Instrukcja wdrożenia zmian w programie ProLider. ( Zmiany wprowadzone w wersji )

Transkrypt

1 Instrukcja wdrożenia zmian w programie ProLider ( Zmiany wprowadzone w wersji ) 1. Zainstalowanie programu w wersji Uwaga! Program w wersji wymaga bazy danych w wersji Jeżeli baza danych jest w starszej wersji to program wykonuje przy pierwszym uruchomieniu modyfikację do wersji Przypisywanie użytkownikom uprawnień do stanowisk sprzedaży i zakupu. 2.1 Uruchomienie kontroli uprawnień użytkowników do stanowisk W Ustawieniach zestawu danych ( Plik -> Ustawienia -> Zestaw danych ) na zakładce S1. Sprzedaż należy zaznaczyć parametr kontrola uprawnień użytkowników do stanowisk sprzedaży i zakupów. 2.2 Wymiana pustego symbolu stanowiska. Jeżeli w programie jest uruchomiona kontrola uprawnień użytkowników do stanowisk to program nie dopuszcza w wykazie stanowisk stanowiska o pustym symbolu. Po pierwszym uruchomieniu programu należy wykonać wymianę pustego symbolu stanowiska na inny symbol. 1

2 W tym celu należy wejść w Plik -> Obsługa baz danych -> Obsługa sytuacji nietypowych i uruchomić przycisk Wymiana symboli. Z listy rozwijalnej Rodzaj symbolu należy wybrać symbol stanowiska. Pole symbol przed wymianą powinno zostać niewypełnione, a w polu symbol po wymianie należy wpisać nowy symbol (maksymalnie 6 znaków ). Nie może to być symbol już istniejący w wykazie stanowisk. Wymianę uruchamiamy przyciskiem Wykonaj. 2

3 2.3 Prawo przydzielania uprawnień do stanowisk. Prawo przydzielania uprawnień do stanowisk mają użytkownicy, którym przyznano je w formularzu Użytkownicy i przysługujące im prawa. Domyślnie prawo to jest wyłączone. 2.4 Przydzielanie uprawnień do stanowisk. Uwaga! Użytkownik ADMIN nie podlega kontroli uprawnień i ma zawsze pełne prawo do wszystkich stanowisk Formularz Stanowiska. Na zakładce Lista uprawnionych wyświetlana jest lista użytkowników uprawnionych do stanowiska wskazanego na zakładce Lista stanowisk. 3

4 Użytkownik może mieć do danego stanowiska jedno z 3 uprawnień : a) przeglądanie, b) zmiana statusu, c) raportowanie. Przeglądanie - daje dostęp do wykazu dokumentów związanych z danym stanowiskiem. Zmiana statusu - pozwala zmieniać status dokumentów związanych z danym stanowiskiem. Raportowanie - daje możliwość tworzenia raportów ze sprzedaży i zakupów dla danego stanowiska. Możliwe jest szybkie nadanie uprawnień do wybranego stanowiska wszystkim aktywnym użytkownikom dzięki przyciskowi Dodaj wszystkich oraz szybkie odebranie uprawnień wszystkim użytkownikom za pomocą przycisku Usuń wszystkich Formularz Prawa użytkowników do obiektów SIM. W formularzu Użytkownicy i przysługujące im prawa na pierwszej zakładce został dodany przycisk Prawa użytkowników do obiektów SIM uruchamiający formularz dzięki, któremu 4

5 można przeglądać i redagować uprawnienia poszczególnych użytkowników do magazynów, stanowisk i towarów w ramach grup towarowych. Zakładka Stanowiska pozwala zarządzać uprawnieniami wybranego użytkownika do stanowisk. O ile formularz Stanowiska pozwala łatwo przydzielać użytkowników do stanowisk, o tyle zakładka Stanowiska w formularzu Prawa użytkowników do obiektów SIM pozwala łatwo przydzielać stanowiska do użytkowników. Znajdujące się na dole zakładki przyciski Dodaj wszystkie i Usuń wszystkie pozwalają na szybkie nadanie uprawnień do wszystkich stanowisk lub szybkie usunięcie wszystkich stanowisk z listy danego użytkownika. 5

6 2.5 Kontrola uprawnień w formularzach dokumentów sprzedaży i zakupu. Jeżeli w programie jest włączony parametr kontrola uprawnień użytkowników do stanowisk sprzedaży i zakupów to w formularzach dokumentów sprzedaży i zakupu kontrolowane jest prawo dostępu i prawo zmiany statusu dokumentów. Na liście stanowisk wyświetlane są tylko te stanowiska, do których użytkownik ma prawo dostępu. Tym samym użytkownik ma dostęp jedynie do dokumentów na tych stanowiskach, do których jest uprawniony. Przy próbie zmiany statusu dokumentu dodatkowo jest sprawdzane prawo zmiana statusu dla danego użytkownika na aktualnie wybranym stanowisku. Brak uprawnień nie pozwala na wykonanie operacji i skutkuje wyświetleniem stosownego komunikatu. 6

7 2.6 Kontrola uprawnień przy tworzeniu raportów. Jeżeli w programie jest włączony parametr kontrola uprawnień użytkowników do stanowisk sprzedaży i zakupu to w wersji 6.57 sprawdzane są prawa użytkownika do stanowisk dla niżej wymienionych raportów : - Wykaz dokumentów sprzedaży, - Wykaz korekt dokumentów sprzedaży, - Wykaz faktur walutowych, - Wykaz korekt walutowych, - Wykaz dokumentów sprzedaży utworzonych na podstawie WZ, - Wykaz dokumentów sprzedaży wygenerowanych do dokumentów magazynowych, - Wykaz dokumentów zakupu (zł.), - Wykaz korekt dokumentów zakupu, - Wykaz dokumentów zakupu - import, - Wykaz faktur walutowych VAT - zakupy W zakresach ustawień tych raportów na liście stanowisk są wyświetlane tylko te, do których użytkownik ma prawo raportowanie Jeżeli raport jest tworzony z ustawieniem wszystkie stanowiska to przy jego tworzeniu brane są pod uwagę jedynie dokumenty sprzedaży lub zakupu przypisane do stanowisk, do których użytkownik ma prawo raportowanie. 7

8 Uwaga! W wersji 6.57 program kontroluje uprawnienia do stanowisk w zakresie raportowania tylko dla raportów wymienionych powyżej. Wszystkie pozostałe raporty dotyczące sprzedaży i zakupów są wykonywane z uwzględnieniem dokumentów dla wszystkich stanowisk, bez względu na uprawnienia użytkownika Jeżeli ilość stanowisk, dla których raport został wykonany została zmniejszona z tytułu ograniczonych uprawnień użytkownika to w nagłówku raportu jest drukowana informacja o ilości stanowisk uwzględnionych w raporcie. 3. Kontrola uprawnień użytkowników do stosowania form płatności przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. 3.1 Uruchomienie kontroli uprawnień użytkowników do form płatności. W Ustawieniach zestawu danych ( Plik -> Ustawienia -> Zestaw danych ) na zakładce S1. Sprzedaż należy zaznaczyć parametr kontrola uprawnień użytkowników do stosowanych form płatności. 3.2 Prawo przydzielania uprawnień do form płatności. Prawo przydzielania uprawnień do stanowisk mają użytkownicy, którym przyznano je w formularzu Użytkownicy i przysługujące im prawa. Domyślnie prawo to jest wyłączone. 8

9 3.3 Przydzielanie uprawnień do form płatności. Uwaga! Użytkownik ADMIN nie podlega kontroli uprawnień i ma zawsze pełne prawo do wszystkich form płatności Formularz Formy płatności. Na zakładce Lista uprawnionych wyświetlana jest lista użytkowników uprawnionych do stosowania na dokumentach sprzedaży formy płatności wskazanej na zakładce Lista form płatności. 9

10 Jeżeli użytkownik nie jest wymieniony na liście lub nie ma zaznaczonego znacznika prawo użycia to program nie dopuści do stosowania przez użytkownika tej formy płatności przy wystawianiu dokumentu sprzedaży. Możliwe jest szybkie nadanie uprawnień do wybranej formy płatności wszystkim aktywnym użytkownikom dzięki przyciskowi Dodaj wszystkich oraz szybkie odebranie uprawnień wszystkim użytkownikom za pomocą przycisku Usuń wszystkich Formularz Prawa użytkowników do obiektów SIM. W formularzu Użytkownicy i przysługujące im prawa na pierwszej zakładce znajduje się przycisk Prawa użytkowników do obiektów SIM uruchamiający formularz dzięki, któremu można przeglądać i redagować uprawnienia poszczególnych użytkowników m. in. do form płatności. Zakładka Formy płatności pozwala zarządzać uprawnieniami wybranego użytkownika do form płatności. 10

11 O ile formularz Formy płatności pozwala łatwo przydzielać użytkowników do form płatności, o tyle zakładka Formy płatności w formularzu Prawa użytkowników do obiektów SIM pozwala łatwo przydzielać formy płatności do użytkowników. Znajdujące się na dole zakładki przyciski Dodaj wszystkie i Usuń wszystkie pozwalają na szybkie nadanie uprawnień do wszystkich form płatności lub szybkie usunięcie wszystkich form płatności z listy danego użytkownika. 3.4 Kontrola uprawnień do form płatności przy zapisywaniu dokumentów sprzedaży. Jeżeli w programie jest włączony parametr kontrola uprawnień użytkowników do stosowania form płatności to w formularzach dokumentów sprzedaży i korekt przy zapisie dokumentu kontrolowane jest prawo użytkownika do zastosowania wybranej formy płatności. Jeżeli użytkownik nie ma prawa stosowania wybranej formy płatności to program wyświetla odpowiedni komunikat i nie dopuszcza do zapisania dokumentu. 11

12 4. Kontrola zdefiniowanego dla kontrahenta limitu sumy należności przeterminowanych przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. 4.1 Wprowadzenie parametru określającego domyślną wartość limitu dla nowego kontrahenta. W Ustawieniach zestawu danych ( Plik -> Ustawienia -> Zestaw danych ) na zakładce S11. Kontrahenci należy ustawić wartość parametru Max. łączny dług przeterminowany. Jest to kwota proponowana jako domyślna wartość limitu sumy należności przeterminowanych przy rejestrowaniu w systemie nowego kontrahenta. Uwaga! Przy pierwszym uruchomieniu nowej wersji program ustawia wartość parametru na

13 4.2 Określanie limitu sumy należności przeterminowanych dla poszczególnych kontrahentów. W wykazie Kontrahentów dla każdego kontrahenta należy na zakładce Warunki współpracy określić limit sumy należności przeterminowanych. Uwaga! Przy pierwszym uruchomieniu programu w wersji 6.57 dla każdego kontrahenta ustawiana jest wartość pola Max. łączny dług przeterminowany na równą wartości pola Max. łączne zadłużenie. 4.3 Informacja o stanie należności przeterminowanych przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Przy wystawianiu nowego dokumentu sprzedaży, po podaniu symbolu kontrahenta, gdy program wykryje zadłużenie kontrahenta, w komunikacie o wielkości tego zadłużenia zawarta jest także informacja o sumie należności przeterminowanych (o ile suma ta jest większa od zera) i limicie tych należności dla danego kontrahenta. 13

14 4.4 Kontrola limitu sumy należności przeterminowanych przy zapisywaniu i zatwierdzaniu dokumentów sprzedaży. Przy zapisywaniu dokumentu sprzedaży, gdy stosowana forma płatności powoduje zwiększenie zadłużenia kontrahenta, program oprócz kontroli łącznej kwoty zadłużenia sprawdza także, czy nie został przekroczony przypisany danemu kontrahentowi limit sumy należności przeterminowanych. Po wykryciu przekroczenia tego limitu dalsze działanie programu zależy od uprawnień użytkownika. Jeżeli użytkownik ma przyznane Prawo ignorowania ostrzeżeń - dokument sprzedaży to wyświetlany jest komunikat o przekroczeniu limitu i dalsze działanie zależy od decyzji użytkownika. Jeżeli nie ma prawa to program nie dopuszcza do zapisu dokumentu sprzedaży. 14

15 5. Ograniczenie maksymalnego upustu, jakiego można udzielić przy sprzedaży towarów z podziałem na grupy towarowe. 5.1 Wprowadzenie ogólnego maksymalnego dopuszczalnego upustu na poziomie grupy towarowej. W słowniku grup towarowych ( Kartoteki -> Słowniki -> Grupy towarowe ) została wprowadzona możliwość określenia dla każdej grupy towarowej oprócz domyślnego upustu stosowanego przy sprzedaży dla towarów z tej grupy także dopuszczalnego upustu maksymalnego. 15

16 Uwaga! Domyślnie maksymalny dopuszczalny upust dla grupy jest ustawiany przez program na 100 %, co oznacza brak ograniczeń co do wielkości stosowanych upustów dla towarów z grupy. 5.2 Zastosowanie maksymalnych upustów przypisanych do grup towarowych przy wystawianiu dokumentów sprzedaży Proponowanie rabatu. Przy wprowadzaniu pozycji dokumentu sprzedaży program w pierwszym kroku ustala domyślny rabat na dotychczasowych zasadach tzn. porównuje aktualny upust przyznany nabywcy z aktualnym upustem obowiązującym dla grupy towarowej i wybiera większy z nich. W drugim kroku program sprawdza maksymalny dopuszczalny upust przypisany do grupy towarowej. Jeżeli maksymalny ustalony upust jest mniejszy od wyliczonego domyślnego rabatu to program zmniejsza rabat do dopuszczalnej wielkości. Np. Załóżmy, że kontrahent K ma przyznany upust w wysokości 20%. Sprzedawany jest towar T1, który należy do grupy G1, w której przyznawany jest domyślny upust 10% i wprowadzone jest ograniczenie maksymalnego upustu wynoszące 15%. Rabat ustalony przez program wyniesie 20%, a po skorygowaniu do maksymalnego ograniczenia dla grupy 15% Kontrola wielkości udzielonego rabatu. Przy zapisie pozycji dokumentu sprzedaży program nie dopuszcza, aby wprowadzony rabat był wyższy od maksymalnego dopuszczalnego dla danej grupy towarowej. 16

17 5.2.3 Funkcja Rabat. Na zakładce Pozycje dokumentu sprzedaży znajduje się przycisk Rabat pozwalający na szybkie wprowadzenie rabatu tej samej wysokości dla wszystkich pozycji dokumentu. Przy wprowadzaniu rabatu dla poszczególnych pozycji program kontroluje jego wielkość w stosunku do ograniczeń założonych dla grupy, do której należy towar i w razie przekroczenia tych ograniczeń zmniejsza rabat dla danej pozycji do dopuszczalnego maksimum. 6. Drukowanie informacji o kursie waluty i dacie kursu na walutowych dokumentach sprzedaży. W Ustawieniach zestawu danych ( Plik -> Ustawienia -> Zestaw danych ) na zakładce S2. Sprzedaż należy zaznaczyć parametr drukuj na dok. walutowych informację o kursie waluty. 17

18 Jeżeli parametr jest włączony to na wszystkich dokumentach walutowych sprzedaży ( w tym także na korektach ) jest drukowana informacja o kursie waluty zastosowanym przy przeliczeniach dla tego dokumentu i dacie kursu. 18