Cyfryzacja. i Archiwizacja

Transkrypt

1 Cyfryzacja i Archiwizacja

2 Cyfryzacja i Archiwizacja to aplikacja służąca do zarządzania dokumentacją archiwalną przechowywaną przez urząd, wspiera obsługę archiwów zakładowych w ramach urzędów pracy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Jest zintegrowana z systemem dziedzinowym Syriusz Std dzięki czemu rejestracja akt odbywa się automatycznie. Pośrednio aplikacja współpracuje też z portalem praca.gov.pl, który to stanowi bazę wniosków składanych przez klientów rynku pracy w formie elektronicznej, a które to wnioski mogą być importowane do systemu Syriusz Std. Istnieje też możliwość ręcznej rejestracji dokumentu w formie papierowej, począwszy od jego digitalizacji, rejestracji, nadanie klasyfikacji i kwalifikacji, aż do przekazania go do archiwum. Istnieje możliwość wykorzystania aplikacji w trybie usługi SaaS, co daje nieograniczone zasoby dyskowe potrzebne do składowania dokumentów w bazie danych. Aplikacja zastępuje funkcje i usługi realizowane wcześniej przez aplikację SmartCase.

3 FUNKCJE I USŁUGI Automatyczne generowanie akt osobowych na podstawie danych z ewidencji klientów rynku pracy, pracobiorców i kontrahentów znajdujących się w systemie Syriusz Std Tworzenie wielu teczek dla podmiotu Rejestrowanie dokumentów archiwalnych z możliwością wyszczególnienia rodzaju dokumentu, kwalifikacji archiwalnej oraz źródła dokumentu Szybkie wyszukiwanie dokumentów lub teczek z poziomu wybranych pojedynczych akt lub w całym zbiorze przechowywanych dokumentów w oparciu o numer, rodzaj lub nazwę dokumentu Skanowanie dokumentów w trybach pojedynczym lub grupowym Definiowanie ustawień skanowania z poziomu modułu Cyfryzacji i Archiwizacji Możliwość masowego importu dokumentów na podstawie zdefiniowanego szablonu importu Migracja dokumentów z systemu SmartCase Rejestracja i tworzenie zamówień wypożyczeń akt z archiwum przyzakładowego oraz rejestracja miejsca stałego przechowywania i właściciela akt (składnica akt) oraz bieżącego miejsca, w którym znajdują się akta wraz z ich aktualnym posiadaczem Prowadzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz wydruk wykazu spisów Przekazywanie teczek oraz wysyłanie powiadomień do użytkownika o przekazanych teczkach Masowa zmiana miejsca przechowywania i użytkowania akt dla wybranej listy akt Zarządzanie uprawnieniami użytkowników Tworzenie i raportowanie historii operacji Możliwość definiowania własnych dodatkowych rodzajów dokumentów oraz atrybutów dokumentu rozszerzających sposób przeszukiwania dokumentów teczki

4 CECHY ROZWIĄZANIA Ewidencja prowadzona w podziale na: o akta osobowe klientów RP o akta osobowe pracobiorców o akta kontrahentów o akta spraw obsługiwanych przez urząd z uwzględnieniem klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt Możliwość utworzenia i zarządzania strukturą (również w postaci drzewa folderów) w ramach akt w celu organizacji przechowywanych dokumentów Integracja z Syriusz Std w zakresie: o dostępu do przeglądania i wyszukiwania dokumentów zgromadzonych w aktach w kontekście danych klientów RP, pracobiorców i organizacji (komponenty merytoryczne) o rejestrowania dokumentów w teczkach z poziomu komponentów merytorycznych o możliwości definiowania powiązania dokumentu archiwalnego z odpowiadającymi mu danymi zgromadzonymi w aplikacji Syriusz Std Możliwość definiowania własnych atrybutów dla dokumentów rozszerzająca sposób przeszukiwania dokumentów dla teczki

5 REKOMENDACJE WYMAGANIA ZAUFAŁO NAM JUŻ PONAD 40 KLIENTÓW w tym między innymi: Powiatowy Urząd Pracy w Zielonej Górze Powiatowy Urząd Pracy w Rzeszowie Powiatowy Urząd Pracy w Bydgoszczy Powiatowy Urząd Pracy w Sosnowcu Powiatowy Urząd Pracy w Krotoszynie Powiatowy Urząd Pracy w Gorzowie Wielkopolskim Miejski Urząd Pracy w Lublinie Powiatowy Urząd Pracy w Międzyrzeczu Z uwagi na fakt, iż proces cyfryzacji zbiorów wiąże się z powstawaniem bardzo dużej ilości załączników plikowych, istnieje konieczność zapewnienia odpowiedniej przestrzeni dyskowej przeznaczonej dla bazy archiwum. Zalecamy, aby przyjęte rozwiązanie dawało możliwość rozbudowy (np. zastosowanie macierzy dyskowych). Alternatywą do rozbudowy sprzętowej jest skorzystanie z usługi SaaS. Skanery, które będą współpracować z naszymi systemami muszą obsługiwać sterowniki TWAIN.

6 OFERTA HANDLOWA Sygnity SA, ul. Wolności Zabrze Przemysław Stawiarz tel. kom. (+48) , fax: (+48) , HelpDesk CiA tel. (+48 81) , WWW: Godziny pracy serwisu: 08:00 16:00 (pn-pt) Producent i właściciel praw autorskich: Sygnity S.A. Royal Wilanów Centrum Biznesowe ul. F. Klimczaka Warszawa (+48 22)