ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r.

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r."

Janina Nina Jastrzębska
9 lat temu
Przeglądów:

1 KANCLERZ SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL/AZOWA-0161/ZK-3-198/15 ZARZĄDZENIE NR 3 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie w okresie wdrażania teleinformatycznego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) Na podstawie 130 ust. 2 pkt 4 i 6 Statutu SGH, w związku z wdrażaniem w Uczelni teleinformatycznego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), zarządza się, co następuje: 1 Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, zwanej dalej SGH, jest teleinformatyczny system elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwany dalej systemem EZD W systemie EZD nie ewidencjonuje się, nie przechowuje, nie wytwarza, nie przetwarza, nie udostępnia i nie przekazuje dokumentów niejawnych oraz dokumentów, które podlegają procedurze przewidzianej dla informacji niejawnych o określonej klauzuli tajności na podstawie odrębnych przepisów. 2. Katalog klas z wykazu akt, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w SGH, określa załącznik nr 1 do zarządzenia. 3. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, system EZD służy do realizowania czynności kancelaryjnych, a w szczególności: 1

dokumentacją (EZD) Na podstawie 130 ust.

2 1) do prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, wychodzących oraz pism wewnętrznych; 2) do zakładania spraw; 3) do prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu EZD będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych; 4) do przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz i wewnątrz SGH na szablonach dostępnych w systemie EZD; 5) do udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz SGH; 6) generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru; 7) przesyłania przesyłek; 8) dokonywania dekretacji Dostęp do systemu EZD mają osoby upoważnione, którymi są: 1) pracownicy, w zakresie związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych; 2) osoby korzystające z systemu EZD w związku z usługami świadczonymi przez te osoby na rzecz SGH, na podstawie umów cywilnoprawnych, z zastrzeżeniem ust. 2; 3) inne osoby, w zakresie niezbędnym do realizacji celów i zadań SGH, z zastrzeżeniem ust Osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, mogą uzyskać dostęp do systemu EZD po udzieleniu pisemnej zgody przez kierownika jednostki SGH, dla której będą wykonywać zadania lub czynności oraz po wydaniu przez administratora bezpieczeństwa upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresie dostępu do systemu EZD przez te osoby. Wniosek o wydanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych składa kierownik jednostki, o której mowa w zdaniu poprzedzającym Funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych pełni pracownik Archiwum SGH wyznaczony przez kanclerza. 2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności: 2

udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz SGH; 6) generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru; 7) przesyłania przesyłek; 8) dokonywania dekretacji. 3 1.

3 1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; 2) nadzór nad zarządzaniem dokumentacją nieelektroniczną zgromadzoną w składach chronologicznych SGH; 3) zapewnienie przekazania dokumentacji, o której mowa w pkt 2 do Archiwum SGH w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji Archiwalnej zamieszczonej na stronie internetowej 4) nadzór nad zarządzaniem informatycznymi nośnikami danych zawierającymi dokumentację w postaci elektronicznej, gromadzonymi w składzie elektronicznych nośników danych SGH od 1 czerwca 2015 r.; 5) nadzór nad modułem systemu EZD Archiwum Zakładowe ; 6) współpraca z Archiwum SGH w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją; 7) informowanie kierownika Zespołu ds. wdrożenia EZD o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w SGH; 8) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w SGH Wszelkie sprawy dotyczące używania systemu EZD, nieuregulowane zarządzeniem lub innymi wewnętrznymi aktami prawnymi SGH, rozstrzyga Zespół ds. wdrożenia EZD. 2. W uzasadnionych przypadkach, prawo wglądu do wszystkich koszulek znajdujących się w systemie EZD posiadają: 1) wskazani przez kanclerza pracownicy pełniący funkcję administratorów sieci informatycznej SGH w celu udzielenia użytkownikom pomocy technicznej dotyczącej systemu EZD; 3

warunkach określonych w Instrukcji Archiwalnej zamieszczonej na stronie internetowej http://www.sgh.waw.

4 2) członkowie Zespołu ds. wdrożenia EZD w celu udzielenia pomocy technicznej oraz kontroli poprawności stosowania systemu EZD; 3) koordynator czynności kancelaryjnych w celu weryfikacji prawidłowości w wykonywaniu czynności kancelaryjnych W systemie EZD prowadzone są następujące centralne rejestry: 1) rejestr przesyłek wpływających; 2) rejestr pism wewnętrznych; 3) rejestr przesyłek wychodzących; 4) rejestr skarg i wniosków. 2. Dopuszcza się prowadzenie w systemie EZD innych rejestrów, a także ewidencji Dekretacja pism odbywa się wyłącznie w systemie EZD, z zastrzeżeniem ust Po złożeniu dekretacji elektronicznej, w przypadku elementów akt sprawy prowadzonych w sposób tradycyjny, stosuje się dekretację zastępczą poprzez przeniesienie dekretacji wykonanej w systemie EZD na dokument nieelektroniczny. 3. Dekretacji w systemie EZD nie podlegają przesyłki stanowiące: 1) materiały reklamowe i niezamówione oferty; 2) zwrotne potwierdzenia odbioru; 3) korespondencja nieskutecznie doręczona; 4) dokumenty zawierające informacje niejawne, przetwarzane zgodnie z odrębnymi przepisami Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między jednostkami organizacyjnymi SGH odbywa się wyłącznie w postaci elektronicznej i podlega rejestracji w rejestrze pism wewnętrznych systemu EZD, z zastrzeżeniem ust Dokumenty zawierające informacje niejawne są przetwarzane i przekazywane według odrębnych przepisów. 4

5 9 1. Przy sporządzaniu projektów pism stosuje się, według kolejności: 1) wzory i formularze pism określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego; 2) wzory i formularze określone w wewnętrznych aktach prawnych SGH. 2. Przy opracowywaniu projektów pism, których wzory i formularze nie są określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego lub w wewnętrznych aktach prawnych SGH, stosuje się w pierwszej kolejności szablony zawarte w systemie EZD W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub wszczętych w SGH, prowadzi się spisy spraw. 2. Zakładanie spraw i prowadzenie spisów spraw oraz metryk w sprawach administracyjnych powinno być wykonywane w systemie EZD również w przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym W odniesieniu do spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, w systemie EZD umieszcza się w szczególności: 1) odwzorowania przesyłek wpływających, dotyczących tej sprawy; 2) przesyłki wpływające w postaci naturalnych dokumentów elektronicznych; 3) przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej; 4) dekretacje; 5) notatki; 6) naturalne dokumenty elektroniczne przesyłane do innych komórek organizacyjnych oraz od nich otrzymywane (korespondencja wewnętrzna); 7) naturalne dokumenty elektroniczne przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej; 8) rejestrację korespondencji wychodzącej. 2. Dla dokumentów elektronicznych zgromadzonych w systemie EZD wymagane jest zapisywanie metadanych oraz nadawanie nazw i tytułów w sposób jednoznacznie określający przedmiot, którego dotyczy dokument. 5

Przy opracowywaniu projektów pism, których wzory i formularze nie są określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego lub w wewnętrznych aktach prawnych SGH, stosuje się w pierwszej kolejności

6 3. Za realizację obowiązków, o których mowa w ust. 2, odpowiada prowadzący sprawę. 4. Prowadzący sprawy nadzoruje kompletność akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. 12 Elementy akt w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym,, zgromadzone w systemie EZD, traktowane są pomocniczo i są przekazywane do Archiwum SGH według zasad określonych dla spraw prowadzonych w systemie EZD Sprawy niezakończone do dnia 1 czerwca 2015 r. mogą być prowadzone w systemie tradycyjnym, aż do ich zakończenia, przy jednoczesnym wykorzystaniu systemu EZD, a w szczególności w przypadku, gdy system EZD będzie zawierał odwzorowania cyfrowe przesyłek powiązanych z takimi sprawami. 2. Sprawy, o których mowa w ust. 1, mogą zostać założone w systemie EZD jako sprawy nowe, pod warunkiem nadania im znaków umożliwiających odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. 14 Szczegółowe procedury dotyczące zasad postępowania z dokumentacją w SGH określa załącznik nr 2 do zarządzenia. 15 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2015 r. KANCLERZ dr Bartosz Grucza 6

w systemie EZD. 13 1. Sprawy niezakończone do dnia 1 czerwca 2015 r.

Podobne dokumenty

ZARZĄDZENIE NR 110 /2017 PODLASKIEGO KURATORA OŚWIATY. z dnia 11 grudnia 2017 r.

ZARZĄDZENIE NR 110 /2017 PODLASKIEGO KURATORA OŚWIATY z dnia 11 grudnia 2017 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Kuratorium Oświaty w Białymstoku Na