Zarządzanie korespondencją

Transkrypt

1 Zarządzanie korespondencją Aby korzystać z systemu należy: mieć dostęp do internetu uruchomić przeglądarkę internetową (Firefox) Informację od konsultanta EAT adres internetowy login hasło startowe adres kolejki skanów

2 Zarządzanie Korespondencją Dostęp mają zarejestrowani pracownicy Aby zacząć prace naciskamy zarządzanie korespondencją

3 Widok listy rejestrów Widok listy rejestrów do których można wprowadzać korespondencję Jeśli sekretariat obsługuje więcej niż jeden rejestr program umożliwia prowadzenie paru rejestrów osobno

4 Wybór rejestru dodawanie korespondencji przychodzącej 2 dodawanie korespondencji wychodzącej 3 i 4 - przeglądanie rejestrów 5 pocztowa księga nadawcza 6-7 raporty do wydruków dodawanie skanów (opcja dodatkowa)

5 Dodawanie korespondencji Aby dodać korespondencję wybierz dodaj nowy

6 Rejestr poczty przychodzacej Data wejścia pisma do firmy Data rejestracji Numer pisma nadawcy lub barcode poczty Typy i kategorie przesyłek samodzielnie można dodawać Nadawca wybierany z bazy adresowej lub dodawany ręcznie bez zapisu w bazie adresowej Kogo list dotyczy wybierane z bazy adresowej lub ręcznie jeśli nie potrzeba nie wypełniamy Własna notatka do listu Wybór z listy pracowników (należy wpisać fragment nazwy) komu chcemy przekazać list można włączyć by po zapisaniu program wysłał do tej osoby z informacją

7 Rejestr poczty wychodzącej Data rejestracji wysyłki Typy i kategorie przesyłek samodzielnie można dodawać Adresat wybierany z bazy adresowej lub dodawany ręcznie bez zapisu w bazie adresowej Kogo list dotyczy - wybieramy z bazy adresowej lub ręcznie jeśli nie potrzeba nie wypełniamy Własna notatka do listu Wybór rodzaju przesyłki Data zpo do wprowadzenia po odebraniu zwrotki

8 Przegląd rejestrów poczty Dodane listy można przegladać w rejestrze poczty. Odpowiednio dla listów wchodzących i wychodzących.

9 Sposób przeglądu rejestru Rejestr można przeszukiwać po każdym polu (1) Kolejna numeracja nadawana jest automatycznie (2) Wynik wyszukiwania można drukować lub exportować do excela (3) Z tego widoku można również dodawać nowe przesyłki (4)

10 Generowanie księgi nadawczej W takim szablonie system generuje księgę nadawczą którą zanosi się na pocztę system wypełnia ją danymi listów poleconych zarejestrowanych w poczcie wychodzącej Księgę wydrukować można na dowolny dzień

11 Filtry raportów Generacja raportów dużo może

12 Wyszukiwanie po określonej dziedzinie Upraszczamy wyszukiwanie listów jak tylko możemy!!!

13 Wygenerowany i wydrukowany raport Wynik wyszukiwania raprtu można wydrukować lub exportować do excela Tak wygląda raport na wydruku

14 Dodawanie skanów (opcja) aby dodać skan do kolejki, wystarczy wysłać z załączonym plikiem pdf na otrzymany od operatora adres kolejki urządzenia skanujące zazwyczaj można tak skonfigurować, że wysyłają skan jako załącznik do kolejka skanów

15 Dodawanie skanów (opcja) kolejka skanów podgląd skanów formularz rejestracji

16 Rejestr poczty ze skanem podgląd wybranego skanu

17 Pola organizacja, ulica, kod, miejscowość wykorzystywane są w księdze nadawczej Książka adresowa

18 Administracja systemem - użytkownicy Przeglądanie listy użytkowników z możliwością edycji. Nazwa konta jest widoczna w oknie przekaż do wpisanie adresu, uaktywnia przesłanie powiadomienia

19 Administracja systemem Definicja pól Lista rejestrów z możliwością konfiguracji pól słownikowych Lista pól słownikowych z możliwością edycji

20 Administracja systemem Definicja pól edycja pola słownikowego wygląd na formularzu

21 Administracja systemem Wiadomości mail Dodawanie typów Modyfikacja nagłowka i stopki maila z powiadomieniem do pracownika