PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.1.6.2012 Gliwice, 14 grudzień 2012 r. nr kor. UM-533036/2012 Bogusław Pietrzak Dyrektor PAŃSTWOWEJ SZKOŁY MUZYCZNEJ ul. WIECZORKA 6 44-100 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.1.6.2012 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 27 września do 16 października 2012 r. w Państwowej Szkole Muzycznej I i II st. w Gliwicach, przy ul. Wieczorka 6 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.1.6.2012 z dnia 26 września 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 22 października 2012 r. oraz wyjaśnieniach złożonych do protokołu kontroli w dniu 29 października 2012 r. Temat kontroli. Przestrzeganie przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury, zapisy umów dotyczące: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy.
Wnioski i zalecenia. 1. Opisanie przedmiotu zamówienia publicznego na Dostawę oleju napędowego grzewczego Ekoterm Plus na sezon grzewczy 2011/2012 z naruszeniem art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.) z uwagi na wskazanie znaku towarowego. Zalecenie nr 1 Przedmiot zamówienia publicznego opisywać zgodnie z ww. ustawą. 2. Nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej i ilościowo-wartościowej środków trwałych i księgozbioru bibliotecznego polegające m.in. na.: a) w ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych: sumowaniu stanów ilościowych składników majątkowych rożnego rodzaju, braku wpisywania numeru przeciwstawnego wyksięgowywanego składnika majątku, dokonywaniu wykreślenia składników majątkowych bez podania daty, numeru przeciwstawnego, podstawy wykreślenia, przypadkach braku wyksięgowania z ewidencji ilościowo-wartościowej składników majątkowych faktycznie zlikwidowanych, przypadkach błędnego podsumowania wartości składników, ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej pozostałych środków trwałych (księgi inwentarzowe) w 2011 r. składników majątku łącznie o wartości 2.775,31 zł, które zostały ujęte również w ewidencji podstawowych środków trwałych (księga inwentarzowa oraz konto 011), b) ujęciu w ewidencji księgowej konta 013 wartości niematerialnych i prawnych o łącznej wartości 5.115,52 zł przy braku ewidencji analitycznej ww. wartości niematerialnych i prawnych, c) braku zgodności pomiędzy ewidencją analityczną pozostałych środków trwałych prowadzoną w księgach inwentarzowych, a ewidencją księgową prowadzoną na koncie 013 na dzień 31 grudnia 2011 r., d) zaksięgowaniu na koncie 014 wartości różnicy pomiędzy ewidencją pomocniczą księgozbioru bibliotecznego, a ewidencją księgową prowadzoną na kontach, na łączną kwotę 2.536,69 zł bez przeprowadzenia inwentaryzacji księgozbioru, e) braku odpowiedniego powiązania wyników inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2010 r. z zapisami ksiąg inwentarzowych, co narusza art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), f) niedotrzymaniu ustawowego terminu przeprowadzenia inwentaryzacji księgozbioru, czym naruszono zasady określone w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 2 W związku z dokonaniem korekt zapisów w księgach inwentarzowych po okresie kontrolnym odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. Na dzień 31 grudnia 2012 r. dokonać uzgodnienia ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych z ewidencją księgową konta 020. Inwentaryzację składników majątkowych jednostki przeprowadzać zgodnie z przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. 3. W zakresie naliczania i wypłacania wynagrodzeń, dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz nagród jubileuszowych stwierdzono: a) przypadek naliczenia oraz wypłacenia wynagrodzenia (dodatku za wieloletnią pracę) w zaniżonej wysokości o kwotę 127,12 zł, 2
b) przyjęcie do wyliczenia wysokości dodatku za wieloletnią pracę oraz zaliczenie do okresu pracy uprawniającego do otrzymania nagrody jubileuszowej okresu podlegania ubezpieczeniu społecznemu jako osoba duchowna w charakterze alumna w okresie od 1 lutego 1991 do 30 września 1993 r., co jest niezgodne z art. 38 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z r. 2008 nr 223, poz. 1458 z późn. zm.), c) w okresie od stycznia 2011 r. do kwietnia 2012 r. ustalanie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca niezgodnie z 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (D.U. z r. 1996 nr 62 poz. 289 z późn. zm.), d) naliczenie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego bez uwzględnienia potrącenia z tytułu przebywania pracowników na urlopie okolicznościowym oraz opiece nad dzieckiem wynikającej z art. 188 Kodeksu Pracy, co narusza art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r. 1997, nr 160, poz. 1080 z późn. zm.), którego skutkiem finansowym była wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 r. w zawyżonej wysokości o kwotę 211,50 zł. Zalecenie nr 3 Przestrzegać ww. przepisów. Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom wynagrodzeń. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 4. Prowadzenie ewidencji rozrachunków w sposób uniemożliwiający sporządzenie na jej podstawie sprawozdań RB-28S oraz ewidencjonowanie wydatków z rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) bez podziału na źródła finansowania. Zalecenie nr 4 Do kont rozrachunkowych prowadzić ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej w celu umożliwienia sporządzenia w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) oraz z zasadami funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poz granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Ewidencję rachunku dochodów samorządowych jednostek budżetowych prowadzić zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonych w ww. załączniku nr 3. 5. Zbędne (nieoszczędne) wydatkowanie środków w ramach 4300 - zakup usług pozostałych, na kwotę 590,40 zł z tyt. przekazywania przez Biuro Maklerskie Reflex z Łodzi procentowego wskaźnika zmian cen oleju napędowo grzewczego Ekoterm Plus, obliczanego na podstawie każdorazowych zmian cen publikowanych na ogólnodostępnych stronach PKN Orlen. 3
Zalecenie nr 5 Środki publiczne wydatkować w sposób celowy i oszczędny zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1) ustawy 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z późn. zm..) 6. Przypadki dopuszczania do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co narusza art. 229 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Skierowania na badania lekarskie wydawać pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem oraz nie dopuszczać do pracy pracowników bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 7. Przypadki niedotrzymania terminów prowadzenia szkoleń wstępnych i okresowych, co narusza 10, 11, 15 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r. 2004 r., nr 180, poz. 1860 z późn. zm.). Zalecenie nr 7 Szkolenia pracowników przeprowadzać zgodnie z ww. przepisami. 8. Przypadek braku poinformowania organu prowadzącego o zawartej umowie najmu, co narusza art. 43 ust. 2 pkt. 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz.U. z r. 2010, nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Zalecenie nr 8 Dokonywać zawiadamiania organu nadzorującego o oddaniu nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie zgodnie z ww. przepisami. 9. Przydzielanie pracownikom odzieży ochronnej obuwia niezgodnie z obowiązującym w jednostce Regulaminem gospodarki odzieżą i obuwiem roboczym oraz środkami ochrony indywidualnej z dnia 1 września 2007 r. Zalecenie nr 9 Odzież roboczą i obuwie przydzielać zgodnie z zasadami ustalonymi w jednostce. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 4
5