QAD Enterprise Applications. Standard Edition ZAKUPY PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA EDYCJA 2013/14

QAD Enterprise Applications Standard Edition ZAKUPY PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA EDYCJA 2013/14

Deklaracja poufności Identyfikator: Streszczenie: Podręcznik Zakupy pomoc dydaktyczna do kursu Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości prowadzonego w formie laboratorium na Wydziale Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Niniejszy dokument jest używany przez studentów Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej, celem zrozumienia wdrażanych procesów biznesowych - konkretnych scenariuszy i ról podmiotów, które będą testowane przy pomocy oprogramowania QAD Enterprise Applications w trakcie laboratorium. Informacje tutaj zawarte są własnością firmy QAD i nie mogą być wykorzystywane, zmienione, zmodyfikowane lub dostosowywane w całości lub w części, z wyjątkiem wyraźnego celu, który może być określony w niniejszym dokumencie lub skopiowany, reprodukowany, przechowywany w jakikolwiek sposób w tym medium elektronicznym, bez uprzedniej pisemnej zgody QAD. Strona 1

Spis treści WSTĘP... 3 KARTOTEKA INDEKSÓW... 4 KARTOTEKA DOSTAWCÓW... 12 ZLECENIA ZAKUPU... 19 PRZYJĘCIE ZAKUPU DO MAGAZYNU... 26 FAKTURA ZAKUPOWA... 29 ZOBOWIĄZANIA... 35 PŁATNOŚCI FAKTUR DOSTAWCÓW... 36 KONTROLA SALDA DOSTAWCY... 38 ZADANIA DO WYKONANIA... 40 ZADANIA DO WYKONANIA (ZAD. DOMOWE)... 40 Strona 2

WSTĘP Proces zakupów obejmuje kilka etapów. Zazwyczaj pierwszym z nich jest zapotrzebowanie, które może być wynikiem rozpoznania popytu przez funkcję planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP). Następnym etapem jest zlecenie, zarówno zlecenie zakupu (ZZ), zlecenie stałe, jak i harmonogram dostawcy (jeśli istnieje). Gdy zamówione towary zostaną dostarczone, tworzony jest zapis nazywany dokumentem przyjęcia PZ. W przypadku zwrotu towarów do dostawcy tworzona jest trasakcja zwrot do dostawcy - ZD. Cały proces przedstawia poniższy rysunek: Przegląd etapów dotyczących procesu zakupów Strona 3

KARTOTEKA INDEKSÓW Zapotrzebowanie jest rekordem oznaczającym, że potrzebny jest dany indeks. Zapotrzebowania określają ilość, oczekiwaną datę oraz miejsce dostawy. Zapotrzebowanie jest często pierwszym etapem zakupu, choć możliwe jest również bezpośrednie wystawienie zlecenia zakupu. Zapotrzebowania można tworzyć ręcznie lub przez zatwierdzanie zleceń zaplanowanych przez MRP. Niektóre przedsiębiorstwa wymagają zatwierdzenia zapotrzebowań przed przekształceniem ich w zlecenia. Informacja dotycząca zapotrzebowania jest wówczas przenoszona do zlecenia zakupu lub zlecenia stałego, a zapotrzebowanie zostaje usunięte. Informacje dotyczące zapasów poszczególnych indeksów można odnaleźć w raportach stanów magazynu. Informacje nt. szczegółowych danych indeksów zawiera kartoteka indeksów. Kartoteka indeksów (główna) (1.4.1) Numer indeksu Jednostka miary Opis Identyfikator (numer) indeksu Jednostka miary (JM) danego indeksu Opis (nazwa) indeksu Strona 4

Dane indeksu (dostep bezpośredni przez kartotekę 1.4.3) Kategoria produktu Data dodania Grupa projektowa Grupa promocji Typ indeksu Status Określenie kategorii produktu dla danego indeksu (pole obowiązkowe). Kategoria decyduje o tym w jaki sposób transakcje wykonywane na danym indeksie zostaną zaksięgowane. Obowiązkowo wyznacza się osobne kategorie dla: materiałów, towarów, półproduktów (detali), wyrobów gotowych, usług, inne. Uzupełniana domyślnie bieżącą datą Grupa projektowa do której należy indeks. nieobowiązkowe pozwalające przypisać indeks do np. projektu inwestycyjnego. Definiowana w kodach ogólnych 36.3.13 jako PT_promo. Definiowana w kodach ogólnych 36.3.13 jako pole Pt_part_type Definiowany w kodach ogólnych 36.3.13 jako pole Pt_status (pole obowiązkowe) Grupa Rysunek, wersja, lokalizacja rysunku, rozmiar kategoria przedziału cenowego Definiowana w 36.3.13 jako pole Pt_group Podstawowe informacje o rysunku technicznym danego indeksu. Głównie wykorzystywane dla indeksów detali lub wyrobów gotowych Nieweryfikowana w programie Strona 5

Dane zapasów indeksu (dostęp bezpośredni przez kartotekę 1.4.5) Klasa ABC Określa ważność indeksu w zakresie A-C, gdzie A oznacza najwyższy stopień. Definiowana w 36.3.13 jako pole Pt_abc Kontrola Par/NrSer. Zakład Magazyn Typ magazynu Auto numer partii Grupa partii Nr artykułu Średni okres Cykl inwentaryzacji Czas przydatności Wydaj z poj partii Kontrola indeksu przez nr partii/nr seryjny (Lpartia, S nr seryjny) Zakład składowania indeksu Magazyn składowania indeksu Typ magazynu, w którym składowany jest indeks (Tak/Nie) czy automatycznie numerować partię numer partii (istotny jeśli wybrano kontrolę przez nr partii) Numer seryjny (istotny jeśli wybrano kontrolę przez nr seryjny) Średni okres rotacji indeksu Cykl inwentaryzacji indeksu Czas przydatności indeksu do użycia (data ważności) (TAK/NIE) czy wydawać indeks zawsze z pojedynczej partii Kluczowy Czy indeks jest zasobem krytycznym (Tak/Nie) jeśli indeks zostanie uznany za zasób krytyczny, to wykorzystujący go proces gospodarczy nie rozpocznie się w przypadku niewystarczających Strona 6

zasobów danego indeksu Status przyjęcia ZZ Aktyw Status przyjęcia ZR Aktyw Kod statusu przyjęcia zapasów dla ZZ (zleceń zakupu) Czy kod statusu przyjęcia zapasów dla ZZ jest aktywny (używany) (Tak/Nie) Kod statusu przyjęcia zapasów dla ZR (zleceń roboczych) Czy kod statusu przyjęcia zapasów dla ZR jest aktywny (używany) (Tak/Nie) Dane wysyłki indeksu (dostęp bezpośredni przez kartotekę 1.4.5) Firm. kod towarowy Waga wysyłki Klasa przewozu Waga netto Opcjonalny firmowy kod towaru (indeksu)- >1.4.19 Waga przesyłki (indeksu) w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Definiowana w 36.2.13 (kartoteka kodów ogólnych) jako pole Pt_fr_class Waga netto pojedynczego indeksu w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Pojemność (a w zasadzie objętość ) pojedynczego indeksu w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Strona 7

Plan główny Zlecenia MRP Zamrożenie Polityka zamawiania Czy indeks jest uwzględniany w planie głównym (Tak/Nie) Czy indeks jest uwzględniany w planowaniu MRP (czy są na niego tworzone zlecenia z planowania MRP) (Tak/Nie) Liczba dni (LD) zamrożenia indeksu (zamrożenie oznacza zarezerwowanie wynikającej z zamówienia ilości indeksu na LD dni przed jego planowanym wykorzystaniem) Opcje polityki zamawiania indeksu: POQ Stały okres zlecenia FOQ LF OTO Stała wielkość zlecenia Partia na partię Tylko raz Wielkość zlecenia Okres MRP Zapas bezpieczeństwa Czas bezpieczeństwa Pkt. Zamaw. Wersja Istotna przy polityce FOQ Okres planowania MRP w dniach Poziom zapasu bezpieczeństwa indeksu Czas potrzebny na otrzymanie zamówionej ilości indeksu od dostawcy, w dniach Poziom zapasów (punkt), w którym następuje zamawianie indeksu Wersja danych planowania (wersjonowanie jest istotne, jeśli dane planowania są często zmienianie) Strona 8

Wydać na ZR Osoba odpowiedzialna Kod dostawcy Zakład ZZ Kup/prod/inny Typ konfiguracji KJ CR KJ CR prod. CR zak Obliczanie IDZ IDZ rodziny Sekw wyk 1 Fantom Zlecenie min Zlecenie max Zaokrąglenie Uzysk na operacji Uzysk % Typ PMP Auto przetwarz. PMP Kod sieci Czy można wydawać indeks na ZR (zlecenia robocze) (Tak/Nie) Osoba odpowiedzialna za indeks (np. za zamawianie, pilnowanie stanów magazynowych) Kod dostawcy indeksu (istotny przy indeksach kupowanych, np. materiałach) Zakład, z którego domyślnie generowane są zlecenia zakupu dla indeksu Czy indeks jest kupowany (materiał), produkowany (wyrób), czy też inaczej określany (P-kupowany, M-wytwarzany) Sposób konfigurowania indeksu (jeśłi indeks jest produktem konfigurowalnym) na zlecenie lub w zestawie Czy wymagana jest kontrola jakości indeksu (Tak/Nie) Czas realizacji kontroli jakości w dniach roboczych Czas realizacji produkcji indeksu, będącego wyborem w dniach roboczych Czas realizacji zakupu indeksu, będącego materiałem w dniach roboczych Poziom wymuszenia ATP (available-to-promise) określenie jak system będzie reagował (jakie komunikaty wygeneruje) na sytuację, gdy poziom zapasów indeksu będzie zbyt mały aby zrealizować zlecenie (np. produkcji) Czy IDZ będzie uwzględniane, jeśłi indeks należy do rodziny produktów (jest komponentem) Podstawowa (pierwsza) sekwencja wykonania produktu Czy indeks jest fantomem (czyli pozycją nierzeczywistą, tworzoną w celach statystycznych lub w celu poprawy przejrzystości procesu) (Tak/Nie) Minimalny poziom zlecenia przy zakupie indeksu Maksymalny poziom zlecenia przy zakupie indeksu Zaokrąglenie wielkości zakupu Czy uwzględniać uzysk (ilość dobrych wyrobów) na operacjach w procesie wytwórczym (Tak/Nie) Poziom uzysku w procentach Typ przesunięć międzyprodukcyjnych Czy automatycznie przetwarzać PMP (Tak/Nie) Kod sieci zakupów indeksu (związany z DRP -planowaniem potrzeb dystrybucji) Strona 9

Kod techn. Kod NM/Recep Kod technologii produkcji indeksu Kod struktury produktu lub receptury wytwarzania Cena Podatek Klasa VAT Cena indeksu w walucie podstawowej Czy indeks podlega opodadkowaniu (TAK/NIE) Stawka podatku jaką objęty jest indeks Ostatnie dwa ekrany (koszty KG i koszty bieżące) pozwalają wprowadzić koszty dla indeksu z podziałem na koszty: materiałowe robocizny ogólno-wydziałowe ogólne podwykonawstwa Koszty wprowadza się na poziomie danego indeksu (ten poziom). Ewentualne koszty wynikające ze struktury wyrobu system wyznacza w oparciu o strukturę produktu (niższy poziom). Istnieje możliowsć zastosowania dwóch rodzajów (zestawów) kosztów do tego samego indeksu (standard i current). Strona 10

Koszty standardowe służą do księgowania transakcji wykonywanych na indeksach oraz dekretowania ich w KG. Koszty standardowe są kosztami stałymi w określonym czasie dlatego różnice pomiędzy kosztem standardowym a rzeczywistym odnoszone są na odchylenia. Odchylenia są rejestrowane przez system na poziomie: a. zakupu materiałowego jako różnica w cenie, w ilości b. zużycia materiałowego w procesie produkcji jako różnica pomiędzy planowanym zużyciem a rzeczywistym c. produkcji w postaci różnicy pomiędzy czasem technologicznie planowanym a czasem rzeczywiście wykorzystanym w danej operacji technologicznej d. kosztów wydziałowych planowanym a rzeczywiście zarejestrowanych e. kosztów usług obcych (podwykonawstwa, kooperacja) jako różnica pomiędzy kosztami zaplanowanymi a rzeczywiście poniesionymi na podstawie faktury od kooperanta. f. zmian technologicznych jako różnica pomiędzy ceną materiału na początku zlecenia roboczego i na końcu (jeśli w czasie trwania zlecenia nastąpiła zmiana cen) g. zmian metody w przypadku zmiany materiałów rzeczywiście zużywanych w procesie produkcyjnym w stosunku do zaplanowanych w strukturach Koszty bieżące (current) służą do rejestracji kosztów wyliczanych jako np. średnio-ważona. Koszty te na bieżąco są kalkulowane na podstwie cen ze zlecenia zakupu i stanów magazynowych w przypadku indeksów materiałowych, na podstwie stopnia wykonania zlecenia roboczego w przypadku półproduktoiw i wyrobów gotowych. Koszty bieżące nie podlegają księgowaniu, służą do analiz porównujących indeksy wycenione według kosztu standard i kosztu bieżącego. Jeśli różnica wartości pomiędzy kosztami waha się w granicach 5%, można dokonać kopiowania kosztu bieżącego na standard a tym samym wyznaczyć nowy koszt standard. Strona 11

KARTOTEKA DOSTAWCÓW Kolejnym elementem niezbędnym do utworzenia zamówienia jest określenie dostawcy. Strona 12

Kartoteka dostawców (2.3.1) Dostawca Tymczasowy Pozostałe pola tej części Identyfikator (kod, numer) dostawcy Czy dostawca jest tymczasowy (Tak) czy stały (Nie) Standardowe dane teleadresowe dostawcy. Pola obowiązkowe: kod kraju (PL, DE, HU, FR,itd.), województwo i okręg pod warunkiem, że zostały zdefiniowane wcześniej dane w kartotece kodów ogólnych (36.2.13). Sort nazwa Typ K-to zak.niemagaz. Skrócona nazwa dostawcy, którą można wykorzystać do szybkiego wyszukiwania. Nazwa wykorzystywana w przeglądach, raportach i browserach. Opcjonalny kod typu dostawcy Domyślne konto, na które księgowane są zakupy Strona 13

niemagazynowe od dostawcy Konto zobowiązań Przewoźnik Uwagi Domyśłne konto, na które księgowane są zobowiązania wynikające z rozliczeń z dostawcą Identyfikator domyśłnego przewoźnika obsługującego danego klienta Uwagi na temat dostawcy Bank Waluta Osoba kont.zak Osoba kont, fin. Grupa promocji Metoda płatności Język Inny wierzyciel Bank, z którego płacone są zobowiązania wobec dostawcy Waluta rozliczeń z dostawcą Osoba kontaktowa do spraw zakupów Osoba kontaktowa do spraw finansowych Grupa promocji dla dostawcy, jeśli wykorzystywany jest APM (Advanced Procing Management) Metoda płatności w rozliczeniach z dostawcą Język używany przez dostawcę Czy określać dostawcę jako Innego wierzyciela na dokumentach płatności (Tak/Nie). Występuje wówczas jeśli dostawca dostarcza tylko towary, a płatnikiem jest inna firma. Strona 14

Zaopatrzeniowiec Osoba odpowiedzialna za zakupy od dostawcy Tabela cen Domyśłna tabela cen od dostawcy (->1.10.1.1) Tabela rabatów Domyśłna tabela rabatów od dostawcy (- >1.10.13) Cena stała Czy ceny od dostawcy są stałe, czy mogą być dodatkowo modyfikowane przy wprowadzeniu zleceń zakupu Dane podatkowe Rejestr VAT Kod operacji Zakład Identyfikator rejestru VAT zakupów Kod operacji na rejestrze VAT Zakład rejestru VAT zakupów Strona 15

Podatek Strefa podatkowa Okrełśenie, czy firma podlega opodatkowaniu (wartość: Tak), czy też nie (wartość: Nie) Oznaczenie strefy podatkowej (dla Polski PL) Klasa podatkowa Oznaczenie klasy podatkowej (-> 2.13.13.1, pozwiązane z 2.13.1.1, 2.13.1.5) Użycie podatku VAT w cenie ID podatku federalnego NIP Regon Kod organu celnego ID VAT różne 3 W mieście Oznaczenie rejestru VAT w kontaktach z firmą Określenie, czy w kontaktach z firmą będą podawane wartości brutto (wartość: Tak), czy netto (wartość: Nie) nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach Numer NIP firmy Numer Regon firmy nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Może służyć do określenia kodu agencji celnej- wykorzystywane do INTRASTAT. nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Dodatkowe pole na wpisanie danych podatkowych. nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Określa czy działalność firmy znajduje się w mieście czy poza miastem. W różnych krajach wysokość stawek podatkowych zależy właśnie od tego czynnika. Strona 16

Rozliczenie zakupów Konto rozliczeń przyjęcia zakupu Konto księgowe rozliczenia zakupów Konto księgowe rozliczeń przyjęć zakupu Warunki handlowe Opcjonalny kod określający warunki handlowe. Funkcjonuje jeśli włączony jest moduł Logistic Accounting. Bank Typ konta Val EDI Identyfikator banku kontrahenta.. Jeśli nie jest wykorzystywany Home Banking pole to nie jest obowiązkowe. Należy wyjść ESC. Wsz (wszystkie), lub ograniczenie do okreśłonych typów kont (z listy rozwijanej) PL (Polska) okreśłenie standardowego formatu konta bankowego, w kolejnych krokach podaje się: cyfry kontrolne (2 znaki), identyfikator banku (8 znaków) i identyfikator konta (16 znaków) Identyfikator sposobu wykorzystania elektronicznej wymiany danych Strona 17

Oddział Konto Data pocz Data konc Oznaczenie banku Numer konta bankowego, wypełniany automatycznie w oparciu o wcześniej wprowadzone dane Data, od której konto jest aktywne Data, do której konto jest aktywne Strona 18

ZLECENIA ZAKUPU Zlecenie zakupu to umowa z dostawcą na dostawę wskazanych indeksów w określonym czasie. Zawiera adres dostawy, warunki umowy, dane podatkowe oraz koszty transportu. System obsługuje trzy rodzaje zleceń zakupu: Pojedyncze zlecenia zakupu Stałe zlecenia zakupu Harmonogramy dostawcy Pojedyncze zlecenia zakupu Zlecenia pojedyncze używa się do obsługi jednorazowych transakcji z dostawcą przy założeniu, że kolejne transakcje w przyszłości nie wystąpią. Takie zlecenia zakupu zawierają datę dostawy oddzielną dla każdego indeksu w linii. Moduł MRP traktuje indeksy zlecenia zakupu jako dostawy i zakłada, że zamówione ilości dostarczone zostaną na wymaganą datę dostawy. Przyjęcia przetwarza się tu względem tych zleceń zakupu. Zlecenia stałe Zleceń stałych używa się w przypadku powtarzalnych dostaw indeksów magazynowych, od tego samego dostawcy, a daty konkretnych dostaw nie zostały jeszcze określone. Ilości i terminy realizacji mogą być wprowadzane aż do chwili, gdy zlecenie stałe stanie się zleceniem zakupu. MRP ignoruje stałe zlecenia i w takim przypadku nie można także przetwarzać przyjęć. System wykorzystuje stałe zlecenie jako szablon dla zlecenia zakupu podczas dokonywania zwolnienia. Jeśli jednak stałe zlecenie zostanie już raz zwolnione, wynikające z niego zlecenie zakupu jest traktowane jak każde inne. Zlecenia stałe mogą być uwalniane w określonych odstępach czasu. Harmonogramy dostawcy Harmonogram dostawcy to umowa z dostawcą, która gwarantuje określony poziom zleceń. Harmonogramy dostawcy określają daty, a nawet godziny najbliższej dostawy oraz zawierają informacje o planach długookresowych przeznaczone zarówno dla modułu MRP, jak i dla dostawcy. Strona 19

Kartoteka zleceń zakupu (5.7) Zlec. Zakupu Dostawca Odbiór Identyfikator (kod) zlecenia zakupu Identyfikator dostawcy Kod określający miejsce, do którego zamówiony indeksprzedmiot zostanie dostarczony Data zlec Termin Zaop. Płatnik ZS/ZP Data określająca kiedy zlecenie zostało zarejestrowane. Data przewidzianego dostarczenia danego indeksu Określenie jednostki odpowiedzialnej za dane zlecenie (zaopatrzenie) Określenie jednostki do której dostawca powinien wysłać fakture Opcjonalny kod w którym można wpisać numer ZS (zlecenia sprzedaży) z którym ma być powiązany zakup lub numer ZR (zlecenie Strona 20

roboczego) do którego zakupiony materiał będzie wykorzystywany. Umowa Kontakt Wybór opcjonalnej umowy zakupu związanej z tym zleceniem Osoba odpowiedzialna za zamówienie od strony dostawcy Uwagi Dodatkowe uwagi na temat dostawcy (do 40 znaków) Tabela cen Tabela rabatów Rabat Zakład Projekt Potwierdzone Waluta Podatek Cena stała Domyślna tabela cen od dostawcy Domyślna tabela rabatów od dostawcy Wysokość rabatu dla danego zlecenia wynegocjonowanego z dostawcą Kod zakładu do którego zlecenie zostało przypisane Kod projektu z którym zlecenie jest związane Czy zlecenie zostało już omówione (telefonicznie, fax, mail) z dostawcą (Tak) czy też nie (Nie). Zlecenia Zakupu mogą być wystawiane wcześniej po wstępnym omówieniu warunków z dostawcą. Wówczas są niepotwierdzone, ale już stanowią informację do planowania przepływów finansowych (cash flow). Zlecenie przed jego realizacją musi zostać potwierdzone. Dopiero wtedy możliwe jest przyjęcie dostawy do magazynu. Wybór waluty, w której zlecenie jest obsługiwane Zaznacz (Tak) jeśli pozycja zamiawiana jest opodatkowana, odznacz (Nie) w przeciwnym przypadku. Jeśli dane podatkowe dostawcy do którego jest wystawiane zlecenie ma zaznaczone pole podatek na TAK, to jest to wartość domyślna. Czy cena jest stała (nie ulega zmianie w przypadku wzrostu kosztów dostawcy), czy zmienna Strona 21

Warunki płatnicze Zamówił Określenie okresu kredytowania (jeśli jest dostępny kredyt kupiecki) Określenie osoby, która złożyła zamówienie Rejestr VAT Kod operacji Domyślny rejestr VAT dla tego dostawcy. Ten rejestr VAT będzie używany przy każdym zamówieniu związanym z tym dostawcą Kod identyfikujący typ operacji dla danej transakcji. Użycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek Wprowadzić kod rejestru, który używa się przy tym zamówieniu. Najczęściej to pole jest tożsame z rejestrem VAT (patrz poprzedni zrzut) Kod środowiska podatkowego, w którym zlecenie jest realizowane Określenie stawki podatku Wprowadź Tak jeśli zamawiany indeks jest przedmiotem opodatkowania Strona 22

VAT w cenie Określenie czy VAT jest juz zawarty w cenie czy też zostanie dopiero doliczony Warunki handlowe (stosunek cen eksportu do importu) Pokaż szczegóły Należy wprowadzić kod warunków handlowcyh używany do naliczania opłat logistycznych dla tego zlecenia. Używane tylko przy włączonej opcji Logistic Accunting (Księgowość Logistyczna). Zaznaczenie tego pola skutkuje wyświetleniem szczegółowych informacji dla danych warunków handlowych. Strona 23

Lp Zakład Zap. Numer indeksu Zamówiono JM Liczba porządkowa zamawianego indeksu Identyfikator zakładu związanego z zamówieniem Numer zapotrzebowania, które zostanie powiązane z tym zleceniem Identyfikator (kod) zamawianego indeksu Ilość zamawianego indeksu Jednostka miary Dane podatkowe związane z indeksem. Strona 24

Uzycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek VAT w cenie Identyfikacyjny kod rejestru VAT. Kod środowiska podatkowego. System dobiera domyślną strefę podatkową, ktorą można zmienić Stawka podatku Określa status opodatkowania: TAK lub NIE Należy zaznaczyć to pole wyboru, jełśi indeksy dla kombinacji miejsc wysyłki/odbioru mają podatek już wliczony w cenę. Strona 25

PRZYJĘCIE ZAKUPU DO MAGAZYNU Dokument PZ jest zapisem rejestrującym przyjęcia towarów na magazyn. Dokumenty PZ aktualizują stany magazynowe i pozwalają na weryfikację ilości i cen przyjętych indeksów. W momencie przyjęcia indeksu na magazyn, do zobowiązań dociera faktura dostawcy dotycząca tych indeksów. Informacje pochodzące z faktury zostają zarejestrowane. Po zweryfikowaniu zgodności pomiędzy fakturą, zleceniem zakupu i dokumentem PZ, faktura zostaje zatwierdzona do zapłaty w zobowiązaniach. Przyjęcia do zleceń zakupu i harmonogramów dostawcy rejestruje się w opcji Przyjęcia Zleceń Zakupu (5.13.1). W pojedynczej transakcji może zostać przetworzona więcej niż jedna pozycja zlecenia. Istnieje możliwość skorygowania błędów powstałych przy przyjęciu, poprzez wprowadzenie ilości ujemnych w opcji Przyjęcia Zleceń Zakupu. Jednak konieczne może być w tym przypadku ponowne otwarcie pozycji zlecenia zakupu. Proces ten obrazuje poniższy rysunek: Przyjęcie Zleceń Zakupu (5.13.1) Zlecenie Dostawca Identyfikator otwartego zlecenia Identyfokator dostawcy powiązanego z tym Strona 26

zamówieniem Dok. Dostawy Dokument PZ Na dzień Przes. Do nast. Oper. Data wysyłki Opcjonalny numer dokumentu dostawy. W wielu środowiskach pokrywa się z numerem faktury. Numer dokumentu PZ. Dokument PZ jest zapisem rejestrującym przyjęcia towarów na magazyn. Data faktycznego przyjęcia indeksu. Domyślnie system proponuje aktualną date, jednak można ją zmienić Te pole wskazuje czy indeks jest automatycznie przenoszony do kolejki następnejgo zlecenia roboczego. Jeśli nie, wówczas indeks pozostaje przy aktualnej operacji i musi być manualnie przeniesiony do następnej operacji. Zaznacz (tak) w celu dodania komentarza dla tej transakcji przyjęcia zakupów. W przeciwnym przypadku zostawić pole puste. Data wysłania indeksu przez dostawcę Lp JM Zakład Magazyn Ilość Numer otwartej linii zamówień Kod jednostki miary danego indeksu Identyfikator zakładu, z którym powiązany jest indeks Identyfikator magazynu, w którym składowany będzie indeks Przyjęta ilość dla danej linii indeksów Strona 27

Kasuj resztę Nie: wszelkie pozostałe niewysłane indeksy pozostają na otwartym zleceniu i zostaną wysłane w przyszłosci. Tak: zamknięcie zlecenia i pozostałe niewysłane indeksy nie zostaną już wysłane. Operacje zleceń roboczych Jeśli zlecenie zakupu ma typ S (subcontract), to dany indeks może dotyczyć konkretnego ZR (zlecenia roboczego) i operacji technologicznej. Zwroty Zwrot to zapis rejestrujący zwrot do dostawcy zakupionego indeksu. Jeśli indeks jest zwracany, w systemie tworzy się zlecenie zakupu na ilość ujemną, równoważącą saldo dostaw. ZADANIA DO WYKONANIA Wprowadzić własne ZZ w kartotece 5.7 Dokonać przyjęcia zamówionego towaru do magazynu w kartotece 5.13.1. Strona 28

FAKTURA ZAKUPOWA Większość dokumentów zakupowych obejmuje faktury dostawcy odnoszące się do zleceń zakupu. W procesie rejestracji dokumentów zakupowych system porównuje dane z faktury ze zleceniem zakupu i dokumentem przyjęcia (PZ). Wprowadzenie dokumentu faktury powoduje uaktualnienie salda dostawcy i zaksięgowania na konta Księgi Głównej. Dokumenty zakupowe należy wykorzystać do kontrolowania poprawności wyboru kontrahenta, wartości zobowiązania i daty płatności. Przed autoryzowaniem płatności można sprawdzić: czy kwota zobowiązania jest zgodna ze zleceniem zakupu, czy dostawca wysłał właściwą ilość towarów, czy dostawca podał na fakturze właściwą kwotę. Wiele przedsiębiorstw rejestruje dokumenty zakupowe w momencie otrzymania faktury, nawet przed otrzymaniem towarów. Dzięki temu można uniknąć nieterminowych zapłat i ułatwić kontrolę. Kartotekę dokumentów zakupowych można także wykorzystać do wstępnej rejestracji faktur zakupowych dla stałych wydatków. Na przykład, można wprowadzić na początku roku roczną wartość dokumentów zakupowych dla zapłaty miesięcznej dzierżawy. Rejestracja dokumentów zakupowych zobowiązań umożliwia wykonanie tego bez niepożądanych efektów w Księdze Głównej. Na początku należy wprowadzić dokument zakupowy jako niepotwierdzony w Kartotece Faktur Dostawców (28.1). Po przyjęciu pozycji zlecenia zakupu lub zaakceptowaniu faktury, należy zapisać przyjęte pozycje i potwierdzić dokument zakupowy. Do zapłaty można wybrać tylko potwierdzone dokumenty zakupowe. Aby znaleźć niepotwierdzone dokumenty zakupowe, należy uruchomić funkcję Rejestr Faktur Dostawców (28.3.1) z wartością Nie w polu Drukowanie zatwierdzonych i wartością Tak w polu Drukowanie niezatwierdzonych. Kartoteka Faktur Dostawców (28.1.1) Paczka Kolejny numer paczki dla dokumentów. W jednej paczce można zarejestrować od jednego do kilkudziesięciu dokumentów. Ma to wpływ na sposób księgowania faktur zakupu w KG. W zależności od przyjętego wariantu, księgowania do Księgi Głównje mogą się odbywać z dokładnością do Strona 29

Faktura Zlecenie Na dzień ERS Data podatku Dostawca paczki (wiele dokumentów- jedno księgowanie), z dokładnością do pojedynczego dokumentu lub z dokładnością do firmy. Numer dokumentu. Jest to wewnętrzny numer jaki nadaje się dokumentom w firmie. Nie jest to jednak numer faktury dostawcy. Numer zlecenia. Po jego podaniu należy nacisnąć klawisz Enter lub/i End, aby przejść do nastepnej ramki. Można podać dowolną liczbę zleceń zakupu dla tego samego dostawcy. Data księgowania dokumentu. Do jakiego okresu rozliczeniowego powinien być ujęty ten dokument w KG. Zdarza się, że dokumenty księgowane są do okresu bieżącego, mimo, że data dokumentu dotyczy okresu poprzedniego, np. data dokumentu jest z 25.09. 2010, a zostaje zaksięgowana na 03.10.2010. Aktywuje je procedura rozliczania zrealizowanych przyjęć (ERS Evaluated Receipts Settlement), pozwala rejestrować płatności dla dostawcy w trakcie realizacji kontraktu, bez wystawionej faktury zakupowej. Opcjonalne. Podanie daty podatku powoduje, że system obliczy podatek dla daty podatkowej na podstawie stawki podatkowej podanej w informacji o dostawcy lub ZZ,. Należy podać identyfikator dostawcy, z którym związana jest dana faktura. Bank dostawcy Warunki płatności Data, Data rabatu i termin Należy podać bank dostawcy. Domyślnie jest przypisywany pierwszy, według porządku alfabetycznego, bank zdefiniowany dla tego dostawcy. Określenie sposobu zapłaty za fakturę (przelew, gotówka, kompensata), jak również określenie okresu zapłaty. Jeśłi podana zostanie data z faktury dostawcy, to system wykorzystuje ją razem z warunkami Strona 30

platności, aby obliczyć datę rabatu i termin płatności. Oczek. (Data oczekiwana) Dzień, w którym przedsiębiorstwo planuje zapłacić za fakturę. Konto i konto rabatu Konto zobowiązań i konto rabatu za wcześniejszą zapłatę są domyślnie wpisywane w nagłówku dokumenu zakupowego na podstawie zlecenia zakupu. Typ Kod typu dokumentu zakupowego. Kody typów wykorzystuje się przy wybieraniu grup dokumentów zakupowych do tworzenia raportów, co umożliwia śledzenie zapotrzebowania na gotówkę dla różnych typów wydatków. Oddz. Czek. (oddzielne czeki) Tak, jeśli wymagane jest aby każda faktura była płacona osobnym czekiem (przelewem) Nie, jeśli jednym czekiem (przelewem) można zapłacić za kilka faktur. Parametr domyślny z kartoteki dostawcy. Kwota przedpłaty Kwota sporna Kwota nierabatowa Opłaty logistyczne faktury Włącz pustych dostawców Dokumenty zakupowe mogą zostać zastosowane do zarejestrowania przedpłat, nawet jeśłi nie istnieje jeszcze faktura. Aby zarejestrować przedpłatę w zobowiązaniach, należy wpisać dodatnią kwotę w tym polu i obciążyć konto przedpłat. Później, w czasie rejestrowania faktury w zobowiązaniach, należy podać ujemną kwotę przedpłaty i uznać konto przedpłat. to zawiera ostatnią wartość wstrzymanej kwoty Rabaty za wcześniejszą zapłatę zazywczaj odnoszą się tylko do indeksów zlecenia, a nie do opłat dodatkowych, takich jak przewóz, cło i podatek. Kwota bez rabatu jest odejmowana od całej kwoty dokumentu zakupowego przed obliczeniem rabatu Tak, jeśli dokumenty są wystawiane dla opłat logistycznych. Należy określić, czy wystawiane są dokumenty zakupowe w toku z pustym dostawcą. W przeciwnym przypadku wyświetlane są tylko dokumenty dla Strona 31

Wybór auto określonego dostawcy. TAK zostanie wyświetlona ramka Automatyczne Wybieranie, która umożliwia wybranie dokumentów PZ automatycznie. Jeśli NIE, to ramka automatycznego wybierania zostaje pominięta i przechodzi się do ramki Dobieranie PZ, gdzie można wybrać dokumenty PZ do utworzenia dokumentów zakupowych oraz zapisać faktyczne ilośći i ceny z faktury. Rejestr VAT Kod operacji Zakład Identyfikator rejestru Vat zakupów Kod operacji na rejestrze VAT Zakład rejestru VAT zakupów Użycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek VAT w cenie Identyfikacyjny kod rejestru VAT. Kod środowiska podatkowego. System dobiera domyślną strefę podatkową, ktorą można zmienić Stawka podatku Określa status opodatkowania: TAK lub NIE Należy zaznaczyć to pole wyboru, jełśi indeksy dla kombinacji miejsc wysyłki/odbioru mają podatek już wliczony w cenę. Strona 32

Dokument Pozycja ZZ Numer dokumentu przyjęcia (PZ) powiązanego z tą fakturą dostawcy Numer linii zamówienia ze ZZ. Pola w ramce Obsługa Dobierania PZ należy wykorzystać do przechowywania ilości z faktury oraz informacji kosztowych dla dokumentów PZ pokazanych na ekranie Dobieranie PZ dane. Ramka ta wyświetla ilości z przyjęcia zlecenia zakupu, które pomagają wyjaśnić różnice pomiędzy ilością przyjętą, a ilością zafakturowaną. System oblicza i wyświetla rozdział kwot dla kont Rozliczenia Zakupu i dla odchyleń cen. Pozycje ramki dystrybucji są automatycznie rejestrowane na podstawie ilości z dokumentu PZ i kosztu faktury. Lp. Konto Subkonto MPK Numer linii dystrybucji. Linie dystrybucji mogą odnosić się do określonego konta, subkonta i miejsca powstawania kosztów (MPK) lub do kodu przydziału. Kody przydziału umożliwiają księgowanie kwot na kilku kontach poprzez wprowadzenie jednego kodu. Projekt kwota W przypadku dodatkowych opłat, jak przewóz, cło lub serwis, można ręcznie podać dodatkowe kwoty w ramce dystrybucji. Strona 33

Firma T (Typ) Jeśli indeksy zostały odebrane przez różne zakłady w różnych firmach, to można utworzyć listę różnych firm Pozycje obliczone przez system mają przypisany typ R Kwota sporna Potwierdzenie Przydz.-do Kwota, która nie powinna być zapłacona. Kwota ta zazwyczaj podlega dyskusji, np. nieprawidłowe rozliczenie. Wstrzymana kwota musi być równa lub mniejsza niż suma dokumentu zakupowego. Dokumenty zakupowe są zazwyczaj rejestrowane na podstawie przyjętej faktury. Są wtedy wprowadzane jako potwierdzone, dzięki czemu powodują aktualizację salda zobowiązań i KG i mogą być wybrane do płatności. Identyfikator pracownika (zdefiniowanego w Kartotece Pracowników-2.7.1), który jest odpowiedzialny za potwierdzenie dokumentów zakupowych. ZADANIA DO WYKONANIA Zarejestrować fakturę zakupu dotyczącą własnego ZZ i PZ Sprawdzić poprawność wprowadzonych danych korzystając z raportu 28.3.1 Strona 34

ZOBOWIĄZANIA Kiedy przedsiębiorstwo kupuje towary lub usługi, to zaciąga zobowiązanie wobec dostawcy. Dostawca wysyła fakturę oznaczającą zobowiązanie odbiorcy do zapłaty. Dokument ten zawiera opis sprzedanych wyrobów oraz należną kwotę. Faktura zawiera także warunki płatności, takie jak termin płatności i rabat, jaki dostawca oferuje za wcześniejszą zapłatę. Moduł Zobowiązania można wykorzystać do przetwarzania zobowiązań dotyczących pozycji magazynowych oraz innych typów zobowiązań. Strona 35

PŁATNOŚCI FAKTUR DOSTAWCÓW Czeki wystawiane ręcznie opcja 28.9.10 Paczka Kontrola Bank Metoda płatności Czek Waluta Dostawca Data Na dzień Dziennik komentarz Numery paczki są używane do identyfikacji grupy transakcji, które zostały wprowadzone w tym samym czasie. Na przykład partia faktur, rachunków, lub płatności. Suma kontrolna dla tej paczki. Liczba ta określa sumę bez rozróznienia na waluty. Przykładowo paczka zawierająca dwa przedmioty, jeden o wartości 100 USD, a drugi 25PLN to suma kontorlna wyniesie 125. Kod określający bank, w którym płatność będzie zrealizowana. Kod determinujący metode płatności. Można ją zmodyfikować w dniu płatności. Prawidłowe wartości to 1,2,3,4,5,6, lub 7. Numer czeku dla tej płatności. Kombinacja numeru czeku z kodem banku musi być unikatowa. Nie można zarejestrować np. nr 100 dwa razy w tym samym banku, ale jest to mozliwe dla róznych banków. Kod waluty, w której określana jest płatność. Identyfikator dostawcy, z którym związana jest dana płatność. Data wystawienia ręcznego czeku, zazwyczaj data, w której został on napisany. Domyślnie data systemowa. Dzień w którym czek zostaje zaksięgowany w Księdze Głównej. Identyfikator dziennika, do którego ta transakcja powinna być przydzielona. Strona 36

Konto rabatu Faktura Typ Konto Kody konta (subkonta i mpk) Księgi Głównej używanych do śledzenia rabatów za wcześniejsze płatności Identyfikator faktury, do której przydzielona będzie dana płatność Określenie typu płatnośći: Puste - Przydzielone. Używane do rejestrowania płatności dokonywanych przez klienta za konkretne faktury, noty lub z tytułu odsetek. U - Nieprzydzielone. Używane do rejestrowania gotówki otrzymanej od klienta, nie związanej z konkretną fakturą, notą ani z odsetkami na przykład przedpłaty z tytułu przyszłej faktury lub nadpłaty. N - Nie-RO. Ten typ oznacza płatności niezwiązane z należnościami i jest używany do rejestrowania płatności, która nie jest zapłatą za fakturę, notę ani z tytułu odsetek na przykład zwrotów podatku lub rabatów. Kody konta, subkonta i MPK służących do śledzenia danej płatności Przydzielenie płatności nieprzydzielonych AP opcja 28.9.20 Paczka Kontrola Referencja Dostawca komentarz Numery paczki są używane do identyfikacji grupy transakcji, które zostały wprowadzone w tym samym czasie. Na przykład partia faktur, rachunków, lub płatności. Suma kontrolna dla tej paczki. Liczba ta określa sumę bez rozróznienia na waluty. Przykładowo paczka zawierająca dwa przedmioty, jeden o wartości 100 USD, a drugi 25PLN to suma kontorlna wyniesie 125. Numer referencji, który musi być unikalny w obrębie modułu. Identyfikator dostawcy związanego z daną płatnością nieprzydzieloną Strona 37

Bank Czek Identyfikator banku, do którego przypisana jest dana płatność Numer czeku dla tej płatności. Kombinacja numeru czeku z kodem banku musi być unikatowa KONTROLA SALDA DOSTAWCY Przegląd konta dostawcy- opcja 28.13 Przegląd konta klienta daje możliwość obserwacji bieżącego salda dostawcy oraz wszystkich rozliczeń realizowanych na jego koncie. Dotyczyły faktur, faktur oczekujących not, płatności, zaliczek i ich przydziałów. Przegląd może być wykonywany w zarówno w walucie dostawcy (EUR, USD, inne) jak i w przeliczeniu na PLN po kursie transakcji. Raport wiekowania zobowiązań według terminu zapłaty opcja 28.17.5 Raport wiekowania zobowiązań daje możliwość raportowania zobowiązań dla wielu dostawców ustawiając parametry od...do. Ponadto w parametrach raportu istnieje możliwość ustawienia w dowolny sposób dni przeterminowania, np. 0, 30,60,90.. itp, oraz terminów płatności od...do. Raport można drukować według waluty dostawcy (EURO, USD, inne) lub w przeliczeniu na PLN po kursie transakcji. Obrotówka z dostawcą opcja 28.17.18 Pozwala na analizę obrotów w danym okresie czasu z danym dostawcą lub dostawcami według parametru kod dostawcy od...do. Strona 38

Na dzień Kod dostawcy Tylko otwarte Zbiorczo Okres od...do w ramach którego będą analizowane transakcje z dostawca lub grupą dostawców. Numery dostawców od..do. Czy na wydruku mają się pojawić tylko pozycje otwarte, Np. faktury, zaliczki do dostawców nierozliczone z fakturami TAK- tylko podsumowanie sald według dostawców. NIE- szczegółowe transakcje realizowane na koncie dostawcy, faktury, płatności Strona 39

ZADANIA DO WYKONANIA Dokonać przeglądu wszystkich transakcji/księgowań w Księdze Głównej korzystając z raportu 25.13.14. Zaksięgować transakcje w 25.13.7 (Uwaga: Sprawdź czy wszystkie transakcje są prawidłowe i czy konta księgowe są prawidłowe. Błędne transakcje nie zostaną zaksięgowane) ZADANIA DO WYKONANIA (ZAD. DOMOWE) Zarejestrować fakturę zakupu rozliczającą koszty energii korzystając z planu kont wprowadzonego na laboratorium 1. (Uwaga: Faktura nie jest powiązana z ZZ). Strona 40