Rozliczanie Obciążeń. Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX. Zakład Projektowania i Wdrażania. Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Rozliczanie Obciążeń Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; Katowice giga@giga.katowice.pl

2 Charakterystyka modułu Podstawowymi funkcjami tego modułu jest wprowadzanie danych służących do wystawiania faktur za zużycie wody, odbiór ścieków, opłatę stałą oraz za wywóz nieczystości stałych odpadów, wystawianie faktur indywidualnie lub w sposób grupowy, rozliczanie struktur bilansowych, analizowanie obciążeń, wykonywanie wydruków i analiz. W szczególności w zakresie wprowadzania tzw. obciążeń WOD-KAN czyli za wodę, ścieki, opłatę stałą służy do: wprowadzanie odczytów zużycia wody (na podstawie zadeklarowanego współczynnika system sam nalicza ilość odprowadzonych ścieków) ustalanie ilości zużycia wody i odprowadzonych ścieków, w podanym przez użytkownika okresie, na podstawie wprowadzonych wcześniej odczytów ustalanie prognozowanego zużycia wody i odprowadzenia ścieków ustalanie dowolnego zużycia na podstawie tzw. deklaracji operatora generowanie wartości zużycia wody przy uwzględnieniu podpięć jednostek bilansujących naliczanie średniego zużycia wody przegląd i ewentualna korekta wyliczonych wartości dotyczących zużycia wody i odprowadzanych ścieków obsługa systemu rozliczeń zaliczek/prognoz dla poszczególnych klientów możliwość automatycznego naliczania zużycia dla wybranej grupy odbiorców szybka aktualizacja odczytów generowanie faktur dla jednego lub grupy klientów na podstawie zatwierdzonych obciążeń zużycia wody, ścieków generowanie faktur oraz faktur z prognozą tworzenie faktur korygujących przegląd wystawionych faktur i możliwość ich ponownego wydruku W zakresie rozliczania obciążeń za wywóz odpadów moduł umożliwia: indywidualne i grupowe generowanie obciążeń za wywóz pojemników generowanie faktur indywidualnie i grupowo dla wybranych odbiorów Strona 2

3 Interfejs użytkownika Uruchamianie poszczególnych funkcji w module możliwe jest na kilka sposobów. Podstawowy sposób stanowi menu główne, dodatkowo można wykorzystywać pasek narzędzi, ikony znajdujące się na belce bocznej, menu kontekstowe wywoływane prawym klawiszem myszki oraz klawisze skrótu (ALT+ podkreślona litera). Menu główne zawiera opcje: PLIK WYJŚCIE zamknięcie wszystkich okien i wyjście z modułu EDYCJA zawiera standardowe opcje: WYTNIJ, KOPIUJ, WKLEJ ROZLICZENIA OBCIĄŻEŃ WOD/KAN ROZLICZENIA OBCIĄŻEŃ WYWÓZ ODPADÓW ROZLICZENIA STUKTUR BILANSOWYCH funkcjonalność struktur bilansowych opisana została w oddzielnym biuletynie OPERACJE: ZBIORCZE USTALANIE OBCIĄŻEŃ ZBIORCZE WYSTAWIANIE FAKTUR DOKUMENTY: FAKTURY VAT - lista wszystkich wystawionych w systemie faktur NALEŻNOŚCI lista należności i zobowiązań ( pobieranych z systemu księgowego jeżeli włączona jest ta funkcjonalność) INNE: TERMINARZ OPERATORA: PRZYPOMNIENIA wyświetla tabelę zawierającą wszystkie przypomnienia operatora SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA wyświetla informacje (przypomnienia) aktualne na dany dzień USTAL HASŁO OPERATORA opcja umożliwiająca zmianę hasła dla zalogowanego operatora ZMIANA SZATY GRAFICZNEJ APLIKACJI konfiguracja tła aplikacji, schematu szaty graficznej Strona 3

4 OKNA określenie sposobu wyświetlania okien, przechodzenie pomiędzy aktualnymi oknami IKONY: - Rozliczanie obciążeń Wod/Kan, - Rozliczanie obciążeń Wywóz odpadów, - Rozliczanie struktur bilansowych, - Zbiorcze ustalanie obciążeń, - Zbiorcze wystawianie faktur VAT, - Wystawione faktury VAT, - Należności - podgląd - Przypomnienia operatora, - Wydruki - Wtyczki CMD Strona 4

5 Konfiguracja modułu Po wywołaniu z menu Inne/Konfiguracja/Moduł (102) wyświetlone zostanie okno: W zakładce KLASY PRZYCHODU konfiguracji podlegają stosowane w systemie nazwy klas przychodu. Standardowe klasy to: woda, ścieki, opłata stała(utrz.), opłata stała (odc.), opłata stała (w), opłata stała (ś), odpady w pojemnikach. Nazwy tych klas mogą podlegać zmianom. Zakładka REZREZENTACJE umożliwia zmianę konfiguracji systemu w zakresie dokładności oraz zaokrągleń dla pól reprezentujących ilość, cenę oraz wartość. Zakładka ROZLICZENIE WOD/KAN. W tym miejscu można określić ilość dni stanowiących podstawę do wyliczenia średniej (domyślnie 180); oraz sposób zaliczenia opłaty stałej. Zapisuj opłatę stałą z: - okresu rozliczeniowego (np. odczyt opłata stała zapisana do 12.06) Strona 5

6 - okresu rozliczeniowego dopełnionego do ostatniego dnia miesiąca (np. odczyt opłata stała zapisana do 30.06) Opcja ZAPISUJ W OBCIĄŻENIACH ZE ŚREDNIEJ WODOMIERZ skutkuje tym, że jeżeli obciążenie będzie naliczane wg średniego zużycia mimo, że nie brany jest tu pod uwagę wodomierza zapisywany w obciążeniach będzie numer aktualnie użytkowanego wodomierza. Zmodyfikowano operację Ustal obciążenie z wymianą wodomierza. Może działać w dwóch trybach uproszczonym (gdzie suma obciążeń z obu wodomierzy zapisywana jest jako deklaracja obciążeń) lub standardowo z pełną specyfikacją obciążeń wynikających w obu wodomierzy. Zmiana trybu jest możliwa w sekcji - Tryb zapisu obciążenia wraz z wymianą. Zakładka ROZLICZENIE WO w tym miejscu można określić sposób rozliczania usług wywozu odpadów za pełne okresy z planu wywozu (z dołu) lub za ilość okresów z planu wywozu (z góry). Zakładka Wystawianie FV Zabieraj do wystawianej faktury zerowe obciążenia dotyczy to obciążeń zerowych wynikających z faktu, że zużycie dla danej formuły jest równe zmniejszeniu (np. z tyt. podlicznika). Strona 6

7 Uwzględniaj dni wolne w wyznaczaniu terminu płatności po zaznaczeniu tego parametru jeżeli termin zapłaty przypada na niedzielę lub święto termin zapłaty zostaje automatycznie przesunięty na kolejny dzień. Uzupełniaj dokumenty faktur VAT o bieżący stan nierozliczonych należności i zobowiązań parametr odpowiada za włączenie obsługi zapisywania dodatku do faktury zawierającego informacje o nierozliczonych należnościach i zobowiązaniach na dzień wystawienia faktury. Dodatek jest zapisywany w momencie wystawiania faktury (zarówno indywidualnie jak i zbiorczo) jeżeli włączona zostanie ta opcja. W module możliwe jest wyświetlanie stanu rozliczeń dla poszczególnych formuł obciążeniowych na terminalach mobilnych. Jest to użyteczna funkcja. Informuje czy dana formuła nie jest wzięta przez inkasenta w teren, a co za tym idzie inkasent może wystawić fakturę. Funkcjonalność uwzględnia również formuły wzięte również do terminali obsługujących odczyty radiowe. Funkcja ta jest włączana w Konfiguracji moduł Terminale mobile zakładka RÓŻNE. Możliwe jest pokazywanie czterech stanów: formuł znajdujących się w zadaniu przygotowanym (planowane ), formuł wystawionych (wystawione), formuł realizowanych w zadaniu przez inkasenta w terenie (realizowane ) oraz formuł znajdujących się w zadaniu zwróconym przez inkasenta ale jeszcze nie zatwierdzonych (rozliczane). Kolory mogą być zmienione przez użytkownika po naciśnięciu przycisku Zmień kolor można dokonać zmiany. Po włączeniu wcześniej opisanej funkcji i uruchomieniu modułu Rozliczanie obciążeń wyświetlona tabela z rozliczeniami WOD-KAN ma postać: Strona 7

8 W konfiguracji systemu w opcji Operator systemu (23) znajdują się również opcje konfiguracyjne dotyczące funkcji wykonywanych w module Rozliczanie Obciążeń. Zakładka Operacyjne: W tym miejscu można wprowadzić blokadę rejestracji obciążeń (wprowadzanych odczytów). Przykładowo konfiguracja (jak na oknie powyżej )- spowoduje, że wprowadzenie odczytu z data wcześniejszą niż nie będzie możliwe. Wyświetlony zostanie komunikat : Zaznaczenie opcji Ostrzegaj podczas rejestracji obciążeń z data większą lub równą bieżącej spowoduje przy wprowadzaniu odczytu z datą bieżącą lub późniejszą wyświetlenie komunikatu: Strona 8

9 Wykluczanie kontrahentów ( ) włączenie tej opcji (zaznaczenie wymuś włączenie opcji) spowoduje, że system nie pozwoli w trakcie seryjnego wystawiania faktur zafakturowania kontrahenta posiadającego więcej niż jedną formułę, jeżeli nie zostały wprowadzone obciążenia dla wszystkich formuł. Zaznaczenie opcji Pozwól operatorowi wybrać opcję (jednej lub drugiej) spowoduje, że operator będzie mógł zmienić wprowadzone ograniczenia. Zakładka Finansowe umożliwia określenie bieżącego okresu finansowego (wybór ze słownika) oraz włączenie kontroli dat wystawienia i sprzedaży dla generowanych faktur. Jeżeli włączona zostanie kontrola dat wystawienia i sprzedaży faktur nie będzie możliwe wystawienie faktur z datą miesiąca innego niż ustalony. Wyświetlony zostanie komunikat: Strona 9

10 Zakładka Sesje umożliwia włączenie opcji wykorzystywania sesji. Po włączeniu opcji możliwe jest wskazanie konkretnej sesji dla wszystkich operatorów (Globalny). Opis poszczególnych funkcji programu Ze względu na odmienną specyfikę rozliczeń wodno-kanalizacyjnych i rozliczeń za wywóz odpadów te dwie funkcje zostały opisane oddzielnie. ROZLICZANIE OBCIĄŻEŃ WOD/KAN Po wybraniu tej opcji wyświetlana jest tabela zawierająca wykaz wszystkich formuł rozliczeń wod/kan. Ma ona postać: W lewej części okna wyświetlane są obiekty wraz ze strukturami rozliczeń, natomiast z prawej strony informacje o obiekcie na którym ustawiony jest kursor. Strona 10

11 Zawartość tabeli może być ograniczana przez zastosowanie filtrów SQL wbudowanych wybieranych z zakładki - lub definiowanych przycisk - w dolnej części okna. Tabela może być również filtrowana według dowolnej kolumny. Aby wskazać kolumnę według której będzie tabela filtrowana należy kliknąć w nazwę kolumny (obok nazwy kolumny pojawi się znak +). STATUS - ta kolumna w tabeli zawiera informacje o sposobie rozliczania danej formuły (W- wodomierz, R- ryczałt, I-inny) oraz w przypadku struktury zmniejszeń - dla formuł wyświetlany jest znacznik [-] lub [+]. Znacznik [+] oznacza, że do danej formuły istnieją formuły bilansujące ujemnie, natomiast znacznik [-] oznacza, że dana formuła jest formułą zmniejszającą dla innej formuły. Czyli najczęściej znacznik [+] będzie wskazywał wodomierz główny, natomiast [-] podlicznik (podwodomierz). Oznaczenie [+/-] oznacza, że dane formuła jest jednocześnie wodomierzem głównym oraz formułą zmniejszającą. Znacznik Z oznacza, że dane formuła została zawieszona. Formuła zawieszona nie podlega obciążaniu (ani fakturowaniu). ARCHIWALNE ustawienie znacznika w tym polu spowoduje wyświetlane w tabeli również obiektów i struktur rozliczeniowych przeniesionych do archiwum. Pozycje rozliczeń archiwalnych są wyświetlane jako wyszarzone. UŻYWANE ustawienie znacznika w tym polu powoduje wyświetlanie wyłącznie obiektów podpiętych do kontrahenta. OPERACJE kliknięcie myszką w przycisk OPERACJE spowoduje wyświetlenie menu kontekstowego zawierającego wszystkie operacje dostępne z danego poziomu. Strona 11

12 Poszczególne operacje można również wywołać korzystając z menu górnego opcja OPERACJE, korzystając z klawiszy skrótu lub z ikon znajdujących się na bocznym pasku. Poszczególne operacje zostaną kolejno opisane OPERACJE - KARTOTEKA WODOMIERZOWA - F2 Po wybraniu tej opcji operator ma podgląd na kartotekę wodomierza, który aktualnie jest eksploatowany w danym obiekcie. Operator ma wgląd do pełnej historii eksploatacji wodomierza od momentu przyjęcia do ewidencji. Jest to podgląd kartoteki wodomierza zakładanej w module GOSPODARKA WODOMIERZOWA. Dokładny opis znajduje się w instrukcji do modułu GOSPODARKA WODOMIERZOWA. W tym miejscu opisane zostaną operacje wykonywane w module ROZLICZANIE OBCIĄŻEŃ. Kartoteka wodomierza ma postać: Strona 12

13 Przycisk PLOMBOWANIA podgląd wykonanych operacji plombowania dla danego wodomierza oraz ewidencjonowanie wykonanej operacji plombowania wodomierza. Aby zaewidencjonować wykonaną operację plombowania wodomierza należy nacisnąć przycisk DOPISZ, wyświetlone zostanie okno, w którym wprowadzamy informacje: data wykonania operacji plombowania, numer protokołu, numer plomby, stan wodomierza (stany wodomierza dla wodomierzy sprzężonych), monter i ewentualnie uwagi. Po wprowadzeniu tych danych zatwierdzamy operację plombowania naciskając przycisk OK. Przy domyślnym ustawieniu znacznika w polu Przepisz na kartę użytkowania - numer plomby zostanie przepisany do kartoteki wodomierza. Jeżeli znacznik ten zostanie zdjęty numer plomby zostanie zapisany w operacji plombowania natomiast na kartotece wodomierza nie zostanie zmieniony. Strona 13

14 Przycisk KONSERWACJA - podgląd wykonanych operacji konserwacji dla danego wodomierza i zaewidencjonowanie wykonanej operacji konserwacji wodomierza. Aby zaewidencjonować wykonaną operację konserwacji należy nacisnąć przycisk DOPISZ i w wyświetlonym oknie wprowadzić informacje tj.: data operacji, numer protokołu, rodzaj czynności, przyczyna przeprowadzenie konserwacji, zgłoszenie, monter wykonujący, stan wodomierza przed i po konserwacji oraz ewentualnie uwagi. W trakcie konserwacji możliwe jest wykonanie operacji plombowania służy do tego przycisk Wykonano plombowanie. Po wprowadzeniu tych danych naciskamy OK. operacja konserwacji została zaewidencjonowana w systemie. OPERACJE - WYMIANY WODOMIERZY CTRL-F2 Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno zawierające listę wymian wodomierzy wykonanych dla danego obiektu. Wyświetlane w tym oknie są informacje dotyczące obiektu takie jak: symbol obiektu, nazwa i dane adresowe, informacje o aktualnie wykorzystywanym wodomierzu. Z pozycji tej tabeli można wykonać operacje takie jak: ustalenie wodomierza, wymiana wodomierza, odpięcie wodomierza. Okno to ma postać: Strona 14

15 Aby umożliwić niezakłóconą działalność dwóch ważnych działów przedsiębiorstwa wodociągowego działu sprzedaży/zbytu i działu wodomierzowego w systemie rozdzielono operacje ewidencjonowania działań jednego i drugiego działu mimo, iż działania te wprowadzane są do wspólnej bazy czyli np. operacji wymiany wodomierzy i ustalania obciążeń. Schemat pracy tych dwóch działów może wyglądać następująco: dział wodomierzowy wykonuje fizycznie wymianę wodomierza na nowy następnie w module gospodarki wodomierzowej zakłada nową kartotekę wodomierzową, ewidencjonuje operację demontażu starego wodomierza oraz operację montażu nowego wodomierza a następnie dzięki mechanizmowy przypomnień przesyła informację o wykonanych operacjach odpowiedniemu (określonego na danym obiekcie) operatorowi działu sprzedaży odpowiedzialnemu za rozliczanie danego punktu; dział sprzedaży po otrzymaniu informacji analizuje stan rozliczeń z danym odbiorcą, operator sprawdza czy dla danego obiektu należy ustalić zużycie do stanu wodomierza z dnia demontażu, jeśli tak operator ustala obciążenie, ewentualnie wystawia fakturę na to zużycie i dopiero wtedy dla danego obiektu wykonuje operację wymiany wodomierza. Operator wypina aktualną kartotekę wodomierzową i dopina nową kartotekę (kartotekę założoną i dopiętą przez dział wodomierzowy). OPERACJE USTAL WODOMIERZ Operacja ustalenia wodomierza wykonywana jest dla nowej kartoteki obiektu lub dla obiektu, dla którego wykonano wcześniej operację wypięcia wodomierza (np. wynikająca z demontażu wodomierza). Operacja ta może być w systemie wykonana z poziomu różnych modułów, ale sposób wykonania jest taki sam. Strona 15

16 Po naciśnięciu przycisku USTAL WODOMIERZ wyświetlone zostanie okno: Po naciśnięciu przycisku WYBIERZ wyświetlone zostanie okno KARTOTEKI WODOMIERZY UŻYTKOWANYCH. Okno to ma postać: W oknie tym wyświetlane są kartoteki wodomierzy użytkowanych podpiętych do danego obiektu. Wybieramy z danej tabeli kartotekę (dla której wprowadzona jest data montażu a nie ma daty demontażu) i naciskamy WYBIERZ. Dane wskazanego wodomierz przenoszone są do okna USTAL WODOMIERZ DO ROZLICZENIA, po naciśnięciu przycisku OK. wymiana wodomierza dla wybranej formuły obiektu zostanie wykonana i od tego momentu rozliczenia będą dokonywane na podstawie nowego wodomierza. OPERACJE WYMIEŃ WODOMIERZ Aby wykonać operację wymiany wodomierza należy nacisnąć przycisk WYMIEŃ WODOMIERZ. Wyświetlone zostanie okno zawierające informacje takie jak: Akronim obiektu i formuły rozliczeń oraz dane dotychczasowego wodomierza nr kartoteki wodomierzowej, numer wodomierza, data montażu oraz miejsce zabudowy. Strona 16

17 Należy nacisnąć przycisk WYBIERZ, wskazać w tabeli KARTOTEKI WODOMIERZY UŻYTKOWANYCH kartotekę wodomierzową. Dane nowego wodomierza zostaną przeniesione do okna WYMIEŃ WODOMIERZ. Po naciśnięciu OK. operacja wymiany wodomierza zostanie wykonana. OPERACJE ODEPNIJ WODOMIERZ Operacja ta jest wykonywana jeżeli nastąpił demontaż wodomierza i dla danej formuły nie będzie montowany nowy wodomierz (np. demontaż na czas zimowy). Po naciśnięciu przycisku ODEPNIJ WODOMIERZ wyświetlone zostanie okno: Okno zawiera informacje o wypinanym wodomierzu akronim obiektu i formuły rozliczeń oraz nr kartoteki wodomierzowej, nr wodomierza, średnica wodomierza oraz data montażu wodomierza. Po naciśnięciu OK. operacja wypięcia wodomierza zostanie wykonana. Od tego momentu dany obiekt nie będzie mógł być rozliczany. OPERACJE ODCZYTY WODOMIERZA F3 Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno zawierające historię wszystkich odczytów (data, odczyt, status, operator) dla aktualnie użytkowanego (podpiętego) wodomierza. Strona 17

18 Jeżeli włączona jest opcja sesji rozliczeniowych wyświetlana jest również nazwa sesji w ramach której odczyt został wprowadzony oraz zakres dat sesji. W uwagach zapisuje się automatycznie sygnatura odczytu (więcej o wykorzystaniu sygnatury w dalszej części) jeżeli odczyt był wprowadzony na stacjonarnym komputerze. Natomiast jeżeli odczyt był wprowadzony przez inkasenta zapisany jest numer zadania oraz akronim inkasenta wprowadzającego odczyt. OPERACJE - KARTOTEKA OBCIĄŻEŃ F4 Po wybraniu tej opcji wyświetlona zostanie kartoteka obciążeń: Na kartotece obciążeń zapisywane są wszystkie obciążenia. Kartoteka zawiera informacje: status obciążenia ( R- obciążenie ryczałtowe, W- obciążenie na podstawie wskazań wodomierza, D- deklaracja użytkownika, Ś obciążenie ustalone według średniej; Z zawieszenie obciążania, B obciążenie wynikające z rozliczenia struktur bilansowych, < R> rezerwacja (obciążenie zarezerwowane, nie podlega fakturowaniu), [-] obciążenie wyłączone z fakturowania, znacznik F określa, że dane obciążenie zostało już zafakturowane, znacznik P oznacza, że dane obciążenie jest ujęte na fakturze prognozowanej) numer faktury data od data do okres rozliczeniowy cennik - pozycja cennika Strona 18

19 cena cena netto klasa przychodu (woda, ścieki, opłata stała) zużycie zmniejszenie/rozliczenie zaliczki-prognozy rozliczenie zaliczki ilość jednostka miary stawka VAT odczyt od odczyt do stany wodomierza początkowy i końcowy nr kartoteki wodomierzowej nr zestawu (w przypadku wodomierza sprzężonego) nr wodomierza nr wodomierza głównego i bocznego (w przypadku rozliczenia na podstawie wodomierza sprzężonego) średnie zużycie seria seria numeracji faktur nr faktury rok finansowy wartość brutto faktury daty: wystawienia, sprzedaży, zapłaty rejestr sprzedaży forma zapłaty opis obciążenia nazwa sesji (zakres dat sesji). WAŻNE: REZERWOWANIE OBCIĄŻEŃ W systemie Gw-max możliwe jest obsłużenie takiej sytuacji operator nalicza obciążenie na komputerze stacjonarnym natomiast operacja fakturowania przeniesiona jest na komputer przenośny (PDA). Np. operator na stacjonarnym komputerze wprowadza wymianę wodomierza i nalicza obciążenie do stanu wodomierza w momencie wymiany i nie wystawia faktury za to obciążenie. Inkasent zabierając w teren ten obiekt zabiera również niefakturowane obciążenie. Wystawione przez inkasenta faktura w terenie zawiera zarówno obciążenie wynikające z bieżącego zużycia jak i zabrane z systemu wynikające z rozliczenia poprzedniego wodomierza. Obciążenie zabrane w teren zostaje zarezerwowane czyli nie podlega fakturowaniu na komputerze stacjonarnym. Rezerwacja jest zdejmowana po wczytaniu danych z terminala jeżeli obciążenie zostało zafakturowane otrzymuje status (F) oraz opatrzone jest numerem faktury; jeżeli nie zostało zafakturowane (np. nie zastano kontrahenta) rezerwacja zostaje zdjęta. Strona 19

20 Aby włączyć obsługę tej funkcjonalności należy w konfiguracji terminali mobilnych włączyć opcję rozliczania niefakturowanych obciążeń. Obciążenie takie może być opatrzone dodatkowym opisem który drukowany będzie na fakturze wystawionej przez inkasenta. Opis ten wprowadzany jest dla danego obciążenia z poziomu kartoteki obciążeń. Po podświetleniu pozycji obciążenia naciśnięciu przycisku POPRAW i przejściu na zakładkę Obciążenie w pozycji Opis obciążenia możliwe jest edytowanie opisu. Użycie zmniejszeń zakładka jest uzupełniana dla formuł bilansujących ujemnie (np. podlicznik). Informuje jaka część zmniejszenia z danego obciążenia została rozliczona na wodomierzu głównym. W naszym przypadku obciążenie zmniejszające było na 5m3 z czego 2m3 zostało rozliczone z kartoteki wodomierza głównego (kartoteka o symbolu F/0001). Pozostaje do rozliczenia 3. Strona 20

21 Struktura zmniejszeń zakładka jest uzupełniana dla formuł do których założono formuły bilansujące ujemnie (np. wodomierz główny). Wyświetlane są akronimy formuł zmniejszających ( o ile zmniejszenie zostało rozliczone). OPERACJE - USTAL OBCIĄŻENIE F5 Po naciśnięciu F5 lub wybraniu z operacji opcji USTAL OBCIĄŻENIE wyświetlone zostanie okno: Z tego poziomu wykonywane są operacje ustalenia obciążenia na podstawie: a) odczytu/ryczałtu b) średniej c) deklaracji obciążenia (deklaracji użytkownika) d) deklaracji ładunków e) obciążeń korygujących Operacje te zawarte są w poszczególnych zakładkach. Strona 21

22 Zakładka OPCJE umożliwia skonfigurowanie operacji następujących po wprowadzeniu obciążenia operacji pierwszej, drugiej i trzeciej. Pole to na tym, że po zatwierdzeniu operacji rejestracji obciążenia system automatycznie zaproponuje wykonanie wybranych operacji. W pozycji Inne Ustalenia możliwe jest zaznaczenie aby system kontrolował czy w biurze obsługi zgłoszony został odczyt telefonicznie. Po włączeniu tej opcji jeżeli zaistnieje sytuacja, że zamierzamy wprowadzić odczyt dla formuły dla której w biurze obsługi zgłoszony został odczyt po naciśnięciu F5 system automatycznie pobierze nam odczyt z biura obsługi. Operator może nie zaakceptować zgłoszonego odczytu w tym celu należy nacisnąć przycisk Zgłoszone Odczyty - data odczytu i odczyt będą edytowalne można je zmienić i zapisać. Kontroluj i wywołuj rozliczenie struktury zmniejszeń po zaznaczeniu tej opcji i naciśnięciu F5 system sprawdza czy istnieją formuły zmniejszające do bieżącej formuły. Jeżeli istnieją wyświetlone zostanie automatycznie okno zawierające listę formuł zmniejszających. Strona 22

23 Z poziomu tego okna możliwe jest wprowadzenie zarówno zużyć dla formuł zmniejszających jak i dla formuły głównej. Wszystkie możliwe do wykonania operacje z tego poziomu są możliwe do wyboru po naciśnięciu prawego klawisza myszki (menu kontekstowe) lub po wybraniu z menu Operacje. Ad.1a Ustalenie obciążenia na podstawie wskazań wodomierza zakładka odczyt Po wybraniu zakładki ODCZYT wyświetlane są: poprzedni odczyt wodomierza data poprzedniego odczytu status odczytu data ostatniego naliczenia opłaty stałej. Aby ustalić obciążenie należy wprowadzić datę odczytu (wpisać lub wybrać z kalendarza; naciśnięcie przycisku D spowoduje wprowadzenie daty systemowej ), stan wodomierza (w przypadku wodomierza sprzężonego odczyt główny i boczny), ewentualnie wprowadzenie deklarowanego zmniejszenia. Zmniejszenia zużycia mogą wynikać z wprowadzonego deklarowanego zmniejszenie wprowadzane po naciśnięciu przycisku ZMNIEJSZENIA. Strona 23

24 Po jego naciśnięciu pojawia się okno w którym można określić sposób zaliczenia zmniejszenia - możliwe jest określenie deklarowanej ilości zmniejszenia (m3), procentu zaliczenia (podajemy % - system wylicza ilość m3), Poniżej przedstawiono sytuację, po wprowadzeniu zmniejszenia procentowego 50%. Drugim rodzajem zmniejszeń są zmniejszenia wynikające ze struktury zmniejszeń (podliczników; sub-wodomierzy). Jeżeli określono strukturę kartotek bilansujących ujemnie to po ustaleniu obciążenia na podwodomierzu, w czasie ustalania obciążenia na wodomierzu głównym pozycja zmniejszenia zostanie uzupełniona automatycznie. - Przycisk Zgłoszone odczyty umożliwia podgląd czy dla danego klienta wprowadzone zostały odczyty w module BIURO OBSŁUGI (np. zgłoszenia telefoniczne). Po naciśnięciu tego przycisku wyświetlone zostanie okno zawierające zgłoszone odczyty. Okno to ma postać: Strona 24

25 Możliwe jest przeniesienie wskazanego odczytu do okna USTAL OBCIĄŻENIE. Należy w tym celu podświetlić wybrany (zgłoszony ) odczyt i nacisnąć przycisk WYBIERZ. Możliwe jest skonfigurowanie systemu aby odczyty wprowadzone w biurze obsługi wyświetlały się automatycznie (opisano w zakładce OPCJE Inne Ustalenia). Przycisk PRZELICZ powoduje wyliczenie i wyświetlenie wartości w pozycji STAN. Z prawej strony tabeli wyświetlane jest kółeczko, którego kolor informuje o tym, czy wyliczone zużycie odpowiada wyliczonej średniej, czy też jest dużo większe lub mniejsze. Jak widać na poniższych ekranach - jeżeli to zużycie jest zbliżone do średnie kółeczko ma kolor zielony, w przeciwnym wypadku ma kolor czerwony. W sekcji Stan wyświetlane są również takie informacje jak: zużycie z odczytów (różnica odczytów początkowego i końcowego) bilansujące ujemnie (zużycie z formuł bilansujących ujemnie) ilość zaliczenia ( zużycie z odczytów pomniejszone o ewentualne zmniejszenia) wystawione zaliczki (zaliczki do rozliczenia) wystawione prognozy (prognozy do rozliczenia) zużycie przewidywane przewidywane zużycie dla danego punktu wyliczane na podstawie poprzednich zużyć Sygnatura umożliwia stemplowanie odczytów i zużyć; jest wykorzystywane przy generowaniu obciążeń każdego rodzaju (tzn. z wodomierza; ryczałtu, średniej, deklaracji obciążenia). Sygnatura może być tekstem wprowadzonym przez operatora, natomiast po naciśnięciu przycisku - - następuje wygenerowanie alfanumerycznej sygnatury. Wykorzystanie sygnatury umożliwia filtrowanie odczytów, obciążeń na podstawie tego znacznika. Po wprowadzeniu wymaganych danych i naciśnięciu OK. obciążenie zostanie wyliczone i zapisane na kartotece obciążeń. Obciążenie wprowadzone w ten sposób otrzymuje status [W]. Strona 25

26 Ad.1b Ustalenie obciążenia na podstawie normy ryczałtowej W przypadku ustalania obciążenia dla obiektu rozliczanego według normy ryczałtowej po naciśnięciu F5 lub wybraniu z operacji opcji USTAL OBCIĄŻENIE wyświetlone okno ma postać: W tym przypadku należy wprowadzić daty zaliczenie ryczałtu. Data od jest automatycznie podpowiadana. Wyświetlana jest również ustalona dla obiektu norma ryczałtowa, sposób kalkulacji ryczałtu (zgodnie z ustalonym na kartotece formuły)- ilość dni zaliczenia ryczałtu oraz wyliczoną ilość zaliczenia ryczałtu. Po wprowadzeniu daty do i naciśnięciu przycisku PRZELICZ system wyliczy ile jest dni w okresie rozliczeniowym (data od do data do) oraz w pozycji ilość zaliczenie ryczałtu wyświetli obciążenie ryczałtowe wyliczone dla obiektu dla zadanego okresu. Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych obciążenie zostanie zapisane na kartotece obciążeń i może zostać zafakturowane. Obciążenie wprowadzone w ten sposób otrzymuje status [R]. Ad. 2 Ustalenie obciążenia na podstawie średniej Aby ustalić obciążenie na podstawie średniej należy uaktywnić zakładkę ŚREDNIA. Wyświetlone zostanie okno: Strona 26

27 Wprowadzamy tutaj zakres dat dla ustalenia obciążenia i naciskamy przycisk PRZELICZ. System wyliczy ilość dni rozliczenia, średnią na dzień oraz średnią za wskazany okres. Zaznaczenie przycisku obok pola Zapisz obciążenie jako zaliczka spowoduje, że obciążenie to będzie traktowane jako zaliczkowe przy kolejnym ustalaniu obciążenia na podstawie odczytów system pomniejszy zużycie o tą zaliczkę. Zapisz bieżący wodomierz zaznaczenie tego pola spowoduje zapisanie na kartotece obciążeń - danych bieżącego wodomierza, mimo, że obciążenie wynika ze średniego zużycia. Po naciśnięciu OK. obciążenie zostanie zapisane na kartotece obciążeń. Obciążenie wprowadzone w ten sposób otrzymuje status [Ś]. Ad. 3 Ustalenie obciążeń na podstawie deklaracji obciążenia Po wybraniu tego sposobu obciążenia ( zakładka Dek.Obciążenia) wyświetlane jest okno: Należy wprowadzić tutaj zakres dat okresu rozliczeniowego oraz w pozycji ILOŚĆ DEKLARCJI wpisać ilość m3 wody/ścieków. Znajduje się tutaj również miejsce do wprowadzenia opisu np. podstawy takiego rozliczenia. Zaznaczenie przycisku obok pola Zapisz obciążenie jako zaliczka spowoduje, że obciążenie to będzie traktowane jako zaliczkowe przy kolejnym ustalaniu obciążenia na podstawie odczytów system pomniejszy zużycie o tą zaliczkę. Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych obciążenie zostaje zapisane na kartotece obciążeń otrzymując status [D]. Ad. 4 Ustalenie obciążeń na podstawie deklaracji ładunków Opcja ta została stworzona aby umożliwić wprowadzenie obciążenia (deklaracji) według dowolnej (wybranej) pozycji cennika za dowolnie określony czas (w Strona 27

28 szczególności za ładunki ponadnormatywne). Po wyborze tej opcji wyświetlone zostanie okno: Ad. 5 Ustalanie obciążeń korygujących Wystawianie faktur korygujących w systemie GW-MAX rozpoczyna się od wprowadzenie obciążeń korygujących. Wykonywane jest to po naciśnięciu klawisza F5 i przejścia na zakładkę KOREKTA. Wyświetlane jest wtedy okno: Aby wprowadzić pozycję korygującą należy nacisnąć przycisk WYBIERZ wyświetlona zostanie kartoteka obciążeń podświetlić pozycję, która ma zostać skorygowana i nacisnąć WYBIERZ. Pozycja korygowana zostanie wyświetlona na poziomie zakładki KOREKTA a system w pozycji ILOŚĆ KORYGUJĄCA zaproponuje skorygowanie całej wartości. Zaznaczenie opcji Rozlicz zaliczkę/prognozę korektą obciążenia spowoduje zmniejszenie zaliczki/prognozy ilością wynikającą z korekty. Strona 28

29 Jeżeli korekta ma dotyczyć całej wartości naciskamy OK. Jeżeli ma być to inna wartość zmieniamy wartość w pozycji ILOŚĆ KORYGUJĄCA i naciskamy OK. System umożliwia wykonywanie korekt na minus i na plus. W przypadku tej drugiej ilość korygująca ma być bez znaku -. Pozycja korygująca jest zapisana w kartotece obciążeń ze statusem [K]. Jeżeli korekta dotyczy więcej niż jednej pozycji operację tę powtarzamy. OPERACJE STRUKTURA ZMNIEJSZEŃ Po wybraniu tej opcji zostaną wyświetlone wszystkie formuły zmniejszające dla wybranej struktury zmniejszeń. Okno to zostanie wyświetlone zarówno jeżeli podświetlona wcześniej formuła jest w strukturze jako rozliczana (główna; zmniejszana) jak i rozliczająca (zmniejszająca; bilansująca ujemnie) Strona 29

30 Jeżeli podświetlona formuła nie uczestniczy w żadnej strukturze zmniejszeń po wybraniu tej opcji wyświetlony zostanie komunikat. OPERACJE USTAL ZAWIESZENIE /WZNOWIENIE Operacja zawieszenia powoduje, że dana formuła nie będzie podlegała obciążaniu ani fakturowaniu aż do wznowienia. Po wybraniu opcji - zawieszenia należy podać datę (podpowiadana jest ostatnia data z kartoteki obciążeń) oraz powód zawieszenia. Po wprowadzeniu tych danych i zaakceptowania operacji zawieszenia kartoteka formuły otrzymuje znacznik Z. Przy próbie obciążenia formuły zawieszonej pojawi się komunikat. Wznowienie rozliczania formuły odbywa się po ponownym wybraniu opcji Ustal zawieszenie/wznowienia. W wyświetlonym oknie wprowadzamy datę wznowienia (podpowiada się data bieżąca). Zaakceptowanie operacji przy domyślnie zaznaczonym polu - Przesuń datę naliczenia opłaty abonamentowej spowoduje, że data opłaty abonamentowej zostanie przesunięta zgodnie z datą wznowienia rozliczania Strona 30

31 formuły(czyli za okres zawieszenia opłata nie będzie naliczona). Po zaakceptowaniu operacji formuła zmieni status (zniknie znacznik Z) będzie możliwe rozliczanie formuły. OPERACJE USTAL OBCIĄŻENIE Z WYMIANĄ WODOMIERZA Opcja Ustal obciążenie z wymianą wodomierza umożliwia wykonanie dwóch operacji ustalenia obciążenia (zarówno z wodomierza demontowanego jak i montowanego) oraz wymiany wodomierza. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno zawierające dwie zakładki poprzedni wodomierz oraz aktualny/nowy wodomierz. Na zakładce Poprzedni wodomierz należy wprowadzić odczyt wodomierza (przy zaznaczonej opcji Wykonaj rozliczenie poprzedniego wodomierza) lub wyłączyć znacznik pola Wykonaj rozliczenie poprzedniego wodomierza wtedy pola do wpisania daty odczytu, odczytu oraz statusu odczytu nie są wyświetlane. Strona 31

32 Po przejściu na zakładkę Aktualny/Nowy wodomierz należy wybrać wodomierz do montażu (przycisk WYBIERZ). Następnie analogicznie jak w przypadku poprzedniego wodomierza wprowadzić odczyty na nowym wodomierzu jeżeli podlegają one obciążeniu lub wyłączyć opcję rozliczania nowego wodomierza. W dolnej części okna wyświetlane jest zużycie z poprzedniego i/lub aktualnego wodomierza. Po naciśnięciu OK obciążenie zostanie zapisane na kartotece (o ile włączone było rozliczanie) i nastąpi przepięcie aktualnego wodomierza. Strona 32

33 OPERACJE - USTAL PROGNOZĘ F6 Po wybraniu z menu OPERACJE USTAL PROGNOZĘ lub naciśnięciu F6 wyświetlone zostanie okno: Opcja ta służy do ustalania obciążeń prognozowanych (szacowanych). Po wprowadzeniu okresu prognozowanego system wylicza ilość dni w okresie prognozowanym, średnią na dzień oraz ilość zaliczenia średniej czyli prognozę zużycia. Ponadto wyświetlane są informacje o zaliczkach wystawionych dla danego obiektu oraz o prognozach wystawionych dla danego obiektu. Po wprowadzeniu danych i zatwierdzeniu (OK.) obciążenie zapisane jest na kartotece obciążeń ze statusem [P]. Strona 33

34 OPERACJE ZGŁOSZENIE ODCZYTU Po wybraniu tej opcji możliwe jest wprowadzenie zgłoszenia odczytu. W wyświetlonym oknie wyświetlone zostaną informacje tj.: numer wodomierza, ostatni odczyt, data odczytu, informacje o poprzednim zgłoszeniu telefonicznym data, odczyt, zgłaszający, numer telefonu. Po wprowadzeniu bieżącego zgłoszenia data odczytu, odczyt i ewentualnie dane zgłaszającego operator rejestruje zgłoszenie naciskając przycisk OK. lub ENTER. Operator poza odczytem ma możliwość wprowadzenia danych osoby zgłaszającej oraz numeru telefonu. Zakładka UWAGI zawiera miejsce na wprowadzenie dodatkowych informacji. Po zatwierdzeniu danych OK. odczyt zostaje zarejestrowany. OPERACJE HISTORIA ZGŁOSZEŃ Opcja ta umożliwia wgląd do wszystkich zarejestrowanych w systemie zgłoszeń odczytów. Strona 34

35 ROZLICZANIE OBCIĄŻEŃ ZA WYWÓZ ODPADÓW Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno zawierające formuły obciążeń dla rozliczeń za wywóz odpadów: W lewej części okna wyświetlane są obiekty wraz ze strukturami rozliczeń, natomiast z prawej strony informacje o obiekcie na którym ustawiony jest kursor. Zawartość tabeli może być ograniczana przez zastosowanie filtrów SQL. Tabela może być również filtrowana według dowolnej kolumny. Aby wskazać kolumnę według której będzie tabela filtrowana należy kliknąć w nazwę kolumny (obok nazwy kolumny pojawi się znak +). ARCHIWALNE ustawienie znacznika w tym polu spowoduje wyświetlane w tabeli również obiektów i struktur rozliczeniowych przeniesionych do archiwum. Pozycje rozliczeń archiwalnych są wyświetlane jako wyszarzone. UŻYWANE ustawienie znacznika w tym polu powoduje wyświetlanie wyłącznie obiektów podpiętych do kontrahenta. Operacje możliwe do wykonania z poziomu tego okna wyświetlane są po wyświetleniu menu kontekstowego (po naciśnięciu prawego klawisza myszki) lub po naciśnięciu przycisku OPERACJE. Strona 35

36 OPERACJE - KARTOTEKA OBCIĄŻEŃ - F4 Po wywołaniu tej opcji wyświetlane jest okno: Na kartotece zapisywane są wszystkie obciążenia za wywóz odpadów. Znajdują się tu takie informacje jak: Status obciążenia Numer faktury (jeśli wystawiona) daty obciążeń (data od - data do ) pozycja cennika według której będzie lub zostało obciążenie zafakturowane cena netto ilość jednostka miary klasa przychodu stawka VAT numer kartoteki pojemnika numer ewidencyjny pojemnika typ pojemnika i pojemność Natomiast po zafakturowaniu zużycia wyświetlane są informacje dotyczące wystawionej faktury takie jak seria, numer, rok finansowy, kwota brutto, data wystawienia, sprzedaży i zapłaty oraz forma zapłaty. OPERACJE - USTAL OBCIĄŻENIE F5 Z uwagi na to, że fakturowanie za wywóz odpadów odbywa się zwykle według określonego wcześniej planu wywozu - możliwe jest zautomatyzowanie operacji ustalania obciążenia. Służy to tego opcja ZBIORCZE USTALANIE OBCIĄŻEŃ. Sposób działania w przypadku zbiorczego ustalania obciążeń opisany jest w dalszej części. Natomiast operacja ustalania obciążeń (F5) zalecana jest dla jednostkowego wystawiana faktur. Na przykład jeżeli klient powinien zostać obciążony za wywóz dodatkowych odpadów (poza określonymi w planie wywozu). Strona 36

37 Po wybraniu opcji Ustal Obciążenie lub naciśnięciu F5 wyświetlane jest okno: Możliwe jest ustalenie obciążenie zgodnie z planem (zakładka PLANOWANE) lub niezwiązanego z planem np. dodatkowego obciążenia ( zakładka DEKLAROWANE) oraz wprowadzenie obciążenia korygującego (zakładka KOREKTA). Domyślnie ustawiana jest zakładka PLANOWANE. Wyświetlany jest plan wywozu zdefiniowany dla wybranej formuły rozliczeniowej oraz informacja o realizacji tego planu tzn. data do kiedy klient został obciążony za wywóz odpadów ( ROZLICZONY DO). Należy podać okres rozliczeniowy. System podpowiada datę od po wprowadzeniu daty do i naciśnięciu OK. lub ENTER zapisane zostanie obciążenie za wskazany okres oraz zaktualizowana zostanie data w pozycji ROZLICZONY DO. Z tego poziomu możliwe jest tylko naliczenie obciążenia zgodnie z planem. Aby obciążyć klienta z tytułu wywozu odpadów ponadplanowych lub w innej cenie należy przejść na zakładkę DEKLAROWANE. Po przejściu na zakładkę DEKLAROWANE wyświetlone zostanie okno: Strona 37

38 W tym miejscu również wyświetlana jest data do kiedy obiekt jest rozliczony ale jest to pozycja informacyjna. Jeżeli koniecznym jest wprowadzenie dodatkowego obciążenia za okres, za który zgodnie z planem obiekt został już obciążony jest to możliwe. Należy zmienić odpowiednio datę od, wprowadzić datę do oraz wskazać pozycję cennika, ilość i kartotekę pojemnika. Po naciśnięciu przycisku P wyświetlone zostaną kartoteki pojemników podpiętych do aktualnej formuły obciążeń. Po przejściu na zakładkę Korekta wyświetlone zostanie okno: Wprowadzenie obciążenia korygującego polega na wybraniu z kartoteki obciążenia do skorygowania (przez naciśnięcie przycisku WYBIERZ) i określeniu ilości korygującej. Po wybraniu obciążenia system domyślnie koryguje obciążenie całkowicie (do zera), natomiast można zmienić ilość korygującą. Po naciśnięciu OK. obciążenie korygujące (status K) zostanie zapisane na kartotece. Po wprowadzeniu wymaganych danych i naciśnięciu OK. lub ENTER obciążenie zostanie zapisane na kartotece obciążeń. OPERACJE WSPÓLNE DLA ROZLICZEŃ WOD/KAN I WYWÓZ ODPADÓW Część operacji wykonywanych w module ROZLICZANIE OBCIĄŻEŃ przebiega tak samo w przypadku obciążeń wod/kan jak i w przypadku obciążeń za wywóz odpadów. Zostaną one opisane w poniższych punktach. OPERACJE - DZIENNIK PRACY INKASENTA NA OBIEKCIE CTRL-F7 Po wybraniu tej opcji wyświetlony jest fragment zawartość dziennika pracy inkasenta dotyczący danego obiektu (dziennik pracy zapisywany jest na urządzeniach mobilnych w trakcie pracy inkasenta w terenie). Strona 38

39 OPERACJE - FAKTURY CTRL -F9 Po wybraniu tej opcji wyświetlona jest tabela zawierająca wykaz faktur wystawionych dla wybranego kontrahenta (podświetlonego). Ma ona postać: Możliwe jest tutaj podglądnięcie zawartości faktury ( POPRAW) lub wydrukowanie. OPERACJE - WYSTAW FAKTURĘ - F9 Operacja ta umożliwia wystawianie indywidualnie faktur i faktur korygujących. W systemie wykorzystywany jest również mechanizm zbiorowego wystawiana faktur. Zostanie on opisany w dalszej części. Po wybraniu opcji OPERACJE WYSTAW FAKTURĘ lub naciśnięciu F9 wystawiana jest faktura dla klienta na którym znajduje się kursor. Fakturowaniu podlegają wszystkie obciążenia zapisane na kartotece obciążeń (F4) dla bieżącej formuły (albo wywóz odpadów, albo rozliczenie wod-kan), które nie zostały jeszcze zafakturowane i nie podlegają rezerwacji. Operacja wystaw fakturę powoduje zafakturowanie obciążeń tylko dla jednej formuły bieżącej. Jeżeli kontrahent ma kilka formuł wodkan lub formuły wod-kan i za wywóz nieczystości i zamierzamy wystawić fakturę na wszystkie obciążenia należy wywołać operację WYSTAW FAKTURĘ ZBIORCZĄ. Po wywołaniu opcji OPERACJE WYSTAW FAKTURĘ wyświetlane jest okno: Strona 39

40 Okno zawiera informacje o kontrahencie dla którego będzie wystawiona faktura, wartość netto faktury oraz ilość pozycji, które znajdą się na fakturze. Należy wprowadzić datę wystawienia i sprzedaży lub zatwierdzić podpowiadaną systemową datę i nacisnąć OK. Faktura zostanie wystawiona i zapisana w tabeli LISTA FAKTUR. Sposób płatności dla faktury jest pobierany z ustawień na kartotece kontrahenta (zakładka Parametry Rozliczeń). Jeżeli dla wystawianej faktury chcemy ustalić inny sposób płatności przed wystawieniem faktury przechodzimy na zakładkę Parametry Rozliczeń zaznaczmy pole Zmień parametry rozliczeń i wprowadzamy takie jakie mają obowiązywać dla bieżącej faktury. W podobny sposób można wystawić fakturę korygującą. W analogiczny sposób ustalamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Należy jeszcze zaznaczyć pole Wystawiaj fakturę korygującą. Uaktywni się wtedy zakładka Ustalenia faktury korygującej. Wprowadzamy tutaj podstawę korekty oraz wskazujemy lub wpisujemy numer faktury korygowanej, datę sprzedaży i datę zapłaty. Należy jeszcze określić czy jest to faktura zmniejszająca czy zwiększająca. Sposób zapłaty możemy zmienić analogicznie jak w przypadku wystawiania faktury vat. W przypadku wystawiania pierwszej faktury korygującej należy również na zakładce parametry rozliczeń wskazać licznik faktur korygujących. OPERACJE WYSTAW FAKTURĘ ZBIORCZĄ Shift-F9 Operacja ta umożliwia wystawienie faktury zbiorczej za wszystkie obciążenia dla bieżącego kontrahenta. Fakturowaniu podlegają wszystkie obciążenia (wcześniej niezafakturowane i nie zarezerwowane) zapisane na kartotekach obciążeń wszystkich formuł bieżącego kontrahenta (zarówno wod-kan jak i wywóz odpadów). Strona 40

41 Po wywołaniu tej opcji wyświetlone zostanie okno: Należy wprowadzić datę wystawienia i sprzedaży lub zatwierdzić podpowiadaną systemową datę i nacisnąć OK. Faktura zostanie wystawiona i zapisana w tabeli LISTA FAKTUR. Sposób płatności dla faktury jest pobierany z ustawień na kartotece kontrahenta (zakładka Parametry Rozliczeń). Jeżeli dla wystawianej faktury chcemy ustalić inny sposób płatności przed wystawieniem faktury przechodzimy na zakładkę Parametry Rozliczeń zaznaczmy pole Zmień parametry rozliczeń i wprowadzamy takie jakie mają obowiązywać dla bieżącej faktury. W podobny sposób można wystawić fakturę korygującą. Ustalamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Należy jeszcze zaznaczyć pole Wystawiaj fakturę korygującą. Uaktywni się wtedy zakładka Ustalenia faktury korygującej. Wprowadzamy tutaj podstawę korekty oraz wskazujemy numer faktury korygowanej. Sposób zapłaty możemy zmienić analogicznie jak w przypadku wystawiania faktury vat. Strona 41

42 OPERACJE - KARTOTEKA KONTRAHENTA CTRL-K Z tego poziomu operator ma możliwość podejrzenia i edytowania kartoteki kontrahenta. Operacje wykonywane w zakresie kartoteki kontrahenta z poziomu modułu rozliczanie obciążeń zostały opisane w module ZARZĄDZANIE systemu GW- MAX w pozycji Kartoteki Kontrahentów. OPERACJE - KARTOTEKA OBIEKTU CTRL-O Wybranie opcji Operacje Kartoteka Obiektu lub kombinacji klawiszy CTRL+O powoduje otwarcie kartoteki obiektu. Opis kartoteki obiektu znajduje się w module ZARZĄDZANIE systemu GW-MAX w pozycji Kartoteki Obiektów. OPERACJE - KARTOTEKA FORMUŁY OBCIĄŻENIA CTRL-R Wybranie opcji Operacje Kartoteka Rozliczenia lub kombinacji klawiszy CTRL+R powoduje otwarcie kartoteki formuły rozliczeniowej obiektu. Opis formuły obiektu znajduje się w module ZARZĄDZANIE systemu GW-MAX w pozycji Kartoteki Formuł Rozliczeniowych. OPERACJE - ZBIORCZE WYSTAWIANIE FAKTUR Opcja ta umożliwia wystawianie faktur dla wszystkich lub wybranych kontrahentów. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno: Strona 42

43 Określamy tutaj datę wystawienia i sprzedaży dla przygotowywanych faktur oraz ustalamy dla jakich kontrahentów chcemy wystawić faktury. Do tego celu służy nam Filtr kontrahentów do fakturowania. Po naciśnięciu przycisku FILTR wyświetlona zostanie tabela zawierające zdefiniowane filtry. Przykładowe filtry przedstawia poniższy ekran: Podświetlamy wybrany filtr i naciskamy WYBIERZ. Jeżeli filtr posiada makro to wyświetli się okno do wprowadzenia kryterium. Np. po wyborze filtra Wszystkie obiekty nie fakturowane do dnia wyświetlone zostanie okno do wprowadzenia daty. Strona 43

44 Po wprowadzeniu daty i naciśnięciu OK. system zgodnie z wprowadzonymi kryteriami przefiltruje kontrahentów i wskaże do fakturowania tylko spełniających kryteria. Na zakładce OGÓLNE wyświetlona jest ilość kontrahentów wybranych do fakturowania. Zakładka WYBRANI DO FAKTUROWANIA zawiera spis tych kontrahentów akronim i nazwa kontrahenta. Po naciśnięciu OK. nastąpi wystawianie faktur dla wybranych kontrahentów. Wystawiaj tylko dla kontrahentów posiadających komplet jeżeli w konfiguracji została włączona ta opcja to system nie zafakturuje kontrahenta jeżeli nie są wprowadzone odczyty dla wszystkich jego obiektów. OPERACJE - ZBIORCZE USTALANIE OBCIĄŻEŃ Możliwe jest zbiorcze ustalanie obciążeń za wywóz odpadów obciążenia są generowane zgodnie z planem wywozu oraz dla rozliczeń typu WOD/KAN - zbiorcze ustalanie obciążeń dla rozliczeń ryczałtowych. Po wybraniu opcji ZBIORCZEGO USTALANIA OBCIĄŻEŃ uruchomiony zostanie kreator, który ułatwi wykonanie tej operacji. Kreator przeprowadzi nas w kolejnych krokach przez poszczególne etapy zbiorczego ustalenia obciążeń. Po wybraniu opcji ZBIORCZEGO USTALANIE OBCIĄŻEŃ wyświetlone zostanie okno: Po naciśnięciu przycisku DALEJ następuje przejście do kolejnego okna. Strona 44

45 W tym momencie określamy jakiego typu obciążenia zamierzamy wygenerować WOD/KAN lub WYWÓZ ODPADÓW. Okno to ma postać : Po określeniu rodzaju generowanych obciążeń naciskamy DALEJ i przechodzimy do kolejnego okna. W tym momencie należy dokonać wyboru kontrahentów/obiektów dla których generowane będą obciążenia. Okno ma postać: Aby dokonać wyboru klientów/obiekty możemy wykorzystać zdefiniowane filtry tzn. wybrać klientów przyporządkowanych do wskazanego oddziału sieci, rejonu, trasy, z zadanej miejscowości i/lub ulicy, z wybranej grupy kontrahentów lub dla wybranego kontrahenta. Możliwe jest jednoczesne wykorzystanie więcej niż jednego kryterium. Jeżeli kryteria zdefiniowane w systemie są niewystarczające możliwe jest stworzenie deklarowanego filtra własnego. Po określeniu kryterium system wyświetli ilość wybranych kontrahentów/obiektów spełniających zadane kryteria (ILOŚĆ WYBRANYCH). Po naciśnięciu przycisku wyświetlone zostaną formuły rozliczeniowe kontrahentów spełniających zadane kryteria. Kolejne kroki są różne w zależności od wyboru rozliczeń WOD/KAN i WYWÓZ ODPADÓW i opisane zostaną oddzielnie. Strona 45

46 ZBIORCZE USTALANIE OBCIĄŻEŃ WYWÓZ ODPADÓW W kolejnym kroku ustalamy sposób wyliczania obciążeń w przypadku wywozu odpadów w obecnej wersji możliwy jest tylko jeden sposób zgodnie z planem. Po naciśnięciu DALEJ przechodzimy do kolejnego kroku. W tym miejscu decydujemy za jaki okres chcemy ustalić obciążenie czyli daty od i do. Data od może być określona jako dzień następny od dnia do którego obiekt jest rozliczony (czyli może to być data różna dla różnych obiektów) lub jako konkretny dzień. Po zaznaczeniu tej drugiej opcji (PODAJ DATĘ OD) uaktywni się pole do wpisania daty. Data do to zawsze określony dzień. Opcja DZIEL OBCIĄŻENIA Z ZAKRESU ROZLICZANEGO ZA MNIEJSZE OKRESY - umożliwia zapisanie obciążeń( i później zafakturowanie) wyliczonych za dłuższy okres (np. 12 miesięcy) w podziale na okresy zgodnie z wybraną pozycją (miesięczne, dwumiesięczne, kwartalne, półroczne, roczne). Po naciśnięciu DALEJ przechodzimy do kolejnego etapu ustalenia obciążeń zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Strona 46

47 W tym miejscu włączamy operację generowanie obciążeń. Z uwagi na fakt, że operacja ta wykonywana jest zwykle dla dużej ilości kartotek w przypadku błędnego określenia ustaleń wstępnych zapisów błędnych będzie również duża ilość. W związku z tym należy operację wykonywać starannie. Opcja WYKONAJ GENERACJĘ TESTOWĄ - powoduje, że program wykonuje operację wyświetla ewentualne błędy - natomiast nie zapisuje wyliczonych obciążeń na kartotekach. Po zakończeniu operacji wyświetlona zostanie informacja o ilości pozycji wybranych do ustalenia obciążenia oraz ilości pozycji przetworzonych. Przedstawia to okno: Ostatnim krokiem jest zakończenie operacji zbiorczego ustalania obciążeń. W tym miejscu można : - zobaczyć ewentualne ostrzeżenia, które mogły się pojawić w trakcie operacji wykonywania zbiorczego ustalania obciążeń i zapisać te ostrzeżenia w dzienniku ostrzeżeń, - zapisać filtr, który pozwoli nam po zakończeniu operacji wyświetlić wszystkie te formuły dla których wykonaliśmy grupowe ustalanie obciążeń, - zapisać filtr, który pozwoli na wybranie do zbiorczego fakturowania tylko tych formuł dla których wykonaliśmy grupowe ustalanie obciążeń. Naciśnięcie przycisku KONIEC kończy pracę kreatora i operację grupowego ustalania obciążeń. Strona 47

48 ZBIORCZE USTALANIE OBCIĄŻEŃ WOD/KAN W przypadku rozliczeń WOD/KAN w kolejnym kroku musimy określić rodzaj generowanych obciążeń do wyboru są dwa rozliczenia ryczałtowe oraz średnia zużycia jako zaliczka. Pierwszy sposób jest wykorzystywany przy rozliczeniach według ryczałtu po określeniu okresu obliczeniowego (w kolejnych krokach ) system wyliczy jakie jest naliczenie ryczałtowe dla wskazanego okresu na podstawie normy ryczałtowej zapisanej na formule rozliczeniowej. Drugi sposób to naliczenie zużycia według średniej (obliczanej przez system na podstawie poprzednich zużyć) i zapisanie tego zużycia jako zaliczka, która będzie rozliczana przy kolejnych odczycie wodomierza. Po wskazaniu odpowiedniego rodzaju generowanych obciążeń przechodzimy do kolejnego etapu naciskając DALEJ. ustalania obciążeń przy wywozie odpadów. Kolejne kroki przebiegają analogicznie jak w przypadku Strona 48

49 DOKUMENTY - FAKTURY VAT Tabela zawiera listę wszystkich wystawionych w systemie faktur. Możliwe jest filtrowanie tabeli według dowolnej kolumny. Np. po zaznaczeniu filtrowania wg kolumny Kontrahent i wpisaniu kodu wybranego kontrahenta wyświetlone zostaną tylko faktury wystawione dla wskazanego kontrahenta. W tabelę wbudowany jest również definiowany filtr. Po przejściu na zakładkę FILTR wyświetlone zostanie okno: Po zaznaczeniu co najmniej jednej z wyświetlonych pozycji obok niej pojawią się pola do wprowadzenie odpowiednich wartości. Po uzupełnieniu tych wartości i naciśnięciu Strona 49

50 ODŚWIEŻ tabela lista faktur zostanie przefiltrowana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami. Np. jeżeli zaznaczymy Zakres dat wystawienie i wprowadzimy dowolne daty po odświeżeniu tabeli będzie ona zawierała tylko te faktury, których daty wystawienia mieszczą się w podanych widełkach. Możliwe jest zadanie więcej niż jednego kryterium. Zaznaczenie pozycji ZAPISZ FILTR spowoduje, że filtr będzie obowiązywał aż do momentu wyłączenia filtra. Czyli nawet jeżeli zamkniemy system i uruchomimy go ponownie wyświetlimy listę faktur zobaczymy tylko faktury spełniające kryteria ustalone w zapisanym filtrze. Z poziomu Listy Faktur możliwe jest wykonywanie wydruków (wydruki pojedynczych faktur; wydruki zbiorówek, zestawienia faktur). Wydruki uaktywniane są po naciśnięciu ikony drukarki. DOKUMENTY NALEŻNOŚCI Po wybraniu z menu Dokumenty Należności lub naciśnięciu przycisku: wyświetlona zostanie lista zawierająca należności i zobowiązania. Dane te są pobierane z systemu księgowego przy użyciu usługi synchronizacji (SrvSync). Wyświetlane są informacje dotyczące wszystkich należności można filtrować wszystkie, rozliczone lub nierozliczone. Dla należności przeterminowanych wyliczane są odsetki jest to informacyjna kwota odsetek od zaległości na aktualny dzień. Dla dokumentów rozliczonych częściowo lub całkowicie możliwe jest wyświetlenie dokumentów stanowiących rozliczenie podświetlonej należności. Rozliczenie dokumentu jest widoczne po podświetleniu dokumentu i naciśnięciu przycisku Rozliczenie lub pod prawym klawiszem myszki Ctrl-R Rozliczenie dokumentu. Strona 50

51 Na zakładce Zobowiązania wyświetlane są tylko nierozliczone zobowiązania. Na zakładce filtr można określić kryteria filtrowania listy należności. Aby filtr był uwzględniany również na liście zobowiązań należy zaznaczyć czek Użyj filtr z zakładki Strona 51

52 do zobowiązań. Domyślne działa tylko dla należności. Strona 52

53 TERMINARZ OPERATORA - PRZYPOMNIENIA Po wybraniu z menu głównego opcji INNE operator ma możliwość wywołać TERMINARZ OPERATORA. Terminarz jest zakładany dla każdego operatora. Jest to narzędzie, które można przyrównać do kalendarza zadań gromadzi w jednym miejscu informacje o zadaniach operatora przy czym w porównaniu ze zwykłym terminarzem posiada wiele udogodnień: wprowadzać informacje do takiego terminarza może nie tylko właściciel ale również inni operatorzy do tego uprawnieni usprawnia to przekazywanie informacji w zakładzie, wprowadzać zadania do terminarza można w trakcie wykonywania innych operacji ( np. przeglądając umowę z kontrahentem widzimy, że za 2 miesiące kończy się okres obowiązywania umowy z poziomu tego dokumentu dopisujemy przypomnienie do terminarza aby za 2 miesiące odnowić umowę), z poziomu przypomnienia operator ma możliwość podglądu dokumentu źródłowego (np. umowy z danym klientem), operator ma możliwość przeglądania swoich zadań wg różnych kryteriów np. wg terminu wymagalności wykonania zadania na wybrany dzień, zaległe, bieżące, przyszłe, operator ma możliwość przesuwania terminu wykonania zadania np. przypomnij mi jutro, zadania wykonane przenoszone są do archiwum, w zależności od konfiguracji systemu przypomnienia mogą się pojawiać na bieżąco w trakcie pracy (wyświetlane jest okno z przypomnieniem), w momencie uruchomienia programu lub na żądanie operatora, Po wywołaniu z menu głównego INNE/TERMINARZ OPERATORA wyświetlone są dwie funkcje: PRZYPOMNIENIA i SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA. Po wybraniu opcji PRZYPOMNIENIA wyświetlane jest okno: Strona 53

54 Okno zawiera przypomnienia operatora aktualnie zalogowanego. Zakładki ZALEGŁE, BIEŻĄCE, PRZYSZŁE, WSZYSTKIE służą do filtrowania przypomnień. Operator może wyświetlić przypomnienia na dany dzień jeżeli dla dnia bieżącego klikając na zakładkę BIEŻĄCE a jeżeli na inny konkretny dzień - wpisując w polu NA DZIEŃ konkretną datę i naciskając przycisk ODŚWIEŻ. Można stosować filtry SQL. Ustawienie znacznika obok pola ARCHWALNE powoduje wyświetlanie również przypomnień archiwalnych. Przypomnienia archiwalne są wyświetlane jako wyszarzone. Po wybraniu opcji SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA zostaną kolejno wyświetlane przypomnienia dla danego dnia. Strona 54