Metodyka zarządzania projektami

Transkrypt

1 Metodyka zarządzania projektami Prof. dr hab. inż. Andrzej Karbownik Gliwice 2015 r.

2 Wykłady: Zarządzanie projektem Andrzej Karbownik 2

3 Wprowadzenie Otaczają nas projekty, pracujemy nad nimi codziennie, rzadko jednak poświęcamy choć trochę uwagi, by nad nimi zapanować by nimi zarządzać. J. Davidson Frame 3 Organizacja zbiór projektów realizowanych jednocześnie.

4 Zarządzanie projektem jest kluczem do przetrwania organizacji w dzisiejszej rzeczywistości czas na zarządzanie projektem. Nauczanie zasad zarządzania projektem dwa cele: unikanie pułapek w zarządzaniu projektem, skuteczna realizacja projektu. 4

5 Zarządzanie projektem proste konceptualnie, ogromnie skomplikowane w praktyce. Zarządzanie projektem wywodzi się z tradycyjnego projektowania technicznego. W organizacjach biznesowych jest to nowa metoda zarządzania. 5

6 Zarządzanie projektem nowa metoda radzenia sobie z problemami w organizacji, sposób na wprowadzanie zmian w organizacji zmiany stały się jedyną pewną rzeczą w dzisiejszym biznesie. 6

7 Dobre zarządzanie projektem wymaga: ścisłej koordynacji, dobrej woli współpracy, swobodnego dostępu do informacji. Sukces w zarządzaniu projektem sztuka i umiejętność uniknięcia wielu potencjalnych pułapek i błędów. 7

8 Źródła porażek w zarządzaniu projektem: natura organizacji, która wymaga daleko idącego podziału zadań, władzy i informacji, trudności w jasnym rozpoznaniu oczekiwań odbiorców, co sprawia, że rezultaty projektu mogą być odmienne od oczekiwanych, proces planowania i kontroli realizacji projektu. 8

9 Projektami można zarządzać skutecznie, ale trzeba umieć unikać błędów związanych z: błędną specyfikacją potrzeb odbiorców, złą organizacją pracy zespołu, kiepskim planowaniem, słabym nadzorem nad realizacją projektu. 9

10 Dlaczego i kiedy projekt? Możliwość lub konieczność wprowadzenia zmiany - powody dla realizacji projektów Zamierzenie wprowadzenia potrzebnej zmiany - świadome działanie PROJEKT - potrzebny do zarządzania zmianami Cele i korzyści - projekt pozwala sformułowane cele osiągnąć 10

11 Co to jest projekt? Projekt jest to przedsięwzięcie, które: ma początek i koniec, zostało zaplanowane, jego przebieg jest kontrolowany, powinno doprowadzić do pozytywnego skutku, tworzy nową jakość. Projekt = złożone przedsięwzięcie 11

12 Cechy przedsięwzięcia, które powodują, iż można go określić jako projekt: jest zorientowane na cel, obejmuje skoordynowane ze sobą działania, ma skończony czas trwania, jest działaniem wyjątkowym, a nie powtarzalnym. 12

13 Zorientowanie projektu na cel dążenie do osiągnięcia celu projektu napędza cały projekt, osiągnięciu celu służą wszystkie wysiłki związane z planowaniem i realizacją poszczególnych działań. Zorientowanie projektu na cel ma ważne konsekwencje dla procesu zarządzania projektem kluczowym elementem tego procesu staje się właściwe określenie celów. 13

14 Realizacja projektu dążenie do osiągnięcia starannie dobranych celów. Postęp w realizacji projektu osiąganie celów pośrednich i dotarcie do celu podstawowego. 14

15 Zarządzanie projektem Zarządzanie projektem realizacja określonych działań poprzez planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie prowadzących do osiągnięcia celu projektu przy wykorzystaniu dostępnych zasobów. 15

16 Zarządzanie projektem umiejętne użycie dostępnych technik w celu: osiągnięcia wymaganych rezultatów, doprowadzenia projektu do końca w ustalonym terminie i w ramach budżetu, doprowadzenia projektu do końca zgodnie z ustalonymi wymogami. Zarządzanie projektem dwa etapy główne: planowanie projektu, realizacja projektu. 16

17 Zarządzanie projektem Project Management sztuka prowadzenia niepowtarzalnych przedsięwzięć. Zasady zarządzania projektami są uniwersalne. Wszystkie projekty powinny bazować na tych samych zasadach. 17

18 Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektem: określony czas, określony koszt (możliwe do pozyskania zasoby), wymogi projektu. Istota procesu zarządzania projektem możliwie najbardziej efektywne przygotowanie i realizacja projektu z punktu widzenia potrójnego ograniczenia. 18

19 Ograniczenia czasowe opracowuje się harmonogram realizacji projektu i terminy czynności. Ograniczenia finansowe rozwiązuje się za pomocą różnych metod budżetowania. Wymogi projektu stwarzają najwięcej problemów, określają zastosowanie końcowego produktu projektu. 19

20 Kluczowe parametry projektu trójkąt zarządzania projektami Zakres i wymogi projektu PROJEKT Koszt użytych zasobów Czas realizacji projektu 20 Parametry nie są niezależne dowolne dwa określają trzeci.

21 Cykl życia projektu Potrzeba Wybór i rozpoczęcie projektu Planowanie projektu Realizacja projektu Kontrola projektu Zakończenie projektu Zmiana 21

22 Rozpoczęcie projektu formalne jego ustanowienie i zrealizowanie zadań: powołanie kierownika projektu, utworzenie zespołu projektowego, ustalenie celów i zakresu projektu, ustalenie z klientem wymogów projektu, zapewnienie warunków technicznych dla przygotowania projektu. 22

23 Planowanie projektu plan projektu ma pokazać, jak przejść od jednego etapu realizacji projektu do następnego, aby osiągnąć cel. Kroki w planowaniu projektu: określenie zadań do realizacji, określenie punktów kontrolnych kamienie milowe znaczące zdarzenia w projekcie, opracowanie harmonogramu realizacji zadań i osiągania celów, przydzielenie zasobów do zadań, opracowanie budżetu projektu. 23

24 Realizacja projektu wdrożenie (implementacja) wykonanie zaplanowanych wcześniej zadań dla osiągnięcia celów projektu. Kontrola realizacji projektu dokonuje jej menedżer zarządzający projektem, sprawdzając jakie działania zostały wykonane i jak stan faktyczny odnosi się do przygotowanego wcześniej planu. 24

25 Zakończenie projektu ustalenie, czy cele projektu zostały osiągnięte, ustalenie, czy produkt końcowy spełnia oczekiwania zleceniodawcy, sporządzenie raportu końcowego. 25

26 ZARZĄDZENIE Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 listopada 2010 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami. 26

27 2 1. Z dniem 1 stycznia 2011 roku na Politechnice Śląskiej funkcjonuje System Zarządzania Projektami (SZP), zwany dalej Systemem. 2. Zadaniem Systemu jest zapewnienie wsparcia dla kierowników projektów w celu: 1) skutecznej realizacji projektów badawczych, edukacyjnych oraz inwestycyjnych, 2) wprowadzenia dobrych praktyk w procesach zarządzania projektami, 3) standaryzacji procedur w zakresie zarządzania projektami. 3. System obejmuje projekty: 1) krajowe, 2) międzynarodowe, 3) finansowane z funduszy strukturalnych. 27

28 3 System tworzą cztery elementy: Centrum Zarządzania Projektami (CZP), pełnomocnicy dziekanów ds. zarządzania projektami, kierownicy projektów, procedury. 28

29 ZARZĄDZENIE Nr 14/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 listopada 2010 roku w sprawie zmian w strukturze administracji centralnej utworzenie Centrum Zarządzania Projektami. 29

30 1 1. Z dniem 1 grudnia 2010 roku tworzy się w strukturze administracji centralnej, w pionie Rektora, dział o nazwie Centrum Zarządzania Projektami i o symbolu organizacyjnym CZP, w skład którego wchodzą: 1) Biuro Obsługi Projektów Krajowych (RR10), które otrzymuje symbol organizacyjny CZP1, 2) Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych (RW2), które otrzymuje symbol organizacyjny CZP2, 3) Biuro Obsługi Projektów Europejskich (RW3), które otrzymuje symbol organizacyjny CZP3, 4) Zespół Zarządzania Projektami (AZP), który zmienia nazwę na Biuro Obsługi Projektów Infrastrukturalnych i otrzymuje symbol organizacyjny CZP4, 5) Biuro Obsługi Węzła Wiedzy KIC, które otrzymuje symbol organizacyjny CZP5, 6) Biuro Obsługi Finansowej Projektów (RR11), które otrzymuje symbol organizacyjny CZP6. 30

31 31 3. Do zakresu zadań Centrum Zarządzania Projektami należy: 1) koordynacja zarządzania projektami badawczymi, edukacyjnymi i inwestycyjnymi w Uczelni, z wyłączeniem programów Life Long Learning Programe (LLP) i Erasmus Mundus, 2) udzielanie wsparcia dla kierowników projektów w zakresie opracowywania wniosków o dofinansowanie projektów i ich weryfikacja, 3) monitorowanie i kontrola realizacji harmonogramów i budżetów projektów, 4) nadzorowanie finansowania projektów, 5) zarządzanie projektami strategicznymi o charakterze inwestycyjnym w skali Uczelni, 6) doskonalenie wiedzy kierowników projektów w zakresie zarządzania projektami.

32 1. W celu koordynacji działalności CZP powołuje się Komitet Sterujący Centrum Zarządzania Projektami w składzie: 1) Rektor, 2) Kanclerz, 3) Kwestor, 4) Dyrektor Centrum Zarządzania Projektami, 5) Kierownik Biura Obsługi Projektów Krajowych, 6) Kierownik Biura Obsługi Projektów Strukturalnych, 7) Kierownik Biura Obsługi Projektów Europejskich, 8) Kierownik Biura Obsługi Projektów Infrastrukturalnych, 9) Kierownik Biura Obsługi Węzła Wiedzy KIC, 10) Kierownik Biura Obsługi Finansowej Projektów, 11) Sekretarz Komitetu Sterującego. 3 32

33 33 2. Do zadań Komitetu Sterującego należy: 1) koordynacja procesów zarządzania projektami w skali Uczelni, 2) analiza, ocena i doskonalenie standardów i procedur w zakresie zarządzania projektami w Uczelni, 3) bieżąca wymiana doświadczeń w zakresie przebiegu realizacji projektów w Uczelni.

34 34 Zadania poszczególnych Biur w CZP

35 35 Do zadań pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami należy: 1. przekazywanie informacji pracownikom i doktorantom jednostki organizacyjnej, w zakresie ogłaszanych konkursów na dofinansowanie projektów, 2. udzielanie pomocy kierownikom projektów w zakresie realizacji obowiązujących procedur dotyczących zarządzania projektami, 3. współpraca z CZP w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów i ich realizacji.

36 1. Kierownika projektu powołuje Rektor na wniosek kierownika jednostki - wzór powołania stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2. Z dniem 1 października 2011 roku kierownikiem projektu badawczego lub edukacyjnego może zostać osoba, która posiada certyfikat potwierdzający przygotowanie do pracy w charakterze kierownika projektu. 36

37 37 3. Certyfikat, o którym mowa w ust. 2, może mieć charakter: 1) zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie zarządzania projektami badawczymi, organizowanego na Politechnice Śląskiej, 2) dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzanie projektami, 3) dokumentu wydanego przez uprawnioną instytucję certyfikującą (PMA, PMI, SPMP), 4) dokumentu wydanego przez dyrektora CZP, potwierdzającego zarządzanie projektami na Politechnice Śląskiej.

38 4. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu, za bieżące zarządzanie projektem i kierowanie zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu. 5. Kierownik projektu na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia. 38

39 6. Kierownik projektu na etapie podpisywania umowy działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do podpisania umowy o realizację projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia. 7. Kierownik projektu na etapie realizacji projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do zarządzania projektem wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 8 do niniejszego Zarządzenia. 39

40 Na Politechnice Śląskiej obowiązują w zakresie realizacji projektów procedury określone w 8, 9, 10 i 11 niniejszego Zarządzenia oraz w Zarządzeniach wymienionych w Załączniku Nr

41 Elementy metodyki zarządzania projektami badawczymi 1. Temat projektu cd projektu 2. Kierownik projektu 3. Zespół projektowy: dobór, struktura, motywowanie. 41

42 4. Struktura podziału pracy. 5. Harmonogram realizacji projektu. 6. Zasoby w projekcie: ludzkie, materialne, informacyjne. 42

43 7. Budżet projektu. 8. Monitorowanie i kontrola realizacji projektu. 9. Dokumentowanie realizacji projektu. 10. Zakończenie projektu. 43

44 44 Dziękuję Państwu za uwagę