6. Zarządzanie Projektami

Transkrypt

1 6. Zarządzanie Projektami Wersja ucznia

2 Wstęp 1. Proces Zarządzania Projektami 2. Zarządzanie ryzykiem "Zarządzanie projektami jest o wyznaczaniu jasnych celów, zarządzaniu czasem, zasobami, ludźmi i kosztami w celu dostarczenia rezultatów na czas, w ramach posiadanego budżetu i możliwie o jak najwyższym standardzie." To kluczowy element zarządzania rozwijającym się przedsięwzięciem. Składa się z wielu różnych rodzajów działań, a mianowicie- planowania (tj. określania wymogów i celów oraz wyznaczania jasnych celów) ustalania harmonogramu (tj. koordynacji działań od początku do końca i określania terminów oraz zasobów) kontroli (tj. monitorowania rozwoju oraz zapewniania, że projekt zostanie skończony o czasie, w ramach budżetu i osiągnie wymagane standardy jakości). Każda z tych czynności musi być efektywnie zarządzana, aby poszczególne projekty, jak i cała firma, osiągnęły sukces. Podsumowanie Pytanie Sprawdzające Ten rozdział skupi się na ważnym temacie, jakim jest zarządzanie projektami dla początkujących przedsięwzięć. Podkreśli znaczenie usystematyzowania procesu od samego początku. Rozdział ogólnie opisze i wyjaśni proces zarządzania projektami. Rozdział zakończy się dyskusją na temat oceny ryzyka i zarządzania w celu pomocy w zminimalizowaniu wystawienia nowego przedsięwzięcia na ryzyko. Cele nauki Jeśli pomyślnie ukończysz ten rozdział, będziesz w stanie: Określić wagę stosowania skutecznych technik zarządzania projektami w nowouruchamianych przedsięwzięciach Wyjaśnić proces zarządzania projektami Omówić pojęcia oceny ryzyka i zarządzania ryzykiem Zaprezentować proste narzędzia, które pomogą zminimalizować wystawienie przedsięwzięcia na ryzyko

3 1. Proces Zarządzania Projektami Kierując się usystematyzowanym podejściem do tematu zarządzania projektami, przedsiębiorca może zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Jeżeli przedsiębiorca ma jasno określone, co robi i dlaczego, oraz jeśli przedsiębiorstwo rozwinęło skuteczny mechanizm inincjowania i wprowadzania innowacji, rozwój może nastąpić szybko i w sposób przewidywalny. Jeżeli przedsiębiorstwo nie rozwinęło takiego mechanizmu, musi on powstawać dla każdej inicjatywy. To spowalnia czas reakcji pracowników firmy i może ograniczyć powodzenie projektu, gdyż nie istnieje model do naśladowania i mechanizm musi powstawać od nowa za każdym razem. Tak więc, wyniki nie zawsze będą przewidywalne. Zalety stosowania metod zarządzania projektami to m.in.: Zapewnienie, że firma spełnia pragnienia, potrzeby i oczekiwania klientów Umożliwianie firmie wykonanie większej ilości pracy w krótszym czasie, przy mniejszej liczbie osób Ustrukturyzowanie zwyczajowych prac projektowych i wyeliminowanie "wyważania otwartych drzwi" Zapewnienie, że pracownicy wykonają powierzone im zadania na czas, w ramach budżetu i zgodnie z najwyższymi standardami Zmniejszenie ilości podwajanych wysiłków i poprawek, a także problemów związanych z brakiem sił W świetle tego, przedsiębiorcy muszą określić i połączyć najbardziej wartościowe i skuteczne metody planowania i opracowywania efektywnych projektów. To zapewni, że przedsiębiorstwo skoncentruje się na tym, jak widzi swoje miejsce w przyszłości. Pozostała część tego rozdziału przedstawi główne etapy w procesie zarządzania projektami i omówi je bardziej szczegółowo.

4 1.1 Zdefiniuj zakres, strategię i cele Ten etap procesu zarządzania projektami zapewnia, że założyciel i jego / jej zespół posiadają jasny pogląd, obraz lub wizję, gdzie firma będzie znajdować się w przyszłości. Innymi słowy, zachęca to przedsiębiorcę lub osobę podejmującą decyzje do stworzenia jasnego obrazu pożądanego rezultatu i przekazania tej wizji wszystkim udziałowcom zaangażowanym w procesie. Strategią jest spójny lub zgodny strumień działań, które organizacja podejmuje celem zbliżenia się do tego obrazu. Cele firmy powinny być powiązane z jej strategią. Powinny one być konkretne, dobrze zdefiniowane i wymierne, tak aby ludzie dokładnie wiedzieli, co chcemy osiągnąć. Ten etap również skłania do zdefiniowania zakresu przedmiotowego projektu. Powinno być wyszczególnione, co projekt obejmuje, a czego nie obejmuje. 1.2 Zaplanuj projekt i wybierz sponsorów Rezultaty projektu są w dużym stopniu zależne od wczesnych etapów procesu zarządzania projektami, innymi słowy na etapach poprzedzających faktyczną realizację lub wykonanie projektu. Jak na ironię, te czynności często są niezauważane. Jednakże, kompleksowe planowanie projektu znacznie zwiększa osiągniecie przez nowy produkt sukcesu i jest silnie skorelowane z wynikami finansowymi. Na tym etapie procesu, koszty zaczynają znacząco rosnąć, jako, że potrzeba zasobów dla rozwoju. W związku z tym, konieczne jest, aby zaplanować projekt od początku. Zdobycie sponsora (zwykle starszego członka organizacji) jest również ważne dla osiągnięcia pomyślnych rezultatów. Menedżer sponsorujący odgrywa kluczową rolę w procesie. Osoba ta musi być odpowiedzialna i rozliczana za powodzenie projektu. Jej obowiązkiem jest zainicjowanie projektu i zapewnienie, że zostały na to przeznaczone odpowiednie środki.

5 1.3 Określ najważniejsze cele i wyznacz zespoły Projekty wymagają znacznych inwestycji w zakresie zasobów, takich jak czas, pieniądze i personel, z których wszystkie są ograniczone. Dlatego bardzo ważne jest, aby projekty, które zostały wybrane do realizacji, zapewniały zwrot zasobów i zainwestowanego kapitału. Proces ten pozwala na wyeliminowanie projektów, które wymagają dużych zasobów, ale nie są uzasadnione przez obecne strategie biznesowe. Proces pomaga również ułożyć projekty tak, że wysiłki skupiają się na tych najistotniejszych. W następstwie tej decyzji, każdy projekt będzie posiadał ustalony harmonogram i budżet. Poszczególne zespoły są następnie przypisywane do poszczególnych projektów i zarządzanie powinno polegać na powołaniu zespołów zgodnych pod względem struktury i różnorodności. 1.4 Monitoruj i kontroluj przedsięwzięcie Postępy projektu muszą być stale monitorowane, aby ocenić ich wydajność w stosunku do celów i harmonogramu. Działania mogą jednak ulec zmianie w celu utrzymania zgodności z celami ustalonymi na początku. Ten etap polega na rozpoznawaniu objawów ostrzegawczych i problemów, określaniu ich przyczyn i zastosowaniu odpowiedniego rozwiązania i środków zaradczych. Stałe informowanie o tym co się dzieje i jakie sa skutki podjętych działań (feedback) oraz stałe szkolenia powinny zostać zaoferowane wszystkim członkom zespołu w celu podtrzymania ich energii i entuzjazmu.

6 2. Zarządzanie ryzykiem Ryzyko to potencjalna szkoda lub negatywny efekt, które mogą powstać w wyniku pewnego przyszłego zdarzenia. Ryzyko zatem definiuje się jako wynik tych składników. Ogólnie rzecz ujmując, ryzyko obejmuje prawdopodobieństwo negatywnego zdarzenia wraz ze szkodą, jaką może przynieść to zdarzenie. Ryzyko = ƒ (zdarzenie, prawdopodobieństwo, wpływ) "Ocena ryzyka odnosi się do identyfikacji, analizy i priorytetyzacji poziomu ryzyka w projekcie." Polega ono na pomiarze dwóch elementów ryzyka: wielkości potencjalnej straty prawdopodobieństwa, że strata nastąpi. Ocena ryzyka możliwe, że jest najważniejszym krokiem w procesie zarządzania ryzykiem, a zatem powinna być przeprowadzona na etapie wyboru projektu. Jednakże, jest to zarazem najtrudniejszy etap procesu, w którym łatwo o błędy i który często charakteryzuje się wysokim stopniem niepewności co do oceny pomiaru obu z jego elementów. Jednakże, zarządzanie ryzykiem będzie prostsze, jeśli będzie zawierało wszystkie informacje o obu pomiarach. Niestety jako,że są to dwie mierzone wielkości, nie jest to do końca możliwe. Ryzyko o dużym potencjale straty i o niskim prawdopodobieństwie wystąpienia musi być traktowane inaczej niż z ryzyko o niskim potencjale straty, ale za to o dużym prawdopodobieństwie wystąpienia. Gdy firma musi określić i ocenić ryzyko, kroki, aby odpowiednio przeprowadzić ten proces są o wiele bardziej metodyczne i systematyczne. Tabela 6.2 jest użytecznym narzędziem do wykorzystania celem pomocy w uchwyceniu tych kluczowych informacji.

7 Prawdopodobieństwo Pojawienia się Skala Szkód Aktywność Niska Średnia Wysoka Niska Średnia Wysoka Planowane działanie Brak działania Rodzaj działania Tabela 2: Tabela Analizy Ryzyka Zarządanie ryzykiem jest procesem szacowania lub mierzenia ryzyka, a następnie dobraniem odpowiednich strategii lub podjęcie odpowiednich działań naprawczych celem zarządzania ryzykiem. Jest to proces ciągły. Rozpoczyna się od formy strategii, gdy projekt został już rozpoczęty i trwa w trakcie realizacji projektu, aż do jego zakończenia. Zarządzanie ryzykiem obejmuje kilka procesów, które, choć wydają się ze sobą niepowiązane, są ze sobą złączone. Są to: Identyfikacja Określ, jakie rodzaje ryzyka mogłyby mieć wpływ na projekt i udokumentuj charakterystykę każdego z nich. Określenie ilości Oceń prawdopodobieństwo i konsekwencje ryzyka, jak i wpływ ryzyka możliwe wyniki projektu, tak aby zbadać i rozwijać alternatywne opcje.

8 Ograniczenie Używaj metod i technik celem zmniejszania i kontroli ryzyka lub stworzenia możliwości. Kontrola Zazwyczaj stosowane strategie obejmują przeniesienie ryzyka na inną część, unikanie ryzyka, zmniejszanie negatywnego wpływu ryzyka, i akceptowanie niektórych skutków jako części ryzyka. Ostateczna decyzja jest powiązana z poziomem akceptacji ryzyka przez przedsiębiorcę lub menedżera projektu. Z tego powodu, akceptacja ryzyka przez menedżera projektu powinna zostać dokładnie zbadana. Trzy powszechnie stosowane klasyfikacje ryzyka obejmują: osobę unikająca ryzyka osobe neutralnie przyjmującą ryzyko i osobe poszukującą ryzyka.

9 Podsumowanie Efektywne zarządzanie projektami jest niezbędne we wszystkich organizacjach, a zwłaszcza w noworozwijających się przedsięwzięciach i małych firmach. W tym rozdziale skupiono się na ważnym temacie, jakim jest zarządzanie projektami w firmach rozpoczynających działalność. W rozdziale przedstawiono proste zarządzanie projektami metodą czterech kroków. "Zarządzanie projektami jest o wyznaczaniu jasnych celów, zarządzaniu czasem, ludźmi, zasobami oraz kosztami, aby dostarczyć rezultaty na czas, w ramach budżetu i na możliwie najwyższym poziomie." Etapy procesu zarządzania projektami obejmują: (a) określenie zakresu, strategii i celów, (b) stworzenie planu i wybranie sponsorów, (c) ustalenie priorytetów i przydzielenie zespołów, a na końcu (d) monitorowanie i kontrolę wyników. Rozdział zakończył się częścią na temat zarządzania ryzykiem. W rozdziale zaprezentowano prostą metodologię w celu zminimalizowania wystawienia przedsięwzięcia na ryzyko. Pytanie Sprawdzające 1. Dlaczego ważne jest, aby używać technik efektywnego zarządzania projektami w nowopowstających przedsięwzięciach i start-up'ach?