Podręcznik użytkownika systemu EZD PUW

Podręcznik użytkownika systemu EZD PUW Strona 1 z 204

Spis treści 1 System EZD PUW wprowadzenie... 6 1.1 System EZD PUW w administracji publicznej... 6 1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia... 6 1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW... 7 1.1.3 Uwarunkowania prawne... 8 1.2 System EZD PUW w liczbach... 9 1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń... 9 2 Interfejs użytkownika... 13 2.1 Panel pracy użytkownika... 13 2.1.1 Strona główna panelu... 13 2.1.2 Moduł foldery... 16 2.1.3 Moduł Kancelaria... 17 2.1.4 Moduł Rejestry... 17 2.1.5 Moduł Spis spraw... 18 2.1.6 Moduł Raporty... 20 2.1.7 Moduł Wyszukiwanie... 20 3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię... 23 3.1 Rozdzielenie wpływów... 23 3.2 Przyjmowanie kopert... 23 3.3 Kreator koszulki... 25 3.4 Kod kreskowy... 29 3.5 Uzupełnianie metadanych... 30 3.6 Skład chronologiczny... 32 3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym... 32 3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego czynności pracownika kancelarii... 34 3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu... 41 3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych... 41 3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych... 42 3.7 Rejestrowanie kopert... 42 3.8 Podgląd korespondencji... 51 3.9 Zwrotki... 52 Strona 2 z 204

3.10 Raporty... 58 4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty)... 59 4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego... 59 4.2 Przekazywanie pism do dekretacji... 59 4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail)... 59 5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów... 61 5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki... 61 5.2 Dekretowanie korespondencji... 62 5.3 Akceptacja pism... 62 5.4 Akceptacja wielostopniowa przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego... 63 6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz pracownika merytorycznego... 72 6.1 Tworzenie nowej koszulki... 72 6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu... 74 6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy... 75 6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy... 76 6.5 Uzupełnianie metadanych... 77 6.6 Rejestracja spraw... 77 6.7 Błędna rejestracja sprawy... 80 6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA... 81 6.9 Metryka sprawy... 86 6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw... 90 6.11 Wiązanie pism ze sprawą... 91 6.12 Dekretacja pism... 94 6.13 Udostępnianie akt w sprawie... 96 6.14 Doudostępnienie... 102 6.15 Cofnięcie udostępnienia... 102 6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce... 103 6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów... 105 6.18 Szablony obiegu... 108 Strona 3 z 204

6.19 Dodanie etykiet... 113 6.20 Porównywanie dokumentów... 116 6.21 Akceptacja dokumentów... 118 6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego... 121 6.23 Podpisanie dokumentów... 122 6.24 Weryfikacja składanych dokumentów... 123 6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego... 124 6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu stworzonego za pomocą add-ina... 124 6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)... 124 6.28 Wygenerowanie rozdzielnika... 129 6.29 Korespondencja Zbiorcza... 130 6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa... 136 6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego... 140 6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki... 142 6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów... 144 6.34 Tworzenie list adresatów... 145 6.35 Import adresatów... 148 6.36 Prowadzenie rejestrów... 150 6.37 epismo... 158 6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach... 159 6.39 ekorespondencja... 159 6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika... 166 6.41 Ustawianie zastępstw... 167 7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum... 170 7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego... 170 7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego... 174 7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego... 178 7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi... 179 7.5 Raport stanu archiwum... 180 7.6 Archwizacja spraw pracownika... 180 Strona 4 z 204

7.7 Archwizacja spraw pracownika... 181 8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW... 182 9 Wsparcie dla użytkowników procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW... 182 10 Porady dnia dla użytkowników systemu EZD PUW... 182 11 Słownik pojęć... 201 Strona 5 z 204

1 System EZD PUW wprowadzenie EZD to skrót od Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Z pomocą szczegółowego wyjaśnienia pojęcia przychodzą zapisy Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zgodnie z zapisami 2. pkt 13): System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. System EZD PUW to system do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. 1.1 System EZD PUW w administracji publicznej 1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia Realizacji każdego przedsięwzięcia przyświecają określone cele. Fundamentalnym celem wdrożenia EZD PUW w urzędzie jest usprawnienie jego funkcjonowania. System umożliwia kompleksowe załatwianie i rozstrzyganie spraw w postaci elektronicznej oraz wsparcie prowadzenia spraw prowadzonych w postaci tradycyjnej. Jest to jednak tylko jeden z celów i korzyści, jakie osiągają urzędy. Transparentność działania urzędów i urzędników Jedna z największych korzyści wynikających z wdrożenia systemów EZD w administracji. Przejrzystość działań osiągana poprzez odzwierciedlenie wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie załatwiania spraw, to nie tylko korzyść dla klientów administracji, którzy w ten sposób mają możliwość zapoznania się ze sposobem załatwiania sprawy, ale także narzędzie urzędów kierownictwa do zarządzania urzędem. Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem większej odpowiedzialności realizują powierzone zadania. Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami w postaci elektronicznej Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi wyłącznie w postaci elektronicznej, poprzez system EZD PUW, który jest zintegrowany z e-puap, pozwala na uzyskiwanie realnych oszczędności kosztów wysyłki i skrócenie czasu jej doręczania - wysyłanych jest od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie dokumentów pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Uruchomienie korespondencji wewnętrznej w urzędzie w postaci elektronicznej Wymiana korespondencji w postaci elektronicznej, zarówno pomiędzy urzędami, jak i komórkami organizacyjnymi urzędu (wewnątrz urzędu), przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych, co również stanowi źródło oszczędności. Strona 6 z 204

Interoperacyjność Interoperacyjność na poziomie operacyjnym uzyskiwana jest poprzez automatyczną komunikację pomiędzy urzędami poprzez epuap oraz inne platformy regionalne. Dzięki elektronizacji procedur administracyjnych powstaje możliwość korzystania z zasobów informacyjnych Państwa, celem upraszczania procedur administracyjnych i odciążania obywateli od przenoszenia informacji pomiędzy urzędami w postaci papierowej. Reużywalność, czyli ponowne wykorzystanie System EZD PUW jest wspólną wartością urzędów z niego korzystających. Fundamentem przedsięwzięcia EZD PUW jest ponowne wykorzystanie produktów wytwarzanych przez polską administrację w ramach realizowanych zadań publicznych. Dotyczy to także wytwarzanych innych produktów niż sam jednolity system, takich jak procedury, dokumentacja, aplikacje oraz współdzielenie bazy wiedzy tworzonej dzięki współpracy pomiędzy wieloma urzędami. Przedsięwzięcie EZD PUW to sieć wartości współpracujących ze sobą urzędów i wykorzystywanie wspólnie wypracowywanych rozwiązań. Statystyki Dzięki jednolitości systemu EZD PUW funkcjonującego w jednostkach administracji publicznej RP, możliwe jest generowanie i przechowywanie danych statystycznych dot. jego funkcjonowania w administracji i wpływu na rozwój e-administracji. Możliwe jest dokonywanie analizy porównawczej wg różnych kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba wysyłek i podpisów itp.). 1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW Początki przygody z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim sięgają roku 2006. Rok 2010 był rokiem przełomowym. Wtedy to na mocy polecenia i wytycznych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzony był pilotaż, na mocy którego po raz pierwszy w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim został zatrzymany dokument papierowy i rozpoczęto dokumentowanie spraw w postaci elektronicznej. Wtedy też w urzędzie powstał system EZD PUW. Kolejna ważna data to 20 stycznia 2011 r. przełom dla rozwoju EZD, przede wszystkim ze względu na wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną. Rok 2006 - Początki prac z elektronicznym dokumentem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Rok 2010 powstanie nowego systemu EZD autorstwa PUW i pod jego wyłączną kontrolą, którego właścicielem jest Skarb Państwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2010 - pilotażowe wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Rok 2011: - wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną, - Wojewoda Podlaski wskazał, iż system EZD będzie podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Strona 7 z 204

Styczeń 2012 roku EZD PUW funkcjonuje, jako podstawowy system odzwierciedlający przebieg załatwiania spraw, w urzędach wojewódzkich w Krakowie oraz Opolu. pierwszy kwartał 2012 roku - rozpoczęto prace przygotowawcze do pilotażowego wdrożenia systemu EZD w kilku jednostkach administracji zespolonej województwa podlaskiego oraz małopolskiego od połowy 2011 roku do dzisiaj... - EZD PUW został wdrożony już w kilkudziesięciu urzędach kilkadziesiąt tysięcy urzędników pracuje w jednolitym systemie na terenie całego kraju, a kolejne urzędy przygotowują się do wspólnego przedsięwzięcia. 1.1.3 Uwarunkowania prawne W polskim systemie prawnym można wyróżnić kilka aktów prawnych zawierających regulację dla rynku informatycznego i dla infrastruktury informacyjnej państwa. Do aktów takich zalicza się przede wszystkim: ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tzw. ustawę o informatyzacji ), ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawę o podpisie elektronicznym, ustawę o elektronicznych instrumentach płatniczych, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi, ustawa o dostępie do informacji publicznej, ustawę - Kodeks postępowania administracyjnego, ustawę - Ordynacja podatkowa, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, rozporządzenie Prezesa Rady Ministra w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. Zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i w myśl art. 3 wspomnianej ustawy dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawa z dnia 10 stycznia 2014r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. Strona 8 z 204

Historia regulacji: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. 1.2 System EZD PUW w liczbach 1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń Każda instytucja, która wdraża system EZD PUW, na podstawie porozumienia podpisanego z Wojewodą Podlaskim, zyskuje status Partnera. Poniżej znajduje się lista Partnerów w podziale na typ instytucji, wraz z informacją o dacie zawarcie porozumienia i stanie wdrożenia. LP. NAZWA INSTYTUCJI DATA ZAWARCIA POROZUMIENIA STAN WDROŻENIA URZĘDY WOJEWÓDZKIE 1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 19.07.2011 2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 27.07.2011 3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 07.09.2011 4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 14.09.2011 5. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 15.09.2011 6. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 19.09.2011 7. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 14.11.2011 8. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi 13.03.2012 9. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 25.04.2012 10. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 06.06.2012 11. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 20.08.2012 12. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 13.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy 13. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu 07.10.2014 Trwają wdrożeniowe prace MINISTERSTWA Strona 9 z 204

1. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 2. Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 3. Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013 4. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013 5. Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 6. Ministerstwo Finansów 17.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy 7. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014 8. Ministerswto Środowiska 26.01.2015 9. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 02.02.2015 10. Ministerstwo Spraw Zagranicznych 24.06.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace prace prace ARCHIWA 1. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012 2. Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 3. Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 4. Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Wdrożono w zakresie wdrożenia EZD PUW w wybranych archiwach państwowych Wdrożono jako system wspierający Wdrożono jako system wspierający Wdrożono jako system wspierający 5. Archiwum Państwowe w Koszalinie 04.09.2014 6. Archiwum Państwowe w Kielcach 04.09.2014 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace UCZELNIE WYŻSZE 1. Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 2. Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych Wdrożono do celów edukacyjnych 3. Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych 4. Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie 30.12.2013 Wdrożono do celów edukacyjnych Strona 10 z 204

5. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 10.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy 6. Politechnika Białostocka 05.01.2015 7. Uniwersytet Gdański 08.04.2015 8. Uniwersytet Warszawski 04.05.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace prace URZĘDY CENTRALNE 1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 Wdrożono w zakresie testowym 2. Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 Wdrożenie testowe 3. Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 4. Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 5. Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 6. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 7. Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system wspierający 8. Urząd do Spraw Cudzoziemców 12.07.2013 Trwają wdrożeniowe prace 9. Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013 Wdrożono jako system podstawowy 10. Narodowy Bank Polski 29.07.2013 11. Główny Urząd Miar 02.09.2013 Porozumienie zakresie wiedzy Trwają wdrożeniowe w transferu prace 12. Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 13. Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych 05.11.2013 14. Urząd Patentowy RP 17.12.2013 15. Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 16. Kancelaria Prezydenta 01.08.2014 17. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział w Białymstoku 19.01.2015 Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono do celów testowych Trwają prace wdrożeniowe Wdrożono jako system podstawowy Wdrożono jako system wspierający Wdrożono jako system podstawowy 18. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 19.01.2015 Wdrożenie testowe 19. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 19.01.2015 Trwają wdrożeniowe prace Strona 11 z 204

20. Narodowe Centrum Nauki 24.03.2015 Wdrożono do celów testowych 21. Izba Celna w Białymstoku 24.04.2015 Trwają wdrożeniowe prace 22. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział Warmińsko-Mazurski w Olsztynie 30.06.2015 Trwają wdrożeniowe prace 23. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego 06.07.2015 24. Narodowe Archiwum Cyfrowe 08.09.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace 25. Agencja Nieruchomości Rolnych 16.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe do celów testowych 26. Narodowy Fundusz Zdrowia 09.10.2015 27. Narodowe Centrum Nauki 13.10.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace SAMORZĄDY 1. Urząd Miasta Gdańsk 13.07.2015 2. Urząd Miasta Łódź 15.07.2015 3. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 17.07.2015 4. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 17.07.2015 5. Urząd Miejski w Sokółce 12.10.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace prace prace prace POZOSTALI PARTNERZY 1. Sąd Okręgowy w Białymstoku 24.08.2015 2. SP ZOZ Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Białymstoku 08.09.2015 Trwają wdrożeniowe Trwają wdrożeniowe prace prace Na mocy porozumień Wojewody Podlaskiego zawartych z innymi wojewodami system EZD PUW został wdrożony na dzień dzisiejszy w 13 urzędach wojewódzkich: Małopolskim, Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim, Łódzkim, Zachodniopomorskim, Lubuskim, Dolnośląskim oraz Śląskim i jest wdrażany w Wielkopolskim. Obecnie prowadzone są wdrożenia jednolitego systemu EZD PUW w administracji zespolonej poszczególnych województw. Strona 12 z 204

2 Interfejs użytkownika 2.1 Panel pracy użytkownika 2.1.1 Strona główna panelu Strona 13 z 204

Główna strona systemu EZD jest podzielona na trzy części: W górnej części aplikacji znajduje się informacja o użytkowniku zalogowanym w systemie. W lewej części znajduje się menu aplikacji, które kieruje do poszczególnych modułów systemu: Moduł Pism Moduł Kancelarii Moduł Etykiet Strona 14 z 204

Moduł Rejestrów Moduł Spisu Spraw Moduł Raportów Moduł Wyszukiwania Po prawej stronie głównego widoku znajduje się część robocza, która zmienia się w zależności od wybranej opcji z menu. Na stronie głównej panelu znajduję się: Lista pism do odbioru Funkcja Sprawdź zastępców - Lista użytkowników, którzy mogą zastąpić zalogowanego pracownika; Osoby zastępowane lista użytkowników, których może zastąpić zalogowany pracownik. Skrót do listy pism w realizacji Funkcja umożliwiająca ustawienie przypomnienia o terminie realizacji danego dokumentu. Strona 15 z 204

Umożliwia wyszukiwanie po kodzie kreskowym korespondencji, wychodzącej, pism itp. Umożliwia wyszukanie dokumentu po znaku sprawy, sygnaturze pisma, nr RPW lub identyfikatora koszulki. Przydatne linki 2.1.2 Moduł foldery Panel umożliwiający dotarcie do pism/spraw o różnym statusie, które są dostępne danemu pracownikowi. Wykaz pism/spraw do odbioru, zadekretowanych od innych pracowników systemu EZD. Wykaz pism/spraw aktualnie realizowanych. Lista pism/spraw, które zostały zadekretowane do innego pracownika. Lista pism/spraw, które zostały zakończone. Spis dokumentów, które zostały udostępnione do zapoznania się z ich treścią, bez konieczności dodania przez odbiorcę wkładu własnego (opinii, notatki, pisma). Strona 16 z 204

Spis dokumentów, które stanowią wkład wydziału wspierającego załatwienie sprawy w komórce merytorycznej. Lista pism/spraw, które zostały udostępnione innym użytkownikom. W widoku znajdują się W realizacji. wszystkie koszulki w folderze Nowe/ W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których został ustawiony, co najmniej jeden dokument do podpisu. W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których termin realizacji/zakończenia sprawy został przekroczony lub wypada na datę bieżącą. Przyciski Wszystkie, Do podpisu, Przeterminowane znajdują się w folderze Nowe/W realizacji. 2.1.3 Moduł Kancelaria Moduł Kancelaria umożliwia wykonywanie podstawowych czynności kancelaryjnych. Służy do rejestrowania wszystkich wysyłanych kopert z urzędu. Umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej, zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej rejestracji wysyłki, a także podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej korespondencji. Umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla Poczty Polskiej, który stanowi potwierdzenie nadania korespondencji. 2.1.4 Moduł Rejestry Strona 17 z 204

Moduł umożliwiający zarządzanie rejestrami w systemie EZD. Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej / drukowanie etykiet adresowych korespondencji wychodzącej. Zarządzanie listami grup adresatów. Służy do wyświetlania wykazu dokumentów zadekretowanych przez wskazanego użytkownika. Umożliwia wysyłanie wiadomości do innych użytkowników systemu EZD. Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem. (Stary moduł systemu EZD. W najnowszej wersji zastąpi go moduł Kalendarz ). Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem. Umożliwia przerejestrowanie sprawy do innej teczki JRWA oraz zmianę prowadzącego sprawę. Umożliwia dostęp do innych rejestrów np. CRSiW, RWP. 2.1.5 Moduł Spis spraw Moduł umożliwia przeglądanie spraw zarejestrowanych w systemie EZD. Sprawy są zhierarchizowane według symboli i haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. Pracownik ma dostęp do dokumentów wynikający z nadanych uprawnień. Po użyciu ikonki Spis spraw system uruchamia nowy widok z dostępem do wykazu wszystkich symboli i haseł klasyfikacyjnych, dla których zostały założone sprawy w danym roku w wybranej komórce organizacyjnej. Aplikacja umożliwia także dostęp do spraw zarejestrowanych w latach poprzednich. Strona 18 z 204

Aby wyszukać zarejestrowaną sprawę w latach wcześniejszych należy wybrać rok, w którym sprawa została zarejestrowana. Aby dokonać wyboru symboli i hasła klasyfikacyjnego należy wskazać odpowiednią pozycję z wykazu. Możliwość filtrowania spraw. Wygeneruje się spis spraw w formie tabeli: Spis spraw zawiera informacje w jakiej formie jest prowadzona dana sprawa: Zielony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej. Strona 19 z 204

Czerwony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej. Spis spraw zawiera także informacje dotyczące statusu każdej sprawy zarejestrowanej w tym spisie, wskazując etap załatwienia sprawy. Sprawa zakończona Sprawa zawieszona Sprawa przekazana archiwum zakładowemu Brak oznaczenia paskiem Sprawa się toczy 2.1.6 Moduł Raporty Moduł umożliwiający generowanie raportów/rejestrów, użytecznych w pracy punktu kancelaryjnego. 2.1.7 Moduł Wyszukiwanie Strona 20 z 204

Moduł umożliwia wyszukiwanie Spraw, Pism, Wpływów zarejestrowanych w systemie, według zadanych kryteriów. Możliwość wyszukiwania zależna jest od nadanych uprawnień. Osoba wyszukująca może mieć wgląd do spraw swoich, całego oddziału, wydziału. W przypadku pracownika Kancelarii, po nadaniu uprawnienia Reader 44 możliwy jest odczyt wszystkich wpływów. Możemy określić następujące kryteria wyszukiwania według: -sprawy, do której należy pismo: -koszulki oraz jej atrybutów: -etapu obiegu koszulki: -wpływu dokumentu: - nadawcy wpływu: Strona 21 z 204

- dokumentu jego nazwy i daty utworzenia: Wyniki wyszukiwania możemy pogrupować klikając w odpowiedni tytuł kolumny: Aby wyszukać pismo/sprawę należy w wyszukiwarce wypełnić, co najmniej dwa atrybuty, które stanowią warunek wyszukiwania: Strona 22 z 204

3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię 3.1 Rozdzielenie wpływów Aby skutecznie rejestrować korespondencję należy rozdzielać ją zgodnie z przeznaczeniem, a kolejne wpływy rejestrować stosując podział na poszczególne komórki organizacyjne. 3.2 Przyjmowanie kopert Funkcjonalność umożliwia weryfikację kompletności przekazywanych listów poleconych zgodnie z Nr. R, z listą obejmującą rejestr przesyłek poleconych, udostępnioną w elektronicznym pliku, przekazanym pocztą elektroniczną z Poczty Polskiej. Aby opcja była aktywna, należy nadać uprawnienie Przyjmowanie przesyłek PP 182. Strona 23 z 204

Aby zweryfikować kompletność przekazanych listów poleconych należy wczytać listę ze spisem numerów R, zapisaną w formacie xml dostarczoną wcześniej przez operatora pocztowego. Wówczas pojawi się lista z numerami R. Następnie należy zeskanować kod kreskowy R. z danej przesyłki poleconej, Jeśli nr jest na liście zostanie on wyświetlony w kolumnie Numer nadania potwierdzone Każdy potwierdzony numer R zostanie opatrzony następującym komunikatem : Strona 24 z 204

Jeżeli zeskanowany zostanie numer, którego nie ma na liście wyświetli się następujący komunikat: 3.3 Kreator koszulki Funkcjonalność Kreator koszulki umożliwia zarejestrowanie przesyłki wpływającej w rejestrze przesyłek wpływających, poprzez dołączenie i wygenerowanie Nr RPW, będącego unikalnym identyfikatorem wpływu wraz z metadanymi opisującymi przesyłkę. Z kreatora koszulki korzystamy w sytuacji, gdy zarejestrowany dokument nie będzie posiadał odwzorowania cyfrowego. Strona 25 z 204

Aby przejść do formularza Kreatora koszulki należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria i kliknąć Kreator koszulki. W nowym widoku należy wskazać osobę, na której konto zostanie przekazana nowoutworzona koszulka. Strona 26 z 204

Wybrana osoba pojawi się w okienku Wybrani pracownicy. Następnie należy uzupełnić metadane dokumentu. UWAGA! Tytuł/nazwa musi dokumentu. być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz określać zawartość rejestrowanego Należy wyszukać i wybrać adresata (pojawi się w lewym górnym rogu), lub w przypadku nowego adresata wprowadzić dane ręcznie oraz uzupełnić informacje o piśmie. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem stronę dokumentu.. System wygeneruje etykietę z numerem RPW, którą należy nakleić na pierwszą Strona 27 z 204

Po kliknięciu rejestruj koszulka z zarejestrowaną przesyłką automatycznie trafi na konto osoby, która została wcześniej wybrana ze struktury organizacyjnej. Na koncie pracownika kancelarii znajdzie się w folderze Przekazane. W widoku koszulki znajdować się będzie informacja o numerze RPW. Dokument zawsze będzie miał nazwę Dokument wpływający z dnia, nie podlega edycji. Pojawi się również komunikat o tym, że dokument nie został odwzorowany cyfrowo. Strona 28 z 204

3.4 Kod kreskowy Kod kreskowy używany jest podczas hurtowej rejestracji dokumentów, w celu zaewidencjonowania ich w rejestrze przesyłek wpływających, zaznaczenia typu odwzorowania cyfrowego oraz ulokowania w systemie EZD. Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Kod kreskowy. Pierwszą czynnością przy rejestracji wpływu jest wybór osoby, do której zostanie przekazany. Kolejną czynnością jest wybór daty otrzymania pisma przez podmiot. Domyślnie data ustawiona jest na dzień bieżący. Wybrać typ odwzorowania dokumentu: Niepełne jeśli dokument zostanie zeskanowany częściowo. Pełne jeśli dokument zostanie w pełni zeskanowany. Brak w przypadku, gdy dokument nie zostanie odwzorowany cyfrowo. Strona 29 z 204

Następnie korzystając z przycisku w polu Liczba kodów., system wygeneruje tyle nr RPW ile jest podane 3.5 Uzupełnianie metadanych Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę, przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą zakłada się i w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy. Na stronie głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Uzupełnianie metadanych. W widoku Uzupełnianie metadanych dokumentu należy : a) Sczytać za pomocą czytnika kod kreskowy RPW oraz wpisać tytuł dokumentu. b) Uzupełnić dane nadawcy oraz informacje dodatkowe opisujące przesyłkę. Strona 30 z 204

Po wypełnieniu danych, należy je zatwierdzić klikając. Użytkownik może również zarejestrować dokument w składzie chronologicznym. W tym celu należy zaznaczyć checkbox Rejestruj w składzie chronologicznym, wybrać skład, wprowadzić krótki opis zawartości i kliknąć. Strona 31 z 204

3.6 Skład chronologiczny Skład chronologiczny to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej, uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie, w którym wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą, prowadzona w oparciu o system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego. Pracownik zajmujący się obsługą składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację wraz z kopertą. W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów składów chronologicznych, na przykład: 1. Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo, z nadanym numerem z SCP. 2. Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane, posiadających numer z SCN. 3. Innych dokumentów wytworzonych w instytucji, będących częścią akt spraw elektronicznych, z nadanym numerem z SCW. 4. Skład nośników danych pełny, z nadanym numerem z NDP. 5. Skład nośników danych niepełny, z nadanym numerem NDN. 6. Skład chronologiczny zwrotek. 3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Skład chronologiczny. Należy dokonać wyboru składu; Wybrać rodzaj odwzorowania (pełne lub niepełne); W polu Identyfikator dokumentu lub kod kreskowy RPW zeskanować kod kreskowy RPW, który umieszczony jest na piśmie: Wybrać Rejestrującego, czyli osobę, która przyniosła dokumenty; Umieścić krótki opis zawartości dokumentu; Zatwierdzić przyjęcie dokumentu na stan składu chronologicznego poprzez kliknięcie na przycisk umieścić na dokumencie.. Wówczas wydrukowany zostanie kod kreskowy, który należy Kod techniczny służy do zarządzania dokumentacją w składzie chronologicznym; Strona 32 z 204

UWAGA! Zaznaczając checkbox automatycznie przyjąć dokument na stan składu chronologicznego., system pozwoli przez kliknięcie klawisza Enter, System pozwala wybrać lokalizację przechowywanego dokumentu. Należy kliknąć na pole prawym przyciskiem myszy, dzięki czemu pojawi się rozwijalna lista z opcjami do wyboru. Po wybraniu danej opcji pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wymagane pola, a następnie zapisać klikając na przycisk. Strona 33 z 204

W kolejnym oknie należy kliknąć przycisk składu chronologicznego dodanej lokalizacji., w celu wydrukowania kodu z nadanym numerem 3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego czynności pracownika kancelarii Dokumenty będące na stanie składu chronologicznego mogą zostać wypożyczone (np. w przypadku, kiedy dokument nie został całkowicie odwzorowany cyfrowo), zwracane oraz wyrejestrowane. Wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie dokumentów będących na stanie składu chronologicznego. Zamówienie dokumentów przez pracownika merytorycznego Osoba obsługująca kancelarię przygotowuje zamówione przez pracownika merytorycznego dokumenty do wypożyczenia. W tym celu z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Raporty, a następnie wybrać zakładkę Zamówienia składów chronologicznych. Strona 34 z 204

W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk. W oparciu o wygenerowane dane pracownik kancelarii przygotowuje zamówione dokumenty. Po przyjściu pracownika merytorycznego do kancelarii, jej pracownik powinien przejść ze strony głównej do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki Skład chronologiczny. W kolejnym widoku należy przejść do zakładki Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego. Strona 35 z 204

W polu Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety) należy zeskanować kod kreskowy z dokumentu przeznaczonego do wypożyczenia. System automatycznie uzyska dane o zamówieniu, osobie zamawiającej oraz o wprowadzonych uwagach. Po uzupełnieniu potrzebnych danych, wypożyczenie należy zatwierdzić przyciskiem. Wówczas wyświetlony zostanie komunikat: Po wypożyczeniu w widoku koszulki, w sekcji Skład chronologiczny pojawi się informacja, komu i kiedy został wypożyczony dokument. Zamówienie wyrejstrowania dokumentu Aby odebrać złożone zamówienie wyrejestrowania dokumentu, z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Raporty, a następnie wybrać Zamówienia składów chronologicznych. Strona 36 z 204

W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk. W oparciu o wygenerowane dane należy przygotować zamówione dokumenty. W tym celu należy w widoku strony głównej przejść do zakładki Kancelaria, Skład chronologiczny, a następnie do pola Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego. Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety). Wówczas automatycznie pojawią się dane wypełniane podczas wypożyczania dokumentu. Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk. Strona 37 z 204

Po zatwierdzeniu wyrejestrowania, system wyświetli następujący komunikat: W widoku koszulki zmieni się status dokumentu. Wypożyczanie Użytkownik chcąc wypożyczyć dokument ze składu chronologicznego, powinien udać się do kancelarii oraz podać jej pracownikowi numer RPW dokumentu do wypożyczenia. Wówczas należy ze strony głównej przejść do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki Skład chronologiczny. W widoku obsługi składu należy przejść do zakładki Wypożyczanie/ Zwracanie/ Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego. Następnie należy zeskanować kod kreskowy znajdujący się na dokumencie, do pola Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety), a w polu Pracownik docelowy wybrać osobę, która chce wypożyczyć dokument. Strona 38 z 204

Aby zatwierdzić wypożyczenie należy kliknąć na przycisk. Wówczas wyświetli się komunikat: Informacje o tym kto i kiedy wypożyczył dokument znajdą się w widoku koszulki, w sekcji Skład chronologiczny. Zwracanie dokumentów. Pracownik, który zajmuje się obsługą składu chronologicznego, powinien przyjąć cały komplet dokumentów razem z kopertą, gdyż są one integralną częścią przesyłki, która przechowywana jest w składzie chronologicznym. Aby zwrócić wypożyczony dokument, należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Skład Chronologiczny, a następnie do zakładki Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego. W polu Kod techniczny składu (lub numer ID etykiety) należy zeskanować kod techniczny składu, zaznaczyć planowaną operację Zwrot, a następnie wybrać pracownika oddającego dokument. Aby zatwierdzić zwrot, należy kliknąć na przycisk. Po zwróceniu dokumentu, system wyświetli komunikat potwierdzający: W widoku koszulki zmieni się status dokumentu z Wypożyczony, na Dostępny. Strona 39 z 204

Wyrejestrowanie ze składu chronologicznego na potrzeby wysyłki/sprawy tradycyjnej W sytuacji, gdy istnieje konieczność przekazania dokumentacji do załatwienia sprawy innym organom, zgodnie z właściwością lub dokumentacja wprowadzona na stan składu chronologicznego stanowi element akt sprawy prowadzonej w postaci papierowej, na wniosek prowadzącego sprawę dokonuje się wycofania dokumentacji ze składu chronologicznego. Można tego dokonać na dwa sposoby. Pracownik chcąc wyrejestrować dokument ze składu chronologicznego powinien udać się do kancelarii w raz z numer RPW dokumentu do wyrejestrowania. Po odszukaniu dokumentu w składzie należy przejść do sekcji Kancelaria, Skład chronologiczny i wybrać zakładkę Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego. Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety), wskazać jedną z przyczyn wyrejestrowania: wyrejestrowanie na potrzeby wysyłki lub wyrejestrowanie na potrzeby sprawy tradycyjnej i z rozwijalnej listy wybrać osobę, która chce wyrejestrować dokument. Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk. Wówczas system wyświetli komunikat: W widoku koszulki zmieni się status dokumentu. Strona 40 z 204

3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu System EZD pozwala wyrejestrować omyłkowo zarejestrowane w składzie chronologicznym dokumenty. W tym celu w sekcji Kancelaria, w zakładce Skład chronologiczny, należy przejść do pola Usuwanie błędnych numerów technicznych, zeskanować kod dokumentu oraz podać przyczynę usunięcia. Wyrejestrowanie należy zatwierdzić klikając na przycisk. Po usunięciu pojawi się następujący komunikat: Jeżeli nie zostanie podana przyczyna usunięcia numeru technicznego, wówczas system wyświetli komunikat: W koszulce, w sekcji Skład chronologiczny przestanie być widoczny dokument, którego numer techniczny został usunięty. 3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych Chcąc zmienić lub dodać opis numeru technicznego dokumentu, który znajduje się w składzie chronologicznym, należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład chronologiczny, a następnie wybrać Poprawianie opisów numerów technicznych. Należy zeskanować kod techniczny składu, dodać nowy opis i zatwierdzić klikając na przycisk. Strona 41 z 204

Po poprawieniu opisu system wyświetli następujący komunikat: Opisy numerów technicznych są dostępne w sekcji Raporty, w polu Spis dokumentów składu. 3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych W celu ponownego wydrukowania kodu kreskowego należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład chronologiczny, a następnie kliknąć w sekcję Ponowny wydruk kodów kreskowych. Zeskanować czytnikiem lub wpisać kod, który ma zostać ponownie wydrukowany i kliknąć przycisk Drukuj, przy kodzie, który ma zostać wydrukowany. 3.7 Rejestrowanie kopert W celu zarejestrowania korespondencji wychodzącej należy na stronie głównej przejść do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki. Istnieją trzy możliwości: Strona 42 z 204

Przyjęcie Opcja Przyjęcie umożliwia przyjmowanie korespondencji fizycznie dostarczanej do kancelarii. Mimo przyjęcia na stan kancelarii, korespondencja ta nadal będzie miała status niewysłana. Do pola Kod kreskowy koperty należy zeskanować kod, który znajduje się na kopercie. Wówczas status korespondencji zmieni się na Przyjęto. W formularzu rejestracji korespondencji znajdują się dodatkowo informacje odnoszące się do: Czasu, w którym pracownik utworzył korespondencję wychodzącą (data utworzenia); Dnia, w którym kancelaria przyjęła kopertę, który jest dniem bieżącym (data oznaczenia); Daty nadania korespondencji, którą domyślnie ustawiono na dzień bieżący. Rodzaju korespondencji. Chcąc drugi raz zarejestrować tą samą kopertę, wyświetlony zostanie następujący komunikat: Strona 43 z 204

Jeżeli nastąpi błędna rejestracja, system poinformuje o tym użytkownika komunikatem: Status korespondencji zmienia się w zależności od wykonanej czynności. korespondencja niewysłana (pracownik rejestruje korespondencję) korespondencja anulowana (anulowanie wysłanej już korespondencji) korespondencja przyjęta (korespondencja przyjęta przez pracownika kancelarii) korespondencja wysłana (korespondencja wysłana przez pracownika kancelarii) korespondencja usunięta Wysyłanie Opcja umożliwia wysyłkę korespondencji. Istnieją dwa sposoby. Sposób 1 Strona 44 z 204

Po zeskanowaniu kodu, koperta zostanie automatycznie wysłana i otrzyma status Wysłana. Sposób 2 Po wczytaniu kodu znajdującego się na kopercie, należy wybrać opłatę za korespondencję. Wówczas status korespondencji zmieni się automatycznie z Przyjęta, na Wysłana. Rodzaj wysyłki wybiera pracownik merytoryczny, na tym poziomie pracownik Kancelarii może go zmodyfikować, jeśli wystąpi taka potrzeba. Podczas próby ponownej rejestracji koperty, system wyświetli następujący komunikat: Strona 45 z 204

Weryfikacja Opcja ta umożliwia weryfikację korespondencji, czyli sprawdzenia pod względem ewentualnych błędów i możliwości ich poprawy, bez zmiany statusu. Po zeskanowaniu kodu z koperty, wyświetlona zostanie informacja o statusie koperty. Przy weryfikacji istnieje możliwość anulowania korespondencji przyjętej bądź wysłanej. Użytkownik nie posiadając stosownych uprawnień, po wysłaniu korespondencji, nie ma możliwości jej anulowania. Nadając uprawnienie Rejestracja kopert anulowanie wysłanych kopert 174, pracownik kancelarii ma możliwość anulować własną korespondencję, jednak tylko z bieżącego dnia. Aktualizuj grupę Funkcja pozwala hurtowo wysyłać koperty wygenerowane z jednej korespondencji, tzn. wówczas, gdy wysyłane jest jedno pismo do wielu adresatów. Strona 46 z 204

Podczas rejestracji, tak jak na przykładzie, wygenerowane zostaną trzy koperty. Może ich być jednak więcej, w zależności od wysyłki (np. 150, 200 przy wysyłce zaproszeń do urzędów). Strona 47 z 204

Aby nie powtarzać czynności dla każdej z kopert zarejestrowanych w korespondencji, najpierw należy wysyłać jedną z nich. Strona 48 z 204

Następnie należy kliknąć na przycisk a następnie zatwierdzić wykonanie operacji klikając na przycisk Ok., aby wczytać wszystkie koperty z danej korespondencji, Strona 49 z 204

System wyświetli komunikat informujący o poprawności wykonania operacji. Zgodnie z komunikatem, system przeniesie ustawienia pierwszej koperty na pozostałe, tzn. jeśli zostanie ona wysłana, wówczas pozostałe również zostaną wysłane, jeśli zostanie przyjęta, to samo stanie się z pozostałymi kopertami. Przygotowanie pocztowej książki nadawczej System EZD umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla Poczty Polskiej, który stanowi potwierdzenie nadania korespondencji. Aby przygotować pocztową książkę nadawczą, należy na stronie głównej przejść do sekcji Kancelaria, a następnie kliknąć zakładkę. W kolejnym widoku należy wybrać PKN. Strona 50 z 204

W formatce z kalendarzem należy zaznaczyć dzień, z którego ma zostać wygenerowany raport. Wydruk korespondencji prezentuje się następująco: 3.8 Podgląd korespondencji Widok umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej, zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej rejestracji wysyłki, a także podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej korespondencji. Oprócz tego, system informuje o koszcie całkowitym, razem ze średnią kwotą wysyłki. Strona 51 z 204

W widoku strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki Podgląd korespondencji. Po wyborze daty z kalendarza należy użyć przycisku. Wówczas system wczyta całą korespondencję zarejestrowaną w danym terminie, wraz ze statusami wysyłki. 3.9 Zwrotki Funkcja umożliwia przyjęcie zwrotnych potwierdzeń odbioru. Aby funkcja ta była aktywna, należy nadać uprawnienie Obsługa zwrotek 99. Wówczas w sekcji Kancelaria na stronie głównej pojawi się zakładka Zwrotki. Strona 52 z 204

Nieokreślono w przypadku, gdy nie ma możliwości odczytania zwrotki. Innej osobie jeśli przesyłkę odebrał ktoś inny niż adresat. Adresatowi odbiór osoby, do której zaadresowana była korespondencja. W celu przyjęcia zwrotki, zeskanuj kod kreskowy zwrotki, z kalendarza wybierz datę, w której została odebrana przez odbiorcę, oraz użyj przycisku. Zwrotce nadaje się nr RPW lub nie, rejestruje w składzie chronologicznym, w zależności czy dotyczy ona spraw elektronicznych, czy papierowych, można stworzyć również oddzielny skład chronologiczny zwrotek. Po zarejestrowaniu zwrotki pojawi się następujący komunikat z systemu: Jeżeli nie zostanie podana data odbioru zwrotki, system wyświetli komunikat: Strona 53 z 204

W widoku koszulki, z której wysłana została zwrotka pojawi się jej symbol. Zaznaczając pewne opcje podczas rejestracji zwrotki, po najechaniu na nią, pojawią się informacje o zwrotce. a) Następnie należy zeskanować zwrotne potwierdzenie odbioru. Postępuje się tak, jak w przypadku dokumentów wpływających z RPW. W tym celu należy uruchomić zewnętrzny program do skanowania, zeskanować zwrotkę i wyeksportować ją do systemu EZD. System rozpozna zwrotkę po jej kodzie kreskowym oraz dołączy skan do odpowiedniej koszulki/sprawy. Strona 54 z 204

Po zeskanowaniu zwrotki, w koszulce zmieni się jej status: Skan dostępny jest po naciśnięciu ikony zwrotki skan zwrotki pobierze się na dysk komputera. Przyjęcie zwrotki Po wybraniu opcji Zwrócona, należy wybrać datę oraz powód nieodebrania korespondencji przez odbiorcę. Strona 55 z 204

Jeśli przesyłka ze zwrotką nie została odebrana, w korespondencji wychodzącej wyświetli się nowa ikona, a widok koszulki wyglądał będzie następująco: Po najechaniu na ikonę zwrotki dołączonej do przesyłki nieodebranej pojawią się następujące informacje: Możliwe jest również przyjęcie zwrotki dla każdej koperty, po podaniu jej identyfikatora. Należy wprowadzić go ręcznie w pole Kod kreskowy zwrotki, bądź odczytać kod z koperty czytnikiem kodów. Identyfikator zwrotki jest tożsamy z identyfikatorem koperty, do której zwrotka została dołączona. Strona 56 z 204

Podczas wprowadzania daty odebrania przesyłki przez odbiorcę (data znajdująca się na zwrotce), system zablokuje możliwość wpisania daty wcześniejszej, niż data nadania wysyłki bądź daty późniejszej niż data zarejestrowania zwrotki. Strona 57 z 204

Ustawienia! W ustawieniach, w sekcji domyślnych powiadomień znajdują się dodatkowe opcje: Zaznaczając opcję Rejestracja zwrotki, po przyjęciu zwrotki, w korespondencji wychodzącej pojawi się ikonka Opcja Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów pozwala otrzymywać powiadomienia o zarejestrowaniu wpływu wszystkich zwrotek z konkretnego dnia. Opcja Niedostarczenie zwrotek do wszystkich adresatów działa wówczas, gdy chociażby jedna przesyłka z wysłanych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru danego dnia, nie została odebrana, a przy rejestracji jej wpływu w systemie EZD zwrotka uzyskała status Nieodebrana. Najkorzystniejsze jest używanie opcji 2 oraz 3 równolegle, ponieważ w przypadku, kiedy co najmniej jedna zwrotka nie została odebrana, nie zadziała powiadomienie Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów. Powiadomienie zostanie wygenerowane wówczas, gdy wpłyną wszystkie zwrotki. 3.10 Raporty System EZD pozwala generować raporty/rejestry, użyteczne w pracy punktu kancelaryjnego. Strona 58 z 204

4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty) Mniejszy Punkt Kancelaryjny jest kolejnym miejscem,w którym można wprowadzić pisma do systemu. Do mniejszych punktów kancelaryjnych trafiają również dokumenty wprowadzone w głównej Kancelarii lub skierowane bezpośrednio do punktów kancelaryjnych w toku obiegu pisma. 4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego Po odbiorze zarejestrowanej korespondencji z głównego punktu kancelaryjnego należy sprawdzić poprawność metadanych, czytelność załączników oraz opisać zarejestrowany dokument bądź plik dokumentów. W razie konieczności korespondencję można rozdzielić. W niektórych procedurach wewnętrznych, istnieje możliwość bezpośredniego przekazania korespondencji wpływającej właściwemu pracownikami, pomijając etap dekretacji. W tym celu należy skorzystać z opcji Przekaż oraz wybrać właściwego pracownika. 4.2 Przekazywanie pism do dekretacji Pisma, które powinny zostać zadekretowane należy przekazać w tym celu Wojewodzie, Dyrektorowi Generalnemu bądź Dyrektorowi Wydziału. 4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail) Strona 59 z 204

W punktach kancelaryjnych istnieje możliwość rejestrowania pism wpływających bezpośrednio na stanowisko pracy sekretariatu, bez konieczności użycia oprogramowania SkanPlus/Kofax. Rejestrując e-mail należy ściągnąć go łącznie z załącznikami z poczty na pulpit, w odpowiednim formacie (np. msg) oraz dodać całość poprzez załącznik. W tym celu należy: Utworzyć nową koszulkę oraz nadać jej nazwę opisującą jej zawartość; Przy pomocy przycisku należy wybrać z dysku skan dokumentu; Z menu podręcznego należy wybrać Rejestr wpływający (RPW), a następnie Rejestruj. Uzupełnić metadane dokumentu: podstawowe. Metadane dotyczące adresata. Strona 60 z 204

A także pozostałe informacje. Uzupełnione dane należy zapisać używając przycisku. 5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów 5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki Aby odebrać nową korespondencję należy na stronie głównej w polu Nowe Pisma wybrać konkretną sprawę/koszulkę. Nowe pismo pojawi się również folderze Nowe. Strona 61 z 204

5.2 Dekretowanie korespondencji W przypadku dekretacji przez Wojewodę, Wicewojewodę bądź Dyrektora Generalnego Urzędu dokumentu elektronicznego, dla więcej niż jednego wydziału, dyrektor wydziału wskazanego w dekretacji jako pierwszy powinien skopiować przekazany dokument, a następnie przekazać jego elektroniczne kopie do dyrektorów wydziałów wskazanych w dekretacji. Powinien również dokonać dekretacji w swoim wydziale. 5.3 Akceptacja pism Pracownik za pośrednictwem kierownika oddziału przekazuje akta sprawy osobie, która ma dokonać akceptacji. Umożliwia to zapoznanie się z dokumentacją. Aby zaakceptować dokument, należy kliknąć na ikonkę Monit. Wówczas dokument zostanie zaznaczony na kolor żółty. Następnie z menu podręcznego potwierdzić akceptację wybierając Ok w nowym oknie. należy wybrać Akceptuj dokument oraz Strona 62 z 204

Dokument przekazany do akceptacji można również odrzucić. W tym celu należy w menu podręcznym wybrać Odrzuć dokument, a w kolejnym oknie potwierdzić operację. 5.4 Akceptacja wielostopniowa przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego Osoba akceptująca dokument ma możliwość jego edycji. Aby złożyć podpis należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć na ikonę. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma. Strona 63 z 204

Przed rozpoczęciem pracy z podpisem elektronicznym w systemie EZD, należy najpierw wskazać go w systemie. W tym celu, należy przjeść do Ustawień na koncie użytkownika podpis., gdzie konfigurowany jest Następnie należy przejść do zakładki Podpis i z dostępnych certyfikatów wybrać ten, którym pracownik złoży podpis w systemie EZD. Strona 64 z 204

Po wybraniu właściwego certyfikatu, należy kliknąć w przycisk Zapisz. Strona 65 z 204

System wyświetli odpowiedni komunikat na zielonym tle. Aby podpisać dokument należy przejść do koszulki ze sprawą, w której znajduje się dokument do podpisu. W kolejnym kroku można skorzystać spośród dwóch opcji: 1. Klikając na ikonę znajdującą się wierszu wyróżnionego do podpisu. Strona 66 z 204

2. Kikając w menu podręczne dokumentu wyróżnionego do podpisu, a następnie wybrać opcję Podpisz. Po skorzystaniu z jednego z powyższych sposobów wyświetli się następujący widok: Strona 67 z 204

Następnie wyświetli się odpowiedni komunikat, w którym przy złożeniu pierwszego podpisu należy wybrać właściwy checkbox oraz użyć przycisku Run. Po wykonaniu powyższych czynności system uruchomi widok informujący o składaniu podpisu. Strona 68 z 204

Po czym zostanie uruchumiona aplikacja umożliwiająca podpisanie dokumentu, w której należy wpisać PIN do karty kryptograficznej. Strona 69 z 204

Po wprowadzeniu poprawnego PIN-u należy zatwierdzić czynność podpisania klikając przycisk Ok. Strona 70 z 204

Po złożeniu podpisu ikonka wybarwi się na czerwony kolor. Po najechaniu na ikonkę podpisu system wyświetli informację dotyczącą złożonego podpisu. Dodatkowo przy składaniu podpisu istnieje możliwość włączenia zapamiętania wpisanego raz PIN-u dla kolejno podpisywanych dokumentów. Do wyboru są następujące opcje: Strona 71 z 204

6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz pracownika merytorycznego 6.1 Tworzenie nowej koszulki Wirtualna koszulka to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki można dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy. Nową koszulkę możemy stworzyć w trzech miejscach, używając przycisku. 1) Z widoku folderu Nowe Strona 72 z 204

2) Z widoku folderu W realizacji 3) Z przydatnych linków na stronie głównej - następnie należy wypełnić puste pole Tytuł/nazwa w widoku okna. Zatwierdzić przyciskiem. UWAGA! Tytuł pisma/koszulki powinien składać się z minimum dwóch wyrazów. Tytuł/nazwa musi być nadana intuicyjnie oraz określać zawartość tworzonego dokumentu. System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: Identyfikator koszulki. Strona 73 z 204

6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu Aby dodać załącznik do systemu EZD należy użyć przycisku. W nowym widoku Załącznik należy wybrać plik klikając w puste pole Wybierz plik z dysku. Następnie wybrać odpowiedni plik z dysku i dodać do systemu. W celu dodania pisma z szablonu należy przy pomocy przycisku otworzyć nowy szablon. Strona 74 z 204

Należy uzupełnić treść pisma oraz zapisać za pomocą ikonki lub skrótu klawiszowego CTRL + S. Widok po dodaniu dokumentu stworzonego za pomocą szablonu do koszulki: 6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy Aby dodać notatkę należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk a następnie zapisać. i wpisać treść, Notatka pojawi się w aktach sprawy. Strona 75 z 204

Aby usunąć notatkę należy kliknąć na ikonę. UWAGA! Notatkę można edytować poprzez kliknięcie na nią. Każdą zmianę należy zapisać. 6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy Dodanie opinii umożliwia wyrażenie zdania na temat koszulki/sprawy. Dzięki niej pracownik prowadzący może nanieść poprawki, uzupełnić braki. Aby dołączyć opinię do akt, należy w widoku sprawy/koszulki kliknąć na ikonę wpisać tytuł, treść i zapisać.. Następnie W aktach pojawi się dodana opinia. Opinię można usunąć klikając na przycisk. Strona 76 z 204

6.5 Uzupełnianie metadanych Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę, przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą zakłada się w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy. W dokumentach, w których nie zostały uzupełnione metadane ikonka pozostaje szara. Aby uzupełnić metadane, należy kliknąć ikonkę. W formularzu metadanych należy uzupełnić informacje o dokumencie. UWAGA! Tytuł/nazwa musi być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz musi określać zawartość rejestrowanego dokumentu. Wprowadzone dane należy zapisać klikając na przycisk. Widok przed zapisaniem metadanych. Po uzupełnieniu metadanych ikonka Metadane wybarwi się. 6.6 Rejestracja spraw Aby założyć i zarejestrować sprawę należy kliknąć Załóż sprawę. Strona 77 z 204

Zostanie wyświetlone okno Zakładania sprawy, w którym należy wypełnić puste pola stanowiące kolejne elementy znaku sprawy: Wpisując ręcznie odpowiedni symbol JRWA lub wybierając go ze znajdującego się wykazu pod ikonką, Po ustawieniu kursora w polu Nr sprawy automatycznie pojawi się pierwszy wolny numer dla danej teczki. Strona 78 z 204

Zatwierdzenie założenia sprawy należy dokonać przez kliknięcie przycisku. Zielony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej Czerwony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej. Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym pracownik rejestruje w EZD sprawę prowadzoną w sposób tradycyjny, poprzez wybór odpowiedniego symbolu JRWA, który znajduje się w widoku okna służącego do zakładania spraw w EZD. Symbole klasyfikacyjne dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym są oznakowane w systemie kolorem czerwonym, odpowiadają one wykazowi symboli, które stanowią katalog klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowych sposobów dokumentowania procesu załatwiania spraw panujących w instytucji, prowadzonych papierowo. UWAGA! W chwili założenia w systemie EZD sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny, w koszulce sprawy pojawi się komunikat Sprawa prowadzona papierowo!. Strona 79 z 204

Głównym warunkiem założenia w systemie sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym jest wycofanie dokumentacji papierowej otrzymanej z zewnątrz ze składu chronologicznego. Zapisek o wycofaniu dokumentacji widnieje w koszulce zawierającej odwzorowanie cyfrowe dokumentu tradycyjnego. W sytuacji, gdy sprawa jest prowadzona w formie papierowej, całkowita dokumentacja odzwierciedlająca proces załatwiania spraw, powinna być zmagazynowana w teczkach aktowych. Zakładanie spraw prowadzonym w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego. W koszulce z udostępnionym dokumentem znajduje się przycisk. Po kliknięciu przycisku pojawi się nowe okno z wykazem klas ze zbioru akt stanowiących wyjątki w oparciu, o które dopuszcza się w podmiocie rejestrowanie sprawy w oparciu o dokument udostępniony. UWAGA! Pomocnicze zakładanie spraw w systemie EZD, prowadzonych w formie tradycyjnej na podstawie udostępnionego dokumentu tyczą się sytuacji, w której w komórce, której zostało udostępnione pismo zachodzi konieczność wszczęcia sprawy prowadzonej w formie papierowej. 6.7 Błędna rejestracja sprawy W przypadku błędnej rejestracji sprawy należy kliknąć w znak sprawy i poprzez ikonę Usuń ze spisu spraw otworzy nam się nowe okno Powód usunięcia ze spisu spraw. Strona 80 z 204

W celu usunięcia sprawy należy wybrać opcję Błędna rejestracja, dokonać uzasadnienia wykonywanej czynności oraz zatwierdzić klikając przycisk Usuń. 6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA W przypadku zarejestrowania sprawy w nieprawidłowym symbolu JRWA, istnieje możliwość przeniesienia go do właściwego. Aby przenieść akta sprawy należy poprzez przycisk dokonać wybrania opcji Przeniesiona do innej teczki RWA oraz uargumentować wykonywaną czynność. Następnie należy wpisać ręcznie odpowiedni symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybrać go ze znajdującego się wykazu. Po ustawieniu kursora w polu Nr sprawy automatycznie zostanie nadany numer danego spisu spraw. Aby zatwierdzić przeniesienie sprawy należy kliknąć przycisk Usuń. Strona 81 z 204

Krzyżowe wpisy w spisie spraw. Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Spis spraw. W widoku spisu spraw należy wybrać: rocznik, w którym zarejestrowana była sprawa teczkę RWA jednostkę, w której zarejestrowana została sprawa Wówczas automatycznie pojawi się spis spraw zgodnych z wybranymi kryteriami. Strona 82 z 204

Na liście spraw znajdzie się sprawa, która została przerejestrowana. Widok sprawy w teczce przed przerejestrowaniem: Strona 83 z 204

Widok sprawy w teczce po przerejestrowaniu: Strona 84 z 204

UWAGA! Odpowiednie wpisy dotyczące przerejestrowania lub usunięcia sprawy znajdują się w historii sprawy. Strona 85 z 204

6.9 Metryka sprawy 1. Metryka dla spraw elektronicznych jest generowana bezpośrednio w systemie EZD. Zakładka Metryka wyświetla się po założeniu sprawy przy przycisku Historia, automatycznie umieszczane są przefiltrowane informacje z zakładki Historia, przedstawione chronologicznie, jako rejestr wykonywanych czynności w sprawie zawierające: 1. Datę i termin realizowanych czynności; 2. Dane pracownika oraz stanowisko osoby, która realizuje dane czynności; 3. Określanie rodzaju wykonywanych czynności; 4. Odniesienie do dokumentów elektronicznych bądź nieelektronicznych, do których odwołują się poszczególne działania. W celu wygenerowania metryki sprawy należy z widoku sprawy kliknąć ikonkę, a kolejno wybrać.system wyświetli następujące okno. 2. Metryki dla spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo w systemie EZD - system EZD wspiera zarządzanie metryką. Działania prowadzone w systemie są automatycznie odnotowane przez system i powinny być ręcznie wypełniane przez pracownika prowadzącego sprawę, o działania wykonywane w sprawie poza systemem EZD, poprzez wybranie danych, z osłownikowanych pól. Strona 86 z 204

Aby zaktualizować metrykę należy z widoku sprawy przejść w zakładkę Metryka. Zostanie wyświetlone okienko, w którym należy: Wybrać czynność, która została wykonana, Wybrać osobę, która wykonywała daną czynność, Wybrać datę dokonanej czynności, Wpisać identyfikator dokumentu np. nazwa dokumentu, której czynność dotyczyła. Aby zatwierdzić wykonywane czynności należy kliknąć przycisk. UWAGA! Po wypełnienia metryczki istnieje możliwość jej wydruku. Aby ją wydrukować należy kliknąć przycisk i wyeksportować metryczkę poprzez kliknięcie Export. kolejno wybrać format np. PDF 3. Metryka dla spraw papierowych nie rejestrowanych w EZD prowadzenie metryki w systemie EZD dla spraw prowadzonych jedynie w formie papierowej, wymagać będzie osoby prowadzącej sprawę ręcznego wypełnienia pustych pól metryczki. Aby ręcznie zaktualizować metryczkę należy z modułu sprawy. kliknąć przycisk Stwórz metrykę Strona 87 z 204

Wyświetlony zostanie nowy widok okna Zakładanie metryki Sprawy, w którym trzeba wpisać: Nr JRWA, w której została zarejestrowana. Kolejny wolny numer danego spisu spraw. Rok. Po wypełnieniu potrzebnych danych należy kliknąć przycisk okno Metryka sprawy, w którym należy:. Następnie zostanie wyświetlone Strona 88 z 204

Uzupełnić tytuł sprawy, Wybrać czynność, która została wykonana, Wybrać osobę wykonującą daną czynność, Identyfikator dokumentu np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła. Aby zatwierdzić wykonane czynności należy kliknąć przycisk. UWAGA! Każdy wpis można usunąć klikając ikonę. W sytuacji, gdy konieczne jest wpisanie czynności nie znajdujących się na rozwijalnej liście należy w widoku okna w rubryce Czynność wybrać opcje Inne, a kolejno w rubryce Inna czynność uzupełnić ręcznie brakujące działanie. Uzupełnione dane należy zatwierdzić klikając przycisk Dodaj. Strona 89 z 204

6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw Zakańczanie, zawieszanie i wznawianie spraw należą do obowiązków pracownika prowadzącego sprawę. Zakańczanie Po zakończeniu prac nad daną sprawą należy ją zakończyć. Aby zakończyć sprawę bądź koszulkę należy kliknąć przycisk Zakończ w jej widoku. Następnie należy wybrać powód zakończenia sprawy. Jeśli pismo nie tworzy akt sprawy, konieczne jest wskazanie właściwego symbolu oraz hasła z JRWA. Sprawy, zakończone zostają przeniesione do folderu w sekcji Foldery. Każda sprawa zakończona przez nas znajdująca się w tym folderze może zostać wznowiona. UWAGA! System uniemożliwi zakończenia sprawy/pisma, w której nie uzupełniono metadanych. Strona 90 z 204

Zawieszanie spraw Aby zawiesić sprawę, w jej widoku należy kliknąć przycisk Zawieś. Zawieszona sprawa może zostać wznowiona. Wznawianie sprawy W celu wznowienia sprawy, należy kliknąć przycisk wszystkie czynności z nią związane zostają przywrócone. w górnej części widoku. Po wznowieniu 6.11 Wiązanie pism ze sprawą W sytuacji, gdy wpływający dokument dotyczy sprawy już rozpoczętej, użytkownik prowadzący sprawę powinien dokonać powiązania zarejestrowanego dokumentu z prowadzoną sprawą. Strona 91 z 204

W tym celu należy z poziomu koszulki pisma kliknąć przycisk. Aby wyszukać odpowiednią sprawę należy w widoku okna wybrać rok, nr Teczki RWA oraz sprawę, z którą zostanie połączone pismo lub uzupełnić znak sprawy albo id koszulki sprawy, do której zostanie powiązane pismo. Po wyszukaniu i zaznaczeniu sprawy przy pomocy pola checkbox system automatycznie powiąże pismo ze sprawą. Strona 92 z 204

UWAGA! System posiada możliwość zmiany widoku powiązywania poprzez zmianę ustawienia administracyjnego- Alternatywny sposób powiązywania spraw. Widok opcji powiązywania z ustawieniem na ON. Zamiast filtrów zastosowano wyszukiwanie. Koszulka nie powiązuje się automatycznie po kliknięciu na nazwę sprawy, należy potwierdzić powiązanie klikając. Strona 93 z 204

6.12 Dekretacja pism Dekretację określa się jako przekazanie pisma wraz z załącznikami, zobowiązującą do podjęcia konkretnych czynności. Może dodatkowo zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy. W celu przekazania pisma do dekretacji, należy nacisnąć przycisk. 1) Aby zadekretować sprawę, należy wybrać osobę z rozwijalnej listy schematu organizacyjnego podmiotu lub wpisać w okienku pierwsze litery nazwiska właściwego pracownika. System automatycznie wyświetli pasujące wyniki wyszukiwania. 2) W widoku Uwagi należy wpisać treść dyspozycji lub wybrać gotowe sformułowania. 3) Wybierz przycisk. Na koncie użytkownika dekretującego koszulka z zadekretowanym dokumentem zostanie automatycznie przeniesioną do folderu. Strona 94 z 204

4) Aby anulować proces dekretacji należy kliknąć przycisk Anuluj wówczas nastąpi przejście do poprzedniego widoku pisma. UWAGA! Sprawę/pismo można zadekretować tylko do jednej osoby! Cofnięcie błędnej dekretacji W sytuacji, gdy dokonamy błędnej dekretacji istnieje możliwość jej cofnięcia. W tym celu należy wejść w folder Przekazane oraz przejścia do zadekretowanego dokumentu. Następnie dokonać zwrotu dokumentu poprzez kliknięcie przycisku Strona 95 z 204

UWAGA! Czynność ta zafunkcjonuje tylko, gdy adresat dekretacji nie odebrał jeszcze zadekretowanego dokumentu. Błędne dekretacje W sytuacji otrzymania błędnie zadekretowanego pisma, należy zwrócić pismo dekretującemu w celu dokonania zmiany dekretacji klikając ikonę Zwróć. 6.13 Udostępnianie akt w sprawie W sytuacji, gdy dokumentacja jest prowadzona w systemie EZD, komórka merytoryczna współpracująca przy tworzeniu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie dokonuje udostępnienia sprawy w systemie EZD oznaczając jednocześnie, jaką część dokumentacji tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie do odczytu czy do edycji. Udostępnianie dokumentacji między komórkami organizacyjnymi odbywa się jedynie w sposób elektroniczny z uwzględnieniem sekretariatów, na konta, których przesyła się pisma. Takie działanie podlega rejestrowaniu w rejestrze pism wewnętrznych w systemie EZD. Aby udostępnić dokumentację innej komórce, należy użyć przycisku w widoku pisma/sprawy., który znajduje się Strona 96 z 204

W widoku udostępniania należy dokonać wyboru użytkownika lub użytkowników (w funkcji udostępnij możliwe jest przesłanie dokumentu do większej liczby pracowników), korzystając z listy struktury organizacyjnej. Wybrane osoby zostaną wyświetlone w oknie wybrani pracownicy. Następnie należy zaznaczyć załącznik lub załączniki, które chcemy udostępnić, z zaznaczaniem trybu udostępnienia. Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości jego edytowania, z kolei tryb edycji pozwala na modyfikowanie pisma. Strona 97 z 204

Aby udostępnić pismo w trybie do odczytu należy zaznaczyć pole typu checkbox przy właściwym dokumencie. W celu umożliwienia innemu pracownikowi modyfikacji dokumentu należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w nazwę dokumentu, co spowoduję zmianę trybu udostępniania. Udostępnianie posiada także inne dodatkowe funkcje: uwagi (umożliwia dołączenie informacji, które będą widoczne w dekretacjach oraz procesie przebiegu dokumentów), rejestr pism wewnętrznych (ma na celu rejestrację dokumentów dekretowanych między komórkami organizacyjnymi i ewidencjonowania pism tworzonych na wewnętrzny użytek podmiotu), rejestrowanie opinii (umożliwia rejestrację pism w rejestrze opinii), pilne (monit podkreślający wysoką rangę), termin (umożliwia określenie terminy realizacji dokumentu). Aby zatwierdzić wyżej opisane czynności, należy kliknąć w prawym dolnym rogu widoku przycisk lub w razie rezygnacji z udostępnienia przycisk. UWAGA! Dokument udostępniony danemu pracownikowi może być dalej przez tę osobę udostępniany lub przekazywany. Po zaznajomieniu się z udostępnionym pismem odbiorca powinien potwierdzić odczyt klikając przycisk. Pracownikowi, któremu został udostępniony dokument może go zakończyć oraz ponownie wznowić. Osoba kierująca sprawę w komórce merytorycznej, dokonując udostępnienia innym użytkownikom, posiada widok obiegu dokumentów, który stanowi podgląd statusu prac na udostępnionym dokumencie. Strona 98 z 204

Czerwona ikonka informuje o tym, iż drugi użytkownik nie odebrał jeszcze koszulki tzn. że nie zapoznał się jeszcze z treścią dokumentu. Pomarańczowa oznacza, iż drugi użytkownik dokonał odbioru koszulki, a więc zapoznał się z treścią dokumentu i jest w trakcie prac lub w dalszym ciągu zapoznaje się z udostępnionym pismem. Zielona ikonka oznacza zakończenie prac nad pismem przez drugiego użytkownika. Okno z widokiem Obiegu dokumentów posiada także ikonki historią obiegu udostępnionego pisma drugiego użytkownika., które służą do zapoznania się z aktualną Tryb do odczytu/do edycji Użytkownik, który stworzył sprawę w systemie EZD i współpracuje przy realizacji tej sprawy z innymi podmiotami, udostępnia im tę sprawę poprzez system EZD, ustalając jednocześnie, jaka część dokumentacji tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie do odczytu czy do edycji. Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości edytowania. Nie ma możliwości usunięcia dokumentu, zaktualizowania, zaznaczania w nim monitu oraz uzupełniania w nim metadanych. Można jedynie edytować nazwę i zaakceptować dokument. Aby dołączyć do udostępnionego dokumentu wkładu własnego należy: poprzez przycisk dodać nowy dokument, który przy pomocy aplikacji Addin, zostanie otworzony w odpowiednim programie. Zapisać wkład własny za pomocą ikonki lub skrótu klawiszowego CTRL + S. dodać dokument zapisany na dysku. Następnie z widoku pisma klikamy przycisk. Strona 99 z 204

W oknie Załącznik należy wybrać plik klikając w puste pole Wybierz plik z dysku, następnie zatwierdzić czynność klikając przycisk. zapisać metadane dokumentu. Przy pomocy funkcji Przekaż można przekazać udostępniony dokument do akceptacji przełożonego. Po odebraniu zaakceptowanego dokumentu należy go zatwierdzić w celu przekazania wkładu własnego do komórki merytorycznej. W celu zatwierdzenia wkładu własnego do akt sprawy komórki merytorycznej należy z widoku pisma/sprawy kliknąć przycisk W nowym oknie należy zaznaczyć odpowiednie pole typu checkbox, przy pliku który będzie naszym wkładem do sprawy. Kolejną czynnością jest: dodanie pisma do rejestru pism wewnętrznych, dodanie dokumentu do rejestru opinii (tylko opinie), odznaczanie automatyczne zakończenia koszulki udostępnionej po dokonaniu zatwierdzenia. W sytuacji otrzymania pisma udostępnionego do wiadomości, posiadającego tylko informację, bez konieczności odpowiedzi, po zaznajomieniu się z treścią dokumentu należy zakończyć pracę poprzez kliknięcie przycisku oraz wybranie opcji Zakończenie zwykłe i kliknięcie Zakończ. Strona 100 z 204

Tryb edycji pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu z możliwością jego modyfikacji. Tryb do edycji daje możliwość równoczesnego udostępniania dokumentu kilku pracownikom oraz wspólną pracę na dokumencie. Przy podstawowych ikonkach jak złożenie podpisu, monit załącznika, załącznik, formularz metadanych, zmiana nazwy załącznika ukazuje się nowa dodatkowa ikona, która po kliknięciu pozwoli nam pracować w dokumencie. W tym czasie na tym dokumencie może pracować tylko jeden użytkownik, ten który jako pierwszy zablokował kłódkę. Edytowanie dokumentu należy zakończyć zapisaniem pliku klikając lub skorzystać ze skrótu klawiszowego CTRL + S. Każdorazowe zapisanie dokumentu powoduje zamknięcie kłódki. Klikając przycisk, kończymy pracę nad udostępnioną koszulką, natomiast status tejże koszulki zmieni się w obiegu dokumentów na zieloną kulkę UWAGA! Na modyfikację dokumentu ustawiono czas 1 godziny, po jej upływie blokada ustępuje i kolejny pracownik może edytować dokument. Zapisanie modyfikacji na dokumencie udostępnionym przy pomocy aplikacji Addin automatycznie zdejmuje blokadę. W sytuacji, gdy blokada nie zdejmie się automatycznie należy po zapisaniu zmian ręcznie odblokować poprzez kliknięcie ikonki. Dokumentów udostępnionych w trybie do edycji nie zatwierdza się, gdyż pracuje się na jednym i tym samym dokumencie. W tej sytuacji nie ma wkładów własnych, Użytkownik, który udostępnił dokument może go zakończyć, a następnie go wznowić. Pracownik udostępniający pismo/sprawę powinien zakończyć je po otrzymaniu od wszystkich adresatów potwierdzeń odczytu. Wówczas dokument ten zniknie ze wszystkich kont użytkowników, u których się znajdował. Po zablokowaniu dokumentu przez jednego pracownika inni użytkownicy, posiadający dostęp do dokumentu, nie mają wówczas możliwości edycji dokumentu. Strona 101 z 204

6.14 Doudostępnienie W przypadku, gdy pracownik udostępnił zbyt małą ilość dokumentów, ma możliwość doudostępnienia. Nie trzeba po raz kolejny udostępniać korzystając z funkcji udostępnij. Wystarczy, że z menu podręcznego wybierze się udostępnij dokument, który nie został udostępniony wcześniej. Klikając w menu podręczne dokumentu znajdziemy ikonkę udostępniania dokumentu, która umożliwia udostępnianie dodatkowego pliku do wszystkich użytkowników, którzy już otrzymali udostępnione dokumenty z danej koszulki/sprawy. Dodatkowo funkcja udostępniania zawiera dwie możliwości: do odczytu lub do edycji. UWAGA! We wszystkich udostępnionych etapach istnieje możliwość zmiany trybu udostępnionego dokumentu. 6.15 Cofnięcie udostępnienia W przypadku, gdy pracownik omyłkowo udostępni dokumenty, ma możliwość cofnięcia tej operacji. W celu cofnięcia udostępnionego dokumentu należy z poziomu widoku obiegu dokumentu kliknąć w ikonę statusu udostępnienia oraz zaakceptować czynność cofnięcia udostępnienia. Strona 102 z 204

Dekret wyświetli się w sposób następujący: 6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce W celu otrzymania powiadomienia o modyfikacjach zachodzących w koszulkach należy z widoku koszulki kliknąć w zakładkę Powiadomienia. W następnej kolejności należy wskazać czynności zachodzące w koszulce, o których mamy być powiadamiani. Zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce odrębnie. Strona 103 z 204

Strona 104 z 204

6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów Folder W realizacji posiada funkcję grupowego przekazywania. Grupowe przekazywanie ma na celu przekazanie kilku wybranych koszulek jednocześnie. Aby zastosować grupowe przekazywanie należy: W widoku folder W realizacji należy wybrać koszulki, które chcemy zadekretować. Grupowe wybieranie koszulek odbywa się poprzez klikanie w wiersze koszulek z wciśniętym klawiszem CTRL. Po wybraniu, co najmniej jednej koszulki, pojawi się okienko wybranych koszulek do grupowej dekretacji. W widoku okna znajduje się lista wybranych koszulek. Każda wybrana koszulka to jeden wiersz, który zawiera nazwę koszulki oraz ikonkę jej usunięcia klikając ikonkę.. W przypadku nieprawidłowego wyboru koszulki, istnieje możliwość UWAGA! Ikonka, znajdującą się w lewym, górnym rogu widoku okna usuwa całą listę wybranych koszulek. Podczas grupowego przekazywania możliwe jest wybranie max. 20 koszulek. Po wybraniu odpowiednich koszulek, w celu grupowego przekazywania należy kliknąć przycisk. Po kliknięciu przycisku Przekaż pojawi się okno przekazywania, w którym trzeba wybrać osobę, do której zadekretujemy dokumenty. Dodatkowo na samej górze widoku pojawi się lista wybranych koszulek do dekretacji. Strona 105 z 204

System daje możliwość dekretowania koszulki do jednego użytkownika przy jednoczesnym udostępnieniu dokumentów innym użytkownikom. W tym celu należy wejść w funkcję Przekaż, zaznaczyć checkbox na liście pracowników, do której osoby koszulka zostanie przekazana, a do których tylko udostępniona. W celu dodania więcej niż jednego pracownika należy przy wyborze jednostki bądź pracownika wcisnąć klawisz CTRL. Jeżeli wciśniemy klawisz CTRL i dokonamy wyboru jednostki system doda wszystkich pracowników z wybranej jednostki. W przypadku wyboru pracownika z wciśniętym klawiszem CTRL system doda osobę do listy po prawej stronie widoku. Każdy pracownik na liście posiada pole typu checkbox. Przy korzystaniu z funkcji Przekaż zaznaczenie przy pracowniku pola checkbox ustawi na nim tryb Udostępniania (oznacza to, iż zaznaczonemu pracownikowi zostanie udostępniona koszulka). UWAGA! Przy korzystaniu z funkcji Przekaż może znajdować się tylko jeden pracownik, do którego zostanie przekazana koszulka, w związku z tym, na liście może być tylko jeden pracownik bez zaznaczonego pola checkbox. Jeśli na liście zostanie więcej niż jeden pracownik z odznaczonym polem checkbox system poinformuje nas komunikatem o błędnym wyborze. Strona 106 z 204

Jak treść komunikatu wskazuje należy na liście pracowników zostawić tylko jednego pracownika bez zaznaczonego pola checkbox. Do tego jednego pracownika zostaną przekazane koszulki. Dla pozostałych pracowników koszulki będą UDOSTĘPNIONE. Zaznaczonym pracownikom otrzymają dokumenty w trybie Do odczytu. Aby przyspieszyć operację zaznaczania osób na liście, należy pod listą kliknąć funkcję Zaznacz wszystkie. Opcja ta zaznacza wszystkie osoby na liście, następnie należy odznaczyć tylko jedną odpowiednią osobę, do której zostaną przekazane koszulki. W przypadku braku odznaczenia checxkboxa zostanie wyświetlony komunikat. Po wyświetleniu takiego komunikatu należy odznaczyć jednego pracownika, do którego zostanie przekazana koszulka. Funkcja Przekaż, jak i Udostępnij potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem: Strona 107 z 204

6.18 Szablony obiegu Szablony obiegu są funkcją systemu EZD umożliwiającą przekazanie koszulki kolejno wybranym osobom np. przy wielostopniowej akceptacji pisma. Z funkcji może skorzystać każdy użytkownik systemu, nie trzeba włączać żadnego dodatkowego uprawnienia. Szablony obiegu tworzy się indywidualnie, szablon stworzony przez jednego użytkownika nie będzie już dostępny dla innego. Szablon obiegu dostępne są w funkcji Przekaż. Strona 108 z 204

W oknie przekazywania można skorzystać z wcześniej utworzonego szablonu obiegu lub przygotować nowy szablon. Aby utworzyć nowy szablon należy kliknąć Utwórz nowy szablon obiegu. System przekieruje nas do nowego okna, w którym zarządza się szablonami. Strona 109 z 204

Pojawi się nowe okno, które umożliwi z rozwijalnej listy wybrać kolejno pracowników, którzy mają być przypisani do danego szablonu obiegu. Jedną osobę można wybrać więcej niż raz, można również umieścić samego siebie na końcu obiegu koszulki, by do nas wróciła np. o akceptacji przełożonych. Po dodaniu pracowników do szablonu obiegu należy kliknąć Zapisz zmiany. Po zapisaniu zmian nowy szablon obiegu będzie dostępny z poziomu opcji Przekaż. Strona 110 z 204

Po wybraniu gotowego szablonu obiegu wyświetlą się osoby do niego przypisane w kolejności przekazywania. Funkcja Przekaż potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem. Aby zmodyfikować gotowy szablon należy przy pomocy funkcji Przekaż w dowolnej koszulce kliknąć Utwórz nowy szablon obiegu. Gotowy szablon można edytować: zmieniając jego nazwę, dodając kolejną osobę do obiegu, Strona 111 z 204

usuwając wybraną osobę z obiegu za pomocą przycisku Operację usunięcia pracownika z obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk OK w wyświetlonym komunikacie. zmieniając kolejność osób w obiegu przy pomocy przeciągania i opuszczania. Strona 112 z 204

można również usunąć cały szablon obiegu. Operację usunięcia obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk OK w wyświetlonym komunikacie. Po dokonaniu zmian należy pamiętać, by zapisać je w szablonie. Osobie, która otrzymała koszulkę z szablonem obiegu, pojawią się zamiast funkcji "Przekaż" nowe przyciski w sekcji zarządzania koszulką. 6.19 Dodanie etykiet Osobiste foldery/etykiety są to spersonalizowane katalogi, które wyświetlają się pod folderami systemowymi, pozwalają uporządkować koszulki/sprawy np. pod względem istotności. UWAGA! Aby uzyskać dostęp do osobistych folderów, należy mieć nadane uprawnienie Dostęp do etykiet (162). Strona 113 z 204

UWAGA! Aby móc zarządzać etykietami tworzyć je, edytować i usuwać należy mieć nadane uprawnienie Etykiety w ustawieniach (161). Uprawnienie spowoduje pojawienie się nowej zakładki w ustawieniach profilu. Aby utworzyć etykietę należy podać jej nazwę oraz kliknąć Dodaj nowy oraz zapisać zmiany. Strona 114 z 204

Po przeładowaniu strony w zakładce Etykiety powinna pojawić się nowa etykieta. Po stworzeniu etykiety można dodać wybraną koszulkę do stworzonej etykiety. Koszulkę do etykiety dodaje się z poziomu koszulki i zakładki Etykiety. Należy zaznaczyć checkbox przy odpowiedniej etykiecie. Po przeładowaniu strony koszulka pojawi się w Folderze osobistym. UWAGA! Foldery osobiste/etykiety mają charakter pomocniczy i zabierają koszulki z folderów systemowych np. W realizacji czy Przekazane. Strona 115 z 204

Usuwanie koszulki z etykiety/folderu osobistego. Aby usunąć koszulkę z etykiety wystarczy odkliknąć chechbox z poziomu zakładki Etykiety w koszulce. Po przeładowaniu strony koszulka zniknie z osobistego folderu. Usuwanie i edycja Etykiet. Etykiety można usuwać i edytować z poziomu Ustawień profilu. Można zmienić nazwę folderu lub go usunąć. Nie trzeba wcześniej przenosić koszulek z danego folderu, aby go usunąć. 6.20 Porównywanie dokumentów System daje możliwość porównania zawartości dwóch różnych dokumentów, a także dwóch wersji tego samego dokumentu, w przypadku naniesienia poprawek lub wprowadzenia dodatkowych treści. Aby porównać zawartość dwóch różnych pism należy: Strona 116 z 204

Przy pomocy menu podręcznego obu dokumentów wybrać ikonę Porównaj. W prawym górnym rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej przyciśnięciu pojawi się nowy widok okna z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym. W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk Porównaj. W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć Usuń dokument wzorcowy z porównania lub Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania w zależności od tego, który dokument chcemy usunąć. Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki Porównaj z menu podręcznego. Aby porównać dwie różne wersje tego samego dokumentu należy: Kliknąć w ikonkę Historia dokumentu. Przy pomocy ikonki Porównaj wybieramy dwie wersje dokumentu, które chcemy porównać. Strona 117 z 204

W prawym górnym rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej kliknięciu pojawi się nowy widok z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym. W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk Porównaj. W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć Usuń dokument wzorcowy z porównania lub Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania w zależności od tego, który dokument chcemy usunąć. Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki Porównaj z menu podręcznego. 6.21 Akceptacja dokumentów Przez akceptację rozumie się wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma. System EZD daje możliwość akceptowania oraz odrzucenia treści dokumentu dzięki rejestrowaniu wykonywanych czynności przez pracownika w historii i zmiany statusu dokumentu. Aby użytkownik prowadzący sprawę uzyskał akceptację przygotowanego dokumentu musi przy pomocy funkcji przekazać dokumentacje użytkownikowi w celu podpisania/akceptacji pisma. W celu ustawienia monitu dokumentu należy kliknąć ikonkę. Pole wiersza oznaczonego monitem zmienia kolor na żółty, w dodatku w miejscu ikonki znajduje się ikonka. Strona 118 z 204

Jeśli pracownik chce wyłączyć monit dokumentu należy nacisnąć funkcję Monit wybierając ją z menu podręcznego. Monit z dokumentu zostanie ściągnięty, czyli żółte pole zniknie, a w miejsce ikonki Akceptuj ponownie pojawi się ikonka Monit. Zaakceptowanie pliku poprzez wciśnięcie funkcji. Czynność akceptacji należy zatwierdzić kliknięciem przycisku OK w wyświetlonym komunikacie. Strona 119 z 204

Dokument po operacji akceptacji zostanie zatwierdzony, a adekwatny wpis zostanie przekazany do historii, a pole wiersza monitu załącznika zmieni kolor na zielony. Zaakceptowane pismo może być kilkakrotnie akceptowane oraz dekretowane dalej w celu akceptacji. Każdorazowe akceptowanie pisma jest zapisywane w historii dokumentu. UWAGA! Jeśli dokument zostanie podmieniony lub zmodyfikowany to monit załącznika ponownie wybarwi się na żółty kolor, gdyż akceptacja tyczyła się innej wersji dokumentu. Odrzucanie dokumentu Pismo może zostać odrzucone. W tym przypadku należy z menu podręcznego wybrać Odrzuć dokument. Strona 120 z 204

Czynność odrzucenie dokumentu należy zatwierdzić w wyświetlonym komunikacie przyciskiem OK. Po operacji zatwierdzającej komunikat dokument zostanie odrzucony, a dalsza jego akceptacja czy odrzucenie będzie niemożliwe. Pole wiesza odrzuconego monitu załącznika zmienia się na kolor czerwony: Kolejna próba odrzucenia dokumentu wyświetli komunikat: Ponowne zaakceptowanie dokumentu będzie możliwe po aktualizacji załącznika. 6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego Aby nadać dokumentacji status dokumentu wrażliwego, należy poprzez menu podręczne wybrać opcję. Czynność określenia dokumentu należy zatwierdzić kliknięciem. Strona 121 z 204

W miejscu ikonki pojawi się nowa, która oznacza, iż dokument jest wrażliwy. Przed: Po: W celu usunięcia statusu wrażliwego należy przy pomocy menu podręcznego wybrać opcję oraz zatwierdzić wykonywaną czynność. UWAGA! W chwili wybrania opcji Chroń dokument dostęp do zawartości dokumentu wrażliwego zostają pozbawieni użytkownicy, którzy uczestniczyli w obiegu przez użyciem funkcji Ochrona danych. 6.23 Podpisanie dokumentów Strona 122 z 204

W systemie obiegu EZD podpis elektroniczny pełni bardzo istotną rolę. Przede wszystkim zabezpiecza dokument przed nieautoryzowanymi zmianami oraz zapewnia niezmienność dokumentu od momentu jego podpisania. Oznacza to, iż użytkownik korzystający z danego dokumentu może przed jego przetwarzaniem sprawdzić, czy jest on wiarygodny. Oprócz tego dokument zawierający podpis elektroniczny będzie posiadał taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny z własnoręcznym podpisem. Akceptant, korzystając z Addina, może zmodyfikować treść dokumentu. Aby złożyć podpis należy kliknąć na ikonę, w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy. Następnie należy wprowadzić kod PIN. Podświetlona ikona podpisu o danych osoby, która złożyła podpis. oznacza, że dokument został zaakceptowany certyfikatem, a także informuje 6.24 Weryfikacja składanych dokumentów Aby zweryfikować podpisany dokument, należy użyć ikony, w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy. Wówczas pojawi się okno, w którym możliwe jest sprawdzenie szczegółów dotyczących podpisu. Strona 123 z 204

6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego W celu wydrukowania uwierzytelnienia podpisu elektronicznego, należy z menu podręcznego wybrać ikonę, a następnie wybrać odpowiedni plik. 6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu stworzonego za pomocą add-ina Aby umieścić formułę uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu należy wybrać opcję Uwierzytelnienie, znajdującą się w aplikacji Addin. Następnie należy wskazać, którego uwierzytelnienia dotyczy formuła, dokumentu czy dekretacji. 6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny) Użytkownik prowadzący sprawę przygotowuje korespondencję do wysyłki w formie papierowej, tworzy etykietę/kopertę/wkładkę adresową zawierającą dane adresata oraz zaznacza odpowiedni rodzaj wysyłki. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest automatyczne redagowanie codziennej książki nadawczej listów wychodzących czy generowanie rejestru pism wychodzących. W widoku pisma/sprawy należy przejść do zakładki. Strona 124 z 204

a. W zakładce należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który zostanie wysłany. b. Następnie należy uzupełnić dane w widoku Nowy adresat (opcja dostępna tylko na uprawnienie: Adresaci dodawanie nowego adresata 166). c. W celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk Dodaj. d. Adresata można także wyszukać przy pomocy globalnej bazy. e. Aby wyszukać adresata należy uzupełnić co najmniej dwa pola lub wpisać 5 znaków. Po wyszukiwaniu adresata po prawej stronie widoku ukażą się wszyscy pasujący adresaci. Strona 125 z 204

f. Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki. W sytuacji, gdy wprowadzone zostaną błędne dane lub należy dodać zwroty grzecznościowe istnieje możliwość modyfikowania adresata. Widok edycji pojawia się po kliknięciu przycisku Edytuj. W polu Zwrot, przed Nazwisko i Imię można wprowadzić zwrot grzecznościowy. Nie zapisze się on w bazie danych, jest to opcja na potrzeby konkretnej wysyłki, podlega modyfikacji. Po wprowadzeniu zmian, należy zatwierdzić wykonywane czynności klikając Zapisz. Strona 126 z 204

W kolejnym widoku należy wybrać ustawienia koperty oraz rodzaj przesyłki. Pole Inne służy do wpisywanie wartości listu z zadeklarowaną wartością. Po wybraniu odpowiedniej przesyłki należy zatwierdzić przyciskiem Rejestruj. Następnie należy wybrać format koperty/etykiety oraz zapisać klikając na przycisk Generuj. Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie pdf, w którym możliwe będzie sprawdzenie poprawności oraz wydruk. Strona 127 z 204

Informację o wysłanej korespondencji znajdziemy w aktach sprawy. Kolorowa kropka oznacza odpowiedni status wysyłki: korespondencja niewysłana korespondencja przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nie wysłana korespondencja wysłana Ponadto najeżdżając kursorem na kropkę pojawi się informacją dotycząca wysyłki korespondencji. W celu wycofania wysyłki, należy skasować wpis przy pomocy ikonki. UWAGA! Kopertę można zostać usunięta do czasu wysłania jej przez kancelarię. Jeśli zostanie wysłana w systemie EZD przez kancelarię, już tylko z jej poziomu można ją anulować. UWAGA! Możliwe jest zdefiniowanie wkładki adresowej oraz koperty. W tym celu po zarejestrowaniu korespondencji należy wejść w zakładkę Wkładka / Koperta, zaznaczyć odpowiednią wkładkę adresową/kopertę i wybrać przycisk. Strona 128 z 204

UWAGA! Chcąc wysłać korespondencję ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, należy zaznaczyć odpowiedni rodzaj przesyłki z końcówką +ZPO. Należy pamiętać o wygenerowaniu zwrotki. W zakładce Zwrotki, należy wybrać odpowiedni format i zatwierdzić przyciskiem. 6.28 Wygenerowanie rozdzielnika Aby wygenerować rozdzielnik w oparciu o wysyłki należy: Z moduły Rejestry wybrać funkcję Wychodząca lub z widoku koszulki, w której została przygotowana korespondencja do wysyłki klikając w ikonę. Strona 129 z 204

w widoku Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej należy uzupełnić kryteria wyszukiwania oraz kliknąć przycisk Szukaj oznaczyć pole typu checkbox przy odpowiednich adresach wygenerować rozdzielnik 6.29 Korespondencja Zbiorcza Funkcjonalność ta pozwala wysyłać zbiorczą przesyłkę, zawierającą korespondencję zarejestrowaną w całym urzędzie w ciągu danego tygodnia, zaadresowaną do konkretnej instytucji bądź urzędu. Chcąc zarejestrować korespondencję zbiorczą, należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk. Strona 130 z 204

Aby wybrać dokumenty, których wersja papierowa zostanie wysłana, w zakładce Załączniki należy zaznaczyć ich checkboxy. Adresata korespondencji można wybrać poprzez przyciski Listy adresatów (seryjna) lub Szukaj adresata. Chcąc wybrać adresatów z listy seryjnej należy przejść do zakładki z rozwijalnego spisu wybrać daną listę., a następnie Następnie należy kliknąć przycisk. Wówczas wybrana lista adresatów zostanie wczytana do systemu. W celu zarejestrowania listy adresatów należy kliknąć na przycisk. Chcąc wyszukać adresata, należy przejść do zakładki. Aby znaleźć konkretnego adresata konieczne jest wpisanie co najmniej 5 znaków, bądź uzupełnienie minimum 2 pól. Po prawej stronie pojawią się wszystkie pasujące do wyszukania adresy. Strona 131 z 204

Kliknięcie na jednego z adresatów spowoduje przeniesienie go do pierwszej zakładki. Jeżeli popełniony został błąd, możliwe jest jego skorygowanie na potrzeby korespondencji - zmiany nie zapiszą się w bazie. Kliknięcie przycisku pozwala zmienić zapisane wcześniej dane adresata. Po poprawnym uzupełnieniu danych należy zatwierdzić je przyciskiem. Istnieje również możliwość usunięcia adresata z listy seryjnej przy pomocy ikonki. Strona 132 z 204

Aby zarejestrować korespondencję należy kliknąć przycisk. Pracownik kancelarii ogólnej pod koniec każdego tygodnia wysyła korespondencję zbiorczą. W celu wysłania korespondencji zbiorczej, na stronie głównej, w module Kancelaria należy wybrać zakładkę Wydruk, a następnie w widoku wydruku korespondencji wychodzącej kliknąć Zbiorcza. W widoku formatki należy wybrać dni, których dotyczy wysyłka i kliknąć przycisk. Strona 133 z 204

Wyświetlona zostanie korespondencja z danych dni, podzielona pod kątem adresu odbiorcy. Konieczne jest zaznaczenie checkboxów korespondencji do wysyłki. Następnie należy kliknąć przycisk Następnie należy uzupełnić ustawienia koperty - rodzaj przesyłki, strefę przesyłki i zatwierdzić przyciskiem. Strona 134 z 204

Kolejnym widok umożliwia wybór rozmiaru koperty, etykiety oraz w razie potrzeby zwrotki. Należy kliknąć na odpowiedni format koperty i zapisać poprzez przycisk. Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie PDF, w którym możliwe będzie sprawdzenie poprawności korespondencji oraz jej wydruk. Strona 135 z 204

6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa Celem tej funkcjonalności jest możliwość dostarczenia korespondencji osobiście lub do innego resortu. Pracownik, który prowadzi sprawę, przygotowując wysyłkę korespondencji, w systemie EZD tworzy etykietę zawierającą dane adresata, a także rodzaj przesyłki. Aby przygotować wysyłkę należy w widoku koszulki/sprawy przejść do zakładki Korespondencja. Należy zaznaczyć checkboxy dokumentów, których wersja papierowa zostanie wysłana. Następnie należy dodać Adresata. Po kliknięciu na zakładkę, pojawi się okno, w którym należy wypełnić dane osoby, do której zostanie nadana przesyłka i zatwierdzić przyciskiem. Adresata można również wyszukać, wpisując minimum 5 znaków lub uzupełniając co najmniej dwa pola. Strona 136 z 204

Dodanie adresata powoduje przeniesie go do pierwszej zakładki. Jeżeli podczas wypełniania danych popełniony został błąd, można go skorygować klikając przycisk Edytuj. Wszelkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem. Następnie należy wybrać rodzaj i strefę przesyłki oraz zatwierdzić klikając na przycisk. Strona 137 z 204

W kolejnym widoku należy kliknąć na kopertę, której format został wybrany. Następnie należy zatwierdzić wybór klikając na przycisk w aktach sprawy.. Informacja o korespondencji znajduje się Aby wydrukować potwierdzenie korespondencji odbieranej osobiście/międzyresortowej, z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, Wydruk, a następnie wybrać zakładkę Osobista/Międzyresortowa. Strona 138 z 204

W kolejnym widoku należy wybrać datę, a w razie potrzeby również godzinę rejestracji korespondencji. Wybraną datę należy zatwierdzić klikając na przycisk. System wyświetli listę przesyłek do oznaczenia jako wysłane. Wybór należy zatwierdzić klikając na przycisk. Na wygenerowanym wydruku powinny pojawić się informacje o Tytule koszulki Sygnaturze sprawy ID wysyłki Strona 139 z 204

Danych pracownika, który rejestrował przesyłkę Danych adresata Treściach, zawartych w rubryce Dodatkowe informacje Wydruk będzie prezentował się następująco: Podczas ponownego wczytania korespondencji, wysyłki wcześniej zaznaczone jako wysłane, oznaczone zostaną kolorem zielonym. 6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego Funkcjonalność dostępna na uprawnienie - Wydruk potwierdzenia korespondencji osobistej (216). Umożliwia wygenerowanie i wydrukowanie potwierdzenia odebrania korespondencji osobiście. W koszulce rejestruje się korespondencję z opcją przesyłki Osobiście. Strona 140 z 204

Aby oznaczyć korespondencję jako wysłaną i wydrukować potwierdzenie, należy kliknąć w czerwone kółko przy zarejestrowanej korespondencji. Korespondencja odebrana osobiście jest możliwa do wyszukania z poziomu wyszukiwarki korespondencji wychodzącej. Strona 141 z 204

Do momentu wygenerowania wydruku istnieje możliwość usunięcia korespondencji, przy czym informacja o usunięciu odkłada się w historii sprawy. W momencie odbioru osobistego korespondencji, użytkownik drukuje potwierdzenie odbioru, które kwituje adresat. Druku potwierdzenia należy dokonać w dniu odbioru korespondencji, gdyż data widniejąca na piśmie jest generowana automatycznie z systemu oraz zapisuje się w historii koszulki, jako data wysłania. Kolorowe kropki komunikują czy dana korespondencja została wysłana. korespondencja wysłana korespondencja niewysłana 6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki W przypadku, kiedy pracownik nie ma możliwości wydruku koperty/etykiety na swoim stanowisku pracy, może przejść na stanowisko z drukarką/czytnikiem kodów i tam dokonać wydruku. Wydruk etykiet/wkładek adresowych jest możliwe za pomocą wygenerowania kodu EZD w zakładce Eksport przy rejestrowaniu korespondencji. W sekcji akta w wybranej koszulce należy przejść do Korespondencji wychodzącej i wybrać ikonę. W widoku drukowania należy przejść do zakładki Eksport, zaznaczyć format Kod EZD i kliknąć przycisk Strona 142 z 204

. Następnie należy zapisać podany kod EZD. Aby wydrukować etykiety, należy z wygenerowanym kodem udać się do stanowiska z drukarką i wpisać kod EZD w pole kod kreskowy na stronie głównej i nacisnąć klawisz ENTER. UWAGA! Pole Kod kreskowy na stronie głównej dostępne jest po nadaniu uprawnienia Kod kreskowy na głównej stronie 97. Strona 143 z 204

W widoku Wyszukiwania korespondencji wychodzącej w sekcji Rejestry należy zaznaczyć korespondencję do druku. Następnie przy pomocy przycisku Drukuj zaznaczone, można wygenerować i wydrukować etykiety/wkładki lub koperty. 6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów System EZD umożliwia wysyłkę dokumentów korzystając z e-maila bądź faxu. Chcąc zarejestrować mail/fax wychodzący należy dołączyć go do koszulki w formie załącznika, a następnie kliknąć przycisk Mail lub Fax. Formularz rejestracji maila bądź faxu wypełnia się tak, jak w przypadku korespondencji listownej. W sekcji załączników należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który ma zostać wysłany. Następnie należy wybrać adresata, do którego ma zostać wysłany mail/fax. Można skorzystać z listy seryjnej, odszukać konkretną osobę, wpisując co najmniej 5 znaków lub uzupełniając minimum 2 pola lub dodać nowego adresata. Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany mail, należy edytować w celu podania adresu e-mail. Strona 144 z 204

Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany fax należy edytować w celu podania numeru Fax. Po dodaniu adresu e-mail bądź numeru fax należy zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem. Aby zarejestrować mail/fax należy kliknąć przycisk. 6.34 Tworzenie list adresatów Dzięki liście adresatów użytkownik ma możliwość seryjnej wysyłki dokumentów do konkretnej grupy adresatów. Podczas sporządzania korespondencji seryjnej system EZD umożliwia korzystanie z list adresatów. Zalecane jest tworzenie globalnych list tak, aby mógł z nich korzystać dowolny użytkownik. System pozwala również tworzyć własne listy. Aby utworzyć własną listę seryjną należy w sekcji Rejestry wybrać zakładkę Listy seryjne. Strona 145 z 204

Aby dodać nową listę należy kliknąć przycisk. W kolejnym widoku należy wpisać nazwę listy i zatwierdzić przyciskiem Zapisz. W widoku dostępnych list należy wybrać nowoutworzoną i za pośrednictwem przycisku dodawać nowe osoby do listy. W pierwszej kolejności należy wprowadzić podstawowe dane adresata (opcja dostępna tylko na uprawnienie: Adresaci dodawanie nowego adresata 166). Strona 146 z 204

Po kliknięciu na przycisk, w oknie pojawią się dodatkowe zakładki, między innymi do wpisania adresu adresata. Należy wprowadzić adres osoby, do której zostanie wysłana korespondencja. Każdą czynność należy zapisać używając przycisku. Do listy seryjnej można również dodać adresatów z bazy globalnej. W tym celu należy wpisać minimum 5 znaków w wyszukiwarce lub uzupełnić co najmniej 2 pola. Strona 147 z 204

System wyświetli pasujące wyniki wyszukiwania. Kliknięcie na konkretną osobę spowoduje dodanie jej do listy adresatów. Utworzona lista będzie dostępna dla całego oddziału, w którym pracownik ją dodał. Sporządzając wysyłkę korespondencji seryjnej, należy postąpić tak, jak w przypadku generowania etykiety przesyłki pojedynczej. UWAGA! Aby wyszukać listę seryjną należy w sekcji Rejestry przejść do zakładki Listy seryjne. W górnej części widoku znajduje się wyszukiwarka list. W polu Wyszukaj po nazwie należy wprowadzić szukaną nazwę, a następnie kliknąć przycisk. 6.35 Import adresatów System EZD umożliwia samodzielny import adresatów przez dowolnego użytkownika. Konieczne jest jednak nadanie uprawnienia Import adresatów 172. W arkuszu kalkulacyjnym należy stworzyć listę adresatów, zawierającą dane do zaadresowania koperty z podziałem na kolumny, np. imię, nazwisko. Strona 148 z 204

Plik należy zapisać w formacie CSV. W sekcji Rejestry należy przejść do zakładki Listy seryjne. Kliknięcie na przycisk Import adresatów spowoduje przeniesienie do kolejnego widoku System wymusi wybór kodowania znaków w pliku. Należy wybrać kodowanie Windows. Następnie należy wybrać plik, który ma zostać zaimportowany i kliknąć na przycisk. Strona 149 z 204

W kolejnym widoku należy dopasować pola z formatki, do pól z importowanego pliku. Następnie należy nazwać zaimportowaną listę i kliknąć na przycisk. Poprawny import zostanie potwierdzony komunikatem. 6.36 Prowadzenie rejestrów System EZD wspiera prowadzenie rejestrów. W rejestrach można rejestrować sprawy/koszulki/dokumenty w zależności od typu prowadzenia, które konfiguruje administrator systemu. Strona 150 z 204

Typy prowadzenia rejestrów: Sprawa opcja rejestracji pojawia się tylko przy sprawach, Koszulka - opcja rejestracji pojawia się tylko przy koszulkach, dokument opcja rejestracji pojawi się tylko przy dokumencie, ręcznie dodany wpis opcja pozwala wprowadzać dane tylko z widoku rejestru, tylko odczyt. Typ prowadzenia: dokument Aby zarejestrować pismo w rejestrze należy wybrać z menu podręcznego zakładkę Rejestry oraz wybrać z rozwijalnej listy odpowiedni rejestr. Po wybraniu odpowiedniego rejestru, należy wypełnić formularz przypisany do danego rejestru oraz zapisać zmiany: Strona 151 z 204

W koszulce/sprawie w zakładce Rejestry pojawia się adnotacja, iż pismo zostało dodane do rejestru: Również w sekcji Rejestry Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane wpisy do rejestru: Strona 152 z 204

Strona 153 z 204

Również edytować je lub usunąć (w niektórych rejestrach należy przewinąć pasek przeglądania, by pojawiły się przyciski funkcyjne): Typ prowadzenia: koszulka Aby w rejestrze zarejestrować koszulkę należy w widoku koszulki wejść w zakładkę Rejestry i wybrać za pomocą rozwijalnej listy odpowiedni rejestr: Strona 154 z 204

Po wybraniu rejestru należy wypełnić odpowiedni dla danego rejestru formularz przypisany do danego rejestru. W zakładce Rejestry w koszulce również odłoży się informacja, iż koszulka została dodana do rejestru: Strona 155 z 204

Również w sekcji Rejestry Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane wpisy do rejestru. W tym miejscu możemy również wpisy edytować bądź usuwać: Typ prowadzenia: sprawa Aby zarejestrować sprawę w rejestrze, należy postępować tak jak w przypadku rejestrowania koszulki. Strona 156 z 204

Typ prowadzenia: ręczny Jeśli dla danego rejestru wprowadzimy typ prowadzenia ręczny, będziemy mogli dodawać wpisy do rejestru bezpośrednio z zakładki Rejestry Inne, wybrać odpowiedni rejestr oraz za pomocą przycisku Dodaj nowy wpis. Wypełnić formularz rejestracji, wprowadzając odpowiednie dane: Eksport wpisów z rejestrów do pliku Wchodząc do rejestru poprzez zakładkę Rejestry Inne oraz wybierając odpowiedni rejestr, należy wybrać jedną z ikonek znajdujących się w prawym górnym rogu rejestru: Strona 157 z 204

Ikony pozwalają eksportować wpisy w rejestrze do plików Word/Excel/CSV. 6.37 epismo Petenci oraz inne instytucje mogą komunikować się z urzędem poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP), w szczególności z platformy epuap. System EZD automatycznie rejestruje pisma, które zostały przesłane przez platformę (epismo), w Rejestrze Pism Wpływających (RPW) oraz zapisuje podstawowe metadane. Koszulka, w której znajduje się pismo elektroniczne zawiera dokumenty w formacie XML: - dokument właściwy oparty o wzorzec z Centralnego Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów epuap (CRW), - załączniki do dokumentu, w przypadku ich dołączenia i rozpoznania przez system EZD. W przypadku, gdy z treści pisma wynika, że powinno ono zawierać załączniki, jednak w koszulka ich nie zawiera, należy skontaktować się z Administratorem, aby zweryfikować dokument. - UPP czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (forma zgodnie z art. 16 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), w którym znajdują się informacje odnoszące się do: odbiorcy dokumentu, którego dotyczy poświadczenie nadawcy pisma, którego dotyczy poświadczenie danych poświadczenia danych dodatkowych, np. kto wystawił poświadczenie danych odnoszących się do podpisu Według rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 2011r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz Strona 158 z 204

udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.z 2011 Nr 206, poz. 1216), każdy dokument, który wpłynie z epuap do EZD musi zawierać UPP, czyli poświadczenie informujące, że urząd przyjął dane pismo. Jeżeli w koszulce pisma wpływającego brakuje dokumentu UPP, konieczny jest kontakt z Administratorem, w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. 6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach Aby otrzymać dodatkowe informacje o dokumencie m.in. o złożonych podpisach elektronicznych i zgodności dokumentów ze wzorem CRW, należy w widoku koszulki kliknąć przycisk. Wyświetli się wówczas okienko Weryfikacja dokumentu, w którym znajdą się informacje o wszelkich złożonych podpisach. Jeśli podpis został złożony profilem zaufanym, w kolumnie Uwagi znajdą się podstawowe informacje o profilu poufnym (numer PESEL oraz identyfikator na platformie epuap). Jeśli dokument został wysłany z epuap, okno weryfikacji przedstawi również informacje o przesyłce adres skrytki epuap nadawcy ( Adres skrytki odpowiedzi ), a także adresata ( Adres skrytki ). Jeżeli podpis nie został złożony, w oknie pojawi się komunikat Dokument nie zawiera podpisu. 6.39 ekorespondencja Przy wysyłce korespondencji przez epuap konieczne jest odpowiednie formatowanie, musi ona spełniać konkretne wymogi, co jest automatycznie wykonywane podczas tworzenia w systemie EZD korespondencji w formie episma. Korespondencja za pośrednictwem platformy epuap tworzona jest w formie formularza dokumentu elektronicznego (formularz episma), posiadającego własną treść, informacje o nadawcy i adresacie, a także załączniki podpisane elektronicznie. Poprawnie stworzone epismo jest gotowe do wysyłki do wskazanego adresata. Strona 159 z 204

Tworzenie korespondencji epuap (epismo) Aby przygotować korespondencję elektroniczną dla adresata, konieczne jest przygotowanie w systemie EZD dokumentów, które mają zostać przekazane za pośrednictwem platformy epuap do adresata. UWAGA! Dokumenty powinny mieć uzupełnione metadane. Dokumenty przygotowywane do wysyłki należy podpisać kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Tak podpisany dokument będzie posiadał zabezpieczenie przed zmianami, a jednocześnie oznaczony będzie znacznikiem czasowym, informującym o czasie i dacie podpisania. Dokument, który został podpisany cyfrowo posiada ikonę kotylionu z czerwoną szarfą. Następnie należy utworzyć formularz korespondencji. W tym celu należy kliknąć na przycisk epismo. W formularzu dane nadawcy zostaną uzupełnione automatycznie, natomiast dane odbiorcy należy wprowadzić do poszczególnych pól. Dane wymagane do wypełnienia pozostaną podświetlone na kolor czerwony do momentu uzupełnienia. Strona 160 z 204

W formularzu należy również zaznaczyć, czy korespondencja kierowana jest do osoby fizycznej czy do instytucji. Jest to istotne z uwagi na mechanizmy funkcjonujące na platformie epuap, określające sposób dostarczenia przesyłek. Strona 161 z 204

W przypadku kiedy tworzony formularz episma wysyłany będzie jednocześnie do kilku odbiorców i nie ma możliwości wprowadzenia informacji o każdym z nich, wówczas konieczne jest zaznaczenie opcji Jeżeli pismo ma nie zawierać danych adresata, należy zaznaczyć pole z lewej strony. Następnie należy uzupełnić pole Treść pisma. W przypadku, kiedy treść zawarta jest w załącznikach, w polu Załączniki należy zaznaczyć ich checkboxy. Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając na przycisk. W widoku koszulki pojawi się nowododany plik, będący dokumentem episma. Edycja (poprawki) i sprawdzenie formularza episma. Klikając na dokument episma w formacie xml, otworzy się do wglądu jego zawartość, którą można sprawdzić oraz porównać ze wskazanymi załącznikami. Strona 162 z 204

Załączniki podpisane za pomocą podpisu elektronicznego widoczne będą w postaci dwóch plików, przy czym pierwszy z nich zawiera właściwą treść, z kolei drugi to ten sam dokument z dopisanym rozszerzeniem.xades, będący dokumentem podpisu cyfrowego. Oba dokumenty figurują pod tą samą nazwą. W przypadku konieczności dokonania zmian na dokumencie episma, należy wybrać kliknąć na zakładkę Edycja. Wówczas wyświetli się ponownie formularz episma, w którym będzie można dokonać dowolnych zmian. Wysyłka dokumentu przez platformę epuap Wysyłanie episma z systemu EZD przy pomocy platformy epuap odbywa się przy użyciu przycisku e-korespondencja. Strona 163 z 204

Najpierw należy wskazać dokument episma do wysyłki (w formacie.xml), zaznaczając checkbox przy nazwie wybranego episma w zakładce Załączniki. Dokument episma, który zostanie podpisany elektronicznym podpisem będzie posiadał aktywną ikonę symbolizującą podpis. Aby wyszukać odbiorcy należy w sekcji Wybrani adresaci wejść w zakładkę Szukaj i wyszukać adresata z dostępnej listy adresatów. W celu wyszukania adresata należy w wybranym polu wpisać dane, na podstawie których system wyszuka odbiorcy. Wpisując wyszukiwaną frazę w dostępnych polach zawęzimy ilość wyników wyszukiwania. Aby wskazać konkretnego adresata, bądź też wielu adresatów należy zaznaczyć checkbox w odpowiednim wierszu, a następnie kliknąć przycisk Dodaj zaznaczonych adresatów. Strona 164 z 204

Wskazani odbiorcy zostaną dodani do listy Wybranych adresatów. Aby wysłać dokument należy wybrać przycisk Wyślij. Czynność wysłania korespondencji przez platformę epuap należy zatwierdzić kliknięciem przycisku OK w wyświetlonym komunikacie. Prawidłowe wysłanie korespondencji zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem w systemie EZD. W zakładce Akta w widoku koszulki pojawi się pozycja Korespondencja wychodząca, w której po rozwinięciu będzie widoczna pozycja bądź lista odbiorców e-korespondencji. Jeśli korespondencja została wysłana do urzędu, to w ciągu kilkunastu sekund do kilku minut w sekcji Akta powinno pokazać się tzw. Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) dokument w formacie.xml Strona 165 z 204

potwierdzający złożenie pisma na skrytce adresata. Dokument ten jest automatycznie wystawiany przez platformę epuap w momencie wysłania pisma na konto Podmiotu Publicznego. W sytuacji, gdy dokument zostanie dostarczony do instytucji kropka statusu przy nazwie adresata wybarwi się na kolor zielony. Jeśli w koszulce nie pojawią się wyżej opisane pozycje należy odświeżyć zawartości okna poprzez kliknięcie przycisku Odśwież. W sytuacji, gdy wysyłka jest adresowana do osób prywatnych ten czas ulega wydłużeniu, gdyż osoby fizyczne nie wystawiają takiego poświadczenia z góry. W tym przypadku epuap wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jedynie w sytuacji, gdy osoba prywatna zaloguje się na koncie epuap i odbierze korespondencję. Jeśli korespondencja za pośrednictwem epuap nie zostanie wysłana to w widoku koszulki pojawi się informacją zwrotna zawierająca LOG z niewykonanej operacji. Przeważnie taka informacja jest niezrozumiała dla użytkownika systemu. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat należy spisać ID koszulki i skontaktować się z koordynatorem wydziałowym lub administratorem systemu EZD. 6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie wypożyczenia dokumentów będących na stanie składu chronologicznego. Strona 166 z 204

Aby zamówić wypożyczenie dokumentów ze składu chronologicznego, należy przejść do widoku koszulki pisma/sprawy, a następnie do sekcji dokumencie, który ma zostać zamówiony.. Należy kliknąć na ikonkę znajdującą się przy W okienku Zamówienie dokumentu składu należy wpisać uwagi do zamówionego dokumentu. Będą one widoczne w raporcie zamówień ze składu chronologicznego. Status dokumentu zostanie zmieniony z Dostępny na Zamówiony do wypożyczenia. Po kliknięciu na ikonę przy dokumencie zamówionym do wypożyczenia, operacja ta zostanie anulowana. Następnie należy udać się do kancelarii w celu odebrania zamówionego dokumentu. 6.41 Ustawianie zastępstw W sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny, osoba wykonująca czynności w systemie EZD za osobę nieobecną realizuje je pracując w zastępstwie. Na stronie głównej systemu EZD znajduje się okno Osoby zastępowane. Strona 167 z 204

Należy wybrać opcję Ustaw zastępców, aby system przeniósł nas do nowego widoku Zarządzanie zastępcami. UWAGA! Zaleca się, aby każdy pracownik miał ustalonego zastępcę w systemie EZD. Z listy rozwijalnej należy wskazać użytkownika, który będzie pracował na zastępstwie oraz okres ważności zastępstwa. Zatwierdzić wykonywaną czynność przyciskiem Dodaj. Po dodaniu zastępcy jego dane pojawią się w widoku Obecni zastępcy. Strona 168 z 204

Aby sprawdzić swoich zastępców należy przejść do strony głównej systemu EZD. Na głównej stronie systemu EZD należy wybrać nazwisko osoby zastępowanej, co spowoduje przelogowanie na konto innego użytkownika. W czasie zastępstwa w oknie logowania widać taką informację. Strona 169 z 204

7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum Po upływie określonego w zapisach instrukcji kancelaryjnej okresu od zakończenia spraw w EZD, sprawy te powinny zostać przekazane na stan archiwum zakładowego. Moduł archiwum w systemie opiera się na poniższych zasadach: 1. Przejmowanie dokumentów w formie elektronicznej ma na celu nadzorowanie nad nimi w systemie EZD poprzez przekazanie archiwiście odpowiednich uprawnień do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, a przede wszystkim do: a) udostępniania dokumentów tworzących akta spraw oraz ich nietworzących; b) sortowania i przekazania do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres przechowywania; c) przekazanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego; d) uzupełnianie metadanych, jeśli istnieje taka potrzeba. 2. Po nadaniu uprawnień, które zostały opisane w ust.1, komórka organizacyjna przekazująca dokumentacje wciąż ma dostęp do dokumentacji stworzonej w systemie EZD, jednak nie może modyfikować danych czy metadanych,a także udostępniać jej innym użytkownikom systemu. Moduł archiwum umożliwia wcześniejsze przekazanie akt spraw zakończonych w formie elektronicznej do archiwum zakładowego w sytuacji, gdy dokonano zmian organizacyjnych w jednostce, co wynika z zapisu 64 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych: Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej. 7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego przez pracownika obowiązkowe jest nadanie mu uprawnienia: Archiwum przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw (142), co spowoduje wyświetlenie checkboxów w widoku Spis spraw, należy również uruchomić skrypt w bazie danych. Strona 170 z 204

UWAGA! Pola typu checkbox bedą widoczne jedynie przy zakończonych sprawach, którym upłynął 2- letni okres przechowywania na stanowiskach prowadzących sprawę i które tym samym powinny zostać skierowane do Archiwum Zakładowego. W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego należy wejść w moduł Spis Spraw, dokonać wyboru odpowiedniej teczki z JRWA, zaznaczyć pole chceckbox, a następnie zatwierdzić klikając Przekaż Archiwum. Strona 171 z 204

Strona 172 z 204

Sprawy, przy których użytkownik zaznaczył checboxy, a nastepnie kliknął Przekaż Archwium tworza tzw. partie spraw. Partię może tworzyć nawet jedna sprawa. Po przekazaniu dokumentacji do archiwum przy numerach spraw wyświetli się czarna pionowa kreska, która syganlizuje, dokumentacja, których spraw została przeniesiona do archiwum zakładowego. Strona 173 z 204

7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego Moduł Archiwum dostępny jest tylko na uprawnienie: Archiwum weryfikacja przekazanych partii (141), po jego nadaniu w panelu po lewej stronie pojawi się nowy moduł Archiwum. Strona 174 z 204

W w folderze Przekazane sprawy gromadzą się partie spraw zatwierdzone przez użytkoników do przekaznia do Archwium Partię sprawstanowi koszulka, która zawiera: informację o tym, z ilu spraw (w nawiasie) składa się partia Przekazanie spraw (5), dane pracownika, który przekazał dokumentację do archiwum, symbol z JRWA, który znajduje się w znakach spraw przekazanych w danej partii, kat. arch. spraw przekazanych w danej partii. Po przejściu do przekazanej dokumentacji pracownik archiwum otrzymuje następujący widok: Strona 175 z 204

W koszulkach z partiami spraw, które zostały przekazane do archiwum zakładowego znajdują się znaki spraw przekazanych w danej partii, a także linki pozwalające na przekierowanie akt odpowiedniej sprawy w celu jej sprawdzenia przez pracownika archiwum. Po przejściu w widok koszulki z partią dokumentów pracownik archiwum posiada dwie możliwości: 1. Zwrócić niepotwierdzone sprawy do poprawy 2. Zaakceptować niepotwierdzoną sprawę Zanim jednak podejmie decyzję, czy zaakceptować i przyjąć całą partię dokumentacji do Archiwum Zakładowego, czy zwrócić do pracownika sprawę w celu naniesienia poprawek, pracownik archiwum może poprzez kliknięcie w tytuł sprawy wejść do koszulki z aktami tej sprawy. W przypadku stwierdzenia przez archiwistę, iż w aktach sprawy występują braki, archiwista powinien odznaczyć, w których sprawach z danej partii takie braki stwierdził. Wystarczy w tym celu kliknąć w pomarańczową kropkę widoczną przy znaku sprawy. Wówczas kropka ta uzyska kolor czarny, co będzie oznaczało, iż w danej sprawie archiwista stwierdził braki. Strona 176 z 204

Wybranie pierwszej możliwośći spowoduje, iż cała partia przekazanej dokumentacji zostanie cofnięta do pracownika w celu jej uzupełnienia (np. brak metadanych, błędne nazewnictwo itp.). Druga opcja umożliwia zaakceptownie i przyjęcie całej partii do Archiwum Zakładowego. Kropki przy znakach spraw wybarwiają się z koloru pomarańczowego na zielony i koszulka z dokumentacją trafia do folderu Sprawdzone sprawy w module Archiwum. System umożliwia poprzez ustawienia administracyjne decyzję, czy archiwista będzie zwracał do poprawy całą partię, nawet gdy poprawy wymagają tylko niektóre z przekazanych w danej partii sprawy. Czy też podzieli daną partię na sprawy przyjęte do archiwum i zwrócone do poprawy prowadzącemu sprawę. W sytuacji, gdy mamy włączoną na ON opcję Archiwum - tylko odrzucanie/przyjmowanie partii, to cała przekazana partia spraw trafia wówczas do pracownika. Jeżeli to ustawienie jest wyłączone (OFF) wówczas z poziomu każdej sprawy widoczne są dwa przyciski: 1. Potwierdź przyjęcie na stan Archiwum, 2. Zwróć sprawę do referenta, Co oznacza, iż pracownik archiwum może podzielić przekazaną partię spraw na sprawy przyjęte do archiwum i zwrócone do poprawy. Strona 177 z 204

Archiwista zwracając sprawy do poprawy prowadzącemu sprawę, ma możliwość wskazania jakie błędy znalazły się w dokumentacji do zarchiwowania. Po wybraniu opcji system wyświetli okno, w którym należy oznaczyć uwagi lub je opisać. Każdy urząd może zdefiniować swoje podpowiedzi w tabeli SlownikiAplikacji dla IdSlownika=15. 7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego Po cofnięciu przez pracownika archiwum dokumentacji do poprawy, dokument ten jest odsyłany na konto pracownika do folderu Nowe. Strona 178 z 204

Pracownik prowadzący sprawe widzi czarną kropkę i oznaczone przez archiwistę przy sprawach, które wymagają naniesienia poprawek oraz wskazane przez archiwistę w polu uwagi błędy. Po naniesieniu poprawek pracownik powinien kliknąć przycisk, a cała partia trafi ponownie na stan archiwum do zakładki Przekazane sprawy. Przy czym kropka czarna automatycznie wybarwia się na kolor czerwony w przypadku wykonania przez prowadzącego sprawę, co najmniej jednej z następujących operacji w koszulce ze sprawą zwróconą do poprawy: zmiana tytułu sprawy zmodyfikowanie metadanych zmiana nazwy dokumentu w aktach sprawy W przypadku, gdy mamy wyłączoną opcję Archiwum tylko odrzucenie/ przyjmowanie partii, użytkownik będzie otrzymywał pojedyncze sprawy zwracane przez archiwistę. Po dokonaniu weryfikacji oraz poprawek powtórne przekazanie tejże sprawy może nastąpić z poziomu spisu spraw. Jeżeli po edycji dokumentu checkbox nie jest widoczny należy kliknąć Odśwież spis spraw. 7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi Po przyjęciu spraw do Archiwum Zakładowego, czyli akceptacji przez archiwistę przyjęcia spraw, partie spraw znajdują się w folderze Sprawdzone sprawy. Pracownik archiwum nie posiada uprawnień do dokonywania zmian w zarchiwizowanych sprawach poza możliwością wykonania trzech operacji: Strona 179 z 204

- zmiany tytułu sprawy - zmiany nazw poszczególnych dokumentów (poprzez ikonkę metadanych i edycje pola Tytuł) - modyfikacji metadanych. Wykonanie którejkolwiek z wyżej opisanej operacji powoduje odpowiedni zapis w historii sprawy. Pracownik prowadzący sprawę zachowuje dostęp do widoku zarchiwizowanych spraw poprzez spis spraw, przy czym nie może dokonać na nich żadnych operacji. Aby powiązać koszulkę z dokumentem do zarchiwizowanej sprawy należy posiadać uprawnienie Powiązywanie koszulek do spraw zarchiwizowanych 219. 7.5 Raport stanu archiwum System EZD umożliwia wygenerowanie raportu, który może być wykorzystany do sprawdzania, czy wszystkie sprawy podlegające archiwizacji przekazane na stan Archwium Zakładowego. 7.6 Archwizacja spraw pracownika Poniżej znajduje się kod procedury, którą należy uruchomić w przypadku archiwizacji spraw konkretnego pracownika. Jako parametr należy podać id Pracownika dostępne: struktura -> edycja użytkownika -> zakładka. -> pole, którego sprawy mają otrzymać status oczekiwania do archiwizacji (tzw. checkbox). Procedura dostępna jest z poziomu bazy danych. SET ANSI_NULLS ON GO Strona 180 z 204

SET QUOTED_IDENTIFIER ON GO ALTER PROCEDURE [dbo].[jednostki_ustawdoarchiwum_pracownikow] @IdPracownika int AS BEGIN SET NOCOUNT ON; update ss set ArchiwumStatus = 1 From SpisSpraw ss INNER JOIN Pisma p on p.id = ss.pismo WHERE p.idpracownikakonczacego = @IdPracownika AND p.zakonczone_data IS NOT NULL AND ss.typprowadzenia = 0 update p set ArchiwumStatus = 1 From SpisSpraw ss INNER JOIN Pisma p on p.id = ss.pismo --INNER JOIN Dziennik d on d.pismo = p.id and d.rodzaj in (120,121,127) WHERE p.idpracownikakonczacego = @IdPracownika AND p.zakonczone_data IS NOT NULL AND ss.typprowadzenia = 0 END 7.7 Archwizacja spraw pracownika Uprawnienia archiwisty: Archiwum weryfikacja przekazywanych partii (141) Uprawnienia pracowników merytorocznych: Archiwum przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw (142) Ustawienia administracyjne: System EZD umożliwia włączenie funkcji przyjmowanie/odrzucanie całych partii, bez grupowania konkretne sprawy. na Strona 181 z 204

8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW Za bezpieczeństwo systemu EZD PUW w organizacji odpowiedzialny jest urząd użytkujący oprogramowanie. Użytkownik nie może przekazywać swoich haseł dostępu do systemu EZD PUW oraz PINu do podpisu elektronicznego. System EZD PUW odzwierciedla wszystkie czynności wykonywane przez użytkowników, również administratorów, także bezpośrednio w systemie baz danych. 9 Wsparcie dla użytkowników procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW Zgłoszenia problemów i zagadnień rozwojowych są dokonywane przez Partnerów PUW poprzez dedykowany Portal ezd.gov.pl dostęp do systemu zgłoszeń posiadają tylko i wyłącznie członkowie zespołów ds. wdrożenia EZD PUW oraz wytypowani i zgłoszeni PUW administratorzy poszczególnych urzędów. Poniżej przedstawiony jest schemat procedury przekazywania i obsługi zgłoszeń przez HelpDesk PUW, począwszy od końcowego użytkownika systemu EZD PUW (pracownika danego urzędu), przez zespół ds. wdrożenia, na HelpDesk PUW kończąc. 10 Porady dnia dla użytkowników systemu EZD PUW Ustawianie zastępstw Ustaw swoich zastępców w systemie EZD! Ustaw swoich zastępców w systemie EZD, aby podczas Twoich nawet krótkich nieobecności, Twój zastępca mógł mieć dostęp do Twojego konta i realizować sprawy w Twoim imieniu. Pamiętaj! Czynności wykonywane na zastępstwie będą odnotowane w historii sprawy! Strona 182 z 204

Przypomnienia Ustaw przypomnienia dla swoich pilnych spraw realizowanych w systemie EZD. System EZD poinformuje Cię na stronie głównej o zbliżającym się terminie realizacji. System wyświetla nawet do 6 przypomnień. Przypomnienia możesz ustawić w każdej koszulce, należy jedynie wskazać w kalendarzu datę obowiązującego przypomnienia. Szablony obiegu Zaprojektuj ścieżkę obiegu pisma i twórz szablony obiegu. Zautomatyzuj ścieżkę obiegu sprawy i zdefiniuj własne szablony obiegu. Określ, jakim osobom po kolei będzie przekazywana sprawa, np. przy wielostopniowej akceptacji pisma. Wejdź w funkcję dowolnej koszulki i stwórz szablony obiegu, z tego poziomu możesz również modyfikować szablony lub usuwać nieaktualne. Indywidualne grupy dystrybucyjne Twórz grupy dystrybucyjne, by szybko udostępniać pliki konkretnej grupie osób. Jeśli często udostępniasz dokumenty konkretnej grupie osób w instytucji, nie musisz wybierać każdej z nich z osobna z drzewka struktury. Wejdź w funkcję jako grupę dystrybucyjną., wybierz pracowników ze struktury i zapisz Strona 183 z 204

Przy kolejnych operacjach będziesz mógł jednym kliknięciem wybrać całą grupę. Powiadomienia Korzystaj z powiadomień w systemie EZD. System EZD posiada rozwiniętą opcję powiadomień na temat operacji przeprowadzanych w koszulce. Aby ułatwić swoją pracę, możesz być informowany, jakie czynności były na danej koszulce czy sprawie wykonywane. Skorzystaj z powiadomień globalnych obowiązujących dla wszystkich koszulek bądź powiadomień indywidualnych dla konkretnej koszulki. Jeśli nie masz odpowiednich uprawnień do tej funkcji, skontaktuj się ze swoim administratorem. Strona 184 z 204

Powiadomienia globalne możesz skonfigurować, korzystając z ustawień profilu. Powiadomienia indywidualne znajdziesz w zakładce Powiadomienia w każdej koszulce. Etykiety Twórz własne foldery osobiste w systemie EZD. Aby mieć szybki dostęp do konkretnych spraw bądź koszulek, stwórz własne foldery. Foldery osobiste będą wyświetlane pod folderami systemowymi, takimi jak: Nowe, W realizacji, Udostępnione, itp. Etykiety tworzymy w ustawieniach profilu użytkownika. Strona 185 z 204

Zapytaj swojego administratora o uprawnienia do tworzenia i dodawania dokumentów do osobistych folderów. Listy seryjne Twórz listy seryjne adresatów i zarządzaj nimi. W sekcji Rejestry Listy seryjne możesz sporządzić własne listy adresatów, do których wysyłasz korespondencję tradycyjną. Możesz korzystać z opcji dodawania adresatów z bazy, dodawać nowych lub importować adresatów. Twoje listy seryjne mogą być dostępne dla Twojego oddziału lub całej instytucji. Zapytaj swojego administratora o odpowiednie uprawnienia do tworzenia list seryjnych. Wiadomości Wysyłaj i odbieraj wiadomości wewnętrzne w EZD. Wiadomości możesz odbierać poprzez niebieskie powiadomienia w prawym górnym rogu strony. Zakładkę zarządzania wiadomościami, gdzie będziesz mógł nadawać wiadomości znajdziesz w sekcji Rejestry po nadaniu odpowiednich uprawnień. Możesz wysłać wiadomość do wszystkich pracowników lub tylko do wybranych osób. Strona 186 z 204

Przydatne linki Korzystaj ze skrótów na stronie głównej systemu EZD, czyli przydatnych linków. Przydatne linki znajdziesz na stronie głównej EZD i pomogą Ci w szybki sposób stworzyć na przykład nową koszulkę. Nie musisz udawać się do folderu W realizacji lub Nowe, wystarczy, że klikniesz na przydatny link na stronie głównej Nowa koszulka, który od razu przeniesie Cię do okna tworzenia koszulki. Kod kreskowy na stronie głównej Skorzystaj z szybkiego wyszukiwania korespondencji lub wpływu poprzez kod kreskowy. Znajdź szybko wpływ lub zarejestrowaną korespondencję wychodzącą poproś o nadanie uprawnienia do funkcji Kodu kreskowego na stronie głównej EZD. W pole kod kreskowy możesz wczytać dowolny kod Strona 187 z 204

kreskowy i dzięki temu od razu mieć dostęp do koszulki z daną przesyłką wpływającą bądź korespondencji wychodzącej, by wydrukować etykiety/koperty. Korespondencja osobista Generuj potwierdzenie odbioru korespondencji osobistej. Jeśli generujesz w systemie EZD korespondencję odbieraną osobiście, możesz skorzystać z funkcji i z poziomu sprawy samodzielnie oznaczyć taką korespondencję jako wysłaną oraz wydrukować potwierdzenie odbioru przesyłki. Potwierdzenie odbioru wydrukujesz, klikając na czerwoną kuleczkę znajdującą się przy wygenerowanej korespondencji osobistej. Uwaga! Funkcja wydruku potwierdzenia dostępna jest na uprawnienie 216. Porównywanie dokumentów Porównuj dokumenty znajdujące się w systemie EZD. Możesz porównać 2 wersje tego samego dokumentu lub 2 różne dokumenty. Wybierz ikonę historii dokumentu, dodaj za pomocą ikony porównywania podręcznego 2 dokumentów opcję Porównaj. 2 wersje dokumentu lub wybierz z menu Strona 188 z 204

Porównywanie dokumentów jest możliwe dzięki funkcji programu Microsoft Word: Rejestrowanie maili Rejestruj korespondencję mailową w systemie EZD. Aby zarejestrować wychodzącą pocztę elektroniczną w systemie EZD, wystarczy wejść z poziomu koszulki w opcję, wybrać dokument, który został wysłany oraz wyszukać bądź dodać adresata przesyłki. Poprzez edycję danego adresata możesz dodać dodatkowe informacje, w tym adres e-mail. Pamiętaj, że dodawanie nowych adresatów jest dostępne wyłącznie na uprawnienie. Strona 189 z 204

W koszulce pojawi się również informacja o zarejestrowanej korespondencji mailowej: Doudostępnianie Korzystaj z funkcji doudostępniania dodatkowych dokumentów. Jeśli potrzebujesz udostępnić dodatkowy dokument dla wszystkich osób, którym już wcześniej udostępniałeś dokumenty z danej koszulki, nie musisz wykonywać kolejnego udostępnienia i wybierać osób z drzewa struktury. Wystarczy, że otworzysz menu podręczne doudostępnianego dokumentu oraz wybierzesz opcję Udostępnij oraz wskażesz rodzaj udostępnienia Do odczytu/do edycji. W tym momencie wszystkim osobom w koszulce pojawi się dodatkowy plik. Zwrotne potwierdzenie odbioru Generuj zwrotki bezpośrednio z systemu EZD. System EZD oprócz etykiet/kopert umożliwia również generowanie zwrotek podczas wysyłki listów ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wystarczy, że w oknie generowania wydruków przejdziesz do zakładki Zwrotki i wybierzesz odpowiedni wydruk. Strona 190 z 204

Zwrotka wytworzona w systemie EZD automatycznie zaciągnie dane Twojej korespondencji oraz dzięki umieszczonemu na niej kodzie kreskowemu po przyjęciu jej na stan kancelarii, zostanie ona dołączona do Twoich akt sprawy. Generowanie wydruku metryki sprawy Generuj wydruk metryki sprawy lub eksportuj do plików. Metryka sprawy prowadzonej elektronicznie w systemie EZD tworzy się automatycznie, znajdują się w niej czynności wykonywane w prowadzonej sprawie. Aby móc wygenerować wydruk metryki sprawy, należy wejść w zakładkę Metryka sprawy oraz wybrać W widoku wydruku metrykę możemy nie tylko wydrukować, lecz także eksportować do kilku wybranych formatów, m.in. PDF lub Excel.. Strona 191 z 204

Cofnięcie koszulki udostępnionej Cofnij błędnie udostępnioną koszulkę. Błędnie wybrałeś osobę do udostępnienia dokumentów? Możesz tę czynność cofnąć na każdym etapie udostępnienia. Wystarczy, że naciśniesz na kuleczkę oznaczającą status udostępnienia, widniejącą przy nazwisku osoby, której chcesz cofnąć udostępnienie pliku. Cofnięcie udostępnienia spowoduje, że nastąpi usunięcie wszystkich informacji o piśmie u odbiorcy. W Twojej koszulce pozostanie jednak ślad po błędnym udostępnieniu: Użytkownik, do którego wykonałeś udostępnienie, otrzyma automatyczne powiadomienie o cofnięciu udostepnienia: Zwracanie błędnie przekazanej koszulki Strona 192 z 204

Cofnij błędnie przekazaną koszulkę. Przekazałeś koszulkę niewłaściwemu pracownikowi ze struktury urzędu? Jeśli nie zdążył on odebrać pisma z folderu Nowe, możesz zwrócić koszulkę na własne konto przechodząc do folderu Przekazane, a następnie do widoku koszulki i wybierając opcję przekazać właściwej osobie.. Koszulkę możesz odebrać z folderu Nowe, a następnie Termin realizacji przekazanej koszulki/udostępnionego dokumentu Ustal termin realizacji udostępnionej lub przekazanej koszulki. Jeśli termin realizacji danej sprawy jest krótki i potrzebujesz szybkiej reakcji ze strony swoich współpracowników, możesz podczas przekazywania bądź udostępniania zaznaczyć termin, w którym oczekujesz odpowiedzi. Aby podkreślić priorytetowość, możesz skorzystać również z opcji Pilne, by adresat pisma od razu z widoku folderu Nowe zauważył wyróżnioną przez Ciebie koszulkę. Zamówienie dokumentu ze składu chronologicznego Zamawiaj oryginały dokumentów ze składu chronologicznego ze swojego konta w EZD. Jeśli prowadzisz sprawę elektroniczną w systemie EZD oraz potrzebujesz wglądu do oryginału pisma znajdującego się w składzie chronologicznym, nie musisz udawać się za każdym razem do kancelarii, by zamówić dokument do wypożyczenia. Wystarczy, że przy tytule dokumentu w sekcji Skład chronologiczny koszulki zaznaczysz takie zapotrzebowanie za pomocą ikony wypożyczania oraz uzupełnisz uwagi do zamówienia. Po wykonaniu zamówienia zmieni się również status dokumentu: Do kancelarii będziesz mógł udać się, gdy zostanie dla Ciebie przygotowany oryginał pisma. Kopia/Wewnętrzna Kopiuj koszulki na potrzeby innych pracowników, korzystając z funkcjonalności Kopia/Wewnętrzna. Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki konieczne jest założenie kilku spraw w różnych komórkach organizacyjnych, skorzystaj z funkcji Kopia/Wewnętrzna. Strona 193 z 204

Wybierz pracowników, do których mają trafić kopie, wskaż pliki podlegające kopiowaniu oraz wpisz uzasadnienie wykonania kopii w polu uwag. Skopiowane koszulki pojawią się w folderze Nowe u wybranych pracowników. Kopia hurtowa Kopiuj koszulki na własne potrzeby, korzystając z funkcjonalności Kopia hurtowa. Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki musisz założyć kilka odrębnych spraw, skorzystaj z funkcji Kopia hurtowa. Wpisz liczbę kopii, które chcesz stworzyć i zapisz. Strona 194 z 204

Skopiowane koszulki pojawią się na Twoim koncie, w folderze Nowe. Dostęp do nich jest możliwy z poziomu koszulki głównej: w zakładce Kopie, w Aktach sprawy. Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 156 Kopia hurtowa. Pobranie hurtowe dokumentów z koszulek Korzystaj z możliwości hurtowego pobierania dokumentów z koszulek. Możesz skorzystać z funkcji hurtowego pobrania dokumentów z koszulek. Będąc w folderze W realizacji, przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, z których chcesz pobrać dokumenty. W oknie z wybranymi koszulkami, wybierz opcję Pobierz. W folderze Nowe pojawi Ci się nowa koszulka, w której będzie znajdował się plik ZIP zawierający wszystkie dokumenty z wybranych wcześniej koszulek. Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 157 Pobranie hurtowe dokumentów koszulek. Alternatywny sposób dodawania załączników Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników. Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników. Poproś swego administratora, by nadał Ci odpowiednie uprawnienie (numer 94 Przeciąganie plików - Silverlight 5.0), dzięki któremu będziesz mógł Strona 195 z 204

dodawać załączniki poprzez ich przeciągnięcie do pola wtyczki w aktach sprawy, co umożliwi Ci dodanie kilku załączników jednocześnie i znacznie ułatwi Ci pracę. Zgłoś problem Jeśli w Twoim systemie EZD pojawił się problem, zgłoś go do swego zespołu wsparcia. W przypadku wystąpienia problemów w Twoim systemie EZD zgłoś je do swego zespołu wsparcia. Użyj do tego opcji Zgłoś problem (ikona znaku zapytania w prawym górnym rogu przeglądarki): W zgłoszeniu podaj jak najwięcej informacji o danym problemie, co znacznie ułatwi sprawne jego rozwiązanie. Hurtowe przekazywanie koszulek Korzystaj z możliwości hurtowego przekazywania koszulek. Przyspiesz swoją pracę korzystając z możliwości hurtowego przekazywania koszulek. Będąc w folderze W realizacji, przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, które chcesz przekazać. W oknie z wybranymi koszulkami, wybierz opcję Przekaż. Następnie wskaż osobę, do której koszulki mają zostać przekazane, wybierz i potwierdź przekazanie. Koszulki pojawią się w folderze Nowe u pracownika, który został wskazany. Przekazywanie wraz z udostępnianiem Masz możliwość udostępniania dokumentów podczas operacji przekazywania koszulki. Strona 196 z 204

Podczas przekazywania koszulki możesz jednocześnie udostępniać innym pracownikom dokumenty się w niej znajdujące. By to zrobić, po wybraniu osoby, do której koszulka będzie przekazana, przytrzymując klawisz Control, wybierz ze struktury organizacyjnej urzędu osoby, którym chcesz udostępnić dokumenty z tej koszulki (na liście wybranych pracowników osoby te będą miały zaznaczony checkbox). Następnie wybierz pliki podlegające udostępnieniu (w trybie do odczytu lub do edycji), wpisz ewentualne uwagi, kliknij Przekaż i potwierdź operację. Szablony pism Wykorzystuj dostępne szablony do tworzenia nowych pism. Strona 197 z 204

Nowe projekty pism twórz na podstawie domyślnego szablonu pisma. Dodatkowo po rozwinięciu listy szablonów nowe pismo możesz utworzyć na podstawie zdefiniowanych szablonów (konfiguracją przydatnych szablonów zajmie się Twój administrator). Wyszukiwanie Wyszukuj sprawy, koszulki, wpływy i dokumenty zarejestrowane w systemie EZD. Skorzystaj z modułu Wyszukiwanie, żeby znaleźć sprawy, koszulki, wpływy czy dokumenty zarejestrowane w systemie EZD. Wypełnij co najmniej dwa atrybuty stanowiące kryteria wyszukiwania i kliknij Szukaj. Spis spraw Przeglądaj sprawy zarejestrowane w systemie EZD. Strona 198 z 204

Skorzystaj z modułu Spis spraw, żeby przeglądać sprawy zarejestrowane w systemie EZD. Sprawy są pogrupowane zgodnie z symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Użytkownik ma dostęp do spraw wynikający z nadanych mu uprawnień. Ochrona dokumentu Nałóż ochronę na dokument zawierający dane wrażliwe. Możesz ograniczyć dostęp do koszulki z dokumentami zawierającymi dane wrażliwe. Z menu podręcznego dokumentu wybierz zakładkę Ochrona danych: Po potwierdzeniu czynności dokument zostanie oznaczony jako wrażliwy. Dostęp do koszulki zostanie ograniczony tylko dla osób, które od momentu nałożenia ochrony będą występowały w obiegu dokumentu. Historia pliku Zobacz historię dokumentu i jego wcześniejsze wersje. Strona 199 z 204

Jeśli dokument z akt sprawy ulegał modyfikacjom, możesz uzyskać dostęp do jego wcześniejszych wersji. Z menu podręcznego dokumentu wybierz zakładkę Historia. Możesz także użyć ikony znajdującej się z prawej strony danego dokumentu. Zobaczysz okno z wszystkimi wersjami danego dokumentu, uporządkowanymi w kolejności od najnowszej do najstarszej. Strona 200 z 204