PRINCE2 czy PMI? Agenda. Parę słów o nas Podejście amerykańskie a brytyjskie Jak powstawały standardy Metodyki czym są, do czego służą

Transkrypt

1 PRINCE2 czy PMI? spotkanie z cyklu: W jaki sposób metodyki i dobre praktyki pomagają w zarządzaniu, czyli... jak uczyć się na cudzych błędach? Autor: Jolanta Łabędzka-Benisz Agenda Parę słów o nas Podejście amerykańskie a brytyjskie Jak powstawały standardy Metodyki czym są, do czego służą Dwa podejścia do projektu i zarządzania nim Zawartość standardów Największe różnice Porównanie przykładowych elementów metodyki Podsumowanie 2 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

2 Parę słów o nas OMEC Podstawowa działalność: ale także: szkolenia z zarządzania projektami szkolenia z metodyk zarządzania przedsiębiorstwami, wdrażanie metodyk zarządzania, wsparcie powdrożeniowe, szkolenia i warsztaty z narzędzi i technik w tym MS Office. 4 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

3 Zakres szkoleń Metodyki brytyjskie: PRINCE2 zarządzanie projektami MSP zarządzanie programami MoP zarzadzanie portfelem projektów, M_o_R zarządzanie ryzykiem P3O biuro programów, portfeli, projektów, ITIL zarządzanie usługami IT PRINCE2, MSP, M_o_R, ITIL are registered trademarks of Office of Government Commerce in United Kingdom and other countries P3O is a trademark of Office of Government Commerce Swirl logo is a trademark of Office of Government Commerce PMBOK and PMP are registered trademarks of Project Management Institute, Inc. Apollo 13 - an ITSM case experience is a trademark of GamingWorks B.V. Zakres szkoleń Zarządzanie projektami zgodnie z PMBOK Guide w tym tematy: Procesy i obszary wiedzy, Zarządzanie ryzykiem, Planowanie i tworzenie harmonogramów, Komunikacja i budowanie zespołu, Zarządzanie zamówieniami, Zarządzanie kosztami, Przygotowanie do egzaminu CAPM i PMP. 6 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

4 Gry symulacyjne: Zakres szkoleń Koloseum warsztat symulacyjny z zarządzania projektem zgodnie z metodyką PRINCE2 Massawa warsztat z podstaw zarządzania projektem, laureat nagrody PMI AWARD 2006 Mayday Mayday warsztat z zarządzania ryzykiem laureat nagrody PMI AWARD 2009 Most warsztat z metody łańcucha krytycznego laureat nagrody PMI AWARD 2010 Park rozrywki warsztat zarządzania portfelem projektów Apollo 13 warsztat doskonalenia procesów na podstawie ITIL 7 Zakres szkoleń Narzędzia IT dla kierowników projektów: MS Project, MS Project Server, MS Office, Open Office, Mind mapping. 8 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

5 Członkostwo Jesteśmy członkiem instytucjonalnym Stowarzyszenia Project Management Polska. 9 Akredytacje Uzyskaliśmy status REP: Registered Education Provider przyznany przez Project Management Institute, Inc. Jest to poświadczenie, że nasze szkolenia są zgodne z założeniami PMI oraz zapewnienie o jakości naszych szkoleń. 10 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

6 Akredytacje Posiadamy status ATO: Akredytowanej Organizacji Szkoleniowej (Accredited Training Organisation) w zakresie szkoleń z metodyk brytyjskich nadawany przez APM Group Ltd. Jest to poświadczenie, że przeszliśmy rygorystyczny proces akredytacji oraz zapewnienie o jakości naszych szkoleń, materiałów szkoleniowych i samych trenerów. 11 Akredytacje Upoważniają nas do przeprowadzania akredytowanych szkoleń przygotowujących do certyfikacji oraz przeprowadzania egzaminów na wszystkich dostępnych poziomach. 12 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

7 Nasza misja Świadczyć najwyższej jakości usługi edukacyjne i doradcze firmom z sektora prywatnego, administracji publicznej i samodzielnym kierownikom projektów. Celem tych działań jest poprawa kultury organizacyjnej w tych jednostkach, co wprost przekłada się na efektywność pracy i jakość uzyskiwanych rezultatów. 13 Jak rodziły się standardy Skąd się wziął: PMI, PMBOK, PRINCE2. 14 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

8 PMI ang. Project Management Institute - międzynarodowa organizacja zrzeszająca kierowników projektów. Project Management Institute powstał w 1969 w Pensylwanii w USA jako stowarzyszenie non profit zrzeszające profesjonalistów w dziedzinie zarządzania projektami. 15 PMI 1981 powstaje projekt ESA (Ethics, Standards, Accredidation) procedury oraz założenia teoretyczne mające zapewnić wsparcie dla osób zaangażowanych w zarządzanie projektami opublikowano rezultaty projektu ESA m.in. podstawy norm obejmujące 6 obszarów wiedzy (zakres, koszty, czas, jakość, zasoby ludzkie, komunikacja). 16 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

9 PMI 1984 pierwsza certyfikacja PMP (Project Management Professional) 1987 publikacja PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - poszerzono materiał, dodano obszary: ryzyko, kontrakty i zamówienia 2008 czwarta edycja PMBOK 17 PMI w Polsce PMI Warsaw, Poland Chapter powstaje 31 października 2003 roku. W dniu 8 maja 2007 stowarzyszenie zmieniło nazwę na PMI Poland Chapter (PMI Polska) i przekształciło swoją strukturę powołując 6 oddziałów w Gdańsku, Katowicach, Krakowie, Łodzi, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu. Więcej informacji na: 18 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

10 Certyfikaty PMI Project Management Institute umożliwia Kierownikom Projektów uzyskanie oficjalnych certyfikatów: CAPM Certified Associate in Project Management PMP Project Management Professional PgMP Program Management Professional PMI-SP PMI Scheduling Professional PMI-RMP PMI Risk Management Professional 19 PRINCE2 metodyka zarządzania projektami oparta na pozytywnych i negatywnych doświadczeniach uzyskanych przez kierowników projektów z krajów anglosaskich. Nazwa jest skrótem ang. słów: PRojects In a Controlled Environment tzn. projekty w sterowanym środowisku. 20 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

11 PRINCE metoda PROMPT (ang. Project Resource Organisation Management Planning Technique) opracowana przez Simpact Systems Ltd dodano zarządzanie jakością i jako PROMPT II wprowadzono w jednostkach administracji rządowej Wielkiej Brytanii. 21 PRINCE CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) publikuje standard pod nową nazwą PRINCE i wskazuje jako zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami informatycznymi 1996 powstaje PRINCE2TM jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej 22 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

12 PRINCE PRINCE najnowsza wersja metodyki, opublikowana przez OGC (Office for Government Commerce) następcę CCTA, pod opieką APM Group. Na dziś w Polsce jest 7 organizacji szkoleniowych posiadających akredytację w zakresie PRINCE2. 23 Certyfikaty PRINCE2 W zakresie metodyki PRINCE2 można zdobyć dwa certyfikaty: PRINCE2 Foundation PRINCE2 Practitioner Certyfikaty wydawane są przez APM Group firmę, która w imieniu właścicieli metodyk i standardów zajmuje się certyfikacjami oraz akredytacjami firm, trenerów i materiałów szkoleniowych. 24 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

13 Dwa podejścia Podręczniki 26 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

14 Metodyka a metodologia Metodyka ustandaryzowane dla wybranego obszaru podejście do rozwiązywania problemów. zbiór zasad obejmujący sposoby wykonania jakiejś pracy. (słownik języka polskiego) Metodologia nauka o metodach badań naukowych, ich skuteczności i wartości poznawczej. 27 Zawartość metodyki metody, procedury, techniki, wzory dokumentów, metodyka koncentruje się na poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie: Jak należy robić? 28 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

15 Po co nam metodyka? Ułatwia komunikację poprzez wspólne, dobrze zdefiniowane pojęcia, Zapewnia powtarzalność, Dostarcza sprawdzone metody, narzędzia i wzorce, Pozwala uczyć się na cudzych błędach, Ostrzega o możliwych problemach, Porządkuje wiedzę. 29 Czym jest projekt? Różne podejścia Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

16 Projekt to PRINCE2 organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego. PMI tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu. 31 Projekt to PRINCE2 organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego. PMI tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu. 32 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

17 Co jest najważniejsze w projekcie? Czym należy zarządzać w projekcie? 33 Trójkąt projektu korzyści ryzyka Zasoby Jakość Co? Zakres 34 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

18 Zarządzanie projektem Parametry projektu którymi trzeba zarządzać: PRINCE2 Zakres, Koszty, Terminy, Jakość, Ryzyka, Korzyści. PMI Zakres, Koszty, Terminy, Jakość, Ryzyka, Zasoby. 35 Model projektu PRINCE2 PMI 7 tematów 7 procesów (w nich 40 działań) 9 obszarów wiedzy 5 grup procesów, (w tym 42 procesy) 7 pryncypiów (zasad działania) 36 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

19 Tematy a obszary wiedzy Tematy PRINCE2 Jakość Ryzyko Zmiana Organizacja Plany Postępy Uzasadnienie Biznesowe Obszary wiedzy PMI Zarządzanie: Jakością w projekcie Ryzykiem w projekcie Zakresem w projekcie Integracją projektu Komunikacją w projekcie Czasem w projekcie Kosztami w projekcie Zamówieniami w projekcie Zasobami ludzkimi w projekcie ZARZĄDZANIE INTEGRACJĄ PROJEKTU Opracowanie karty i planu projektu Realizowanie planu projektu Zintegrowana kontrola zmian ZARZĄDZANIE ZAKRESEM PROJEKTU Planowanie zakresu (i SPP) Weryfikacja zakresu Kontrola zmian zakresu ZARZĄDZANIE CZASEM W PROJEKCIE Określenie działań Określenie kolejności działań Tworzenie harmonogramu ZARZĄDZANIE KOSZTEM PROJEKTU Szacowanie kosztów Budżetowanie kosztów Monitorowanie kosztów ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ PROJEKTU Planowanie jakości Zapewnienie jakości Kontrola jakości ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI Planowanie organizacyjne Pozyskanie zespołu Kształtowanie zespołu ZARZĄDZANIE KOMUNIKACJĄ Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji Raportowanie Zarządzanie udziałowcami ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Planowanie zarządzania ryzykiem Identyfikacja ryzyk Analiza jakościowa i ilościowa ryzyka Monitorowanie ryzyka ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI Planowanie zamówień i kontraktów Zbieranie ofert Wybór dostawców Administrowanie kontraktami 38 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

20 Budowla o nazwie: PRINCE2 Zmiana Postępy Ryzyko Plany Organizacja Jakość W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 39 Crown Copyright Reprodukowano na podstawie licencji OGC. Wybrane elementy Organizacja i procesy 40 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

21 Organizacja projektu wg PMBOK Kierownik portfela Inni interesariusze Sponsor Kierownictwo operacyjne Kierownicy funkcyjni Kierownik programu Biuro zarządz. proj. Zespół projektu Zespół zarządzający projektem Kierownik Projektu Inni członkowie zespołu proj. Odbiorcy użytkownicy Sprzedawcy partnerzy biznesowi Projekt 41 Organizacja projektu wg PRINCE2 Kierownictwo organizacji lub programu Główny Użytkownik(-cy) Komitet Sterujący Przewodniczący (Sponsor) Główny Dostawca(-cy) Nadzór ze strony Biznesu, Użytkownika i Dostawcy Kierownik Projektu Kierownicy Zespołów Obsługa Zmian Wsparcie Projektu Członkowie zespołu Linie podległości Obowiązki Nadzoru Projektu Linie wsparcia/pomocy Crown Copyright Reprodukowano na podstawie licencji OGC. 42 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

22 Przygotowanie Projektu Procesy PRINCE2 Przed projektem Etap inicjowania Kolejne etapy realizacyjne Ostatni etap realizacyjny Zarządzanie strategiczne Zarządzanie Strategiczne Projektem Zarządzanie operacyjne KE Inicjowanie Proj. Sterowanie Etapem KE ZP Sterowanie Etapem Dostarczanie produktów Zarządzanie Dostarczaniem Produktów Zarządzanie Dostarczaniem Produktów Legenda KE = Zarządzanie Końcem Etapu ZP = Zamykanie Projektu Crown Copyright W A R 43 S Z A W A Reprodukowano R Z E S Z Ó W na podstawie W R O C Ł licencji A W OGC. Cykl życia projektu Materiały wejściowe Pomysł Zespół kierujący projektem ETAPY Początkowy P o ś r e d n i e Końcowy Rezultaty kierowania projektem Karta projektu Deklaracja zakresu Plan Plan bazowy Wykonanie projektu Akceptacja Zatwierdzenie Przekazanie Produkt projektu Rys. według. PMBoK Guide Produkt Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

23 Procesy w projekcie według PMI Natężenie działań Procesy planowania Procesy realizacji Procesy kontroli Procesy rozpoczęcia Procesy zakończenia Początek Czas Koniec W A R 45 S Z A W Rys. A według. R Z E S PMBoK Z Ó W Guide W R O C Ł A W Wybrane elementy Zarządzanie ryzykiem 46 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

24 Procedura zarządzania ryzykiem PRINCE2 Planowanie (podczas inicjowaniu projektu) PMBOK Planowanie Rozpoznawanie ryzyk Analiza jakościowa ryzyk Analiza ilościowej ryzyk Planowanie reakcji na ryzyka Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk 47 Zawartość dokumentów - PRINCE2 Identyfikator ryzyka Autor ryzyka Data zarejestrowania Kategoria ryzyka Opis ryzyka Prawdopodobieństwo Wpływ Wartość oczekiwana Rejestr Ryzyk Bliskość Kategoria reakcji na ryzyko Proponowane reakcje na ryzyko Status ryzyka Właściciel ryzyka Wykonawca reakcji na ryzyko 48 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

25 Opis obowiązków PRINCE2 Role Obowiązki Kierownictwo Ustanawia politykę zarządzania ryzykiem w organizacji oraz przedstawia organizacji lub wytyczne dotyczące procesu zarządzania ryzykiem (lub podobne programu dokumenty). Przewodniczący Ponosi odpowiedzialność za wszystkie aspekty zarządzania ryzykiem, a w szczególności za zapewnienie, by istniała Strategia Zarządzania Ryzykiem dla projektu. Zapewnia, aby ryzyka związane z Uzasadnieniem Biznesowym były identyfikowane, oceniane i kontrolowane. Przekazuje ryzyka kierownictwu organizacji lub programu w razie potrzeby. Główny Zapewnia, aby ryzyka dotyczące aspektów związanych z użytkownikami Użytkownik były identyfikowane, oceniane i kontrolowane (np. wpływ na korzyści, eksploatację i utrzymanie). Główny Dostawca Zapewnia, aby ryzyka dotyczące aspektów związanych z dostawcą były identyfikowane, oceniane i kontrolowane (np. wpływ na wytwarzanie produktów projektu). 49 Opis obowiązków PRINCE2 Rola Obowiązki Nadzór Projektu Dokonuje przeglądu praktyk zarządzania ryzykiem w celu zapewnienia, by były one stosowane zgodnie ze Strategią Zarządzania Ryzykiem. Kierownik Projektu Opracowuje Strategię Zarządzania Ryzykiem. Zakłada i prowadzi Rejestr Ryzyk. Zapewnia, aby ryzyka w projekcie były identyfikowane, oceniane i kontrolowane przez cały okres życia projektu. Kierownik Zespołu Uczestniczy w identyfikowaniu, ocenie i kontroli ryzyk. Wsparcie Projektu Współpracuje z Kierownikiem Projektu w utrzymywaniu Rejestru Ryzyk dla projektu. 50 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

26 Rozpoznawanie ryzyk wg PMBOK Wkłady 1. Plan zarządzania ryzykiem. 2. Oszacowania kosztów działania. 3. Oszacowania czasów trwania działań. 4. Plan bazowy zakresu. 5. Rejestr interesariuszy. 6. Plan zarządzania kosztami. 7. Plan zarządzania harmonogramem. 8. Plan zarządzania jakością. 9. Dokumenty projektu. 10.Czynniki środowiskowe prowadzonej działalności. 11.Aktywa procesów organizacyjnych. Narzędzia i techniki 1. Przeglądy dokumentacji. 2. Techniki gromadzenia informacji. 3. Analiza list kontrolnych. 4. Analiza założeń. 5. Techniki oparte na diagramach. 6. Analiza SWOT. 7. Opinie ekspertów. Rezultaty 1. Rejestr ryzyk. Analiza drzew decyzyjnych przykład techniki wg PMBOK Decyzja o sposobie opracowania Koszt opracowania Metoda ,8 Wynik Sukces Wartość sprzedaży Zysk ,2 Niepowodzenie Metoda ,4 Sukces Zaniechanie 0,6 Niepowodzenie Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

27 Możliwe reakcje na ryzyka PRINCE2 Reakcje na zagrożenia Unikanie Przeniesienie (redukuje tylko wpływ, a często tylko skutki finansowe) Redukowanie (prawdopodobieństwa i/lub wpływu) Plan rezerwowy Reakcje na szanse Wykorzystanie Wzmocnienie Akceptacja Współdzielenie Odrzucenie Możliwe reakcje na ryzyka PMBOK Reakcje na zagrożenia Unikanie Przeniesienie (redukuje tylko wpływ, a często tylko skutki finansowe) Łagodzenie (prawdopodobieństwa i/lub wpływu) Reakcje na szanse Podjęcie (wykorzystanie) Udostępnienie Wzmocnienie Akceptacja 55 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

28 Podsumowując dla zarządzania ryzykiem PRINCE2 Procedura Przykładowe reakcje na ryzyka Wzory dokumentów Opisy ról i obowiązków PMBOK Procedura Przykładowe reakcje na ryzyka Lista narzędzi i technik Opis wybranych narzędzi i technik 56 Podsumowanie Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

29 Porównanie PRINCE2 Skupienie na tym po co, czy jest sens Dokładnie zdefiniowane role, odpowiedzialności i poziomy decyzyjne Dokładny opis dokumentów projektowych CO i KIEDY Od strony klienta PMBOK Skupienie na tym w jaki sposób Dziesiątki technik i narzędzi część dokładnie opisana, część opisana skrótowo, część tylko wymieniona CO i JAK Od strony dostawcy / wykonawcy 58 Porównanie certyfikacja PRINCE2 Dwa poziomy Egzaminy w postaci testu W języku polskim (lub innym wybranym) W miejscu szkolenia PMBOK Dwa poziomy Egzaminy w postaci testu Tylko w języku angielskim Tylko w Warszawie 59 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

30 Najczęstsze błędy przy wdrożeniu PRINCE2 Brak dostosowania do warunków projektu w efekcie przerost formalizmów PMBOK Losowe wybieranie technik i narzędzi oraz unikanie reguł i zasad w efekcie bałagan w projekcie (decyzyjny i organizacyjny) 60 Poziomy decyzyjne w projekcie Zarząd organizacji / Zarząd programu Kierownik Projektu PRINCE2 Strategiczne decyzje projektu Zarządzanie projektem Bieżące zarządzanie projektem PMI Zarządzanie zespołem wykonawczym Wytwarzanie produktów 61 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego

31 Dziękuję za uwagę! Zapraszam na kolejne spotkanie: 15 marca 2012 r. Jolanta Łabędzka-Benisz Zapraszamy 15 marca 2012 r. na kolejne spotkanie Temat: ITIL sposób na sprawne zarządzanie działem IT. Prowadzący: Cezary Krzemiński 63 Spotkanie menadżerskie Wrocław 2 lutego