Rozliczanie kosztów okołoprodukcyjnych ilościowo i wartościowo

Transkrypt

1 Rozliczanie kosztów okołoprodukcyjnych ilościowo i wartościowo Wstęp Prowadząc działalność produkcyjną ważnym jest, aby zarządzający mieli szersze spojrzenie na rozliczenia kosztów prowadzonej działalności i dokonywali sprawdzania nie tylko zyskowności realizowanych zleceń, ale również ewidencji kosztów okołoprodukcyjnych. W niniejszym artykule prezentujemy, jak wyglądają koszty związane z prowadzeniem działalności produkcyjnej: koszty, które nie są bezpośrednio powiązane z konkretnymi zleceniami, ale mają charakter operacyjny ogólnozakładowy. W programie Plan-de- CAMpagne istnieje możliwość śledzenia oraz administrowania takowych kosztów w założonym projekcie, rozliczanym w określonych przedziałach czasowych. Śledzenie kosztów okołoprodukcyjnych to rejestr dodatkowych wydatków, które w wyznaczonym przedziale czasowym również wpływają na rentowność naszych zleceń. Z tym zagadnieniem wiąże się kwestia prowadzenia ewidencji ilościowej materiałów okołoprodukcyjnych. Zarządzanie produkcją to także szukanie i śledzenie źródeł, gdzie przypływają środki pieniężne i wzmacnianie ich oraz śledzenie dróg, gdzie pieniądze są konsumowane, a następnie podejmowanie rozsądnych decyzji dotyczących rozwiązań korekcyjnych. Organizacja procesu nadzorowania i administracji kosztów okołoprodukcyjnych jest śledzona w sposób podobny do schematu kosztów dodatkowych, który został przedstawiony w poprzednim numerze naszego Newslettera (11/2013). Proces zaczynamy od definicji projektu, gdzie beneficjentem jest nasza organizacja.

2 Rys.1. Utworzony projekt, w ramach którego beneficjentem jest właściciel programu. Utworzenie projektu to początek całego procesu. Następnym krokiem realizacji celu jest definicja kalkulacji, rozliczającej koszty w określonym przedziale czasowym. Rys.2. Projekt z kalkulacją, jako zleceniem rozliczającym koszty.

3 Po definicji kalkulacji oraz nadaniu Numeru produkcyjnego istotne jest, aby pojawiło się zlecenie, do którego będzie możliwość rejestracji materiałów eksploatacyjnych, materiałów bhp, itp. W kolejnym etapie następuje zdefiniowanie indeksów, za pomocą których będziemy realizować obciążenie kalkulacji, zarówno ilością, jak również wartością wydanych towarów. Utworzenie indeksów na magazynie ma również inne, dodatkowe cele. Jednym z głównych celów przedstawionego procesu jest śledzenie ilości dostępnych materiałów na magazynie produkcyjnym, śledzenie rotacji towarów, monitorowanie ilości zakupowych oraz cen. Jest to informacja, która może być wykorzystana do analizy wartościowo-ilościowego zużycia materiału w procesie produkcji, jak również wolumenu zamawianego u dostawcy. Informacje dostarczone przez system mogą być podstawą do negocjacji cen zakupowych, gdy wolumen zakupu towaru jest duży i regularny. Rys.3. Definicja grup magazynowych, związanych z kosztami ogólnozakładowymi. W magazynie istotne jest, aby od początku dobrze zaprowadzić odpowiednią strukturę oraz porządek, dotyczący poszczególnych materiałów, związanych z materiałami okołoprodukcyjnymi. W takim przypadku warto zdefiniować odpowiednie Grupy materiałowe na magazynie (rysunek powyżej). W trakcie definiowania towarów/indeksów ważne jest również zdefiniowanie minimów magazynowych. Pozwoli to systemowi na reagowanie zakupem na zmniejszające się stany magazynowe.

4 Rys.4. Magazyn wraz z materiałami BHP w zdefiniowanej strukturze. Kolejnym krokiem związanym z organizacją procesu administracji kosztów okołoprodukcyjnych jest wydawanie materiału ilościowo, a w konsekwencji sumowania kosztów wydanych materiałów. Proces organizujemy poprzez wydania towaru z tabeli rezerwacji materiału, tworząc same rezerwacje lub od razu wydając materiał do zlecenia. Rys.5. Proces definicji rezerwacji materiałów do zleceń.

5 Proces tworzenie oraz wydawania materiału może być realizowany na bieżąco lub mieć charakter procesu przygotowania danych do późniejszej realizacji. Rys.6. Proces tworzenia rezerwacji dla przyszłych planowanych obciążeń. Rys.7. Podgląd utworzonych rezerwacji.

6 Analiza kosztów może odbywać się na bieżąco lub po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Analiza dokonywana może być indywidualnie do wybranej kalkulacji. lub też dla założonego projektu. Rys.8. Kalkulacja z zarejestrowanymi kosztami rzeczywistymi. Rys.9. Rozliczenie kosztów rzeczywistych dla projektu.

7 Wygenerowane zestawienie może posłużyć, jako dane do analizy w oknie programu lub jako dane do eksportu do arkusza kalkulacyjnego Rys.10. Dane przedstawione w formie tabelaryczne. Ostatecznie analiza może zostać przedstawiona za pomocą szablonu, który może w szybki sposób przedstawić dane dotyczace poniesionych kosztów w ramach projektu. Rys.11. Szablon podglądu kosztów zarejestrowanych w projekcie.

8 Opisany proces administracji oraz ewidencji kosztów okołoprodukcyjnych ma istotne znaczenie nie tylko z punktu kosztowego, ale również ilościowego zużycia towarów oraz materiałów w trakcie prowadzenia procesu produkcyjnego. Świadomość administrowania takowych kosztów pozwala nam na lepsze wykorzystanie zasobów oraz planowania budżetu prowadzenia działalności.