Prezydent Miasta Gliwice KG.0914 0 9/05 Gliwice, 16 czerwca 2005 r. 2005-266376 Pan mgr inż. Andrzej Rosicki Dyrektor Zespołu Szkół Techniczno- Informatycznych w Gliwicach ul. Chorzowska 5 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 marca do 18 kwietnia 2005 r. i od 22 kwietnia do 26 kwietnia 2005 r. oraz 4 maja 2005 r. w Zespole Szkół Techniczno Informatycznych w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914 0 9/05 z dnia 28 lutego 2005 r. wraz z upoważnieniem z dnia 14 kwietnia 2005 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 23 maja 2005 r., którego jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna. Obejmowała 35,32% wydatkowanych środków budżetowych w roku 2004 oraz 6,99% planowanych środków budżetowych na wydatki w roku 2005. Działania kontrolne obejmowały: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - gospodarowanie środkami specjalnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, - realizację zamówień publicznych. Ocena kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadowalającą. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Dowody księgowe nie spełniają przesłanek wymaganych art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), a błędy na dowodach księgowych poprawiane są niezgodnie z art. 22 ww. ustawy, z uwagi na: - brak podpisów osób potwierdzających przyjęcie aktywów do użytkowania, - wprowadzenie w dowodach księgowych zmian uniemożliwiających odczytanie prawidłowej treści zapisów, - brak podpisu osoby dokonującej poprawek.
Zalecenie nr 1 Przestrzegać ww. przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.). 2. W pomieszczeniu archiwum stwierdzono brak: - krat w oknach, - obicia drzwi blachą, - zasłon, chroniących akta przed promieniami słonecznymi, co wymagane jest wewnętrznymi regulacjami. Zalecenie nr 2 Pomieszczenie archiwum zakładowego doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi w jednostce regulacjami. 3. W zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania stwierdzono brak wskazania: - dat, kiedy dyrektor dokonuje sprawdzenia oraz zatwierdzenia stanów ilościowych ewidencjonowanych druków, - w protokołach likwidacji druków ścisłego zarachowania sposobu zniszczenia świadectw szkolnych. Zalecenie nr 3 Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić w sposób kompletny z uwzględnieniem wymogów instrukcji wewnętrznej w przedmiotowym zakresie. W protokołach likwidacji druków ścisłego zarachowania, wskazywać sposób zniszczenia świadectw szkolnych. 4. Nieprzestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych, polegające na: a) braku na wnioskach o zaliczkę: - potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, - wskazania daty sporządzenia wniosku, - zatwierdzenia do wypłaty przez pracownika posiadającego upoważnienia do dokonania tej czynności, - daty zatwierdzenia do wypłaty, b) braku na dokumentach rozliczenia zaliczki wskazania kwoty zatwierdzonej do wypłaty przez dyrektora jednostki. Niestosowanie obowiązujących w jednostce procedur kontroli w zakresie gospodarki materiałowej, a dotyczących sporządzania i zatwierdzania dokumentów Magazyn Wyda. Zalecenie nr 4 Zapewnić sprawne funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej realizując wymogi ustalone zakładową regulacją. 5. Nieprawidłowości w zakresie prowadzonych akt personalnych pracowników: - brak aneksów do umów o pracę aktualizujących faktyczny wymiar zatrudnienia oraz zmianę stanowiska pracy, - umowy o pracę oraz aneksy do umów nie wskazują wymiaru przysługującego dodatku z tytułu wysługi lat, - przypadki braku, niekompletności i nieaktualności zakresów czynności, - brak potwierdzenia kserokopii przechowywanych dokumentów klauzulą zgodne z oryginałem, - przechowywanie dokumentów bez oryginalnych pieczęci i podpisów, - niewłaściwe przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części akt, - brak oznaczenia dokumentów kolejną numeracją. 2
Zalecenie nr 5 Akta personalne doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz. U. z r. 1996 nr 62 poz. 286 z póżn. zm.), usuwając stwierdzone uchybienia. 6. Niezłożenie przez pięciu pracowników jednostki oświadczeń wymaganych art. 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 r., o pracownikach samorządowych (jt. Dz. U. z r. 2001 nr 142 poz. 1593 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Wyegzekwować od pracowników ww. oświadczenia. Rozważyć konieczność wyciągnięcia odpowiedzialności dyscyplinarnej wobec pracowników, którzy nie złożyli oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej. 7. Nieprawidłowości w zakresie ewidencji czasu pracy: - nieprowadzenie ewidencji czasu pracy na bieżąco, - brak potwierdzenia przyjścia i wyjścia z pracy przez niektórych pracowników administracji i obsługi w miesiącu marcu 2005 r., - potwierdzanie wyjścia z pracy przez wielu pracowników przed faktycznym zakończeniem i opuszczeniem miejsca pracy, - brak rozliczenia rocznego czasu pracy, - dokonywanie w 2004 r. poprawek w zapisach czyniące je nieczytelnymi, - brak zaznaczania dni wolnych w 2004 r., - dokonywanie rozliczenia miesięcznego czasu pracy w sposób nietrwały tj. w ołówku, - wykreślanie wcześniejszych potwierdzeń przyjścia i wyjścia z pracy, - brak rozliczenia miesięcznego (specjalista ds. administracyjnych za miesiące maj i sierpień 2004r.), - nieczytelne zapisy godzin wyjścia, - brak potwierdzenia obecności w pracy specjalisty ds. administracyjnych od 17 do 21 maja 2004r., 25-26 maja 2004r. oraz pracownika obsługi w dniach 23-24 sierpnia 2004r. Zalecenie nr 7 Przestrzegać dyscypliny pracy, wzmóc nadzór nad odnotowywaniem przez pracowników obecności w pracy, eliminując stwierdzone nieprawidłowości. Egzekwować sprawowanie bieżącej kontroli nad sposobem prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy kadrowe. Sporządzać roczne i miesięczne rozliczenia czasu pracy. 8. Nieprawidłowości w prowadzonej gospodarce magazynowej: - występowanie różnic ilościowo-wartościowych pomiędzy stanem zaewidencjonowanym, a rzeczywistym w magazynie gospodarczym ustalonych w trakcie spisów z natury w dniu 25 marca 2005 r. (wartość łączna nadwyżek 44,49 zł, niedoborów 196,88 zł.) i w dniu 11 kwietnia 2005 r. (wartość łączna nadwyżek 13,30 zł, niedoborów 152,35 zł.), - występowanie różnic ilościowo-wartościowych pomiędzy stanami wynikającymi z ewidencji, a stanem rzeczywistym stwierdzonym podczas spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywnościowym w dniu 24 marca 2005 r. (wartość nadwyżki 13,28 zł.), - wydawanie materiałów z magazynu poszczególnym pracownikom w oparciu o zapotrzebowanie składane ustnie, - niestosowanie obowiązujących w jednostce dowodów Rozchód wewnętrzny, 3
- sporządzanie i uzupełnianie dokumentacji uzasadniającej wydanie materiałów w momencie przygotowania miesięcznego sprawozdania z przychodów i rozchodów magazynowych. Zalecenie nr 8 Bezwzględnie przestrzegać zapisów Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz Instrukcji gospodarowania majątkiem. Wzmóc nadzór nad sposobem prowadzenia gospodarki materiałowej oraz dokumentacji magazynowej. W magazynie gospodarczym i żywnościowym, przeprowadzać okresowe niezapowiedziane spisy z natury. 9. Nieprawidłowości i uchybienia w raportach żywieniowych oraz dowodach Magazyn wyda, a mianowicie: - brak wskazania przeciętnego kosztu wyżywienia jednej osoby, - wydanie do spożycia artykułu niezgodnie z jadłospisem, - błędne podliczenie ilości wydanych obiadów, - rozbieżność pomiędzy wykazem osób korzystających z obiadów, a łączną ilością rozliczonych obiadów, - wykazanie ilości osób korzystających z obiadów w rubryce przeznaczonej na rozliczenie podwieczorków, - brak wskazania ilości osób objętych poszczególnymi posiłkami, - występowanie rozbieżności pomiędzy ilością artykułów wydanych dokumentem Magazyn wyda, a ilością osób korzystających z posiłków, w ramach, których wydawano artykuły policzalne. Stwierdzone różnice pomiędzy ilością wydanych artykułów, a ilością korzystających z wyżywienia nie stanowiły wartości istotnych. Zalecenie nr 9 Raporty żywieniowe oraz dowody Magazyn Wyda prowadzić w sposób rzetelny, staranny i kompletny, a w szczególności: - ustalać dzienny koszt żywienia jednej osoby, - artykuły żywnościowe wydawać zgodnie z jadłospisem dziennym oraz w ilościach wynikających z liczby osób objętych żywieniem w danym dniu, - prawidłowo ustalać liczbę osób korzystających z poszczególnych posiłków. 10. W regulacjach wewnętrznych dopuszczono możliwość realizacji operacji z rachunku bankowego jednostki przez dwie osoby bez udziału dyrektora oraz jego zastępcy. Zalecenie nr 10 Wykluczyć możliwość wypłaty środków z konta bankowego jednostki bez udziału dyrektora oraz jego zastępcy w sprawach zwykłego zarządu. 11. Uchybienia w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004, nr 19, poz. 177 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie: - w druku ZP 14 nie wskazano konkretnych dokumentów i oświadczeń, które miały być dołączone do oferty, a których nie złożenie powodowało odrzucenie oferty, - niekonsekwentne zapisy w protokole postępowania np. złożono 2 oferty i odrzucono jedną ofertę, wymagane warunki spełnia 2 wykonawców, - brak oświadczenia na druku ZP-11 kierownika jednostki, który zatwierdził protokół z postępowania, - dokonanie oceny oferty wykonawcy, wykluczonego z postępowania, - w specyfikacji istotnych warunków zamówienia niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów 4
dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z r. 2004 nr 71 poz. 845) określenie terminu uznawania dokumentów za ważne; przyjęto trzy miesiące w stosunku do dokumentu rejestracyjnego podmiotu, zamiast sześciu miesięcy, oraz sześć tygodni w stosunku do zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS zamiast trzech miesięcy, - informacja o wyniku skierowana do wykonawcy, który wygrał przetarg nie zawiera wskazania ceny oferty, co stanowi naruszenie art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych, - w umowie na dostawę oleju brak jest określenia kar umownych za nieterminową realizację dostaw; w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zapisano wymóg, że dostawy będą realizowane w terminie jednego dnia od daty przesłania przez zamawiającego zamówienia, co stanowi naruszenie art. 36 ust. 1 pkt. 21 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zalecenie nr 11 Postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. 2004r. nr 19 poz. 177 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 12. Uchybienia dot. zawierania umów i potwierdzania zapłaty : - brak wskazania w umowie zleceniu terminu wypłaty wynagrodzenia, - potwierdzenie podpisem zleceniobiorcy faktu pobrania w gotówce wynagrodzenia z tytułu realizacji umów zleceń, pomimo przekazania należnego wynagrodzenia umownego na rachunek bankowy wykonawcy. Zalecenie nr 12 Nie dopuszczać do ww. uchybień. 13. W zakresie zawierania i realizacji umów cywilnoprawnych stwierdzono: - zawieranie umów na świadczenie usług na potrzeby szkoły na czas nieokreślony tj. z naruszeniem art.73ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 72 poz. 664 z późn. zm.), - zawieranie umów najmu pomieszczeń szkolnych na czas nieoznaczony (wytyczne Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego z dnia 20 września 2001 r. nr ED/7144/17/2/01/DT. - zawieranie umów najmu bez posiadanego przez dyrektora upoważnienia do dokonywania takich czynności prawnych wymaganego wytycznymi zawartymi w piśmie ED/7144/17/2/01/DT z dnia 20 września 2001 r. Zalecenie nr 13 Zawierając umowy cywilnoprawne, przestrzegać wymogów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo o zamówieniach publicznych (Dz. U. Z r. 2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.) oraz wytycznych organu nadzorującego. 14. W zakresie wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: - nieterminowe spłaty pożyczek mieszkaniowych, - przyznawanie świadczeń socjalnych (zapomogi losowe, pomoc rzeczowa) w jednakowej wartości bez uwzględnienia sytuacji materialnej świadczeniobiorców, - udzielenie dofinansowania do imprezy integracyjnej niezgodnie z zapisami rozdziału V pkt. 5 ppkt.2 Regulaminu zfśs z dnia 1 stycznia 2003 r., 5
- przyznanie 29 osobom (uczestnikom wycieczki do Brennej) nienależnego w myśl regulacji wewnętrznych świadczenia socjalnego. Zalecenie nr 14 Przestrzegać zapisów zakładowego regulaminu oraz postanowień ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U.z r. 1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.). Świadczenia socjalne uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników. Egzekwować spłatę pożyczek mieszkaniowych zgodnie z ustaleniami zawieranych z pracownikami umów. Nie stwierdzono, aby ww. uchybienia i nieprawidłowości wywołały ujemne skutki dla gospodarki finansowej szkoły. Ich przyczyną było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych oraz niewystarczający nadzór ze strony kierownictwa. W związku z tym działania dyrektora powinny zmierzać w kierunku intensyfikacji nadzoru, szczególnie w obszarach gospodarki magazynowej oraz ewidencji czasu pracy. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy złożyć w wydziale Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 6