Currenda EPO Instrukcja Użytkownika. Wersja dokumentu: 1.2

Transkrypt

1 Currenda EPO Instrukcja Użytkownika Wersja dokumentu: 1.2

2 Spis treści Currenda EPO Instrukcja Użytkownika - wersja dokumentu Wprowadzenie Cel dokumentu Powiązane dokumenty Odniesienie do standardów Zakres dokumentu Zarządzanie zmianą Instrukcja dla Użytkownika Wymagane wersje aplikacji Wymagane kody pocztowe Obsługa pisma po stronie aplikacji wydziałowej Rejestracja pisma w korespondencji przygotowanej Przeniesienie pisma do korespondencji wysłanej Obsługa pisma po stronie biura podawczego Budowanie książki nadawczej Rejestrowanie zbioru EKN (Elektroniczna Książka Nadawcza) Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego automatycznie Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego ręcznie Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego na placówce pocztowej Podgląd elektronicznego potwierdzenia odbioru w aplikacji wydziałowej Pobranie EPO Sprawdzenie EPO z poziomu aplikacji wydziałowe Dodatkowe funkcje do obsługi EPO z poziomu aplikacji wydziałowej Tabela statusów doręczeń...22

3 Historia dokumentu Data Wersja Opis zmian Autor Utworzenie dokumentu Krzysztof Wyrzykowski Utworzenie instrukcji dla użytkownika Kamil Borowicki Drobne poprawki i korekta formatowania Mateusz Siergiej

4 1 Wprowadzenie Currenda EPO Instrukcja Użytkownika - wersja dokumentu Cel dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest opisanie podstawowych czynności wykonywanych przez użytkownika systemu SAWA, związanych z rejestracją korespondencji w aplikacji wydziałowej oraz obsługą pisma po stronie biura podawczego, które pozwolą na pobranie elektronicznego potwierdzenia odbioru. 1.2 Powiązane dokumenty załącznik nr 1 Currenda_EPO_IK_1_1.pdf 1.3 Odniesienie do standardów Strukturę dokumentu opracowano w oparciu o wewnętrzny standard firmy Currenda Sp. z o.o., najlepsze praktyki inżynierii oprogramowania oraz uwagi wynikające z walidacji poprzednich wersji dokumentu przez Klienta. 1.4 Zakres dokumentu W dokumencie został przedstawiony szczegółowy proces obsługi korespondencji po stronie aplikacji wydziałowej i biura podawczego w ramach integracji z serwisem EPO. 1.5 Zarządzanie zmianą Treść dokumentu może ulegać zmianie. Każda wersja dokumentu będzie zawierała datę oraz informacje o zmianach, jakich w nim dokonano. Historia dokumentu będzie miała postać tabeli umieszczonej na początku dokumentu: Data Wersja Opis zmian Autor Data data powstania wersji dokumentu Wersja numer wersji dokumentu Opis zmian opis zmian dokonanych w dokumencie Autor lista imion oraz nazwisk autorów wprowadzonych zmian Wiersze tabeli będą posortowane rosnąco według numeru wersji dokumentu.

5 2 Instrukcja dla Użytkownika 2.1 Wymagane wersje aplikacji Do współpracy z modułem Currenda EPO przystosowane są następujące aplikacje wydziałowe i biura podawcze (w nawiasie minimalna wymagana wersja aplikacji), które będą obsługiwać Elektroniczne Potwierdzenia Odbioru: Dla aplikacji wydziałowej Wydział Rodzinny ( ) Wydział Cywilny I Instancji ( ) Wydział Cywilny II Instancji ( ) Wydział Gospodarczy I Instancji ( ) Wydział Gospodarczy II Instancji ( ) Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I Instancji ( ) Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II Instancji ( ) Dla biura podawczego Biuro Podawcze dla sądów rejonowych i okręgowych ( ) Biuro Podawcze dla sadów apelacyjnych ( ) 2.2 Wymagane kody pocztowe Pisma rejestrowane w aplikacji wydziałowej są oznaczane automatycznie jako pisma EPO na podstawie kodów pocztowych. Szczegółowe informacje na temat konfiguracji i uzupełniania bazy danych kodami pocztowymi znajdują się w Instrukcji Konfiguracji. 2.3 Obsługa pisma po stronie aplikacji wydziałowej Rejestracja pisma w korespondencji przygotowanej Sposób rejestracji korespondencji nie ulega zmianie, ponieważ aplikacja automatycznie rozpoznaje i oznacza pisma, które są adresowane kodem pocztowym EPO. W odróżnieniu od standardowego pisma, dla pisma adresowanego kodem EPO widoczny będzie zaznaczony checkbox EPO w oknie szczegółów pisma oraz nieaktywny przycisk Zwrotka.

6 Podgląd i wydruk koperty nadal pozostaje dostępny, jedyną zmianą jest napis POLECONA-E widoczny na kopercie. Dla pisma, które znajduje się na etapie przygotowywania możliwe jest ręczne odznaczenie checkboxa EPO. W takim przypadku, mimo że pismo jest adresowane kodem EPO, nie będzie możliwości pobrania elektronicznej zwrotki. Zostanie przywrócony wydruku standardowej zwrotki z poziomu aplikacji.

7 Podgląd i wydruk koperty nadal pozostaje dostępny, jedyną zmianą jest napis POLECONY ZA ZWROTNYM POTWIERDZENIEM ODBIORU widoczny na kopercie. Po przejściu do głównego okna wykazu korespondencji przygotowanej widoczna będzie dodatkowa kolumna E informująca o oznaczeniu pisma jako EPO oraz filtr EPO umożliwiający wyświetlenie tylko pism EPO. W przypadku próby wydruku zwrotki dla pisma EPO z poziomu wykazu korespondencji przygotowanej zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat, że wydruk jest niedostępny, jednak nie blokuje to możliwości wydruku zwrotek dla pism, które nie są oznaczone jako EPO.

8 2.3.2 Przeniesienie pisma do korespondencji wysłanej Po przygotowaniu pisma adresowanego kodem EPO należy przenieść je do korespondencji wysłanej. Sposób przenoszenia pism również nie uległ zmianie, czyli należy zaznaczyć pismo z listy i wybrać z menu Operacje opcję Wyślij pismo. Gdy pismo znajduje się w korespondencji wysłanej zostaje zablokowana możliwość odznaczenia i zaznaczenia checkboxa EPO. Aby dokonać zmiany należy cofnąć pismo z korespondencji wysłanej. W głównym oknie korespondencji wysłanej widoczne będą cztery dodatkowe kolumny: kolumna E informująca o oznaczeniu pisma jako EPO kolumna Stan wyświetlająca kod statusu EPO dla pisma kolumna D.Doręcz wyświetlająca datę doręczenia pisma kolumna informująca o pobranej dla pisma elektronicznej zwrotce (ostatnia kolumna na liście)

9 W niektórych aplikacjach wymagane jest dodanie pisma do własnej książki nadawczej po stronie aplikacji wydziałowej, gdyż w innym przypadku nie zostanie ono uwzględnione przy budowaniu książki nadawczej w biurze podawczym. 2.4 Obsługa pisma po stronie biura podawczego Budowanie książki nadawczej Obsługa pisma po stronie biura podawczego rozpoczyna się od zbudowania książki nadawczej. Rejestrację pozycji można dokonać na dwa sposoby, poprzez ręczne wpisanie lub zeskanowanie czytnikiem kodu paskowego z koperty, bądź w przypadku większej liczby pism korzystając z opcji Z wydziału, co spowoduje pobranie wszystkich pism zarejestrowanych i oznaczonych jako wysłane na dzień bieżący w aplikacji wydziałowej. Dodane pozycje, niezależnie od metody, zostaną automatycznie wyświetlone na liście. W głównym oknie budowania książki nadawczej widoczna będzie dodatkowa kolumna E informująca o oznaczeniu pisma jako EPO oraz filtr EPO umożliwiający wyświetlenie: wszystkich pism, pism tylko z EPO lub tylko pism bez EPO Rejestrowanie zbioru EKN (Elektroniczna Książka Nadawcza) Po dodaniu wybranych pism do książki nadawczej dokonujemy rejestracji zbioru EKN. W tym celu zaznaczamy pisma, które chcemy zarejestrować za pomocą flagi (pierwsza kolumna na liście) i wybieramy opcję EKN. Podczas procesu rejestracji EKN aplikacja będzie wyświetlać komunikaty informujące o kolejnych etapach rejestracji zbioru. Po kliknięciu przycisku EKN pierwszy krok to wyeksportowanie książki nadawczej do pliku xml. Plik zapisywany jest we wskazanym przez użytkownika miejscu na dysku twardym komputera oraz w bazie danych biura podawczego. Wybranie opcji NIE spowoduje przerwanie procesu rejestracji i możliwość powrotu do edycji książki nadawczej.

10 Po kliknięciu przycisku TAK plik zostanie zapisany na dysku twardym i w bazie danych oraz wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający poprawne wykonanie zapisu. Po zatwierdzeniu komunikatu zostanie wyświetlone zapytanie o rejestrację przygotowanej książki nadawczej w systemie MSEPO.

11 W tym momencie użytkownik ma możliwość wyboru, czy chce dokonać automatycznej rejestracji EKN wtedy klika przycisk TAK, czy chce zarejestrować zbiór ręcznie wtedy klika przycisk NIE. Moment rejestracji zbioru jest ważnym punktem, ponieważ po dokonaniu rejestracji, żadne zmiany wprowadzone w pozycjach dodanych do zbioru nie zostaną uwzględnione i nie ma możliwości wycofania takiej książki z poziomu biura podawczego. Wybranie opcji NIE pozwala na ręczną rejestrację zbioru lub cofnięcie się do etapu budowania książki nadawczej i wprowadzenia modyfikacji w danych korespondencji, z tym, że należy powtórzyć cały proces począwszy od ponownego dodanie pozycji do książki nadawczej i wygenerowania nowego pliku xml. Po wybraniu opcji TAK następuje przetwarzanie danych i wyświetlenie komunikatu o poprawnej rejestracji zbioru w systemie MSEPO. W przypadku niepowodzenia podczas rejestracji zostaną wyświetlone stosowne komunikaty o przyczynie błędu. W ramach uzyskania pomocy należy kontaktować się z administratorem Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego automatycznie Po automatycznym zarejestrowaniu zbioru EKN można przejść do obsługi zbioru EKN z poziomu biura podawczego. W tym celu należy wybrać z menu Kontrolki opcję Wysyłki MSE- PO.

12 Na liście zostaną wyświetlone (w zależności od zastosowanego filtra) wszystkie zbiory EKN utworzone z poziomu biura podawczego. W kolumnie Stan widoczna będzie informacja Zarejestrowana, co jest równoznaczne z przekazaniem książki nadawczej do systemu MSEPO. W celu potwierdzenia przekazania należy wybrać opcję Wyślij. Aplikacja wyświetli komunikat z potwierdzeniem wysłania. Użytkownik ma możliwość wybrania: czy wysłać tylko zaznaczone niewysłane zbiory, czy wysłać wszystkie niewysłane zbiory lub czy anulować operację. Po wysłaniu zbioru nastąpi przetwarzanie danych i wyświetlenie komunikatu o poprawnym potwierdzeniu przekazaniu zbioru do systemu MSEPO. W kolumnie stan widoczna będzie informacja Wysłana.

13 W przypadku niepowodzenia podczas potwierdzenia przekazania zostaną wyświetlone stosowne komunikaty o przyczynie błędu. W ramach uzyskania pomocy należy kontaktować się z administratorem. Od tego momentu możliwe będzie pobranie informacji o stanie zbioru oraz elektronicznego potwierdzenia odbioru, po uprzednim obsłużeniu przesyłki przez operatora Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego ręcznie Podobnie jak w przypadku rejestracji automatycznej, ręczna rejestracja zbioru EKN również rozpoczyna się od zbudowania książki nadawczej, zaznaczenia wybranych pozycji i wybrania opcji EKN. Po kliknięciu przycisku TAK plik zostanie zapisany na dysku twardym i w bazie danych oraz wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający poprawne wykonanie zapisu.

14 Po zatwierdzeniu komunikatu zostanie wyświetlone zapytanie o rejestrację przygotowanej książki nadawczej w systemie MSEPO. W tym przypadku użytkownik wybiera opcję NIE. Spowoduje to zakończenie procesu automatycznej rejestracji i dalsze czynności należy przeprowadzić ręcznie. Po przejściu do obsługi zbioru EKN z poziomu biura podawczego, widoczna będzie na liście pozycja książki nadawczej o stanie Utworzona. Należy zaznaczyć utworzoną pozycję i wybrać opcję Rejestruj. Zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający rejestrację wybranego zbioru EKN. Po wybraniu opcji TAK nastąpi przetwarzanie danych i wyświetlenie komunikatu o poprawniej rejestracji zbioru do systemu MSEPO. W kolumnie stan widoczna będzie informacja Zarejestrowana.

15 W celu potwierdzenia przekazania należy wybrać opcję Wyślij. Aplikacja wyświetli komunikat z potwierdzeniem wysłania. Użytkownik ma możliwość wybrania: czy wysłać tylko zaznaczone niewysłane zbiory, czy wysłać wszystkie niewysłane zbiory lub czy anulować operację. Po wysłaniu zbioru nastąpi przetwarzanie danych i wyświetlenie komunikatu o poprawnym potwierdzeniu przekazaniu zbioru do systemu MSEPO. W kolumnie stan widoczna będzie informacja Wysłana.

16 W przypadku niepowodzenia podczas potwierdzenia przekazania zostaną wyświetlone stosowne komunikaty o przyczynie błędu. W ramach uzyskania pomocy należy kontaktować się z administratorem. Od tego momentu możliwe będzie pobranie informacji o stanie zbioru oraz elektronicznego potwierdzenia odbioru, po uprzednim obsłużeniu przesyłki przez operatora Obsługa zbioru EKN zarejestrowanego na placówce pocztowej Podobnie jak w przypadku wcześniejszych dwóch metod rejestracji, obsługa zbioru EKN również rozpoczyna się od zbudowania książki nadawczej, zaznaczenia wybranych pozycji i wybrania opcji EKN. Dalszy proces rejestracji opiera się na wygenerowanym pliku xml. Po kliknięciu przycisku TAK plik zostanie zapisany na dysku twardym i w bazie danych oraz wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający poprawne wykonanie zapisu.

17 Po zatwierdzeniu komunikatu zostanie wyświetlone zapytanie o rejestrację przygotowanej książki nadawczej w systemie MSEPO. W tym przypadku użytkownik wybiera opcję NIE. Spowoduje to zakończenie procesu automatycznej rejestracji i dalsze czynności należy przeprowadzić ręcznie. Przygotowany plik xml zostaje dostarczony do placówki pocztowej operatora, który dokonuje ręcznego wczytania EKN do systemu MSEPO. Po pomyślnym wykonaniu operacji, pracownik biura podawczego otrzymuje informację o zarejestrowanym zbiorze EKN. W tym momencie można wykonać zmianę stanu zbioru EKN na biurze podawczym. Należy pamiętać, że podczas rejestracji zbioru w placówce pocztowej, konieczne jest ręczne wykonanie zmiany stanu zbioru w biurze podawczym, gdyż ta informacja nie jest automatycznie pobierana przez system. Po przejściu do obsługi zbioru EKN z poziomu biura podawczego, widoczna będzie na liście pozycja książki nadawczej o stanie Utworzona. Należy zaznaczyć utworzoną pozycję i wybrać opcję Zmień stan. Zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający wysłanie zbioru EKN, co jest równoznaczne z operacją wykonaną przez pracownika placówki pocztowej. Po zmianie stanu zbioru nastąpi przetwarzanie danych i w kolumnie stan widoczna będzie informacja Wysłana.

18 W przypadku niepowodzenia podczas potwierdzenia przekazania zostaną wyświetlone stosowne komunikaty o przyczynie błędu. W ramach uzyskania pomocy należy kontaktować się z administratorem. Od tego momentu możliwe będzie pobranie informacji o stanie zbioru oraz elektronicznego potwierdzenia odbioru, po uprzednim obsłużeniu przesyłki przez operatora. 2.5 Podgląd elektronicznego potwierdzenia odbioru w aplikacji wydziałowej Pobranie EPO Po obsłużeniu wysłanego zbioru EKN przez operatora pobierane jest elektroniczne potwierdzenie odbioru. Pobieranie EPO odbywa się na dwa sposoby: automatycznie poprzez usługę EpoToSawa w określonych interwałach czasowych zdefiniowanych w panelu administracyjnym usługi ręcznie z poziomu biura podawczego W obu przypadkach efekt końcowy jest identyczny, czyli pobranie historii statusów i elektronicznego potwierdzenia odbiory oraz prezentacja tych danych w aplikacji wydziałowej. Ręczne sprawdzenie i pobranie informacji na temat EPO następuje z poziomu biura podawczego, po przejściu do obsługi zbioru EKN i wybraniu opcji Sprawdź. Aplikacja wyświetli okno umożliwiające wprowadzenie (ręcznie lub przy pomocy czytnika kodów kreskowych) numeru nadawczego pisma, dla którego chcemy sprawdzić zwrotkę. Po uzupełnieniu numeru nadawczego należy kliknąć przycisk Szukaj, nastąpi przetwarzanie danych i wyświetlenie komunikatu o udanym pobraniu EPO. W przypadku, gdy do pisma nie dowiązano EPO lub zostało ono wcześniej pobrane, zostaną wyświetlone odpowiednie okna komunikatów.

19 2.5.2 Sprawdzenie EPO z poziomu aplikacji wydziałowej W głównym oknie korespondencji wysłanej pojawią się informacje dotyczące sposobu (w postaci kodu w kolumnie Stan ) i daty doręczenia oraz ikona dokumentu pdf symbolizująca pobrane EPO. Aby podejrzeć EPO wystarczy kliknąć ikonę pdf, co spowoduje automatyczne otwarcie dokumentu w domyślnym programie służącym do odczyty plików pdf. Aby podejrzeć historię pisma należy otworzyć szczegółowe okno korespondencji i przejść na zakładkę Historia. Widoczne będą wszystkie zmiany statusów pisma wraz z datą i godziną.

20 2.5.3 Dodatkowe funkcje do obsługi EPO z poziomu aplikacji wydziałowej Na potrzeby obsługi EPO z poziomu aplikacji wydziałowej wprowadzono dwie dodatkowe funkcje umożliwiające hurtowy podgląd zwrotek oraz hurtowy wydruk statusów pism. W przypadku hurtowego podglądu zwrotek, należy zaznaczyć co najmniej jedną pozycję z listy korespondencji wysłanej, która jest oznaczona jako EPO i wybrać opcję z menu Operację Hurtowa zwrotka. Spowoduje to utworzenie zbiorczego dokumentu wraz z danymi EPO dla wybranych pism.

21 W przypadku hurtowego wydruku statusów, również należy zaznaczyć co najmniej jedną pozycję z listy korespondencji wysłanej, która jest oznaczona jako EPO i wybrać opcję z menu Operację Hurtowy wydruk statusów pism. Spowoduje to utworzenie zbiorczego dokumentu wraz z listą wszystkich statusów dla wybranych pism.

22 2.5.4 Tabela statusów doręczeń Lista statusów wraz z przyporządkowanymi numerami, które są wyświetlane w kolumnie Stan w oknie korespondencji wysłanej. NAZWA STATUSU DORĘCZENIA NUMER do rąk własnych 101 nie odebrano 100 awizo 102 dorosły domownik 103 adresat zmarł 104 do akt ze skutkiem doręczenia 105 upoważniona osoba 106 pracownik 107 członek rodziny 108 inna dorosła osoba 109 nie doręczono - zły adres 110 nie doręczono - adresat zmienił adres 111 nie doręczono - adresat zmarł 112 doręczono pełnomocnikowi 113 BIO do rąk własnych 114 przesłano faksem 115 powiadomiono telefonicznie 116 złe awizowanie przez pocztę 117 nie odebrano - adresat przebywa w ZK 118 adr. który nie mógł lub nie chciał pokwi. odb. przesyłki 119 os.kier.zakł.w którym przebywa adresat pozb. wolności 120 adresat odmówił przyjęcia 121 elektronicznie (automatycznie) 122 elektronicznie (po zalogowaniu) 123