Modlniczka, dnia 12 kwietnia 2012 WND-POKL.08.01.01-12-264/11 ZAPYTANIE KONKURSOWE NR 8 ADAM WITEK FPH WITEK S (DALEJ: ZAMAWIAJĄCY ) ZAPRASZA DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU DOTYCZĄCYM WYNAJMU SALI SZKOLENIOWEJ ORAZ REALIZACJI USŁUGI CATERINGOWEJ CPV - Wspólny Słownik Zamówień: a. nr 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne b. nr 55320000-9 Usługi podawania posiłków c. nr 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków d. nr 55322000-3 Usługi gotowania posiłków e. nr 55400000-4 Usługi podawania napojów f. nr 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Wskazanie zastosowania: FA04-5 Do celów szkoleniowych (słownik uzupełniający, sekcja F) Wskazanie zastosowania: PA01-7 Wynajem (słownik uzupełniający, sekcja P)
Spis treści Spis treści... 2 1. Przedmiot zamówienia... 3 2. Zakres zamówienia... 4 3. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu... 5 4. Wymagane oświadczenia i dokumenty... 6 5. Rodzaj i opis kryteriów wyboru... 7 6. Miejsce, sposób i termin składania ofert... 8 7. Wykaz załączników... 9 Uwagi końcowe... 10 str. 2
1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w ramach realizacji zamkniętego projektu szkoleniowego pt. Innowacyjność, doświadczenie, wiedza ZESTAW właściwych kompetencji realizowanego w ramach Priorytetu VIII Regionalne Kadry Gospodarki PO KL. Okres realizacji projektu: Wartość projektu: Grupa docelowa: 01.01.2012-31.12.2013 r. (24 miesiące) ok. 650 000 zł ok. 100 osób Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi cateringowej zgodnie z Zakresem Zamówienia. Usługa planowana jest do realizacji pomiędzy majem 2012 a końcem roku 2013. Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone jest w toku procedury konkursowej określonej w Zasadach Finansowania (pkt. 2.2.7.2 Zasada konkurencyjności) w wersji z dnia 22.12.2011 roku (z późn. zmianami). Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). str. 3
2. Zakres zamówienia Zamówienie obejmuje: a. Wynajem sali szkoleniowej na 44 dni szkoleniowe, przy czym sala szkoleniowa musi spełniać poniższe wymagania: I. posiadać dostęp do szybkiego Internetu; II. być wyposażona w nowoczesne rozwiązania multimedialne, w tym minimum rzutnik multimedialny, ekran oraz tablicę flipchart; b. Zapewnienie wyżywienia wszystkim uczestnikom szkoleń razem 632 osobodni. Za osobodzień Zamawiający uważa: I. wyżywienie obiad (min. zupa oraz ciepłe danie z dodatkami) oraz całodzienna przerwa kawowa (herbata, kawa, soki 100%, woda, ciastka deserowe) II. wyżywienie musi być serwowane w osobnym pomieszczeniu, innym niż sala szkoleniowa w której odbywa się szkolenie. Spośród 632 osobodni omówionych w punkcie b. powyżej: c. 428 z nich będzie zrealizowane w siedzibie oferenta równolegle z wynajmem sali szkoleniowej (dla grup maksymalnie 15-osobowych) na szkolenia jednodniowe i dwudniowe, które ogółem zajmą 44 dni szkoleniowe; d. 204 z nich będą musiały zostać dowiezione do siedziby Zamawiającego na (dla grup maksymalnie 10- osobowych) na szkolenia o różnej ilości dni szkoleniowych, które ogółem zajmą 42 dni szkoleniowe. Oferent musi zapewnić nie tylko dowóz do klienta, ale również zapewnić zastawę stołową i szkło, profesjonalny sprzęt gastronomiczny oraz obsługę kelnerską. Uwaga! Szkolenia odbywają się w dni robocze. str. 4
3. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają wszystkie nw. wymagania: a. Zaproponowana sala szkoleniowa znajduje się w odległości nie większej niż 5 kilometrów od siedziby Zamawiającego (5 kilometrów drogą dla pojazdu mechanicznego); b. Ośrodek, w którym znajduje się sala szkoleniowa, ma bezpłatny parking lub takowy znajduje się nie dalej niż 1 km od ośrodka; c. Sala szkoleniowa jest klimatyzowana; d. Okres działalności firmy nie jest krótszy niż 2 lata (nie krócej niż od 2011 roku); e. Oferent nie jest podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Poprzez powiązanie osobowe lub kapitałowe polega w szczególności na: (a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; (b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; (c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; (d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Uwaga! Dokładna specyfikacja znajduje się w Załączniku nr 1. str. 5
4. Wymagane oświadczenia i dokumenty Do przesłanej oferty należy obowiązkowo dołączyć nw. oświadczenia i dokumenty: a. Aktualny, tj. nie starszy niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert na niniejsze zapytanie odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; b. załącznik nr 1 (Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta; c. załącznik nr 2 (Oświadczenie o braku powiązań) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta; d. załącznik nr 3 (Oświadczenie oferenta) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta; Uwaga! Niezłożenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów zgodnie z opisem lub zmiana treści oświadczeń z Załączników nr 3 i 4 będzie skutkowała odrzuceniem oferty z powodu braku spełnienia kryteriów formalnych. Zamawiający prosi o nieprzysyłanie referencji do oferty. str. 6
5. Rodzaj i opis kryteriów wyboru Ocena ofert ma dwa etapy: a. formalny, b. merytoryczny. Aby przejść do oceny merytorycznej, oferta musi zostać oceniona pozytywnie we wszystkich punktach oceny formalnej, przy czym możliwe jest uzyskanie oceny albo pozytywnej albo negatywnej (TAK/ NIE). Tym samym, jeżeli któryś z punktów oceny formalnej zostanie oceniony negatywnie, oferta nie będzie podlegała ocenie merytorycznej. Szczegółowe kryteria formalne i kryteria merytoryczne znajdują się poniżej. O dopuszczeniu oferty do oceny merytorycznej decydować będą kryteria formalne opisane w Karcie oceny formalnej. Karta oceny formalnej oferty znajduje się w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania O wyborze oferty decydować będą następujące kryteria merytoryczne: 1. Cena netto wynajmu sali szkoleniowej za 1 dzień szkoleniowy (najniższa maksimum) podana na wzorze z załącznika nr 2 do zapytania waga 40%; 2. Cena brutto zapewnienia wyżywienia za 1 osobodzień (najniższa maksimum) podana na wzorze z załącznika nr 2 do zapytania waga 40%; 3. Zaproponowany termin płatności za usługę (najdłuższy maksimum) podany na wzorze z załącznika nr 2 do zapytania waga 20%. Wzory na podstawie których przyznawane będą punkty w ocenie merytorycznej znajdują się w Załączniku nr 5 do niniejszego zapytania. Oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów w oparciu o podane powyżej kryteria wyboru (Oferent może uzyskać maksymalnie 100 pkt) zostanie uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą i Oferent zostanie wyłoniony do realizacji usług będących przedmiotem zamówienia. str. 7
6. Miejsce, sposób i termin składania ofert W ramach niniejszego postępowania rozpatrywane będą wyłączenie oferty, które: a. zostały dostarczone osobiście lub przysłane w formie papierowej na adres Zamawiającego: ADAM WITEK FPH WITEK S Modlniczka, ul. Handlowców 2 32-085 Modlnica b. zostały dostarczone osobiście lub przysłane do dnia 26 kwietnia 2012 do godziny 15.00 str. 8
7. Wykaz załączników Do zapytania dołączono następujące załączniki, które stanowią jego integralną część: a. Zał. 1. Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru; b. Zał. 2. Oświadczenie o braku powiązań; c. Zał. 3 Oświadczenie oferenta; d. Zał. 4. Karta oceny formalnej oferty; e. Zał. 5. Sposób przyznania punktów ocenie merytorycznej. str. 9
Uwagi końcowe a. Po otrzymaniu niniejszego zapytania Zamawiający prosi o niezwłoczne potwierdzenia jego otrzymania na następujący adres mailowy: annabartak@witeks.pl ; b. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie zaakceptowania przez wykonawcę wzoru umowy. Ze względu na fakt, iż niniejsza usługa realizowana jest w ramach projektu współfinansowanego z EFS Zamawiający informuje, że umowa z Wykonawcą zawierać będzie następujące warunki: I. obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej związanej z realizacją zamówienia; II. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku ewentualnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu wprowadzonych w okresie jego realizacji; c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny lub do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty; d. Do upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego; e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji wykazanego doświadczenia m.in. poprzez kontakt z osobami wskazanymi do kontaktu; f. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; g. Zamawiający nie udziela żadnych dodatkowych wyjaśnień (pisemnych bądź ustnych) podczas trwania postępowania; h. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w tekście przysłanej oferty oczywistych pomyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 1 dnia od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu i nie podlega ocenie formalnej ani merytorycznej. i. Oferenci ponoszą wszystkie koszty związane z przygotowaniem, kalkulacją i złożeniem oferty. str. 10
W razie pytań prosimy o kontakt z Anna Bartak: tel. (+48 12) 623 39 35 mail: annabartak@witeks.pl Z poważaniem, Adam Witek Właściciel str. 11