Nowoczesna rachunkowość z pulpitem menadżera. Mariusz Godlewski Macrologic SA

Transkrypt

1

2 Nowoczesna rachunkowość z pulpitem menadżera Mariusz Godlewski Macrologic SA

3 Plan prezentacji Rachunkowość dawniej, a dziś Współczesna rachunkowość Wybrane narzędzia wspomagające nowoczesną rachunkowość Podsumowanie

4 Rachunkowość dawniej nie rozgraniczała prywatnego majątku i interesów handlowych właściciela, dostarczała informacji jedynie właścicielowi nie stosowała okresu obrachunkowego, rozliczała przedsięwzięcia w chwili ich zakończenia, stosowała opisowe i rozbudowane zapisy w dzienniku,

5 Rachunkowość dzisiaj Współczesny rynek w coraz większym stopniu kładzie nacisk na finansowe rezultaty działalności operacyjnej. Rutynowe działania księgowe w dobrze zorganizowanych przedsiębiorstwach są zautomatyzowane. Większe wymagania i informatyzacja jednocześnie pozwalają i wymuszają wzrost roli rachunkowości w przedsiębiorstwach.

6 Rachunkowość dzisiaj Przesuniecie siły ciężkości z rachunkowości tworzącej wartości głównie dla zewnętrznych odbiorców na nowe cele - tworzenie wartości dla właścicieli, akcjonariuszy, zarządu. Dostarczenie wartościowej, wymiernej i szybkiej informacji pozwalającej na sterowanie przedsiębiorstwem staje się ważnym czynnikiem tworzącym wartość dodaną. Tworzenie wartości dodanej przez rachunkowość ma związek z całością funkcjonowania firmy.

7 Współczesne cele Rachunkowość finansowa (podatkowa) Rachunkowość zarządcza Rachunek kosztów Standardy rachunkowości Rachunkowość jako system informacyjny

8 Współczesna rachunkowość

9 Rachunkowość jako system informacyjny Granica systemu wejście Układ kontrolny Granica systemu wyjście Wejście Przetwarzanie Wyjście Sprzężenie zwrotne

10 Wejście do systemu Granica: zasady rachunkowości zakres koniecznej i oczekiwanej informacji ekonomicznej dane z otoczenia Wejście do systemu: dokumenty księgowe i pozaksięgowe zbiory i bazy danych z innych systemów informacyjnych

11 Przetwarzanie Funkcje: finansowa, zarządcza, planistyczna, kontrolna Metody, techniki, procedury Zasoby informacji ( bazy danych, modeli itp.)

12 Wyjście Wyjście z systemu: sprawozdania finansowe raporty dla kierownictwa dokumenty operacyjne inne formy przekazu (pulpity, grafika) dane do innych systemów informacyjnych Wyjściowa granica systemu: potrzeby informacyjne użytkowników możliwości dystrybucji danych

13 Układ kontrolny Plany produkcji i dostaw Standardy kosztów Struktura sprzedaży Budżety i limity odchyleń od budżetów Zasady wyceny i inwentaryzacji Procedury operacyjne Nadzór bezpośredni i pośredni Zasady kontroli budżetowej Zgodność z regulacjami prawnymi i wewnętrznymi

14 Sprzężenie zwrotne Procesy decyzyjne i ich kontrola Korekty powstające w procesie planowania finansowego Analiza odchyleń w procesie kontroli budżetowej Zmiany w potrzebach informacyjnych użytkowników Inne dodatkowe sprzężenia zwrotne

15 Wybrane narzędzia wspomagające nowoczesną rachunkowość

16 Narzędzia na wejściu do systemu Zbieranie informacji u źródeł, tam gdzie ona powstaje i wprowadzanie jej przez właściwe i odpowiedzialne osoby Nie tylko dział księgowości odpowiada za jakość danych w systemie księgowym. czyli Obieg Dokumentów

17 Xpertis Obieg informacji Xpertis Obieg informacji to centrum komunikacyjne systemu, które skupia funkcjonalności: Wprowadzania i gromadzenia dokumentów. Definiowania i obsługi obiegów akceptacji dokumentów. Udział wielu użytkowników Xpertis Obieg zawiera Obieg faktur, wniosków, planów delegacji i delegacji. Ewidencję kontaktów z kontrahentami. Funkcjonalność gromadzenia dokumentów i obiegów dostępna w aplikacji i poprzez www.

18 Faktury w obiegu analiza problemów Czy prowadzony jest rejestr przychodzących faktur? Czy jeden rejestr dokumentów jest dostępny dla różnych osób (kancelaria, księgowość, kierownicy działów)? Czy zakupy są akceptowane, opisywane przez osoby odpowiedzialne za wydatek? Skąd osoby akceptujące wydatki wiedzą jakie dokumenty są do akceptacji? Ginące dokumenty : gdzie i u kogo jest dokument zakupu? Czy na podstawie dokumentów w obiegu można zaplanować przyszłe wydatki? Skąd księgowość wie jakie dokumenty są zaakceptowane i gotowe do dekretacji?

19 Obieg faktury zakupu elektronicznie i papierowo Rejestracja dokumentu Wprowadzenie formy elektronicznej Skanowanie z systemu i poprzez portal korporacyjny Wieloetapowa akceptacja dokumentu Przeglądanie formy elektronicznej Dekretacja dokumentu Weryfikacja formy elektronicznej i papierowej

20 Faktury w obiegu wprowadzanie Osoba rejestrująca dokument inicjuje jego obieg przez wskazanie osoby lub osób odpowiedzialnych za akceptację zakupu na pierwszym poziomie. Po przekazaniu wersji papierowej dokumentu do księgowości rejestrujący odznacza ten fakt w informacjach o dokumencie w obiegu. Podłączanie załącznika w formie elektronicznej.

21 Faktury w obiegu wprowadzanie

22 Wprowadzanie pozycji VAT

23 Obieg faktury zakupu Obieg faktury zakupu Rejestracja faktury zakupu Wieloetapowe zatwierdzenie zakupu Dekretacja dokumentu Uregulowanie płatności

24 Odrzucanie i wycofywanie dokumentu Dokument przydzielony do akceptacji merytorycznej może zostać odrzucony z odpowiednim komentarzem przez osobę akceptującą np. ze względu na niewłaściwe przypisanie. Dokument powraca wtedy do osoby (osób) na poprzednim etapie.

25 Schematy obiegów

26 Dekretacja dokumentu w obiegu 1. Od momentu rejestracji dokumentu w obiegu jest on widoczny wraz ze swoim aktualnym statusem dla księgowości (co umożliwia monitorowanie akceptacji dokumentów). 2. Księgowy uzyskuje poprzez listę zatwierdzonych dokumentów, które są gotowe do dekretacji.

27 Dekretacja dokumentu w obiegu 3. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym i ewentualnym uzupełnieniu informacji - księgowy dokonuje automatycznej dekretacji dokumentu. 4. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem.

28 Dekretacja dokumentu w obiegu

29 Narzędzia przetwarzające Nowoczesne systemy księgowe wspomagają przetwarzanie danych poprzez: automatyczne pobieranie danych z różnych systemów źródłowych jeden raz wprowadzana informacja do systemu nie jest powielana automatyzacja księgowań i dekretów odtwarzających systemy kontroli zgodności danych czyli Xpertis Finanse i księgowość Xpertis Informacja finansowa

30 Planowanie płynności W Xpertis Informacja finansowa dostępny jest moduł do planowania płynności. Dzięki niemu osoba zarządzająca finansami może w wygodny sposób skonfrontować: bieżące środki pieniężne spodziewane wpływy (płatności odbiorców) z wydatkami (zobowiązania wobec dostawców, pracowników, podatki, inne obciążenia), które powinny zostać wykonane w najbliższym okresie. 30

31 31 Planowanie płynności

32 32 Planowanie płynności

33 Planowanie płynności Planowane wpływy i wydatki mogą być prezentowane w postaci wykresu. 33

34 Planowanie płynności Analizy płynności wykonywane są na podstawie definicji planów (definicje środków pieniężnych, pozycji wydatków i wpływów). Plany uwzględniają nie tylko rozrachunki, ale również dokumenty i zapotrzebowania w obiegu oraz inne obciążenia bądź wpływy (określone formułą, kwotą, z możliwością cyklicznego powtarzania). 34

35 Planowanie płynności Plany płynności umożliwiają: Symulacje przepływów pieniężnych dla ustalonego stanu środków Przenoszenie płatności na inne dni, odraczanie płatności (poprzez wybór dnia lub w postaci pozycji kalendarza przeciąganych myszką) Automatyczne generowanie przelewów do zobowiązań zgodnie z zaplanowanymi datami płatności Graficzne przedstawienie stanu wpływów i wydatków 35

36 Pulpit windykatora Pulpit windykatora umożliwia analizę stanu należności lub zobowiązań oraz generowanie wszelkich informacji o rozliczeniach, kontaktach, umowach dotyczących rozrachunków i korespondencji z kontrahentami jest centrum informacji o stanie rozliczeń z kontrahentami. 36

37 Narzędzia zarządcze Nowoczesne systemy księgowe są zintegrowane z narzędziami zarządczymi zawierającymi : narzędzia do budowy modeli controllingowych i sprawozdań narzędzia do budżetowania i analiz wykonania budżetów pracy grupowej bieżącego badania wykonania i blokowania czyli Xpertis Informacja finansowa Xpertis Controlling

38 Wyznaczenie celów Aby coś osiągnąć, trzeba wytyczyć cele Organizacja powinna wiedzieć do czego dąży jaki jest plan do realizacji i

39 Wyznaczenie celów Wszyscy menadżerowie powinni mieć konkretną informację o celach do realizacji oraz dostęp do narzędzi badających uzyskiwanie oczekiwanych wyników Wielki cel firmy składa się z małych celów za których osiągnięcie odpowiadają konkretni ludzie

40 Świadomość celów kosztowych Odpowiednie zaplanowanie celów oraz narzędzia do badania realizacji celów dadzą organizacji świadomość, w jakim miejscu w danej chwili przedsiębiorstwo się znajduje Narzędziem controllingowym do zaplanowania celów do osiągnięcia jest budżetowanie

41 Budżetowanie Budżet Wykonanie budżetów Kontrola wykonania: analiza uzyskanych wyników wyjaśnienie ODCHYLEŃ podjęcie działań Rewizja budżetu

42 Budżetowanie Postawienie konkretnych mierzalnych celów przychodowych, kosztowych i wynikowych przedsiębiorstwa, stanowiących podstawę i punkt odniesienia do podejmowania świadomych decyzji kosztowych 42

43 Budżetowanie Ważne jest włączenie w proces planowania menadżerów firmy. Ich udział w tworzeniu celów budżetowych to: świadomość tego co firma chce osiągnąć wzięcie odpowiedzialności za osiągnięcie celów.

44 Nie tylko wartości Samo zaplanowanie wartości może nie wystarczać. Istotne bywają także kategorie ilościowe Budżetowanie powinno być wielowymiarowe, wartościowe i ilościowe Konieczna jest możliwość przeprowadzania symulacji i badania wpływu różnych czynników na wyniki w poszczególnych okresach działalności.

45 Wieloosobowa praca nad budżetem Konieczne jest monitorowanie postępu prac wielu osób nad poszczególnymi budżetami. Wprowadzane wartości i zmiany do budżetów cząstkowych powinny być automatycznie nanoszone na budżet finalny.

46 Dzięki wprowadzeniu budżetu Organizacja jako całość jest świadoma swoich celów wartościowych i ilościowych Uczy się poprawnie planować Ma zapewnioną możliwość badania realizacji założonego planu z wykonaniem, czyli ocenę sytuacji firmy Podjęcie właściwych decyzji

47 Świadome decyzje kosztowe Menadżerowie podejmując decyzję o dokonaniu zakupu powinni mieć możliwość sprawdzenia stanu wykonania budżetu i podjęcia decyzji po weryfikacji budżetu

48 Kontrola wykorzystania budżetów Informacja o kosztach powinna być dostępna dla osób zarządzających na różnych etapach obiegu dokumentu. Dekretacja faktury kosztowej to zbyt późno!!!

49 Świadome decyzje kosztowe

50 Świadome decyzje kosztowe menadżerów kontrola zewnętrzna

51 Narzędzia na wyjściu z systemu Dystrybucja sprawozdań i inne narzędzia informacyjne czyli narzędzia raportujące w Xpertis

52 Adresowanie informacji Dane dla pracowników powinny być udostępniane: zgodnie z rolą danej osoby w organizacji z uwzględnieniem zakresu danych potrzebnych dla danej osoby Pozwoli to na budowanie rzeczywistej świadomości kosztowej organizacji

53 Aktualne dane z wykonania W celu otrzymania szybkiej informacji zwrotnej o realizacji planu dane rzeczywiste powinny być dostępne dla zarządzających w identycznym układzie jak dane w budżetach, w tym także dane ilościowe.

54 Pełna informacja o kosztach Zużycie surowców, materiałów Płace rozliczane godzinowo i stałe, umowy zlecenia Delegacje, inne rozliczenia pracownicze Zużycie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych Ewidencja dla rachunkowości i controllingu Przygotowanie danych dla controllingu Zakupy: usługi obce, pozostałe Sprzedaż Udostępnienie danych do raportów

55 Automatyczne pobieranie danych W celu posiadania przez firmę rzeczywistej wiedzy o kosztach i przychodach dane do systemu controllingowego powinny być: na bieżąco pobierane z systemów informatycznych automatycznie kalkulowane i przeliczane

56 Dostęp do analiz i raportowania Dla świadomości kosztowej organizacji ważny jest szybki dostęp do różnorodnych raportów i analiz w wielu układach Powinno być możliwe szybkie tworzenie raportów (ad hoc) oraz analizowanie przyczyn i źródeł otrzymanych wyników (drill down).

57 Raporty dopasowane do potrzeb firmy Spojrzenie na koszty w firmie powinno być wielowymiarowe, w takich układach danych, które dają wiedzę o zdarzeniach i są podstawą do podejmowania świadomych decyzji zarządczych.

58 Wielowymiarowe analizy Struktura raportów powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb kierownictwa firmy oraz poszczególnych menadżerów Wielowymiarowe analizy oraz symulacje, w tym danych ilościowych umożliwiają podejmowanie decyzji strategicznych z punktu widzenia firmy

59

60 Świadomość kondycji przedsiębiorstwa Kluczowe osoby w firmie powinny mieć możliwość korzystania z mobilnych kokpitów do monitorowania sytuacji firmy, dostępnych na urządzeniach przenośnych Kokpity stanowią wsparcie w szybkiej ocenie stanu kluczowych wskaźników kondycji przedsiębiorstwa i analizowania niepokojących odchyleń.

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70 Podsumowanie

71 Nowoczesna rachunkowość to: Usprawnianie procesów gospodarczych, co eliminuje działania zbędne, pozwala zminimalizować koszty działań produktywnych Wartość procesów gospodarczych (finansowych) może być również oceniana poprzez ich bezpieczeństwo, ochronę majątku. Odpowiednie sformułowanie zasad rachunkowości pozwoli dopasować je do działalności w odpowiedniej perspektywie czasowej.

72 Nowoczesna rachunkowość to: Mechanizm wpływający na strategię firmy, pozwalający zoptymalizować ją pod kątem finansowym, uzyskać dodatkową wartość z wykorzystania istniejących możliwości, zaoszczędzić na angażowaniu się w nierealne lub niedopracowane strategie. Koordynacja planów rzeczowych i finansowych pozwala wygenerować wartość w postaci optymalizacji cen i kosztów, wykorzystania potencjału rynku i firmy.

73 Nowoczesna rachunkowość to: Efektywne finansowo i organizacyjnie inwestycje z opracowaniem modelu finansowania i prowadzenia inwestycji. Zapewnienie "inteligentnego" systemu informacyjnego pozwala uzyskać wymierne korzyści, dzięki prawidłowym decyzjom podjętym w oparciu o rzetelne i odpowiednie informacje.

74 Nowoczesna rachunkowość to: Sterowanie kosztami - ograniczenie kosztów do wartości minimalnej pozwalającej na osiągnięcie założonych celów gospodarczych. Symulacje - opracowanie scenariuszy symulacyjnych uchwycenie możliwości dodatkowych zysków lub przygotowania na minimalizację strat w sytuacji kryzysowej.

75 Nowoczesna rachunkowość to: Ewidencja i automatyzacja przetwarzania danych - pozwala zmniejszyć koszty błędów, redukuje koszty przetwarzania Bezpieczeństwo - zastosowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa redukuje koszt awarii, utraty danych, utraty ciągłości funkcjonowania

76 Podsumowanie Reaktywna rachunkowość, ograniczona do starych konwencji, zamiast tworzyć wartość, generuje wskazania do cięcia kosztów na oślep. Brak powiązania planowania rzeczowego i finansowego daje wyniki w postaci chaotycznego, pogłębiającego problemy działania.

77 Podsumowanie Generalnie ponad 50% zachodnich przedsiębiorstw widzi rolę rachunkowości jako proaktywną. W tym w produkcji, transporcie i dystrybucji ponad 80%! Aby rachunkowość mogła uprzedzać fakty, muszą istnieć solidne podstawy rachunkowości zarządczej. Musi istnieć integracja rachunkowości z produkcją, logistyką czy inną działalnością.

78 Mariusz Godlewski Macrologic SA