Prezydent Miasta Gliwice KG.0914 1-2/05 Gliwice, dnia 28 marca 2006 r. 2006-149746 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pan mgr Artur Czok Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Gliwicach ul. Rybnicka 29 dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 28 października do 14 listopada 2005 r. oraz 4 stycznia i 22 lutego 2006 r. przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KG.0914-1-2/05 z dnia 25 października 2005 r. oraz upoważnienia Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 22 grudnia 2005 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na: - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 26 stycznia 2006 r. wraz z aneksem z dnia 2 marca 2006 r. - wyjaśnieniach złożonych przez kontrolowaną jednostkę w dniu 2 lutego 2006 r. (pismo znak MDK 071/17/06) oraz w dniu 17 lutego 2006 r. (pismo znak MDK 071/17/06). Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) w okresie od 1 stycznia 2004 r. do dnia kontroli oraz realizacji zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta Gliwice opisanych w wystąpieniu pokontrolnym Prezydenta Miasta z dnia 25 kwietnia 2005 r. (sprawa znak KG.0914-0-18/04). Ocena działalności kontrolowanej jednostki. 1. W zakresie przestrzegania procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) w okresie od 1 stycznia 2004 r. do dnia kontroli. Wydatkowanie środków w kontrolowanej jednostce nie zawsze odbywało się na podstawie dokumentów sporządzonych, sprawdzonych oraz zatwierdzonych zgodnie z obowiązującymi w jednostce kontrolowanej procedurami kontroli (wskazane uchybienia dotyczyły w szczególności operacji dokonywanych w 2004 r. związanych z rozliczaniem zaliczek pracowników). Dokumenty nie zawierały niedozwolonych poprawek oraz błędów rachunkowych. Objęte kontrolą wydatki dokonywane były w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wystąpiły przypadki klasyfikowania wydatków do nieprawidłowych paragrafów klasyfikacji budżetowej.w 20,18% przypadków objętych kontrolą stwierdzono wydatkowanie środków ze znacznym wyprzedzeniem
wymaganego terminu płatności oraz w 7,34% przypadków stwierdzono wydatkowanie środków po wymaganym terminie płatności. 2. W zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta Gliwice sformułowanych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 kwietnia 2005 r. Na łączną ilość 51 zaleceń pokontrolnych kontrolowana jednostka: - zrealizowała w pełni 26 zaleceń, - zrealizowała nie w pełni lub z uwagami 18 zaleceń, - nie zrealizowała 6 zaleceń, - w jednym przypadku odstąpiono od oceny realizacji zalecenia pokontrolnego. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Przy udzielaniu, dokumentowaniu i rozliczaniu zaliczek występowały przypadki: - nieprecyzyjnego określenia celu pobrania zaliczki, - braku sprawdzenia wniosków o zaliczkę pod względem formalnorachunkowym, - braku podpisów zaliczkobiorcy na wnioskach o zaliczkę, - braku zatwierdzenia i sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym dowodów źródłowych stanowiących podstawę rozliczenia zaliczki (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), - braku potwierdzenia dokonania zapłaty (odbioru gotówki przez kontrahenta). Zalecenie nr 1 Wzmóc nadzór nad procedurą udzielania, dokumentowania i rozliczania zaliczek. Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości i uchybień. 2. Przypadki nie skorygowania błędów formalnych w dokumentach źródłowych. Zalecenie nr 2 Wzmóc nadzór nad stroną formalną dokumentów księgowych. Kontrolę wewnętrzną prowadzić w sposób umożliwiający wychwycenie i korektę błędów formalnych w dokumentacji. 3. Przypadki zaklasyfikowania wydatków do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej (rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - Dz. U. z r. 2003 nr 68 poz. 634 z późn. zm., rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. z w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). Zalecenie nr 3 Nie dopuszczać do występowania wskazanych nieprawidłowości. W związku z oświadczeniem jednostki z dnia 2 lutego 2006 r. (pismo znak MDK 071/14/06) o dokonaniu korekt nieprawidłowo zaklasyfikowanych 2
wydatków dotyczących 2005 r. odstępuję od wydawania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. 4. Nieterminowe wydatkowanie środków publicznych, tj. część wydatków jednostki dokonywana była ze znacznym wyprzedzeniem i z przekroczeniem terminów płatności wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zalecenie nr 4 Środki wydatkować zgodnie z terminami płatności (art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz. U z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach znacznie wyprzedzających ustalony termin płatności. 5. Brak ujęcia w rejestrze niektórych umów zawartych przez jednostkę. Zalecenie nr 5 Zweryfikować i uzupełnić prowadzone rejestry umów cywilnoprawnych. 6. Przypadek braku na dokumencie potwierdzenia przez pracowników jednostki odbioru materiałów przeznaczonych do bezpośredniego zużycia. Zalecenie nr 6 Na dowodach dokumentujących zakup materiałów przeznaczonych do bezpośredniego zużycia zamieszczać potwierdzenia odbioru materiałów przez pracowników opatrzone podpisem osoby odbierającej materiały. 7. Uchybienia w regulacjach wewnętrznych jednostki: - niewłaściwe podstawy prawne w treści statutu jednostki oraz w regulaminie wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, - niewłaściwy zapis w zakładowym planie kont o archiwizowaniu rejestrów księgowych na dyskietkach magnetycznych, co narusza art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, - w regulacji wewnętrznej o nazwie szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości zawarto niewłaściwy zapis, że w przypadku dłuższej nieobecności głównego księgowego zastępuje go osoba przez niego wyznaczona, - instrukcja archiwalna nie reguluje wszystkich aspektów działalności archiwum zakładowego, w szczególności zasad przekazywania dokumentów do archiwum. Zalecenie nr 7 Usunąć wskazane wyżej uchybienia. 8. W jednostce nie wprowadzono zasad potwierdzania faktu zapoznania się pracowników z treścią regulacji wewnętrznych. Zalecenie nr 8 Opracować i wprowadzić w życie zasady potwierdzania faktu zapoznania się pracowników z treścią regulacji wewnętrznych. 3
9. Przypadek niewłaściwego przyporządkowania dokumentów do poszczególnych części akt osobowych pracownika. Zalecenie nr 9 Usunąć ww. uchybienie. 10. Uchybienia w ewidencji czasu pracy: - na kartach ewidencji czasu pracy brak potwierdzenia przeprowadzania okresowych kontroli oraz przypadki braku bieżącego rozliczenia czasu pracy, - brak ewidencji czasu pracy głównej księgowej. Zalecenie nr 10 Ewidencje czasu pracy (w tym głównej księgowej jednostki) prowadzić na bieżąco. Przeprowadzać okresową udokumentowaną kontrolę dokumentacji związanej z czasem pracy pracowników jednostki. 11. Dokumentacja finansowo-księgowa jednostki z okresu od 2001 do 2003 r. nie spełnia wymogów ustawy z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości z uwagi na: - brak uzupełnienia dokumentacji z 2003 r. o dokumenty źródłowe rozliczenia zaliczek udzielanych na potrzeby działalności Szkolnego Związku Sportowego działającego wówczas przy jednostce, - brak sporządzenia pełnych wydruków ksiąg rachunkowych jednostki lub zarchiwizowania ksiąg rachunkowych (zapisów na kontach) na innym trwałym nośniku. Zalecenie nr 11 Niezwłocznie skompletować (w szczególności o dowody źródłowe stanowiące podstawę rozliczenia zaliczek) i zarchiwizować dokumentację finansowo-księgową jednostki za lata 2001-2003. 12. Przypadki niewłaściwej oceny celowości i legalności wydatków jednostki, z uwagi na: - ponoszenie opłat z tytułu czynszu najmu lokalu użytkowego przy ul. Rynek 16 18 w wysokości niższej od wynikającej z zapisów umowy nr 293/P/2004 z dnia 28 grudnia 2004 r., - wypłacania dwóm pracownikom jednostki dodatku za wieloletnią pracę niezgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z r 2000 nr 61 poz. 708 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z r 2005 nr 146 poz. 1222) - w wyniku nieprawidłowego ustalenia pracownikom jednostki wysokości dodatku za wieloletnią pracę nastąpiła w roku 2005 r. nieuzasadniona wypłata środków publicznych z tytułu wynagrodzeń w wysokości 637,59 zł brutto (bez obciążenia składkami ZUS płaconymi przez pracodawcę). 4
Zalecenie nr 12 Przy realizacji wydatków ze środków publicznych dokonywać właściwej oceny ich celowości i legalności. W szczególności: - doprowadzić do zgodności z zapisami umowy odpłatność jednostki z tytułu czynszu najmu lokalu użytkowego, - wynagrodzenia pracowników naliczać i wypłacać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z r 2005 nr 146 poz. 1222 z późn. zm.). W związku z oświadczeniem jednostki o dokonaniu korekty nieprawidłowo wypłacanych wynagrodzeń (pismo z dnia 17 lutego 2006 r. znak MDK 071/17/06) odstępuję od wydawania zalecenia w tym zakresie. 13. Nierealizowanie wytycznych Miasta Gliwice w sprawie wynajmu pomieszczeń w placówkach oświatowo wychowawczych mieszczących się w obiektach stanowiących własność Gminy Gliwice (pismo znak ED/7144/3/03/DT z dnia 21 stycznia 2003 r. z późn. zm.;) przy ustalaniu wysokości czynszu najmu w zapisach umowy nr 2/2005 z dnia 31 maja 2005 r. zawartej z firmą ALLSTAR POLSKA. W wyniku zaniżenia stawki czynszu najmu jednostka w okresie od czerwca do października 2005 r. naliczyła i zrealizowała dochody własne w wysokości o 126,72 zł niższej niż wynikające z prawidłowego naliczenia. Zalecenie nr 13 Umowy dotyczące pozyskiwania środków publicznych zawierać zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z wytycznych organu prowadzącego. Zapisy umowy najmu zawartej z firmą ALLSTAR POLSKA doprowadzić do zgodności z obowiązującymi przepisami. Odstępstwa od ustalonych zasad uzgadniać z organem prowadzącym. 14. Nieprawidłowości w zakresie inwentaryzowania majątku jednostki, tj: - nie dokonanie inwentaryzacji, nie ujawnienie oraz nie ujęcie w ewidencji majątkowej oprogramowania użytkowanego w jednostce, - brak udokumentowania inwentaryzacji opału w magazynie. Zalecenie nr 14 Nie dopuszczać do występowania wskazanych nieprawidłowości. Niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych i na podstawie jej wyników zweryfikować wartość aktywów jednostki. 15. Ujęcie w ewidencji bilansowej jednostki nieruchomości przy ul. Rybnickiej 29 użytkowanej na podstawie umowy użyczenia nr GN-72243/00211/2004. Zalecenie nr 15 W związku z oświadczeniem jednostki o podjęciu działań wyjaśniających z wydziałem Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Gliwicach celem uregulowania zasad ewidencji przedmiotowego majątku (pismo znak MDK 071/14/06 z dnia 2 lutego 2006 r. oraz pismo znak MDK 071/08/06 z dnia 18 stycznia 2006 r.) odstępuję od wydawania zalecenia w tym zakresie. 5
16. Brak podjęci działań w celu wyegzekwowania od najemcy zaległości czynszowych za rok 2003 w kwocie 3.550,74 zł oraz brak ujawnienia przedmiotowej należności w księgach rachunkowych. Zalecenie nr 16 W trybie natychmiastowym podjąć działania celem wyegzekwowania przedmiotowej zaległości. Należność ujawnić w księgach rachunkowych jednostki. Z uwagi na wyżej wymienione uchybienie i nieprawidłowości zobowiązuję Pana do wzmożenia nadzoru nad opisanymi obszarami działania jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w trakcie niniejszej kontroli, a dotyczącymi nieegzekwowania należności (o których mowa w punkcie 16 zaleceń) - co nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych - postępowanie w tej sprawie prowadzone będzie odrębnym trybem. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 6