URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH KAW.1711.4.1.2012 Gliwice, 17 maj 2012 r. nr kor. UM-199806/2012 DOM DZIECKA NR 3 ul. KOPERNIKA 109 44-117 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.4.1.2012. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego ul. Fredry 6 44-100 Gliwice Tel. +48 32 233 92 63 Fax +48 32 233 92 63 kaw@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 13 lutego 2012 r. do 29 marca 2012 r. w Domu Dziecka nr 3 im. Astrid Lindgren w Gliwicach przy ul. Kopernika 109, przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW 1711.4.1.2012 z dnia 9 lutego 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na: ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 11 kwietnia 2012 r. wraz z aneksem nr 1 z dnia 27 kwietnia 2012 r. wyjaśnieniach kontrolowanego zawartych w piśmie z dnia 19 kwietnia 2012 r. (znak DD.0911/2-3/12). Temat kontroli. Przestrzeganie przepisów o rachunkowości oraz wykonywanie planów finansowych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W jednostce nie są przestrzegane przepisy i procedury w zakresie rachunkowości oraz wykonywania planów finansowych.
Wnioski i zalecenia. 1. Brak właściwego przeprowadzenia, udokumentowania i rozliczenia w ustawowych terminach inwentaryzacji aktywów i pasywów na koniec 2011 r., w tym: ewidencja czasu pracy pracowników wskazuje, iż żaden z członków komisji inwentaryzacyjnej nie był obecny w pracy w dniu przeprowadzania inwentaryzacji, brak udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz rozrachunków. Zalecenie nr 1 Na koniec roku obrotowego 2012 przeprowadzić pełną i rzetelną inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki. Wyniki inwentaryzacji rozliczyć, odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych jednostki. 2. Brak dokumentacji potwierdzającej sposób likwidacji majątku na łączną kwotę 155.740,69 zł. Zalecenie nr 2 Dokumentować sposób, w jaki w jednostce dokonuje się fizycznej likwidacji majątku (przekazanie, komisyjne zniszczenie itp.), w szczególności mając na uwadze zapewnienie stosowania art. 35 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (Dz. U z 2005 r., nr 180, poz. 1495 z późn. zm). 3. Założone w 2012 r. karty środków trwałych: nie zostały objęte kolejną numeracją, nie wskazywały przypisanych środkom trwałym numerów inwentarzowych, nie określały grupy rodzajowej środków trwałych wynikającej z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2010 r., nr 242, poz. 1622), nie określały przyjętej stawki umorzeniowej. Zalecenie nr 3 Usunąć ww. nieprawidłowości. 4. Przypadki niewłaściwego naliczenia pracownikom ulg podatkowych i kosztów uzyskania przychodów (co miało wpływ na wysokość wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia). Zalecenie nr 4 Wprowadzić mechanizmy kontrolne zapewniające prawidłową wypłatę wynagrodzeń w jednostce. 2
5. W zakresie zobowiązań publicznoprawnych z tytułu składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dochodów budżetowych: - przypadki dokonywania dopłat do składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne po terminach ustawowych, w tym nie mających podstaw w dokumentacji źródłowej (nie przekraczające kwoty minimalnej, o której mowa w art. 26 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Dz. U. z 2005 r., nr 14, poz. 114 z późn. zm.), - nieterminowe sporządzanie korekt deklaracji ZUS DRA, - przypadki nieodprowadzania jako dochodów budżetowych Miasta Gliwice wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego regulowania składek ZUS oraz wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego od osób fizycznych (w kwocie nie przekraczającej kwoty minimalnej, o której mowa powyżej). Zalecenie nr 5 Zweryfikować prawidłowość dokonanych w latach 2011 i 2012 rozliczeń z tytułu składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dochodów budżetowych. 6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej jednostki: przypadki niezgodności sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową (w kwocie nie przekraczającej kwoty minimalnej, o której mowa w punkcie 5), co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20, poz. 103), nie oznaczenie niektórych kont księgowych (w zakresie wydatków i rozrachunków) odpowiednim paragrafem klasyfikacji budżetowej, co narusza 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie ewidencji księgowej. Ewidencję księgową dostosować do potrzeb sprawozdawczości budżetowej. 7. W zakresie zaciągania zobowiązań i wydatkowania środków na wynagrodzenia pracowników jednostki: - dokonanie wydatków w rozdziale 85201 4010 w kwocie wyższej o 37.654,58 zł niż zabezpieczona w planie finansowym, co stanowi naruszenie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), 3
- brak zabezpieczenia środków w planie finansowym na zobowiązania z tytułu wynagrodzeń pracowników za miesiąc grudzień 2011 r. ( w kwocie nie przekraczającej kwoty minimalnej, o której mowa w punkcie 5), co skutkowało uregulowaniem zobowiązań po terminie wymagalności (powyższe narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych). Zalecenie nr 7 Wzmóc nadzór nad planowaniem i zabezpieczaniem środków na wydatki. Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań. 8. Brak wdrożenia programu finansowo-księgowego firmy Arisco o wartości 1.845,00 zł zakupionego w 2011 r. celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki. Zalecenie nr 8 Skutecznie wdrożyć zakupione oprogramowanie finansowo-księgowe. 9. Przyznanie i wypłacenie głównemu księgowemu niewywiązującemu się z obowiązków służbowych premii regulaminowej, co narusza zasady wynikające z regulaminu premiowania obowiązującego w jednostce. Zalecenie nr 9 Środki publiczne wydatkować w sposób celowy, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 10. W jednostce nie przestrzegano przepisów: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych, zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w zakresie sposobu ewidencji majątku trwałego. W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami dotyczącymi sprawozdania finansowego dokonano zawiadomienia odpowiednich organów. Z uwagi na przedłożenie korekty sprawozdania finansowego oraz podjęcie działań naprawczych odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. Od oceny, wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. 4
Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych oraz efektów wdrożonych czynności naprawczych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5