Wytyczne szczegółowe wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego

Transkrypt

1 Tartak i Zakład Stolarski Janina i Wacław Witkowscy Spółka Jawna Rychłowice, dn Rychłowice 21B, Wieluń NIP , REGON Tartak i Zakład Stolarski Janina i Wacław Witkowscy Spółka Jawna pragnie poinformować, iż znalazł się na liście projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Oś priorytetowa IV: Społeczeństwo Informacyjne Działanie IV.3 E-technologie dla przedsiębiorstw Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z EFRR Tytuł projektu: Modernizacja przedsiębiorstwa poprzez wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego pozwalającego na komunikacje z klientami on-line Nr wniosku: WND-RPLD /10 Wytyczne szczegółowe wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego pozwalającego na komunikacje z klientami on-line Wdrożenie projektu w firmie Tartak i Zakład Stolarski Janina i Wacław Witkowscy Sp.J. ma za zadanie wprowadzić nowoczesne kanały sprzedaży produktów oraz zbudowanie komunikacji z klientami docelowymi, wprowadzenie nowych metody promocji poprzez technologie internetowe takie jak: system zarządzania przedsiębiorstwem oraz moduł obsługi klienta poprzez Internet z obsługą sklepu internetowego, w celu zwiększenia konkurencyjności firmy oraz uzyskania przewagi rozszerzając swój rynek docelowy o Internetowy kanał sprzedaży. Zakres projektu będzie obejmował budowę nowoczesnego systemu informatycznego zarządzającego całym procesem handlowo biznesowym w firmie. System będzie obejmował system ERP do zarządzania przedsiębiorstwem, system obsługi klienta poprzez Internet ze sklepem internetowym oraz moduły ERP do integracji ze sklepem internetowym. Zakres funkcjonalny systemu ERP pozwoli wspomagać wszystkie istotne obszary przedsiębiorstwa począwszy od standardowych rozwiązań finansowych, logistycznych i magazynowych, a skończywszy na wyrafinowanych modelach planowania długoterminowego, harmonogramowania produkcji, symulowania budżetów czy złożonych rozwiązań logistycznych. 1/5

2 Cele i korzyści możliwe do osiągnięcia w wyniku wdrożenia system zarządzania przedsiębiorstwem ERP dostęp on-line do informacji minimalizacja sprzedaży utraconej minimalizacja kosztów produkcji zmiana efektywności zarządzania produkcją zmiana efektywności zarządzania potencjałem przedsiębiorstwa zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez budżetowanie wiedza o rzeczywistych kosztach wytwarzania i sprzedaży zmiana efektywności polityki marketingowej zmiana efektywności zarządzania transportem zmiana efektywności zarządzania gospodarką magazynową Moduł obsługi klienta poprzez Internet z obsługą sklepu internetowego zajmuje się prezentacją stanu realizacji oraz historii zamówień aktualnie zalogowanego klienta. Klient będzie mógł uzyskać wiadomości o złożonym zamówieniu, sprawdzić status realizacji oraz termin wysłania transportu. Przedmiotem zamówienia jest System ERP Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP do zarządzania przedsiębiorstwem zwanego dalej Systemem ERP. Wykonawca dostarczy, zainstaluje, skonfiguruje i dostosuje do potrzeb Zamawiającego Wdrożenie systemem obsługi klienta poprzez Internet z obsługą sklepu internetowego oraz programem modułów ERP do współpracy ze sklepem internetowym (Zwanego dalej systemem OKI) Wykonawca dostarczy, zainstaluje, skonfiguruje i dostosuje do potrzeb Zamawiającego system obsługi klienta poprzez Internet z obsługą sklepu internetowego oraz moduły ERP do współpracy ze sklepem internetowym. Wykonawca dostarczy, zainstaluje, skonfiguruje i dostosuje do potrzeb Zamawiającego system obsługi klienta poprzez Internet z obsługą sklepu internetowego oraz moduły ERP do współpracy z terminalami stacjonarnymi i przenośnymi. Przeprowadzenie instruktażu/szkolenia użytkowników Systemu ERP i OKI. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla użytkowników i administratorów w wymaganym zakresie niezbędnym dla osiągnięcia celów wdrożenia i wymaganych przez Zamawiającego funkcjonalności Systemów ERP i OKI. Wykonawca dostarczy instrukcje obsługi w wersji elektronicznej. 2/5

3 Ogólne wymagania techniczne pracy systemu ERP, obsługi on-line oraz zasady udzielania licencji na system Część 1. Ogólne Wymagania techniczne i licencyjne systemu ERP 1 Przekazanie Zamawiającemu pełnego kodu źródłowego systemu ERP wraz z dokumentacją kodu 2 Przekazanie wykonawcy prawa do dowolnej modyfikacji kodu źródłowego Systemu ERP i samego Systemu ERP 3 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z systemu przez nieograniczony okres czasu 4 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z Systemu ERP przez nieograniczony liczbę użytkowników 5 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z Systemu ERP na nieograniczonej liczbie stanowisk i serwerów 6 Działanie Systemu ERP (włączając systemy baz danych i systemu operacyjne) zależy wyłącznie od systemów i aplikacji o otwartym kodzie źródłowym 7 System ERP jest oparty na minimum 3-Warstwowej (3-trier) z możliwością rozdzielenia klienta, serwera aplikacji oraz serwera baz danych 8 System ERP ma wbudowany system zarządzania procesami wraz z graficznym narzędziem ich edycji 9 System ERP ma Programistyczny Interfejs API XML-RPC bądź o podobnej funkcjonalności 10 Klient Systemu ERP umożliwia Widoki list, formularzy, oraz kalendarzy 11 System ERP ma wbudowany interfejs www 12 System ERP umożliwia dynamiczne tworzenie wykresów wyświetlanych w aplikacji klienckiej 13 System ERP umożliwia tworzenie raportów w formacie PDF z wykorzystaniem XML 14 System ERP ma wbudowany mechanizm eksportu danych do formatu csv z możliwości indywidualnej konfiguracji przez użytkownika 3/5

4 Część 2. Ogólne Wymagania techniczne modułu online (System OKI) 1 Przekazanie Zamawiającemu pełnego kodu źródłowego systemu OKI wraz z dokumentacją kodu 2 Przekazanie wykonawcy prawa do dowolnej modyfikacji kodu źródłowego Systemu OKI 3 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z systemu przez nieograniczony okres czasu 4 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z Systemu OKI przez nieograniczony liczbę użytkowników 5 Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z Systemu OKI na nieograniczonej liczbie stanowisk i serwerów 6 Działanie Systemu OKI (włączając systemy baz danych i systemu operacyjne) zależy wyłącznie od systemów i aplikacji o otwartym kodzie źródłowym 7 W systemie System OKI Klient będzie mógł uzyskać wiadomości o złożonym zamówieniu, sprawdzić status realizacji oraz termin wysłania transportu. Podstawowe możliwości, które będzie posiadał moduł obsługi klienta przez Internet z obsługą sklepu internetowego: Strona główna powrót z dowolnego poziomu do strony sklepu internetowego Dokumenty lista powiadomień od właściciela sklepu dla klienta (gdzie klientem jest zalogowany użytkownik) Składanie zamówień konstruowanie kolejnych pozycji zamówienia z listy produktów/towarów znajdujących się w magazynie Koszyk potwierdzenie zebranych pozycje zamówienia Przegląd ofert sprawdzenie aktualnych propozycji skierowanych do klienta Faktury dostęp do wystawionych dla klienta dokumentów sprzedażowych wraz z podglądem aktualnego statusu płatności Przegląd zamówień cała historia realizowanych ruchów na zamówieniach klienta Oferty klienckie konstruktor zapytań ofertowych od klienta do właściciela sklepu Zamówienia dostawy lista dyspozycji zakupowych złożonych przez właściciela sklepu do klienta Stany indeksów aktualna dostępność stanów magazynowych produktów/towarów Zmiana hasła zmiana zbyt łatwego, bądź zagrożonego odkryciem hasła Koniec pracy bezpieczne zakończenie pracy w systemie 8 System OKI musi być w pełni zintegrowany z systemem ERP 4/5

5 Część 3. Specyficzne wymagania funkcjonalne systemu ERP 1 Moduł produkcji systemu ERP obejmie następujące etapy produkcji: - manipulacja (optymalizacja doboru belek na zamawiane wyroby) - Przetarcie (kalkulacja sprzęgu pił, optymalizacja pod wykonanie kilku zamówień naraz z uwzględnieniem obliny, minimalizacja odpadów na deski boczne, uwzględnienie nadmiaru na struganie i suszenie) - Suszenie - Struganie - Impregnowanie 2 Moduł produkcji systemu ERP obejmie tworzenie wiązarów wg stworzonych projektów 3 Moduł Księgowy Systemu ERP umożliwi obliczenie rzeczywistych kosztów produkcji 4 Moduł Księgowy Systemu ERP umożliwi obliczenie rzeczywistych kosztów produkcji 5 Moduł magazynu Systemu ERP ma zakładać podzielność magazynu (możliwość łatwego przerobienia jednej deski/belki na inną) 6 Moduł sprzedaży Systemu ERP ma uwzględniać podzielność magazynu przy wystawieniu i wycenie ofert oraz przy planowaniu produkcji po akceptacji oferty 7 System ERP ma obejmować następujące funkcjonalności: - Pełna Księgowość wg - Kadry i Płace - obsługa kodów kreskowych - sprawdzanie podobieństwa ofert klientów - obsługa sklepu firmowego - kasa fiskalna - Ewidencja czasu pracy pracowników (integracja z RFID) - obsługa płatności i wstrzymywanie wykonywania zleceń Wymagania dotyczące gwarancji na Zintegrowany System Informatyczny: 1. Gwarancja na bezawaryjne funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego obejmuje okres 12 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia 2. Gwarancja obejmuje nieodpłatne wykonanie wymaganych po zakończeniu wdrożenia korekt i poprawek wynikających z pojawiających się ewentualnych błędów a następnie ponowne dostosowanie ZSI do potrzeb Zamawiającego, aktualizację do przepisów obowiązującego prawa, wprowadzanie zmian do dokumentacji wynikających ze zmiany przepisów prawnych. 3. Oferowany system powinien działać zgodnie z polskim prawodawstwem. 5/5