Integracja z modułem komunikacyjnym

Transkrypt

1 Integracja z modułem komunikacyjnym Dokument zawiera opis procesu wysyłania aktów do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym za pomocą programu Legislator. Data dokumentu:14 grudnia 2012 Wersja: Autorzy: Krzysztof Radzimski

2 Zawartość Wprowadzenie... 3 Przygotowanie do obsługi wysyłania wniosków... 4 Przygotowanie aktu do ogłoszenia... 6 Wysyłanie aktu do ogłoszenia... 7 Wysyłanie aktów do ogłoszenia Wysyłanie wniosku o wycofanie aktu Strona 2 z 20

3 Wprowadzenie Elementem zapewniającym komunikację użytkownika programu Legislator z Redakcją Dziennika Urzędowego jest Urzędowa Poczta Elektroniczna zwana też modułem komunikacyjnym systemu e-dziennik. System ten realizuje dwukierunkową komunikację i wymianę dokumentów pomiędzy Redakcją Dziennika Urzędowego a podmiotami zobowiązanym do przekazywania aktów prawnych do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Legislator Standard i Premium, umożliwia wysłanie aktu prawnego do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym z użyciem Urzędowej Poczty Elektronicznej za pomocą specjalnie do tego przygotowanego kreatora. Kreator ten jest już dobrze znany użytkownikom programu Edytor Aktów Prawnych XML oraz Klient Urzędowej Poczty Elektronicznej. To ostatnie narzędzie dostępne jest do pobrania ze strony Niniejszy podręcznik opisuje proces przekazywania aktów do ogłoszenia właśnie za pomocą tego kreatora dostępnego w programie Legislator. Zakładamy, że urzędowa poczta elektroniczna jest odpowiednio skonfigurowana zgodnie z informacjami dostępnymi w podręczniku na stronie upe.com.pl/docs/upe_poradnik podmiotu przekazujacego_2.0.pdf Strona 3 z 20

4 Przygotowanie do obsługi wysyłania wniosków Za pomocą strony startowej lub menu Plik otwórz okno Opcje programu. W zakładce Organy wydające sprawdź czy organy wydające zdefiniowane w programie Legislator odpowiadają tym zdefiniowanym w Urzędowej Poczcie Elektronicznej. Za pomocą przycisku Przywróć z UPE można ponownie załadować wszystkie organy zdefiniowane w Urzędowej Poczcie Elektronicznej. Strona 4 z 20

5 Sprawdź poprawność danych rejestracyjnych. Nazwa użytkownika i hasło w danych rejestracyjnych musi odpowiadać danym w module komunikacyjnym. W sekcji Dane do wniosku o ogłoszenie wypełnij pola. Dzięki temu nie będzie trzeba ich za każdym razem wypełniać przy każdej wysyłce wniosku. Po wybraniu przycisku Zastosuj wszystkie ustawienia zostaną zapisane. Jeżeli używasz wersji sieciowej, najpierw wybierz przycisk Zapisz jako globalne, a następnie Zapisz. Od tej pory Legislator będzie przygotowany do wysłania wniosku o ogłoszenie. Strona 5 z 20

6 Przygotowanie aktu do ogłoszenia Zgodnie z obowiązującymi przepisami tj.: 1) ustawą z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 197, poz.1172, z późn. zmianami) 2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz.U. z 2011r. Nr 289, poz.1699) 3) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej (Dz.U. Nr 100, poz. 908). akty przekazujemy do ogłoszenia jako pliki XML podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Zatem przed wysłaniem aktu do ogłoszenia musi on zostać podpisany przez organ, który go wydał. Najczęściej akt podpisywany jest przez Przewodniczącego takiego organu kolegialnego. W przypadku organów jednoosobowych jest to Wójt / Burmistrz / Prezydent / Starosta / Marszałek Województwa / Wojewoda / Prezes. Proces podpisywania został szczegółowo opisany w podręczniku dostępnym pod adresem w sekcji Podpisanie i wysyłka aktu do publikacji. Strona 6 z 20

7 Wysyłanie aktu do ogłoszenia Po złożeniu podpisu, wybieramy przycisk Publikuj w Dz. Urz. z zakładki Eksport,lub na stronie startowej wybieramy przycisk Wyślij wniosek Jeżeli skorzystamy z przycisku Publikuj w Dz. Urz., dokument zostanie zamknięty, a na ekranie pojawi się monit o podanie podstawowych danych wniosku. W polu Nr wniosku należy wpisać numer LP wniosku z książki korespondencji wychodzącej. Strona 7 z 20

8 Następnie na ekranie pojawi się ekran powitalny kreatora. Po wybraniu przycisku Dalej zostaniemy poproszeni o podanie hasła do Urzędowej Poczty Elektronicznej. Jest to dokładnie to samo hasło, które zostało wpisane w danych rejestracyjnych. Strona 8 z 20

9 Po prawidłowym wprowadzeniu hasła, zostanie wyświetlone okno jak na rysunku poniżej. Strona 9 z 20

10 Teraz należy wybrać przycisk Pokaż wniosek. Jeżeli wszystkie wnioski są przechowywane również w wersji papierowej, to należy go wydrukować i dołączyć do akt sprawy. Od 1 stycznia 2012 r. nie istnieje konieczność wysyłania wniosku w formie papierowej. Ustawa o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, nie wymaga już sporządzania specjalnego wniosku o ogłoszenie aktów. Wysyłanie wniosku o ogłoszenie wynika z instrukcji kancelaryjnej i rozporządzeń dotyczących elektronicznego przekazywania dokumentów. W sytuacji, gdy wniosek nie zostanie wydrukowany, będzie on dostępny z poziomu korespondencji wychodzącej, znajdującej się w module komunikacyjnym na stronie Następnie należy podpisać plik wniosku bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wniosek o ogłoszenie podpisuje organ, który wnioskuje o ogłoszenie w dzienniku urzędowym. W większości przypadków jest to Kierownik Urzędu. W tym celu wybieramy przycisk Podpisz plik wniosku. Strona 10 z 20

11 W pierwszym kroku należy wybrać metodę podpisywania. Zaleca się korzystać z domyślnie wybranej metody Biblioteki PKI.NET Kolejny krok to wybór certyfikatu (wskazujemy dwukrotnym kliknięciem): Strona 11 z 20

12 Po poprawnym wprowadzeniu numer PIN do karty, wniosek zostanie podpisany. Po podpisaniu wniosku, należy zapisać go do pliku, w celu umieszczenia w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami (EOD). W tym celu wybieramy przycisk Zapisz plik wniosku. Wykorzystanie tej opcji może okazać się pomocne w przypadku, gdy osoba przygotowująca wniosek nie posiada możliwości jego podpisania. Wówczas przygotowany wcześniej i zapisany wniosek, można otworzyć, podpisać i wysłać w dowolnym momencie. Teraz można wysłać wniosek wybierając przycisk Wyślij. Strona 12 z 20

13 Po zakończeniu procesu wysyłania wniosku, zostanie wyświetlona ostatnia karta kreatora. Wysyłanie aktów do ogłoszenia Jeżeli podczas sesji uchwalono kilka aktów prawnych podlegających ogłoszeniu, to nie ma potrzeby ich wysyłania wraz z oddzielnym wnioskiem o ogłoszenie. Poniżej opisano sposób wysyłania kilku aktów prawnych jednym wnioskiem o ogłoszenie. Ze strony startowej wybieramy Wyślij wniosek lub z menu Plik wybieramy opcję Wyślij do ogłoszenia. Strona 13 z 20

14 Na ekranie zostanie wyświetlony ekran powitalny. Po wybraniu przycisku Dalej zostaniemy poproszeni o podanie hasła do Urzędowej Poczty Elektronicznej. Jest to dokładnie to samo hasło, które zostało wpisane w danych rejestracyjnych. Strona 14 z 20

15 Na kolejnej karcie wybieramy rodzaj wniosku (Nowy wniosek o ogłoszenie (XML)). Na następnej karcie w polu Nr wniosku należy wpisać numer LP wniosku z książki korespondencji wychodzącej. Strona 15 z 20

16 Za pomocą przycisku Dodaj akt wstawiamy kolejne pliki ZIPX. Wszystkie metadane zostaną automatycznie zaczytane z pliku XML. Jeżeli podczas dodawania pliku pojawi się taki komunikat: To należy wybrać przycisk Nie, opuścić kreator, podpisać akt prawny bezpiecznym podpisem elektronicznym, a następnie ponowić przygotowanie wniosku. Na kolejnej karcie zostanie wyświetlona lista wszystkich dołączonych do wniosku aktów. Dalej należy postępować zgodnie z krokami opisanymi od strony 9. Strona 16 z 20

17 Wysyłanie wniosku o wycofanie aktu W przypadku, gdy istnieje konieczność wycofania aktu z publikacji, należy wysłać do Redakcji Dziennika Urzędowego, wniosek o wycofanie aktu. Ze strony startowej wybieramy Wyślij wniosek lub z menu Plik wybieramy opcję Wyślij do ogłoszenia. Na ekranie zostanie wyświetlony ekran powitalny. Po wybraniu przycisku Dalej zostaniemy poproszeni o podanie hasła do Urzędowej Poczty Elektronicznej. Jest to dokładnie to samo hasło, które zostało wpisane w danych rejestracyjnych. Strona 17 z 20

18 Na karcie Wybór rodzaju wniosku zaznaczamy opcję Wniosek o wycofanie aktu. Na następnej karcie w polu Nr wniosku należy wpisać numer LP wniosku z książki korespondencji wychodzącej. Strona 18 z 20

19 W kolejnej karcie za pomocą przycisku Dodaj akt wskazujemy akt do wycofania. Jeżeli posiadasz plik ZIPX z aktem, który ma zostać wycofany, to można go wskazać za pomocą przycisku Wczytaj z pliku. Jeżeli plik ten nie jest dostępny, to metadane aktu trzeba wprowadzić ręcznie. Strona 19 z 20

20 Po wypełnieniu wymaganych danych, pokaże się przycisk Zastosuj. Wniosek o ogłoszenie może zawierać tylko jeden plik. Na następnej karcie pojawi się wskazany wcześniej akt. Tak przygotowany wniosek należy zapisać, podpisać i wysłać analogicznie jak wniosek o ogłoszenie. Strona 20 z 20