Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Rejestracja i obsługa wniosku planowanego Instrukcja użytkownika
EG_LOG Rejestracja i obsługa wniosku planowanego Instrukcja Użytkownika. 2
Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE... 4 1. Podstawowa nawigacja po systemie... 4 2. Wyszukiwanie w listach wyboru.... 6 3. Tryb wyszukiwania.... 7 OPERACJE... 10 4. Uruchomienie formularza Wnioski w module Zakupy.... 10 5. Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące.... 11 6. Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego... 21 7. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania.... 34 8. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania.... 36 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki... 39 10. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki... 42 11. Przekazanie do akceptacji finansowej... 45 12. Akceptacja finansowa lub odrzucenie... 48 13. Przekazanie do akceptacji ostatecznej... 51 14. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie... 54 15. Sprawdzenie wykorzystania budżetów... 57 16. Wydruk wniosku.... 59 17. Uruchomienie postępowania.... 61
Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. 4/63
Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % zastępuje dowolny ciąg znaków, _ zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Ostatni rekord Edytor tekstu Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Raporty użytkownika Pomoc [F1] Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 5/63
2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 2. Filtrowanie listy Przeważnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola służące filtrowaniu. W zależności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 3. Zatwierdzenie wyboru 6/63
Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na żółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach możliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest możliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania można w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości należy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) można szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. Należy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyż w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. Jeżeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, że brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. Poniżej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 7/63
2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście amów oraz ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %amów%ublicz% co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca należy podać zapis np. %022013. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 3. Wykonanie zapytania 8/63
Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania należy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/63
Operacje 4. Uruchomienie formularza Wnioski w module Zakupy. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. 10/63
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 5. Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: Z Zapotrzebowanie bieżące planowane zakup zaplanowany, do którego nie jest stosowana Ustawa PZP. Z Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) planowane zakup zaplanowany, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. W Wniosek o udz. postęp. przetarg. planowany zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. WB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) planowany zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. 11/63
Wnioski rodzaju W i WB są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZB oraz WB w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju Z oraz W w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Lista Czynności: 1. Dodanie nowego rekordu postępowania Przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. System utworzy nowy wiersz (w polu z numerem pojawi się opis <nowy dokument>), dla którego wprowadzamy dane. W zakładce Nagłówek należy wypełnić pola: UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Przeszukiwanie listy wyboru opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w liście wyboru. Rodzaj wniosku klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybieramy rodzaj: o Z Zapotrzebowanie bieżące planowane wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o ZB Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) planowane wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju Z i ZB przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. 12/63
Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Realizator w przypadku wniosków rodzaju Z i ZB należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Poz. planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. UWAGA! Na liście znajdują się kontrahenci zarejestrowani w systemie w ramach rejestracji faktur zakupu do systemu lub umów. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru dane można podać w dalszej części w polu Kontrahent (pole opisowe) w zakładce Informacje dodatkowe. Podstawa prawna podstawa prawna zwolnienia ze stosowania ustawy wybierana z dostępnej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. 13/63
Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków planowych podpowiada się wartość Zamówienie uwzględnione w planie rocznym. UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Informacje dodatkowe. 2. Uzupełnienie informacji dodatkowych. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji informacji dodatkowych. W tym celu przechodzimy do zakładki Informacje dodatkowe klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. W zakładce wprowadzamy dane. Kontrahent (pole opisowe) pole nie wymagalne. Uzupełniane dowolnym tekstem dane kontrahenta, do którego wysyłane jest zamówienie a kontrahenta nie udało się wybrać z listy w polu Kontrahent w zakładce Nagłówek. Termin realizacji w formie opisowej. Warunki zapłaty w formie opisowej. 14/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Zadania. 3. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. W tym celu przechodzimy do zakładki Zadania klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Dane pierwszego zadania są podpowiadane przy zapisywaniu nagłówka: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis 15/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk [Źródła finansowania]. 16/63
Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadania w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk lub klawisz F6. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwotą przypisania do pozycji jako kwotą brutto pozycji. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżet. Centrum i zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru po dwukliku w dane pole lewym przyciskiem myszy. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Kwota przypisania na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk [Zapisz] lub klawisz F10. Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem opisany powyżej. lub klawiszem F6 i podstępujemy w sposób analogiczny 17/63
Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania wybieramy przycisk [Zamknij], który spowoduje zamknięcie okna Źródła finansowania dla pozycji. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Możemy dodać kolejne zadanie w ramach potrzeby. W tym celu przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego zadania wniosku. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane: Nazwa zadania jako dowolne pole opisowe. Termin realizacji od ramowy termin realizacji zadania określany datą. Termin realizacji do ramowy termin realizacji zadania określany datą. Wartość netto PLN jako kwota Wartość brutto jako kwota Opis dowolny opcjonalny dodatkowy opis. 18/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Jeżeli chcemy usunąć wprowadzone zadanie to należy je oznaczyć kolorem żółtym po czym wybrać przycisk lub kombinację klawiszy Shift+F6. Usunięcie należy potwierdzić klawiszem F10 lub przyciskiem zadania należy usunąć przypisane źródła finansowania.. Przed usunięciem 4. Ustawienie źródeł wniosku. UWAGA: Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przechodzimy do zakładki Źródła wniosku klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk Dodaj źródło wniosku. Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. 19/63
Listę najlepiej zawęzić do konkretnego planu rocznego poprzez wpisanie numeru realizatora lub wnioskodawcy planu rocznego. Ogólny sposób wyszukiwania w listach wyboru opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Po odszukaniu danej pozycji należy zaznaczyć pozycję przez oznaczenie znacznika po lewej stronie listy obok kolumny z numerem wewnętrznym wniosku. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem Wybierz. Dla wstawionej pozycji konieczne jest oznaczenie części kwoty netto realizacji z zaplanowanej kwoty w pozycji planu rocznego jeżeli realizacja pozycji jest częściowa. W polu Kwota netto realizacji podajemy odpowiednią interesującą nas kwotę. Dodatkowo w polu Opis możliwe jest podanie dodatkowych uwag. Wprowadzone dane wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. UWAGA: Suma kwot netto realizacji z źródeł wniosku musi być równa łącznej wartości netto wniosku. Sprawdzenie dokonywane jest w momencie zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów. Aby dodać kolejne źródło wniosku powtarzamy operację opisaną w kroku 4. 20/63
UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji planu zamówień publicznych, w której zostały zgrupowane podczas generacji planu. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji co pozycja planu wskazana w nagłówku wniosku. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji planu w nagłówku wniosku przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: 1. przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 7. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania 2. zaakceptować źródła finansowania przez dysponentów patrz rozdział 8. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania 3. zaakceptować wniosek przez Dział Nauki dotyczy wniosków WB lub ZB na działalność badawczą patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 10. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki 4. zaakceptować wniosek przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 12. Akceptacja finansowa lub odrzucenie 5. zaakceptować ostatecznie wniosek przez tzw. kierownika pionu: o Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów o Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi o Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi o Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 13. Przekazanie do akceptacji ostatecznej oraz 14. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie 6. Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: Z Zapotrzebowanie bieżące planowane zakup zaplanowany, do którego nie jest stosowana Ustawa PZP. Z Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) planowane zakup zaplanowany, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. W Wniosek o udz. postęp. przetarg. planowany zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. WB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) planowany zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju W i WB są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZB oraz WB w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju Z oraz W w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Lista Czynności: 1. Dodanie nowego rekordu postępowania Przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. System utworzy nowy wiersz (w polu z numerem pojawi się opis <nowy dokument>), dla którego wprowadzamy dane. 21/63
W zakładce Nagłówek należy wypełnić pola: UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Przeszukiwanie listy wyboru opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w liście wyboru. Rodzaj wniosku klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybieramy rodzaj: o W Wniosek o udz. postęp. przetarg. planowany. wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o WB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) planowany wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju W i WB przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Realizator w przypadku wniosków rodzaju W i WB należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy 22/63
o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Poz. planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków planowych podpowiada się wartość Zamówienie uwzględnione w planie rocznym. UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. 23/63
Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Informacje dodatkowe. 2. Uzupełnienie informacji dodatkowych. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji informacji dodatkowych. W tym celu przechodzimy do zakładki Informacje dodatkowe klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. W zakładce wprowadzamy dane. Data szacowania podawana w formacie daty DDMMRRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników dostępnej po dwukliku lewym przyciskiem w pole. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. Email os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. UWAGA: System wymusi podanie telefonu i adresu email do osoby koordynującej, jeżeli pracownik nie przypisanych takich informacji w bazie danych. Sprawdzenie informacji następuje podczas zmiany statusu na Akceptacja dysponentów. 24/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Nastąpi odblokowanie zakładki Zadania. 3. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. W tym celu przechodzimy do zakładki Zadania klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Dane pierwszego zadania są podpowiadane przy zapisywaniu nagłówka: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis 25/63
Wprowadzone dane wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk [Źródła finansowania]. Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadania w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk lub klawisz F6. 26/63
Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwotą przypisania do pozycji jako kwotą brutto pozycji. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżet. Centrum i zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru po dwukliku w dane pole lewym przyciskiem myszy. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Kwota przypisania na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk [Zapisz] lub klawisz F10. Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem opisany powyżej. lub klawiszem F6 i podstępujemy w sposób analogiczny 27/63
Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania wybieramy przycisk [Zamknij], który spowoduje zamknięcie okna Źródła finansowania dla pozycji. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Do zadania można przypisać również kod klasyfikacji CPV. W tym celu należy w ustawić kursor w ramce Kody CPV, wywołać listę wyboru w pustym polu poprzez dwuklik lewym przyciskiem myszy z której należy wybrać odpowiedni kod CPV. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. 28/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Możemy dodać kolejne zadanie w ramach potrzeby. W tym celu przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego zadania wniosku. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane: Nazwa zadania jako dowolne pole opisowe. Termin realizacji od ramowy termin realizacji zadania określany datą. Termin realizacji do ramowy termin realizacji zadania określany datą. Wartość netto PLN jako kwota Wartość brutto jako kwota Opis dowolny opcjonalny dodatkowy opis. 29/63
Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Jeżeli chcemy usunąć wprowadzone zadanie to należy je oznaczyć kolorem żółtym po czym wybrać przycisk lub kombinację klawiszy Shift+F6. Usunięcie należy potwierdzić klawiszem F10 lub przyciskiem zadania należy usunąć przypisane źródła finansowania.. Przed usunięciem 4. Ustawienie źródeł wniosku. UWAGA: Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przechodzimy do zakładki Źródła wniosku klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę zakładki. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk Dodaj źródło wniosku. 30/63
Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. Listę najlepiej zawęzić do konkretnego planu rocznego poprzez wpisanie numeru realizatora lub wnioskodawcy planu rocznego. Ogólny sposób wyszukiwania w listach wyboru opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Po odszukaniu danej pozycji należy zaznaczyć pozycję przez oznaczenie znacznika po lewej stronie listy obok kolumny z numerem wewnętrznym wniosku. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem Wybierz. Dla wstawionej pozycji konieczne jest oznaczenie części kwoty netto realizacji z zaplanowanej kwoty w pozycji planu rocznego jeżeli realizacja pozycji jest częściowa. W polu Kwota netto realizacji podajemy odpowiednią interesującą nas kwotę. Dodatkowo w polu Opis możliwe jest podanie dodatkowych uwag. Wprowadzone dane wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. UWAGA: Suma kwot netto realizacji z źródeł wniosku musi być równa łącznej wartości netto wniosku. Sprawdzenie dokonywane jest w momencie zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów. 31/63
Aby dodać kolejne źródło wniosku powtarzamy operację opisaną w kroku 4. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji planu zamówień publicznych, w której zostały zgrupowane podczas generacji planu. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji co pozycja planu wskazana w nagłówku wniosku. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji planu w nagłówku wniosku przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. 5. Dodanie załącznika specyfikacji. UWAGA: Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju W i WB należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w zakładce Nagłówek przechodzimy do zakładki klikając w nią lewym przyciskiem myszy. Dla wybranego (podświetlonego wniosku) wybieramy przycisk Załączniki. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIAKCJA i wybieramy przycisk Dołącz. 32/63
Potwierdzamy zapisanie zmian. Wyszukujemy plik specyfikacji i wybieramy do dołączenia wybierając przycisk Otwórz. Nastąpi zaimportowanie wskazanego pliku do bazy systemowej pod danym wnioskiem. 33/63
Wybierając przycisk Podgląd można otworzyć dołączony plik załącznika. Wybierając przycisk Zapisz jako można zapisać plik we wskazanym miejscu. Wybierając przycisk Usuń można usunąć dołączony plik z systemu. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: 1. przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 7. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania 2. zaakceptować źródła finansowania przez dysponentów patrz rozdział 8. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania 3. zaakceptować wniosek przez Dział Nauki dotyczy wniosków ZB oraz WB na działalność badawczą patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 10. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki 4. zaakceptować wniosek przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 12. Akceptacja finansowa lub odrzucenie 5. zaakceptować ostatecznie wniosek przez tzw. kierownika pionu: o Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów o Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi o Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi o Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 13. Przekazanie do akceptacji ostatecznej oraz 14. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie 7. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. UWAGA: Zarejestrowany wniosek musi zostać przekazany przez osobę rejestrującą do akceptacji podanych na wniosku źródeł finansowania. W tym celu konieczne jest ustawienie statusu Akceptacja dysponentów. Lista Czynności: 1. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). 34/63
Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Akceptacja dysponentów klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do dysponentów (jeżeli dany dysponent będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dyspontentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. 35/63
8. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania. UWAGA: Dla wniosku znajdującego się w statusie Akceptacja dysponentów możliwe jest zaakceptowanie poszczególnych źródeł finansowania przez uprawnionych użytkowników dysponentów. Aby zaakceptować źródło finansowania należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status źródła finansowania Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Zatwierdzanie źródeł finansowania wniosków. Uruchomiony zostanie formularz w trybie przeglądania wniosków. Operator jako dysponent widzi wnioski powiązane ze sobą poprzez uprawnienia do zatwierdzania źródeł finansowania. 36/63
2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja dysponentów. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. 37/63
Po wyszukaniu danego wniosku należy przejść do zakładki Źródła finansowania. 3. Akceptacja lub odrzucenie źródła finansowania. W zakładce Źródła finansowania zaznaczamy dany rekord (źródło finansowania) w górnej tabeli rekord musi zostać podświetlony na żółto. UWAGA: Dysponent może zaakceptować lub odrzucić dane źródło finansowania, do którego ma uprawnienie. Uprawnienie do akceptacji można sprawdzić pod przyciskiem "Upr.. Po zaznaczeniu źródła wybieramy przycisk Zmień. Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 38/63
Należy podświetlić na żółto odpowiedni status: Zatwierdzone aby zaakceptować źródło finansowania Odrzucone aby odrzucić źródło finansowania klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do pozostałych dysponentów i wnioskodawcy np. jako powód odrzucenia. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. W przypadku poprawnej walidacji nastąpi zmiana statusu źródła finansowania oraz wysłany zostanie mail do pozostałych dysponentów i wnioskodawcy (jeżeli dany dysponent/wnioskodawca będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. Przykładową walidacją jest kontrola budżetu na planowanie. Jeżeli budżet danego źródła finansowania zostanie przekroczony nastąpi blokada zmiany statusu z wyświetleniem komunikatu. Sprawdzenie wykorzystania budżetów opisano w rozdziale 14 Sprawdzenie wykorzystania budżetów UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dyspontentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. UWAGA: W przypadku odrzucenia źródła finansowania odrzucone pozostają wszystkie inne źródła na wniosku, należy ewentualnie poprawić wniosek i ponownie przejść przez wszystkie akceptacje. Po akceptacji źródeł można przekazać wniosek: do akceptacji finansowej w przypadku wniosków Z lub W patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 11. Akceptacja finansowa lub akceptacji Działu Nauki w przypadku wniosków ZB lub WB patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 9. Akceptacja przez Dział Nauki 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki UWAGA: 39/63
Akceptacja wniosku przez Dział Nauki jest wymagana dla wniosków związanych z działalnością badawczą rodzaju W B lub ZB). Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja DN. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja dysponentów, które posiadają zatwierdzone wszystkie źródła finansowania. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja DN. Aby wprowadzić status Weryfikacja DN należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja DN. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku klawisz F8. lub Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 40/63
3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja DN klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 41/63
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 10. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki UWAGA: Akceptacja wniosku przez Dział Nauki jest wymagana dla wniosków związanych z działalnością badawczą rodzaju Z B lub WB. Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Akceptacja DN przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Aby wprowadzić status Akceptacja DN lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. 42/63
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja DN, z którego zmieniany status na Akceptacja DN. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Weryfikacja DN i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 43/63
Należy podświetlić na żółto status Akceptacja DN klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 4. Zmiana statusu odrzucenie wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. 44/63
Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 11. Przekazanie do akceptacji finansowej UWAGA: Akceptacja przez komórkę finansową jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje finansową odpowiedzialne są: działy księgowe podlegające pod dany Wydział z którego następuje złożenie wniosku, główny dział księgowy (Kwestura) dla zamówień spoza wydziałów. Przekazanie do akceptacji finansowej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja finansowa. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie: Akceptacja DN dla wniosków rodzaju ZB lub WB Akceptacja dysponentów dla wniosków rodzaju Z lub W, które mają zatwierdzone źródła finansowania przez dysponentów. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja finansowa. Aby wprowadzić status Weryfikacja finansowa należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku 45/63
Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie: Akceptacja DN, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju ZB lub WB. Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju Z lub W. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja dysponentów (dla wniosków Z lub W) lub Akceptacja DN (dla wniosków ZB lub WB) i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. 46/63
Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja finansowa klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz do osoby odpowiedzialnej za weryfikację finansową (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). 47/63
UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 12. Akceptacja finansowa lub odrzucenie UWAGA: Akceptacja przez komórkę finansową jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje finansową odpowiedzialne są: działy księgowe podlegające pod dany Wydział z którego następuje złożenie wniosku, główny dział księgowy (Kwestura) dla zamówień spoza wydziałów. Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Akceptacja finansowa przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia wykonania do tej operacji. Aby wprowadzić status Akceptacja finanasowa lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. 48/63
Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja finansowa, z którego zmieniany status na Akceptacja finansowa. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Weryfikacja finansowa i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku klawisz F8. lub Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Akceptacja finansowa klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. 49/63
Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz osoby akceptującej finansowo (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 4. Zmiana statusu odrzucenie wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 50/63
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 13. Przekazanie do akceptacji ostatecznej UWAGA: Akceptacja ostateczna jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje odpowiedzialni są: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja ostateczna. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja finansowa. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja ostateczna. Aby wprowadzić status Weryfikacja ostateczna należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. 51/63
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Akceptacja finansowa, z którego zmieniany status na Weryfikacja ostateczna. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu Status wybieramy Akceptacja finansowa i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). 52/63
Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Weryfikacja ostateczna klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz do osoby odpowiedzialnej za weryfikację finansową (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 53/63
14. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie UWAGA: Akceptacja ostateczna jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje odpowiedzialni są: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz Akceptacja polega na ustawieniu statusu wniosku Zatwierdzony przez operatora posiadającego uprawnienia do wykonania tej operacji. Odrzucenie polega na ustawieniu statusu wniosku Edycja powodującego wycofanie wniosku w obiegu przez operatora posiadającego uprawnienia wykonania do tej operacji. Aby wprowadzić status Zatwierdzony lub Edycja należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie. Ogólny sposób wyszukiwania danych opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Najłatwiej wyszukać wniosek po numerze. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Podajemy numer wniosku w danym polu i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku lub klawisz F8. Ewentualnie możemy wyszukać wnioski po statusie Weryfikacja ostateczna, z którego zmieniany status na Zatwierdzony. Wprowadzamy tryb wyszukiwania przyciskiem lub klawiszem F7. Z rozwijanej listy w polu 54/63
Status wybieramy Weryfikacja ostateczna i dokonujemy wyszukiwania poprzez wybór przycisku F8. lub klawisz Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu akceptacja wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Zatwierdzony klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 55/63
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz osoby akceptującej finansowo (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 4. Zmiana statusu odrzucenie wniosku Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wycofaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Edycja klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 56/63
Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 15. Sprawdzenie wykorzystania budżetów UWAGA: Dany wniosek jest rejestrowany na źródła finansowania w ramach przyznanych budżetów. Wartość przydzielonych budżetów i ich wartość wykorzystania można sprawdzić w tzw. widoku użytkownika o nazwie Wykorzystanie budżetów. Aby sprawdzić wykorzystanie budżetów należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. uruchomić widok Wykorzystanie budżetów Lista Czynności: 1. Uruchomienie widoku użytkownika Po odszukaniu wniosku (sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania) i jego zaznaczeniu podświetlenie danego wniosku, należy wybrać przycisk (Widoki użytkownika). W oknie wyboru nazwy widoku wybieramy opcję Wykorzystanie budżetów poprzez podświetlenie nazwy i wybór przycisku Wybierz. 57/63
Nastąpi uruchomienie widoku w oknie Wykorzystanie budżetów, w którym widoczne są dane dotyczące budżetów źródeł finansowania związanych z danym wnioskiem: Identyfikatory źródła finansowania: Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe Kwota budżetu kwota budżetu przyznana na etap planowania dla danego źródła finansowania. Wykorz. dok. zatw. kwota wykorzystana dokumentami zatwierdzonymi tj. takimi, które przeszły zatwierdzenie źródeł finansowania przez dysponentów i ściągnęły kwoty z dostępnej puli. Wykorz. bieżące łączna kwota wykorzystania wniosków zatwierdzonych (patrz kwota Wykorz. dok. zatw.) uwzględniająca również kwoty niezatwierdzonych źródeł finansowania z wniosków będących w statusie Edycja lub Akceptacja finansowa. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 58/63
16. Wydruk wniosku. UWAGA: Wydruk można wykonywać w dowolnym momencie (statusie wniosku) w celu podglądu danych. Wydruk jest pełnowartościowy po wprowadzeniu statusu Zatwierdzony, który stanowi pełny spójny obraz dokumentu. Aby wydrukować wniosek należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. uruchomić wydruk. Lista Czynności: 1. Uruchomienie wydruku Po odszukaniu wniosku (sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania) i jego zaznaczeniu należy w zakładce Nagłówek wybrać przycisk [Wydruk wniosku]. 59/63
Wyświetli się okno, w którym można: Wybrać szablon raportu w polu Szablon wydruku. Uruchomić podgląd wydruku przez wybór przycisku [Uruchom]. Wygenerować wydruk do pliku PDF przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Excel przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Word przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku HTML przez wybór przycisku. Z okna podglądu wydruku możliwe jest wydrukowanie wniosku na drukarce poprzez wybór przycisku. Podgląd wydruku zamykamy przyciskiem Close. 60/63
17. Uruchomienie postępowania. UWAGA: Dla zatwierdzonego ostatecznie wniosku pracownik Działu Zamówień Publicznych może wygenerować wpis w rejestrze zamówień publicznych i wprowadzić status Uruchomione postępowanie. Aby tego dokonać należy: 1. zalogować się do systemu do modułu Zakupy 2. otworzyć formularz Wnioski, 3. odszukać wniosek 4. uruchomić opcję generacji wpisu w rejestrze. 5. Zmień stan wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie postępowania Po odszukaniu wniosku (sposób wyszukiwania opisano w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania) i jego zaznaczeniu należy w zakładce Nagłówek ustawić kursor w polu z numerem wniosku i wybrać prawy przycisk myszy. Pojawi się menu podręczne z którego można wybrać operację Generuj wpis w rejestrze postępowań. 61/63
W parametrach generacji należy: Podać z dostępnej listy wyboru tryb postępowania w polu Tryb postępowania i zostawić puste pole Dodaj jako pozycję do postępowania w celu wygenerowania nowego postępowania w rejestrze. Podać z dostępnej listy wyboru numer istniejącego postępowania w polu Dodaj jako pozycję do i zostawić puste pole postępowania Tryb postępowania w celu wygenerowania nowego zadania do istniejącego postępowania w rejestrze. Po wybraniu parametrów wybieramy przycisk Wykonaj. W rejestrze zostaną wygenerowane dane i pojawi się komunikat informacji z generacji, który zamykamy przyciskiem Zamknij i następnie zamykamy okno generacji wpisu przyciskiem Zamknij. 62/63
Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku (Wykonaj czynność). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu. Należy podświetlić na żółto status Uruchomione postepowanie klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu jeżeli nie jest podświetlony prawidłowy. W polu Komentarz do zmiany stanu można wprowadzić opcjonalny tekst uwag, który dołączony zostanie do wiadomości email wysłanej do dysponentów. Potwierdzamy zmianę statusu przyciskiem [Zmień status]. Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. Przycisk [Zapisz] służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku. 63/63