2016 20132 Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; 40-600 Katowice www.giga.katowice.pl giga@giga.katowice.pl
Charakterystyka modułu jest modułem gdzie tworzona jest pierwotna baza danych. Tutaj zakładane są kartoteki kontrahentów, obiektów, formuł rozliczeniowych. Ze względu na specyfikę rozliczeń wod-kan kartoteka kontrahenta zawiera wiele informacji. Poza danymi ogólnymi adresowymi i kontaktowymi, informacjami o numerach bankowych kontrahenta, informacjach o umowach (aneksach do umów) zawartych z kontrahentem, informacjach o kontaktach z kontrahentem (telefonicznych, listowych) zawarte są informacje za jakie usługi kontrahent będzie rozliczany (dostawa wody, odbiór ścieków, opłata abonamentowa za utrzymanie sieci, opłata abonamentowa za odczyt); jaki będzie sposób rozliczania wodomierz, ryczałt, inny; wg jakich stawek cennika będą wykonywane rozliczenia. Kontrahent może posiadać więcej niż jeden obiekt. W każdym z obiektów może być inny sposób rozliczania. Mogą również istnieć różne struktury bilansowe od najprostszych typu wodomierz główny i pod-wodomierz do bardziej złożonych, które wpływają na rozliczenie kontrahenta. Do kartoteki kontrahenta może być dowiązana nieograniczona ilość kartotek obiektów. Z kolei kartoteka obiektu może zawierać wiele kartotek formuł rozliczeniowych. Kartoteki te zostaną dokładnie opisane w dalszej części. Zakres tych informacji jest duży - stąd zostały one podzielone i umieszczone w strukturze drzewa. Podstawowe pojęcia Akronim krótka nazwa, kod, symbol. Akronim stosowany jest w kartotece kontrahenta, obiektu, formuły. Akronim jest niepowtarzalnym znacznikiem wybranej kartoteki. Kartoteka obiektu (obiekt) punkt odbioru wody, zrzutu ścieków, odbioru śmieci. Kartoteka obiektu zawiera informacje o adresie obiektu, który może być inny niż adres kontrahenta. Strona 2
Kartoteka formuły obciążeń zawiera informacje o rodzaju obciążenia oraz o parametrach naliczania obciążeń. Z uwagi na odrębną specyfikę wyodrębniono dwa rodzaje formuł rozliczeniowych: wod- kan oraz odpady komunalne. Formuła zmniejszająca formuła obciążeń, która powoduje zmniejszenie obciążeń generowanych dla innej formuły. Najczęściej jest to tzw. podlicznik (sub-wodmierz). Obciążenie zużycie wynikające z odczytów wodomierzy, normy ryczałtowej, deklaracji użytkownika, średniej lub wynikające z rozliczenia struktury bilansowej bądź też wynikające z rozliczenia usługi wywozu odpadów. Rezerwacja obciążenia obciążenie wynikające np. z rozliczenia struktury bilansowej czy wymiany wodomierza może być zafakturowane na PC lub zabrane w teren przez inkasenta; w tym przypadku faktura bieżącą wystawiana przez inkasenta będzie zawierać pozycje dotyczące bieżącego rozliczenia a dodatkowo będzie zawierać obciążenia wyliczone na PC. W momencie zabrania w teren takiego obciążenia jest ono rezerwowane nie będzie podlegało fakturowaniu na PC. Interfejs użytkownika W celu uruchomienia programu należy kliknąć ikonę programu znajdującą się na pulpicie lub wybrać START WSZYSTKIE PROGRAMY - GW-MAX MENU. Wyświetlone zostanie okno logowania. Należy wprowadzić login operatora i hasło (jeśli zostało założone) i nacisnąć OK. Na zakładce USTAWIENIA znajdują się informacje adres serwera, nazwa bazy danych. Możliwe jest włączenie logowania zintegrowanego. Zakładka Moduł zawiera informację o wersji programu. Po wprowadzeniu loginu i hasła wyświetlone zostanie menu zawierające wszystkie Strona 3
moduły dostępne dla uzytkownika. Uruchomienie poszczególnych modułów następuje po wybraniu z menu konkretnego przycisku. Praca z myszką i klawiaturą Uruchamianie poszczególnych funkcji w module możliwe jest na kilka sposobów - poprzez kliknięcie myszką w wybraną pozycję umieszczoną na pasku menu, wykorzystując pasek narzędzi i ikony znajdujące się na belce bocznej albo przy użyciu klawiatury przez naciśnięcie kombinacji klawiszy - klawisza ALT + podkreślona litera nazwy wybranej funkcji. Pola obowiązkowe i nieobowiązkowe Pola obowiązkowe w systemie oznaczone zostały czerwoną otoczką wypełnienie takiego pola jest konieczne. Nie będzie możliwe zapisanie bieżącego okna bez wypełnienia tego pola. Przy próbie zapisu takiego okna kursor ustawi się na wymaganym do uzupełnienia polu. Pola nieobowiązkowe są oznaczone żółtą otoczką. Wypełnienie takiego pola nie jest obowiązkowe. Wiele pól nieobowiązkowych jeżeli są uzupełnione umożliwiają wykonanie analiz. Np. w przypadku uzupełnienia pola oddział sieci możliwe będzie uzyskanie analizy sprzedaży wody, odbioru ścieków w wybranych okresie w podziale na oddziały sieci. Strona 4
Menu główne, ikony, pasek narzędzi Menu główne zawiera opcje: PLIK WYJŚCIE zamknięcie wszystkich okien i wyjście z modułu EDYCJA zawiera standardowe opcje: WYTNIJ, KOPIUJ, WKLEJ, KARTOTEKI: ZARZĄDCY wyświetla listę zdefiniowanych zarządców KONTRAHENCI wyświetla tabelę zawierającą kartoteki kontrahentów OBIEKTY wyświetla tabelę z kartotekami obiektów, CENNIK WOD/KAN wyświetla cennik pozycji: za wodę, ścieki, opłatę stałą CENNIK TOWARÓW I USŁUG wyświetla cennik pozostałych pozycji, STRUKTURY BILANSOWE - wyświetla kartoteki struktur bilansowych OPERACJE: GRUPOWE DOPIĘCIA /ODPIĘCIA KONTRAHENTÓW operacja umożliwia seryjne dopięcie lub odpięcie kontrahentów do wybranej grupy wg zdefiniowanego filtra; GRUPOWE USTALANIE PARAMETRÓW OBCIĄŻEŃ KONTRAHENTÓW operacja umożliwia seryjne ustalanie parametrów rozliczeń dla kontrahentów wg zdefiniowanego filtra; INNE: O PROGRAMIE informacje o producencie, module, zalogowanym operatorze, Strona 5
użytkowniku, środowisku oraz informacje serwisowe KONFIGURACJA konfiguracja modułu TERMINARZ OPERATORA: PRZYPOMNIENIA wyświetla tabelę zawierającą wszystkie przypomnienia operator SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA wyświetla informacje (przypomnienia) aktualne na dany dzień USTAL HASŁO OPERATORA opcja umożliwiająca zmianę hasła dla zalogowanego operatora ZMIANA SZATY GRAFICZNEJ APLIKACJI konfiguracja tła aplikacji, schematu szaty graficznej OKNA określenie sposobu wyświetlania okien, przechodzenie pomiędzy aktualnymi oknami Strona 6
IKONY: Kartoteki zarządców Kartoteki kontrahentów Kartoteki obiektów Struktury bilansowe Cennik wod-kan Cennik towarów i usług Przypomnienia operatora Wydruki Konfiguracja modułu System GW-MAX umożliwia stosowanie automatycznych liczników numeracji. Liczniki te generują kolejne numery zgodnie z określoną konfiguracją. Włączenie automatycznego licznika powoduje, że pole nie będzie podlegało edycji przez operatora będzie automatycznie uzupełniane. Liczniki wykorzystywane są w róznych modułach. W zakresie modułu możliwe jest autonumerowanie dla kartotek kontrahentów, obiektów, formuł rozliczeniowych, kartotek cennika. Schemat tworzenia licznika jest definiowany w module Administrator Słowniki Liczniki. W konfiguracji modułu możliwe jest włączenie wybranych (wcześniej zdefiniowanych w administratorze) liczników. Strona 7
W tym celu należy wybrać pozycję Liczniki (22), po zaznaczeniu pola lub pól, które mają być autonumerowane należy wskazać według jakiego licznika ma się odbywać numeracja. Konfiguracja modułu Zarządzenie dostępna jest po wybraniu z menu Inne Konfiguracja 100 Zarządzenie. Wyświetlone zostanie okno zawierające zakładki:płatności masowe, Weryfikacja danych oraz blokady kartotek, szablony kartotek, kreatory. Zakładka Płatności masowe w tym miejscu można określić rodzaj wykorzystywanego systemu tzw. płatności masowych. W bieżącej wersji systemu predefiniowane są 3 sposoby tworzenia indywidualnych kont bankowych kontrahentów : Pekao Collect banku PEKAO SA Numer rachunku tworzony na podstawie akronimu kontrahenta (wymagany akronim numeryczny) Numer rachunku tworzony na podstawie zdefiniowanego licznika (wykorzystywany przy alfa-numerycznych akronimach kontrahentów) Strona 8
Po określeniu rodzaju wykorzystywanego systemu wprowadzenia informacji Nr banku i identyfikator rachunku system automatycznie tworzy numery rachunków bankowych dla kontrahentów (zarówno indywidualnie jak i w sposób seryjny ). Zakładka Weryfikacja danych W tym miejscu możliwe jest włączenie sprawdzania poprawności wprowadzanych informacji dotyczy to : Numerów NIP Numerów PESEL Numerów REGON Numerów rachunków płatności masowych. Włączenie kontroli spowoduje niemożność zapisania kartoteki jeżeli kontrolowana pozycja nie będzie poprawna. Zakładka Blokady zawartości kartotek w tym miejscu można określić jakie informacje (wprowadzone na kartotece kontrahenta, obiektu lub formuły) po ich zapisaniu w systemie - nie będą podlegały modyfikacji. Strona 9
Opis poszczególnych funkcji programu Założenie kartoteki odbiorcy ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do rozpoczęcia rozliczania odbiorcy wymaga: 1) założenie pozycji cennika, wg których będą naliczane obciążenia (cennik wod-kan, cennik towarów i usług) i które będą wskazywane w trakcie dopisywania formuły obciążeń; 2) założenia kartoteki kontrahenta odbiorcy; 3) założenia kartoteki obiektu (operacja może być wielokrotnie wykonywana, jeżeli kontrahent ma wiele obiektów) 4) założenia kartoteki formuły obciążeniowej (operacja może być wielokrotnie wykonywana, jeżeli obiekt ma wiele formuł obciążenia) W przypadku formuły wod-kan rozliczanej wg wodomierza należy również założyć kartotekę wodomierzową. W przypadku formuły za wywóz śmieci należy założyć kartotekę pojemnika i zdefiniować plan wywozu. Poniżej zostaną szczegółowo opisane wymienione operacje. CENNIK Z uwagi na to, że system umożliwia rozliczanie obciążeń nie tylko za wodę, ścieki, opłatę stałą ale również za wywóz śmieci cennik został podzielony na dwie pozycje cennik wod/kan oraz cennik towarów i usług. Przy wprowadzaniu formuły obciążeń WOD-KAN do wyboru będą pozycje cennika zdefiniowane w cenniku WOD-KAN. Analogicznie przy dopisywaniu formuły obciążeń za wywóz śmieci wyświetlane będą tylko pozycje cennika zdefiniowane w cenniku towarów i usług. W pierwszej kolejności opisany zostanie cennik wykorzystywany przy rozliczeniach typu wod-kan. CENNIK WOD/KAN Cennik WOD/KAN służy do wprowadzania pozycji cennika wykorzystywanych w trakcie naliczania obciążeń za zużycie wody, zrzut ścieków oraz opłaty stałej za utrzymanie przyłącza oraz za wykonanie odczytu. Cennik jest budowany historycznie umożliwia to automatyczne naliczanie zużyć dla dłuższego okresu w którym następowały zmiany cen. W takim przypadku system generuje zapisy obciążenia dla pozycji cennika przed zmianą ceny i po zmianie ceny. Odbiorca może otrzymać fakturę na której występują dwie i więcej cen dla jednej pozycji (np. zużycie wody). Strona 10
Z uwagi na różnorodność pozycji cennikowych (system może być wykorzystywany do rozliczania za wodę, ścieki, opłatę stałą a także do fakturowania za świadczone usługi wywozu odpadów; w zakresie jednej usługi możliwe jest stosowanie wielu cen i różnych nazw cen) zastosowano pojęcie grupy cennika oraz klasy przychodu. Predefiniowane są dwie grupy WODA i ODPADY oraz 5 klas przychodu: WODA, ŚCIEKI, OPŁATA STAŁA (ODCZYT), OPŁATA STAŁA (UTRZYMANIE), OPŁATA STAŁA (W), OPŁATA STAŁA (Ś), ODPADY W POJEMNIKACH. Przy dodawaniu nowej pozycji cennika należy poprawnie zakwalifikować ją do grypy i podgrupy. Po wybraniu z menu głównego opcji KARTOTEKI CENNIK WOD/KAN wyświetlona zostanie tabela zawierająca wprowadzone pozycje cennika : Cennik może być sortowany według dowolnej kolumny. O tym według jakiej kolumny jest obecnie sortowany informuje nas znak + lub - znajdujący się obok nazwy kolumny. Znak + oznacza sortowanie rosnące, znak - malejące. Możliwe jest również tworzenie filtrów użytkownika. Zaznaczenie pola ARCHIWALNE powoduje wyświetlanie w oknie również archiwalnych pozycji cennika pozycje takie są wyszarzone. Po wybraniu zakładki GRUPA wyświetlone zostaną pozycje cennika dla wybranej grupy. Naciskamy przycisk WYBIERZ z wyświetlonego słownika wskazujemy grupę i naciskamy przycisk WYBIERZ w tabeli wyświetlone zostaną tylko pozycje cennika dla których grupa jest zgodna ze wskazaną. Strona 11
DODAWANIE NOWEJ POZYCJI DO CENNIKA Aby dodać nową pozycję do cennika należy nacisnąć przycisk DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno: Na zakładce OGÓLNE należy uzupełnić pola: SYMBOL KARTOTEKI symbol pozycji cennika, pole alfanumeryczne, maksymalna wielkość pola to 5 znaków, symbol musi być niepowtarzalny,(np. WP cennik wody dla podmiotów gospodarczych, WI- cennik wody dla osób indywidualnych); JEDNOSTKA MIARY jednostka miary dla danej pozycji cennika (m3,mc) wybierana jest ze słownika jednostek miar, jednostki definiowane; DOKŁADNOŚĆ zakres dokładności stosowany przy liczeniu dla danej pozycji cennika (ilość miejsc po przecinku). ARCHIWALNY zaznaczenie pola powoduje przeniesienie pozycji cennika do archiwum. KLASYFIKACJA POZYCJI CENNIKA to przyporządkowanie do grupy oraz klasy przychodu pozycje wybierane ze słownika, oraz symbol PKWIU (jeżeli symbol PKWIU jest wprowadzony będzie się drukował na fakturze przy obciążeniu rozliczanym wg danej pozycji cennika) Po wprowadzeniu tych danych należy przejść na zakładkę HISTORIA i nacisnąć przycisk DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno: W wyświetlonym oknie wpisujemy cenę netto, wybieramy obowiązującą stawkę podatku VAT (słownik może być edytowany; nowe stawki mogą być dopisywane przez użytkownika), wprowadzamy nazwę pozycji cennika (nazwa ta będzie drukowana w specyfikacji faktury). Strona 12
Jeżeli jest to aktualnie obowiązująca pozycja cennika nie uzupełniamy pozycji OBOWIĄZUJE DO i zaznaczamy pole BIEŻĄCA POZYCJA. Jeżeli wprowadzane są również ceny historyczne należy je wprowadzać od najstarszej do aktualnie obowiązującej. W takim przypadku wprowadzamy datę do której dana pozycja cennika obowiązywała. Typ pozycji cennika: STANDARD domyślny typ cennika, najczęściej stosowany POZYCJA CENNIKA DZIELONA ta opcja jest wykorzystywana jeżeli Przedsiębiorstwo analizuje opłatę abonamentową z podziałem na część dotyczącą dostawy wody i odbioru ścieków stosując jedną pozycję cennika. Po zaznaczeniu opcji Pozycja cennika dzielona należy podać jaka część ceny opłaty przypada na wodę a jaka na ścieki. Można to podać kwotowo KWOTA A i KWOTA B (suma tych pól ma być równa cenie opłaty) lub procentowo WSPÓŁCZYNNIK A i WSPÓŁCZYNNIK B (suma współczynników ma być równe 100%). W takiej sytuacji na fakturze widnieje jedna pozycja opłaty stałej natomiast w analizach struktury sprzedaży widnieje ilość i wartość opłaty stałej z podziałem na cenę A i B. POZYCJA CENNIKA Z DOPŁATĄ ta opcja jest włączana aby obsłużyć następującą sytuację. Przedsiębiorstwo otrzymuje dotacje dla wybranej grupy odbiorców ( z pewnego obszaru np. z sąsiedniej gminy obsługiwanej przez zakład ) - jest to ustalona kwota dla 1m3 wody lub ścieków. Przedsiębiorstwo rozliczając odbiorców pobiera od nich należność pomniejszoną o dotację, natomiast dla jednostki dotującej przesyła informacje o wartości i ilości dotowanych m3 wody lub ścieków ze specyfikacją odbiorców. Po zaznaczeniu opcji Pozycja cennika z dopłatą należy w pozycji CENA A wprowadzić wartość dopłaty przypadająca dla 1m3 wody lub ścieków. Faktura wystawiana jest na ogólną kwotę brutto zawiera informacje o kwocie dopłaty oraz kwocie do zapłaty ( brutto dopłata). KALKULACJA KWOTY DOPŁATY ta opcja jest wykorzystywana jeżeli przedsiębiorstwo stosuje dopłaty do wody i/lub ścieków ale w cenniku stosuje ceny jednostkowe pomniejszone o dopłatę. Opcja ta umożliwia wyliczenie i wykazanie na fakturze wartości zastosowanej dla danego kontrahenta dopłaty/dotacji. Po wprowadzeniu wymaganych danych i naciśnięciu OK. (ENTER) pozycja cennika zostanie dodana do cennika Zakładka HISTORIA - zawiera informacje o wszystkich cenach dla danej pozycji cennika. Zapisywana tu jest cena bieżąca i przy każdej zmianie ceny cena historyczna. Po wprowadzeniu wymaganych danych i naciśnięciu OK. (ENTER) pozycja cennika zostanie dodana do cennika. Na zakładce KTO I KIEDY zapisywana jest data, godzina i identyfikator operatora dokonującego ostatniej modyfikacji. Strona 13
ZMIANA POZYCJI CENNIKA Wprowadzenie zmiany ceny dobywa się z poziomu cennika: Po naciśnięciu przycisku: - wyświetlone zostanie okno służące do wprowadzenia nowej ceny oraz daty do kiedy obowiązywała poprzednia cena. Po wprowadzeniu nowych danych (daty, ceny, ewentualnie stawki i/lub nazwy) i zatwierdzeniu danych wprowadzona pozycja będzie aktualna. CENNIK TOWARÓW I USŁUG Cennik towarów i usług służy do wprowadzania pozycji wykorzystywanych przy rozliczaniu za usługi wywozu odpadów. Cennik działa analogicznie jak cennik wody i ścieków z jedną zasadniczą różnicą nie jest budowany historycznie. Na pozycji cennika nie znajduje się pozycja Obowiązuje do. Po wprowadzeniu nowej ceny do cennika zastępuje ona poprzednią i od tego momentu rozliczanie usług wywozu śmieci odbywa się według aktualnie oznaczonej jako bieżąca pozycji cennika. Operacje wykonywane na poziomie cennika towarów i usług wykonywane są w sposób analogiczny jak opisane w punkcie Cennik Wod-Kan. Strona 14
Po założeniu wymaganych (wykorzystywanych w zakładzie) pozycji cennika możemy przejść do definiowania kartotek kontrahentów i obiektów. Najczęściej zakładana jest najpierw kartoteka kontrahenta i dla danego kontrahenta definiowane są kartoteki obiektów. Możliwe jest również podejście odwrotne czyli założenie obiektu a następnie kontrahenta wymaga to tylko późniejszego wskazania, że dany obiekt jest obiektem wybranego kontrahenta (czyli podpięcie obiektu). Takie podejście jest możliwe dzięki założeniom systemu, że kontrahent (np. wynajmujący lokal) się zmieni, natomiast obiekt (łącznie z wodomierzem, miejscem lokalizacji) pozostaje bez zmian. W takiej sytuacji zmieniamy kartotekę kontrahenta (zakładamy nową) i dopinamy do niej istniejącą kartotekę obiektu. Przejdźmy zatem do kartoteki kontrahenta. KARTOTEKI KONTRAHENTÓW Po wybraniu z menu głównego polecenia KARTOTEKI a następnie KONTRAHENCI wyświetlona zostanie tabela zawierająca kartoteki wszystkich kontrahentów. Tabela ta ma postać: Tabela składa się z trzech zakładek STRUKTURA GRUP, STRUKTURA ADRESU i LISTA. Zakładki odzwierciedlają sposób wyświetlania kartotek kontrahentów. STRUKTURA GRUP po wyborze tej zakładki wyświetlane są kartoteki z podziałem na grupy do których zostały przyporządkowane. Po wskazaniu w lewej części okna określonej grupy w prawej części okna wyświetlone zostaną tylko te kartoteki, które do wskazanej grupy zostały przyporządkowane. W systemie istnieje grupa domyślna (główna) wyświetlana przy ikonie drzewka wszystkie zakładane kartoteki kontrahentów są automatycznie dopisywane do tej grupy. Operator ma możliwość zdefiniowania dowolnej ilości podgrup. Grupy mają strukturę drzewa, wielopoziomową. Funkcja grupowania umożliwia nie tylko sposób reprezentacji, ale przede wszystkim służy do konfigurowania sposobów rozliczeń, wydruków i innych parametrów pracy systemu. Strona 15
OPERACJE NA GRUPACH Operacje typu: zakładanie nowej grupy, poprawa lub usuwanie istniejącej wykonywane są w lewej części okna (GRUPY). Aby dodać nową grupę należy ustawić się na grupie głównej i nacisnąć przycisk DOPISZ wyświetlone zostanie okno: Uzupełniamy pole NAZWA i ewentualnie wprowadzamy dodatkowy opis w polu poniżej nazwy. Po zatwierdzeniu (OK.) grupa nowo założona zostanie wyświetlona w grupach. Grupy mogą mieć strukturę drzewa. Aby założyć podgrupę do grupy wykonujemy operację analogicznie jak opisana wcześniej przy czym ustawiamy się na grupie do której chcemy utworzyć podgrupę. Możliwe jest założenie 3 poziomów grup poza grupą główną. Aby poprawić nazwę grupy ustawiamy się na wybranej pozycji grupy naciskamy przycisk POPRAW po zmianie zatwierdzamy OK. Aby usunąć grupę ustawiamy się na wybranej pozycji naciskamy przycisk USUŃ, po potwierdzeniu operacji kasowania (Czy na pewno chcesz usunąć) grupa zostaje usunięta. DOPINANIE KONTRAHENTA DO GRUPY Aby podpiąć kontrahenta do wybranej grupy należy stojąc na kartotece kontrahenta nacisnąć prawy klawisz myszki z wyświetlonego menu wybrać opcję Dopięcie do grupy i wskazać do jakiej grupy lub stojąc na kartotece kontrahenta nacisnąć POPRAW, przejść na zakładkę GRUPY i nacisnąć przycisk DOPIĘCIE a następnie wskazać do której grupy dopisany kontrahenta. Strona 16
Można kontrahentów dopiąć do wybranej grupy w sposób seryjny tzn. po wybraniu z menu OPERACJE GRUPOWE DOPIĘCIE/ODPIĘCIA KONTRAHENTÓW - operacja opisana w dalszej części. STRUKTURA ADRESU po wyborze tej zakładki kartoteki kontrahentów wyświetlane są z uwzględnieniem danych adresowych. W lewej części okna (ADRESY) automatycznie na podstawie adresów kontrahentów tworzona jest struktura adresowa (grupa główna zakład, grupa miejscowość, podgrupa ulica). Po kliknięciu na nazwę wybranej miejscowości w prawej części okna wyświetlone zostaną tylko kartoteki, dla których nazwa miejscowość jest zgodna z wybraną. Analogicznie można wyświetlić kontrahentów dla wybranej miejscowości i wybranej ulicy. LISTA - po wyborze tej zakładki baza kontrahentów jest wyświetlana w postaci listy, przy czym w lewej części okna wbudowany został prosty w użyciu mechanizm filtrowania zawartości listy: Strona 17
Lista może być filtrowania ze względu na: podmiot (osoba fizyczna, podmiot gospodarczy) nazwa miejscowość ulica Po zaznaczeniu wybranego (wybranych) filtra i naciśnięciu przycisku ODŚWIEŻ zawartość listy kontrahentów zostanie przefiltrowana według zadanych kryteriów. Na każdej z tych zakładek możliwe jest tworzenie filtrów użytkownika. Można sortować zawartość tabeli według dowolnej kolumny. Zaznaczanie według której kolumny ma być sortowana tabela odbywa się przez kliknięcie w nazwę kolumny. Jednokrotne kliknięcie włącza sortowanie rosnące, kolejne klinięcie malejące. Obok nazwy wybranej kolumny pojawi się znak + lub -. Wyszukiwanie odbywa się zawsze według zawartości kolumny wskazanej do sortowania. ZAKŁADANIE KARTOTEKI KONTRAHENTA Aby dopisać kartotekę nowego kontrahenta wyświetlamy tabelę Kontrahenci (Kartoteki - Kontrahenci). Po naciśnięciu przycisku DOPISZ znajdującego się w dolnej części tabeli wyświetlone zostanie okno KONTRAHENT. Dane kontrahenta zostały podzielone tematycznie na kilka zakładek. Omówimy kolejno wszystkie: Strona 18
Zakładka OGÓLNE zawiera pola: AKRONIM krótka niepowtarzalna nazwa kontrahenta, pole może być wypełniane automatycznie przez system; NIP, REGON, PESEL, pełną nazwę kontrahenta, znacznik osoba fizyczna podmiot gospodarczy oraz dane adresowe. Kartoteka archiwalna umieszczenie znacznika obok tego pola powoduje przeniesienie kartoteki do archiwum. W przypadku przenoszenia do archiwum kontrahenta, który ma zdefiniowany obiekt (obiekty) i formułę obciążeń (formuły obciążeń) wraz z kartoteką kontrahenta do archiwum zostaną przeniesione wszystkie kartoteki podrzędne czyli obiekty i formuły obciążeń. System poinformuje o tym wyświetlając komunikat: Jednostka powiązana określenie podmiotu powiązanego WAŻNE: W konfiguracji modułu zakładka Weryfikacja Danych można włączyć funkcję sprawdzania poprawności numerów NIP, PESEL oraz REGON. WAŻNE: Dane kontrahenta do wystawienia faktury pobierane z tego miejsca. Kontrahent może mieć obiekty (punkty odbioru) w kilku lokalizacjach natomiast do faktury zawsze są brane dane z zakładki OGÓLNE, adresy obiektów drukowane są w specyfikacji faktury. Po uzupełnieniu wymaganych informacji naciskamy przycisk ZAPISZ i przechodzimy do kolejnej zakładki. Zakładka DODATKOWE zawiera pola: E-mail adres e-mailowy kontrahenta URL adres miejsca gromadzenia informacji o danym kontrahencie (w tym miejscu w katalogu wyodrębnionym dla każdego kontrahenta można przechowywać wszystkie dokumenty związane z kontrahentem zarówno pisma wysyłane do kontrahenta jak i zeskanowane pisma otrzymywane od kontrahenta). Po Strona 19
uzupełnieniu tego pola i zapisywaniu dokumentów w wybranym miejscu z tego poziomu można wyświetlić zawartość foldera danego kontrahenta Dedykowany telefon do SMS - jest to numer telefonu na który są wysyłane wiadomości SMS z systemu. Obecnie są to powiadomienia o wystawienieu faktury (e-faktura). Pole to podlega archiwizacji (można wprowadzać nowe numery system zapisuje historię zmian). OPERATOR PROWADZĄCY system wprowadza identyfikator operatora zakładającego kartotekę; pole to może być wykorzystywane w większych przedsiębiorstwach gdy operatorzy odpowiadają na jakąś grupę odbiorców (np. jakiś rejon) można zdefiniować filtr aby operator mógł wykonywać operacje tylko dla własnych kontrahentów. ADRES KORESPONDENCYJNY po zaznaczeniu pola możliwe będzie wprowadzenie do systemu adresu korespondencyjnego (adres ten jest drukowany na fakturach) Analogicznie jak wcześniej po uzupełnieniu danych naciskamy przycisk ZAPISZ i przechodzimy na kolejną zakładkę. Zakładka OBIEKTY służy do określenia obiektów dla danego kontrahenta. Istnieją dwa sposoby wskazania obiektu: jeżeli obiekt został wcześniej założony ( istnieje w kartotece obiektów ) naciskamy przycisk DOPIĘCIE wyświetlona zostanie tabela obiektów (tylko obiekty, które nie są podpięte do kartoteki kontrahenta) wyszukujemy obiekt naciskamy przycisk WYBIERZ dane obiektu zostaną przeniesione do kartoteki kontrahenta (zakładka OBIEKTY), jeżeli obiekt jeszcze nie został założony w systemie naciskamy przycisk DOPISZ i rozpoczynamy zakładanie kartoteki obiektu. ZAKŁADANIE KARTOTEKI OBIEKTU Po naciśnięciu przycisku DOPISZ wyświetlona zostanie pusta kartoteka obiektu. Strona 20
Informacje tu gromadzone podzielone są na zakładki: OGÓLNE w zakładce tej wprowadzany jest akronim obiektu (niepowtarzalny) i symbol kontrahenta do którego ten obiekt będzie należał. Akronim obiektu może być automatycznie uzupełniany (Konfiguracja systemu). STATUS (aktywny, archiwalny)- domyślnie obiekt uzyskuje status aktywny, w momencie zaznaczenia archiwalny kartoteka obiektu zostaje przeniesiona do archiwum. WŁAŚCICIEL KONTRAHENT ; ZAKŁAD - w polu tym oznaczamy czy dany punkt jest punktem odbioru (wody, ścieków) klienta czy też obiektem zakładu. Takie podejście umożliwia ewidencjonowanie w systemie również obiektów będących własnością zakładu (np. wodomierze strefowe). Dla takich obiektów możliwe jest wprowadzanie odczytów, analizowanie zużyć, bilansowanie struktur (wyliczanie strat na sprzedaży). Jednocześnie obiekty te nie podlegają fakturowaniu. Przechodzimy na kolejną zakładkę po zapisaniu wprowadzonych informacji ZAPISZ. Zakładka DODATKOWE zawiera informacje o operatorze prowadzącym, zawiera miejsce na wprowadzenie dla obiektu symbolu obcego. Pole to może być wykorzystane w sytuacji gdy zakład rozlicza podmiot, który ma wiele obiektów. W takiej sytuacji można wprowadzić w to pole symbol wykorzystywany do identyfikacji obiektu przez kontrahenta. Kontrahent otrzymując fakturę zbiorczą może w załączniku otrzymać informacje o zużyciach w poszczególnych punktach opisanych zgodnie ze stosowaną u siebie numeracją. W tym oknie wyświetlane są adnotacje wprowadzone przez inkasentów jak również jest miejsce na pozostałe adnotacje, które będą widziane przez inkasentów w terenie. Zakładka SIEDZIBA służy do wprowadzania danych adresowych. W przypadku gdy definiowany punkt odbioru ma taki sam adres jak kontrahent można naciskając kombinację klawiszy CTRL+P przepisać dane adresowe z kartoteki kontrahenta. Lokalizacja geograficzna umożliwia zapisanie danych geograficznych obiektu co daje możliwości późniejszego prezentowania na mapach googla. WAŻNE: Adres obiektu stanowi podstawowe kryterium przy analizach typu struktura sprzedaży wody, odbioru ścieków za dany okres wg miejscowości, ulic itp. Poprawne określenie adresu obiektu jest ważne. Zakładka STRUKTURA ROZLICZEŃ FORMUŁY OBCIĄŻEŃ służy do wprowadzania formuł rozliczeń w danym punkcie. Strona 21
Ponadto z tego poziomu buduje się strukturę rozliczeń (wskazuje się formuły bilansujące ujemnie bieżącą formułę). Formuła obciążeń to najniższa w strukturze kartoteka (kartoteka kontrahenta kartoteka obiektu kartoteka formuły obciążeń). Na tym poziomie określane są najważniejsze informacje niezbędne do prawidłowego naliczania obciążeń. Kilka uwag dotyczących formuł obciążeń: - istnieją dwa typy formuł obciążeń wod-kan i wywóz odpadów; ich specyfika jest odrębna; kartoteki wod-kan i wywóz odpadów zawierają inny garnitur informacji; - dla obiektu może być zdefiniowane wiele formuł obciążeń zarówno wod-kan jaki i za wywóz odpadów; - na formule wod-kan określamy jakie obciążenia będą rozliczane(kombinacje - woda, ścieki, oplata abonamentowa za utrzymanie sieci, opłata abonamentowa za odczyt), co będzie podstawą obciążenia (wodomierz, ryczałt, inny), wg jakich cen będą naliczane obciążenia; - na poziomie formuł wod-kan możliwe jest budowanie struktur bilansujących ; formuła może posiadać tzw. formuły zmniejszające ; po zbudowaniu takiej struktury obciążenia z formuł zmniejszających pomniejszają obciążenia dla formuły nadrzędnej (pomniejszaniu podlegają obciążenia za zużycie wody i/lub odbiór ścieków nie podlega pomniejszeniu opłata abonamentowa ); obciążeniem zmniejszającym może być formuła rozliczana wg wodomierza, ryczałtu i sposobu określanego jako inny ; - na formule wywóz odpadów określamy jakie pojemniki będą odbierane (wielkość pojemnika), ile pojemników, z jaką częstotliwością (plan wywozu), wg jakiej ceny będzie rozliczana usługa. Okno to ma postać: Istnieje tu możliwość definiowania kilku formuł dla jednego obiektu (np. dwa wodomierze kuchnia, łazienka). Strona 22
ZAKŁADANIE KARTOTEKI FORMUŁY ROZLICZENIOWEJ Aby dopisać formułę rozliczeniową naciskamy przycisk DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno w którym należy określić rodzaj formuły (WOD/KAN, WYWÓZ ODPADÓW, ODPADY KOMUNALNE). Specyfika obu tych formuł jest odmienna, dlatego zostaną one opisane oddzielnie. WAŻNE: W dokumentacji opisana jest sytuacja gdy użytkownik posiada licencje na obciążanie odbiorców z tytułu dostaw wody, odbioru ścieków i opłat abonamentowych (licencja na WOD-KAN) i na wywóz odpadów (licencja na WYWÓZ ODPADÓW). Jeżeli użytkownik posiada tylko jedną z wymienionych licencji przy dopisywaniu formuły nie pojawi się okno wyboru typu formuły wyświetlone zostanie okno edycji formuły zgodnej z posiadaną licencją. Zakres licencji jest określany w konfiguracji Licencje i uprawnienia dostępu do modułów. Strona 23
FORMUŁA OBCIĄŻEŃ TYPU WOD-KAN W zakładce OGÓLNE ustalamy akronim formuły (pole to może być autonumerowane). Możliwe jest wprowadzenie informacji dodatkowych. Określamy w tym miejscu sposób rozliczania (wodomierz, ryczałt, inny) oraz określamy rodzaj obciążenia - czyli co będzie rozliczane w danym punkcie zgodnie z daną formułą przez zaznaczenie pola z rodzajem obciążenia. System umożliwia naliczanie opłaty stałej (abonamentowej) w jednej pozycji bez podziału na opłatę dot. przyłącza wody i odbioru ścieków. W takim przypadku na fakturze pojawia się jedna pozycja opłaty stałej. Możliwy jest również wariant naliczania dwóch opłat oddzielnie za gotowość dostarczania wody oraz za gotowość odprowadzania ścieków. W takim przypadku na fakturze będą dwie pozycje opłaty abonamentowej lub jedna z nich. Aby naliczać opłatę w jednej pozycji należy zaznaczyć pozycję Opłata abonamentowa utrzymanie przyłącza/gotowość. Drugi wariant naliczania opłaty będzie realizowany po zaznaczeniu : Strona 24
WAŻNE: Opłata abonamentowa za wykonanie odczytu zawsze jest naliczana jednorazowo dla bieżącego okresu rozliczeniowego. Zaznaczenie pola FORMUŁA ARCHIWALNA powoduje przeniesienie formuły do archiwum. W sekcji USTALENIA ZAPISU DO KARTOTEKI OBCIĄŻEŃ znajdują się dwie opcje : FAKTUROWANIE OBCIĄŻEŃ opcja ta jest domyślnie zaznaczona; powoduje, że obciążenia zapisywane dla tej formuły będą podlegały fakturowaniu; odznaczenie tej opcji spowoduje brak możliwości zafakturowania obciążeń wyliczonych i zapisanych dla wybranej formuły. Opcja ta jest wykorzystywana (po odznaczeniu pola) przy ewidencjonowaniu np. wodomierzy strefowych. W takiej sytuacji wprowadzane są odczyty, naliczane jest zużycie możliwe jest bilansowanie struktury, a dane te nie podlegają fakturowaniu; nie zaciemniają obrazu rzeczywistej sprzedaży zakładu. REZERWACJA OBCIĄŻEŃ zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszystkie obciążenia będą podlegały rezerwowaniu czyli dla danej formuły nie będzie możliwe wystawianie faktur na PC. Opcja ta powinna być zaznaczona tylko wtedy, jeżeli obciążenia dla danej formuły mają być fakturowane tylko przez inkasentów w terenie. Po wybraniu zakładki FORMUŁA wyświetlone zostanie okno. W zależności od zaznaczonych pozycji na zakładce formuła uaktywnione zostaną odpowiednie pola do wprowadzenia pozycji cennika. Strona 25
W tym miejscu w zależności od zaznaczonych pól na zakładce Ogólne (sposób rozliczenia, rodzaje naliczanych obciążeń) należy uzupełnić pola, które są aktywne. W przypadku zaznaczenia sposobu rozliczania WODOMIERZ należy określić tylko pozycje cennika i ewentualnie datę opłaty abonamentowej a dopiero po zapisaniu danej formuły obciążeń z poziomu okna STRUKTURA ROZLICZEŃ należy wskazać odpowiednią kartotekę wodomierzową - opcja USTAL WODOMIERZ. Jeżeli wodomierz nie został jeszcze założony należy z poziomu modułu Gospodarka Wodomierzowa założyć kartotekę (wykonać operację przyjęcie wodomierza do ewidencji) i wykonać montaż wodomierza. W przypadku zaznaczenia sposobu rozliczania RYCZAŁT należy określić normę ryczałtową oraz wskazać ceny wg których obiekt ma być rozliczany. Należy również uzupełnić pole Data do. Jest to data od której ryczałt będzie naliczany. Analogicznie jak w przypadku daty opłaty stałej ryczałt będzie naliczany od dnia następnego. Dla pozycji opłaty abonamentowej należy również określić datę zaliczenia opłaty jest to data od której opłata ma być naliczana. Zawsze jest to dzień następny. Sposób rozliczania INNY jest przygotowany z myślą o rozliczaniu obiektów, których nie możemy rozliczać ani według wskazań wodomierza ani według ryczałtu. W tym przypadku określamy tylko wybrane pozycje cennika. W sekcji Ścieki znajduje się pole Wsp. zaliczenie do ścieków. Standardowo pole to jest uzupełniane wartością 100. Oznacza to, że do naliczenia ilości ścieków będzie brane 100% zużycia wody (przy zużyciu wody 10m3, zostanie naliczone 10m3 ścieków). Współczynnik ten może być zmieniony. Pole stałe zmniejszenie do ścieków umożliwia dokonywanie stałego zmniejszenie ilości obciążanych ścieków o wprowadzoną wartość. Przykładowo jeżeli w polu zostanie wprowadzona wartość 1 przy każdorazowym naliczaniu obciążenia ilość fakturowanych ścieków będzie pomniejszana o 1 m3. Na zakładce DODATKOWE umieszczono szczegółowe ustalenia dotyczące sposobów rozliczeń: naliczania opłaty abonamentowej oraz sposobu liczenia ryczałtu. Strona 26
W przypadku opłaty abonamentowej możliwy jest wybór jednego z kilku sposobów naliczania: za pełne miesiące (opłata naliczana jest po zakończeniu miesiąca za pełne zakończone miesiące ; przykładowo 30.06 zostanie naliczona oplata za pełny miesiąc - czerwiec; 05.07 również zostanie naliczona opłata za pełny miesiąc czerwiec natomiast za lipiec jeszcze nie dopiero w ostatnim dniu miesiąca lub w kolejnym miesiącu sposób liczenia z dołu ) za ilość dni rozliczenia opłata dzienna (stawka opłaty dziennej jest mnożona przez ilość dni w okresie rozliczeniowym) za ilość miesięcy opłata liczona z góry np. 5.06 opłata za czerwiec jest naliczana za okres rozliczeniowy opłata jest naliczana w jednej stawce za cały okres rozliczeniowy zgodnie z planem opłat jest to nowy sposób liczenia opłat stałych bardzo uniwersalny. Opłaty stałe liczone są dla tych okresów dla których zdefiniowano to w planie. Przykładowo plan może określać, że opłata jest liczona w miesiącach I, II, III, IX,X,XI; co dwa miesiące, co 4 miesiące itp. Możliwe jest zdefiniowanie wielu planów i wykorzystywaniu ich niezależnie tzn. różni kontrahenci mogą mieć podpiete inne plany, możliwe jest również stosowanie innych planów np. dla wodomierzy głównych a inne dla podliczników. Strona 27
Definiowanie planu naliczania opłat odbywa się w module Administrator Słowniki Plany opłat abonamentowych. Wyświetlone okno zawiera wszystkie zdefiniowane w systemie plany. Aby dodać nowy należy nacisnąć przycisk DOPISZ. Na zakładce Ogólne wprowadzamy nazwę planu, na zakładce Opis można wprowadzaić dowolne informacje. Na zakładce Lista okresów definiujemy okresy dla których ma być naliczania opłata abonamentowa. Po naciśnięciu Dopisz dodajemy dzień i miesiąc. Operacje powtarzamy wprowadzając wszystkie okresy. Opłata będzie naliczona po osiągnięciu lub przekroczeniu tej daty. Jeżeli plan został zdefiniowany można go wskazać na formule rozliczeniowej w sekcji opłaty abonamentowe Plan opłat. Strona 28
Na zakładce Dodatkowe przechowywane są również informacje o nierozliczonych zaliczkach i/lub prognozach. Są to informacje ilościowe (np. ilość m3 zaliczki ). W tym miejscu wyświetlana jest również dzienna średnia obliczana na bieżąco dla danej formuły. Naciśnięcie przycisku P powoduje aktualizację średniej. W polu precyzja obliczeń wyświetlana jest wybrana dla formuły dokładność rozliczania. Standardowo dokładność ustalona jest do 1 m3. Występują sytuacje (np. przy rozliczaniu ryczałtów, rozliczaniu struktur bilansowych) gdy dokładność wymaga zwiększenia do jednego lub dwóch miejsc po przecinku. W tym miejscu można dokładność dla wskazanej formuły zwiększyć. Zakładka KLASYFIKATOR zawiera pola do wprowadzenia informacji typu: oddział sieci, rejon odczytowy, kategoria usługi, rurociąg zasilający, kanał odprowadzający, oraz dodatkowe klasyfikatory (A-F). Wszystkie te dane stanowią podstawę do późniejszych analiz. Tzn. jeżeli dla każdej formuły zdefiniujemy źródło zasilania (ujęcie - oddział); rejon, kategorię usługi itp. po wystawieniu faktur otrzymujemy gotowe analizy sprzedaży wody/ścieków/ opłaty stałej w podziale na oddziały, rejony, kategorie statystyczne itp. WAŻNE: Klasyfikatory (A-F) to pola nadmiarowo wprowadzone do systemu GW-Max. Jeżeli użytkownik będzie potrzebował sklasyfikować formuły obciążeń wg własnego (nie istniejącego w systemie kryterium) może wykorzystać jeden z tych klasyfikatorów. Strona 29
Uzupełnić pozycje słownika dla tego klasyfikatora na formułach wybrać odpowiednią pozycję i w prosty sposób można uzyskać dodatkową analizę. W systemie są zdefiniowane wydruki typu: struktura sprzedaż za okres wg klasyfikatora (A-F). Zakładka ARCHIWUM KLASYFIKACJI zawiera wszystkie archiwalne i bieżące klasyfikatory dla danego punktu. System przechowuje informacje o dacie wprowadzenia zmian w zakresie klasyfikatorów. Zakładka TM - pozwala na określenie uprawnień inkasenta względem wybranej formuły tzn. można formułę wyłączyć z rozliczeń na terminalach mobilnych; umożliwić inkasentowi wykonać tylko odczyt lub zaliczenia ryczałtu bez możliwości wystawienia faktury (np. dla zakładów, które nie życzą sobie otrzymywać faktur na papierze termoczułym) lub umożliwić pełne rozliczenie czyli wystawienie faktury VAT. Opcja Odczyt wodomierza głównego struktury zmniejszeń rozliczanego na PC wykorzystywana jest w przypadku rozliczania struktur bilansowych. Inkasent (po zaznaczeniu tej opcji) ma prawo wprowadzić odczyt dla wodomierza głównego natomiast odczyt ten dostaje status zawieszonego (rozliczanie podliczników dokonywane jest na komputerze PC po wprowadzeniu kompletu danych). Zakładka ZAŁĄCZNIKI umożliwia dodawanie do kartoteki wodomierzowej plików graficznych czy dokumentów. Możliwe jest klasyfikowanie tych załączników (klasyfikator pole słownikowe). Zapisane załączniki są do podglądu na kartotece wodomierza po naciśnięciu przycisku POKAŻ. Zakładka UWAGI to miejsce na wprowadzenie dodatkowego opisu (uwag) dla danego punktu. Strona 30
Zakładka KTO I KIEDY wyświetla informacje o dacie, godzinie i identyfikatorze operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji. Po uzupełnieniu informacji i ich zatwierdzeniu (OK.) formuła zostaje zapisana w strukturze rozliczeń. Powracamy do okna KARTOTEKA OBIEKTU zakładka STRUKTURA ROZLICZEŃ. Pozostaje jeszcze określić wodomierz jaki został zamontowany w danym punkcie. Służy do tego przycisk USTAL WODOMIERZ. Po naciśnięciu tego przycisku wyświetlone zostanie okno: W dolnej części okna znajduje się przycisk WYBIERZ po naciśnięciu go wyświetlona zostaje tabela zawierająca wykaz wodomierzy o statusie użytkowany, który w module gospodarki wodomierzowej został zamontowany we wskazanym punkcie. Z tabeli wybieramy wodomierz i naciskamy OK. Operacja montażu wodomierza została opisana w module Gospodarka wodomierzowa. FORMUŁA OBCIĄŻEŃ TYPU WYWÓZ ŚMIECI Po wyborze rodzaju formuły WYWÓZ ODPADÓW wyświetlone zostanie okno: Strona 31
Na zakładce OGÓLNE znajdują się pola: Akronim krótka nazwa (symbol) kartoteki formuły, pole alfa-numeryczne, pole to jest obowiązkowe, może być wypełniane przez operatora lub autonumerowane po włączeniu licznika kartotek formuł (Konfiguracja Liczniki Liczniki numeracji sekcja A- Akronim rozliczenia obiektu; więcej o licznikach w opisie modułu Administrator). Formuła archiwalna zaznaczenie tego pola powoduje przeniesienie formuły obciążeń do archiwum. Rozliczaj obciążenie - Wywóz odpadów w pojemnikach - w bieżącej wersji systemu jest to jedyna opcja obciążania za wywóz śmieci Ustalenia zapisu do kartoteki obciążeń: Fakturowanie obciążeń; Rezerwacja obciążeń W miejscu tym określamy, co w dalszej kolejności będzie się działo z naliczonymi obciążeniami. Domyślnie zaznaczona jest opcja Fakturowanie obciążeń. Jest to najczęściej stosowana operacja oznacza, że po naliczeniu obciążeń będą one podlegały zafakturowaniu. Jeżeli znacznik przy tym polu zostanie odznaczony spowoduje, że obciążenie zapisane na kartotece obciążeń danej formuły nie będzie podlegało fakturowaniu. Rezerwacja obciążeń zaznaczenie tej opcji spowoduje, że możliwe będzie na kartotece zaznaczenie obciążenia jako zarezerwowane. Wynikiem tego zaznaczone obciążenie do momentu zdjęcia rezerwacji nie będzie podlegało fakturowaniu. Funkcjonalność ta powstała dla potrzeb rozliczania struktur bilansowych. Ale może być również wykorzystywana przy obciążeniach za wywóz śmieci. Obciążenie wyliczone na PC może być zabrane w teren przez inkasenta; w momencie zabrania w teren takiego obciążenia jest ono rezerwowane nie będzie podlegało fakturowaniu na PC. Zakładka PLAN WYWOZU zawiera informacje o ilości, rodzaju i częstotliwości wywozu pojemników dla danego klienta. Na podstawie wprowadzonych w tym miejscu informacji dokonywane jest obciążanie kontrahenta. Dzięki temu, że na każdej kartotece mamy zapisany plan wywozu mamy możliwość obciążania kontrahentów w sposób seryjny (np. naliczamy obciążenie zgodnie z planem dla całej miejscowości po czym wystawiamy seryjnie faktury ) bez konieczności wchodzenia na każdą kartotekę. Jest to naliczanie obciążenia wg planu zawsze jest jednak możliwe obciążenie kontrahenta za wykonaną usługę dodatkowego wywozu. WAŻNE: W systemie prowadzona jest gospodarka pojemnikami (odrębny moduł - Strona 32
Gospodarka Pojemnikami). Każdy pojemnik jest ewidencjonowany posiada swoją kartoteka na której zapisywany jest m.in. numer ewidencyjny pojemnika. Aby można było zdefiniować plan wywozu dla wybranej formuły i dokonywać obciążeń należy założyć kartotekę pojemnika i powiązać ją z formułą wg której będzie naliczane obciążenie za wykonanie usługi wywozu śmieci. Założenie kartoteki pojemnika wykonywane jest w module Gospodarka Pojemnikami natomiast wskazanie pojemnika do formuły obciążeń następuje w trakcie dopisywania planu wywozu. Szczegółowy opis dotyczący Gospodarki Pojemnikami znajduje się w osobnej dokumentacji. W tym miejscu opisana zostanie operacja założenia kartoteki pojemnika niezbędna do wykonania planu wywozu. Dopisywanie nowej kartoteki pojemnika Aby założyć kartotekę pojemnika przechodzimy do modułu Gospodarka Pojemnikami Wywołujemy z menu opcję Kartoteki - Pojemników na odpady. Wyświetlona zostanie tabela zawierająca wszystkie założone w systemie kartoteki pojemników. Ma ona postać: Aby dopisać nową kartotekę naciskamy przycisk DOPISZ. Wyświetlone zostanie okno: Słownik Typy pojemników na odpady : Okno to zawiera definiowane przez użytkownika typy pojemników. Pojemniki są Strona 33
rozróżniane ze względu na pojemność. Wprowadzenie tej charakteryzacji pojemników umożliwia później dokonywanie analiz np. ilości wywożonych pojemników z podziałem na typ (pojemność). W miejscu tym wskazujemy wybrany typ pojemnika i naciskamy przycisk WYBIERZ lub ENTER. Jeżeli w wyświetlonym oknie nie znajduje się odpowiedni typ pojemnika należy do wprowadzić. W tym celu naciskamy przycisk DOPISZ i w wyświetlonym oknie wprowadzamy nazwę typu pojemnika (symbolicznie lub opisowo) oraz pojemność kubła. Możliwe jest wprowadzenie dodatkowych informacji (opisu) na zakładce Opis/Uwagi. Po wyborze typu pojemnika (WYBIERZ) wyświetlone zostanie okno : Wprowadzamy tu informacje: Numer kartoteki pojemnika - numer może być wprowadzany przez użytkownika lub nadawany automatycznie - po włączeniu licznika numeracji. Numer ewidencyjny - pole to jest wymagane (informuje o tym czerwona otoczka pola) numer ewidencyjny danego pojemnika. Pozycje Typ oraz Pojemność zostają uzupełnione zgodnie z dokonanym wcześniej wyborem. Jeżeli typ pojemnika był błędnie wskazany możliwa jest zmiana przez naciśnięcie przycisku i ponowne wybranie ze słownika. Zakładka OPIS umożliwia wprowadzenie dowolnego dodatkowego opisu dla danej kartoteki pojemnika. Po wprowadzeniu tych informacji i ich zatwierdzeniu w tabeli Kartoteki Pojemników Strona 34
zostaje dopisana nowa kartoteka pojemnik zostaje przyjęty do ewidencji. Kartoteka ta nie ma jeszcze przyporządkowanego obiektu użytkowania ani formuły rozliczeniowej w związku z tym w tabeli informacje te nie są wyświetlane a kartoteka ma status nie użytkowana. Jeżeli kartoteka pojemnika jest założona możemy wrócić do definiowania planu wywozu. Plan wywozu może być dopisywany na dwa sposoby: - DOPISZ każdą pozycję planu wprowadzamy przez opcję DOPISZ (jeżeli mamy 12 wywozów wykonujemy operację 12 razy); - GRUPOWO za pomocą kreatora, który powieli nam wprowadzoną pozycję dla 12 miesięcy. DOPISZ wyświetlone zostanie okno: Po naciśnięciu przycisku Plan wywozu pojemników może być definiowany w sposób bardzo dokładny ze wskazaniem roku, miesiąca i konkretnego dnia w którym wywóz ma być wykonany lub ze wskazaniem wyłącznie miesiąca. Przyjęty sposób pociąga za sobą określone konsekwencje pierwszy daje możliwość przygotowywania szczegółowych harmonogramów wywozu odpadów, drugi jest bardziej uniwersalny można go wykorzystywać bez modyfikacje dla kolejnych lat. Status (Aktywny/Zawieszony) opcja umożliwia zawieszenie planu na jakiś okres może to być wykorzystywane w sytuacji gdy klient np. wyjeżdża na kilka miesięcy i zgłasza, że w tym okresie nie będzie korzystał z usługi wywozu śmieci na ten czas zawieszamy ten plan. Plan rozliczenia archiwalny zaznaczenie tej opcji powoduje przeniesienie danej pozycji do archiwum może być wykorzystywana jeżeli plan definiowany jest dokładnie (dzień, miesiąc, rok) plan generowany jest dla każdego roku oddzielnie Strona 35
opcja ta umożliwia przeniesienie planu z zeszłego roku (nieaktualnego już) do archiwum. Cennik pole służy do wskazania pozycji cennika wg której rozliczana będzie usługa wywozu śmieci Ilość w tym polu określana jest ilość pojemników, które zgodnie z planem będą wywiezione w definiowanym okresie Pojemnik Nr Kartoteki - w tym miejscu wybieramy kartotekę pojemnika, który jest przyporządkowany do danej formuły (kontrahent może mieć więcej niż jedną formułę wywozu odpadów stąd może też mieć więcej niż jeden pojemnik). Wpisujemy numer kartoteki lub wybieramy z listy zdefiniowanych pojemników. Po zatwierdzeniu wprowadzonych informacji w planie wywozu wyświetlona zostanie pozycja planu dla wybranego okresu. Operację tę należy powielić dla kolejnych okresów. Drugi sposób Można skorzystać z kreatora grupowego planowania wywozu. Kreator dopisuje plan wywozu dla kolejnych 12 miesięcy. Aby wykorzystać tę funkcjonalność należy nacisnąć przycisk : - wyświetlone zostanie okno: Określamy w tym miejscu numer kartoteki pojemnika, ilość wywożonych pojemników dla jednego miesiąca oraz pozycję cennika. Po naciśnięciu przycisku OK. stworzony zostanie plan wywozu zgodnie z wprowadzonymi informacjami dla 12 miesięcy. Tak stworzony plan wywozu podlega modyfikacji można po naciśnięciu przycisku POPRAW zmienić pozycję np. ilość pojemników. Naciśnięcie przycisku USUŃ - powoduje skasowanie podświetlonej pozycji. Data wyświetlana w polu Rozliczone do dnia informuje o przebiegu procesu fakturowania za wywóz kubłów. Data ta jest automatycznie aktualizowana po wystawieniu faktur dla danego kontrahenta. Przy zakładaniu formuły zależy odpowiednio uzupełnić tę datę od dnia następnego po tej dacie będą mogły być naliczane obciążenia. System podpowiada w tym miejscu datę bieżącą. Strona 36
W zakładce POJEMNIKI wyświetlane są dane pojemników eksploatowanych przez danego kontrahenta. Są to takie informacje jak: numer kartoteki pojemnika, numer ewidencyjny pojemnika, typ pojemnika, pojemność pojemnika, opis/uwagi dotyczące pojemnika. Na zakładce HARMONOGRAM wyświetlone są informacje o harmonogramach wywozu (jeżeli zostały takie stworzone i dana formuła została nimi objęta). Harmonogramy wywozu tworzone są w module ZARZĄDZANIE ZASOBAMI PRZEDSIEBIORSTWA. Zakładka KLASYFIKATOR zawiera pola do wprowadzenia informacji typu: oddział sieci, rejon odczytowy, trasa, kategoria usługi, rurociąg zasilający, kanał odprowadzający, oraz dodatkowe klasyfikatory (A-F). Klasyfikatory te są takie same jak w formule wod-kan. W przypadku formuły za wywóz odpadów ma sens uzupełnienie pozycji trasa oraz dodatkowych klasyfikatorów. Po uzupełnieniu tych informacji możliwe jest analizowanie sprzedaży usług z podziałem na wybrane klasyfikatory. Zakładka ARCHIWUM KLASYFIKACJI zawiera wszystkie archiwalne i bieżące klasyfikatory dla danego punktu. Zakładka PARAMETRY ROZLICZEŃ W miejscu tym określane są wszystkie parametry rozliczeń dla danego kontrahentatakie jak licznik numeracji faktur, rejestr sprzedaży, domyślna forma zapłaty, preferowany wydruk faktury, zlecenie stałe, polecenie zapłaty. Możliwe jest określenie kolejno tych wszystkich parametrów (przycisk DOPISZ ) lub wybranie określonego szablonu zdefiniowanego wcześniej w konfiguracji (przycisk WYBIERZ Z SZABLONU i wybranie określonej pozycji). Strona 37
KONTO FK numer analityki konta księgowego przyporządkowanego dla rozliczeń danego odbiorcy. RACHUNEK PŁATNOŚCI MASOWEJ numer rachunku bankowego dla danego kontrahenta dla płatności masowych. Przycisk P powoduje wygenerowanie numeru rachunku dla danego kontrahenta wg ustawień w konfiguracji. Funkcjonalność obsługi płatności masowych opisana została w dalszej części. Zakładka BANKI zawiera wykaz rachunków bankowych danego kontrahenta (bieżących i archiwalnych). Aby dopisać nowy rachunek bankowy należy nacisnąć przycisk DOPISZ wyświetlone zostanie okno: Wprowadzamy w tym oknie akronim banku, numer IBAN, nr Banku, numer rachunku nazwę banku i dane adresowe. DOMYŚLNY zaznaczenie tego pola spowoduje, że dany rachunek bankowy będzie domyślnie pobierany w przypadku polecenia zapłaty. Zakładka GRUPY z poziomu tej zakładki można wykonać operację dopięcia kontrahenta do grupy (grup). Funkcja grupowania umożliwia nie tylko sposób reprezentacji, ale przede wszystkim służy do konfigurowania sposobów rozliczeń, wydruków i innych parametrów pracy systemu. Można zmienić przyporządkowanie kontrahenta do grupy. Istnieje możliwość przypisania kontrahenta do wielu grup, możliwe jest wielokrotne wykonywanie operacji dopięcia i odpięcia. Zakładka ARCHIWUM ADRESÓW zawiera historię zmian adresowych. Po uzupełnieniu adresu i ewentualnie adresu korespondencyjnego kontrahenta informacje te zapisane są w zakładce ARCHIWUM ADRESÓW. Każda zmiana adresu (podstawowego i korespondencyjnego) powoduje przeniesienie zmienionych danych adresowych do archiwum. Widoczne są po ustawieniu znacznika obok pola ARCHIWALNE ADRESY. Dla odróżnienia adresy archiwalne wyświetlane są jako Strona 38
wyszarzone. Zakładka UMOWY zawiera wykaz wszystkich umów zawartych z danym kontrahentem. Znajdują się tu również umowy już nieaktualne (archiwalne) wyświetlane są (analogicznie jak w przypadku adresów) po ustawieniu znacznika w polu ARCHIWALNE UMOWY. Z tego poziomu możliwe jest wprowadzenie danych umowy (nr, data umowy, rodzaj itp) oraz podgląd tych danych. Natomiast jeżeli użytkownik posiada również moduł Umowy zakres możliwości jest dużo większy. Od możliwości zarządzania umowami (analizy wg dat zawarcia, obowiązywania, rodzaju umowy itp), przez opcje drukowania umów w systemie (wg stworzonych szablonów), zapisywania umów i aneksów w postaci plików w baize. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentacji do modułu UMOWY. Zakładka KONTAKTY zawiera informacje o kontaktach z danym kontrahentem. Struktura kontaktów z klientem może być rozbudowana wielowątkową (np. sprawa wymiany wodomierza i uznania reklamacji za brudną wodę). Jeden z wątków jako załatwiony trafia do archiwum natomiast drugi jest w tracie realizacji. W trakcie kontaktów z klientem można zobaczyć na poprzednie (archiwalne) kontakty, stan załatwienia bieżących spraw, osobę przyjmującą zgłoszenie itp.) Strona 39
Zakładka NALEŻNOŚCI - jest to podgląd stanu należności i zobowiązań. Zakładka ZAŁĄCZNIKI z tego poziomu możliwe jest zapisywanie załączników (plików graficznych lub dokumentów). Zakładka KTO I KIEDY zawiera informację: symbol operatora dokonującego ostatniej modyfikacji, data i godzina wykonania operacji. Po uzupełnieniu informacji i naciśnięciu OK. kartoteka kontrahenta zostanie dopisana do tabeli kontrahentów. MODYFIKOWANIE DANYCH Z KARTOTEKI KONTRAHENTA Przycisk POPRAW po naciśnięciu tego przycisku można dokonać modyfikacji w kartotece kontrahenta (korekty, aktualizacji). Po wprowadzeniu zmian zatwierdzamy je naciskając OK. KASOWANIE KARTOTEKI KONTRAHENTA Przycisk USUŃ po naciśnięciu tego przycisku i potwierdzeniu operacji kasowania zostanie usunięta kartoteka na której ustawiony był kursor. Jeżeli do kartoteki kontrahenta podpięte są kartoteki obiektów i formuł system nie pozwoli usunąć takiej kartoteki wyświetlony zostanie komunikat. Strona 40
WAŻNE: Nie należy usuwać kartotek, dla których były wykonywane jakieś operacje w systemie naliczane zużycie, wystawiane faktury. Takie kartoteki przenosimy do ARCHIWUM. Operacja usuwanie jest przeznaczona dla kartotek wprowadzonych błędnie, pomyłkowo. KARTOTEKI OBIEKTÓW W tym miejscu wyświetlana jest tabela zawierająca wykaz wszystkich założonych kartotek obiektów. Kartoteka obiektu może być zakładana w trakcie definiowania kartoteki kontrahenta (operacja opisana wcześniej) obiekt podpięty jest wtedy do kontrahenta. Kartoteka obiektu może też być zakładana z poziomu tabeli Kartoteki obiektów. Operacja przebiega analogicznie jak wcześniej opisana z tą różnicą, że należy wskazać akronim kontrahenta do którego ten obiekt będzie podpięty. Strona 41
TWORZENIE STRUKTUR ROZLICZENIOWYCH (FORMUŁ ZMNIEJSZAJĄCYCH BILANSUJĄCYCH UJEMNIE) Z poziomu zakładki STRUKTURA ROZLICZEŃ- FORMUŁA OBCIĄŻEŃ możliwe jest zbudowanie struktur rozliczeń tzn. wskazania formuł bilansujących ujemnie daną formułę. Służy do tego przycisk. WAŻNE: W systemie GW-Max formułami bilansującymi ujemnie mogą być zarówno formuły rozliczane wg wodomierzy (najczęstszy przypadek ) ale również rozliczane wg ryczałtu i sposobu inny. Struktura bilansowa może mieć wiele poziomów. Zasadą jest wskazywanie zawsze do bieżącej formuły (traktowanej jako główna) formuł bilansujących ujemnie. Formuł zmniejszających do jednej formuły głównej może być wiele. Aby wskazać formuły bilansujące ujemnie należy z poziomu Kartoteki Obiektu zakładka STRUKTURA ROZLICZEŃ- FORMUŁA OBCIĄŻEŃ ustawić się na formule do której należy wskazać kartoteki zmniejszające (bilansujące ujemnie) i nacisnąć przycisk zostanie okno:. Wyświetlone Strona 42
Z tego poziomu należy nacisnąć przycisk DOPISZ i jeżeli znamy akronim formuły to wpisujemy go w polu akronim i naciskamy OK. Jeżeli nie znamy akronimu to naciskamy przycisk - wyświetlona zostanie lista zdefiniowanych w systemie formuł wyszukujemy odpowiednią. Naciśnięcie przycisku WYBIERZ (lub ENTER) spowoduje wpisanie akronimu wybranej formuły do pola Akronim. Naciskamy OK. Formuła zostanie dopisana do listy formuł bilansujących ujemnie. Kolejne formuły bilansujące ujemnie (jeżeli występują dla danej struktury) wprowadzamy powtarzając tę operację. KARTOTEKI - STRUKTURY BILANSOWE Struktury bilansowe tym pojęciem określane są w systemie struktury w skład których wchodzą wodomierz główny i formuły bilansujące ujemnie (zarówno rozliczane według wskazań wodomierza jak i według normy ryczałtowej). Struktury te powiązane są ze sobą w taki sposób, że obciążenie poszczególnych formuł wymaga rozliczenia całości. Kartoteka struktury bilansowej posiada elementy które pełnią funkcję zasilania lub odbioru. Określenie elementu struktury jako zasilanie oznacza, że obciążenie wynikające z danego elementu (zasila strukturę) zwiększa obciążenie struktury podlegające rozliczeniu. Określenie elementu struktury jako odbiór oznacza, że obciążenie wynikające z danego elementu zmniejsza obciążenie struktury podlegające rozliczeniu. Funkcjonalności rozliczania struktur bilansowych poświęcony jest odrębny biuletyn. W tym miejscu opisana zostanie operacja definiowania kartoteki struktury bilansowej oraz jej elementów. Strona 43
ZAKŁADANIE KARTOTEKI STRUKTURY BILANSOWEJ Aby zdefiniować kartotekę struktury bilansowej należy po wybraniu z menu Kartoteki Struktur bilansowych i nacisnąć przycisk DOPISZ. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić pole numer kartoteki (pole alfanumeryczne, unikalne - możliwe jest włączenie funkcji autonumerowania pola ), wybrać grupę oraz uzupełnić nazwę kartoteki. Kartoteka archiwalna zaznaczenie tego znacznika spowoduje przeniesienie kartoteki do archiwum. Grupa to pole słownikowe, po naciśnięciu przycisku wyświetlony zostanie słownik zdefiniowanych grup. Z poziomu słownika grup struktur można dopisać nową grupę (DOPISZ), edytować istniejącą (POPRAW), usunąć błędną (USUŃ), przenieść do archiwum (ARCHIWALNE) lub podpiąć do kartoteki struktury (WYBIERZ). Podpięcie kartoteki do grupy nie jest obowiązkowe. Natomiast wykonanie tej operacji umożliwi później wykonywanie operacji seryjnych na kartotekach struktur. Np. założenie sesji rozliczeniowej dla wszystkich struktur bilansowych rozliczanych co 2 miesiące. Aby zakończyć definiowanie kartoteki struktury należy na zakładce Parametry kalkulacji wskazać algorytm według którego ma być rozliczana dana struktura. Strona 44
Możliwe są do wyboru 3 sposoby rozliczania. Algorytm 1 zakłada, że całość różnicy bilansowej zapisywane jest na oddzielną kartotekę formuły różnicy bilansowej; Algorytm 2 zakłada, że różnica bilansowa jest rozliczana według zadanych stałych udziałów procentowych; Algorytm 3 - zakłada, że różnica bilansowa rozliczana jest według udziałów procentowych wyliczanych proporcjonalnie do zużycia Na zakładce tej należy również uzupełnić: klasę przychodu zasilania (woda, ścieki); datę rozliczenia do jest to data do kiedy struktura została rozliczona, kolejne rozliczenie będzie obowiązywało od dnia następnego; data ta jest wprowadzana przy zakładaniu nowej struktury a następnie jest aktualizowana w przypadku rozliczenia danej struktury w systemie; precyzję obliczeń. Istnieje możliwość dzielenia opłat abonamentowych z wodomierzy zasilających w strukturze bilansowej. Zdefiniowano dwa algorytmy podziału wg ilości odbiorców lub wg współczynników zasilania. Opcję podziału opłaty abonamentowej włącza się na kartotece struktury bilansowej zakładka parametry kalkulacji. Strona 45
Zakładka KTO I KIEDY zawiera informację o użytkowniku (login), który dokonywał ostatnio modyfikacji oraz datę i godzinę tej modyfikacji. Po wprowadzeniu tych danych należy je zatwierdzić (OK. lub ENTER). Kartoteka struktury bilansowej zostanie wyświetlona w liście. Następnie należy zdefiniować elementy tej struktury. DEFINIOWANIE ELEMENTÓW STRUKTURY BILANSOWEJ Definiowanie elementów struktury bilansowej to wybranie z listy istniejących w systemie formuł rozliczeniowych tych, które biorą udział w rozliczeniach danej struktury oraz określenie ich funkcji. Aby dodać element struktury należy z poziomu okna Kartoteki Struktur Bilansowych nacisnąć przycisk - Elementy wyświetlona zostanie lista Następnie należy nacisnąć przycisk DOPISZ i w wyświetlonej liście formuł rozliczeniowych wyszukać i poprzez naciśnięcie przycisku WYBIERZ lub ENTERwybrać odpowiednią formułę. Po wykonaniu tej operacji wyświetlona zostanie formatka elementu struktury. Dla każdego elementu struktury należy określić funkcję pełnioną w rozliczaniu struktury (odbiór, zasilanie, różnica bilansowa). Strona 46
Zasilanie wskazaniu dla wybranej/wybranych formuł rozliczeniowych funkcji zasilanie skutkować będzie tym, że przy rozliczaniu struktury obciążenia zapisane na tych kartotekach będą sumowane i będą stanowić podstawę rozliczenia struktury. Struktura może posiadać dowolną ilość elementów typu zasilanie - jednak musi wystąpić co najmniej jeden taki element. Odbiór - analogicznie jak przy zasilaniu wskazanie dla wybranych formuł rozliczeniowych funkcji odbiór skutkować będzie tym, że przy rozliczaniu struktury obciążenia zapisane na tych kartotekach będą sumowane i odejmowane od sumy obciążeń. Elementów typu odbiór może struktura zawierać nieograniczoną ilość ; musi wystąpić co najmniej jeden taki element. Różnica bilansowa funkcja ta jest przypisywana do formuły tylko w przypadku algorytmu pierwszego. Według tego algorytmu liczenia całość wyliczonej różnicy między zasilaniem a odbiorem zapisywane jest na kartotece formuły obciążeń określonej jako różnica bilansowa. Może istnieć tylko i wyłącznie jeden element pełniący tę funkcję. Funkcja ta jest wykorzystywana tylko przy algorytmie nr 1. Przy pozostałych algorytmach różnice bilansowe (podzielone proporcjonalnie ) zapisywane są na poszczególnych kartotekach odbiorów. Rozliczenie : Współczynnik pole współczynnik powinno być wypełnione tylko dla elementów typu odbiór i tylko w strukturach rozliczanych według algorytmu nr 2. Suma współczynników wprowadzonych dla wszystkich odbiorów struktury rozliczanej wg algorytmu nr 2 powinna się równać 100%. Status: Aktywny Wyłączony z rozliczeń - pole status jest uwzględniane przy rozliczaniu struktur bez względu na wybrany typ algorytmu. Aby zachować historyczność zapisów rozliczeń struktur element który kiedyś brał udział w rozliczaniu struktury a obecnie już nie nie powinien być usuwany z listy elementów struktury tylko wyłączony z rozliczeń. Element o statusie WYŁĄCZONY Z ROZLICZEŃ mimo, iż ma ustalone bieżące obciążenia nie jest brany pod uwagę przy rozliczaniu struktury. Status AKTYWNY jest ustawiony domyślnie. Element, który ma status WYŁĄCZONY Z ROZLICZEŃ może zostać ponownie włączony w rozliczanie struktury poprzez zmianę znacznika statusu ma AKTYWNY. Zakładka OPIS umożliwia wprowadzenie dowolnego tekstu. Zakładka KTO I KIEDY zawiera informację o użytkowniku (login), który dokonywał ostatnio modyfikacji oraz datę i godzinę tej modyfikacji. Strona 47
OPERACJE W menu głównym po wybraniu opcji Operacje wyświetlane są dwie funkcje: GRUPOWE DOPIĘCIE/ODPIĘCIE KONTRAHENTÓW Funkcja ta umożliwia w sposób seryjny dopięcie wielu kontrahentów do wybranej grupy lub wypięcie. Aby dokonać grupowego dopięcia kontrahentów należy - za pomocą filtra (zapytania SQL) wyszukać wybranych kontrahentów Po wybraniu filtra system wyświetli ilość kartotek spełniających kryteria zdefiniowanego filtra. Po naciśnięciu przycisku POKAŻ WYBRANYCH wyświetlona zostanie lista wyszukanych kartotek. Następnie należy przejść na zakładkę Struktura grup Operacja Dopięcie/Odpięcie i wskazać GRUPĘ oraz operację, która ma być wykonana dopięcie lub odpięcie. Po naciśnięciu OK. operacja zostanie wykonana. Strona 48
Analogicznie przebiega operacja odpięcia kontrahentów z wybranej grupy. GRUPOWE USTALENIE PARAMETRÓW OBCIĄŻEŃ KONTRAHENTÓW Jednym z warunków koniecznych do prawidłowego rozliczania kontrahenta (wystawiania faktur) jest zdefiniowanie dla kartoteki kontrahenta parametrów obciążeń. Możliwe jest indywidualne wskazanie parametrów obciążeń dla każdej kartoteki kontrahenta lub wykorzystanie operacji grupowego podpięcia parametrów rozliczeń. Operacja ta umożliwia dla kontrahentów dopiętych do jednej grupy podpięcie wybranego szablonu parametrów rozliczeń. Aby dokonać tej operacji wybieramy z menu OPERACJE GRUPOWE USTALANIE PARAMETRÓW OBCIĄŻEŃ KONTRAHENTÓW. Następnie wskazujemy dla jakie grupy operacja ma być wykonana; wybieramy szablon parametrów rozliczeń zaznaczamy opcję Dopisuj szablon dla każdego kontrahenta z wybranej grupy i naciskamy OK. O zakończeniu operacji poinformuje nas komunikat: Operacja Usuń parametry obciążeń z wybranego szablonu lub wszystkie wykonuje operacje przeciwną. Może być wykorzystywana jeżeli następuje zmiana parametrów (kontrahenci mieli już zdefiniowane szablony parametrów ale następuje ich zmiana). Operacje tę można wykonać jeżeli dopisujemy szablony parametrów a nie jesteśmy pewni czy część kontrahentów nie ma już zdefiniowanych. Strona 49
OBSŁUGA PŁATNOŚCI MASOWYCH System GW-MAX umożliwia obsługę funkcjonalności określanej mianem płatności masowych (system wirtualnych rachunków kontrahentów). W systemie GW-MAX tworzone są dla każdego kontrahenta indywidualne numery rachunków bankowych (wg schematu uzgodnionego z bankiem obsługującym płatności), numery te zapisywane są na kartotece kontrahenta. Na fakturze drukowany jest indywidualny numer rachunku bankowego. Natomiast system finansowo-księgowy firmy COMARCH zintegrowany z GW-Max w którym księgowane są należności i zapłaty umożliwia automatyczne wczytywanie płatności z pliku generowanego przez bank. Funkcjonalność obsługi płatności masowych jest włączana w konfiguracji modułu zakładka płatności masowe. Domyślnie obsługa wpłat masowych jest wyłączona. Obecnie w systemie GW-Max zdefiniowane są trzy sposoby generowania numeru rachunku bankowego: Pekao Collect banku PEKAO S.A. nr rachunku z kronimu kontrahenta standard IBAN nr rachunku z licznika numeracji standard IBAN Generowanie indywidualnych numerów rachunków bankowych kontrahenta możliwe jest po włączeniu opcji, określenie sposobu tworzenia numeru bankowego oraz określeniu numeru banku i identyfikatora banku. Strona 50
Dodatkowo w konfiguracji modułu na zakładce Weryfikacja danych możliwe jest włączenie opcji kontroli poprawności rachunków płatności masowych. Operacja nadania numerów rachunków bankowych dla wszystkich kontrahentów wywoływana jest w module Administrator. PRZYKŁADOWE WYDRUKI W systemie GW-MAX wydruki wywoływane są po naciśnięciu ikony drukarki. Wyświetla się wtedy lista zdefiniowanych w systemie wydruków. Po wybraniu wydruku - wyświetlane jest okno, w którym możemy zmienić domyślną drukarkę oraz zdecydować czy ma być generowany podgląd wydruku czy nie, ilość kopii oraz ewentualnie zakres wydruku (strony wydruku). Po zaznaczeniu wybranych opcji wydruk jest generowany zgodnie z ustawieniami. Wydruki są kontekstowe tzn. wydruki są podpinane zgodnie z kontekstem danej Strona 51
tabeli. Np. z poziomu tabeli Lista kontrahentów możliwe są do wyboru są wydruki typu Lista kontrahentów, Lista kontrahentów z adresami, Lista kontrahentów do podpisu. Poniżej przykładowe wydruki generowane w module. Strona 52
Strona 53
Strona 54