Materiały szkoleniowe dotyczące modyfikacji w oprogramowaniu Biura Podawczego dla Sądów Apelacyjnych pod kątem integracji z systemem Elektronicznego

Transkrypt

1 Materiały szkoleniowe dotyczące modyfikacji w oprogramowaniu Biura Podawczego dla Sądów Apelacyjnych pod kątem integracji z systemem Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO)

2 Spis treści I. Wstęp... 3 Opis systemu EPO... 3 Założenia... 3 II. Biuro podawcze... 4 Wyszukanie pism wysłanych według atrybutu EPO... 4 Zbudowanie książki nadawczej poprzez skanowanie kodów kreskowych pism... 4 Zbudowanie książki nadawczej automatycznie z pism wysłanych w ramach wydziału... 5 Odfiltrowanie pozycji w książce nadawczej według atrybutu EPO... 6 Utworzenie EKN (elektroniczna książka nadawcza) z wybranych pozycji książki nadawczej... 7 Rejestracja zbioru EKN w systemie EPO... 8 Potwierdzenie nadania przesyłek w systemie EPO... 8

3 I. Wstęp Opis systemu EPO Celem wdrożenia systemu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) jest usprawnienie wykonywania w sądach powszechnych procesów towarzyszących rozpoznawaniu spraw poprzez poprawę szybkości i jakości realizacji doręczania dokumentów sądowych za potwierdzeniem odbioru z zachowaniem gwarancji prawnych dla stron postępowania. Osiągnięcie celu projektu oznacza osiągniecie następujących korzyści: Skrócenie czasu rozpoznawania spraw sądowych przez ograniczenie liczby czynności, które nie mogą zostać przeprowadzone ze względu na brak informacji o doręczeniu (np. tzw. spadanie spraw z wokandy), Skrócenie czasu rozpoznawania spraw sądowych przez skrócenie cyklu obiegu korespondencji, Ograniczenie liczba reklamacji związanych z zaginięciem ZPO, nieczytelnym wypełnieniem itp. co powoli zredukować do minimum konieczność powtórnego wysyłania korespondencji, Zmniejszenie objętości akt spraw. Digitalizacja zwrotnych potwierdzeń odbioru pozwoli na ograniczenie objętości akt spraw sądowych, a co za tym idzie zmniejszy koszty związane z przechowywaniem akt, Ograniczenie kosztów osobowych związanych z obsługą korespondencji w sądach możliwość wprowadzenia zmiany zasad podkładania zwrotek, brak konieczności wypełniania i aplikowania ZPO na przesyłki, Ograniczenie kosztów materiałowych związanych ze sporządzaniem ZPO (koszty kartoników, koszty druku), Możliwość automatyzacji znacznej liczby procesów w postępowaniach sądowych, Odciążenie i usprawnienie funkcjonowania biur podawczych Podniesienie jakości procesów związanych z obsługą korespondencji Możliwość racjonalizacji kosztów doręczenia korespondencji Budowa bazy adresów do doręczeń Założenia Obecnie podstawową formą komunikacji sądu z uczestnikiem postępowania jest list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Mimo trwających prac na utworzeniem elektronicznego kanału komunikacji sąd obywatel należy założyć, iż znaczna korespondencji pozostanie w tradycyjnej formie. Z korespondencją sądową nierozerwalnie związane jest tzw. potwierdzenie odbioru. Potwierdzenie odbioru ma postać kartonika aplikowanego do koperty. W momencie doręczenia przesyłki na potwierdzeniu doręczenia odbiorca składa własnoręczny podpis. List zostaje wydany odbiorcy a dołączona do niego zwrotka jest przekazywana przez operatora nadawcy. Powracające zwrotne potwierdzenie odbioru jest przesyłką nieewidencjonowaną. Oznacza to, iż operator nie odnotowuje jej marszruty w poszczególnych ośrodkach dystrybucji. Zwrotka jest również bardzo niewygodna przy dla nadawcy gdyż również jej dystrybucja w ramach sądów nie podlega ewidencji. Informacja zawarta na zwrotce ma bardzo istotne znaczenie dla toczących się przed sądem postępować gdyż wiele czynności

4 jest uzależnionych od skutecznego powiadomienia uczestnika postępowania o istotnych dla procesu sądowego czynnościach lub dokumentach. Podstawowym założeniem systemu EPO jest zastąpienie tradycyjnego papierowego formularza zwrotnego potwierdzenia odbioru formularzem elektronicznym. Pełna digitalizacja potwierdzenia umożliwia wprowadzenie do systemów informatycznych funkcjonalności automatyzacji wybranych procesów. II. Biuro podawcze Wyszukanie pism wysłanych według atrybutu EPO Program biura podawczego umożliwia wyszukanie przesyłek według atrybutu EPO. W tym celu należy rozwinąć listę pokazaną na rys. 17 i wybrać rodzaj przesyłek do pokazania. Można wybrać jedną z trzech wartości: Wszystkie pokazywanie wszystkich przesyłek bez względu na wartość atrybutu EPO Tylko EPO pokazywanie wyłącznie przesyłek z aktywnym atrybutem EPO Bez EPO pokazywanie przesyłek bez atrybutu EPO Po wybraniu wartości należy nacisnąć przycisk Odśwież. Obecność atrybutu EPO w piśmie widoczna jest w kolumnie oznaczonej literą E (zaznaczonej na rysunku czerwonym prostokątem). Rys. 1 Widok korespondencji wysłanej ograniczony do przesyłek doręczanych w trybie EPO Zbudowanie książki nadawczej poprzez skanowanie kodów kreskowych pism Tworzenie elektronicznej książki nadawczej, którą można przesłać do systemu EPO możliwe jest tylko dla przesyłek, które zostały dodane do książki nadawczej tworzonej w programie Biuro podawcze za pomocą funkcji Zbuduj książkę. Funkcja ta pozwala umieścić w ramach jednej książki nadawczej pisma z różnych wydziałów. Przydatna jest zatem również poza kontekstem systemu EPO. Aby rozpocząć budowanie książki nadawczej należy z głównego menu programu wywołać funkcję Zbuduj książkę (prostokąt nr 1 na rys. 18). Program otwiera okno Zbuduj książkę nadawczą. Wyświetlane są książki tworzone na dany dzień. Aby dodać przesyłki do książki należy wywołać funkcję Dodaj (prostokąt nr 2 na rys. 18). Pojawia się okno Rejestracja pozycji książki. Kursor od razu jest ustawiony w polu przeznaczonym na wczytywanie kodów pism. Teraz wystarczy czytnikiem kodów kreskowych odczytywać kody kreskowe z kolejnych kopert, aby zbudować książkę nadawczą. Należy pamiętać, że wczytujemy kody pism, a nie numery nadawcze!

5 Rys. 2 Tworzenie książki nadawczej Zbudowanie książki nadawczej automatycznie z pism wysłanych w ramach wydziału Jeżeli funkcjonalność książek nadawczych będziemy używać wyłącznie do tworzenia zbiorów EKN na potrzeby systemu EPO to możemy zlecić automatyczne dodanie wszystkich przesyłek z wydziału. Po naciśnięciu przycisku Z wydziału (patrz rys. 19) w oknie Rejestracja pozycji książki program pyta się czy przesyłki mają być dodane do bieżącej książki nadawczej, czy ma być utworzona nowa książka. Książki można rozróżniać po numerach widocznych w kolumnie Nr ks. w oknie Zbuduj książkę nadawczą. Program dodaje wszystkie przesyłki z datą wysyłki do tygodnia wstecz, które są oznaczone kolumną K na liście korespondencji wysłanej i nie występują w innych książkach nadawczych. Rys. 3 Pobranie przesyłek w wydziału w ramach, którego aktualnie pracujemy

6 Odfiltrowanie pozycji w książce nadawczej według atrybutu EPO Podobnie jak na liście korespondencji wysłanej, okno Zbuduj książkę nadawczą umożliwia filtrowanie widocznych przesyłek według wartości atrybutu EPO. Dostępne są trzy opcje filtra: widok wszystkich pism, pism tylko z EPO oraz pism bez EPO. Funkcjonalność ta może się szczególnie przydać przy tworzeniu zbiorów EKN. Dopóki system EPO nie będzie przekazywał list nadawczych do operatora pocztowego bezcelowe jest dodawanie do zbiorów EKN przesyłek bez atrybutu EPO. Filtr zatem wykorzystamy, żeby operację tworzenia EKN ograniczyć tylko do przesyłek z ustawionym atrybutem EPO. Rys. 4 Widok pism z atrybutem EPO w oknie książki nadawczej

7 Utworzenie EKN (elektroniczna książka nadawcza) z wybranych pozycji książki nadawczej Aby utworzyć zbiór EKN celem przekazania przesyłek do systemu EPO najpierw zaznaczamy pisma za pomocą pól dostępnych w pierwszej kolumnie. Naciskając przycisk flagi możemy zaznaczyć od razu wszystkie widoczne pisma (patrz rys. 21). Ważne jest aby każda przesyłka miała przypisany numer nadawczy oraz masę. Program weryfikuje te informacje i nie pozwoli na utworzenie elektronicznej książki nadawczej, jeżeli są one dla którejś z przesyłek nie uzupełnione. Aby utworzyć książkę naciskamy przycisk EKN widoczny na rysunku 21. Następnie program prezentuje okno Eksport do EPO (rys. 22), w którym możemy nadać nazwę dla utworzonego zbioru. Funkcja ta będzie przydatna jeżeli będziemy tworzyć kilka książek nadawczych danego dnia. Pozwoli nam zorientować się, jakie przesyłki są zawarte w danym zbiorze EKN. Jeżeli będziemy tworzyć jeden zbiór EKN dla całego Sądu to możemy zostawić domyślną nazwę, na którą składa się unikalny wyróżnik Sądu, data oraz kolejny numer zbioru w danym dniu. Po zatwierdzeniu nazwy program informuje o zapisie zbioru w pliku xml na dysku (katalog skonfigurowany przez administratora). Następnie pyta czy zbiór wysłać od razu do systemu EPO, czy odłożyć tę operację na później. Rys. 5 Wybór pism i tworzenie zbioru EKN (elektroniczna książka nadawcza)

8 Rys. 6 Okno eksportu zbioru do EPO Rejestracja zbioru EKN w systemie EPO Do programu Biuro podawcze zostało dodane nowe okno dostępne po wywołaniu w menu operacji Kontrolki -> Wysyłki MS EPO. Z poziomu tego okna mamy podgląd na wszystkie zbiory EKN utworzone do tej pory. Jeżeli podczas tworzenia zbioru EKN w oknie Zbuduj książkę nadawczą nie zdecydujemy się na wysyłkę zbioru EKN do systemu EPO, możemy to wykonać w oknie Obsługa EKN w MS EPO dostępnym po wywołaniu Kontrolki -> Wysyłki MS EPO. Zbiory EKN mają jeden z trzech stanów: Utworzona zbiór EKN, który nie był jeszcze przesyłany do systemu EPO Zarejestrowana zbiór EKN przesłany do systemu EPO, ale jeszcze nie potwierdzony (nadany) Wysłana zbiór EKN, dla którego zostało potwierdzone nadanie przesyłek przez operatora pocztowego Aby zarejestrować zbiór EKN w systemie EPO zaznaczamy interesujący nas zbiór i naciskamy przycisk Rejestruj. Program łączy się z systemem EPO i dokonuje rejestracji. Jeżeli z powodów awarii usługi sieciowej EPO zbiór był przekazywany do systemu inną drogą to możemy skorzystać z przycisku Zmień stan. Program wtedy aktualizuje stan zbioru bez przesyłania go do EPO odpowiedzialność za załadowanie przesyłek do systemu EPO spoczywa na użytkowniku. Rys. 7 Widok zbiorów EKN utworzonych w programie Potwierdzenie nadania przesyłek w systemie EPO Po otrzymaniu informacji od operatora pocztowego o pomyślnym nadaniu przesyłek zawartych w zbiorze EKN należy przekazać tę informację do systemu EPO. W tym celu zaznaczamy interesujący nas zbiór o stanie Zarejestrowana i naciskamy przycisk Wyślij. Program łączy się z systemem EPO i potwierdza nadanie przesyłek. Jeżeli z powodu awarii usług sieciowych potwierdzenie było dokonywane poza programem Biuro podawcze możemy skorzystać z przycisku Zmień stan, aby zmodyfikować stan zbioru EKN bez łączenia się z systemem EPO.

9 Rys. 8 Potwierdzenie nadania zbioru EKN