QAD Enterprise Applications. Standard Edition ZAKUPY. PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Laboratorium 2-3

Transkrypt

1 QAD Enterprise Applications Standard Edition ZAKUPY PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Laboratorium 2-3 WROCŁAW, 2010

2 WSTĘP Proces zakupów obejmuje kilka etapów. Zazwyczaj pierwszym z nich jest zapotrzebowanie, które może byd wynikiem rozpoznania popytu przez funkcję planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP). Następnym etapem jest zlecenie, zarówno zlecenie zakupu (ZZ), zlecenie stałe, jak i harmonogram dostawcy. Gdy zamówione towary zostaną dostarczone, tworzony jest zapis nazywany dokumentem przyjęcia PZ. W przypadku zwrotu towarów do dostawcy tworzona jest trasakcja zwrot do dostawcy - ZD. Cały proces przedstawia poniższy rysunek: Przegląd operacji dotyczących zakupów Strona 1

3 KARTOTEKA INDEKSÓW Zapotrzebowanie jest rekordem oznaczającym, że potrzebny jest dany indeks. Zapotrzebowania określają ilośd, oczekiwaną datę oraz miejsce dostawy. Zapotrzebowanie jest często pierwszym etapem zakupu, chod możliwe jest również bezpośrednie wystawienie zlecenia zakupu. Zapotrzebowania można tworzyd ręcznie lub przez zatwierdzanie zleceo zaplanowanych przez MRP. Niektóre przedsiębiorstwa wymagają zatwierdzenia zapotrzebowao przed przekształceniem ich w zlecenia. Informacja dotycząca zapotrzebowania jest wówczas przenoszona do zlecenia zakupu lub zlecenia stałego, a zapotrzebowanie zostaje usunięte. Informacje dotyczące zapasów poszczególnych indeksów można odnaleźd w raportach stanów magazynu. Informacje nt. szczegółowych danych indeksów zawiera kartoteka indeksów. Kartoteka indeksów (główna) (1.4.1) Numer indeksu Jednostka miary Opis Identyfikator (numer) indeksu Jednostka miary (JM) danego indeksu Opis (nazwa) indeksu Strona 2

4 Dane indeksu (dostep bezpośredni przez kartotekę 1.4.3) Kategoria produktu Data dodania Grupa projektowa Grupa promocji Typ indeksu Status Określenie kategorii produktu dla danego indeksu (pole obowiązkowe). Kategoria decyduje o tym w jaki sposób transakcje wykonywane na danym indeksie zostaną zaksięgowane. Obowiązkowo wyznacza się osobne kategorie dla: materiałów, towarów, półproduktów (detali), wyrobów gotowych, usług, inne. Uzupełniana domyślnie bieżącą datą Grupa projektowa do której należy indeks. nieobowiązkowe pozwalające przypisad indeks do np. projektu inwestycyjnego. Definiowana w kodach ogólnych jako PT_promo. Definiowana w kodach ogólnych jako pole Pt_part_type Definiowany w kodach ogólnych jako pole Pt_status (pole obowiązkowe) Grupa Rysunek, wersja, lokalizacja rysunku, rozmiar kategoria przedziału cenowego Definiowana w jako pole Pt_group Podstawowe informacje o rysunku technicznym danego indeksu. Głównie wykorzystywane dla indeksów detali lub wyrobów gotowych Nie weryfikowana w programie Strona 3

5 Dane zapasów indeksu (dostęp bezpośredni przez kartotekę 1.4.5) Klasa ABC Określa ważnośd indeksu w zakresie A-C, gdzie A oznacza najwyższy stopieo. Definiowana w jako pole Pt_abc Kontrola Par/NrSer. Zakład Magazyn Typ magazynu Auto numer partii Grupa partii Nr artykułu Średni okres Cykl inwentaryzacji Czas przydatności Wydaj z poj partii Kontrola indeksu przez nr partii/nr seryjny (Lpartia, S nr seryjny) Zakład składowania indeksu Magazyn składowania indeksu Typ magazynu, w którym składowany jest indeks (Tak/Nie) czy automatycznie numerowad partię numer partii (istotny jeśli wybrano kontrolę przez nr partii) Numer seryjny (istotny jeśli wybrano kontrolę przez nr seryjny) Średni okres rotacji indeksu Cykl inwentaryzacji indeksu Czas przydatności indeksu do użycia (data ważności) (TAK/NIE) czy wydawad indeks zawsze z pojedynczej partii Kluczowy Czy indeks jest zasobem krytycznym (Tak/Nie) jeśli indeks zostanie uznany za zasób krytyczny, to wykorzystujący go proces gospodarczy nie rozpocznie się w przypadku niewystarczających Strona 4

6 zasobów danego indeksu Status przyjęcia ZZ Aktyw Status przyjęcia ZR Aktyw Kod statusu przyjęcia zapasów dla ZZ (zleceo zakupu) Czy kod statusu przyjęcia zapasów dla ZZ jest aktywny (używany) (Tak/Nie) Kod statusu przyjęcia zapasów dla ZR (zleceo roboczych) Czy kod statusu przyjęcia zapasów dla ZR jest aktywny (używany) (Tak/Nie) Dane wysyłki indeksu (dostęp bezpośredni przez kartotekę 1.4.5) Firm. kod towarowy Waga wysyłki Klasa przewozu Waga netto Opcjonalny firmowy kod towaru (indeksu)- > Waga przesyłki (indeksu) w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Definiowana w (kartoteka kodów ogólnych) jako pole Pt_fr_class Waga netto pojedynczego indeksu w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Pojemnośd (a w zasadzie objętośd ) pojedynczego indeksu w polu obok podaje się jednostkę miary wagi Strona 5

7 Plan główny Zlecenia MRP Zamrożenie Polityka zamawiania Czy indeks jest uwzględniany w planie głównym (Tak/Nie) Czy indeks jest uwzględniany w planowaniu MRP (czy są na niego tworzone zlecenia z planowania MRP) (Tak/Nie) Liczba dni (LD) zamrożenia indeksu (zamrożenie oznacza zarezerwowanie wynikającej z zamówienia ilości indeksu na LD dni przed jego planowanym wykorzystaniem) Opcje polityki zamawiania indeksu: POQ Stały okres zlecenia FOQ LFL OTO Stała wielkośd zlecenia Partia na partię Tylko raz Wielkośd zlecenia Okres MRP Zapas bezpieczeostwa Czas bezpieczeostwa Pkt. Zamaw. Wersja Istotna przy polityce FOQ Okres planowania MRP w dniach Poziom zapasu bezpieczeostwa indeksu Czas potrzebny na otrzymanie zamówionej ilości indeksu od dostawcy, w dniach Poziom zapasów (punkt), w którym następuje zamawianie indeksu Wersja danych planowania (wersjonowanie jest istotne, jeśli dane planowania są często zmienianie) Strona 6

8 Wydad na ZR Osoba odpowiedzialna Kod dostawcy Zakład ZZ Kup/prod/inny Typ konfiguracji KJ CR KJ CR prod. CR zak Obliczanie IDZ IDZ rodziny Sekw wyk 1 Fantom Zlecenie min Zlecenie max Zaokrąglenie Uzysk na operacji Uzysk % Typ PMP Auto przetwarz. PMP Kod sieci Czy można wydawad indeks na ZR (zlecenia robocze) (Tak/Nie) Osoba odpowiedzialna za indeks (np. za zamawianie, pilnowanie stanów magazynowych) Kod dostawcy indeksu (istotny przy indeksach kupowanych, np. materiałach) Zakład, z którego domyślnie generowane są zlecenia zakupu dla indeksu Czy indeks jest kupowany (materiał), produkowany (wyrób), czy też inaczej określany (P-kupowany, M-wytwarzany) Sposób konfigurowania indeksu (jeśłi indeks jest produktem konfigurowalnym) na zlecenie lub w zestawie Czy wymagana jest kontrola jakości indeksu (Tak/Nie) Czas realizacji kontroli jakości w dniach roboczych Czas realizacji produkcji indeksu, będącego wyborem w dniach roboczych Czas realizacji zakupu indeksu, będącego materiałem w dniach roboczych Poziom wymuszenia ATP (available-to-promise) określenie jak system będzie reagował (jakie komunikaty wygeneruje) na sytuację, gdy poziom zapasów indeksu będzie zbyt mały aby zrealizowad zlecenie (np. produkcji) Czy IDZ będzie uwzględniane, jeśłi indeks należy do rodziny produktów (jest komponentem) Podstawowa (pierwsza) sekwencja wykonania produktu Czy indeks jest fantomem (czyli pozycją nierzeczywistą, tworzoną w celach statystycznych lub w celu poprawy przejrzystości procesu) (Tak/Nie) Minimalny poziom zlecenia przy zakupie indeksu Maksymalny poziom zlecenia przy zakupie indeksu Zaokrąglenie wielkości zakupu Czy uwzględniad uzysk (ilośd dobrych wyrobów) na operacjach w procesie wytwórczym (Tak/Nie) Poziom uzysku w procentach Typ przesunięd międzyprodukcyjnych Czy automatycznie przetwarzad PMP (Tak/Nie) Kod sieci zakupów indeksu (związany z DRP -planowaniem potrzeb dystrybucji) Strona 7

9 Kod techn. Kod NM/Recep Kod technologii produkcji indeksu Kod struktury produktu lub receptury wytwarzania Cena Podatek Klasa VAT Cena indeksu w walucie podstawowej Czy indeks podlega opodadkowaniu (TAK/NIE) Stawka podatku jaką objęty jest indeks Ostatnie dwa ekrany (koszty KG i koszty bieżące) pozwalają wprowadzid koszty dla indeksu z podziałem na koszty: materiałowe robocizny ogólno-wydziałowe ogólne podwykonawstwa Koszty wprowadza się na poziomie danego indeksu (ten poziom). Ewentualne koszty wynikające ze struktury wyrobu system wyznacza w oparciu o strukturę produktu (niższy poziom). Istnieje możliowsd zastosowania dwóch rodzajów (zestawów) kosztów do tego samego indeksu (standard i current). Strona 8

10 Koszty standardowe służą do księgowania transakcji wykonywanych na indeksach oraz dekretowania ich w KG. Koszty standardowe są kosztami stałymi w określonym czasie dlatego różnice pomiędzy kosztem standardowym a rzeczywistym odnoszone są na odchylenia. Odchylenia są rejestrowane przez system na poziomie: a. zakupu materiałowego jako różnica w cenie, w ilości b. zużycia materiałowego w procesie produkcji jako różnica pomiędzy planowanym zużyciem a rzeczywistym c. produkcji w postaci różnicy pomiędzy czasem technologicznie planowanym a czasem rzeczywiście wykorzystanym w danej operacji technologicznej d. kosztów wydziałowych planowanym a rzeczywiście zarejestrowanych e. kosztów usług obcych (podwykonawstwa, kooperacja) jako różnica pomiędzy kosztami zaplanowanymi a rzeczywiście poniesionymi na podstawie faktury od kooperanta. f. zmian technologicznych jako różnica pomiędzy ceną materiału na początku zlecenia roboczego i na koocu (jeśli w czasie trwania zlecenia nastąpiła zmiana cen) g. zmian metody w przypadku zmiany materiałów rzeczywiście zużywanych w procesie produkcyjnym w stosunku do zaplanowanych w strukturach Koszty bieżące (current) służą do rejestracji kosztów wyliczanych jako np. średnio-ważona. Koszty te na bieżąco są kalkulowane na podstwie cen ze zlecenia zakupu i stanów magazynowych w przypadku indeksów materiałowych, na podstwie stopnia wykonania zlecenia roboczego w przypadku półproduktoiw i wyrobów gotowych. Koszty bieżące nie podlegają księgowaniu, służą do analiz porównujących indeksy wycenione według kosztu standard i kosztu bieżącego. Jeśli różnica wartości pomiędzy kosztami waha się w granicach 5%, można dokonad kopiowania kosztu bieżącego na standard a tym samym wyznaczyd nowy koszt standard. Strona 9

11 KARTOTEKA DOSTAWCÓW Kolejnym elementem niezbędnym do utworzenia zamówienia jest określenie dostawcy. Kartoteka dostawców (2.3.1) Dostawca Tymczasowy Pozostałe pola tej części Identyfikator (kod, numer) dostawcy Czy dostawca jest tymczasowy (Tak) czy stały (Nie) Standardowe dane teleadresowe dostawcy. Pola obowiązkowe: kod kraju (PL, DE, HU, FR,itd.), województwo i okręg pod warunkiem, że zostały zdefiniowane wcześniej dane w kartotece kodów ogólnych ( ). Sort nazwa Skrócona nazwa dostawcy, którą można wykorzystad do szybkiego wyszukiwania. Nazwa wykorzystywana w przeglądach, raportach i Strona 10

12 browserach. Typ K-to zak.niemagaz. Konto zobowiązao Przewoźnik Uwagi Opcjonalny kod typu dostawcy Domyślne konto, na które księgowane są zakupy niemagazynowe od dostawcy Domyśłne konto, na które księgowane są zobowiązania wynikające z rozliczeo z dostawcą Identyfikator domyśłnego przewoźnika obsługującego danego klienta Uwagi na temat dostawcy Bank Waluta Osoba kont.zak Osoba kont, fin. Grupa promocji Metoda płatności Język Inny wierzyciel Bank, z którego płacone są zobowiązania wobec dostawcy Waluta rozliczeo z dostawcą Osoba kontaktowa do spraw zakupów Osoba kontaktowa do spraw finansowych Grupa promocji dla dostawcy, jeśli wykorzystywany jest APM (Advanced Procing Management) Metoda płatności w rozliczeniach z dostawcą Język używany przez dostawcę Czy określad dostawcę jako Innego wierzyciela na dokumentach płatności (Tak/Nie). Występuje wówczas jeśli dostawca dostarcza tylko towary, a Strona 11

13 płatnikiem jest inna firma. Zaopatrzeniowiec Osoba odpowiedzialna za zakupy od dostawcy Tabela cen Domyśłna tabela cen od dostawcy (-> ) Tabela rabatów Domyśłna tabela rabatów od dostawcy (- > ) Cena stała Czy ceny od dostawcy są stałe, czy mogą byd dodatkowo modyfikowane przy wprowadzeniu zleceo zakupu Dane podatkowe Rejestr VAT Kod operacji Zakład Identyfikator rejestru VAT zakupów Kod operacji na rejestrze VAT Zakład rejestru VAT zakupów Strona 12

14 Podatek Strefa podatkowa Okrełśenie, czy firma podlega opodatkowaniu (wartośd: Tak), czy też nie (wartośd: Nie) Oznaczenie strefy podatkowej (dla Polski PL) Klasa podatkowa Oznaczenie klasy podatkowej (-> , pozwiązane z , ) Użycie podatku VAT w cenie ID podatku federalnego NIP Regon Kod organu celnego ID VAT różne 3 W mieście Oznaczenie rejestru VAT w kontaktach z firmą Określenie, czy w kontaktach z firmą będą podawane wartości brutto (wartośd: Tak), czy netto (wartośd: Nie) nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach Numer NIP firmy Numer Regon firmy nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Może służyd do określenia kodu agencji celnej- wykorzystywane do INTRASTAT. nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Dodatkowe pole na wpisanie danych podatkowych. nie wykorzystywane standardowo w polskich warunkach. Określa czy działalnośd firmy znajduje się w mieście czy poza miastem. W różnych krajach wysokośd stawek podatkowych zależy Strona 13

15 właśnie od tego czynnika. Rozliczenie zakupów Konto rozliczeo przyjęcia zakupu Konto księgowe rozliczenia zakupów Konto księgowe rozliczeo przyjęd zakupu Warunki handlowe Opcjonalny kod określający warunki handlowe. Funkcjonuje jeśli włączony jest moduł Logistic Accounting. Bank Typ konta Val EDI Identyfikator banku kontrahenta.. Jeśli nie jest wykorzystywany Home Banking pole to nie jest obowiązkowe. Należy wyjśd ESC. Wsz (wszystkie), lub ograniczenie do okreśłonych typów kont (z listy rozwijanej) PL (Polska) okreśłenie standardowego formatu konta bankowego, w kolejnych krokach podaje się: cyfry kontrolne (2 znaki), identyfikator banku (8 znaków) i identyfikator konta (16 znaków) Identyfikator sposobu wykorzystania Strona 14

16 elektronicznej wymiany danych Oddział Konto Data pocz Data konc Oznaczenie banku Numer konta bankowego, wypełniany automatycznie w oparciu o wcześniej wprowadzone dane Data, od której konto jest aktywne Data, do której konto jest aktywne Strona 15

17 ZLECENIA ZAKUPU Zlecenie zakupu to umowa z dostawcą na dostawę wskazanych indeksów w określonym czasie. Zawiera adres dostawy, warunki umowy, dane podatkowe oraz koszty transportu. System obsługuje trzy rodzaje zleceo zakupu: Pojedyncze zlecenia zakupu Stałe zlecenia zakupu Harmonogramy dostawcy Pojedyncze zlecenia zakupu Zlecenia pojedyncze używa się do obsługi jednorazowych transakcji z dostawcą przy założeniu, że kolejne transakcje w przyszłości nie wystąpią. Takie zlecenia zakupu zawierają datę dostawy oddzielną dla każdego indeksu w linii. Moduł MRP traktuje indeksy zlecenia zakupu jako dostawy i zakłada, że zamówione ilości dostarczone zostaną na wymaganą datę dostawy. Przyjęcia przetwarza się tu względem tych zleceo zakupu. Zlecenia stałe Zleceo stałych używa się w przypadku powtarzalnych dostaw indeksów magazynowych, od tego samego dostawcy, a daty konkretnych dostaw nie zostały jeszcze określone. Ilości i terminy realizacji mogą byd wprowadzane aż do chwili, gdy zlecenie stałe stanie się zleceniem zakupu. MRP ignoruje stałe zlecenia i w takim przypadku nie można także przetwarzad przyjęd. System wykorzystuje stałe zlecenie jako szablon dla zlecenia zakupu podczas dokonywania zwolnienia. Jeśli jednak stałe zlecenie zostanie już raz zwolnione, wynikające z niego zlecenie zakupu jest traktowane jak każde inne. Zlecenia stałe mogą byd uwalniane w określonych odstępach czasu. Harmonogramy dostawcy Harmonogram dostawcy to umowa z dostawcą, która gwarantuje określony poziom zleceo. Harmonogramy dostawcy określają daty, a nawet godziny najbliższej dostawy oraz zawierają informacje o planach długookresowych przeznaczone zarówno dla modułu MRP, jak i dla dostawcy. Strona 16

18 Kartoteka zleceo zakupu (5.7) Zlec. Zakupu Dostawca Odbiór Identyfikator (kod) zlecenia zakupu Identyfikator dostawcy Kod określający miejsce, do którego zamówiony indeksprzedmiot zostanie dostarczony Data zlec Termin Zaop. Płatnik ZS/ZP Data określająca kiedy zlecenie zostało zarejestrowane. Data przewidzianego dostarczenia danego indeksu Określenie jednostki odpowiedzialnej za dane zlecenie (zaopatrzenie) Określenie jednostki do której dostawca powinien wysład fakture Opcjonalny kod w którym można wpisad numer ZS (zlecenia sprzedaży) z którym ma byd powiązany zakup lub numer ZR (zlecenie Strona 17

19 roboczego) do którego zakupiony materiał będzie wykorzystywany. Umowa Kontakt Wybór opcjonalnej umowy zakupu związanej z tym zleceniem Osoba odpowiedzialna za zamówienie od strony dostawcy Uwagi Dodatkowe uwagi na temat dostawcy (do 40 znaków) Tabela cen Tabela rabatów Rabat Zakład Projekt Potwierdzone Waluta Podatek Cena stała Domyślna tabela cen od dostawcy Domyślna tabela rabatów od dostawcy Wysokośd rabatu dla danego zlecenia wynegocjonowanego z dostawcą Kod zakładu do którego zlecenie zostało przypisane Kod projektu z którym zlecenie jest związane Czy zlecenie zostało już omówione (telefonicznie, fax, mail) z dostawcą (Tak) czy też nie (Nie). Zlecenia Zakupu mogą byd wystawiane wcześniej po wstępnym omówieniu warunków z dostawcą. Wówczas są niepotwierdzone, ale już stanowią informację do planowania przepływów finansowych (cash flow). Zlecenie przed jego realizacją musi zostad potwierdzone. Dopiero wtedy możliwe jest przyjęcie dostawy do magazynu. Wybór waluty, w której zlecenie jest obsługiwane Zaznacz (Tak) jeśli pozycja zamiawiana jest opodatkowana, odznacz (Nie) w przeciwnym przypadku. Jeśli dane podatkowe dostawcy do którego jest wystawiane zlecenie ma zaznaczone pole podatek na TAK, to jest to wartośd domyślna. Czy cena jest stała (nie ulega zmianie w przypadku wzrostu kosztów dostawcy), czy zmienna Strona 18

20 Warunki płatnicze Zamówił Określenie okresu kredytowania (jeśli jest dostępny kredyt kupiecki) Określenie osoby, która złożyła zamówienie Rejestr VAT Kod operacji Domyślny rejestr VAT dla tego dostawcy. Ten rejestr VAT będzie używany przy każdym zamówieniu związanym z tym dostawcą Kod identyfikujący typ operacji dla danej transakcji. Użycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek Wprowadzid kod rejestru, który używa się przy tym zamówieniu. Najczęściej to pole jest tożsame z rejestrem VAT (patrz poprzedni zrzut) Kod środowiska podatkowego, w którym zlecenie jest realizowane Określenie stawki podatku Wprowadź Tak jeśli zamawiany indeks jest przedmiotem opodatkowania Strona 19

21 VAT w cenie Określenie czy VAT jest juz zawarty w cenie czy też zostanie dopiero doliczony Warunki handlowe (stosunek cen eksportu do importu) Pokaż szczegóły Należy wprowadzid kod warunków handlowcyh używany do naliczania opłat logistycznych dla tego zlecenia. Używane tylko przy włączonej opcji Logistic Accunting (Księgowośd Logistyczna). Zaznaczenie tego pola skutkuje wyświetleniem szczegółowych informacji dla danych warunków handlowych. Strona 20

22 Lp Zakład Zap. Numer indeksu Zamówiono JM Liczba porządkowa zamawianego indeksu Identyfikator zakładu związanego z zamówieniem Numer zapotrzebowania, które zostanie powiązane z tym zleceniem Identyfikator (kod) zamawianego indeksu Ilośd zamawianego indeksu Jednostka miary Dane podatkowe związane z indeksem. Strona 21

23 Uzycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek VAT w cenie Identyfikacyjny kod rejestru VAT. Kod środowiska podatkowego. System dobiera domyślną strefę podatkową, ktorą można zmienid Stawka podatku Określa status opodatkowania: TAK lub NIE Należy zaznaczyd to pole wyboru, jełśi indeksy dla kombinacji miejsc wysyłki/odbioru mają podatek już wliczony w cenę. Strona 22

24 PRZYJĘCIE ZAKUPU DO MAGAZYNU Dokument PZ jest zapisem rejestrującym przyjęcia towarów na magazyn. Dokumenty PZ aktualizują stany magazynowe i pozwalają na weryfikację ilości i cen przyjętych indeksów. W momencie przyjęcia indeksu na magazyn, do zobowiązań dociera faktura dostawcy dotycząca tych indeksów. Informacje pochodzące z faktury zostają zarejestrowane. Po zweryfikowaniu zgodności pomiędzy fakturą, zleceniem zakupu i dokumentem PZ, faktura zostaje zatwierdzona do zapłaty w zobowiązaniach. Przyjęcia do zleceo zakupu i harmonogramów dostawcy rejestruje się w opcji Przyjęcia Zleceo Zakupu (5.13.1). W pojedynczej transakcji może zostad przetworzona więcej niż jedna pozycja zlecenia. Istnieje możliwośd skorygowania błędów powstałych przy przyjęciu, poprzez wprowadzenie ilości ujemnych w opcji Przyjęcia Zleceo Zakupu. Jednak konieczne może byd w tym przypadku ponowne otwarcie pozycji zlecenia zakupu. Proces ten obrazuje poniższy rysunek: Przyjęcie Zleceo Zakupu (5.13.1) Zlecenie Dostawca Identyfikator otwartego zlecenia Identyfokator dostawcy powiązanego z tym Strona 23

25 zamówieniem Dok. Dostawy Dokument PZ Na dzieo Przes. Do nast. Oper. Data wysyłki Opcjonalny numer dokumentu dostawy. W wielu środowiskach pokrywa się z numerem faktury. Numer dokumentu PZ. Dokument PZ jest zapisem rejestrującym przyjęcia towarów na magazyn. Data faktycznego przyjęcia indeksu. Domyślnie system proponuje aktualną date, jednak można ją zmienid Te pole wskazuje czy indeks jest automatycznie przenoszony do kolejki następnejgo zlecenia roboczego. Jeśli nie, wówczas indeks pozostaje przy aktualnej operacji i musi byd manualnie przeniesiony do następnej operacji. Zaznacz (tak) w celu dodania komentarza dla tej transakcji przyjęcia zakupów. W przeciwnym przypadku zostawid pole puste. Data wysłania indeksu przez dostawcę Lp JM Zakład Magazyn Ilośd Numer otwartej linii zamówieo Kod jednostki miary danego indeksu Identyfikator zakładu, z którym powiązany jest indeks Identyfikator magazynu, w którym składowany będzie indeks Przyjęta ilośd dla danej linii indeksów Strona 24

26 Kasuj resztę Nie: wszelkie pozostałe niewysłane indeksy pozostają na otwartym zleceniu i zostaną wysłane w przyszłosci. Tak: zamknięcie zlecenia i pozostałe niewysłane indeksy nie zostaną już wysłane. Operacje zleceo roboczych Jeśli zlecenie zakupu ma typ S (subcontract), to dany indeks może dotyczyd konkretnego ZR (zlecenia roboczego) i operacji technologicznej. Zwroty Zwrot to zapis rejestrujący zwrot do dostawcy zakupionego indeksu. Jeśli indeks jest zwracany, w systemie tworzy się zlecenie zakupu na ilośd ujemną, równoważącą saldo dostaw. ZADANIA DO WYKONANIA Wprowadzić własne ZZ w kartotece 5.7 Dokonać przyjęcia zamówionego towaru do magazynu w kartotece Strona 25

27 FAKTURA ZAKUPOWA Większośd dokumentów zakupowych obejmuje faktury dostawcy odnoszące się do zleceo zakupu. W procesie rejestracji dokumentów zakupowych system porównuje dane z faktury ze zleceniem zakupu i dokumentem przyjęcia (PZ). Wprowadzenie dokumentu faktury powoduje uaktualnienie salda dostawcy i zaksięgowania na konta Księgi Głównej. Dokumenty zakupowe należy wykorzystad do kontrolowania poprawności wyboru kontrahenta, wartości zobowiązania i daty płatności. Przed autoryzowaniem płatności można sprawdzid: czy kwota zobowiązania jest zgodna ze zleceniem zakupu, czy dostawca wysłał właściwą ilośd towarów, czy dostawca podał na fakturze właściwą kwotę. Wiele przedsiębiorstw rejestruje dokumenty zakupowe w momencie otrzymania faktury, nawet przed otrzymaniem towarów. Dzięki temu można uniknąd nieterminowych zapłat i ułatwid kontrolę. Kartotekę dokumentów zakupowych można także wykorzystad do wstępnej rejestracji faktur zakupowych dla stałych wydatków. Na przykład, można wprowadzid na początku roku roczną wartośd dokumentów zakupowych dla zapłaty miesięcznej dzierżawy. Rejestracja dokumentów zakupowych zobowiązao umożliwia wykonanie tego bez niepożądanych efektów w Księdze Głównej. Na początku należy wprowadzid dokument zakupowy jako niepotwierdzony w Kartotece Faktur Dostawców (28.1). Po przyjęciu pozycji zlecenia zakupu lub zaakceptowaniu faktury, należy zapisad przyjęte pozycje i potwierdzid dokument zakupowy. Do zapłaty można wybrad tylko potwierdzone dokumenty zakupowe. Aby znaleźd niepotwierdzone dokumenty zakupowe, należy uruchomid funkcję Rejestr Faktur Dostawców (28.3.1) z wartością Nie w polu Drukowanie zatwierdzonych i wartością Tak w polu Drukowanie niezatwierdzonych. Kartoteka Faktur Dostawców (28.1.1) Paczka Kolejny numer paczki dla dokumentów. W jednej paczce można zarejestrowad od jednego do kilkudziesięciu dokumentów. Ma to wpływ na sposób księgowania faktur zakupu w KG. W zależności od przyjętego wariantu, księgowania do Księgi Głównje mogą się odbywad z dokładnością do Strona 26

28 Faktura Zlecenie Na dzieo ERS Data podatku Dostawca paczki (wiele dokumentów- jedno księgowanie), z dokładnością do pojedynczego dokumentu lub z dokładnością do firmy. Numer dokumentu. Jest to wewnętrzny numer jaki nadaje się dokumentom w firmie. Nie jest to jednak numer faktury dostawcy. Numer zlecenia. Po jego podaniu należy nacisnąd klawisz Enter lub/i End, aby przejśd do nastepnej ramki. Można podad dowolną liczbę zleceo zakupu dla tego samego dostawcy. Data księgowania dokumentu. Do jakiego okresu rozliczeniowego powinien byd ujęty ten dokument w KG. Zdarza się, że dokumenty księgowane są do okresu bieżącego, mimo, że data dokumentu dotyczy okresu poprzedniego, np. data dokumentu jest z , a zostaje zaksięgowana na Aktywuje je procedura rozliczania zrealizowanych przyjęd (ERS Evaluated Receipts Settlement), pozwala rejestrowad płatności dla dostawcy w trakcie realizacji kontraktu, bez wystawionej faktury zakupowej. Opcjonalne. Podanie daty podatku powoduje, że system obliczy podatek dla daty podatkowej na podstawie stawki podatkowej podanej w informacji o dostawcy lub ZZ,. Należy podad identyfikator dostawcy, z którym związana jest dana faktura. Bank dostawcy Warunki płatności Data, Data rabatu i termin Należy podad bank dostawcy. Domyślnie jest przypisywany pierwszy, według porządku alfabetycznego, bank zdefiniowany dla tego dostawcy. Określenie sposobu zapłaty za fakturę (przelew, gotówka, kompensata), jak również określenie okresu zapłaty. Jeśłi podana zostanie data z faktury dostawcy, to system wykorzystuje ją razem z warunkami Strona 27

29 platności, aby obliczyd datę rabatu i termin płatności. Oczek. (Data oczekiwana) Dzieo, w którym przedsiębiorstwo planuje zapłacid za fakturę. Konto i konto rabatu Konto zobowiązao i konto rabatu za wcześniejszą zapłatę są domyślnie wpisywane w nagłówku dokumenu zakupowego na podstawie zlecenia zakupu. Typ Kod typu dokumentu zakupowego. Kody typów wykorzystuje się przy wybieraniu grup dokumentów zakupowych do tworzenia raportów, co umożliwia śledzenie zapotrzebowania na gotówkę dla różnych typów wydatków. Oddz. Czek. (oddzielne czeki) Tak, jeśli wymagane jest aby każda faktura była płacona osobnym czekiem (przelewem) Nie, jeśli jednym czekiem (przelewem) można zapłacid za kilka faktur. Parametr domyślny z kartoteki dostawcy. Kwota przedpłaty Kwota sporna Kwota nierabatowa Opłaty logistyczne faktury Włącz pustych dostawców Dokumenty zakupowe mogą zostad zastosowane do zarejestrowania przedpłat, nawet jeśłi nie istnieje jeszcze faktura. Aby zarejestrowad przedpłatę w zobowiązaniach, należy wpisad dodatnią kwotę w tym polu i obciążyd konto przedpłat. Później, w czasie rejestrowania faktury w zobowiązaniach, należy podad ujemną kwotę przedpłaty i uznad konto przedpłat. to zawiera ostatnią wartośd wstrzymanej kwoty Rabaty za wcześniejszą zapłatę zazywczaj odnoszą się tylko do indeksów zlecenia, a nie do opłat dodatkowych, takich jak przewóz, cło i podatek. Kwota bez rabatu jest odejmowana od całej kwoty dokumentu zakupowego przed obliczeniem rabatu Tak, jeśli dokumenty są wystawiane dla opłat logistycznych. Należy określid, czy wystawiane są dokumenty zakupowe w toku z pustym dostawcą. W przeciwnym przypadku wyświetlane są tylko dokumenty dla Strona 28

30 Wybór auto określonego dostawcy. TAK zostanie wyświetlona ramka Automatyczne Wybieranie, która umożliwia wybranie dokumentów PZ automatycznie. Jeśli NIE, to ramka automatycznego wybierania zostaje pominięta i przechodzi się do ramki Dobieranie PZ, gdzie można wybrad dokumenty PZ do utworzenia dokumentów zakupowych oraz zapisad faktyczne ilośdi i ceny z faktury. Rejestr VAT Kod operacji Zakład Identyfikator rejestru Vat zakupów Kod operacji na rejestrze VAT Zakład rejestru VAT zakupów Użycie podatku System podatkowy Klasa podatkowa Podatek VAT w cenie Identyfikacyjny kod rejestru VAT. Kod środowiska podatkowego. System dobiera domyślną strefę podatkową, ktorą można zmienid Stawka podatku Określa status opodatkowania: TAK lub NIE Należy zaznaczyd to pole wyboru, jełśi indeksy dla kombinacji miejsc wysyłki/odbioru mają podatek już wliczony w cenę. Strona 29

31 Dokument Pozycja ZZ Numer dokumentu przyjęcia (PZ) powiązanego z tą fakturą dostawcy Numer linii zamówienia ze ZZ. Pola w ramce Obsługa Dobierania PZ należy wykorzystad do przechowywania ilości z faktury oraz informacji kosztowych dla dokumentów PZ pokazanych na ekranie Dobieranie PZ dane. Ramka ta wyświetla ilości z przyjęcia zlecenia zakupu, które pomagają wyjaśnid różnice pomiędzy ilością przyjętą, a ilością zafakturowaną. System oblicza i wyświetla rozdział kwot dla kont Rozliczenia Zakupu i dla odchyleo cen. Pozycje ramki dystrybucji są automatycznie rejestrowane na podstawie ilości z dokumentu PZ i kosztu faktury. Lp. Numer linii dystrybucji. Konto Linie dystrybucji mogą odnosid się do określonego konta, subkonta i miejsca Subkonto powstawania kosztów (MPK) lub do kodu przydziału. Kody przydziału MPK Projekt umożliwiają księgowanie kwot na kilku kontach poprzez wprowadzenie jednego kodu. kwota W przypadku dodatkowych opłat, jak przewóz, cło lub serwis, można ręcznie podad dodatkowe kwoty w ramce dystrybucji. Firma Jeśli indeksy zostały odebrane przez różne zakłady w różnych firmach, to można utworzyd listę różnych firm T (Typ) Pozycje obliczone przez system mają przypisany typ R Strona 30

32 Kwota sporna Potwierdzenie Przydz.-do Kwota, która nie powinna byd zapłacona. Kwota ta zazwyczaj podlega dyskusji, np. nieprawidłowe rozliczenie. Wstrzymana kwota musi byd równa lub mniejsza niż suma dokumentu zakupowego. Dokumenty zakupowe są zazwyczaj rejestrowane na podstawie przyjętej faktury. Są wtedy wprowadzane jako potwierdzone, dzięki czemu powodują aktualizację salda zobowiązao i KG i mogą byd wybrane do płatności. Identyfikator pracownika (zdefiniowanego w Kartotece Pracowników-2.7.1), który jest odpowiedzialny za potwierdzenie dokumentów zakupowych. ZADANIA DO WYKONANIA Zarejestrować fakturę zakupu dotyczącą własnego ZZ i PZ Sprawdzić poprawność wprowadzonych danych korzystając z raportu Strona 31

33 ZOBOWIĄZANIA Za dokument zakupowy można zapłacid natychmiast lub później w zależności od warunków i terminu płatności. Można także zarejestrowad płatności, które nie odnoszą się do żadnego dokumentu zakupowego. Najłatwiejszy sposób przetwarzania to wystawienie czeku lub przelanie pieniędzy po podjęciu decyzji o zapłacie. Ręczne płatności mogą byd także przydzielone do jednego lub kilku dokumentów zakupowych i oznaczone jako zamknięte po ich pełnej zapłacie. Jeśli został wykorzystany rabat, to można to także zarejestrowad. Strona 32

34 ZADANIA DO WYKONANIA Dokonać przeglądu wszystkich transakcji/księgowań w Księdze Głównej korzystając z raportu Zaksięgować transakcje w (Uwaga: Sprawdź czy wszystkie transakcje są prawidłowe i czy konta księgowe są prawidłowe. Błędne transakcje nie zostaną zaksięgowane) Strona 33

35 ZADANIA DO WYKONANIA (ZAD. DOMOWE) Zarejestrować fakturę zakupu rozliczającą koszty energii korzystając z planu kont wprowadzonego na laboratorium 1. (Uwaga: Faktura nie jest powiązana z ZZ). Strona 34