Elektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja. Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

Transkrypt

1 Elektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

2 W związku z wprowadzeniem w urzędzie systemu EZD jako podstawowego narzędzia do wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, do archiwum zakładowego jest przekazywana dokumentacja z czterech źródeł i w dwóch postaciach (papierowej i elektronicznej): 1) akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzone i przechowywane w systemie EZD; 2) dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym; 3) dokumentacja zgromadzona na informatycznych nośnikach danych w postaci elektronicznej, przechowywana w składzie informatycznych nośników danych; 4) akta spraw dokumentowanych tradycyjnie, przechowywane w teczkach aktowych.

3 Dokument w postaci papierowej jest przechowywany w składzie chronologicznym Kompletowanie akt sprawy w teczce aktowy - postać papierowa SCP SCW SCN Sprawy prowadzone elektronicznie EZD 1. Rejestracja RPW, metadane Sprawy prowadzone tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z wykorzystaniem EZD jako narzędzia pomocniczego 1. Rejestracja RPW 2. Rozdzielenie 3. Dekretacja Po 2 latach Archiwum Zakładowe SCP przesyłki w pełni odwzorowane SCN Przesyłki nie w pełni odwzorowane SCW Elementy akt Sprawy wytworzonych wewnątrz 2. Rozdzielenie 3. Dekretacja 4. Rejestracja sprawy 5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki, Opinie, pisma, decyzje itp.) 6. Akceptacje 4. Rejestracja sprawy (prowadzenie spisów spraw) 5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną akceptacją) 6. Akceptacje e-dokumentów przy wysyłce przez epuap 7. Korespondencja wewnętrzna 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Możliwość prowadzenia metryki sprawy 7. Korespondencja wewnętrzna 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Metryka sprawy Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW

4 Etapy wdrożenia EZD Niżej rekomendowane ETAPY wdrożenia systemu EZD w jednostkach administracji publicznej jako podstawowego systemu kancelaryjnego, sposobu elektronicznego dokumentowania załatwiania i rozstrzygania spraw redukuje, a docelowo eliminuje prowadzenie papierowych teczek aktowych w podmiocie. Akta spraw kompletowane są w postaci elektronicznej (naturalne dokumenty elektroniczne, odwzorowania cyfrowe), a ewentualnie występujące w sprawie prowadzonej elektronicznie dokumenty w postaci papierowej są przechowywane w składzie chronologicznym.

5 Etapy wdrożenia EZD I etap Testowe wdrożenie systemu EZD szkolenia pracowników angażowanie pracowników do testowania funkcji systemu, tworzenie procedur wewnętrznych

6 Etapy wdrożenia EZD IK Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: II etap 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; 4) przesyłania przesyłek; 5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej. Produkcyjne uruchomienie systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny Obsługa przesyłek rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących, generowanie pocztowych książek nadawczych; wykonywanie w systemie EZD pomocniczych czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych papierowo: dekretacja, rejestracja spraw, przygotowanie projektów dokumentów, generowanie metryki sprawy generowanie korespondencji wychodzącej. Etap ten pozwala pracownikom na wykorzystywanie systemu jako narzędzia wspierającego do prowadzenia prawdziwych spraw urzędowych, a także na wybór spraw, które zgodnie z IK będą mogły być w kolejnym etapie prowadzone wyłącznie elektronicznie.

7 Etapy wdrożenia EZD III etap Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego. Przed podjęciem decyzji o przejściu do etapu III koniecznym jest przeprowadzenie inwentaryzacji spraw pod kątem możliwości ich dokumentowania w postaci elektronicznej (przepisy prawne, rodzaj występujących dokumentów itp.) i wprowadzenie przepisów nowej elektronicznej IK. Zachęcamy by wyjątki prowadzone w postaci papierowej były odwzorowywane równolegle w EZD, dzięki temu w systemie mamy dostęp do wszystkich spraw, możemy generować różnego rodzaju informacje, statystyki, sprawdzać terminowość załatwianych spraw, a przede wszystkim pracownicy dzięki temu bardzo szybko decydują się na dokumentowanie spraw wyłącznie elektronicznie.

8 Etapy wdrożenia EZD IV etap Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny tj. w papierowych teczkach aktowych (które dodatkowo, pomocniczo są także odwzorowywane w systemie EZD). W etapie IV system EZD staje się podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w podmiocie W przypadku Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego redukcja wyjątków dokonywana jest co kwartał.

9 W związku z przyjmowaniem na stan archiwum zakładowego dokumentacji w różnej postaci i przechowywanej w urzędzie w różny sposób, archiwum zakładowe stoi przed wyzwaniem zmiany organizacji pracy, która będzie uwzględniać sprawne przeprowadzenie corocznego procesu archiwizacji.

10 Narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych

11 Narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych Raport okresowego zestawienia spraw

12 Archiwum Zakładowe a EZD ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. NR 206, poz.1518) 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt. INSTRUKCJA ARCHIWALNA stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr14, poz. 67 ze zm.) 4 ust. 4 Instrukcji archiwalnej: Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcje archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

13 Instrukcja Archiwalna W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do: 1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej; 2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej; 3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; 4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba. 2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w 37 instrukcji kancelaryjnej. 3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym. 4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.

14 Moduł archiwalny

15 Po weryfikacji akt konkretnej sprawy archiwista ma dwie możliwości:

16 Widok akt sprawy z poziomu pracownika prowadzącego sprawę po przekazaniu dokumentacji na stan Archiwum Zakładowego

17

18

19 Skład chronologiczny przemyślany sposób przechowywania dokumentacji nieelektronicznej stanowiącej akta spraw elektronicznych 1. Dokumentacja gromadzona w trzech zbiorach składu chronologicznego jest ułożona chronologicznie. W przypadku przesyłek wpływających według kolejnego numeru z rejestru przesyłek wpływających RPW. 2. Przygotowano skrypt, umożliwiający weryfikację kompletności dokumentacji w postaci papierowej, stanowiącej akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzonej w składzie chronologicznym. 3. Przekazywanie dokumentów ze składu chronologicznego do Archiwum Zakładowego poprzedzało zaczytanie kodów kreskowych umieszczonych na kolejnych dokumentach znajdujących się w kartonie

20 System EZD PUW pozwala nam na wygenerowanie spisu zdawczoodbiorczego wskazującego liczbę kartonów z dokumentacją składu chronologicznego przekazywaną na stan Archiwum Zakładowego

21 Przed przekazaniem kartonów zawierających dokumenty ze składu chronologicznego do Archiwum Zakładowego na każdym z nich zostaje umieszczona, wygenerowana z systemu EZD, naklejka. Zawiera ona m. in. informacje o liczbie dokumentów znajdujących się w kartonie, oraz o skrajnych numerach z rejestru przesyłek wpływających, które zostały przyporządkowane dokumentom znajdującym się w kartonie.

22 Podsumowanie Przekazano 5966 dokumentów, które wpłynęły do PUW w 2010 roku i stanowiły elementy spraw prowadzonych elektronicznie. Przekazano 956 zwrotnych potwierdzeń odbioru z 2010 roku stanowiących elementy spraw prowadzonych elektronicznie. Łącznie do Archiwum Zakładowego PUW przekazano 80 kartonów dokumentacji nieelektronicznej.

23 Szacunkowa liczba i objętość elektronicznych akt spraw PUW, stanowiących materiały archiwalne Okres przekazania akt spraw szacunkowa liczba elektronicznych akt spraw stanowiących materiały archiwalne szacunkowa objętość przekazywanych elektronicznych materiałów archiwalnych wyrażona w gigabajtach uwagi od 1 lipca 2016 r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w latach r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2014 r r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2015 r r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2016 r r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2017 r. do 30 czerwca 2021 r podane wartości zakładają przekazanie akt spraw prowadzonych elektronicznie wytworzonych w 2018 r.

24 Pomocnicza dokumentacja W systemie EZD pomocniczo wykonywane są określone czynności kancelaryjne, dotyczące spraw, stanowiących materiały archiwalne, dokumentowanych w sposób tradycyjny, m.in. zakładanie spraw. Praktyka pomocniczego zakładania spraw prowadzonych papierowo i częściowego odzwierciedlania przebiegu załatwiania tych spraw w EZD jest powszechna w jednostkach administracji publicznej, które korzystają z sytemu EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. W związku z tym rodzi się pytanie, czy nie należy także objąć archiwizacją pomocniczej dokumentacji.

25 Dziękuję za uwagę Magdalena Sawicka