Zamówienia publiczne

Transkrypt

1 Zamówienia publiczne Instrukcja użytkowania Spis treści: 1. Działanie programu. 2. Wprowadzanie danych. 3. Wyszukiwanie kodów CPV i CPC. 4. Wyszukiwanie informacji w trybie zapytań. 5. Generowanie raportów. 6. Znaczenie pól formularzy 1. Działanie programu. System Zamówienia Publiczne pracuje w oparciu o wspólną dla całej Uczelni bazę danych, pozwalając na szybkie wyszukiwanie informacji. Jego obsługa odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej. Dostęp do Systemu jest możliwy wyłącznie po wprowadzeniu poprawnego loginu i hasła. Podstawowym zadaniem Systemu jest możliwość prowadzenia ewidencji planowanych oraz realizowanych zakupów. Niektóre wprowadzane informacje do Systemu są obowiązkowe podczas wprowadzania rekordu. Pola obowiązkowe są oznaczone kolorem żółtym. Wprowadzanie danych odbywa się po kliknięciu menu Wprowadzanie danych. Rys.1 Ekran główny systemu

2 2. Wprowadzanie danych. Wprowadzanie danych należy rozpocząć od wyboru odpowiedniej zakładki. Do dyspozycji są cztery zakładki: Wprowadzenie do planu zakupu usług, Wprowadzenie do planu dostaw, Zestawienie planu zakupów oraz Wprowadzanie danych zakupów realizowanych. Przed wypełnieniem formularza należy wybrać tę zakładkę, która odpowiada kategorii wprowadzanych danych. Rys.2 Ekran umożliwiający wprowadzanie do planu zakupów. 3. Wyszukiwanie kodów CPV i CPC. Ekran wprowadzania do planu zakupu usług wyposażony jest w wyszukiwarkę kodów CPV zintegrowaną z kodami CPC oraz odpowiednią kategorią. Wyszukiwanie na tym ekranie jest możliwe zarówno wg kategorii, kodów CPV i CPC oraz opisu usługi. Po wybraniu odpowiedniego elementu z ekranu odpowiednie wartości z wyszukiwarki wstawiane są do formularza automatycznie. Wyszukiwanie odbywa się po wprowadzeniu zadanego łańcucha znaków. Uruchomienie wyszukiwarki następuje po przyciśnięciu przycisku Szukaj. Przykładowy ekran wyszukiwarki przedstawiony jest na poniższym rysunku.

3 Rys 3. Wyszukiwarka kodów CPC i odpowiadających kodów CPV. 4. Wyszukiwanie i zarządzanie informacjami przechowywanymi w Systemie. Chcąc wyszukać informacje w Systemie należy przełączyć System w tryb zapytań. Przełączenie w tryb zapytań odbywa się po uruchomieniu poniższej ikonki. Rys 4. Przełączenie systemu w tryb zapytań. Następnie należy wpisać w wybrane pola ciąg znaków, po których System powinien rozpocząć wyszukiwanie. Aby wykonać zapytanie należy uruchomić poniższą ikonkę. Rys 5. Wykonanie zapytania. W przypadku stwierdzenia, że parametry zapytania zostały wprowadzone błędnie, zapytanie można anulować. Rys 6. Anulowanie zapytania. Przełączanie pomiędzy zakładkami formatki jest możliwe zarówno po kliknięciu na odpowiednią zakładkę, lub za pomocą odpowiednich ikonek menu.

4 Rys 7. Przełączanie pomiędzy zakładkami. Na podobnej zasadzie odbywa się przełączanie pomiędzy poszczególnymi rekordami. Jest ono możliwe za pomocą poniżej przedstawionych ikonek. Rys 8. Przełączanie pomiędzy rekordami. Na pasku ikonek znajduje się również ikonka umożliwiająca dodawanie nowego rekordu. Rys 9. Dodawanie nowego rekordu. Obok ikonki dodawania znajduje się ikonka usuwania rekordu. Rys.10. Usuwanie istniejącego rekordu. Po prawej stronie wyżej wymienionej ikonki znajduje się ikonka umożliwiająca zablokowanie istniejącego rekordu. Pozwala ona na założenie blokady wskazanemu rekordowi tak, żeby niemożliwe było zmodyfikowanie tegoż rekordu przez innego użytkownika, który posiada prawo jego modyfikacji. Rys 11. Blokowanie istniejącego rekordu. Na pasku ikonek znajduje się również ikonka przedstawiająca dyskietkę umożliwiająca zapis wprowadzonych bądź zmodyfikowanych danych w Systemie. Rys 12. Zapis rekordu. Ponadto istnieje możliwość wydruku przedstawionej na ekranie formatki.

5 Rys 13. Wydruk formatki. Na pasku ikonek znajdują się również elementy umożliwiające wycinanie, kopiowanie oraz wklejanie danych rekordów. Rys 14. Wycinanie, kopiowanie oraz wklejanie danych. Wyjście z danego ekranu jest możliwe po uruchomieniu ikonki symbolizujące drzwi. Rys 15. Wyjście z ekranu. 5. Generowanie raportów. Wszystkie raporty prezentowane są w formacie PDF. Chcąc stworzyć raport należy wpisać i zaznaczyć odpowiednie opcje. Rys.16 Ekran umożliwiający wprowadzenie parametrów wybranego raportu. Rys.17 Ekran przedstawiający przykładowy raport.

6 6. Znaczenie pól formularzy. Wprowadzanie do planu zakupu usług oraz Wprowadzanie do planu dostaw Oznaczenie pola Dane wpisywane 1. Nr jednostki kod jednostki 2. Lp. planu liczba porządkowa planu 3. CPV dziesięcioznakowy kod określony w rozporządzeniu nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z , str. 1 i n.) zwanym dalej Wspólnym Słownikiem Zamówień 4. CPC kategoria określona w Centralnej Klasyfikacji Produktów stanowiącej załącznik nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień 5. Kategoria pierwszych pięć cyfr z kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień 6. Nazwa usługi/towaru nazwa nadana przez zamawiającego 7. Cena netto (PLN) wartość zamówienia, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 8. Cena netto (EUR) wartość zamówienia przeliczona na euro 9. I kw IV kw poszczególnym kwartałom należy przypisać części kwoty z pozycji Cena netto (EUR) przewidzianym do wydatkowania w danym kwartale 10. Uwagi należy wpisać wszystko, co ma wpływ na realizację zamówienia, a nie zostało uwzględnione w pozycjach powyżej

7 Wprowadzenie do realizacji zakupów Oznaczenie pola Dane wpisywane 1. Nr jednostki kod jednostki 2. Nr sprawy Lp. z ewidencji zamówień publicznych przypisana danemu postępowaniu 3. Nr zamówienia w przypadku niedopuszczenia składania ofert częściowych należy wpisać 1, w przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych należy wpisać odpowiednie oznaczenie części 4. Nr poz. planu należy wpisać oznaczenie z poz. Lp. planu określone we Wprowadzaniu do planu zakupu usług, Wprowadzaniu do planu dostaw, w przypadku gdy zamówienie nie zostało ujęte we Wprowadzaniu do planu zakupu usług, Wprowadzaniu do planu dostaw należy wpisać 0 5. CPV dziesięcioznakowy kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, w przypadku zamówienie jest opisane więcej niż jednym kodem CPV należy wpisać ten kod, którego udział wartościowy w zamówieniu jest największy 6. Przedmiot zam. nazwa zamówienia nadana przez zamawiającego 7. Poz. od 10 do 16 należy uzupełnić w przypadku, gdy zamówienie obejmuje różne nazwy usług lub towarów i jest opisane więcej niż jednym kodem CPV 8. Cena netto (PLN) wartość umowy bez należności celnych, podatkowych 9. Cena brutto (PLN) wartość umowy z należnościami celnymi, podatkowymi 10. Data początkowa data zawarcia umowy, w przypadku, gdy zamówienie podzielone jest na części należy wpisać datę zawarcia pierwszej umowy 11. Data końcowa data zapłaty ostatniej faktury 12. Uwagi informacje, które uszczegóławiają historię realizacji zamówienia, a nie zostało uwzględnione w pozycjach powyżej, np. w przypadku podziału zamówienia na części wpisać wszystkie daty zawarcia umów Uwagi informacje, które uszczegóławiają historię realizacji zamówienia, a nie zostało uwzględnione w pozycjach powyżej, np. w przypadku podziału zamówienia na części wpisać wszystkie daty zawarcia umów.