Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej. Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r.

Transkrypt

1 Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r.

2 System kontroli wewnętrznej Standardy kontroli wewnętrznej w Komisji Europejskiej opracowane przez Komisję Europejską Dyrekcję Generalną ds. Budżetu Kontrola wewnętrzna zintegrowana koncepcja ramowa raport Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisison COSO Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym przyjęte przez Międzynarodową Organizację Najwyższych Organów Kontroli/Audytu INTOSAI

3 Standardy kontroli zarządczej Komunikat w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ukazał się w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów nr 15, pozycja nr 84, z 30 grudnia 2009 r., Standardy nie stanowią przepisów prawa powszechnego. Należy je traktować jak wskazówki Ministra Finansów dotyczące zasad budowania systemów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Standardy zostały sformułowane w sposób jak najbardziej ogólny i zwięzły, W zamyśle Ministra Finansów standardy mają być podstawą do tworzenia lub opisywania bardziej szczegółowych rozwiązań i dokumentów, które poszczególne jednostki sektora finansów publicznych, jednostki samorządu terytorialnego lub ministrowie kierujący działami administracji rządowej opracują adekwatnie do własnych potrzeb.

4 Według Standardów kontroli wewnętrznej w Komisji Europejskiej Kontrola wewnętrzna obejmuje całość zasad i procedur przewidzianych i przyjętych przez kierownictwo jednostki, aby uzyskać zapewnienie, że: jednostka osiąga cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny, jednostka działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa, zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione, zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości, Informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.

5 Standardy kontroli zarządczej a LGR Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, które osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej. Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: a) środowisko wewnętrzne (możliwe do zastosowania w LGR) b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli (możliwe do zastosowania w LGR) d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena.

6 Standardy kontroli zarządczej a LGR Kompetencje zawodowe Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających procedury rekrutacji, karty stanowisk pracy, plany szkoleń Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika regulamin biura, zakresy czynności

7 Standardy kontroli zarządczej a LGR Delegowanie uprawnień Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem upoważnienia, pełnomocnictwa Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja kancelaryjna

8 Standardy kontroli zarządczej a LGR Ochrona zasobów Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki np. regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, polityka gospodarowania autem służbowym, Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych:

9 Standardy kontroli zarządczej a LGR rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji Zakresy czynności, upoważnienia, pełnomocnictwa, polityka rachunkowości, instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych

10 Formy regulacji wewnętrznych instrukcje, procedury, podręczniki postępowania, pełnomocnictwa, upoważnienia. Instrukcje, procedury czy podręczniki mogą zostać opracowane w sposób: opisowy, tabelaryczny, graficzny. Sugeruje się opisanie czynności w procesie, wskazanie osoby odpowiedzialnej za daną czynność oraz dokument wynikowy, wskazanie czasu czyli co, kto, kiedy

11 Minimalna treść regulacji wewnętrznych: szczegółowy opis zastosowanych regulacji, opis wszystkich używanych dokumentów, opis wszystkich rewizji i kontroli stosownych w różnych fazach postępowania, określenie obowiązków pracowników we wszystkich fazach postępowania gwarantujące odpowiedni podział obowiązków i ich kontrolę

12 Regulacje wewnętrzne powinny być: szybko zaktualizowanie po pojawieniu się zmian przepisów, struktury itd., znane pracownikom LGR, zatwierdzone przez uprawnioną osobę.

13 Przykłady regulacji: instrukcje dotyczące obiegu dokumentów księgowych/przepływów finansowych (regulujące np. zasady rozliczania delegacji służbowych), instrukcje kancelaryjne (numerowanie spraw), zasady archiwizacji, statuty i regulaminy wewnętrzne, procedury przetargowe, dokumenty dotyczące polityki kadrowej, plany szkoleń pracowników, inne dokumenty związane z zarządzaniem i funkcjonowaniem jednostki, procedury związane z bezpieczeństwem majątku (np. polityka gospodarowania autami służbowymi, procedury związane z bezpieczeństwem IT.

14 Dziękuję za uwagę Karolina Szambelańczyk Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego