Paperless Signature system do eliminacji dokumentów papierowych w procesach biznesowych

Transkrypt

1 Paperless Signature system do eliminacji dokumentów papierowych w procesach biznesowych

2 Całkowita eliminacja papieru? Teraz to możliwe! Ten kto zarządza dokumentami papierowymi w firmie, na których wymagany jest podpis klienta czy kontrahenta (wnioski, umowy, dyspozycje, protokoły itp.), ten doskonale wie z jakimi wyzwaniami wiąże się ten obszar. Organizacja papieru, systemu druku, zarządzanie logistyką dokumentacji, skanowanie, czynności weryfikacyjne, archiwizacja, brakowanie i niszczenie dokumentacji. To cały zespół czynności, który długo trwa, sporo kosztuje i niejednokrotnie wiąże się z dużym ryzykiem dostępu do danych przez nieuprawnione osoby. Papier to nie tylko wewnętrzy problem dla firmy ale również ograniczenie dla klientów i kontrahentów firmy. Wymóg pojawiania się w oddziale firmy aby podpisać dokumenty papierowe potrafi zniechęcić niejednego. Czas na rewolucję! Papier do muzeum! Paperless Signature to system umożliwiający wyeliminowanie papieru z procesów biznesowych raz na zawsze i to w zgodzie z prawem. System bazuje na technologii odręcznego podpisu elektronicznego łączącej w sobie prostotę podpisu odręcznego każdego z nas z wyrafinowaną technologią rejestracji danych biometrycznych podpisu, takich jak: styl podpisu, jego nacisk czy szybkość składania. Dane te są na tyle unikalne dla każdego z nas, że mogą służyć do autentykacji osób w systemach Paperless Office, Paperless Move czy w systemach własnych.

3 Najważniejsze funkcje systemu Centralne zarządzanie dokumentami do e-podpisu Wykorzystując system Paperless Signature zarządzanie wszystkimi dokumentami do podpisu jest zcentralizowane. Serwer aplikacji dba o wygenerowanie unikalnego dokumentu w momencie wywołania akcji podpisu, bezpieczeństwo procesu podpisywania (kryptografia podpisów, szyfrowany transfer podpisu z urządzenia na serwer) oraz elektroniczną archiwizację dokumentów w elektronicznym archiwum. Dzięki takiemu rozwiązaniu eliminowana jest fizyczna logistyka dokumentów między centralą, a oddziałami oraz ryzyko fraudów. Integracja z szablonami dokumentów System Paperless Signature umożliwia wykorzystanie szablonów dokumentacji (np. w formatach Word, PDF) obecnie funkcjonujących w procesach i dodanie do nich dowolnej liczby pól do podpisu. W ramach konfiguracji szablonów można określić, w którym miejscu mają pojawiać się pola do podpisu w czasie generowania dokumentu do podpisu. Podpisywanie dokumentów wykorzystując urządzenia stacjonarne System Paperless Signature może funkcjonować w placówkach firmy uzupełniając aktualną bazę sprzętową w odpowiednie pady do rejestracji odręcznego podpisu elektronicznego, które podłączane są do komputerów stacjonarnych za pomocą portu USB. Jest to idealne rozwiązanie dla placówek obsługujących klienta masowego. Podpisywanie dokumentów na urządzeniach mobilnych Do rejestracji podpisów mogą być wykorzystane również ogólnodostępne tablety wyposażone w matrycę elektromagnetyczną (EMR) lub zwykłe tablety czy smartfony uzupełnione o rysik umożliwiający rejestrację danych biometrycznych. W przypadku urządzeń z większymi ekranami możliwe jest wyświetlenie całego dokumentu w formacie A4 (horyzontalnie). Zapraszamy do zapoznania się z systemem Paperless Move do mobilnej sprzedaży i obsługi klienta, który wykorzystuje technologię OPE.

4 Weryfikacja podpisów System umożliwia automatyczne zweryfikowanie składanego podpisu z elektroniczną kartą wzoru podpisów co ma szczególne zastosowanie w procesach wymagających natychmiastowej autentykacji - np. w procesie obsługi dyspozycji wypłaty środków z konta bankowego. Elektroniczne archiwum dokumentów W ramach systemu dostępne jest elektroniczne repozytorium dokumentów znajdujące się w centrali firmy. W ramach repozytorium przechowywane są obrazy wszystkich podpisanych dokumentów podpisanych elektronicznie. W przypadku sporu między stronami, istnieje możliwość zweryfikowania danych biometrycznych złożonego podpisu na dokumencie z danymi biometrycznymi podpisu osoby kwestionującej transakcję.

5 Korzyści Niższy koszt procesów biznesowych Eliminacja papieru, urządzeń drukujących, przesyłek kurierskich, czynności weryfikacyjnych, skanowania, archiwizacji to ogromne oszczędności. W Banku średniej wielkości to poziom ok 40 mln zł rocznie! Błyskawiczna i przyjazna obsługa klienta Dzięki eliminacji drukowanych wniosków, umów oraz zastąpieniu ich elektronicznymi odpowiednikami dany proces biznesowy (np. zawarcia umowy kredytowej) może się skrócić z kilku dni do kilku minut! Klient nie musi przyjeżdżać osobiście do oddziału aby podpisać dokument, a każdy z kredytobiorców może podpisać umowę kredytową będąc fizycznie w różnych miejscach. Wysokie bezpieczeństwo transakcji Eliminacja papieru to także eliminacja możliwości podrobienia podpisu, zmiany parametrów umowy czy fizycznego zagubienia dokumentacji. System Paperless Signature dba o to, aby konkretny podpis zawsze był zintegrowany z konkretną wersją dokumentu nie ma możliwości skopiowania podpisu i użycia go do innej czynności.

6 Walcz z Chaosem. Trzymaj papier w ryzach. Paperless info@paperless.pl T.: Billennium Sp. z o.o. Ul. Tagore Warszawa Poland