Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Rejestracja i obsługa wniosku realizującego umowę Instrukcja użytkownika
EG_LOG Rejestracja i obsługa wniosku realizującego umowę Instrukcja Użytkownika. 2
Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE... 4 1. Podstawowa nawigacja po systemie... 4 2. Wyszukiwanie w listach wyboru.... 6 3. Tryb wyszukiwania.... 7 OPERACJE... 11 4. Uruchomienie formularza Wnioski w module Zakupy.... 11 5. Zarejestrowanie planu rocznego.... 12 6. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania.... 22 7. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania.... 23 8. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki... 28 9. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki... 31 10. Przekazanie do akceptacji finansowej... 35 11. Akceptacja finansowa lub odrzucenie... 37 12. Przekazanie do akceptacji ostatecznej... 41 13. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie... 44 14. Sprawdzenie wykorzystania budżetu... 47 15. Wydruk wniosku.... 49
Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. 4/51
Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % zastępuje dowolny ciąg znaków, _ zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Ostatni rekord Edytor tekstu Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty użytkownika Pomoc [F1] Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 5/51
2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 2. Filtrowanie listy Przeważnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola służące filtrowaniu. W zależności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 6/51
3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na żółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach możliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest możliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania można w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości należy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) można szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. Należy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyż w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. 7/51
Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. Jeżeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, że brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. Poniżej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście amów oraz ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %amów%ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca należy podać zapis np. %022013. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/51
3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania należy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/51
10/51
Operacje 4. Uruchomienie formularza Wnioski w module Zakupy. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 11/51
Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 5. Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy. UWAGA: Wnioski realizacji umowy rejestrowane są w celu zaewidencjonowania potrzeb bieżącego zamówienia wynikającego z podpisanej umowy np. na materiały biurowe, które realizują umową i jednocześnie wykorzystują budżet danej jednostki. 12/51
Wnioski realizacji umowy mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą rejestrowane na rodzaju RUMB (Realizacja umowy (dz. badawcza)) w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą rejestrowane na rodzaju RUM (Realizacja umowy) w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Lista Czynności: 1. Dodanie nowego rekordu postępowania Przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. System utworzy nowy wiersz (w polu z numerem pojawi się opis <nowy dokument>), dla którego wprowadzamy dane. W zakładce Nagłówek należy wypełnić pola: UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Przeszukiwanie listy wyboru opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w liście wyboru. Rodzaj wniosku klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybieramy rodzaj: o RUM Realizacja umowy wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o RUMB Realizacja umowy (dz. badawcza) wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru 13/51
Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju RUM i RUMB przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Realizator w przypadku wniosków rodzaju RUM i RUMB należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Umowa umowa do której ma zostać wystawiony wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Rok budżet. rok na który następuje planowanie roczne. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca 14/51
Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Dla wniosków rodzaju: o RUM podpowiadana jest wartość Realizacja umowy o RUMB podpowiadana jest wartość Realizacja umowy działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków rodzaju: o RUM podpowiadana jest wartość Realizacja umowy o RUMB podpowiadana jest wartość Realizacja umowy działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Informacje dodatkowe. 2. Uzupełnienie informacji dodatkowych. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji informacji dodatkowych. W tym celu przechodzimy do zakładki Informacje dodatkowe klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. W zakładce wprowadzamy dane. Miejsce dostawy w formie opisowej. 15/51
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Pozycje towarowe. 3. Uzupełnienie pozycji towarowych i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji pozycji towarowych. W tym celu przechodzimy do zakładki Pozycje towarowe klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. W zakładce Pozycje przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowej pozycji wniosku. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane. 16/51
Indeks towarowy wybór indeksu towarowego z dostępnej listy towarów (listę towarów uruchamiamy poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy ). Lista towarów zawężona jest do listy pozycji wybranej umowy. Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji wniosku. Do przeszukiwania listy służą puste pola pod kolumną z indeksem i nazwą. Ogólny sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. 17/51
Po wyborze towaru / usługi (oznaczenie kolorem żółtym), wciskamy przycisk Wybierz. Wybrany towar / usługa zostanie pobrany/a na pozycję wniosku po czym w dalszej kolejności konieczne jest podanie wartości w polach: UWAGA: Wartość netto i brutto liczona jest na podstawie podanej ilości, ceny, typu ceny i stawki VAT. Ilość ilość zamawianej pozycji Cena cena jednostkowa zaciągnięta z zamawianej pozycji zaciągnięta z umowy. UWAGA: Wartości nie należy zmieniać. N/B typ ceny: N netto B brutto zaciągnięty z zamawianej pozycji zaciągnięta z umowy UWAGA: Wartości nie należy zmieniać. VAT stawka podatku VAT. Domyślnie podpowiadana jest stawka VAT zaciągnięta z zamawianej pozycji zaciągnięta z umowy. UWAGA: Wartości nie należy zmieniać. Zadanie wniosku powiązanie pozycji z zadaniem. Dla wniosków RUM i RUMB wiązanie pozycji z zadaniem podpowiada się automatycznie. Zadanie tworzone jest automatycznie w tle i nie jest dostępne do edycji przez operatora. W polu dostępna jest lista wyboru dostępna po dwukliku lewym przyciskiem myszy w pole. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Opis pozycji towarowej dowolny opcjonalny opis dodatkowy pozycji. Data realizacji do podajemy datę jako termin realizacji do dla danej pozycji towarowej. Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. 18/51
Po dodaniu zapisaniu należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowana dana pozycja. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danej pozycji wybrać przycisk [Źródła finansowania]. 19/51
Otworzy się okno Źródła finansowania dla pozycji w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk lub klawisz F6. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwotą przypisania do pozycji jako kwotą brutto pozycji. 20/51
W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżet. Centrum i zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru po dwukliku w dane pole lewym przyciskiem myszy. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Kwota przypisania do pozycji UWAGA: Do danej pozycji można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danej pozycji nie może przekroczyć kwoty brutto pozycji. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk [Zapisz] lub klawisz F10. Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem opisany powyżej. lub klawiszem F6 i podstępujemy w sposób analogiczny Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania wybieramy przycisk [Zamknij], który spowoduje zamknięcie okna Źródła finansowania dla pozycji. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę pozycji należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy wprowadzić kolejną pozycję to przyciskiem pozycji i postępujemy zgodnie z powyższym opisem. lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowej 21/51
Jeżeli chcemy usunąć wprowadzoną pozycję to należy ją oznaczyć kolorem żółtym po czym wybrać przycisk lub kombinację klawiszy Shift+F6. Usunięcie należy potwierdzić klawiszem F10 lub przyciskiem pozycji należy usunąć przypisane źródła finansowania.. Przed usunięciem Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: 1. przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 6. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania 2. zaakceptować źródła finansowania przez dysponentów patrz rozdział 7. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania 3. zaakceptować wniosek przez Dział Nauki dotyczy wniosków RUMB na działalność badawczą patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 9. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki 4. zaakceptować wniosek przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 11. Akceptacja finansowa lub odrzucenie 5. zaakceptować ostatecznie wniosek przez tzw. kierownika pionu: o Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów o Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi o Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi o Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 12. Przekazanie do akceptacji ostatecznej oraz 13. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie 6. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. UWAGA: Zarejestrowany wniosek musi zostać przekazany przez osobę rejestrującą do akceptacji podanych na wniosku źródeł finansowania. W tym celu konieczne jest ustawienie statusu Akceptacja dysponentów. Lista Czynności: 1. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 22/51
Należy podświetlić na żółto status Akceptacja dysponentów klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do dysponentów (jeżeli dany dysponent będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dyspontentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. 7. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania. UWAGA: Dla wniosku znajdującego się w statusie Akceptacja dysponentów możliwe jest zaakceptowanie poszczególnych źródeł finansowania przez uprawnionych użytkowników dysponentów. Aby zaakceptować źródło finansowania należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status źródła finansowania 23/51
Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków. Uruchomiony zostanie formularz w trybie przeglądania wniosków. Operator jako dysponent widzi wnioski powiązane ze sobą poprzez uprawnienia do zatwierdzania źródeł finansowania. 24/51
2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja dysponentów. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. 25/51
Po wyszukaniu danego wniosku należy przejść do zakładki Źródła finansowania. 3. Akceptacja lub odrzucenie źródła finansowania. W zakładce Źródła finansowania zaznaczamy dany rekord (źródło finansowania) w górnej tabeli rekord musi zostać podświetlony na żółto. UWAGA: Dysponent może zaakceptować lub odrzucić dane źródło finansowania, do którego ma uprawnienie. Uprawnienie do akceptacji można sprawdzić pod przyciskiem "Upr.. Po zaznaczeniu źródła wybieramy przycisk Zmień. 26/51
Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto odpowiedni status: Zatwierdzone aby zaakceptować źródło finansowania Odrzucone aby odrzucić źródło finansowania klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do pozostałych dysponentów i wnioskodawcy np. jako powód odrzucenia. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. 27/51
W przypadku poprawnej walidacji nastąpi zmiana statusu źródła finansowania oraz wysłany zostanie mail do pozostałych dysponentów i wnioskodawcy (jeżeli dany dysponent/wnioskodawca będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. Przykładową walidacją jest kontrola limitu na planowanie. Jeżeli limit danego źródła finansowania zostanie przekroczony nastąpi blokada zmiany statusu z wyświetleniem komunikatu. Sprawdzenie wykorzystania limitów opisano w rozdziale 14 Sprawdzenie wykorzystania limitów UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dyspontentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. UWAGA: W przypadku odrzucenia źródła finansowania odrzucone pozostają wszystkie inne źródła na wniosku, należy ewentualnie poprawić wniosek i ponownie przejść przez wszystkie akceptacje. Po akceptacji źródeł można przekazać wniosek: do akceptacji finansowej w przypadku wniosków RUM patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 11. Akceptacja finansowa lub akceptacji Działu Nauki w przypadku wniosków RUMB patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 9. Akceptacja przez Dział Nauki 8. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki UWAGA: Akceptacja wniosku przez Dział Nauki jest wymagana dla wniosków związanych z działalnością badawczą rodzaju RUMB (Plan roczny (dz. badawcza)). Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja DN. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja dysponentów, które posiadają zatwierdzone wszystkie źródła finansowania. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja DN. Aby wprowadzić status Weryfikacja DN należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 28/51
1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja DN. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku klawisz F8. lub Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 29/51
3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja DN klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 30/51
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 9. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki UWAGA: Akceptacja wniosku przez Dział Nauki jest wymagana dla wniosków związanych z działalnością badawczą rodzaju RUMB (Plan roczny (dz. badawcza)). Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Akceptacja DN przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Aby wprowadzić status Akceptacja DN lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. 31/51
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja DN, z którego zmieniany status na Akceptacja DN. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Weryfikacja DN i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). 32/51
Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Akceptacja DN klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 4. Zmiana statusu odrzucenie wniosku 33/51
Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). 34/51
UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 10. Przekazanie do akceptacji finansowej UWAGA: Akceptacja przez komórkę finansową jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje finansową odpowiedzialne są: działy księgowe podlegające pod dany Wydział z którego następuje złożenie wniosku, główny dział księgowy (Kwestura) dla zamówień spoza wydziałów. Przekazanie do akceptacji finansowej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja finansowa. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie: Akceptacja DN dla wniosków rodzaju RUMB Akceptacja dysponentów dla wniosków rodzaju RUM, które mają zatwierdzone źródła finansowania przez dysponentów. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja finansowa. Aby wprowadzić status Weryfikacja finansowa należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. 35/51
Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie: Akceptacja DN, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju RUM B. Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju RUM. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów (dla wniosków RUM) lub Akceptacja DN (dla wniosków RUMB) i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 36/51
Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja finansowa klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz do osoby odpowiedzialnej za weryfikację finansową (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 11. Akceptacja finansowa lub odrzucenie UWAGA: Akceptacja przez komórkę finansową jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje finansową odpowiedzialne są: działy księgowe podlegające pod dany Wydział z którego następuje złożenie wniosku, główny dział księgowy (Kwestura) dla zamówień spoza wydziałów. Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Akceptacja finansowa przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia wykonania do tej operacji. 37/51
Aby wprowadzić status Akceptacja finanasowa lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja finansowa, z którego zmieniany status na Akceptacja finansowa. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Weryfikacja finansowa i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku klawisz F8. lub Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 38/51
3. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Akceptacja finansowa klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 39/51
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz osoby akceptującej finansowo (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 4. Zmiana statusu odrzucenie wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. 40/51
Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 12. Przekazanie do akceptacji ostatecznej UWAGA: Akceptacja ostateczna jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje odpowiedzialni są: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja ostateczna. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja finansowa. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja ostateczna. Aby wprowadzić status Weryfikacja ostateczna należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. 41/51
Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja finansowa, z którego zmieniany status na Weryfikacja ostateczna. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja finansowa i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu 42/51
Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja ostateczna klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz do osoby odpowiedzialnej za weryfikację finansową (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). 43/51
UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 13. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie UWAGA: Akceptacja ostateczna jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje odpowiedzialni są: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Zatwierdzony przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia wykonania do tej operacji. Aby wprowadzić status Zatwierdzony lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 5. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 6. Odszukanie wniosku. 44/51
Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja ostateczna, z którego zmieniany status na Zatwierdzony. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Weryfikacja ostateczna i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku F8. lub klawisz Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 7. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 45/51
Należy podświetlić na żółto status Zatwierdzony klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz osoby akceptującej finansowo (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 8. Zmiana statusu odrzucenie wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 46/51
Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 14. Sprawdzenie wykorzystania budżetu UWAGA: Dany wniosek planu rocznego jest rejestrowany na źródła finansowani w ramach przyznanych limitów. Wartość przydzielonych limitów i ich wartość wykorzystania można sprawdzić w tzw. widoku użytkownika o nazwie Wykorzystanie budżetów. Aby sprawdzić wykorzystanie limitów należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. uruchomić widok Wykorzystanie budżetów Lista Czynności: 47/51
1. Uruchomienie widoku użytkownika Po odszukaniu wniosku (sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania) i jego zaznaczeniu podświetlenie danego wniosku, należy wybrać przycisk (Widoki użytkownika). W oknie wyboru nazwy widoku wybieramy opcję Wykorzystanie budżetów poprzez podświetlenie nazwy i wybór przycisku Wybierz. Nastąpi uruchomienie widoku w oknie Wykorzystanie budżetów, w którym widoczne są dane dotyczące limitów źródeł finansowania związanych z danym wnioskiem: Identyfikatory źródła finansowania: Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe Kwota budżetu kwota limitu przyznana na etap planowania dla danego źródła finansowania. Wykorz. dok. zatw. kwota wykorzystana dokumentami zatwierdzonymi tj. takimi, które przeszły zatwierdzenie źródeł finansowania przez dysponentów i ściągnęły kwoty z dostępnej puli. Wykorz. bieżące łączna kwota wykorzystania wniosków zatwierdzonych (patrz kwota Wykorz. dok. zatw.) uwzględniająca również kwoty niezatwierdzonych źródeł finansowania z wniosków będących w statusie Edycja lub Akceptacja finansowa. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 48/51
15. Wydruk wniosku. UWAGA: Wydruk można wykonywać w dowolnym momencie (statusie wniosku) w celu podglądu danych. Wydruk jest pełnowartościowy po wprowadzeniu statusu Zatwierdzony, który stanowi pełny spójny obraz dokumentu. Aby wydrukować wniosek należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. uruchomić wydruk. Lista Czynności: 1. Uruchomienie wydruku Po odszukaniu wniosku (sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania) i jego zaznaczeniu należy w zakładce Nagłówek wybrać przycisk [Wydruk wniosku]. 49/51
Wyświetli się okno, w którym można: Wybrać szablon raportu w polu Szablon wydruku. Uruchomić podgląd wydruku przez wybór przycisku [Uruchom]. Wygenerować wydruk do pliku PDF przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Excel przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Word przez wybór przycisku. 50/51
Wygenerować wydruk do pliku HTML przez wybór przycisku. Z okna podglądu wydruku możliwe jest wydrukowanie wniosku na drukarce poprzez wybór przycisku. Podgląd wydruku zamykamy przyciskiem Close. 51/51