Prezydent Miasta Gliwice KAW.09145-62/08 Gliwice, dnia 16 grudzień 2008 r. 2008-722332 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Pani mgr Karina Fudali Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 33 w Gliwicach ul. Wiślana 12 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 www.um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 23 do 27 czerwca 2008 r. przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW.09145-62/08 z dnia 3 czerwca 2008 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 28 listopada 2008 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2008 r. oraz gromadzenia środków publicznych z tyt. odpłatności za przedszkole w 2007 r. Wydatkowanie środków oraz zaciąganie zobowiązań w 2008 r. odbywało się zgodnie z obowiązującymi procedurami. Wszystkie objęte kontrolą wydatki były celowe z punktu widzenia funkcjonowania jednostki. W związku z powyższym ww. obszary funkcjonowania jednostki nie wymagają poprawy. W trakcie kontroli ujawniono: - przypadki regulowania zobowiązań z przekroczeniem terminów ich wymagalności, - przypadki nie stosowania się jednostki do obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości,
- przypadki błędów w naliczaniu odpłatności za usługi świadczone przez przedszkole, - odstąpienie od naliczania odsetek od nieterminowego regulowania zobowiązań na rzecz przedszkola przez kontrahentów z tytułu odpłatności za przedszkole, - nieprzestrzeganie zasad wynikających z uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.) w zakresie ustalania i wprowadzania zmian w odpłatności za usługi świadczone przez przedszkole. W związku z powyższym funkcjonowanie ww. obszarów wymaga poprawy. Wnioski i zalecenia. 1. Na 58 objętych kontrolą operacji finansowych zrealizowanych w 2008 r. w 3 przypadkach jednostka uregulowała zobowiązania z przekroczeniem terminu ich wymagalności (dotyczy wydatków z tytułu zakupu druków, pomocy dydaktycznych, przeglądu windy, na łączna kwotę 330,70 zł). Powyższe narusza zasady określone w art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). Na dzień przeprowadzenia kontroli nie stwierdzono ujemnych skutków finansowych dla jednostki z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązań (w postaci naliczenia odsetek przez kontrahentów). Zalecenie nr 1. Zobowiązania regulować zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). 2. Operacje gospodarcze powodujące powstanie zobowiązań rejestrowane są w ewidencji księgowej pod datą zapłaty, z pominięciem bieżącej rejestracji na koncie rozrachunków, co stanowi naruszenie zasad określonych w art. 20 ust.1 oraz art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76, poz. 694 z późn.zm.). Zalecenie nr 2. Zapisy księgowe dot. rejestracji zobowiązań prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. 2
3. Zaksięgowanie w miesiącu lutym 2007 r. na koncie 760 (żywienie dzieci) kwoty o 200,00 zł mniejszej niż wynika z dokumentacji źródłowej, co narusza art. 20 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 3. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76, poz. 694 z późn.zm.).. 4. Ewidencjonowanie na koncie 760 przychodów z działalności operacyjnej jaką jest świadczenie usług przez przedszkole. Zalecenie nr 4. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 142 poz. 1020 z późn. zm.), przychody z tytułu odpłatności za przedszkole ewidencjonować na koncie 700. 5. Nieprawidłowości w zakresie sporządzania dowodów księgowych, tj. szczegółowe wykazy odpłatności za przedszkole oraz sporządzane do nich korekty nie spełniają wymogów formalnych, z uwagi na brak wskazania wystawcy dowodu, brak dat sporządzenia oraz potwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (art. 21 powołanej ustawy). Zalecenie nr 5. Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości. 6. Prowadzone księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z tyt. odpłatności za przedszkole (ewidencja naliczeń i zapłat dla poszczególnych dzieci) nie spełniają wymogów art. 20 ust. 1 i 2, art. 23 ust. 2 pkt 1, 2, 5 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), tj.: z ewidencji tej nie wynika określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę zawartych w niej zapisów, data dokonania zapisu i data operacji której zapis dotyczy oraz oznaczenie kont, których operacja dotyczy, ujmowanie w ewidencji danych niezgodnych z dokumentacja źródłową. 3
Zalecenie nr 6. W związku z art. 17 ww. ustawy sposób prowadzenia ewidencji naliczeń i zapłat z tyt. odpłatności za przedszkole (dla poszczególnych dzieci) dostosować od dnia 1 stycznia 2009 r. do przepisów wynikających z ww. ustawy. 7. W dowodach księgowych stanowiących podstawę księgowania należności występuje szereg błędów rachunkowych w podsumowaniach miesięcznych ogółem jak i w indywidualnych przypadkach, co stanowi naruszenie zasad określonych w art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76, poz. 694 z późn.zm.). Zalecenie nr 7. Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości. 8. Przypadki: niezgodności pomiędzy ewidencją obecności dzieci w przedszkolu, a dokonanymi potrąceniami i naliczeniami odpłatności za przedszkole, potrącania z należności kosztów przygotowania posiłków w przypadku nieobecności dziecka, co narusza zasady określone w 5 ust. 2 uchwały XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.). Zalecenie nr 8. Naliczeń odpłatności oraz potrąceń dokonywać na podstawie ewidencji obecności dzieci. Bezwzględnie przestrzegać uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.). 9. Stosowanie stawek odpłatności za przedszkole w zakresie wysokości opłaty miesięcznej niezależnej od czasu pobytu dziecka w przedszkolu niezgodnych z uchwałą nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.). W okresie od stycznia do czerwca 2007 r. jednostka naliczała i pobierała opłatę z tego tytułu w wysokości 110,00 zł, tj. w wysokości o 2,- zł niższej w stosunku do prawidłowego naliczenia. W związku z powyższym 4
należności z tytułu odpłatności za przedszkole zaniżone zostały w 2007 r. o kwotę 134,00 zł. Zalecenie nr 9. Bezwzględnie przestrzegać uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. z późn. zm. 10. Przypadek dokonywania przez rodziców zmian w korzystaniu z usług przedszkola bez zachowania terminów wynikających z 3 pkt 5 i 6 uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.). Zalecenie nr 10. Zmian w odpłatności za przedszkole dokonywać z zachowaniem dwutygodniowego terminu karencji i od 1 dnia następnego miesiąca po zgłoszeniu zmiany. 11. Zaniechanie naliczania odsetek od nieterminowych płatności z tytułu usług świadczonych przez przedszkole. Zalecenie nr 11. Naliczać i egzekwować odsetki od nieterminowego regulowania zobowiązań z tytułu odpłatności za przedszkole. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5
6