AUTOMATYZACJA FAKTUR ZAAwAnsOwAnE FUnKCJOnAlnOśCi ZApEwniAJą przejrzystość i KOnTROlę w ZłOżOnYM procesie ZARZądZAniA płatnościami

Transkrypt

1 AUTOMATYZACJA FAKTUR ZaawansowanE funkcjonalności zapewniają przejrzystość i kontrolę w złożonym procesie Zarządzania Płatnościami Czy chcesz korzystać z zalet pełnej automatyzacji przetwarzania faktur w złożonym procesie Zarządzania Płatnościami? Czy szukasz sposobów zwiększenia przejrzystości i kontroli na wszystkich poziomach organizacji? Czy stawiasz złożone wymagania w odniesieniu do uzgadniania faktur z zamówieniami, potwierdzeniami odbioru towaru i innymi dokumentami? Mamy dla Ciebie rozwiązanie.

2 automatyzacja faktur System do automatycznego obiegu, akceptacji i księgowania faktur Automatyzacja Faktur jeden z pakietów służących do automatyzacji Zarządzania Płatnościami oferowanych przez RR Donnelley w oparciu o rozwiązania partnera technologicznego firmy Basware umożliwia firmom z całego świata szybko osiągnąć korzyści. Wiodąca pozycja naszej firmy na rynku i wiedza specjalistyczna umożliwia nam proponowanie innowacyjnego, intuicyjnego rozwiązania, które pozwala użytkownikowi szybko wdrożyć najlepsze praktyki biznesowe stosowane przez tysiące firm. Automatyzacja Faktur posiada rozbudowane i nowoczesne funkcjonalności, takie jak pełna obsługa e-faktur, oraz mobilny dostęp. Dzięki rozwiązaniu Automatyzacja Faktur znajdującemu się w ofercie RR Donnelley firmy zyskują przejrzystość i kontrolę elementy konieczne, by móc odnosić korzyści ze skutecznego procesu Zarządzania Płatnościami. 2 RRDgds.PL Automatyzacja faktur

3 1.0 / Zaawansowane opcje identyfikacji faktur + niezakłócony obieg dokumentów = prostota w złożonym środowisku Zaawansowane procesy obiegu dokumentów oraz opcje ich identyfikacji dostępne w systemie Automatyzacja Faktur umożliwiają obsługę nawet najbardziej złożonych scenariuszy Zarządzania Płatnościami. Aplikacja pozwala na automatyzację wszystkich czynności związanych z obsługą faktur oraz integruje się z innymi systemami IT. Jest rozwiązaniem wielowalutowym i wielojęzycznym, spełniającym jednocześnie wymogi podatkowe i prawne. Automatyzacja Faktur automatycznie kojarzy (matching) faktury z zamówieniami, umowami, potwierdzeniami odbioru towaru czy wcześniej zdefiniowanymi planami płatności, umożliwiając tym samym błyskawiczne przetwarzanie napływających faktur i ich księgowanie. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, system przewiduje tzw. obsługę wyjątków, czyli automatyczne przekazanie przypadku do rozstrzygnięcia przez odpowiednią osobę. Po zatwierdzeniu faktury są przekazywane do systemu finansowego lub do systemu ERP a nawet do wielu systemów klasy ERP w celu dokonania płatności. Oferowane przez nas, wysoce konfigurowalne rozwiązanie zapewnia niezbędną elastyczność i pozwala na stosowanie najlepszych praktyk. Możliwe jest również opracowywanie własnych reguł i procesów odzwierciedlających unikalne wymagania przedsiębiorstwa. Księga główna Zobowiązania Zapłata 3

4 2.0 / Przejrzystość + kontrola = skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi i zgodność z wymogami prawnymi Światowej klasy rozwiązanie znajdujące się w ofercie RR Donnelley pozwala na obniżenie kosztów, podniesienie wydajności pracy oraz zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi, ale także usprawnia proces zarządzania przepływami pieniężnymi, wydatkami i kapitałem obrotowym. Użytkownik ma wgląd w czasie rzeczywistym w status i historię każdej faktury, zyskując tym samym pełną kontrolę nad płatnościami wyeliminowane zostają przypadki przeoczenia faktury czy konieczność płacenia odsetek za zwłokę. Można wówczas dokładniej prognozować i skuteczniej zarządzać kapitałem obrotowym i przepływami pieniężnymi, korzystać z rabatów za przedterminowe regulowanie należności i optymalizować terminarz płatności. System daje pełną kontrolę nad całym procesem Zarządzania Płatnościami poprzez zastosowanie zautomatyzowanych reguł i uprawnień przypisanych do funkcji uczestników procesu. Pozwala to zdefiniować prawa dostępu i możliwość wykonywania określonych czynności przez poszczególnych użytkowników. Automatyzacja Faktur zapewnienia zgodność z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, SOX, pakietem Basel III i innymi regulacjami. Przykładowe korzyści z wdrożenia Automatyzacji Faktur w wybranych firmach: D Automatyczne przetwarzanie 93% faktur D Zwrot z inwestycji w ciągu pierwszego roku na poziomie ponad 130% (obniżenie kosztów plus redukcja personelu zajmującego się obsługą płatności o 50%) D Przejście na przyjmowanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej D Zmniejszenie bazy dostawców o 50% D Obniżenie całkowitych kosztów związanych z obsługą faktur o 60% D Płatność 85% faktur w ciągu 7-10 dni korzystanie z rabatów za przedterminowe uregulowanie należności D Znaczne zwiększenie liczby przetwarzanych faktur bez zatrudniania nowych pracowników D Dostęp do systemu przez klienta mobilnego przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu Dodatkowo przyjmując od dostawców e-faktury firmy zyskują: D Skrócenie czasu przetwarzania faktur o 5-30 dni D Korzystanie z dodatkowych rabatów w przypadku 50% faktur D Obniżenie kosztów średnio nawet o 5-6% D Obniżenie kosztu przetwarzania faktur o 90% D Zmniejszenie wydruków o 90% 4 RRDgds.PL Automatyzacja faktur

5 Automatyzacja Faktur zapewnia organizacjom o złożonych potrzebach szybkość, przejrzystość i wydajność oraz redukcję kosztów. Czynniki te decydują o sprawnym przebiegu procesu Zarządzania Płatnościami. Opcje automatycznego przetwarzania dokumentów, wysoka trafność ich identyfikacji i zaawansowana struktura procesów skutkują pełną przejrzystością i kontrolą danych, a także przekładają się na duże oszczędności. 3.0 / Zaawansowane opcje systemu zapewniają pełną kontrolę nad procesem i jego zgodność z wymogami nawet w najbardziej złożonych środowiskach D Moduł Matching zapewnia automatyczne przetwarzanie faktur i zmniejsza liczbę błędów D Elastyczne opcje identyfikacji dokumentów, w tym łączenie faktury z zamówieniem/ potwierdzeniem odbioru towaru w sposób zgodny z założeniami określonymi w planie płatności D Pełna przejrzystość zapewnia skuteczniejsze zarządzanie D System umożliwia kontrolę dostawców, jednostek organizacyjnych, MPK, osób zatwierdzających transakcje i innych uczestników procesu D System zapewnia zachowanie pełnej zgodności z procedurami obowiązującymi w firmie oraz regulacjami takimi jak SOX, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, pakiet Basel III czy EuroSOX D Ustanowienie złożonych struktur organizacyjnych i zarządzanie nimi D Kontrola nad użytkownikami oraz ich uprawnieniami, funkcjami, limitami zatwierdzanych transakcji i dostępem do różnych etapów procesu D Ograniczenie pola do nadużyć przez automatyzację procedur i wprowadzenie podziału obowiązków D Zarządzanie profilami pracowników w celu automatyzacji eskalacji i zapewnienia pomocniczego przepływu dokumentów między osobami zatwierdzającymi D Pełna terminowość realizacji procesu z automatyczną wysyłką powiadomień do osób zatwierdzających 5

6 4.0 / Dostępność podglądu i analiz wykonywanych w czasie rzeczywistym ułatwia podejmowanie decyzji finansowych D Użytkownik zyskuje pełen podgląd i kontrolę procesu dzięki dostępowi do wyników analiz z poziomu pulpitu nawigacyjnego D Skuteczne zarządzanie strategiami dotyczącymi realizacji płatności z uwzględnieniem terminarza płatności i warunków płatności określonych przez dostawcę D Znaczna redukcja kosztów oraz możliwość korzystania z dodatkowych rabatów D Dzięki skróceniu czasu obiegu faktur możliwe jest przedterminowe regulowanie należności D Sprawny obieg faktur umożliwia finansowanie i faktoring płatności oraz inne opcje finansowania łańcucha dostaw D Bezpośredni dostęp do każdej faktury i pełnej historii faktur z funkcjonalnością wyszukiwania w oparciu o dowolne kryterium i możliwością zwiększania szczegółowości wyświetlanych informacji D Skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi, kapitałem obrotowym i wydatkami, zwiększenie trafności prognoz 5.0 / Szybka i łatwa integracja systemów, funkcji i partnerów handlowych Ł A T W A INTEGRACJA SZYBKIE WDROŻENIE D Łatwość obsługi, dostępność rozwiązania w formie usługi SaaS bądź przez zakup licencji i instalację oprogramowania D Możliwość importu użytkowników, hierarchii organizacyjnej, limitów zatwierdzanych transakcji itp. bezpośrednio do systemu D Szybka integracja i skonsolidowany podgląd danych przez zestandaryzowane interfejsy z najczęściej stosowanymi systemami ERP D Przesyłanie danych partiami do systemu ERP lub ich aktualizacja na bieżąco w czasie rzeczywistym w zależności od potrzeb użytkownika D Zatwierdzenie dokumentów w dowolnym miejscu i czasie przez dowolne urządzenie mobilne lub tablet 6 RRDgds.PL Automatyzacja faktur

7 POPRAWA WYDAJNOŚCI OBNIŻENIE KOSZTÓW 6.0 / Natychmiastowa eliminacja obiegu dokumentów papierowych z procesu Zarządzania Płatnościami D Program jest przygotowany do przyjmowania e-faktur bez konieczności dodatkowych konfiguracji D Usługa RR Donnelley - Digitalizacja Faktur uzupełnia system obsługi e-faktur przez sprawne i efektywne kosztowo przetwarzanie faktur papierowych D Portal Dostawców umożliwia najmniejszym dostawcom przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Usługi RR Donnelley Digitalizacja Faktur (skanowanie i pozyskiwanie danych) Archiwa Elektroniczne Faktur Systemy obiegu faktur Smart Invoice Opcje dostawy Oprogramowanie jako usługa SaaS Instalacja u klienta Zautomatyzuj Zarządzanie Płatnościami w taki sposób, który jest dla Ciebie najlepszy możliwość wyboru opcji w zależności od potrzeb klienta. Pakiet Smart Invoice jest idealny dla organizacji poszukujących najwyższej jakości rozwiązań w zakresie przetwarzania faktur, wysokiej użyteczności i szybkiego zwrotu z inwestycji. Pakiet Automatyzacja Faktur oferuje zaawansowane funkcje potrzebne większym organizacjom w celu automatyzacji najbardziej złożonych środowisk Zarządzania Płatnościami. Od Zamówienia do Płatności Kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji faktur i zarządzania zakupami. Usprawnia, optymalizuje i przyspiesza proces zarządzania zobowiązaniami, umożliwia wgląd w czasie rzeczywistym w przepływy pieniężne oraz aktywne zarządzanie kapitałem obrotowym. Udoskonalanie procesów związanych z zakupami i fakturowaniem owocuje poprawą relacji z dostawcami i klientami, a także lepszymi wynikami finansowymi. 7

8 RR Donnelley dostarcza systemy i usługi w zakresie zarządzania fakturami, zamówieniami i dokumentami biorącymi udział w procesach biznesowych. Pomagamy efektywnie zarządzać firmą świadcząc usługi wdrażania dokumentów elektronicznych oraz oprogramowania dla biznesu, włączając w to digitalizację, archiwizację, obiegi dokumentów oraz systemy Zarządzania Treścią w Przedsiębiorstwie ECM. RR Donnelley jest autoryzowanym partnerem firmy Basware w Polsce. RR Donnelley Polska należy do założonej ponad 148 lat temu grupy RR Donnelley, która zatrudnia ponad pracowników w ponad 600 biurach na całym świecie. Basware to światowy lider w dziedzinie rozwiązań typu Purchase-to-Pay. Liczba użytkowników rozwiązań Basware przekracza już osób w ponad 60 krajach. Rozwiązania zaprojektowane są w sposób optymalnie odpowiadający potrzebom zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i firm o zasięgu globalnym. RR Donnelley Al. Jerozolimskie 56C Warszawa Tel kontakt.gds@rrd.com Ref: RRD/WP/BS/01/0911. Copyright 2011 R.R. Donnelley & Sons Company. All rights reserved.