Istota przedsięwzięcia wojewodów organizacja, cele, korzyści i statystyki

Transkrypt

1 Istota przedsięwzięcia wojewodów organizacja, cele, korzyści i statystyki EZD.GOV.PL Mariusz Madejczyk Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji Osiemnaste Forum Teleinformatyki Miedzeszyn, 28 września 2012 r. 1

2 Naturalny dokument elektroniczny w administracji publicznej System EZD w administracji, czyli jak w EZD bez teczki załatwić sprawę Magdalena Sawicka, Kierownik Działu Wdrożeń PUW Doświadczenie Partnera PUW czyli jak wdrażany był system pilotażowo w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie Łukasz Łakomski, Dyrektor Biura Informatyki, Małopolski Urząd Wojewódzki 2

3 Uporządkować administrację, czyli EZD fundamentem usprawniania urzędów Trzy wymiary e-administracji 1) Wewnętrzny elektronizacja procedur oraz prowadzonych spraw w urzędach poprzez skuteczne wdrażanie systemów EZD. 2) Interoperacyjność automatyzacja i standaryzacja komunikacji pomiędzy urzędami w postaci elektronicznej poprzez systemy EZD i platformy (epuap). 3) Zewnętrzny e-usługi, np. poprzez epuap, ale zintegrowane z EZD. Praca u podstaw EZD PUW informatyzuje urzędy wewnątrz, porządkuje procedury, poprzez transparentność podnosi kulturę organizacji pracy, wprowadza praktyczną interoperacyjność!! W każdym z trzech wymiarów pojawia się system EZD. Implementacja przepisów prawa związanych z e-administracją trudnych dla przeciętnego urzędnika EZD PUW to nie tylko instrukcja kancelaryjna ale także ustawa o ochronie danych osobowych, dostępie do informacji publicznej, o podpisie elektronicznym ale przede wszystkim 3

4 Nowe oblicze e-administracji. Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw Dz.U , obowiązuje od 17 czerwca 2010 roku zakres podmiotowy, słowniczek, nowe definicje, rola PIP i RI, interoperacyjność, elektroniczne przetwarzanie danych!! nowe regulacje w zakresie doręczania, przyjmowania i publikowania w CRD dokumentów elektronicznych, nowe metody uwierzytelniania profil zaufany epuap, zmiany w KPA, zmiany w OP, dostęp do CEPiK nowa, elektroniczna instrukcja kancelaryjna!! Systemy EZD muszą adresować nowe wymagania, to narzędzie wspomagające pracę urzędników! 4

5 Wdrożenie systemu EZD PUW w innych urzędach wojewódzkich czerwiec

6 Wdrożenie systemu EZD w urzędach wojewódzkich Wdrożenie systemu EZD to także nowe podejście do zarządzania dokumentami, czyli także zmiana procedur i przyzwyczajeń. Pryncypia wdrożenia systemu: 1. System ma pomagać, nie przeszkadzać w pracy. 2. System EZD funkcjonujący w urzędach wojewódzkich oraz administracji zespolonej będzie systemem jednolitym. 3. System będzie wdrażany przez zespół urzędu wojewódzkiego i przy współpracy z Zespołem PUW. 4. Opracowane i wdrożone procedury będą obowiązywały wszystkich pracowników urzędów. 5. Procedury nie będą odwzorowywały postępowania w świecie papierowym, zostaną dostosowane do nowej rzeczywistości. 6. Wszystkie dokumenty będą dekretowane elektronicznie. 7. Elektroniczna komunikacja z innymi EZD via ESP epuap. 6

7 Zasady działania i organizacja Zespołu Wsparcia PUW Zespół ds. EZD PUW Wojewoda Podlaski Dyrektor Generalny PUW Dyrektor BIRST PUW Zespół Wsparcia PUW Portal elektroniczny SharePoint i RedMine EZD.GOV.PL Zespół ds. EZD UW 1 Zespół ds. EZD UW 2 Zespół ds. EZD UW 3 Zespół ds. EZD UW 4 Zespół ds. EZD UW 5 Zespół ds. EZD UW 6 Zespół ds. EZD UW 7 Zespół ds. EZD UW 7

8 Wdrożenie systemu EZD w innych urzędach Budowanie sieci wartości e-administracji 1. Trzy etapy wdrożenia: testowe, EZD jako wspierający i EZD jako podstawowy opracowanie procedur wewnętrznych oraz szkolenie w urzędach realizowane przy współpracy z Zespołem wsparcia PUW. 2. Oparcie się na doświadczeniach wdrożenia w innych urzędach Pakiet Startowy, czyli procedury i know how fundamentem współpracy publikowane na portalu ezd.gov.pl. 3. Dokumenty leżące u podstaw współpracy porozumienie wdrożeniowe i utrzymaniowe oraz założenia i harmonogram wdrożenia. 4. Budowa sieci wartości i współpracy oraz wyzwalanie potencjału poszczególnych urzędów poprzez regularne spotkania zespołów ds. EZD wymiana doświadczeń, plany rozwojowe, wzajemne wsparcie, podział ról i zadań pomiędzy urzędami praktyczna reużywalność. 5. Tworzony jest zespół rozproszony wsparcia rozwoju EZD. 8

9 Utrzymanie i rozwój systemu EZD 1. Zespół wsparcia w PUW w Białymstoku gwarantem rozwoju i utrzymania systemu. 2. Utrzymanie EZD obsługiwane przez PUW w trzech obszarach: - zmiany wynikające z przepisów prawa, - zmiany wynikające z błędów systemu, - zmiany wynikające z potrzeb urzędów dążenie do osiągnięcia samodzielności przez urzędy w zakresie implementacji procesów, zmiany w systemie EZD są uzgadniane przez Partnerów na zasadzie cichej zgody. 3. Porozumienie utrzymaniowe gwarancja rozwoju i utrzymania systemu EZD PUW bezterminowo, na zasadach niekomercyjnych. 9

10 Plany rozwoju systemu EZD jakościowe Lp. Obszar Planowany termin realizacji 1. Moduł archiwalny. I/IV kw r. 2. Dostosowanie systemu do innych przepisów prawa. Na bieżąco. Dostosowanie do art. 16 ustawy o informatyzacji I-II kw r. 3. Moduł Kadry i Płace. I-II kw r. 4. Integracja z centralnym BIP. W zależności od uzgodnień z dysponentem centralnego BIP. 5. FK i budżet zadaniowy. III-IV kw r. 6. Silnik procesów. I-II kw r. 7. Osiągnięcie funkcji systemu klasy ERP (Enterprise Resource IV kw r. Planning) system zarządzania zasobami administracji. 8. Inne moduły GIS, integracja z modułami finansowymi W zależności od potrzeb i możliwości. 10

11 Oszczędności, czyli odcinanie kuponów związanych z implementacją systemów EZD 1. Wysyłka elektroniczna bezpośrednio z systemów EZD via epuap do administracji samorządowej i zespolonej pilotaż w podlaskim, małopolskim i opolskim kilka tysięcy wysyłek miesięcznie! 2. Wyeliminowanie papierowej korespondencji wewnętrznej w urzędach. Realne i wyliczalne oszczędności olbrzymi potencjał, biorąc pod uwagę skalę przedsięwzięcia. Konieczna współpraca z epuap. Statystyki i licznik oszczędności na stronie ezd.gov.pl. 11

12 Liczba użytkowników systemu EZD w województwach Mężczyzn Kobiet

13 Liczba dokumentów wewnętrznych

14 Liczba dokumentów wewnętrznych w kolejnych miesiącach 6000 opolskie 5000 zachodniopomorskie lubuskie 4000 świętokrzyskie 3000 podlaskie 2000 warmińsko-mazurskie pomorskie 1000 lubelskie 0 Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień małopolskie 14

15 Rodzaje spraw prowadzone w EZD System EZD jako podstawowy 100% 90% 80% 70% 60% 50% Papierowo Elektronicznie 40% 30% 20% 10% 0% Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku 15

16 Rodzaje spraw prowadzone w EZD System EZD jako wspierający 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Papierowo Elektronicznie 10% 0% 16

17 Łączna liczba pism wysyłanych prze epuap

18 Łączna liczba pism odebranych z epuap przez urząd

19 Liczba pism wpływających do urzędów przez epuap (profil zaufany)

20 Liczba pism wpływających do poszczególnych urzędów w poszczególne dni tygodnia lubelskie mazowieckie opolskie podlaskie pomorskie warmińsko-mazurskie PN WT ŚR CZ PI SO ND małopolskie 20

21 Liczba pism wpływających do urzędów w poszczególnych miesiącach Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień 21

22 Składy chronologiczne w województwach Chronologiczny pełny Chronologiczny niepełny

23 Liczba akceptacji w poszczególnych województwach

24 Liczba załączników

25 Dziękuję za uwagę Mariusz Madejczyk 25