Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.18.2015.2,6 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 15 czerwca 2015 roku do 25 września 2015 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim oraz Inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 20/2015 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 czerwca 2015 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za II półrocze 2014 roku. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. 3. Zamówienia publiczne w latach 2013 2014. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim jest Pani Teresa Kubiak, powołana Zarządzeniem nr 191/2011 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 30 czerwca 2011 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim na okres od 01 września 2011 roku do 31 sierpnia 2016 roku. Głównym Księgowym w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek jest Pan Piotr Cygan zatrudniony od 01 października 2009 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze, tj. 3/4etatu. Podczas kontroli wyjaśnień udzielał: Piotr Cygan Główny księgowy. 2
Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, 4270 Zakup usług remontowych i 4300 Zakup usług pozostałych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1053 ze zm.). 3
Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2014 r., poz. 379 z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2014 r., poz. 1202 z późn. zm.). 4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta nauczyciela (Dz.U. z 2014 r., poz. 191 z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 2014 r., poz. 1198 z późn. zm.). 6. Statut Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim. 7. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 roku do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 roku. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za II półrocze 2014 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 1/2014 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 stycznia 2014 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2014 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2014 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za II półrocze 2014 roku. Sprawozdanie sporządzone zostało zgodnie z zasadami przewidzianymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r., poz. 119 z późn. zm.). Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za II półrocze 2014 roku osiągnęły poziom 1.145.369,13 zł, stanowiąc 44,96% ogółu zaplanowanych wydatków na 2014 rok. Największa kwota, tj. 1.067.638,88 zł przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiąc 93,22% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycję stanowiły zakupy na kwotę w wysokości 30.578,31 zł, stanowiąc 2,66% wydatków w tym okresie. Kolejna pozycja, to szkolenia i odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 25.927,86 zł, które stanowiły 2,26% wydatków w tym okresie. Pozostałe wydatki na kwotę 21.224,08 zł stanowiły 1,86% ogólnych wydatków w II półroczu 2014 roku i dotyczyły usług. 4
Wyszczególnienie 4010 4040 4110 4120 4170 4210 4260 4270 4300 4440 4300 4700 4010 4110 4120 4440 Plan na 2014 rok Wydatki za II półrocze 2014 roku Dział 801 - Oświata i wychowanie 2.547.767,00 1.145.369,13 44,96 Rozdział 80104 - Przedszkola 2.512.000,00 1.136.218,63 45,24 Wynagrodzenia osobowe pracowników 1.789.483,00 886.217,66 49,53 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 133.350,00 0,00 0,00 Składki na ubezpieczenia społeczne 310.407,00 147.352,38 47,47 Składki na Fundusz Pracy 36.045,00 19.033,26 52,81 Wynagrodzenie bezosobowe (umowy zlecenie, umowy o dzieło) 16.000,00 11.924,58 74,53 Zakup materiałów i wyposażenia 2.000,00 1.837,96 91,90 Zakup energii 90.000,00 28.740,35 31,94 Zakup usług remontowych 15.065,00 15.065,00 100,00 Zakup usług pozostałych 10.208,00 1.069,08 10,48 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 109.442,00 24.978,36 22,83 Rozdział 80146 - Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 11.000,00 6.039,50 54,91 Zakup usług pozostałych 7.000,00 5.090,00 72,72 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 4.000,00 949,50 23,74 Rozdział 80195 - Pozostała działalność 24.767,00 3.111,00 12,57 Wynagrodzenia osobowe pracowników Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Odpisy na ZFŚS 2.600,00 447,00 64,00 21.656,00 Tabela 1. Plan wydatków budżetowych i jego wykonanie za II półrocze 2014 roku. Plan dochodów budżetowych na 2014 rok i wykonanie. Wyszczególnienie 0970 2400 Plan na 2013 rok 2.600,00 447,00 64,00 0,00 Wykonanie za II półrocze 2014 roku % 100,00 100,00 100,00 0,00 Rozdział 80104 - Przedszkola 0,00 2.470,09 976,32 Wpływy z różnych dochodów Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 0,00 0,00 Tabela 2. Plan dochodów budżetowych i jego wykonanie za II półrocze 2014 roku. 307,97 0,00 % Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim w II półroczu 2014 roku. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2014 r. (WB nr 74/2014 z dnia 01.07.2014 r.) 87.840,46 zł Wpływy za II półrocze 2014 roku wynosiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 76/2014 za okres 03-04.07.2014 r. WB nr 78/2014 za okres 15-18.07.2014 r. WB nr 79/2014 za okres 19-25.07.2014 r. WB nr 81/2014 za okres 29-31.07.2014 r. WB nr 83/2014 za okres 02-04.08.2014 r. 55.000,00 zł 12.000,00 zł 50.000,00 zł 70.000,00 zł 55.000,00 zł 5
WB nr 88/2014 za okres 21-25.08.2014 r. WB nr 91/2014 za okres 28-29.08.2014 r. WB nr 95/2014 za okres 03-04.09.2014 r. WB nr 101/2014 z dnia 25.09.2014 r. WB nr 104/2014 z dnia 30.09.2014 r. WB nr 104/2014 z dnia 30.09.2014 r. WB nr 107/2014 z dnia 03.10.2014 r. WB nr 110/2014 za okres 10-13.10.2014 r. WB nr 114/2014 z dnia 17.10.2014 r. WB nr 117/2014 z dnia 24.10.2014 r. WB nr 120/2014 z dnia 30.10.2014 r. WB nr 123/2014 z dnia 05.11.2014 r. WB nr 128/2014 z dnia 19.11.2014 r. WB nr 130/2014 z dnia 26.11.2014 r. WB nr 131/2014 z dnia 28.11.2014 r. WB nr 135/2014 z dnia 03.12.2014 r. WB nr 138/2014 z dnia 17.12.2014 r. 30.000,00 zł 70.000,00 zł 55.000,00 zł 35.000,00 zł 85.000,00 zł 25.000,00 zł 55.000,00 zł 20.000,00 zł 15.000,00 zł 45.000,00 zł 75.000,00 zł 66.000,00 zł 35.000,00 zł 45.000,00 zł 75.000,00 zł 55.000,00 zł 33.111,00 zł Razem: 1.061.111,00 zł 2) zwrot zapomogi 600,00 zł 3) zwrot środków z RDW za opłacone faktury 5.278,05 zł 4) zwrot wynagrodzenia 2.279,23 zł 5) odprowadzenie z kasy 220,00 zł 6) dotacja na nagrody z Kuratorium 4.184,25 zł Ogółem przychody: 1.073.672,53 zł Wydatki w II półroczu 2014 roku wynosiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 965,50 zł 2) zrealizowane czeki 17.339,72 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne 312.959,16 zł 4) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 77.248,00 zł 5) odprowadzenie dochodów budżetowych 345,47 zł 6) wynagrodzenia pracowników 547.322,49 zł 7) godziny nadliczbowe 22.894,36 zł 8) nagroda jubileuszowa 21.662,79 zł 9) nagrody z okazji Dnia Edukacji Narodowej 13.500,04 zł 10) umowy zlecenia 3.654,12 zł 11) nagrody Dyrektora Przedszkola 700,00 zł 12) świadczenia średnia wakacyjna 6.112,18 zł 13) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 24.978,36 zł 14) potrącenia z list płac w tym: - składki na PZU-życie 7.151,43 zł - składki na Commercial Union-życie 3.227,00 zł - spłata pożyczki KZP 22.400,00 zł - składki na ZNP 600,00 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 17.950,00 zł - składka Nauczycielska Agencja Ubezpieczeniowa 447,65 zł 15) energia cieplna 27.374,83 zł 16) energia elektryczna 2.962,90 zł 6
17) prenumerata literatury fachowej 912,85 zł 18) remont kanalizacji 3.542,40 zł 19) awans nauczycieli 240,00 zł 20) przegląd okresowy budynku 369,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4270 Zakup usług remontowych fakturę za przegląd okresowy budynku na kwotę 369,00 złotych, winno być na 4300 Zakup usług pozostałych. 21) zakup drukarki 1.759,96 zł 22) koszt transportu 19,00 zł 23) dofinansowanie doskonalenia zawodowego nauczycieli 1.157,65 zł 24) zapomoga zdrowotna 2.100,00 zł 25) nauka języka angielskiego 1.000,00 zł 26) szkolenia 3.756,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych faktury za szkolenia, winno być na 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej. 27) zwrot niewykorzystanych środków 3.338,53 zł 28) zwrot środków na RDW za opłacone faktury 11.521,60 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2014 r. (WB nr 142/2014 z dnia 31.12.2014 r.) 1.161.512,99 zł 0,00 zł GOSPODARKA KASOWA W II PÓŁROCZU 2014 ROKU 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2014 roku (RK Nr 7-db/07 za okres od 01-31.07.2014 r.) Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe za II półrocze 2014 roku: 0,00 zł 1) RK Nr 7-db/07za okres 01-31.07.2014 r., 2) RK Nr 8-db/08za okres 19-31.08.2014 r., 3) RK Nr 9-db/09za okres 01-30.09.2014 r., 4) RK Nr 10-db/10 za okres 01-31.10.2014 r., 5) RK Nr 11-db/11 za okres 01-30.11.2014 r., 6) RK Nr 12-db/12 za okres 01-30.12.2014 r. Na przychody składały się: - wpłata gotówki podjętej czekiem z rachunku bankowego 17.339,72 zł - składka PZU 220,00 zł Razem przychody: 17.559,72 zł 7
Na wydatki składały się: - wynagrodzenia pracowników 9.948,03 zł - nagrody z okazji Dnia Edukacji Narodowej 246,19 zł - wynagrodzenie z tytułu umowy-zlecenie (prowadzenie rytmiki) 4.645,50 zł - zapomoga zdrowotna 2.500,00 zł - odprowadzenie do banku 220,00 zł Razem wydatki: 17.559,72 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2014 roku (RK Nr 12-db/12 za okres 01-30.12.2014 r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, bankowe dowody wypłat i wpłat, KW i KP. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz.330). 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 5 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia gotówki Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) do kasy (zł) 74/2014 0010606148-01.07.2014 r. 801,50 7/2014 KP nr 47/2014 z 01.07.2014 r. 801,50 80/2014 0010606149-28.07.2014 r. 1.481,59 7/2014 KP nr 48/2014 z 28.07.2014 r. 1.481,59 89/2014 0010606150-26.08.2014 r. 1.559,10 8/2014 KP nr 50a/2014 z 26.08.2014 r. 1.559,10 102/2014 0010606151-26.09.2014 r. 1.759,10 9/2014 KP nr 63/2014 z 26.09.2014 r. 1.759,10 108/2014 0010606152-06.10.2014 r. 1.000,00 10/2014 KP nr 67/2014 z 06.10.2014 r. 1.000,00 115/2014 0010606153-20.10.2014 r. 246,19 10/2014 KP nr 71/2014 z 20.10.2014 r. 246,19 119/2014 0010997241-29.10.2014 r. 1.783,26 10/2014 KP nr 73/2014 z 29.10.2014 r. 1.783,26 124/2014 0010997242-06.11.2014 r. 1.000,00 11/2014 KP nr 74/2014 z 06.11.2014 r. 1.000,00 124/2014 0010997243-06.11.2014 r. 422,00 11/2014 KP nr 75/2014 z 06.11.2014 r. 422,00 130/2014 0010997244-26.11.2014 r. 1.727,44 11/2014 KP nr 78/2014 z 26.11.2014 r. 1.727,44 134/2014 0010997245-02.12.2014 r. 1.422,00 12/2014 KP nr 78a/2014 z 02.12.2014 r. 1.422,00 137/2014 0010997246-12.12.2014 r. 2.500,00 12/2014 KP nr 80a/2014 z 12.12.2014 r. 2.500,00 140/2014 0010997247-23.12.2014 r. 1.637,54 12/2014 KP nr 83/2014 z 23.12.2014 r. 1.637,54 Tabela 3. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za II półrocze 2014 roku 8
Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za II półrocze 2014 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień 31.12.2014 roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 17.559,72 17.559,72 34.639,04 34.639,04 - - Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym nr 12-db/12 za okres 01-30 grudnia 2014 roku. 2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 31.12.2014 roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 130 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.073.672,53 1.161.512,99 2.553.104,10 2.553.104,10 - - Saldo konta jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 142/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 3) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 11.881,00 zł Symbol konta 225 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 92.924,00 86.436,00 172.057,00 183.938,00-11.881,00 Saldo konta stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za grudzień 2014 roku. Podatek odprowadzony został do Urzędu Skarbowego w terminie, dnia 20.01.2015r. (WB nr 8/2015 z dnia 20.01.2015 r.). 4) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 52.870,32 zł Symbol konta 229 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 348.105,99 353.678,67 737.558,03 684.687,71 52.870,32 - Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za grudzień 2015 roku odprowadzonych do ZUS w terminie, dnia 05 stycznia 2015 roku (WB nr 2/2015 z dnia 05.01.2015 r.). 5) Saldo konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 132.623,56 zł Symbol konta 231 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 663.980,34 755.740,47 1.358.746,20 1.491.369,76-132.623,56 Saldo konta stanowią zobowiązania jednostki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 9
6) Saldo konta 234 Rozrachunki z pracownikami na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 24.400,00 zł Symbol konta 234 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.200,00 400,00 57.450,00 33.050,00 24.400,00 - Saldo konta stanowi należność z tytułu pożyczek mieszkaniowych. 7) Saldo konta 240 Pozostałe rozrachunki na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 7.957,64 zł Symbol konta 240 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 75.285,68 83.053,79 75.733,33 83.690,97-7.957,64 Saldo konta stanowi załącznik nr 1. 8) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 93.357,34 zł Symbol konta 401 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 32.097,69-93.357,34-93.357,34 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 1.759,96 zł - 4260 zakup energii 91.597,38 zł 9) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 30.167,42 zł Symbol konta 402 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 21.030,50-30.167,42-30.167,42 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4270 zakup usług remontowych 15.065,00 zł - 4300 zakup usług pozostałych 9.756,42 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4300 zakup usług pozostałych 5.346,00 zł 10
10) Saldo konta 404 Wynagrodzenia na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 1.807.918,13 zł Symbol konta 404 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 916.726,53-1.807.918,13-1.807.918,13 - Na saldo konta 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 1.789.729,82 zł - 4170 wynagrodzenia bezosobowe 12.018,84 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80195 Pozostała działalność - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 6.169,47 zł 11) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 395.276,37 zł Symbol konta 405 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 165.829,56-395.276,37-395.276,37 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 9.346,50 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 272.817,74 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 31.030,13 zł - 4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 82.082,00 zł 2. Rachunek dochodów jednostki budżetowej Przedszkola Miejskiego Nr 5. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie i paragrafy klasyfikacji budżetowej. 11
Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) dochody z najmu i dzierżawy pomieszczeń, 2) wpływy z usług, 3) odszkodowania, 4) otrzymane darowizny. Dochody gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) cele wskazane przez darczyńcę, 2) zakup energii, 3) wydatki na zakup usług, 4) zakup artykułów żywnościowych, 5) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 6) zakup wyposażenia. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za II półrocze 2014 roku przedstawia poniższa, która została opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. Wyszczególnienie Plan na 2014 rok Wykonanie za II półrocze 2014 roku Dział 801 - Oświata i wychowanie Rozdział 80104 - Przedszkola 214.255,00 87.936,23 41,05 0750 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze 0830 Wpływy z usług 0920 Pozostałe odsetki 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 500,00 205.750,00 5,00 8.000,00 530,00 89.458,29 0,00-2.052,06 106,00 43,48 0,00 0,00 Tabela 4. Plan dochodów na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za II półrocze 2014 roku. % Wydatki za II półrocze 2014 roku w dziale 801, rozdziale 80104 z podziałem na paragrafy przedstawia poniższa tabela opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. Wyszczególnienie 2400 4210 4220 4240 4260 4270 4280 4300 Plan na 2014 rok Wydatki za II półrocze 2014 roku Dział 801 - Oświata i wychowanie Rozdział 80104 - Przedszkola 214.327,76 98.799,74 46,10 Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 72,76 30,00 41,24 Zakup materiałów i wyposażenia 28.000,00 12.226,60 43,67 Zakup środków żywności 128.000,00 51.637,99 40,35 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4.000,00 2.959,04 73,98 Zakup energii 15.500,00 12.053,81 77,77 Zakup usług remontowych 1.000,00 984,00 98,40 Zakup usług zdrowotnych 3.000,00 2.581,00 86,04 Zakup usług pozostałych 29.500,00 13.068,06 44,30 % 12
4350 4370 4410 4700 Zakup usług dostępu do sieci Internet Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej sieci telefonicznej Podróże służbowe krajowe Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.000,00 1.500,00 1.250,00 306,85 30,69 528,93 35,27 984,89780,80 1.505,00 1.438,57 95,59 Tabela 5. Plan wydatków na wydzielonym rachunku i jego wykonanie za II półrocze 2014 roku. 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2014 r. (WB nr 115/2014 z dnia 01.07.2014 r.) 10.863,51 zł Wpływy za II półrocze 2014 roku stanowiły: 1) odpłatność za przedszkole 42.387,35 zł 2) odprowadzenie z kasy przedszkola 47.929,15 zł 3) darowizna 1.800,00 zł 4) wynajem pomieszczeń 930,00 zł 5) wypłata odszkodowania za zdewastowane mienie 2.815,89zł Ogółem wpływy: 95.862,39 zł Wydatki za II półrocze 2014 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 693,60 zł 2) zakup artykułów żywnościowych 52.889,82 zł 3) zwrot nadpłat za przedszkole 1.948,09 zł 4) wypłata gotówki czekiem 11.230,03 zł 5) dostęp do sieci Internet 306,85 zł 6) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 528,93 zł 7) woda 360,83 zł 8) ścieki 755,29 zł 9) wywóz nieczystości 1.283,90 zł 10) wywóz odpadów kuchennych 569,30 zł 11) opłata za gaz 1.224,30 zł 12) energia cieplna 3.116,77 zł 13) energia elektryczna 2.454,60 zł 14) monitoring 384,85 zł 15) zakup wyposażenia (słuchawki, zabawki, grzałka do bojlera, komplet filiżanek, maszynka do mięsa, suszarka do rąk, centrala telefoniczna) 5.331,59 zł 16) zakup tonera 103,39 zł 17) naprawa ogrodzenia 550,00 zł 18) przedstawienie teatralne dla dzieci 399,75 zł 19) usługa kominiarska 984,00 zł 20) zajęcia dogoterapeutyczne 7.590,00 zł W miesiącu grudniu zapłacono dwukrotnie fakturę Nr 86 na kwotę 330,00 złotych oraz fakturę Nr 81 na kwotę 990,00 złotych za zajęcia dogoterapeutyczne. Wyjaśnienie Księgowego stanowi załącznik nr 2. 21) badania okresowe pracowników 801,00 zł 22) artykuły biurowe, druki 1.263,81 zł 13
23) przewóz dzieci niepełnosprawnych 151,20 zł 24) środki czystości 1.851,80 zł 25) literatura fachowa dla kadry pedagogicznej 1.327,74 zł 26) serwis systemu rejestracji pobytu dziecka w przedszkolu 738,00 zł 27) aktualizacja programu ProgMan 846,36 zł 28) przegląd instalacji elektrycznej 1.045,50 zł 29) konserwacja dźwigu 811,80 zł 30) udrażnianie kanalizacji 718,32 zł 31) usługa stolarska 473,55 zł 32) przegląd instalacji wodnej 724,47 zł 33) koszt wysyłek 379,01 zł 34) zwrot środków na rachunek budżetu za mylnie opłacone faktury 2.529,80 zł 35) wymiana centrali telefonicznej 232,47 zł 36) odprowadzenie dochodów budżetowych 30,00 zł 37) zakup materiałów dla konserwatora 95,18 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2014 r. (WB nr 202/2014 z dnia 31.12.2014 r.) 106.725,90 zł 0,00 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2014 roku wynosił 0,00 zł Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe za II półrocze 2014 roku: 1) RK Nr 19-dw/07 za okres 01-31.07.2014 r., 2) RK Nr 20-dw/08 za okres 01-18.08.2014 r., 3) RK Nr 21-dw/08 za okres 19-31.08.2014 r., 4) RK Nr 22-dw/09 za okres 01-10.09.2014 r., 5) RK Nr 23-dw/09 za okres 10-20.09.2014 r., 6) RK Nr 24-dw/09 za okres 21-30.09.2014 r., 7) RK Nr 25-dw/10 za okres 01-10.10.2014 r., 8) RK Nr 26-dw/10 za okres 10-20.10.2014 r., 9) RK Nr 27-dw/10 za okres 21-31.10.2014 r., 10) RK Nr 28-dw/11 za okres 01-10.11.2014 r., 11) RK Nr 29-dw/11 za okres 11-20.11.2014 r., 12) RK Nr 30-dw/11 za okres 21-30.11.2014 r., 13) RK Nr 31-dw/12 za okres 01-10.12.2014 r., 14) RK Nr 32-dw/12 za okres 10-20.12.2014 r., 15) RK Nr 33-dw/12 za okres 21-31.12.2014 r. Na przychody składały się: - odpłatność za przedszkole 48.963,80 zł - gotówka pobrana czekiem z rachunku bankowego 11.230,03 zł - darowizna 100,00 zł Razem przychody: 60.293,83 zł 14
Na wydatki składały się: - odprowadzenie gotówki na rachunek bankowy 48.896,00 zł - zakup produktów spożywczych 5.302,65 zł - zwroty za pobyt w przedszkolu 167,80 zł - zakup materiałów biurowych, druki 765,63 zł - zakup materiałów do bieżących napraw 2.088,51 zł - paliwo do kosiarki 80,13 zł - badania profilaktyczne pracowników 280,00 zł - zakup tonera 127,00 zł - znaczki pocztowe 68,60 zł - zakup wyposażenia (drukarka, kubki, regał, czajnik bezprzewodowy) 1.202,99 zł - wyrób pieczątek 128,00 zł - ostrzenie noży 55,35 zł - koszt transportu 25,00 zł - podróże służbowe 84,89 zł - środki czystości 358,12 zł - naprawa kosiarki 57,00 zł - dorobienie kluczy 16,00 zł - odzież i obuwie profilaktyczne 574,82 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i usług zakup ubrania roboczego na kwotę 574,82 złotych, winno być na 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń. - rozliczenie zaliczki stałej 15,34 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2014 roku (RK Nr 33-dw/12 za okres 21-31.12.2014 r.) Razem wydatki: 60.293,83 zł 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT i rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz.330). 15
7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 5 przedstawia poniższa tabela. Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 128/2014 0010606040-20.08.2014 r. 960,50 21-dw/08 KP nr 50/2014 z 20.08.2014 r. 960,50 140/2014 0010606041-10.09.2014 r. 1.000,00 22-dw/09 KP nr 55/2014 z 10.09.2014 r. 1.000,00 144/2014 0010606042-16.09.2014 r. 2.300,00 23-dw/09 KP nr 57/2014 z 16.09.2014 r. 2.300,00 148/2014 0010606043-26.09.2014 r. 485,75 24-dw/09 KP nr 62/2014 z 26.09.2014 r. 485,75 158/2014 0010997091-14.10.2014 r. 1.600,00 26-dw/10 KP nr 68/2014 z 16.10.2014 r. 1.600,00 166/2014 0010997092-29.10.2014 r. 1.500,00 27-dw/10 KP nr 72/2014 z 29.10.2014 r. 1.500,00 181/2014 0010997093-24.11.2014 r. 1.382,54 30-dw/11 KP nr 77/2014 z 24.11.2014 r. 1.382,54 189/2014 0010997094-08.12.2014 r. 2.000,00 31-dw/12 KP nr 80/2014 z 08.12.2014 r. 2.000,00 202/2014 0010997095-31.12.2014 r. 1,24 33-dw/12 KP nr 84/2014 z 31.12.2014 r. 1,24 Tabela 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy za II półrocze 2014 roku. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień 31.12.2014 roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 101 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 60.293,83 60.293,83 135.106,85 135.106,85 - - Saldo konta jest zgodne z RK nr 33-dw/12 za okres od 21-31 grudnia 2014 roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 31.12.2014 roku wynosiło 0,00 zł Symbol konta 132 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 95.862,39 106.725,90 223.704,26 223.704,26 - - Saldo konta jest zgodne z WB nr 202/2014 z dnia 31 grudnia 2014 roku. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Ma 5.530,05 zł Symbol konta 201 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 7.635,81 3.796,38 44.603,30 39.073,25 6.690,83 1.160,78 Saldo konta wykazuje stan zobowiązań przedstawiony w załączniku nr 3 do protokołu. 4) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 152.941,98 zł Symbol konta 401 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 55.107,88-152.941,98-152.941,98 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 16
1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 30.179,70 zł - 4220 zakup środków żywności 108.488,85 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 3.692,02 zł - 4260 zakup energii 10.581,41 zł 5) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie: Wn 34.662,01 zł Symbol konta 402 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 16.288,77-34.662,01-34.662,01 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4270 zakup usług remontowych 984,00 zł - 4280 zakup usług zdrowotnych 1.276,00 zł - 4300 zakup usług pozostałych 30.517,07 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 675,09 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.209,85 zł 6) Saldo konta 403 Podatki i opłaty na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 348,99 zł Symbol konta 403 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 84,89-348,99-348,99 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4410 podróże służbowe krajowe 348,99 zł 7) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 31.12.2014 roku wynosiło po stronie Wn 22.656,00 zł Symbol konta 405 Obroty za II półrocze 2014 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 31.12.2014 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 22.656,00-22.656,00 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola 17
- 4440 odpis na ZFŚS 22.656,00 zł 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. W Przedszkolu Miejskim Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna, która wprowadzona została Zarządzeniem Dyrektora w dniu 01 stycznia 2011 roku opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia jest Główny Księgowy. Ewidencja prowadzona jest elektronicznie. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2015 roku. Inwentaryzacja składników majątkowych w formie spisu z natury na dzień 31 lipca 2015 roku. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 8/2015 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 5 z dnia 21 sierpnia 2015 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w formie spisu z natury w dniach 24 27 sierpnia 2015 roku został przeprowadzony spis. Inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 31 lipca 2015 roku. W zarządzeniu znajduje się wykaz powołanych członków Komisji spisowych. W Przedszkolu Miejskim Nr 5 Zarządzeniem Dyrektora z dnia 21 sierpnia 2015 roku powołano stałą komisję inwentaryzacyjną w skład której wchodzi przewodniczący oraz trzech członków. Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są: instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, plan i harmonogram inwentaryzacji, zarządzenie dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 8/2015 o jej przeprowadzeniu, protokół z przeszkolenia zespołów spisowych z dnia 24 sierpnia 2015 roku. Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów, protokół komisji inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji na dzień 31 sierpnia 2015 roku, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w Przedszkolu Miejskim Nr 5 z dnia 31 sierpnia 2015 roku Komisja inwentaryzacyjna dokonała w dniu 31 sierpnia 2015 18
roku podsumowania prac zespołu spisowego przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach 24 27 sierpnia 2015 roku i stwierdziła, że: a) pobrane w dniu 24 sierpnia 2015 roku arkusze spisowe od nr 1 do nr 43, z których wykorzystano w całości nr 1,4,7,10,13,16,19, 22, 25, 28, 31, 33, 35, 36, 38, 40, 42, pozostałe arkusze zostały przekazane czyste, b) wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisowych, c) sposób przechowywania i zabezpieczenia majątku Przedszkola Miejskiego Nr 5 uznano za prawidłowy, d) w celu rozliczenia finansowego i sporządzenia protokołu końcowego Komisja inwentaryzacyjna przekazała arkusze spisowe do komórki rozliczającej, oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie za składniki majątku. Rozliczenie inwentaryzacji nastąpiło poprzez przygotowanie dokumentacji w postaci Protokołu poinwentaryzacyjnego Komisji inwentaryzacyjnej sporządzonego w dniu 31 sierpnia 2015 roku w sprawie rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach 24-27 sierpnia 2015 roku składników majątkowych Przedszkola Miejskiego Nr 5. Komisja inwentaryzacyjna stwierdziła podczas dokonywania inwentaryzacji niedobory na kwotę 55,00 złotych i nadwyżki w kwocie 50,00 złotych w składnikach majątkowych. Niedobory skompensowano z nadwyżkami, a niedobory na kwotę 5,00 złotych uznano za niezawinione i jako mieszczące się w granicach normy spisano w koszty. W ocenie Komisji inwentaryzacja została przeprowadzona sprawnie a zabezpieczenie składników majątkowych było prawidłowe. Stan wynikający z ewidencji był zgodny ze stanem faktycznym. 3. Zamówienia publiczne w latach 2013 2014. Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim Zarządzeniem z dnia 26 stycznia 2009 roku wprowadziła Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 EURO Regulamin zawiera: szacowanie wartości zamówienia, zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 14.000 euro, winny być udzielane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych; procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości do 1500 euro procedurę rozpoczyna zaakceptowana przez dyrektora notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku, która zawiera opis przedmiotu, dane wykonawcy, szacunkową wartość zamówienia, termin realizacji oraz datę złożenia oferty. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie lub drogą elektroniczną; szczegółową procedurę udzielania zamówienia od wartości 1500 euro do 10.000 euro, gdzie obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania w sprawie zamówień, jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z zasadami art. 44 ustawy Pzp. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny jest za przeprowadzenie postępowania w sposób bezstronny, obiektywny, staranny zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznania, zakwalifikowania oraz przygotowania 19
i przeprowadzenia postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego. Pracownik merytoryczny winien przeprowadzić i udokumentować badanie rynku, potwierdzające, iż zamówienie zostanie udzielone zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych, sporządzając notatkę z przeprowadzonego rozeznania rynku. Rozeznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie lub pisemnie. Na dostawy i usługi zawiera się umowę lub sporządza zamówienie w formie pisemnej. W przypadku zamówień na roboty budowlane zawiera się umowę w formie pisemnej. Nie jest konieczna pisemna forma umowy/zamówienia jeżeli dotyczy dostaw żywności. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę; szczegółową procedurę udzielania zamówienia powyżej 14000 euro - gdzie obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania w sprawie zamówień, jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z zasadami art. 44 ustawy Pzp. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny jest za przeprowadzenie postępowania w sposób bezstronny, obiektywny, staranny zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznania, zakwalifikowania oraz przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości powyżej 1500 euro rozpoczyna zaakceptowany przez Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 5, wniosek o uruchomienie postępowania. Przy zamówieniu powyżej 14000 euro przeprowadza się pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Pracownik wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia kontraktem wykonawcy. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę; odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych; postanowienie końcowe - nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu pełni Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim. W sprawach nieuregulowanych regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp, akty wykonawcze do ustawy Pzp, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa. W dniu 19 stycznia 2014 roku Zarządzeniem Nr 1/2014 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim, wprowadzono zmiany Regulaminu udzielania zamówień Publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonych w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, nazwa regulaminu otrzymuje brzmienie: Regulamin udzielania zamówień Publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto w Przedszkolu Miejskim Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim Pozostała część treści regulaminu nie uległa zmianie. 20
Z dokumentów dostarczonych przez Intendenta wynika, że w objętym kontrolą okresie, nie udzielano zamówień publicznych przekraczających kwoty w 2013 roku 14.000,00 euro, a w 2014 roku 30.000,00 euro. W jednostce wydatki dokonywane są w sposób celowy i oszczędny. W badanym okresie dokonano wydatków na między innymi na : 1) artykuły spożywcze w 2013 roku wybrano firmę z dużą dostępnością asortymentu, szybką i terminową realizacją zamówienia, rabatami i najniższą ceną; 2) mięso i wyroby wędliniarskie w 2013 roku, wpłynęły trzy oferty. Wybrano ofertę z szerokim asortymentem mięs i wędlin oraz z wysoką jakością i świeżością wyrobów, a także najniższą ceną; 3) artykuły chemiczne do utrzymania czystości w 2013 roku wybrano firmę z dużą dostępnością asortymentu i najniższą ceną; 4) warzywa i owoce w 2013 roku wybrano dwie firmy z czego pierwsza firma ma duży dostęp asortymentów obcych a druga firma produkuje własne warzywa i owoce, firmy zaoferowały najniższe ceny; 5) artykuły spożywcze w 2014 roku - wpłynęły trzy oferty od firm. Współpracę podjęto z firmą, która oferowała duży dostęp do asortymentu, szybką realizację zamówienia oraz najniższą cenę; 6) mięso i wyroby wędliniarskie w 2014 roku - wybrano firmę z szerokim asortymentem mięs i wędlin oraz z wysoką jakością i świeżością wyrobów, szybką i terminową realizacją dostaw i najniższą ceną; 7) artykuły chemiczne do utrzymania czystości w 2014 roku, wpłynęły trzy oferty. Wybrano najkorzystniejszą ofertę z najniższą oferowaną ceną; 8) warzywa i owoce w 2014 roku wybrano dwie firmy z czego pierwsza firma ma duży dostęp asortymentów obcych a druga firma produkuje własne warzywa i owoce, firmy zaoferowały najniższe ceny. Udzielenie wymienionych zamówień publicznych poprzedzone były starannym rozeznaniem rynku wykonawców i dostawców, zaproszenia do składania ofert odbywały się telefonicznie, oraz zebraniem wstępnych pisemnych ofert, które umożliwiły wybór najkorzystniejszej oferty. Pomimo, iż zamówienia te nie przekraczały wskazanych powyżej wartości, to do każdego zamówienia sporządzona była notatka. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Stosownie do art. 98 ust. 1-2 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający, w terminie do dnia 1 marca każdego roku kalendarzowego sporządza i przedstawia roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień. Sprawozdanie za rok 2014 zostało sporządzone i przesłane w dniu 13 stycznia 2015 roku. 21
ANALIZA FINANSOWO-EKONOMICZNA JEDNOSTKI I. ANALIZA STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ. Przedszkole Miejskie Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi jest jednostką organizacyjną Miasta i Gminy Stargard Szczeciński działającą jako jednostka budżetowa. Jest instytucją opiekuńczo-wychowawczą, do której uczęszczają dzieci w wieku od 3 lat do rozpoczęcia spełniania obowiązku szkolnego. Stosownie do przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty uczęszczanie przez dzieci do przedszkola nie jest obowiązkowe, z zastrzeżeniem dzieci pięcioletnich i sześcioletnich. Realizowane zadania oświatowe wynikają w szczególności z postanowień ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw, jak i aktów prawa miejscowego. Cele nauczania i organizację kształcenia w przedszkolach określa podstawa programowa ogłaszana przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. Siedziba Przedszkola Miejskiego Nr 5 mieści się w Stargardzie Szczecińskim przy ulicy Lechickiej 11. Struktura organizacyjna jednostki przedstawia się następująco: 1) Dyrektor Przedszkola, 2) Zastępca Dyrektora, 3) Pracownicy pedagogiczni nauczyciele, 4) Pracownicy niepedagogiczni zatrudnieni na stanowiskach: urzędniczych i pomocniczych, w tym: główny księgowy, intendent oraz specjalista ds. kadr, obsługi: pomoc nauczyciela, konserwator, woźna, kucharka oraz pomoc kuchenna. Strukturę wewnętrzną, zasady funkcjonowania, tryb pracy oraz szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk określa Statut Przedszkola oraz Regulaminy wewnętrzne. Pracę poszczególnych pracowników koordynuje Dyrektor, który kieruje działalnością jednostki i jednoosobowo reprezentuje ją na zewnątrz w zakresie jego zadań statutowych. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio: pracownicy pedagogiczni, główny księgowy, pracownicy administracyjni, pracownicy obsługi. Struktura organizacyjna jednostki funkcjonuje prawidłowo i umożliwia sprawne działanie jednostki. 22
II. ANALIZA STRUKTURY ZATRUDNIENIA. Polityka kadrowa w Przedszkolu Miejskim Nr 5 realizowana jest w oparciu o Regulamin pracy, Regulamin wynagradzania pracowników oraz Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Poniżej w tabeli przedstawione zostało przeciętne zatrudnienie pracowników jednostki w latach 2012-2014 w podziale na grupy zawodowe. Dynamika stanu Ilość etatów Stanowisko zatrudnieniaia 2012 2013 2014 2012/2013 2013/2014 Nauczyciele Administracja Obsługa 27,94 2,25 13,25 30,37 2,25 13,25 32,07 2,25 14,50 8,00% 0,00% 0,00% 5,30% 0,00% 8,62% Tabela 5. Średnie zatrudnienie pracowników w latach 2012-2014 w podziale na grupy zawodowe. W analizowanych latach liczba zatrudnionych pracowników w jednostce miała tendencję wzrostową. Średnia wielkość zatrudnienia w roku 2012 wyniosła 43,44 etatu. W roku 2013 wzrosła do poziomu 45,87 etatów (tj. o 5,30%). W roku 2014 przeciętne zatrudnienie ukształtowało się na wyższym poziomie niż w roku poprzednim o 6,04% i wyniosło 48,82 etatów. Ogólnie w analizowanym okresie liczba zatrudnionych powiększyła się o 5,38 etatu (tj. 11,02%). 35 30 29 33 34 25 Nauczyciele 20 15 14 14 16 Obsługa Administracja 10 5 0 31.12.2012 r. 3 3 3 31.12.2013 r. 31.12.2014 r. Wykres 1. Struktura zatrudnienia wg stanu na lata 2012-2014. Najbardziej widoczny wzrost zatrudnienia w analizowanych latach widoczny był w grupie Pracowników pedagogicznych łączny wzrost o 5 etatów. Kolejny wzrost w zakresie zatrudnienia w latach 2012 2014 nastąpił w grupie Obsługa łączny wzrost o 2 etaty. W roku 2013 w porównaniu do roku 2012 liczba pracowników w tej grupie zawodowej nie uległa zmianie, wzrost nastąpił w roku 2014. 23
W przypadku pracowników z grupy Administracji, w badanym okresie zatrudnienie w kolejnych latach nie ulegało zmianie. 5,66% 30,19% 64,15% Nauczyciele Administracja Obsługa Wykres 2. Struktura zatrudnienia pracowników w ujęciu procentowym wg stanu na 31.12.2014 r. Jak obrazuje powyższe zestawienie, z ogólnej liczby pracownikóww PM 5, 34 osoby to pracownicy pedagogiczni (64,15% ogółu zatrudnionych), 16 osób to pracownicy obsługi (30,19%), natomiast 3 osoby to pracownicy administracji (5,66%). Pracownicy administracji i obsługi W placówce zatrudniono pracowników administracji oraz obsługi na 13,13 etatu i w obu tych grupach zatrudnienie na przełomie ostatnich dwóch lat nie ulegało znaczącym zmianom. W tabeli poniżej przedstawiona została dokładna struktura pracowników pionu stanowisk urzędniczych, pomocniczych i obsługi zatrudnionych w latach 2012-2014. Stanowisko Główny księgowy Kasjer / Specjalista ds. kadr Intendent OGÓŁEM Administracja Kucharka Pomoc kuchenna Konserwator Woźna Pomoc nauczyciela OGÓŁEM Obsługa stan na dzień 31.12.2012 r. stan na dzień 31.12.2013 r. Osoby Etaty Osoby Etaty Osoby 1 0,75 1 0,75 1 0,50 1 0,50 1 1,00 1 1,00 3 2,25 3 2,25 1 1,00 1 1,00 3 3,00 3 3,00 1 1,00 1 1,00 7 6,25 7 6,25 2 2,00 2 2,00 14 13,25 14 13,25 stan na dzień 31.12.2014 r. Etaty 1 0,75 1 0,50 1 1,00 3 2,25 1 1,00 3 3,00 1 0,75 8 6,75 2 2,00 16 14,50 Tabela 6. Struktura pracowników stanowisk urzędniczych, pomocniczych i obsługi w latach 2012-2014. 24
W okresie objętym analizą najliczniejszą grupę stanowiły woźne (7 osób w latach 2012-2013, 8 osób w 2014 roku), a także personel pomocniczy: kuchenny (3 osoby) oraz nauczycielski (2 osoby). Pracownicy Administracji pracowali na samodzielnych stanowiskach. Pracownicy pedagogiczni Łączna liczba zatrudnionych nauczycieli według stanu na dzień 31 grudnia 2014 roku wynosiła 32,07 etatu przeliczeniowego. Ponad 45% pracownikóww pedagogicznych zatrudnionych w jednostce stanowili nauczyciele mianowani w liczbie 10 pełnych etatów. Liczba nauczycieli kontraktowych kształtowała się na poziomie 31,18% w ilości 5 pełnych etatów przeliczeniowych. Nauczyciele dyplomowani stanowili 19,64% 6,30 etatu przeliczeniowego, zaś nauczyciele stażyści zaledwie 3,27% ogółu zatrudnionych pracowników pedagogicznych. Jest to bardzo mały odsetek. 1. 2. 3. Poziom kwalifikacji na dzień 31.12.2012 r. na dzień 31.12.2013 r. na dzień 31.12.2014 r. osoby Stażyści Kontraktowi Mianowani Dyplomowani etaty osoby etaty osoby etaty osoby etaty osoby etaty 1 1,000 10 10,00 13 12,64 5 4,30 29 27,94 4 2,25 8 8,00 15 14,82 6 5,30 33 30,37 2 1,05 10 10,00 15 14,72 7 6,30 34 32,07 Tabela 7. Struktura zatrudnienia nauczycieli wg stopni i kwalifikacji w latach 2012-2014. Razem 35 30 29 33 34 25 20 15 10 5 1 4 2 10 8 10 13 15 15 5 6 7 0 Stażyści Kontraktowi Mianowani Dyplomowani Razem na 31.12.2012 r. na 31.12.2013 r. na 31.12.2014 r. Wykres 3. Struktura zatrudnienia nauczycieli wg stopni i kwalifikacji w latach 2012-2014. 25