Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją Projektu nr POKL.02.03.03-00-007/12-00 Ogólnopolskie szkolenia z zakresu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia oraz umiejętności komunikacji, współpracy i budowania relacji z pacjentem dla lekarzy rozpoczynających pracę, zapraszamy do składania ofert na udostępnienie sal konferencyjnych i pokoi hotelowych oraz zapewnienie wyżywienia dla uczestników Projektu na potrzeby przeprowadzenia przez Zamawiającego szkoleń w ramach Projektu w terminach: 24-29.11.2014r., 30.11-05.12.2014r., 06-11.12.2014r. Kod CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: 55100000-1 usługi hotelarskie 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłku Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki I. Nazwa i adres Zamawiającego: Naczelna Izba Lekarska ul. Sobieskiego 110, 00-764 Warszawa tel. (22) 559 13 24 fax. (22) 559 13 23 II. Opis przedmiotu Zamówienia Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest realizacja usługi polegającej na udostępnieniu sal konferencyjnych i pokoi hotelowych oraz zapewnienie wyżywienia dla uczestników Projektu na potrzeby przeprowadzenia przez Zamawiającego szkoleń odbywających się w cyklu 6-dniowym realizowanych w ramach projektu systemowego nr POKL.02.03.03-00-007/12-00 Ogólnopolskie szkolenia z zakresu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia oraz umiejętności komunikacji, współpracy i budowania relacji z pacjentem dla lekarzy rozpoczynających pracę w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 2.3, Poddziałanie 2.3.3. Planowane terminy szkoleń: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
III. Wynagrodzenie Płatność wynagrodzenia nastąpi po zrealizowanym pełnym cyklu szkoleniowym (6 dni szkoleniowych). W przypadku, gdy rzeczywista liczba uczestników biorących udział w cyklu szkoleniowym będzie mniejsza od liczby miejsc udostępnionych przez Wykonawcę, wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie odpowiednio wyliczone w stosunku do rzeczywistej ilości uczestników szkoleń i kosztów przypadających na jednego uczestnika, zgodnie z kalkulacją ofertową. W przypadku gdy uczestnik szkolenia nie skorzysta z noclegu, wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie obniżona o cenę usługi w zakresie niewykorzystanej liczby noclegów. Zamawiający nie jest zobowiązany do zapłaty Wykonawcy jakichkolwiek zaliczek na potrzeby realizacji usługi. IV. Kryteria wyboru oferty i sposób oceny oferty W toku weryfikacji i oceny ofert zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do zakresu przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający poprawi w ofercie: a) oczywiste omyłki pisarskie, b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty, - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
Kryterium oceny ofert jest cena waga 100%, oznacza to, że za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający wezwie do złożenia ofert dodatkowych. Zamawiający informuje, że zastrzega sobie prawo kontaktu wyłącznie z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferent może złożyć ofertę na jedną, dwie lub trzy części zamówienia (terminy określone w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego). Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę dla każdej części zamówienia. V. Opis sposobu przygotowania oferty Oferty składane w odpowiedzi na zapytanie, powinny być sporządzona na wzorze stanowiącym Załącznik Nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz powinny podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu oferenta. Do oferty, Wykonawca jest zobowiązany dołączyć: 1. Opis ośrodka (hotelu) wraz z dokumentacją fotograficzną obiektu; 2. Dokument potwierdzający uprawnienie do składania oświadczeń w imieniu oferenta (np. pełnomocnictwo); 3. Dokument potwierdzający 3-gwiazdkową kategoryzację obiektu nadaną mu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (dalej: Rozporządzenie) w przypadku obiektów podlegających kategoryzacji zgodnie z przedmiotowym aktem prawnym / w przypadku obiektów niepodlegających kategoryzacji zgodnie z ww. Rozporządzeniem, oferent zobowiązany jest przedstawić dokument potwierdzający spełnianie przez obiekt wymagań co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych w zakresie określonym
w Załączniku nr 1 lub Załączniku nr 2 do Rozporządzenia (w zależności od rodzaju obiektu) odpowiadającym standardowi obiektu 3-gwiazdkowego; 4. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych. Zaleca się sporządzenie oferty pismem maszynowym, komputerowym lub inną trwałą i czytelną techniką. Oferty niekompletne lub niezgodne z warunkami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym zostaną odrzucone. VI. Termin i sposób składania ofert Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 16 października 2014 r. w formie elektronicznej na adres: mlodylekarz@hipokrates.org (skan podpisanej oferty). VII. Miejsce zamieszczenia zapytania ofertowego Ogłoszenie o zapytaniu ofertowym dostępne jest w siedzibie Zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Zamawiającego: www.mlodylekarz.org VIII. Pytania do niniejszego zapytania należy kierować na adres e-mail: mlodylekarz@hipokrates.org
Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Opis Projektu Projekt Ogólnopolskie szkolenia z zakresu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia oraz umiejętności komunikacji, współpracy i budowania relacji z pacjentem dla lekarzy rozpoczynających pracę zakłada organizację oraz przeprowadzenie szkoleń w formie warsztatów dla grup lekarzy liczących co najmniej 8 osób w wieku do 35 lat będących w trakcie stażu lub specjalizacji składające się z dwóch części: 1. Funkcjonowanie systemu ochrony zdrowia (2 dni po 6 godzin) 2. Umiejętności komunikacji i współpracy z pacjentem (4 dni po 6 godzin) Wymagania Zamawiającego 1. Lokalizacja: ośrodek/hotel w Wiśle województwo śląskie. 2. Terminy 1 (3 szkolenia x 6 dni): Część 1: 24-29.11.2014 r. Część 2: 30-05.12.2014 r. Część 3: 06-11.12.2014 r. 3. Standard ośrodka konferencyjnego/hotelu: min. 3-gwiazdkowy (słownie: trzygwiazdkowy) zgodnie z wymaganiami jakie mają spełniać obiekty 3-gwiazdkowe na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie; 1 W przypadku niezrekrutowania maksymalnej liczby uczestników określonej w pkt 5, w terminach szkolenia wskazanych w pkt 2, Zamawiający może zobowiązać Wykonawcę do wskazania dodatkowego terminu szkolenia w celu przeszkolenia pozostałej liczby uczestników, z zastrzeżeniem, że szkolenie musi odbywać się od poniedziałku do soboty w nieprzerwanym 6-dniowym cyklu. Warunek ten nie zostanie spełniony, gdy w danym miesiącu w dniu roboczym przypada dzień ustawowo wolny od pracy.
4. Wszystkie usługi (gastronomiczne, konferencyjne, noclegowe) muszą być świadczone w jednym ośrodku/kompleksie; 5. Maksymalna liczba uczestników szkolenia w każdym terminie: 48 uczestników (do czterech grup szkoleniowych). W przypadku zrekrutowania co najmniej jednej grupy szkoleniowej Wykonawca zobowiązany jest zrealizować usługę w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. W przypadku niezrekrutowania co najmniej jednej grupy szkoleniowej w proponowanym przez terminie, Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania Umowy za uprzednim poinformowaniem Wykonawcy. Wykonawcy w takim przypadku wynagrodzenie nie przysługuje. 6. Cykl szkoleniowy obejmuje 6 dni szkoleniowych zgodnie z następującym harmonogramem: Warsztaty z zakresu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia (2 dni po 6 godzin); Warsztaty z zakresu umiejętności komunikacji i współpracy z pacjentem (4 dni po 6 godzin). 7. Wykonawca zapewni co najmniej 4 sale szkoleniowe, mieszczące co najmniej 12 osób każda, w których trzy grupy szkoleniowe będą mogły korzystać w tym samym czasie. Sale szkoleniowe będą wyposażone w następujący sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, laptop, flipchart, zestaw mazaków, co najmniej jeden mikrofon, bezprzewodowy dostęp do Internetu, zaplecze sanitarne, dostęp do szatni. 8. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe w łącznym wymiarze 5 dób dla wszystkich zgłoszonych uczestników szkolenia w każdym terminie w pokojach maksymalnie dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym (w przypadku nieparzystej liczby uczestników i/lub parzystej liczby uczestników tej samej płci zakwaterowanie może nastąpić wyjątkowo w pokojach jednoosobowych z zastrzeżeniem, że koszt noclegu w takim przypadku nie ulegnie zwiększeniu w stosunku do kwoty noclegu (KN) wskazanej w ofercie Wykonawcy).
9. Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników szkolenia: Śniadania: w drugim i kolejnym dniu szkolenia (łącznie 5) w formie zimnego oraz ciepłego bufetu składające się przynajmniej z pieczywa, masła, twarożku, dżemu, wyboru serów i wędlin, min. jednego dania gorącego (typu jajecznica, parówki itp.), wyboru świeżych warzyw i owoców, kawy, herbaty, śmietanki do kawy, soków, wody; Przerwy kawowe: jedna w każdym dniu trwania szkolenia w formie szwedzkiego stołu składające się przynajmniej z kawy, herbaty, śmietanki do kawy, soków, wody gazowanej i niegazowanej, kruchych ciasteczek; Obiady: jeden obiad w każdym dniu trwania szkolenia (łącznie 6), w formie bufetu lub obiadu zasiadanego. Na każdy dzień szkolenia musi być przygotowane inne menu, składające się przynajmniej z: jednej zupy, jednego ciepłego dania głównego oraz jednego deseru, a także soku i wody gazowanej i niegazowanej. Kolacje: jedna kolacja w każdym dniu trwania szkolenia, z wyjątkiem dnia ostatniego (łącznie 5) składająca się przynajmniej z jednego dania głównego na ciepło, pieczywa, wyboru wędlin i serów, wyboru świeżych warzyw i owoców, kawy, herbaty, śmietanki do kawy, soku, wody gazowanej i niegazowanej oraz jednego deseru. Ponadto, Wykonawca zapewni obiady i przerwy kawowe dla czterech trenerów w każdym terminie. W przypadku realizacji szkolenia dla mniejszej liczby grup zapewni wyżywienie dla liczby trenerów odpowiadającej ilości grup szkoleniowych. 10. Wykonawca zorganizuje w ramach wynagrodzenia ryczałtowego wieczór integracyjny dla uczestników projektu w dowolnej formie, np. ognisko, karaoke, dyskoteka, wieczór tematyczny.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY Pieczęć firmowa Wykonawcy: Zamawiający: Naczelna Izba Lekarska ul. Sobieskiego 110 00-764 Warszawa Nazwa i siedziba Wykonawcy: Nazwa / nazwisko i imię: ul.:.. nr:... Miejscowość:.. kod: Nr telefonu: Nr faksu: E-mail:. NIP: REGON:.. Osoba uprawniona do kontaktu z Zamawiającym: (imię, nazwisko, stanowisko, telefon)
TREŚĆ OFERTY: 1. Miejsce realizacji usługi (nazwa i adres hotelu/ośrodka):... 2. Terminy realizacji usługi (proszę zaznaczyć na który termin oferta jest składana. Oferta może zostać złożona na 1, 2 lub wszystkie 3 terminy) : 24.11.2014-29.11.2014 30.11.2014-05.12.2014 06.12.2014-11.12.2014 3. Oferuję realizację usługi w następującej kwocie 2 : Cena PLN netto Cena PLN brutto Łączna cena usługi 3 : Szczegółowa kalkulacja: Cena PLN netto Cena PLN brutto Cena PLN za osobodzień netto/brutto (KW + KN) Koszt udostępnienia pierwszej sali konferencyjnej za jeden dzień cyklu szkoleniowego (KS1) Koszt udostępnienia drugiej sali konferencyjnej za jeden dzień cyklu szkoleniowego (KS2) Koszt udostępnienia 2 Łączna cena usługi dla 1 terminu obejmuje sumę wartości przedstawionych w szczegółowej kalkulacji, obliczonych według następującego wzoru: (KS1 x 6 dni szkoleniowych) + (KS2 x 6 dni szkoleniowych) + (KS3 x 6 dni szkoleniowych) + (KS4 x 6 dni szkoleniowych) + (KW x 6 dni szkoleniowych x 48 uczestników) + (KT x 6 dni szkoleniowych x 4 trenerów) + (KN x 5 dni szkoleniowych x 48 uczestników). 3 Należy podać łączną cenę usługi dla jednej części. W przypadku złożenia ofert na realizację 2 lub 3 części zamówienia, należy wskazać odrębnie kwotę dla każdej części wraz z odrębną szczegółową kalkulacją.
drugiej sali konferencyjnej za jeden dzień cyklu szkoleniowego (KS3) Koszt udostępnienia trzeciej sali konferencyjnej za jeden dzień cyklu szkoleniowego (KS4) Koszt pełnego wyżywienia uczestnika za dzień cyklu szkoleniowego (śniadanie, obiad, przerwa kawowa, kolacja) (KW)* Koszt wyżywienia trenera za dzień cyklu szkoleniowego (obiad, przerwa kawowa) (KT)* Koszt noclegu uczestnika za jedną dobę (dzień cyklu szkoleniowego) (KN)* *UWAGA: Zgodnie ze wskazówkami Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju dotyczącymi weryfikacji racjonalności i zasadności wydatków w ramach POKL: Koszt noclegu dla jednego uczestnika nie może przekroczyć 180,0 zł brutto (słownie: sto osiemdziesiąt złotych, 00/100) za dobę; Koszt całodziennego wyżywienia dla jednego uczestnika nie może przekroczyć 100,0 zł brutto (słownie: sto złotych, 00/100). Oświadczenia Wykonawcy: 1. Oświadczam, że zapoznałem się z warunkami zapytania ofertowego oraz umowy, w tym z warunkami płatności, akceptuję ich treść i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 2. W przypadku wyboru oferty, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego, Podpis Wykonawcy
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH Składając ofertę na udostępnienie sal konferencyjnych i pokoi hotelowych oraz zapewnienie wyżywienia dla uczestników Projektu nr POKL.02.03.03-00-007/12-00 Ogólnopolskie szkolenia z zakresu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia oraz umiejętności komunikacji, współpracy i budowania relacji z pacjentem dla lekarzy rozpoczynających pracę oświadczam/y, że pomiędzy Wykonawcą -.. a Zamawiającym, nie istnieją wzajemne powiązania kapitałowe lub osobowe, wykluczające udział w niniejszym postępowaniu. Przez powiązania, o których mowa powyżej, rozumie się w szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Miejscowość, data.. Podpis Przedstawiciela I Przedstawicieli upoważnionego/ych do reprezentowania Wykonawcy