Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-4/06 Gliwice, dnia 11 stycznia 2007 r. 2007-020895 Pani mgr Danuta Dziekciarz Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 36 ul. Robotnicza 6 w Gliwicach Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 15 marca do 25 kwietnia 2006 r. oraz od 12 do 15 maja i 18 maja 2006 r. przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG-0914-0-4/06 z dnia 13 marca 2006 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli oraz w wyniku przeprowadzenia dodatkowych czynności wyjaśniających i opisanych w protokole z dnia 14 grudnia 2006 r. podpisanym w dniu 22 grudnia 2006 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w latach 2004 2005 i obejmowała następujący zakres: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową wraz z realizacją zamówień publicznych, - gospodarowanie środkami specjalnymi oraz dochodami własnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako nieprawidłową, w szczególności w związku z ujawnionymi nieprawidłowościami opisanymi w pkt 2, 12, 16, 20, 21, 24 i 25 wystąpienia. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia oraz eliminacji w przyszłości. 1. W Zakładowym Planie Kont: a) dokonywanie zmian w treści regulacji poprzez nanoszenie poprawek i skreśleń z pominięciem formalnego zarządzenia dyrektora, b) pominięcie paragrafu 417 wydatki niezaliczane do wynagrodzeń, c) nieokreślenie sposobu kwalifikowania wydatków z paragrafu 422 zakup art. żywnościowych poprzez wskazanie zasad podziału na wydatki obciążające bezpośrednio koszty bądź magazyn, d) brak wskazania zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla paragrafów 417 i 422.
Zalecenie nr 1. Ustalić poprzez zarządzenie dyrektora jednolity tekst Zakładowego Planu Kont zawierający dane określone w pkt 1b d. Zmiany do Zakładowego Planu Kont wprowadzać poprzez sporządzenie aneksu. 2. W zakresie prowadzonej rachunkowości jednostki: a) oznaczanie ksiąg rachunkowych nazwą innej jednostki, bez wyraźnego wskazania okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, b) ujmowanie operacji w księgach rachunkowych niezgodnie z zakładowym planem kont wprowadzonym przez kierownika jednostki, tj.: zmienianie pierwotnych, prawidłowych dekretów z paragrafu 422 na paragraf 430, dekretowanie dokumentacji niezgodnie z dokonanym zatwierdzeniem w zakresie zakwalifikowania do danej podziałki budżetowej, ujmowanie operacji gospodarczych na paragrafach niewystępujących w planie kont, przypadki braku objęcia ewidencją magazynową konta 310 zakupu niektórych artykułów żywnościowych, c) ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych z opóźnieniem, d) dowody księgowe nie spełniają wymogów art. 21 ust. 1 wymienionej powyżej ustawy, tj.: - brak dekretu na liście umów zleceń listopad 2005 r., - brak numeracji dowodu księgowego (lista umów zleceń kwiecień 2004 r.), powtarzająca się numeracja dowodów księgowych, sporządzane dokumenty Polecenia Księgowania nie zawierają szczegółowego opisu operacji księgowej, której dokument dotyczy, nadawanie dowodom księgowym numerów z oznaczeniem literowym nieodzwierciedlonym w zapisach księgowych, występowanie rozbieżności pomiędzy kwotą wydatku ujętą na zleceniu wypłaty, a objętą dekretacją, e) w zakresie prowadzonych zapisów w księgach rachunkowych: brak opisów operacji w zapisach księgowych, ujęcie w księgach rachunkowych dowodów księgowych w wartości niezgodnej z dokumentem źródłowym stanowiącym podstawę zapisu, f) w zakresie księgowania zakupów inwestycyjnych stwierdzono: zaewidencjonowanie kosztów zakupów inwestycyjnych z pominięciem księgowania na koncie 080, nie zaliczenie do wydatków inwestycyjnych pełnych kosztów zakupu środka trwałego, brak zaksięgowania na koncie 740 w korespondencji z kontem 800, równowartości środków pieniężnych dochodów własnych wykorzystanych na sfinansowanie inwestycji, ujęcie likwidacji kserokopiarki na koncie innym (011), niż to na którym ujęto zakup kserokopiarki (013), brak ujęcia na koncie 013 dokonanego zakupu wyposażenia, skutkujące wystąpieniem różnic pomiędzy księgą główną, a księgami inwentarzowymi. g) poprawianie błędów rachunkowych w dowodach księgowych niezgodnie z art.22 wyżej wymienionej ustawy, tj. poprzez skreślenia wcześniejszych zapisów bez parafy osoby dokonującej korekty, h) wykazanie w księgach rachunkowych na dzień ich otwarcia (1 stycznia 2005 r.) stanów aktywów i pasywów w wysokości niezgodnej ze 2
stanem wynikającym z bilansu zamknięcia wykazanego w księgach na dzień ich zamknięcia (31 grudnia 2004 r.), co narusza art.5 ust.1 ustawy, i) brak zgodności sald ujętych na koncie 201 na dzień 31 grudnia 2004 r. z danymi wykazanymi w bilansie otwarcia na dzień 1 stycznia 2005 r., co skutkowało zmniejszeniem należności i zobowiązań o kwotę 1.546,11 zł, w dokumentacji brak decyzji wskazującej na rodzaj kompensowanych należności zobowiązań, j) nie ujęcie w 2004 r. w księgach rachunkowych naliczonej odprawy emerytalnej dla pracownika administracji w kwocie 1.435,11 zł,, co skutkowało zaniżeniem zobowiązań oraz straty za rok 2004 o wymienioną kwotę, k) wykazana w księgach zmiana stanu funduszu jednostki w 2004 r. i 2005 r. została ustalona w sposób nieprawidłowy, z uwagi na brak ujęcia w ewidencji otrzymanych lecz nie przekazanych dochodów na rachunek dochodów Miasta w kwocie 399,95 zł w roku 2004 oraz w kwocie 15,30 zł w roku 2005, co naruszało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752 z późn. zm.), w wyniku nieprawidłowej ewidencji wykazane w sprawozdaniu finansowym dane były niezgodne ze stanem rzeczywistym poprzez zawyżenie funduszu jednostki oraz straty o powyższe kwoty, l) dane wykazane w sprawozdaniu finansowym za rok 2005 były niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej w zakresie prezentacji danych po stronie pasywów, m) występowanie rozbieżności w zestawieniu zbiorczym do list płac za m-c marzec 2005 r. pomiędzy dokumentem źródłowym, tj. listą płac, a wysokością kwoty potrąconej z tytułu L4 i wypłaconą na konta osobiste pracowników. Zalecenie nr 2 Wzmóc nadzór nad prowadzeniem rachunkowości w jednostce, przestrzegać ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości i uchybień, w tym: - księgi rachunkowe w tym każdą kartę kontową, oznaczać w sposób trwały nazwą jednostki, której dotyczą, wyraźnie co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzania, tj. zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości, - w opisie dokumentów księgowych zamieszczać zrozumiałą i pełną treść operacji, - operacje gospodarcze grupować zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakładowym planem kont dostosowanym do potrzeb działalności jednostki, - ewidencję księgową prowadzić na bieżąco nie dopuszczając do niewłaściwej numeracji dowodów księgowych, - operacje w księgach rachunkowych ewidencjonować w sposób zgodny z naniesioną na dokumenty dekretacją, zapewniając powiązanie zapisów księgowych z zatwierdzonymi dowodami księgowymi, - wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, - kompensaty w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie pisemnych decyzji kierownika jednostki, uzupełnić brakującą dokumentację w wymienionym zakresie, 3
- sprawozdanie finansowe sporządzać zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapewniając przedstawienie w nim sytuacji finansowej i majątkowej jednostki zgodnie ze stanem faktycznym, - operacje wpływające na zmiany funduszu jednostki księgować na koncie 800 zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. W zakresie prowadzonych ewidencji druków ścisłego zarachowania stwierdzono brak: zgodności stanu czeków gotówkowych ze stanem wykazanym w księdze druków ścisłego zarachowania, dat i podpisów osób odbierających druki ścisłego zarachowania we wszystkich ewidencjach, podpisu dyrektora na ostatniej stronie księgi ewidencyjnej czeków gotówkowych, potwierdzenia przyjęcia druków czeków gotówkowych, wypełnienia wszystkich rubryk w ewidencji kwitariuszy przychodowo -ewidencyjnych. Zalecenie nr 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z wymogami zakładowych procedur. Wzmóc nadzór nad sposobem prowadzenia ewidencji. 4. W zakresie kontroli wewnętrznej stwierdzono: przypadki braku przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz zatwierdzenia dokumentów do wypłaty przez dyrektora zarówno w 2004 r. jak i 2005 r., dokonywanie kontroli merytorycznej w 2004 r. przez osoby nieupoważnione wg procedur zakładowych do takich czynności. Zalecenie nr 4. Wzmóc nadzór nad realizowaną kontrolą wewnętrzną, przestrzegać zakładowych przepisów obowiązujących w przedmiotowym zakresie, nie dopuszczając do powstawania ww. nieprawidłowości. 5. W zakresie prowadzonych akt osobowych pracowników stwierdzono: brak dat na dokumentach upoważniających pracowników do zatwierdzania wydatków pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym i do wstępnej oceny celowości, przechowywanie podań o przyjęcie do pracy w części B zamiast A, natomiast dyplomów potwierdzających podwyższenie w trakcie trwania zatrudnienia kwalifikacji zawodowych w części A zamiast B, przechowywanie dokumentacji niepotwierdzonej za zgodność z oryginałem, brak zakresów czynności dla stanowisk specjalista ds. płac i referent ds. administracyjnych, na oświadczeniach pracowników o zgodzie na przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe brak wskazania numerów tych kont bądź nazwy banku. Zalecenie 5. Akta personalne pracowników doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U z r. 1996 nr 62 poz. 286 z późn. zm.), eliminując ww. uchybienia. 4
6. W prowadzonej ewidencji czasu pracy stwierdzono: przypadki poprawiania błędów w zapisach poprzez zamalowywanie błędnych zapisów i poprawianie, przez co zapis jest nieczytelny, brak paraf osób dokonujących poprawki, roczne ewidencje czasu pracy nie są podpisane przez pracownika prowadzącego rozliczenia. Zalecenie nr 6. Ewidencję czasu pracy prowadzić starannie, niedopuszczając do wymienionych uchybień. 7. Niezgodność zapisów ewidencyjnych pomiędzy ewidencją szczegółową pozostałych środków trwałych (na dzień 1 stycznia 2004 r., 31 grudnia 2004 r., 31 grudnia 2005 r.), wartości niematerialnych i prawnych (na dzień 31 grudnia 2004 r., 31 grudnia 2005 r.) oraz księgozbioru bibliotecznego (na dzień 31 grudnia 2004 r.), a stanami wartościowymi ujętymi w księgach rachunkowych na kontach 013, 014, 020. Zalecenie nr 7. Doprowadzić do zgodności pomiędzy ewidencją inwentarzową a wartościami ujętymi na kontach księgowych. 8. W zakresie ewidencji środków trwałych stwierdzono: stosowanie stawek odpisów amortyzacyjnych środków trwałych niezgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jt. Dz. U. z r. 2000 nr 54 poz. 654 z późn. zm.), brak dokumentów OT przyjęcie środka trwałego wymaganych wewnętrzną regulacją jednostki, nieprowadzenie kart środków trwałych wymaganych zakładowymi instrukcjami, a wskazującymi na wartości brutto, netto środka trwałego i dokonywanych narastająco odpisów amortyzacyjnych. Zalecenie nr 8. Uzupełnić brakującą dokumentację. Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonej amortyzacji. 9. W prowadzonej ewidencji ilościowej wartościowej pozostałych środków trwałych stwierdzono brak daty zakupu oraz dowodu przychodu dla kosiarki spalinowej. Zalecenie nr 9. Uzupełnić zapisy w ewidencji. 10. W prowadzonej ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych stwierdzono: brak wyszczególnienia ilościowego sprzętu poszczególnego rodzaju, niewskazywanie łącznej ilości ewidencjonowanego sprzętu. Zalecenie nr 10. Uzupełnić zapisy w ewidencji. 11. W zakresie prowadzonej dokumentacji magazynowej stwierdzono następujące uchybienia w: a) zbiorczych zestawieniach przychodów i rozchodów magazynowych brak dat sporządzenia dokumentu, b) dokumentach magazyn przyjmie (PZ): brak chronologicznej numeracji, brak dat wystawienia dowodów PZ w miesiącu październiku 2004 r., 5
brak podpisu osoby zatwierdzającej, nie wykreślanie niezapisanych rubryk, poprawki w zapisach czyniące je nieczytelnymi, brak parafy pracownika dokonującego korekty w zapisach, c) kartotekach magazynowych brak: numerów dowodów magazyn przyjmie w pozycjach przychodu, numerów dowodów magazyn wyda bądź raportu żywnościowego w pozycjach rozchodu, oznaczenia rokiem obrotowym, którego dotyczą, indeksu kartotekowego, d) dokumentach magazyn wyda (MW): niewłaściwe oznaczenie daty wystawienia dokumentu, brak podpisów intendenta i kucharki na kolejnych stronach dowodu, ponadto stwierdzono brak zgodności stanów magazynowych wynikających z prowadzonej ewidencji ilościowo wartościowej z wartościami wykazanymi w księgach rachunkowych na koncie 310 w: 2004 r. - na dzień 31 styczeń, 28 lutego, 31 marca, 30 kwietnia, 31 maja z ewidencją księgową konta 310, 2005 r. - na dzień 31 styczeń, 31 marca, 30 kwietnia, 31 maja z ewidencją księgową konta 310. Zalecenie nr 11. Nie dopuszczać do ww. nieprawidłowości i uchybień w prowadzonej dokumentacji magazynowej. 12. Dokonywanie operacji gotówkowych z pominięciem rejestracji obrotu gotówkowego na koncie 101 oraz bez wyodrębnienia w strukturze organizacyjnej jednostki kasy. Zalecenie 12. Operacje gotówkowe ewidencjonować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 142 poz. 1020). Wprowadzić instrukcję kasową oraz wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za prawidłowe prowadzenie kasy. 13. W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek stwierdzono : a) we wnioskach o udzielenie zaliczki : brak wskazania we wnioskach o udzielenie zaliczki nazwy jednostki organizacyjnej oraz daty pobrania zaliczki, dokonywanie sprawdzenia merytorycznego wniosku o zaliczkę przez osobę będącą jednocześnie zaliczkobiorcą (tj. brak rozdzielenia funkcji kontrolnych od operacyjnych), b) w dokumentacji stanowiącej rozliczenie zaliczki: rozliczenie zaliczki po terminie wskazanym we wniosku, brak wskazania kwoty pobranej zaliczki, podpisu zaliczkobiorcy, wskazania imiennego osoby rozliczającej się, daty rozliczenia zaliczki, zaliczki podlegającej rozliczeniu, nie wskazywanie z jakiej podziałki klasyfikacji budżetowej dokonano wydatków z zaliczki, dowody źródłowe potwierdzające wydatkowanie środków nie wskazują numerów identyfikacyjnych, określających ich pozycję w zestawieniu stanowiącym rozliczenie. 6
Zalecenie nr 13. Przestrzegać zakładowych instrukcji obowiązujących w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych. 14. Dochody budżetowe odprowadzano na konto Urzędu Miasta w terminach niezgodnych z zarządzeniami Prezydenta Miasta wydawanych w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice. Zalecenie nr 14. Przestrzegać zarządzeń Prezydenta Miasta określających terminy odprowadzania dochodów. 15. Klasyfikowanie dochodów w księgach rachunkowych roku 2005 niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). Zalecenie nr 15. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 16. Pomiędzy wydatkami, a kosztami ujętymi na poszczególnych paragrafach w ewidencji księgowej lat 2004-2005 występują różnice, które nie znajdują swojego uzasadnienia w zmianie stanu rozrachunków oraz składników majątkowych. Zalecenie nr 16. Ewidencję księgową prowadzić starannie, rzetelnie, w sposób umożliwiający precyzyjne uzasadnienie występujących różnic pomiędzy wydatkami a kosztami ponoszonymi w poszczególnych paragrafach. 17. Występowanie w 2005 r. w rozdziałach 80103 i 85401 rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi w programie płacowym a danymi ujętymi w programie księgowym. Zalecenia nr 17. Nie dopuszczać do występowania różnic pomiędzy danymi programu płacowego, a wartościami ujętymi w programie księgowym. 18. Wypłacanie pracownikom pedagogicznym dodatków funkcyjnych z tytułu wychowawstwa, opiekuna stażu, motywacyjnego z naruszeniem art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 118 poz. 1112 z późn. zm.) oraz zakładowego Regulaminu wynagradzania, dokonując wypłat ww. dodatków z dołu. Zalecenie nr 18. Poszczególne składniki wynagrodzenia pracowników pedagogicznych wypłacać zgodnie z wymogami ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U z r. 2006 nr 97 poz. 674 z późn. zm.) oraz wymogami zakładowych przepisów. 7
19. Kwalifikowanie w roku 2004 oraz 2005 wydatków do niewłaściwych paragrafów, a mianowicie: wydatków dotyczących zakupu biletów autobusowych w 421 zamiast w 441, a wydatków na zakup obuwia profilaktycznego w 421 zamiast w 302 ( przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka nie dysponowała wystarczającymi środkami na właściwych paragrafach), - wydatek dotyczący zakupu art. spożywczych w 430 zamiast w 422, a wydatek dotyczący zakupu artykułów papierniczych w 430 zamiast w 421 ( przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka dysponowała wystarczającymi środkami na właściwym paragrafie). Łączna wartość nieprawidłowo zakwalifikowanych środków w 2004 r. stanowiła 0,03 % wydatkowanych środków ogółem, natomiast w 2005 r. 0,02 % wydatkowanych środków. Zalecenie nr 19. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 20. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych: a) naruszenie art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (jt. Dz.U. z r. 2006 r. nr 164 poz. 1163 z późn. zm.), ze względu na udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany zgodnie z przepisami ustawy, w tym: - zaniechanie odrzucenia ofert wykonawców, które są sprzeczne z art. 82 ust. 1 oraz z art. 72 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych, co stanowi naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy jw., - zaniechanie odrzucenia ofert wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 3 ustawy prawo zamówień publicznych, co stanowi naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 5 ustawy jw., - zaniechanie unieważnienia postępowania w sytuacji, gdy w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie wpłynęły co najmniej dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, co stanowi naruszenie art. 93 ust. 1 pkt. 2 ustawy prawo zamówień publicznych, a tym samym nie dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy prawo zamówień publicznych, co nosi znamiona czynu określonego w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 14 poz. 114 z późn. zm.), b) odrzucenie oferty, kierując się okolicznościami innymi, niż to wynika z ustawy prawo zamówień publicznych oraz nie podanie poprawnego uzasadnienia prawnego oraz faktycznego. Zalecenie 20. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (jt.dz.u. z r. 2006 nr 164 poz. 1163 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 21. Nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenie społeczne naruszające przepisy art. 47 8
ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 98 nr 137 poz. 887 z późn. zm.) oraz art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z r. 2000 nr 14 poz. 176 jt. z późn. zm.). Regulowanie zobowiązań wobec ZUS w wysokościach nie wynikających ze złożonych deklaracji w miesiącach luty, sierpień, listopad 2004 r. oraz we wrześniu 2005 r. Regulowanie zobowiązań z opóźnieniem z tytułu składek ZUS nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 14 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 14 poz. 114 z późn. zm.). Zalecenie nr 21. Zobowiązania publiczno - prawne regulować zgodnie z terminami płatności wyznaczonymi przepisami prawa oraz w wysokościach wynikających z dokumentacji podstawowej (deklaracje składek ZUS). Uzgodnić stan rozliczeń z ZUS. 22. Wypłacanie wynagrodzeń z tytułów umów zleceń i o dzieło przed wykonaniem umowy. Zalecenie nr 22. Wynagrodzenia z tytułu zawartych umów wypłacać wykonawcom wyłącznie po zakończeniu i odbiorze powierzonych prac. 23. Wydatkowanie środków w rozdziale 80101 (2004 r. i 2005 r.) i 85401 (2005 r.) niezgodnie z harmonogramem wynikającym z zarządzeń Prezydenta Miasta. Zalecenie nr 23. Przestrzegać harmonogramów realizacji wydatków ustalanych przez organ prowadzący. 24. W zakresie funkcjonowania środków specjalnych stwierdzono: nie zatwierdzanie przez kierownika jednostki dokonywanych w trakcie roku zmian w planach finansowych środków specjalnych, przypadki ewidencjonowania uzyskiwanych środków specjalnych oraz dokonywanych w ich ramach wydatków niezgodnie z obowiązującą klasyfikacją dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, przekazywanie środków na rachunek bankowy wydatków jednostki, w celu finansowania bieżącej działalności w przypadku nie wystarczających środków na koncie działalności podstawowej (powyższe operacje były skutkiem nieskutecznie sprawowanej przez głównego księgowego kontroli środków na rachunku bankowym jednostki niezbędnych do realizacji zobowiązań jednostki, nieprawidłowym ustaleniem harmonogramu środków na wydatki budżetowe oraz brakiem ich bieżącego monitoringu), przypadek ujęcia w księdze środków specjalnych kosztów z tytułu malowania pomieszczeń faktycznie poniesionych ze środków budżetowych, przypadki regulowania zobowiązań wobec kontrahentów w kwotach wyższych niż wartość wynikająca z faktury, co powodowało powstawanie nadpłaty, nie odprowadzenie na konto dochodów Urzędu Miasta Gliwice, odsetek w wysokości 23,74 zł za miesiąc październik 2004 r., stanowiących dochód budżetowy, co naruszało obowiązek wynikający z uchwały nr XXIII/621/2004 Rady Miejskiej z dnia 20 października 2004 r., brak ujęcia w ewidencji w otwartych na 2005 rok księgach rachunkowych ustalonej na koniec 2004 roku należności za obiady w kwocie 1.546,11 zł oraz należności od dostawców na kwotę 925,76 zł, 9
brak szczegółowej ewidencji rozrachunków umożliwiającej ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami oraz osobami korzystającymi ze stołówki. Zalecenie nr 24. Dokonać wpłaty na konto dochodów Urzędu Miasta Gliwice nieprzekazanych odsetek bankowych zgromadzonych w 2004 r. na koncie środków specjalnych w wysokości 23,74 zł. W związku z uchwałą Rady Miejskiej nr XXVII/715/2005 z dnia 27 stycznia 2005 r. o likwidacji środków specjalnych odstępuję w pozostałym zakresie od wydania zaleceń pokontrolnych. 25. W zakresie funkcjonowania dochodów własnych stwierdzono: brak formalnego zatwierdzania przez kierownika jednostki zmian w planach finansowych, przypadki ewidencjonowania gromadzonych dochodów własnych i realizowanych w ich ramach wydatków niezgodnie z obowiązującą klasyfikacją dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, przekazywanie środków na rachunek bankowy wydatków jednostki, w celu finansowania bieżącej działalności w przypadku nie wystarczających środków na koncie działalności podstawowej, ewidencjonowanie w księdze dochodów własnych kosztów ponoszonych faktycznie ze środków budżetowych, regulowanie zobowiązań w kwotach niezgodnych z wartościami faktur skutkujące powstaniem należności od dostawców na ogólną kwotę 5.582,75 zł, która została skorygowana poprzez kompensatę kolejnymi zobowiązaniami wobec odpowiednich dostawców, co stanowi przekroczenie upoważnienia do wydatkowania środków, tj. czyn noszący znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 14 poz. 114 z późn. zm.), w stosunku do dłużników z tytułu najmu pomieszczeń jednostka nie kierowała wezwań do zapłaty oraz nie naliczała odsetek od nieterminowych płatności, należności, a tym samym przychody z tytułu najmu ewidencjonowano w momencie wpływu środków na rachunek dochodów własnych, przypadek braku spójności zapisu księgowego z dowodem księgowym dotyczącym odpłatności za obiady oraz należności z tytułu wydawanych obiadów, brak wskazania na odpowiednich kontach analitycznych należności od poszczególnych osób objętych żywieniem w świetlicy szkolnej. Zalecenie nr 25. Zmiany w planie finansowym dochodów własnych dokonywać na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki. Środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku dochodów własnych wydatkować zgodnie z przeznaczeniem określonym w uchwałach Rady Miejskiej. Dochody i wydatki publiczne ponosić na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym zgodnie z obowiązującą klasyfikacją dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Nie dopuszczać do regulowania zobowiązań jednostki w wysokościach niezgodnych z wartością faktury. Osobę odpowiedzialną za dokonanie nadpłat 10
obciążyć odsetkami od niewłaściwie przelanych kwot. Potwierdzenie dołączyć do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne. Egzekwować należności z tytułu najmu pomieszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami, co najmniej na koniec każdego kwartału naliczać odsetki od nieterminowych wpłat. W księgach rachunkowych dotyczących prowadzonej przez jednostkę stołówki szkolnej, ustalać należności za obiady zgodnie ze stanem faktycznym ustalonym zgodnie z obowiązującymi zasadami, poprzez wskazanie na odpowiednich kontach analitycznych należności poszczególnych usługobiorców. 26. W zakresie gospodarowania zfśs stwierdzono: zaniżenie odpisu zfśs w 2005 r. o 1.813,68 zł, zawyżenie odpisu zfśs w 2004 r. o 1.127,00 zł, zawieranie umów o udzieleniu pożyczki mieszkaniowej przed decyzją dyrektora akceptującej wniosek o jej przyznanie, wypłacanie pożyczek mieszkaniowych przed decyzją dyrektora o ich przyznaniu. Zalecenie nr 26. Skorygować nieprawidłowo naliczony odpis. Decyzje w sprawie udzielenia świadczeń podejmować przed ich realizacją. 27. W zakresie prowadzonej dokumentacji żywienia stwierdzono: powtarzającą się w każdym kolejnym miesiącu numerację zapotrzebowań żywnościowych (raporty), brak daty przy podpisie kierownika kuchni potwierdzającym otrzymanie produktów i podpisu dyrektora przy pozycji magazyn wyda, brak wykreśleń pozostałych niezapisanych rubryk, złe podliczenie wartości rozchodu w raporcie nr 7 z dnia 9 grudnia 2005 r., występowanie rozbieżności pomiędzy składem dziennych jadłospisów oraz ilością wydawanych artykułów ze stanem liczebnym osób żywionych oraz rodzajem posiłków. Zalecenie nr 27. Nie dopuszczać do występowania wymienionych powyżej uchybień w prowadzonej dokumentacji żywieniowej. Przyczyną powstałych nieprawidłowości i uchybień było niewłaściwe wykonywanie obowiązków służbowych przez główną księgową oraz brak odpowiedniego nadzoru ze strony kierownika jednostki. W związku z ustaleniami opisanymi w pkt 20 ppkt a, 21, 25 tiret 5 będzie prowadzone odrębne postępowanie przed Rzecznikiem Dyscypliny Finansów Publicznych. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 11