ZARZĄDZENIE Nr l.l2017

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "ZARZĄDZENIE Nr l.l2017"

Jerzy Lisowski
6 lat temu
Przeglądów:

1 ZARZĄDZENIE Nr l.l2017 ŚWIĘTOKRZYSKIEGO KURATORA OŚWIATY z dnia.{1. stycznia 2017 r. w sprawie systemów wykonywania czynności kancelaryjnych w Kuratorium Oświaty w Kielcach Na podstawie 18 pkt 1 i 43 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Kielcach, stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 341/2016 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 1 sierpnia 2016 roku w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Kielcach, w związku z 1 ust. 3 i 5 "Instrukcji kancelaryjnej", stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) zarządza się, co następuje: 1. W zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych w Kuratorium Oświaty w Kielcach obowiązuje Instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Kuratorium Oświaty w Kielcach jest system tradycyjny w rozumieniu 2 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w Wyjątkiem od sposobu dokumentowania, o którym mowa w ust. 1, jest dokumentowanie w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwanym dalej "systemem EZD". 3. Wykaz klas, w ramach których sprawy dokumentuje się w systemie EZD stanowi załącznik Nr Dla wszystkich spraw rejestrowanych i prowadzonych w systemie tradycyjnym, system EZD stanowi obligatoryjne narzędzie informatyczne służące do: 1) rejestracji przesyłek wpływających; 2) rejestracji przesyłek wychodzących; 3) rejestracji pism wewnętrznych i przesyłania korespondencji wewnętrznej;

2 4) prowadzenia spisów spraw; w przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym spisy spraw drukuje się i odkłada do właściwych teczek; 5) dekretacji pism; w przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym dekretację przenosi się na dokumenty papierowe w postaci dekretacji zastępczej. 5. System EZD może być wykorzystywany jako wspomagające narzędzie informatyczne, służące do akceptacji i podpisywania pism wytwarzanych w systemie tradycyjnym. Treść akceptacji i podpisu, dokonanych w systemie EZD, jest przenoszona na dokumenty papierowe Wykaz dokumentów niepodlegających rejestracji w systemie EZD stanowi załącznik Nr W przypadku wpływu dokumentów, o których mowa w ust. 1, w systemie EZD dokonuje się rejestracji wpływu przesyłki, oznaczając pismo kodem kreskowym. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, pracownik realizujący sprawę, dokonuje zakończenia pisma w systemie EZD, dodając informację, że sprawa będzie realizowana poza systemem EZD Wykaz przesyłek wpływających do Kuratorium Oświaty w Kielcach, których nie otwiera punkt kancelaryjny stanowi załącznik Nr O identyfikacji przesyłek, o których mowa w ust. 1, decyduje treść na kopercie. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, podlegają wstępnej rejestracji w systemie EZD poprzez nadanie numeru rejestru przesyłek wpływających, a naklejkę z wydrukowanym kodem kreskowym umieszcza się w wolnym miejscu na kopercie Przesyłki wpływające do Kuratorium Oświaty w Kielcach w postaci papierowej podlegają skanowaniu. 2. Wykaz przesyłek wpływających niepodlegających skanowaniu w punktach kancelaryjnych stanowi załącznik Nr Dekretacji w systemie EZD dokonuje: 1) Świętokrzyski Kurator Oświaty; 2) Świętokrzyski Wicekurator Oświaty; 3) dyrektor wydziału; 4) zastępca dyrektora wydziału; 5) inna imiennie upoważniona osoba. 2. Wykaz dokumentów niepodlegających dekretacji Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty stanowi załącznik Nr 5.

3 7. Wielkość przesyłki przekazywanej do Kuratorium Oświaty w Kielcach na informatycznym nośniku danych włączanej do systemu EZD nie może przekraczać 15 MB Dokumenty papierowe, stanowiące część akt spraw prowadzonych elektronicznie, przechowuje się w składach chronologicznych. 2. Wykaz składów chronologicznych stanowi załącznik Nr W celu przechowywania informatycznych nośników danych, zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, przy składach chronologicznych tworzy się składy informatycznych nośników danych. 2. Wykaz składów informatycznych nośników danych stanowi załącznik Nr Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między komórkami organizacyjnymi Kuratorium Oświaty w Kielcach odbywa się wyłącznie w systemie EZD. Wymiana pism wewnętrznych następuje pomiędzy pracownikami realizującymi sprawę lub odbywa się za pośrednictwem sekretariatu. 2. Pracownicy prowadzący sprawy zobowiązani są do rejestracji pism wewnętrznych w rejestrze pism wewnętrznych poprzez zaznaczenie opcji "rejestr pism wewnętrznych" podczas przekazywania pism za pośrednictwem systemu EZD oraz przy udostępnieniu dokumentów wewnętrznych. 11. Sprawy prowadzone i niezakończone w dniu wejścia w życie zarządzenia prowadzone są w systemie podstawowym. 12. Podstawą klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej spraw prowadzonych w Kuratorium Oświaty w Kielcach jest jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik Nr 5 do rozporządzenia, o którym mowa w W zakresie organizacji archiwum zakładowego w Kuratorium Oświaty w Kielcach obowiązuje instrukcja archiwalna, stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia, o którym mowa w Powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych - Panią Jolantę Stradowską specjalistę w Kuratorium Oświaty w Kielcach - do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt. 15. Zarządzenie podlega ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej Kuratorium Oświaty w Kielcach. 16. Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorom Wydziałów Kuratorium Oświaty w Kielcach, według właściwości.

4 17. Traci moc zarządzenie Nr 16/2011 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 29 kwietnia 2011 r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, powołania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w Kuratorium Oświaty w Kielcach 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2017 r. Kazimierz Mądzik Świętokrzyski Kurator Oświaty Swiętokrzyski Kurator Oświat}

5 Uzasadnienie Na podstawie 18 pkt 1 i 43 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Kielcach, stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 341/2016 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 1 sierpnia 2016 roku w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Kielcach, w związku z 1 ust. 3 i 5 "Instrukcji kancelaryjnej", stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) Świętokrzyski Kurator Oświaty wskazuje podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych, określa rodzaj przesyłek wpływających, które nie są otwierane w punkcie kancelaryjnym oraz wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

Podobne dokumenty

Zarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów z dnia 19 sierpnia 2015r.

Zarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów w sprawie wskazania sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy w Wolanowie Na podstawie art. 33 ust. 1 i