów i Ryzyka 7

8 Współpraca Biznes IT w BPS: uczestnicy Płaszczyzna operacyjna zakres projektu Płaszczyzna strategiczna decyzje inwestycyjne, zasadność projektu Departament Zarzadzania Informatyką i Projektami Departamenty Biznesowe Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej (KDB) Komitet Innowacji (KI) B I Z N E S Pracownicy komórek organizacyjnych zgłaszających inicjatywę biznesową odpowiedzialni za realizację projektu Dyrektorzy Departamentów / Biur zgłaszający inicjatywę biznesową Wiceprezes Zarządu Dyrektor Zarządzający Dyrektorzy Departamentów / Biur zgłaszający inicjatywę biznesową Prezes Zarządu Wiceprezes Zarządu Pion Bankowości Spółdzielczej Wiceprezes Zarządu Pion Finansów i Ryzyka Wiceprezes Zarządu Pion Bankowości Komercyjnej Dyrektor DPA I T Dyrektor DIP Kierownik Zespołu Projektów i Zmian Kierownicy Projektów Opiekunowie Domen Biznesowych Dyrektor DIP Kierownik Zespołu Projektów i Zmian Kierownicy Projektów Opiekunowie Domen Biznesowych Wiceprezes Zarządu Pion Wsparcia Dyrektor DIP 8

9 Współpraca Biznes IT w BPS: proces podejmowania decyzji Komitet Innowacji (poziom Zarządzania Bankiem) Komisja ds. Projektów Domeny Biznesowej (poziom Zarządzania Pionem) Komitet Sterujący (poziom Zarządzania Projektem) Zatwierdzanie portfela Projektów i ich budżetów Zatwierdzanie planu finansowego w zakresie nakładów i kosztów na projekty Ustalanie priorytetów realizacji projektów, akceptacja zmian do projektów Przegląd korzyści uzyskanych w zrealizowanych projektach Akceptacja zgłaszanych zmian do systemów informatycznych Przegląd statusu projektów, budżetów i zatwierdzonych planów finansowych projektów Rekomendowanie do akceptacji nowych projektów przez KI Powoływanie KS dla nowych projektów Nadzorowanie i monitorowanie realizacji projektu Decyzje dot. zakresu, harmonogram Akceptacja wydatków rekomendacja zwiększania / zmniejszania budżetu Zapewnienie zasobów 9

10 Rekomendacja 6: Zarządzanie projektami Bank powinien posiadać sformalizowane zasady prowadzenia projektów w zakresie środowiska teleinformatycznego, adekwatne do skali i specyfiki realizowanych projektów. Definicja projektu Zasady prowadzenia projektów Wybór metodyki 10

11 Rekomendacja 6: Zasady prowadzenia projektów Zasady prowadzenia projektów w zakresie środowiska teleinformatycznego powinny w szczególności: wprowadzać definicję projektu, obejmować wszystkie etapy projektu, od jego inicjacji i podjęcia decyzji o rozpoczęciu do formalnego zamknięcia, określać sposób wskazywania interesariuszy projektu, określać sposób doboru uczestników projektu i wskazywać ich role, uprawnienia i odpowiedzialności, uwzględniać sposób dokumentowania realizacji projektu, określać zasady współpracy i komunikacji stron biorących udział w realizacji projektu, określać zasady zarządzania harmonogramem, budżetem, zakresem i jakością w projekcie, określać zasady zarządzania ryzykiem w projekcie, określać zasady zarządzania zmianą w projekcie, określać zasady oraz role i odpowiedzialności w zakresie odbioru i wprowadzania do eksploatacji produktów prac projektu, określać zasady podejmowania decyzji o zaniechaniu realizacji projektu 11

12 Rekomendacja 6: Wybór metodyki Projekty powinny być prowadzone z wykorzystaniem lub w odniesieniu do uznanych standardów i dobrych praktyk w obszarze zarządzania projektami, jak np. standardy dotyczące zarządzania projektami proponowane przez PMI (Project Management Institute) w szczególności standard PMBoK (Project Management Body of Knowledge) czy metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). Standard zarządzania projektami publikowany przez biuro Ministerstwa Skarbu Wielkiej Brytanii jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej. Metodyka stosowana głównie w Europie, powszechna w Polsce dzięki projektom unijnym. Międzynarodowy instytut zrzeszający kierowników projektów (and. project manager, PM). Project Management Institute powstał w 1969 w Pensylwanii w USA jako stowarzyszenie non- profit zrzeszające profesjonalistów w dziedzinie zarządzania projektami. Publikuje standardy zarządzania projektami, m.in. PMBOK Guide. Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego. 12 Definicja PRINCE 2 Projekt jest czasowym przedsięwzięciem, mającym na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi. Definicja za PMBOK Guide

13 Rekomendacja 6: Definicja projektu Definicja projektu może zostać określona np. w odniesieniu do wielkości szacowanego budżetu projektu lub liczby dni roboczych niezbędnych do jego realizacji. Organizacja tymczasowa (grupa ludzi / zasobów/zadań) Powołana na określony czas W celu wytworzenia uprzednio określonego rezultatu Zgodnie z określonym Uzasadnieniem Biznesowego Projekt organizacja tymczasowa, realizująca niepowtarzalny i jednorazowy zbiór aktywności i zadań wzajemnie ze sobą powiązanych, stanowiący proces wdrożenia uprzednio zdefiniowanego Produktu końcowego zgodnie z określonym Uzasadnieniem Biznesowym; inicjatywa biznesowa jest uznawana za Projekt, gdy jej budżet jest większy niż określona kwota 13

14 Definicje Inicjatywa biznesowa zgłoszenie potrzeby zmiany lub stworzeni nowgo procesu biznesowego / systemu informatycznego Zgłoszenie zmiany (CR) change request; inicjatywa, która nie jest Projektem, a wiąże się ze zmianami w procesie biznesowym i/lub w systemie/aplikacji informatycznej (zgłoszenie zmiany); Przedsięwzięcie rozwojowe (PR) inicjatywa biznesowa, dla której całkowita wartość nakładów i kosztów jest mniejsza niż wartość zdefiniowana dla Projektu; dla PR mają zastosowanie zasady i przepisy jak dla Projektu Projekt (opis jak na slajdzie 13) 14

15 Inicjatywy biznesowe Zgłoszenie zmiany Przedsięwziecie rozwojowe Projekt Mała zmiana wartość do 50 tys. Duża zmiana wartość od 50 tys. do 200 tys. zł Inicjatywa mająca charakter Projektu o wartości poniżej 200 tys. zł Inicjatywa o wartości powyżej 200 tys zł. wdrożenie nowego produktu bankowego/ usługi finansowej/ rozwiązania organizacyjnego/ procesowego lub modernizacja/ wycofanie rozwiązania/ produktu/ oprogramowania lub zbycie spółki etc. 15

16 Klasyfikacja inicjatyw w BPS < = PLN > PLN < = PLN > PLN < = PLN > PLN DYREKTOR DIP* DYREKTOR KOMÓRKI BIZNESOWEJ DYREKTOR DIP* KOMISJA DS. PROJEKTÓW DOMENY BIZNESOWEJ KOMITET INNOWACJI ZARZĄD PION DEPARTAMENT BIURO WYDZIAŁ P O Z I O M D E C Y Z Y J N Y ZMIANA/PRZEDSIĘWZIĘCIE ROZWOJOWE PROJEKT 16 DIP Departament Zarządzania Informatyką i Projektami

17 Rekomendacja 6: Fazy procesu zarządzania projektem PRZYGOTOWANIE INICJOWANIE PROWADZENIE ZAMYKANIE DLA KAŻDEJ FAZY ZDEFINIOWANE ODRĘBNIE Uczestnicy Działania Dokumenty Decyzje 17

18 Faza projektu - przygotowanie Kluczowe działania: Zgłoszenie inicjatywy biznesowej Podstawowe informacje o projekcie (cel, zakres) Ocena korzyści z projektu i analiza kosztów w formie Uzasadnienia Biznesowego Możliwe warianty realizacji Analiza ryzyka, w tym ryzyka operacyjnego związanego z przedsięwzięciem Wstępny harmonogram i struktura organizacyjna Powołanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego 18

19 Faza projektu - inicjowanie Kluczowe działania: Utworzenie Zespołu Projektowego Ostateczna formuła realizacji (przeprowadzenie przetargu, wybór dostawcy) Określenie Wymagań Biznesowych Stworzenie Specyfikacji Funkcjonalnej Pełna dokumentacj zarządcza: Strategia Zarządzania Ryzykiem, Jakością, Komunikacją; Rejestru Ryzyka, Jakości i Zagadnień Stworzenie Planu Przeglądu Korzyści uzyskanych po zamknięciu projektu 19

20 Faza projektu - prowadzenie Kluczowe działania: Prowadzenie całości prac po stronie Biznesu, po stronie technicznej i w zakresie zarządzania projektem Raportowanie zgodnie z oczekiwaniami Komitetu Sterującego Nadzór nad prawidłowością wydatków Kontrola wysokości budżetu / planu finansowego - raportowanie wykonania do Komitetu Sterującego Podejmowanie decyzji projektowych 20

21 Faza projektu - zamykanie Kluczowe działania: Monitoring i weryfikacja aspektów biznesowych i technicznych projektu Monitoring i weryfikacja efektywności funkcjonalnej i ekonomicznej wdrażanego projektu Weryfikacja warunków umożliwiających zamknięcie projektu Zatwierdzenie Protokołu Odbioru, Raportu Końcowego wraz z zaktualizowanym Uzasadnieniem Biznesowym, Planem Przeglądu Korzyści i Raportem Doświadczeń Przyjęcie rozliczenia finansowego Projektu Podjęcie decyzji o Zamknięciu Projektu i rozwiązaniu Komitetu Sterującego 21

22 Rekomendacja 6: Struktura organizacyjna projektu Przewodniczący Komitetu Sterującego Prezes/Wiceprezes/ Dyrektor Właściciel Biznesowy Główny użytkownik (kierujący działem, który będzie używał produkt projektu) Dyrektor IT (Dostawca) Dostawca zewnętrzny Dyrektorzy działów merytorycznie zaangażowanych w projekt 22

23 Możliwe funkcje w projekcie Komitet Sterujący Kierownik Projektu Kierownik Biznesowy Kierownik Techniczny Koordynator Zespołu Zadaniowego Kontroler Jakości Stanowisko ds. testów... Rekomendacja 6: Uczestnicy projektu 23

24 Rekomendacja 6: Dokumentacja projektu Katalog dokumentów dla każdej fazy projektu z instrukcją wypełniania i przykładową zawartością* dla Kierownika Projektu dla Właścicieli Biznesowych dla Dostawcy Wykorzystanie dokumentacji, zakres i częstotliwość sporządzania ustalane każdorazowo przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego 24 *wzorce dokumentów zarządczych będą mogły być wykorzystane przez Banki Spółdzielcze na potrzeby wdrożenia Rekomendacji D zgodnie z zasadą proporcjonalności (dostosowane do skali działalności BS)

25 Rekomendacja 6: Zasady zarządzania w projekcie zasady współpracy i komunikacji stron Strategia Zarządzania Komunikacją zarządzania harmonogramem, budżetem, zakresem i jakością zasady oraz role i odpowiedzialności w zakresie odbioru i wprowadzania do eksploatacji produktów prac projektu zasady zarządzania ryzykiem Regulamin Komitetu Sterującego Strategia Zarządzania Ryzykiem zasady zarządzania zmianą Procedura zarządzania zmianami 25

26 Rekomendacja 6: Zaniechanie realizacji projektu KATALOG ZDARZEŃ Po stronie Banku: zmiana strategii, modelu biznesowego Banku, struktury organizacyjnej Po stronie dostawcy rozwiązania: upadłość/ zmiana właściciela, brak wsparcia dla wdrażanego rozwiązania Po stronie Projektu: utrata Uzasadnienia Biznesowego Projektu OPIS DZIAŁAŃ 1. Przygotowanie przez Kierownika Projektu do Komitetu Sterującego rekomendacji o zamknięciu projektu wraz z Raportem Okresowym uzasadniającym przyczynę rekomendacji. 2. Akceptacja rekomendacji i przekazanie do organu nadzorującego (Zarząd, Komitet Innowacji,...) w celu podjecia decyzji o zamknięciu projektu i rozliczeniu finansowym. 26

27 W przypadku pytań lub wątpliwości